Das ZEDAL-Portal. Arbeitsunterlage zur Abwicklung der elektronischen Nachweisführung für Abfallerzeuger

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1 Das ZEDAL-Portal Arbeitsunterlage zur Abwicklung der elektronischen Nachweisführung für Abfallerzeuger vorgelegt durch: Abfallmanagement Datenverarbeitungs Aktiengesellschaft Recklinghausen

2 Copyright Abfallmanagement Datenverarbeitungs Aktiengesellschaft. ZEDAL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Abfallmanagement Datenverarbeitungs Aktiengesellschaft, Recklinghausen, Deutschland. Es ist in allen Ländern der europäischen Gemeinschaft geschützt. Infotech Signer und BmuXmlArtist sind eingetragene Warenzeichen der Infotech GmbH, Recklinghausen, Deutschland. Sie sind in allen Ländern der europäischen Gemeinschaft geschützt.

3 Inhalt 1. Anmeldung an das ZEDAL Portal 4 2. Die Portaloberfläche 6 a) Überblick über den Portalaufbau 6 b) Erläuterungen zu Einzelpunkten 7 3. Allgemeine Grundsätze zur Bedienung Erstellung und Signatur eines Begleitscheins für gefährliche Abfälle als Abfallerzeuger 16 a) Erstellung eines Begleitscheinmusters unter Rückgriff auf Stammdaten 16 b) Abruf eines transportbegleitenden Begleitscheins aus dem Muster und Signatur als Abfallerzeuger 17 c) Versand an die übrigen Abfalltransportbeteiligten Empfang und Kontrolle des von der Entsorgungsanlage rücklaufenden Begleitscheins 19 a) Wenn Entsorgungsanlage ZEDAL Teilnehmer ist 19 b) Wenn Entsorgungsanlage kein ZEDAL Teilnehmer ist Erstellung eines Registerbelegs für nicht gefährliche Abfälle als Abfallerzeuger Empfang und Kontrolle des von der Entsorgungsanlage rücklaufenden Registerbelegs Erstellung und Signatur einer verantwortlichen Erklärung als Abfallerzeuger Empfang der Annahmeerklärung im privilegierten Verfahren Empfang bestätigter Entsorgungsnachweise im Grundverfahren von der Behörde Freigabe von Entsorgungsnachweisen für Beförderer Betriebsanweisung zum Umgang mit ZEDAL Signer Beispiel 29

4 1. Anmeldung an das ZEDAL Portal Zur Anmeldung an das ZEDAL Portal gibt man seinen Anmeldenamen und sein Passwort ein Hans Der Anmeldename besteht aus zwei Teilen, der Unternehmenskennung, die vom Provider vergeben wird und dem Benutzernamen, der vom Administrator des jeweiligen Unternehmens vergeben wird. Die beiden Teile werden durch einen Bindestrich getrennt. Der Anmeldename lautet also z.b.: Hans Als Passwort wird jedem Benutzer ein Erstpasswort vergeben. Das Erstpasswort sollte jeder nach der ersten Anmeldung ändern. Die Änderung erfolgt im Hauptbereich Service unter Benutzerpasswort ändern. Jeder Benutzer kann den Passwortwechsel beliebig oft durchführen. Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangt man in den Startbildschirm des Portals. An dieser Stelle kann man mit dem Menüpunkt Start jederzeit zurückspringen.

5 Der Startbildschirm kann ein Meldungsfenster der folgenden Art enthalten. Hierdurch kann sich der Administrator jederzeit mit den Benutzern in Verbindung setzen.

6 2. Die Portaloberfläche a) Überblick über den Portalaufbau Freigabeneingang Entsorgungs- nachweis- Überwachung Ablaufdatum Vorlageneingang Entsorgungs- nachweis- Überwachung Menge erledigte Vorlagen Freigabeanforderung Adressstammdaten Interne Vorlagen Nachrichteneingang Vorlagenausgang Ablaufende Signaturkarten 1. Titelleiste Ermöglicht den Rücksprung zur Startseite und das Abmelden aus der aktuellen ZEDAL-Sitzung. 2. Menüleiste Die angebotenen Menüfunktionen sind abhängig vom gewählten Arbeitsbereich. 3. Bereichsauswahl Bietet den Einsprung in einen der fünf Arbeitsbereiche. Der jeweils aktive Arbeitsbereich wird durch einen farbigen Punkt angezeigt. 4. Kontenauswahl Mit Konten sind die für den Teilnehmer hinterlegten Erzeuger-, Beförderer- oder Entsorgernummern gemeint. Sie können sich die abhängigen Daten für ALLE oder einzelne behördlichen Nummern anzeigen lassen. 5. Datensatzauswahl Bietet das Eingabefeld für die Schnellsuche, die Festlegung wie viele Datensätze in der Tabelle angezeigt werden und das Vor- und Zurückblättern in der Tabelle. 6. Tabellarische Ansicht Zeigt in Abhängigkeit von gesetzten Filtern und den zur Anzeige ausgewählten Feldern Ihre Datensätze an. Die erste Spalte ist mit der Formularansicht verlinkt. Ein Mausklick genügt um die Formularansicht in einem gesonderten Fenster (ZEDAL-Forms) zu öffnen. Die Spalte Optionen bietet über vielfältige Symbole einen Schnellüberblick. Das Positionieren des Mauszeigers auf ein Symbol (Mouseover genannt) erläutert die Funktion. 7. Karteireiter Über die Karteireiter sind die jeweiligen Arbeitsbereiche untergliedert. Der jeweils gewählte Unterarbeitsbereich wird durch den farblich markierten Karteireiter angezeigt. 8. Benutzerinformation Zeigt von links nach rechts die Angaben zu Ihrem Unternehmen, dem aktuell angemeldeten Benutzer, die ZEDAL- Teilnehmernummer und den ZEDAL-Provider an. 9. Leitstand Überwacht auf ausgewählte Ereignisse und zeigt die Anzahl grafisch an. Mausklick auf ein Leitstandsymbol führt direkt zu den betreffenden Dokumenten.

