DAS SCHLAUSTE DMS ALLER ZEITEN Die neue Generation der Dokumenten-Management-Systeme

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1 DAS SCHLAUSTE DMS ALLER ZEITEN Die neue Generation der Dokumenten-Management-Systeme ecodms steht für economic document management system. Mit diesem modernen Dokumenten-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecodms erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecodms so einfach wie googeln. Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen Datenbank. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Als Client-Server-System erfüllt eco- DMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Als erstes Archivsystem bringt ecodms frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecodms preiswert und komfortabel realisiert werden. ABBILDUNG: BENUTZEROBERFLÄCHE ECODMS VERSION KRUSTY 1

2 Geschichte von ecodms Das Dokumenten-Management-System ecodms stammt aus der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Das renommierte Aachener Softwareunternehmen, die applord GmbH, hat das Projekt ecodms konzipiert und entwickelt. Startschuss hierfür ist die Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden gewesen. Auf Basis dessen und der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord den ecodms Server (ecosims) entwickelt. Dieser komponentenbasierte Process Server ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen. Die hochmoderne Technik des eco- DMS Servers bildet heute die Grundlage von ecodms. Damit ist eine neue Ära der Dokumenten-Management- Systeme geboren. Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen Digitalisierung und Archivierung eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS- Sektor hebt sich ecodms mit diesem Modell deutlich ab. ecodms richtet sich als erstes Archivsystem sowohl an Privatnutzer, als auch an kleine und mittelständische Unternehmen und sogar an Großkunden. Der Verkauf von eco- DMS erfolgt bequem und einfach über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop von ecodms erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und versandkostenfrei per . Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecodms Webseite ausführlich informieren. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und stehen online zur Verfügung. Ausführliche Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos, die einen optimalen Einstieg in ecodms ermöglichen. Darüber hinaus kann die Software 30 Tage mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Mobile Dienste) kostenfrei und unverbindlich getestet werden. 2

3 Dieser moderne Vertriebsweg, der Verzicht auf Datenträger, Versandkosten und Fremdlizenzen ermöglicht den sensationell günstigen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Und der Erfolg lässt nicht lange auf sich warten. Inzwischen erfreut sich ecodms über weit mehr als 6000 Nutzer. Gut die Hälfte davon bilden Geschäftskunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit dem aktuellen Major Release (krusty), welches in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann, sollen auch weitere europäische Märke von ecodms angesteuert werden. Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ins Leben gerufen. Mit Wirkung ab dem sind sämtliche Vertriebsrechte des Software-Paketes ecodms von der applord GmbH auf die ecodms GmbH übertragen worden. Die ist ebenfalls ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet diese Firma aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht die mit dem Dokumenten- Management-System weiter auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet den ecodms Kunden einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. ecodms bildet zusammen mit der Firma applord und appecon den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. ABBILDUNG: LEISTUNGSVERBUND DER APPLORD HOLDING EUROPE GMBH 3

4 Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale von ecodms: Professionelles Client-Server-System Einmalig 49 Euro brutto pro Lizenz Zeitlich unbeschränkte Lizenz Keine Dokumentenbegrenzung Voller Funktionsumfang (inkl. OCR, Add-ons, Plug-ins...) Individuell nutz- und konfigurierbar Frei skalierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar Branchen und plattformunabhängig Software, Support und Zusatzentwicklungen direkt vom Hersteller Eine Lizenz = Alle Betriebssysteme (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS) Kunden & Zielgruppen Täglich bis zu 150 Downloads Weit über 6000 Nutzer Über 3000 Firmen-Kunden der Vollversion Privatleute, KMUs, Großkunden / Konzerne Beliebte Branchen: Handel, Handwerk, Versicherung, Schulen Wie ist der günstige Verkaufspreis möglich? Modernes Vertriebs- und Lizenzkonzept Reiner Onlineverkauf (Webshop) und Verkauf über Partner Keine Kosten für Datenträger und Versand Langjährige technische und fachliche Erfahrungen sind bei der Entwicklung mit eingeflossen Keine kostenpflichtige Drittsoftware Support- und Serviceleistungen können individuell -zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen- zum Dokumenten-Management-System hinzu erworben werden und sind somit nicht im Lizenzpreis enthalten. Das Motto dahinter lautet: Wenn jemand keinen Support benötigt, sollte er auch nicht dafür zahlen müssen. Anbei eine kurze Beispiel-Rechnung, die zeigt, wie günstig ecodms auch inklusive Support ist: 10 Lizenzen à 49 Euro (brutto) + 5x15 Minuten Support direkt vom Hersteller = 609,00 (brutto). 4

5 Einblick in die Funktionsvielfalt von ecodms Revisionskonformes Client-Server-System Zeitlich unbeschränkt und ohne Dokumentenbegrenzung nutzbar Absolut benutzerfreundlich und leicht zu bedienen Intuitive Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle Automatische Erkennung und Klassifizierung (Vorlagen Designer) PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen Thunderbird & Outlook Add-on für eine komfortable Archivierung Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice Bequeme und schnelle Archivierung per Drag & Drop Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung Automatische Volltextindizierung (OCR) Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche) Versionsverwaltung Exportfunktion inkl. Offline Client Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder einfach manipulierbar auf dem Filesystem. Plattformunabhängig (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS) Dies ist nur ein Auszug aus den vielen Möglichkeiten mit ecodms. Zukünftige Ausrichtung ecodms Bis 2016 ist das Ziel Markführer für Privatnutzer, kleine Betriebe und kleinere mittelständische Unternehmen im Bereich Dokumenten-Management zu werden (bezogen auf die Lizenzanzahl). 5