ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN

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1 ICH WILL EFFIZIENTE WORKFLOWS, HÖHERE PRODUKTIVITÄT UND GERINGERE KOSTEN OPTIMIZED PRINT SERVICES

2 KONZENTRIEREN SIE SICH AUF IHRE KERNAUFGABEN UND ÜBERLASSEN SIE UNS DIE OPTIMIERUNG IHRER DRUCKINFRASTRUKTUR Aufgrund von Megatrends wie Big Data und Arbeitnehmermobilität verändern sich die Möglichkeiten moderner IT- Umgebungen und der zugehörigen Druckinfrastrukturen von Grund auf. Eine professionell strukturierte und verwaltete Druck- und Scaninfrastruktur ist eine wesentliche Voraussetzung für reibungslose, eiziente Arbeitsabläufe, die unternehmenspeziische Anforderungen erfüllen. Genau darauf liegt der Fokus bei Konica Minoltas Optimized Print Services Optimierung und professionelle Verwaltung der Ausgabeinfrastrukturen unserer Kunden. Ihr Ziel: eine harmonisierte Druckinfrastruktur Steht Ihre aktuelle Druckumgebung Ihrer betrieblichen Eizienz im Weg? Verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Verwaltung von Systemen oder Behebung von Hardwareproblemen? Kennen Sie Ihre Druckkosten? Planlos gewachsene Infrastrukturen aus Druck, Scan und Faxgeräten sind schwer zu verwalten und zu warten und halten Mitarbeiter davon ab, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem verursacht ihr Betrieb hohe Kosten. Wir ent wickeln Optimierungsstrategien auf der Basis präziser Fakten und Zahlen, die Beratung, Hardware und Softwareimplemen tierung und betrieb vereinen und so erhebliche Kosteneinsparungen und störungsfreie Abläufe garantieren. Unsere Lösung: zentralisierte Verwaltung Nehmen Sie unsere Unterstützung in Anspruch, um die Eizienz all Ihrer druck und scanbezogenen Abläufe zu erhöhen! Wir hören zunächst aufmerksam zu, während Sie Ihre Anforderungen beschreiben, und entwickeln erst dann eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen. Unser daraus resultierender Optimierungsvorschlag ist zudem auch inanziell tragfähig, schont die Umwelt und bietet maximale Datensicherheit. Ein wesentliches Merkmal unseres OPS Angebots ist Outsourcing: Wenn Sie wollen, übernehmen wir die Verwaltung Ihrer gesamten Druck und Scaninfrastruktur, einschließlich automatischer Zustellung, wie automatischer Zustellung von Verbrauchsmaterialien und proaktiver Wartung. Wir legen auch Wert auf kontinuierliche Optimierung sodass Ihr Unternehmen stets von einer modernen Lösung proitiert, die höchste Leistungsfähigkeit garantiert! Kennen Sie Ihre Druckkosten? Erfahrungsgemäß kann nur 1von10 Unternehmen seine Druckkosten bezifern AUF JEDEN EURO, DER FÜR DAS EIGENT- LICHE DRUCKEN AUSGEGEBEN WIRD, KOMMEN WEITERE NEUN EURO AN ZUSATZKOSTEN. (ALL Associates Group 2012) DRUCKKOSTEN (Hardware, Toner, Wartung, Papier etc.) ZUSATZKOSTEN (IT Support, Verwaltung, Einkauf und Lagerung von Materialien, dokumentenbezogene Prozesse etc.) GUTE NEUIG KEITEN Sie könnten bis zu 30 % dieser Kosten einsparen. (IDC 2009, Gartner 2013) -30 % NOCH BESSERE NEUIG KEITEN Durch optimierte Arbeitsabläufe können Sie sogar noch mehr einsparen!

