1... Grundlagen der Datenarchivierung Prozesse in der Datenarchivierung Ablage von archivierten Daten...

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1 1... Grundlagen der Datenarchivierung Information Lifecycle Management in einer SAP-Umgebung Datenarchivierung als Teil des Datenmanagements Nutzenbetrachtung Systemverfügbarkeit Nutzung von Ressourcen Antwortzeiten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Leistungsumfang Einsatzgebiete Das Archive Development Kit Das Archivierungsobjekt Ablauf der Datenarchivierung Der Zugriff auf archivierte Daten Die Ablage von Archivdateien Performanceaspekte Archivierungsprojekte Der richtige Zeitpunkt Datenmanagement Steuerrechtliche Anforderungen an archivierte Daten Audit Information System Data Retention Tool Prozesse in der Datenarchivierung Prüfung auf Archivierbarkeit Vernetzte Anwendungsdaten Durchführung der Archivierbarkeitsprüfung Hauptprozesse in der Datenarchivierung Daten aus der Datenbank ins Archiv schreiben Daten aus der Datenbank löschen Löschen nach dem Schreiben Löschen parallel zum Schreiben Archivdateien ablegen (optional) Weitere Prozesse und Tätigkeiten Auf archivierte Daten zugreifen Archivdateien auswerten Archivierte Einzelobjekte anzeigen Archivierte Daten zurückladen Vor- und Nachlaufprogramme ausführen Ablage von archivierten Daten Kriterien zur Wahl der Ablagestrategie Sicherheit Wie sicher ist der Weg in die Ablage? Wie sicher ist die Ablage selbst? Welche Sicherungsmöglichkeiten bietet das Ablagesystem? Kosten Anschaffungskosten Betriebskosten Integration Wie passt das Ablagesystem in die bestehende IT-Landschaft? Welchen Zusatznutzen hat die verwendete Ablage neben der Datenarchivierung? Performance Parallele Auftragsabarbeitung Blockweiser Zugriff Langfristigkeit Ablage auf einem zertifizierten Ablagesystem

2 Begriffsdefinitionen: ArchiveLink, KPro, CMS Was ist ArchiveLink? Zentrale Aufgabe von ArchiveLink Der Begriff Dokument Dokumentenrecherche Dokumentenszenarien Workflow-basierte Dokumentenszenarien Barcodeszenario Ausgehende Dokumente Drucklisten Schnittstelle zu externen Systemen Kommunikation Zertifizierung von Ablagesystemen Zertifizierte Systeme und SAP Content Server Ablage von Archivdateien Asynchrone Ablage Synchrone Ablage Bekannte technische Probleme bei der Ablage von Archivdateien Synchronproblem Sicherheitslücke Performanceproblem Zugriff auf Archivdateien Bekannte technische Probleme beim Zugriff auf Archivdateien über ArchiveLink Vorteile des Einsatzes von ArchiveLink Ablage über HSM-Systeme Was ist HSM? Ablage von Archivdateien Zugriff auf Archivdateien Typische technische Probleme Vorteile des Einsatzes von HSM-Systemen Manuelle Ablage Direkte Integration Indirekte Integration Vor- und Nachteile der manuellen Ablage Resümee Zugriff auf archivierte Daten Einführung Grundlagen Sequenzielle Leseprogramme Direktzugriffe Archivinformationssystem Anlegen einer Infostruktur Partitionieren einer Infostruktur Aktivieren einer Infostruktur Aufbau einer Infostruktur Auswerten einer Infostruktur Abbau einer Infostruktur Anlegen eines Feldkatalogs Anlegen eines Feldkatalogs mit einer Quelltabelle Anlegen eines Feldkatalogs mit mehreren Quelltabellen Typische Fallstricke beim Anlegen von Feldkatalogen Auf dem Archivinformationssystem basierende Archivzugriffe Document Relationship Browser Angebundene Objekttypen im Detail Buchhaltungsbeleg Kostenrechnungsbeleg Kundenauftrag Konfiguration des Document Relationship Browser Vorbelegung der Einstiegsprogramme