7 b) Erläuterungen zu Einzelpunkten Menüleiste Wenn auch in jedem Arbeitsbereich spezielle Menüfunktionen zur Verfügung stehen, gibt es doch zwei Funktionen, die durchgängig verwendet werden können; es sind dies die Funktionen Anzeige und Filter. Anzeige Im Anzeigedialog kann definiert werden, welche Dokumentenfelder als Spalten in der Übersicht erscheinen. Hierzu das entsprechende Feld unter Anzeigen anhaken. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder kann durch Verschieben nach oben oder unten geändert werden. Hierzu den Mauszeiger auf den Doppelpfeil vor dem Feldnamen positionieren, linke Maustaste drücken und Zeile bei gedrückter Maustaste bewegen. Die beiden anderen Spalten des Anzeigedialogs dienen der Festlegung der Felder, die bei der Schnellsuche und beim Excel-Export berücksichtigt werden. Filter Zur Filterung der Datensätze stehen wiederum eine ganze Reihe von Dokumentfeldern zur Verfügung. Datumsangaben können als Bereich Von/Bis eingegeben werden. Gesetztes Von Datum bei leerem Bis Datum zeigt alle Dokument ab dem betreffenden Datum. Umgekehrt bei leerem Von Datum ; in diesem Fall werden alle Vorgänge bis einschließlich diesem Datum gezeigt.

8 Alle übrigen Feldeingaben werden als Instring gesucht. Es werden also die Datensätze gezeigt, die den Suchausdruck an irgendeiner Stelle des betreffenden Feldes zeigen. Die Instring-Suche bietet ein Höchstmaß an Komfort, ist allerdings in der Regel auch langsam. Eine schnelle, indizierte Suche findet auf bestimmten Schlüsselfeldern dann statt, wenn diese maximal ausgefüllt sind. Dies gilt vor allem für die TP-Nr. und die Nachweis-Nr. Sind diese Felder mit 14 bzw. 12 Stellen belegt, wird indiziert gesucht. Auf den Feldern können auch Operatoren verwendet werden:! sucht alle Datensätze, bei denen das betreffende Feld belegt ist? sucht alle Datensätze, bei denen das betreffende Feld nicht belegt ist Die an oberster Stelle gezeigten Filtermöglichkeiten Heute, Gestern, diese Woche, letzte Woche, wirken auf das Änderungsdatum/Anlagedatum der Dokumente. Der Vorteil dieser Filter besteht darin, dass sie dauerhaft eingestellt bleiben können und sich dem jeweils aktuellen Tagesdatum anpassen. Bereichsauswahl Über die Bereichsauswahl sind fünf Arbeitsbereiche auswählbar: Versand-/Begleitpapiere Dient der Bearbeitung folgender Dokumente: Begleitschein, Übernahmeschein, Nachweisliste 1, Registerbeleg 2. Nachweise/Notifizierungen Dient der Bearbeitung folgender Dokumente: Entsorgungsnachweis, Ergänzendes Formblatt, Landesrechtlicher Bescheid, Mitteilung, Antrag auf Freistellung/Freistellungsbescheid. Die Bearbeitung erfolgt in elektronischen Akten (eakten). Register Dient der Erzeugung und Archivierung von Registerauszügen. Nachrichten Post-Eingangs- und Ausgangsbuch mit Versandstati für alle ZKS-Nachrichten. Service Beinhaltet verschiedene Dienstprogramme wie z.b. Stammdaten, Benutzer- und Betriebsstättenverwaltung, Signaturkartenverwaltung und Auswertungen. 1 Die Nachweisliste ist zur Verwendung bei freiwilligen Rücknahmen gem. 25 ff. Krw/AbfG vorgesehen 2 Der Registerbeleg ist zur Registerführung des Abfallentsorgers in den Fällen vorgesehen, in denen er sein Register für nicht nachweispflichtige Abfälle elektronisch führt. Gem. 25 Abs. 4. S. 4 NachwV muß das Register in diesen Fällen unter Verwendung eines Begleitscheins geführt werden. Der Registerbeleg ist datentechnisch ein Begleitschein, wurde zur Vermeidung von Mißverständnissen nur anders benannt.