3 OPTIMIZED PRINT SERVICES OPTIMIZED PRINT SERVICES: UND IHRE DRUCKINFRASTRUKTUR FUNKTIONIERT Statt Zeit mit Ausgabegeräten zu verschwenden, die ihren Zweck nicht optimal erfüllen, sollten sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Unsere Drucklösungen sind nicht nur einfach zu bedienen sie erfordern auch kaum Wartung. Und wenn Sie wollen, übernehmen wir mit unseren Professional Services die gesamte Verwaltung dieser. Damit geben wir Ihnen die Möglichkeit, dokumentenbezogene Kosten zu senken und die Gesamteizienz Ihres Unternehmens zu erhöhen. Und Sie können ganz beruhigt sein Sicherheit steht in jeder Hinsicht an erster Stelle. Output Consulting Unsere Berater konzentrieren sich auf die Optimierung Ihrer gesamten Druck und Scaninfrastruktur und bieten Ihnen auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnittene Lösungen an. Gemäß unseres Slogans weniger Kosten mehr Produktivität! identiizieren wir Kosteneinsparpotenzial, indem wir Ihre Prozesse optimieren! Managed Print Services Unser Optimierungsvorschlag ermöglicht eine maximale Verfügbarkeit Ihrer Druckinfrastruktur bei minimalem Aufwand von Ihrer Seite. Darüber hinaus bieten wir Ihnen den Komfort automatisierter Verbrauchsmaterialbestellungen und Serviceanforderungen. Außerdem können Sie sich für unseren umfassenden Service entscheiden und die Verwaltung Ihrer gesamten Druckinfrastruktur uns überlassen. Drucklottenservices Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Drucker Support, sondern proitieren Sie von intelligenter Geräteverwaltung und der nahtlosen Integration Ihrer neuen Systemlotte in Ihre IT Infrastruktur! Benutzer- und Kostenverwaltung Kostentransparenz und einsparungen sind in Reichweite: Durch die Deinition von Druckregeln beispielsweise Duplexdruck als Standardeinstellung sowie die Festlegung und Deinition von Nutzerrechten erzielen Sie einfache und zuverlässige Druckkostenkontrolle. Sicherheit Wir richten eiziente Zugrifs und Nutzerrechtekontrollmechanismen ein, wodurch die sichere Netzwerkeinbindung Ihrer gesamten Druckinfrastruktur gewährleistet ist. Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Unternehmensdaten und vertraulichen Dokumente wirksam schützen. Ökologische Nachhaltigkeit Mit umweltgerechten Druckregeln ist ökologisch nachhaltiges Arbeiten ein Kinderspiel. Unterstützt durch unserer efektiven Software werden unnötige Ausdrucke bei Ihrer neuen, hoch eizienten Druckinfrastruktur grundsätzlich vermieden. Drei einfache Schritte zu mehr Eizienz Consulting: Der Weg zu einer effizienteren Organisation beginnt bei der Analyse bestehender Abläufe und unserem anschließenden Optimierungsvorschlag. Realisierung: Erst nach umfänglicher Analyse implementieren wir Ihre maßgeschneiderte Lösung. Unsere zertifizierten Projektmanager gewährleisten, dass diese Lösung alle Ihre Anforderungen erfüllt. Betrieb: Für einen nachhaltigen Erfolg beraten wir Sie auch nach der Realisierung im Hinblick auf weitere Optimierungsmaß nahmen. So ist sichergestellt, dass Sie auch bei sich ändernden Anforderungen immer perfekt ausgerüstet sind. Weshalb Konica Minolta? Informationsmanagement ist unser Geschäft: Profitieren Sie von unserem erfahrenen Expertenteam! Auf die Prozesse kommt es an: Lassen Sie uns zunächst Ihre bestehenden Abläufe analysieren und optimieren. Am effektivsten eine Komplettlösung: Wir stehen für die umfassende Gesamtlösung, von der Beratung über die vollständige Integration in Ihre IT Umgebung bis hin zur kontinuierlichen Optimierung. Ihr Schlüssel zum Erfolg der richtige Partner: Eine unschlagbare Kombination: unsere umfassende praktische Erfahrung gepaart mit der Zuverlässigkeit und dem Know how eines internationalen IT Unternehmens.

4 dokoni FIND Kategorie Merkmale Dokumentenerfassung und Management Dokumentenerfassung Dokumentenverarbeitung Dokumentenverteilung Content-Management