3 Auswahl der Felder der Einstiegslisten Auswahl der anzuzeigenden Objekttypen Auswahl der Felder im DRB Technologie und Administration Basistechnologie der SAP-Archivierungslösungen Das Archive Development Kit: Einordnung und Komponenten ADK als Laufzeitumgebung ADK als Entwicklungsumgebung Entwicklung neuer Archivierungsobjekte Erweiterung von SAP-Archivierungsobjekten Datenarchivierung und Unicode XML-basiertes Archivieren Positionierung der XML-Archivierung Gemeinsamkeiten und Unterschiede zum ADK aus Administrationssicht Verfügbarkeit und Dokumentation Aufgaben des Datenarchivierungsadministrators Die Rolle Datenarchivierungsadministrator Überwachung von Archivierungsläufen Archivverwaltung Datenarchivierungsmonitor Sicherheit versus Performance Verifikation von Archivdateien Dateizugriffsprüfung bei Archivauswahl Umstellung der Reihenfolge: Ablegen vor Löschen Statistiken der Datenarchivierung Protokolle der Datenarchivierung Das Anwendungsprotokoll Das Standardprotokoll Reorganisation der Datenbank nach einer Datenarchivierung Archive File Browser Archive Routing Automatisierter Produktivbetrieb Periodisches Archivieren Einplanung von Datenarchivierungsjobs Jobtypen Benutzung von Servergruppen Unterbrechen und Fortsetzen Möglichkeiten zur Automatisierung abhängiger Prozesse Steuerung von Datenarchivierungsjobs durch externe Job-Scheduler Einplanung von Schreibjobs Einplanung von Löschjobs Anwendungsunabhängige Fehler und ihre Beseitigung Verhalten bei Abbrüchen Abbruch während der Schreibphase Abbruch während der Löschphase Typische Fallstricke Kein Zugriff auf Dateisystem möglich Speicherplatz im Dateisystem unzureichend Überlauf der Protokolldateien für Datenbankänderungen Datenbankfehler ORA-1555 Snapshot too old (nur auf Datenbanksystem Oracle) Probleme mit Datenbanksperren Datenarchivierung in verschiedenen SAP-Anwendungen und -Komponenten mysap ERP Archivierung in der Finanzbuchhaltung Datenmanagement Customizing Datenarchivierung

4 Zugriff auf archivierte Daten Archivierung in der Kostenrechnung Die Tabelle COEP im Zusammenhang Objektnummer und Objektart Analyse der Tabellen des Gemeinkosten- Controlling Datenmanagement Auswahl der Archivierungsobjekte CO_ITEM: zentrales Archivierungsobjekt Archivierung in mysap ERP HCM Archivierung in Umfeld der Personalabrechnung Archivierung sonstiger Anwendungsdaten des HCM mysap CRM Der CRM Server in der Anwendung mysap CRM Besonderheiten der Datenarchivierung in mysap CRM Die Beziehung zwischen Business-Objekt und Archivierungsobjekt Das Dreiphasenmodell der Datenarchivierung Rahmenprogramme für eine kontinuierliche Datenarchivierung Das Datenmodell des CRM-Geschäftsvorgangs Das Archivierungsobjekt CRM_ACT_ON Resümee und Ausblick SAP NetWeaver Business Intelligence Technische Grundlagen Überlegungen zur Datenarchivierung Datenarchivierung in SAP NetWeaver BI Modellierung von Datenarchivierungsprozessen Der Datenarchivierungsprozess Daten ins Archiv schreiben Daten in der Datenbank löschen Rückladen archivierter Daten Zugriff auf archivierte Daten Ausblick Planung und Durchführung von Archivierungsprojekten Einführung Frühzeitiges Aufsetzen eines Archivierungsprojekts Spätes Aufsetzen eines Archivierungsprojekts Überlegungen im Vorfeld der Datenarchivierung Vorgehen nach ASAP-Einführungsphasen Projektphasen Projektvorbereitung Zusammenstellung des Projektteams Analyse der Datenbank Erstellen des Grobkonzepts Business Blueprint: Design und Konzeption Erstellung eines Detailkonzepts Realisierung Konfiguration und Customizing Integrationstest Produktionsvorbereitung Überprüfung der Einstellungen und Hinweise Testphase Schulung der Endanwender Freigabe für das Produktivsystem Go-Live & Support Produktivsetzen Aufstellung eines langfristigen Archivierungsplans Projektende-Workshop Qualitätssicherung im Projekt Durchführung eines Archivierungsprojekts am Beispiel des Vertriebs Einführung Projektvorbereitung

5 Zusammenstellung des Projektteams Analyse Grobkonzept Business Blueprint Detailkonzept Realisierung Produktionsvorbereitung Go-Live & Support Beispiel: Archivierung eines Verkaufsbelegs Kritische Erfolgsfaktoren in einem Archivierungsprojekt Wahl der richtigen Residenzzeiten Wahl der richtigen Archivierungsreihenfolge A... Beispiel einer Objektbeschreibung für das Detailkonzept B... Checkliste für Archivierungsprojekte C... Weitere Informationen und Services C.1... Informationen C.2... Services C.3... Schulungen D... Glossar E... Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen F... Literaturverzeichnis G... Die Autoren