9 Kontenauswahl Die Kontenauswahl zeigt alle die Erzeuger-, Beförderer- und Entsorgernummern (auch behördliche Nummern genannt) an, die dem Benutzer durch den Administrator zugeordnet worden sind. Entsprechend sieht der Benutzer all die Dokumente, in denen diese behördlichen Nummern vorkommen. Wählt der Benutzer ein bestimmtes Konto aus, erscheint dahinter eine weitere Auswahlliste mit Betriebsnummern. Die Betriebszuordnung zum Benutzer erfolgt ebenfalls durch den Administrator, wobei es sich beim Betrieb um ein Ordnungskriterium unterhalb der behördlichen Nummer handelt. Ist eine solche Zuordnung erfolgt, sieht der Benutzer im Ergebnis nur die Dokumente, die neben dem entsprechenden Konto auch die Betriebsnummer enthalten. Datensatzauswahl Auf welche Felder die Schnellsuche wirkt, wird im Menüpunkt Anzeige eingestellt (s.o.). Typischerweise wird hier die Begleitscheinnummer eingegeben bzw. von einem Barcodescanner eingelesen. ZEDAL druckt auf jedes Versand- /Begleitpapier die identifizierende Nummer als Barcode auf. Dies dient vor allem einer schnellen Abwicklung an der Entsorgungsanlage. Die in der Tabelle eingeblendete Anzahl von Datensätzen steht standardmäßig auf 10. Sie kann durch den Benutzer anders eingestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass der Tabellenaufbau umso länger dauert, desto höher die Anzahl Datensätze eingestellt ist.

10 Aufbau von ZEDAL Forms Symbolleiste Ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle Programmfunktionen. Die Darstellung ist kontextsensitiv und variiert je nach dargestelltem Formular und je nach durchgeführtem Bearbeitungsschritt. 2. Formularreiter Umschaltung zwischen Formularseiten. 3. Formularansicht und Formulareditor Ansichts- und Bearbeitungsbereich. 4. Stammdatensuche Vereinfacht die Eingabe immer wieder benötigter Datensätze. 5. Multidokumentbearbeitung Stellt Funktionen zur Bearbeitung mehrerer Dokumente zur Verfügung. Symbolleiste Zoom Vergrößern Normalisieren Verkleinern Dokument drucken Dokument verwerfen Dokument signieren Signaturen prüfen Layer Dateianhänge Sammeltour laden Dokument bearbeiten Rückgängig Dokument schließen Dokument speichern Stammdaten aktualisieren Übernahmescheine erzeugen Dokument vervielfältigen Symbolleiste Multidokumentbearbeitung Dokumente drucken Dokumente signieren Dokumente speichern 10

11 Leitstand Die Überwachung der Entsorgungsnachweise auf Ablauf und Menge setzt voraus, dass sich die zu überwachenden Entsorgungsnachweise im System befinden und entsprechende Einstellungen vorgenommen worden sind. Die nötigen Einstellungen werden direkt an dem zu überwachenden Entsorgungsnachweis vorgenommen. Hierzu auf das Gewichtssymbol in der Optionsspalte des Entsorgungsnachweises klicken. Es öffnet sich folgender Dialog. In dem Dialog werden sowohl für den Ablauf wie auch für die Menge Schwellwerte zur Überwachung festgelegt. Bei Erreichen dieser Schwellwerte wird der betreffende Nachweis auf dem entsprechenden Leitstandsymbol gezählt. Die Angabe einer entsorgten Menge vor Überwachungsbeginn wird benötigt, wenn auf einen Entsorgungsnachweis bereits entsorgt wurde, dessen Begleitscheine nicht in ZEDAL verfügbar sind. Die eingegebenen Werte werden über den Menüpunkt überwachen gespeichert. Damit ist die Überwachung aktiv. Entsorgungsnachweise mit aktiver Überwachung erkennt man am Gewichtssymbol in der Optionsspalte. 11

12 3. Allgemeine Grundsätze zur Bedienung a) Einfachklick kein Doppelklick Im Regelfall werden die Schaltflächen des ZEDAL Portals mit einem Einfachklick auf die linke Maustaste bedient. 1 x Von diesem Prinzip gibt es nur zwei Ausnahmen, nämlich Datenübernahmen bei Anhängen und Stammdaten. Im Beispiel würden durch Doppelklick auf die markierte Zeile die Adressaten der Tankstelle Minol in das Formular übernommen. 12