5 RELEVANTE INFORMATIONEN SCHNELL FINDEN MIT DER SUCHMASCHINE FÜR UNTERNEHMEN Die umfassende Indexieranwendung dokoni FIND erleichtert Nutzern den Zugrif auf benötigte Informationen unabhängig von Format oder Speicherort. Die allgemeine Datenlut schwillt immer weiter an, sodass uns allen nahezu unbegrenzte Informationen zur Verfügung stehen. Leider bedeutet das auch, dass gerade Büromitarbeiter immer mehr Zeit für die Suche nach bestimmten Informationen aufwenden. Suchvorgänge verursachen nicht nur erhebliche Kosten und verschwenden wertvolle Zeit und Arbeitskraft, sondern stellen auch einen Wettbewerbsnachteil dar. Die Herausforderung besteht darin, Büropersonal schnellen und einfachen Zugrif auf relevante Unternehmensdaten ohne Wechsel zwischen Benutzeroberlächen und Anwendungen zu ermöglichen. Die Lösung dieses Problems bietet dokoni FIND: Von einem einzigen Zugrifspunkt aus werden alle Anwendungen einbezogen, alle verfügbaren Daten und Dateien indexiert, Inhalte aus verstreuten Datensilos extrahiert und in einem sicheren gemeinsamen Index erfasst. Die Lösung zeigt sofort die Ergebnisse, für die der Nutzer Zugrifsrechte besitzt. Als umfassende Enterprise Search Lösung erleichtert dokoni FIND somit nicht nur die eiziente Datenerfassung, sondern unterstützt Benutzer auch beim schnellen Suchen und Abrufen beliebiger Datentypen, wobei angeschlossene Datenspeicher, Anwendungen und Datenbanken zu einem Universalindex zusammengeführt werden.

6 DATENBLATT dokoni FIND WICHTIGE FUNKTIONEN Dokumentenerfassung Virtualisierung von Inhalten: dokoni FIND fügt über den bestehenden Datensilos eine virtualisierte Inhaltsebene ein und extrahiert in Echtzeit alle Inhalte aus jedem einzelnen Datenspeicher des Unternehmens (unabhängig von Format, Struktur, Anwendung und Speicherort). Mit anderen Worten: Die Lösung führt automatisch Speicherorte und Daten zu einem Universalindex zusammen. Universeller Datenzugriff: Die Hauptindexkomponente von dokoni FIND ermöglicht den Zugriff auf Daten jeden Formats und an jedem Speicherort. Mit diesem sogenannten Universalindex erstellt die Anwendung einen einzigen Zugriffspunkt, über den die Nutzer alle Informationen einsehen können, für die sie Zugriffsrechte besitzen. Die Anwendung ruft innerhalb von Sekunden die Daten ab, die der Benutzer braucht, ohne dass erweitertes Meta-Tagging, Dateinamenanforderungen oder bestimmte Speicherorte eine Rolle spielen. Datenkonnektivität: Integrierte Cross-Index-Funktionen ermöglichen die Zusammenführung der SharePoint- und Desktopsuche mit anderen Datenquellen, wie beispielsweise der internen Cloud, Microsoft-Apps wie MS Exchange und jeder anderen SQL-Anwendung oder Datenbank durch Verbinden dieser Anwendung mit dem Universalindex ohne umfangreiche Integrationsprozesse. Content-Umwandlung: dokoni FIND geht über die simple Erfassung von Metadaten und Dateinamen hinaus. Seine Optical Character Recognition-Technologie analysiert jede einzelne Datei, setzt Text und Inhalte jeder Art präzise um und indexiert sämtliche Daten, wodurch der betreffende Dokumenteninhalt für spätere Suchvorgänge zugänglich wird. Integration von Office 365: Eine Suchleiste wird in Outlook integriert, wodurch die Suche nach Dokumenten nach -Betreff oder -Absender erleichtert wird. Beim Erstellen neuer s können auch die Anhänge über die integrierte Leiste hinzugefügt werden. Integration in die Suchinfrastruktur von SharePoint 2013: Die Suche mit dokoni FIND kann jetzt in die SharePoint-Suchleiste integriert werden, was eine Aufwertung der Benutzeroberfläche darstellt. Gleichzeitig wurde der SharePoint Connector verbessert; die Anwendung indexiert jetzt dynamisch und automatisch neue Website-Collections in SharePoint. Content-Management Enterprise Search: Die Nutzer können ihre Suche aus Share- Point heraus oder vom Desktop aus starten. Sie können alle relevanten Dateien und Daten sowie zugehörige, in Datensilos versteckte Daten, wie beispielsweise -An hänge, gescannte Dateien, Notes-Datenbanken, CRM-Datensätze und Cloud Apps von allen SharePoint-Sites aus sehen, ohne sich abmelden oder zu anderen Anwendungen wechseln zu müssen. Daten bleiben an Ort und Stelle: Die Daten bleiben in ihren ursprünglichen Datenspeichern; die Anwendung findet und indexiert alle Daten (strukturiert und unstrukturiert, kompatibel mit 300 verbreiteten Datenformaten). Es sind weder umfangreiches Data Warehousing noch komplexe Umwandlungen, Migrationen oder Integrationen erforderlich. Integrierte Sicherheit: Die Anwendung berücksichtigt alle in Unternehmen bereits implementierten Sicherheitsvorschriften, wodurch sichergestellt ist, dass die Nutzer nur auf die Inhalte zugreifen können, für die sie Zugriffsrechte besitzen. Unterstützung für Active Directory ist bereits in dokoni FIND integriert. Wenn sich die Zugriffsrechte eines Nutzers ändern, erfolgt daher eine automatische Aktualisierung der Nutzerrechte. Einfache Erweiterung: dokoni FIND lässt sich problemlos aufrüsten. Zusätzliche Daten, die nachträglich erforderlich werden, können unabhängig von ihrem Speicherort jederzeit hinzugefügt werden. Mobile Anwendung für Android und ios: Eine native Android- und ios-anwendung ist für Mobiltelefone und Tablets ohne VPN-Verbindung verfügbar. Mobile Arbeitskräfte können jetzt von jedem Gerät aus Inhalte austauschen, herunterladen oder senden. Zuletzt abgerufene Daten, am häufigsten abgerufene Daten und Favoriten: Die Homepage von dokoni FIND enthält drei Listen für bevorzugte Suchvorgänge, zuletzt durchgeführte Suchvorgänge und zuletzt abgerufene Dokumente. Diese Listen beziehen sich auf den aktuell angemeldeten Nutzer, können also von überall abgerufen werden.

