Sportevents managen und vermarkten

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1 Sportevents managen und vermarkten Dr. Natalie Schwägerl Bildungsakademie des BLSV Bayerischer Sportkongress 12. Oktober 2013, Sportschule Oberhaching 1

2 Sportevents managen und vermarkten 1 Der Event-Begriff 2 Grundsätze der Event-Organisation 3 Einblick in das Eventmarketing 4 Praxisbeispiel Franken aktiv 5 Abschließende Gedanken 2

3 1. Der Event-Begriff 3

4 1. Der Event-Begriff Event Definition Geplante und organisierte Veranstaltung (Gala, Empfang, Messe-Auftritt, Tag der offenen Tür etc.) Unmittelbare Interaktion mit der Zielgruppe Merkmal: Ansprache aller Sinne Emotionalisierung Erlebnisorientierung Inszenierung Aktivierung 4

5 1. Der Event-Begriff Sportveranstaltung vs. Sportevent Veranstaltung: Sportlicher Ablauf Event: Sportlicher Ablauf + X 5

6 2. Grundsätze der Event-Organisation 6

7 2. Grundsätze der Event-Organisation Kernphasen eines Events Phase 1: Planung Phase 2: Durchführung Phase 3: Evaluation 7

8 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 1: Planung Ein Event ist ein zeitlich begrenztes Projekt, das von Teamarbeit lebt! Das Delegieren von Aufgaben innerhalb des Teams ist notwendig, gleichzeitig ist eine kontinuierliche Planabsicherung unumgänglich! 8

9 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 1: Planung Zentrale Handlungsschritte Ideensuche und -findung Bildung eines Projektteams Erstellung eines Event-Konzeptes, einschl. Definition des Projektziels und SWOT-Analyse Verteilung der Aufgabenbereiche und Anfertigung eines Organigramms Erstellung eines chronologischen, verbindlich einzuhaltenden Projektplans Anlegen unterschiedlicher Verteiler Dokumentation der Einzelschritte (Projektordner Motto: Wer schreibt, bleibt! ) 9

10 3 Transfer: Konzeption eines Events Phase 1: Planung Mindmapping im Planungsprozess 10

11 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 1: Planung Wichtige Kontakte Allgemeine Informationen: BLSV Vereinsberatung, 089/ , Bereich ARAG-Sportversicherung: ARAG Vereinsbüro beim BLSV, 089/ , Bereich Datenschutz: Prof. Dr. Rolf Lauser, 11

12 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 2: Durchführung Bereich sportlicher Wettkampf Räumlichkeiten und sanitäre Ausstattung Ausschreibung Wettkampf, Annahme Anmeldungen Auf- und Abbau, ggf. Tribünen Beschallung An-/Abreise sowie Unterbringung von Offiziellen und Sportlern Verpflegung von Offiziellen und Helfern Security, Sanitäter, Nachtwache Wettkampfablauf Personal 12

13 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 2: Durchführung Bereich Event-Sponsoring Sponsorenangebote VIP-Lounge Produktdarstellung Sponsorenbanner/Logos/Werbemittel (Bereitstellung, Auf- und Abbau, Distribution) 13

14 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 2: Durchführung Bereich Rahmenprogramm und Catering Side-Events (Platzbedarf, Anmeldung, Leitung, Siegerehrung) Beschallung Reinigungsdienst Gastronomisches Angebot für Offizielle, Sportler, Zuschauer, Helfer 14

15 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 2: Durchführung Bereich Event-Marketing und PR Logo Homepage, Flyer, Plakate, Anzeigen Programmheft Pressegespräch und Einladung zum Event Regelmäßige/tägliche Presseinformation Koordination Interviewanfragen Ggf. Abschluss einer Medienkooperation 15

16 2. Grundsätze der Event-Organisation Phase 3: Evaluation Objektive Nachbetrachtung Feedback aller Stakeholder Offizielle und Helfer Sportler Sponsoren Zuschauer Veranstalter Besucher- und Medienresonanz Ggf. Überarbeitung Event-Konzeption 16

17 3. Einblicke in das Eventmarketing 17

18 3. Einblicke in das Eventmarketing Kalkulation Vorkalkulation: Vorausschauende Kostenermittlung eines Projekts Zwischenkalkulation: Soll-Ist-Vergleich der Kosten Nachkalkulation: Grundlage für die Schlussabrechnung; Ausweis des wirtschaftlichen Erfolgs oder Misserfolgs Projektkosten = Selbstkosten + Fremdkosten 18

19 3. Einblicke in das Eventmarketing Markenkommunikation PR (Public Relations) = i.e.s. Pflege öffentlicher Beziehungen, i.w.s. Marketing in eigener Sache Kunden sollen vom Produkt Sportverein/ Sportverband überzeugt werden Mitglieder Potentielle Mitglieder Unternehmen/Sponsoren 19

20 3. Einblicke in das Eventmarketing Markenkommunikation 20

21 3. Einblicke in das Eventmarketing Starke Marken International und national 21