13 b) Kontextmenü auf rechter Maustaste Bei Rechtsklick auf der tabellarischen Ansicht und im Leitstand stehen Kontextmenüs zur Verfügung. 1 x Während die Funktionen ansonsten auch über das normale Menü zur Verfügung stehen, ist das Kontextmenü des Leitstands die einzige Möglichkeit, die Funktion zum manuellen Aktualisieren des Leitstands aufzurufen. c) Mouseover Alle Oberflächenelemente des Portals geben Auskunft über Funktion oder Inhalt wenn man, ohne eine Maustaste zu drücken, den Mauszeiger auf das Element schiebt. Im Beispiel zeigt der Mauszeiger auf das obere der beiden Historiensymbole in der Optionsspalte. Durch Klick auf das Historiensymbol würden die beiden Zeilen mit der jeweiligen Dokumentversionen eingeblendet. Im nächsten Beispiel zeigt der Mauszeiger auf das Signatursymbol. Enthält das Fenster des Mouseovers ebenfalls Bedienelemente, wie hier die Scrollbars, lässt sich das Mouseover-Fenster durch Klick auf das Element (hier Signatursymbol) dauerhaft geöffnet halten, wodurch man die Maus zur Bedienung der weiteren Elemente freibekommt. Durch Klick auf das Kreuz rechts oben schließt sich das Mouseover-Fenster. 13

14 d) Tastenkombination Alt M Mit der Tastenkombination Alt M springt man von jedem Punkt des Portals aus direkt in den Musterbereich der Versand-/Begleitpapiere und umgeht damit den vorherigen Einsprung in den Hauptarbeitsbereich, was der Arbeitsgeschwindigkeit zu Gute kommt. Die Funktion wird so ausgeführt, dass das kleine m bei gedrückter Alt-Taste gedrückt wird. m e) Basis- und Popup-Fenster Das ZEDAL Portal läuft in einem sogenannten Popup-Fenster. Dies ist ein zweites Fenster, dass aus dem Basisfenster der Anmeldung heraus aufgebaut wird. Hierfür gibt es technische Gründe, die hier nicht näher erläutert werden sollen. Nun kann es allerdings vorkommen, dass das Basisfenster, das im Wesentlichen eine weiße Fläche bildet, nach dem Schließen von ZEDAL Forms im Vordergrund steht. In diesem Fall das Popup-Fenster mit der Anwendung über die Taskleiste wieder in den Vordergrund klicken. 14

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16 4. Erstellung und Signatur eines Begleitscheins für gefährliche Abfälle als Abfallerzeuger Erstellung eines Begleitscheinmusters unter Rückgriff auf Stammdaten 1. Hauptbereich Versand-/Begleitpapiere anwählen. 2. Karteikarte Muster anwählen. 3. Menüpunkt Neu anklicken. In dem sich öffnenden Menü Begleitschein auswählen. 4. ZEDAL Forms öffnet sich mit dem leeren Begleitscheinformular im Vorlagenlayer. 5. Button Dokument bearbeiten anklicken. In dem sich öffnenden Menü Ändern als... Erzeuger anklicken. ZEDAL Forms wechselt in den Eingabemodus. 6. Gewünschte Eingaben vornehmen. Ggf. an die Felder im Reiter Zusatzinformationen denken. Die Stammdaten werden mittels eigener Schaltflächen aufgerufen, die man neben den dafür vorgesehenen Feldern sieht. Dies sind der Abfallschlüssel und die behördlichen Nummern. Alternativ lassen sich die Daten auch aus dem Entsorgungsnachweis heranziehen, soweit dieser im System ist. Dies erfolgt durch Eingabe der EN- Nummer im entsprechenden Feld und Betätigen der dafür vorgesehenen Schaltfläche in der Symbolleiste. 7. Dokument schließen. 8. Dokument speichern. Hinweis: Zur erneuten Bearbeitung eines einmal gespeicherten Musters die Schaltfläche zum Bearbeiten in der Optionsspalte verwenden, nicht die erste Spalte der Übersicht anklicken! 16

17 Abruf eines transportbegleitenden Begleitscheins aus dem Muster und Signatur als Abfallerzeuger m 1. Mit Tastenkombination Alt M in den Musterbereich einspringen. 2. Muster für beabsichtigten Transport identifizieren. 3. Klick auf 1. Spalte der Übersicht in der betreffenden Zeile. 4. ZEDAL Forms öffnet sich mit einem neuen Begleitschein im Vorlagenlayer, das die Angaben aus dem Muster enthält. 5. Button Dokument bearbeiten anklicken. 6. In den sich öffnenden Menü Erzeuger anklicken. ZEDAL Forms wechselt in den Eingabemodus. 7. Datum und Menge erfassen. Hinweis: Tagesdatum wird über Tastenkürzel 0 + TAB eingezogen. 8. Dokument schliessen. 9. Signaturkarte in Kartenleser stecken. 10. Erzeugersignatur durch Klick auf das Signatursymbol einleiten. 11. In dem sich öffnenden Menü Begleitschein wählen. 12. Nach Aufforderung Signatur-PIN am Kartenleser eingeben und am Kartenleser mit OK bestätigen. 13. Frage nach Übergabe an Applikation gestatten? mit Ja beantworten. Der Signaturdialog baut sich ab. 14. Dokument drucken. Hinweis: Im Druckdialog darauf achten, dass nur die Seite 1 des Begleitscheins als zu druckende Seite eingestellt ist. Ferner die gewünschte Anzahl Drucke korrigieren. 15. Speichern. 16. Wechsel in die Karteikarte Versand-/Begleitpapiere. 17. Gültigkeit der Signatur prüfen. 17