7 WORKFLOW DATENBLATT dokoni FIND EINGABE Universalindex von Dokumente DATENSPEICHER Informationssilos Gemeinsam genutzte Dateien und Bibliotheken Netzwerkordner Dokumentenverwaltungsund Workflowsysteme Geschäftsanwendungen (CRM, ERP, etc.) - und Messagingsysteme Kooperationssystem (SharePoint) Cloud-Dienste TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN MINDESTSYSTEMVORAUSSETZUNGEN Betriebssysteme Windows Server 2008 (64) Windows Server 2008 R2 SP2 (64), mit.net 4 und IIS v7.5 Hostumgebung Arbeitsspeicher 16 GB freies RAM auf physischem oder virtuellem Server Festplattenspeicherplatz 80 GB CPU 4 Core 2,4 GHz Web-Browser Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 oder höher empfohlen Chrome oder jeder HTML 5-konforme Browser Sprachunterstützung Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Schwedisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch SOFTWAREVORAUSSETZUNGEN Microsoft SharePoint* Microsoft Office SharePoint Server 2007 SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2013 Betriebssystem Server: Windows Server 2012 Client-Computer: Windows 7 oder 8 (32/64) Serverrolle IIS (Internet Information Services) * Nur obligatorisch, wenn SharePoint Connector installiert ist. Die Unterstützung und Verfügbarkeit der aufgelisteten Spezifikationen und Funktionen hängt vom Betriebssystem, von den Anwendungen und Netzwerkprotokollen sowie von der Netzwerk- und Systemkonfiguration ab. Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee Langenhagen Deutschland 09/2015

8 IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK Kosteneinsparungen und Eizienverbesserungen durch eine maßgeschneiderte Druckerlotte. Entlastung Ihrer Mitarbeiter von lästigen Verwaltungsaufgaben. Konzentration auf Ihr Kerngeschäft, wir kümmern uns um Ihre Druckinfrastruktur. Vollständige Integration der Druckerlotte in Ihre IT-Umgebung. Schutz Ihrer vertraulichen Daten durch Nutzerauthentiizierung. Senkung Ihrer Druckkosten durch Implementierung sinnvoller Druckvoreinstellungen. Reduzierung des Papierverbrauchs und Ihrer CO₂ -Bilanz durch Vermeidung unnötiger Ausdrucke. Kontinuierliche Optimierung entsprechend den zukünftigen Herausforderungen Ihres Unternehmens. Ihr Konica Minolta Business Solutions-Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee Langenhagen Deutschland Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) /2015