22 3. Einblicke in das Eventmarketing Was geben Marken dem Empfänger/Kunden? Orientierung Sicherheit Vertrauen Was bringen Marken dem Absender? Erhöhung des Marktanteils Steigerung des Gewinns Steigerung des Markenwertes 22

23 3. Einblicke in das Eventmarketing Müssen wir uns als Marke begreifen? Unbedingt! Denn ein Sportverein/-verband steht in Konkurrenz innerhalb seiner eigenen Sportart (Landes-/ Spitzenverbände, Sportvereine) disziplinübergreifend (andere Sportarten) allgemein (andere Freizeitangebote). 23

24 3. Einblicke in das Eventmarketing Müssen wir uns als Marke begreifen? Unbedingt! Denn eine professionelle Verbandsidentität ist das Fundament für ein grundlegendes Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Vereines/Verbandes und die Grundlage für die Ansprache einer möglichst breit gefächerten Zielgruppe (aktive Sportler, neue Mitglieder, potenzielle Sponsoren/Partner, relevante Medien ). 24

25 3. Einblicke in das Eventmarketing Folge/Notwendigkeit Auf- und Ausbau einer schlüssigen Vereins-/ Verbandsidentität, die durch das Markennutzenversprechen sowohl als auch internen Zielgruppen externen Stakeholdern/Bezugsgruppen gerecht wird. 25

26 3. Einblicke in das Eventmarketing Sponsoring/Sponsoringplanung Wechselseitiger Nutzen = Win-Win-Gedanke Privatwirtschaft Bietet Finanz-, Sachmittel und Dienstleistungen Braucht neue Absatzmärkte, Werbepartner, Werbemittel Sport/Athlet Bietet Attraktivität für Werbetreibende und Identifikationsmöglichkeiten für Kunden Braucht Unterstützung in Form von Finanz-/ Sachmitteln, öffentlicher Aufmerksamkeit 26

27 3. Einblicke in das Eventmarketing Sponsoring aus Gesponserten-Sicht Sponsorensuche/-findung Schritt 1: Situationsanalyse Was könnte an unserem Event für den Sponsor interessant sein? Stärken-Schwächen-Chancen-Risiko-Analyse Schritt 2: Marktanalyse Welche Sponsoren kommen für unser Event in Frage? Übereinstimmung der Zielmärkte Schritt 3: Formulierung Sponsoringziel/-strategie Wie viele Sponsoren lassen wir zu? Wie sehen die Gegenleistungen der Sponsoren aus? Definition Sponsorenpool Schritt 4: Erstellung der Sponsoringangebote Wie präsentieren wir uns dem Sponsor? Welche Leistungen stehen dem Sponsor zur Verfügung? Erstellung einer Sponsorenmappe 27

28 4. Praxisbeispiel 28

29 4. Praxisbeispiel Imageclip 29

30 4. Praxisbeispiel Hintergrundinformationen Spiel- und Bewegungsfest Motto: Sport sehen, erleben, ausprobieren 2009: Veranstalter BR, 5 Tage im Fränkischen Seenland 2010: Veranstalter BLSV, 19 Tage in ganz Franken 2011: Veranstalter BLSV, 10 Tage in ganz Franken 2012: Veranstalter BLSV, 10 Tage in ganz Franken 2013: Veranstalter BLSV, 3 Tage in Mittelfranken Sehr gute PR-Möglichkeit für den BLSV (Intensive) Zusammenarbeit mit Sportfachverbänden/-vereinen und Kommunen 30

31 4. Praxisbeispiel BLSV Geschäftsführung Treffen von Grundsatzentscheidungen Sponsorenakquise Verbandsebene Externe Projektleitung Koordination und Leitung des Projektes Definition von Maßnahmen Projektcontrolling Monitoring der Zielerreichung BLSV BLSV BLSV Mittelfranken Unterfranken Oberfranken Auswahl Veranstaltungsorte Bindeglied zu Vereinen/Verbänden und Kommunen Umsetzung von Maßnahmen mit lokalen Projektteams 31

32 4. Praxisbeispiel Mitarbeitermanagement Orga-Team (Kernteam) Orga-Plan Regelmäßige Team-Meetings Memos Weitere Helfer Akquise ehrenamtlicher Helfer (BLSV, BSJ, Sportfachverbände/-vereine) Schülerhelfer Schulungen/Infoveranstaltungen 32

33 4. Praxisbeispiel Event-Phase 1: Planung Erstellung eines Event-Konzeptes BLSV-Sportpark Kommunen-Wettspiel Mediale Berichterstattung Teilnehmer: BLSV-Sportpark: Kinder/Jugendliche 3 bis 16 Jahre Kommunen-Wettspiel: Bekannte Persönlichkeiten der Austragungsorte 33

34 4. Praxisbeispiel Event-Phase 1: Planung Austragungsorte: 3 Orte pro Sportbezirk (Mittwoch bis Freitag) Finale im BLSV-Sportcamp Fichtelberg Sponsorenakquise (Verbands- und Bezirksebene) Erstellung eines Orga-Plans 34