18 Variante wenn der Beförderer beim Erzeuger signiert: Button Dokument bearbeiten anklicken. Es wird das 1. Befördererlayer aufgelegt. 15. Übernahmedatum und ggf. LKW Kennzeichen eingeben. 16. Dokument schließen. 17. Beförderersignatur durch Klick auf das Signatursymbol einleiten. 18. In dem sich öffnenden Menü Begleitschein wählen. 18. Dokument drucken. 19. Speichern. 20. Wechsel in die Karteikarte Versand-/Begleitpapiere. 21. Gültigkeit der Signaturen prüfen. Versand an die übrigen Abfalltransportbeteiligten Dieser erfolgt nach Abspeicherung des Begleitscheins automatisch durch das System. Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob die Beteiligten ZEDAL Teilnehmer sind oder nicht. Für die Nicht ZEDAL Teilnehmer erfolgt der Versand an die ZKS. 18

19 5. Empfang und Kontrolle des von der Entsorgungsanlage rücklaufenden Begleitscheins Die rücklaufenden Begleitscheine werden daraufhin kontrolliert, ob sie durch die Entsorgungsanlage zutreffend bearbeitet wurden. Hierfür sind diverse Parameter maßgeblich, die alle über ZEDAL Forms oder auch schon das Portal beurteilt werden können. Ein wesentlicher Teil der Kontrolle besteht darin die Begleitscheine zu erkennen, die überfällig sind. Hierzu kann der Filter genutzt werden. Falls die Entsorgungsanlage ebenfalls ZEDAL nutzt, kann dies direkt erfolgen (siehe a), ansonsten sind gewisse Vorbereitungen nötig (siehe b). a) Wenn Entsorgungsanlage ZEDAL Teilnehmer ist 1. Klick auf Versand-/Begleitpapiere 2. Annahmedatum und Dekadenmeldung mit in die Anzeige aufnehmen 3. Filter wie folgt einstellen: - Übergabedatum Erzeuger =! - Annahmedatum Entsorger =? b) Wenn Entsorgungsanlage kein ZEDAL Teilnehmer ist Ist die Entsorgungsanlage kein ZEDAL Teilnehmer, kommt der rücklaufende Begleitschein über die ZKS und steht im Nachrichteneingang. Von hier aus muss er in den Hauptbereich Versand-/Begleitpapiere verschoben werden, was manuell oder auch automatisch erfolgen kann. Um den Begleitschein manuell zu verschieben, wird das Versand-/Begleitpapiersymbol in der Optionsspalte angeklickt. In einem Zwischendialog wird die Wahl bestätigt. Die Nutzung der Automatik erfolgt über die Einstellung des Automatikfilters im Menü der Nachrichten. Dieser wird wie folgt eingestellt: 1. In Absender die ZKS-Adresse des Entsorgers eingeben 2. In Dokumenten Art Begleitschein auswählen 3. In Regel den Punkt In Versand-/Begleitpapiere verschieben wählen 4. Speichern Soll der Filter auf bereits eingegangene Begleitscheine wirken, Menüpunkt Filter anwenden wählen. Ansonsten wird der Automatikfilter beim nächsten Dokumenteneingang wirksam. 19

20 6. Erstellung eines Registerbelegs für nicht gefährliche Abfälle Die Erstellung eines Registerbelegs erfolgt analog der Erstellung eines Begleitscheins. Sie legen ein Muster an, um daraus später transportbegleitende Belege abzurufen. Bei der Musteranlage ist allerdings zu beachten, dass ZEDAL standardmäßig im Reiter Zusatzinformationen die Felder Keine Dekadenmeldung und Nicht vermitteln anhakt. Das hat seinen Sinn aus dem Zweck des Belegs und aus der Sicht des Entsorgers. Der Registerbeleg ist datentechnisch ein Begleitschein und würde der Behörde als solcher automatisch gemeldet. Um dies bei nicht gefährlichen bzw. nicht nachweispflichtigen Abfällen zu verhindern, wird das Feld Keine Dekadenmeldung gesetzt. Nicht vermitteln macht aus Sicht des Entsorgers dann Sinn, wenn der Beleg ausschließlich für sein Register verwendet wird. Wird der Registerbeleg allerdings transportbegleitend verwendet, ist die Vermittlung gerade gewollt und das Häkchen muss herausgenommen werden. Durch die korrekte Behandlung im Muster wird sichergestellt, dass diese Einstellungen beim Abruf des transportbegleitenden Belegs richtig sind. 20

21 7. Empfang und Kontrolle des von der Entsorgungsanlage rücklaufenden Registerbelegs Dies erfolgt analog der Verfahrensweise beim Begleitschein. 21