35 4. Praxisbeispiel Event-Phase 1: Planung Projektziel (SMART-Leitgedanke) S = specific (spezifisch): frankenweites Spielund Bewegungsfest M = measurable (messbar): mind. 500 SchülerInnen/Veranstaltungstag A = achievable (erreichbar): Zielsetzung basierend auf Erfahrungswerten R = relevant (wichtig): Vermittlung eines aktiven Lebensstils T = timed (terminiert): Juli, nach Notenschluss (10 Veranstaltungstage) 35

36 4. Praxisbeispiel Event-Phase 1: Planung Stärken/Schwächen-Chancen/Risiko-Analyse Stärke: attraktives Sport-Angebot kurz vor Beginn der Schulferien Schwäche: Abhängigkeit von Mitarbeit der Sportvereine/ Sportfachverbände Chance: Steigerung Bekanntheitsgrad BLSV, BSJ, Sportvereine/-fachverbände Risiko: Teilnehmerzahl, Wetter 36

37 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Im Vorfeld - Sportpark Infoschreiben Schulen/Kindergärten (Bildrechteerklärung), Dokumentation der Anmeldungen Infoschreiben/Infoveranstaltungen Sportvereine/- fachverbände und Helfer Erstellung Lagepläne BLSV-Sportpark und Stundenpläne für Schulklassen/ Kindergartengruppen Schulung Schülerhelfer/Helfer Organisation An-/Abreise, Materialtransport, Verpflegung, Sanitätsdienst 37

38 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Im Vorfeld - Sportpark 38

39 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Im Vorfeld Kooperation Kommunen Finanzielle ( Euro/Kommune), technische und immaterielle Unterstützung (Bauhof, Werbung, Ansprache Schulen/Vereine, Sanitäter) Teilnahme am Kommunen-Wettspiel und ggf. an der Frankenmeisterschaft (Sachpreise) Verlinkung Franken aktiv -Homepage 39

40 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Im Vorfeld Kooperation Sportfachverbände/-vereine Übernahme Station oder Workshop im BLSV- Sportpark Stellen von Helfern für den BLSV-Sportpark Kontakt zu bis zu 500 Kindern/Jugendlichen pro Tag Nennung auf der Franken aktiv -Homepage (Unterpunkt Programm) und den offiziellen Lageplänen Möglichkeit der aktiven Werbung: Infostand 40

41 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Im Vorfeld Kooperationen Sponsoren/Partner Tour-Partner Aktivpartner: Erhard Sport Medienpartner: BR Studio Franken BLSV-Sportcamps ARAG Lokale Partner/Sponsoren 41

42 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Am Veranstaltungstag Organisation Auf- und Abbau, einschließlich Beschallung, Ausschilderung, Sponsorenpräsentation, Endkontrolle Ausgabe Badges (Handlungsanweisungen, Notfallnummer) und Einteilung Helfer auf Stationen Begrüßung Klassen, Ausgabe Stundenpläne Organisation Verteilung Helferverpflegung Moderation/Leitung Kommunen-Wettspiel Presseauskünfte ggf. Betreuung Ehrengäste 42

43 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung Event-Marketing und PR Homepage, Flyer, Plakate Imageclip Regelmäßige Presseinformation im Vorfeld Pressegespräch (Bezirksebene), Einladung der Pressevertreter zum Event Materialsammlung für Medienspiegel 43

44 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung 44

45 4. Praxisbeispiel Event-Phase 2: Durchführung 45

46 4. Praxisbeispiel Event-Phase 3: Evaluation Objektive Nachbetrachtung: Feedback aller Stakeholder BLSV-Funktionäre BLSV-Mitarbeiter Projektleitung Sponsoren/Partner Schulen/Kindergärten Kommunen Besucher- und Medienresonanz (Medienspiegel) 46

47 5. Abschließende Gedanken 47

48 5. Abschließende Gedanken Gut geplante Sportevents haben viel Potential. Eine stimmige Idee und ein sorgfältig ausgearbeitetes Konzept zahlen sich aus. Von diesem können alle Maßnahmen schlüssig abgeleitet werden. Stellen Sie ein motiviertes Team zusammen. Behalten Sie bei der Sponsorensuche den Win-Win -Gedanken im Auge. Vergessen Sie nicht, dass Sie es nie allen Teilnehmern recht machen können. Am Ende zählt das Gesamt-Feedback. 48

49 5. Abschließende Gedanken Kontakt Dr. Natalie Schwägerl Bayerische Akademie für Erwachsenenbildung im Sport e.v. Georg-Brauchle-Ring 93, München Telefon

50 5. Abschließende Gedanken Unsere nächsten Tagesseminare München Finanzmanagement Ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter: Finden, binden und motivieren Nürnberg Erfolgreiche PR-Strategien für Vereine und Verbände Events organisieren: Von A bis Z 50

51 5. Abschließende Gedanken Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weiterhin viel Vergnügen beim vierten Bayerischen Sportkongress! 51