22 8. Erstellung und Signatur einer verantwortlichen Erklärung als Abfallerzeuger unter Verwendung einer Deklarationsanalyse 1. Hauptbereich Nachweise/Notifizierung anwählen. 2. Menüpunkt Neu anklicken. 3. Aktenbezeichnung angeben (max. 50 Zeichen). 4. Die neue Akte öffnet sich und man kann Dokumente einfügen. 5. Klick auf Menüpunkt Neu und in dem sich öffnenden Menü Entsorgungsnachweis anklicken. 6. ZEDAL Forms öffnet sich im Erzeugerlayer. 7. Button Dokument bearbeiten anklicken und in dem sich öffnenden Menü Aktuelles Layer bearbeiten auswählen. 8. Eintragungen in die VE vornehmen. 9. Noch vor dem Speichern auf die Büroklammer klicken. Es öffnet sich ein Dialog für Dateianhänge. 10. Button Hinzufügen anklicken. Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog. Hier die die Deklarationsanalyse enthaltende Datei doppelklicken. 11. In dem sich öffnenden Dialog Deklarationsanalyse auswählen. Die Datei wird im Dialog für die Dateianhänge der VE mit weiteren Informationen gezeigt. 12. Durch Klick auf OK den Dialog für Dateianhänge schließen. Die Büroklammer erscheint jetzt gelb unterlegt zum Zeichen, daß Anhänge enthalten sind. 13. Dokument schließen. 14. Erzeugersignatur durch Klick auf den Signaturbutton einleiten. Hinweis: Die Deklarationsanalyse ist Teil der VE und wird durch dieses Vorgehen mitsigniert. Eine separate Signatur erübrigt sich Speichern. Der Entsorgungsnachweis mit der signierten VE erscheint in der Dokumentenübersicht der Akte.

23 Versand an die Entsorgungsanlage wenn diese ZEDAL Teilnehmer ist Zwischen ZEDAL Teilnehmern gibt es hierfür den Workflow der Vorlage. Dieser läuft wie folgt ab: - Erzeuger legt der Anlage vor. - Anlage erkennt die Vorlage im Leitstand und hält sie (oder weist sie zurück). - Anlage beendet die Vorlage nach Abschluss der Bearbeitung. - Erzeuger erkennt das im Leitstand und arbeitet weiter. Die Vorlage einer Akte geschieht wie folgt: 1. Vorzulegende Akte identifizieren. 2. Aus Akte oder aus Aktenübersicht das Vorlagesymbol anklicken. Hinweis: Pro Akte kann es nur eine offene Vorlage zur gleichen Zeit geben. Es öffnet sich folgender Dialog. 3. Dialogfelder wie folgt ausfüllen. Teilnehmer: ZEDAL Kennung des Geschäftspartners. Bis: Datum bis zu dem die Vorlage vom Empfänger fertig bearbeitet sein muß. Andernfalls wird sie vom System entzogen. Aktenbesitz zuweisen ja/nein: Hier ist bei Hauptbeteiligten wie der Entsorgungsanlage Ja anzuhaken. Bei temporär Beteiligten wie Laboren oder Verfahrensbevollmächtigten ist Nein anzuhaken. Bemerkung: Freitext zur Information des Empfängers. Erscheint bei ihm in der Leitstandübersicht. Veranlaßt eine separate Information an die dort hinterlegte -Adresse. 23

24 Versand an die Entsorgungsanlage wenn diese kein ZEDAL Teilnehmer ist 1. Zu versendendes Dokument innerhalb der Akte identifizieren. 2. Versandsymbol anklicken. Es öffnet sich folgender Dialog. 3. Versanddialog wie folgt ausfüllen. Adresse: ZKS Adresse der Entsorgungsanlage. Dies ist ihre Entsorgernummer mit vorangestellter Rolle, z.b. ENT-E Die ZKS-Adresse kann auch aus Adressstammdaten eingezogen werden. z.hd.: Hier kann ein Ansprechpartner angegeben werden, dessen Auswertung allerdings vom Zielsystem abhängt. 4. Abschliessend Menüpunkt Senden anklicken. Hinweis: Der Ausgang nebst Quittung ist im Nachrichtenausgang einsehbar. 24

25 9. Empfang der Annahmeerklärung im privilegierten Verfahren Der konkrete Ablauf hängt davon ab, ob die Entsorgungsanlage ZEDAL Teilnehmer ist oder nicht. Anlage ist ZEDAL Teilnehmer In diesem Fall, wurde die VE zusammen mit der Akte der Entsorgungsanlage vorgelegt. Der Rücklauf erfolgt dadurch, dass die Entsorgungsanlage die Vorlage beendet. Das Beenden der Vorlage erkennt der Erzeuger im Leitstand. Durch Klick auf das entsprechende Leitstandsymbol wird in die Übersicht der erledigten Vorlagen verzweigt. Die neu eingegangenen Erledigungen sind hervorgehoben dargestellt. Sie können hier eingesehen oder direkt als gelesen markiert werden. Als gelesen markierte Zeilen werden im Leitstand nicht mehr angezeigt. Die Übersicht der erledigten Vorlagen bleibt allerdings erhalten. Durch Klick auf die erste Spalte in der Übersicht wird in die betreffende Akte verzweigt. Anlage ist nicht ZEDAL Teilnehmer In diesem Fall wurde die VE via ZKS versandt. Sie kommt auch über die ZKS zurück und findet sich im Nachrichteneingang. Dies erkennt der Erzeuger im Leitstand. Durch Klick auf das entsprechende Leitstandsymbol wird in den Nachrichteneingang verzweigt. Die neu eingegangenen Nachrichten werden hervorgehoben dargestellt. Sie können hier eingesehen oder direkt als gelesen markiert werden. Der interessierende Entsorgungsnachweis wird identifiziert und mittels des entsprechenden Symbols in der Optionsspalte in die Akte kopiert. Nach Klick auf das Symbol erscheint folgender Dialog. Hier ist lediglich die Akte anzugeben, in der der Entsorgungsnachweis ursprünglich angelegt wurde. Mittels der Lupe wird eine Unterstützung zur Namensfindung aktiviert. Durch Klick auf den Menüpunkt In Eakte kopieren wird der Dialog abgeschlossen. 25

26 10. Empfang bestätigter Entsorgungsnachweise im Grundverfahren von der Behörde Der Eingang erfolgt grundsätzlich über den Hauptbereich Nachrichten. Der bestätigte Entsorgungsnachweis findet sich im Nachrichteneingang. Von hier aus wird er in die entsprechende Akte kopiert. Das Verfahren ist analog dem des Empfangs der Annahmeerklärung im privilegierten Verfahren. 26

27 11. Freigabe von Entsorgungsnachweisen für Beförderer Die Funktion dient dazu, dem Beförderer Zugriff auf den Entsorgungsnachweis zu geben. Im Papierverfahren ist dies bislang durch Kopien erfolgt. Die Freigabe erfolgt auf der gesamten Akte nicht auf dem Einzeldokument. Sie umfaßt jedoch keine geheimen Dokumente. Die Freigabe wird durch Klick auf das entsprechende Symbol eingeleitet. Der Umfang der Freigabe, wird durch den anschließend erscheinenden Dialog festgelegt. Die Adresse enthält den Freigabeempfänger. Es wird die ZEDAL Teilnehmernummer angegeben. Über die Radiogroup Eakte bearbeiten wird festgelegt, ob der Freigabeempfänger die Akte nur sehen oder sie bearbeiten und ob er sie anderen seinerseits vorlegen und freigeben darf. Über die Feldgruppe Transportpapiere wird festgelegt, ob der Freigabeempfänger neben der Akte auch die Begleit- und Übernahmescheine sehen und ggf. bearbeiten darf. Hier kann optional ein Zeitpunkt angegeben werden, ab dem das der Fall sein soll (noch nicht aktiv). 27

28 12. Betriebsanweisung zum Umgang mit ZEDAL Signer 1. Sicherheitsrichtlinien a) Sicher unterschreiben mit ZEDAL Signer Mit dem ZEDAL Signer können Dokumente rechtsverbindlich unterschrieben werden. Um Missbrauch auszuschließen muss der Anwender unbedingt darauf achten, dass ZEDAL Signer immer auf einem nicht kompromittierten Computer und so wie vom Hersteller ausgeliefert eingesetzt wird. Die folgenden Hinweise sind daher im eigenen Interesse unbedingt zu beachten. Denn auch gefälschte Unterschriften werden dem Karteninhaber zugerechnet! b) Auslieferung und Installation ZEDAL Signer ist die Unterschriftenfunktion in ZEDAL Forms und wird damit zusammen ausgeliefert und installiert. Vor der Installation muss sichergestellt werden, dass der Computer vertrauenswürdig ist, also nicht von Viren, Trojanern etc. befallen ist oder sonstwie unter fremdem Einfluss steht. Hierzu einen Virenscanner mit aktuellen Signaturen einsetzen und weitere geeignete Schritte unternehmen! Bei Programminstallation und bei jedem Programmstart wird durch den mitgelieferten Program Integrity Checker (PIC) überprüft, ob sich ZEDAL Forms und ZEDAL Signer in dem vom Hersteller ausgelieferten Zustand befinden. Zusätzlich kann beim Setup ein Integrity Key eingegeben werden. Durch spätere Eingabe dieses persönlichen Keys kann jederzeit überprüft werden, ob sich die Programme noch in demselben vertrauenswürdigen Zustand befinden. Diese Möglichkeit sollte jeder Anwender der mit den Programmen elektronisch unterschreiben will unbedingt nutzen! c) Zur Beachtung beim Betrieb Computer regelmäßig auf Virenfreiheit prüfen. Empfehlung: täglicher Check beim Booten. ZEDAL-Programme regelmäßig auf Nichtveränderung prüfen. Empfehlung: täglicher Integrity Check. Signatur-PIN niemals weitergeben. Signatur-PIN regelmäßig wechseln. Hierzu steht das ZE- DAL CardTool zur Verfügung. Kartenleser nur bei Unversehrtheit der Siegel verwenden. Empfehlung: täglicher Check der Siegel beim Booten. Darauf achten, dass die PIN-Eingabe bei der Unterschrift nicht beobachtet wird. Bei Verwendung einer Multisignaturkarte: Signaturkarte immer unter persönlicher Beobachtung mit Sichtkontakt halten. Sonst aus dem Kartenleser ziehen. d) Zur Beachtung bei der Soft- und Hardwarewartung Nur vertrauenswürdiges Personal an den Computer lassen. Empfehlung: Wartungsarbeiten selbst oder durch andere beobachten. Wartungspersonal nie die eigene Signatur-PIN geben. Unmittelbar nach Abschluss der Wartungsarbeiten Viren- und Integritycheck durchführen. 2. Technische Einsatzumgebung a) Zugelassene Signaturkarten Für die Benutzung mit ZEDAL sind folgende Signaturkarten als sichere Signaturerstellungseinheiten zugelassen: D-Trust: Chipkarte mit Prozessor SLE66CX322P, CardOS V4.3B Re_Cert mit Applikation für digitale Signatur (T-Systems TE ) S-Trust: ZKA Banking Signature Card, Version 6.6; Giesecke & Devrient GmbH (TUVIT TU ) Signtrust: STARCOS 3.0 MCARD; Giesecke & Devrient GmbH (TUVIT TE ) TeleSec: TCOS 3.0 Signature Card, Version 1.0 with Philips chip P5CT0720Q or TCOS 3.0 Signature Card, Version 1.0 with Philips chip P5CD0360Q. (TUVIT TE ) TCOS 3.0 Signature Card, Version 1.1 (NetKey 3.0) or TCOS 3.0 Signature Card, Version 1.1 (Net-Key 3.0M). (TUVIT TE ) b) Zugelassener Kartenleser Zur Benutzung mit ZEDAL ist ausschließlich der ZEDAL Kartenleser (Baugleich mit Reiner SCT) zugelassen. 28

29 c) Vorausgesetzte Plattform Folgende Plattform wird für den Betrieb mit ZEDAL vorausgesetzt: Aktueller Rechner mit Microsoft Windows XP, Vista oder 7. Microsoft Internet Explorer ab 7.x (mind. 128 Bit Schlüssellänge) oder Mozilla Firefox ab 3.x 3. Programmbenutzung a) Unterschrift leisten Zur Unterschriftenleistung wird das Dokument in ZEDAL Forms aufgerufen. Das oberste Layer muss der Rolle entsprechen, in der unterzeichnet werden soll. Nach Überprüfung der Daten wird die Signaturschaltfläche betätigt. Aus der dann ggf. folgenden Auswahl wird der Name des Dokuments gewählt, beim Transportpapiers also Begleitschein, Übernahmeschein oder Nachweisliste. die Signaturschaltfläche aufgerufen und im Weiteren wie bei der ersten Signatur verfahren. Die zweite Signatur kann auch unmittelbar nach der ersten geleistet werden, bevor das signierte Dokument zum Server gesendet wird. Es wird dann anschließend mit zwei Sig-naturen zum Server gesendet. c) Unterschrift prüfen Die Prüfung der Unterschriften erfolgt zentral im ZEDAL- Server. Beim Eingang wird überprüft ob das unterschriebene Dokument unversehrt ist ob das Signaturschlüsselzertifikat zum Zeitpunkt des Servereingangs gültig und nicht widerrufen ist. Nicht gültige Signaturen werden im ZEDAL Portal eindeutig angezeigt. Unter Optionen erscheint ein roter Punkt am Dokument. ZEDAL Signer erscheint im Vordergrund und zeigt neben dem angeschlossenen Kartenleser die Dokumentennummer sowie die Rolle in der signiert werden soll (beim Begleitschein z.b. BGS ERZ ). Ist das zutreffend, wird die PIN auf der Tastatur des Kartenlesers eingegeben. Die Eingabe wird mit dem Button ok auf dem Kartenleser abgeschlossen. Anschließend meldet ZEDAL Signer, dass der Signaturauftrag ausgeführt wurde und erfragt, ob das Signaturergebnis an die Applikation übergeben werden soll. Der Benutzer hat an dieser Stelle die Möglichkeit, die Signatur genauer zu untersuchen, wenn er Anlass hätte, dem Signaturvorgang zu misstrauen. Im Regelfall wird diese Abfrage mit Ja beantwortet. Im Anschluss daran wird das Dokument durch Betätigen der entsprechenden Schaltfläche zum Server gesendet. Hinweis: Nach der Signatur sofort die Signaturkarte aus dem Kartenleser entfernen! b) Weitere Unterschrift leisten (Vier-Augen-Prinzip) Das Dokument kann in der gleichen Rolle noch einmal unterzeichnet werden, solange noch kein weiteres Layer aufgelegt wurde. Hierzu wird das Dokument in ZEDAL Forms erneut aufgerufen. Ohne weitere Bearbeitung wird 29

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32 Abfallmanagement Datenverarbeitungs Aktiengesellschaft. ZEDAL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Abfallmanagement Datenverarbeitungs Aktiengesellschaft, Recklinghausen, Deutschland. Es ist in allen Ländern der europäischen Gemeinschaft geschützt. Stand: