Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020

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1 Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020 Name: Geschäftsführender Gesellschafter Funktion/Bereich: Ingrid Kreitmeier Organisation: HR Solutions GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, das Thema "Digitale Personalakte" gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist in der heutigen Zeit Grundlage für ein modernes Personal-Management. Dennoch setzen viele kleine und mittelständische Unternehmen immer noch auf klassische Personalakten in Papierform und beginnen erst langsam mit der Modernisierung ihres Personal-Managements. Um das Thema zu fördern, organisieren wir zum Start unserer Initiative mit führenden Akteuren der Branche einen Delphi-Roundtable zur Digitalen Personalakte Hier reflektieren Branchen-Experten u. a. über den Status quo und die Chancen und Herausforderungen der Digitalen Personalakte. Es freut uns sehr, dass wir dieses Interview mit Frau Ingrid Kreitmeier, Geschäftsführende Gesellschafterin der HR Solutions GmbH, auf der Competence Site führen können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrte Frau Kreitmeier, Frage 1: Status quo Digitale Personalakte? Wenn man die aktuellen Veröffentlichungen zur Digitalen Personalakte liest, erhält man den Eindruck, dass die Digitale Personalakte schon relativ breit etabliert ist. Zugleich scheint sie aber im Mittelstand noch nicht angekommen. Wie weit hat die Digitale Personalakte Ihrer Meinung nach den Markt erschlossen? Wo sind noch weiße Flächen (Branchen?), die es zu erschließen gilt, wo ist die Digitale Personalakte relativ erfolgreich etabliert? Die digitale Akte ist im Kopf jedes verantwortlichen Personalers präsent - so unser Eindruck. Die Realisierung hat in vielen Unternehmen - vorwiegend den Konzernen und großen Unternehmen - schon stattgefunden und die Betriebe mittlerer Größe drängen im Moment sehr aktiv nach Lösungen. Von sehr hoher Bedeutung sind für viele Unternehmen die geradezu klassischen Vorteile der Digitalisierung: dem schnellen, direkten, einfachen Zugriff auf die Daten der zentralen und einheitlichen Aktenführung der rollenbasierten Beteiligung weiterer Zugriffs-Berechtigter die höheren Rechtssicherheit (u.a. durch die Vermeidung von Kopien) dem höheren Schutz vor Datenverlust Einbettung in die Personalprozesse Sehr hohen Informationsbedarf haben die Unternehmen im Hinblick auf die Frage, wie die Einführung gestaltet werden kann (Best Practices) und wie die Einbettung in die bestehenden Personalprozesse erfolgen kann. Viele sehen dabei auch das Potential einer weiteren Optimierung der Prozesse. Seite 2

3 Frage 2: Chancen und Herausforderungen Digitale Personalakte? Oft scheitert die Einführung neuer Technologien nicht an den Technologien selbst, sondern an ihrem Umfeld wie z. B. den relevanten Prozessen. Eine Digitale Personalakte setzt z. B. die Digitalisierung von Prozessen voraus. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Herausforderungen und Handlungsfelder für eine erfolgreiche Einführung der Digitalen Personalakte? Was sind generell die Chancen, die die Digitale Personalakte bietet? Die Einführung einer digitalen Akte stellt Unternehmen mit einem guten Fundus an Projekt-Know-how vor eine gut lösbare Aufgabe. Die Anforderungen sind übersichtlich, besonders dann, wenn ein klarer Auftrag vorliegt und eine Umsetzung nach den Regeln des Projektmanagements geplant ist. Unternehmen sind auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn sie sich einen Personaldienstleister an die Seite stellen, der es sicher durch die möglichen Untiefen lotst. Diese können sein: Klärung der rechtlichen Aspekte Je nach Ausgangslage die Identifizierung einer geeigneten, zum Unternehmen passenden Akten- und Zugriffsstruktur Abschluss einer geeigneten Betriebsvereinbarung, Abstimmungen mit dem Datenschutzbeauftragten Eine bedarfs- und anforderungsgerechte Einbindung in die Prozesse - dies gegebenenfalls über mehrere Realisierungs-Stufen hinweg Auswahl der zum Unternehmen und zur Personalabteilung passenden technischen Lösung Unterstützung bei der Auswahl eines Digitalisierungspartners (soweit gewünscht) Zielgerichtete Umsetzung mit klarem Projektfokus Von der Einführung wird die Personalabteilung durch hohe Rationalisierungseffekte profitieren. Mitarbeiter, Führungskräfte und das Unternehmen haben die Chance, in einen transparenten Personalprozess zusammen zu arbeiten. Seite 3

4 Frage 3: Anbieter Digitale Personalakte, eigene Differenzierung Der Markt für die Digitale Personalakte wird von unterschiedlichen Anbietern unterstützt, von Anbietern von HR-Software über Spezialisten für Digitale Personalakten bis hin zu generellen Anbietern für Digitale Akten / ECM-Systemen. Wer sind Ihrer Meinung nach die besten Partner für die Realisierung einer Digitalen Personalakte oder muss hier situativ differenziert werden? Inwieweit differenzieren Sie sich am Markt? Die Marktpräsenz dieser Anbieter zeigt, dass sie alle Bedürfnisse am Markt befriedigen. Daher sollte bei der Auswahl die Ausgangssituation des Unternehmens im Mittelpunkt stehen. Wenn die Digitalisierung der Personalakten im Mittelpunkt und eine zukunftsorientierte Personalarbeit im Fokus steht, ist ein Unternehmen sicherlich am besten mit einem Spezialanbieter für HR Software beraten. Dieser hat die Zukunftsvision, kennt die Chancen und Grenzen einer Umsetzung und kann das Unternehmen auch über die Einführung der digitalen Personalakte hinaus begleiten. Die HR Solutions sieht sich als Spezialanbieter für HR Lösungen. Eine Umsetzung hat die Personalprozesse, die Beteiligtengruppen und eine fachliche Lösung im Fokus, die auch zu den technologischen Anforderungen des Unternehmen passen. Die digitale Personalakte soll sich nahtlos in den Personalbereich einfügen und den Beteiligten - bei klar definierten Aufwänden - höchstmöglichen erkennbaren Nutzen stiften. Seite 4

5 Frage 4: Eigene Case Studies Digitale Personalakte? Am besten lassen sich Konzepte an erfolgreichen Beispielen verdeutlichen. Können Sie aus Ihrem eigenen Erfahrungsbereich besonders erfolgreiche Beispiele der Realisierung einer Digitalen Personalakte skizzieren. Was war der Auslöser für das Projekt? Welche Ergebnisse wurden mit der Einführung der Digitalen Personalakte realisiert, welcher Aufwand (Zeit, Kosten) war notwendig (idealerweise Investments, Amortisationsdauer, ROI)? Auslöser einer Digitalisierung ist vielfach die Bedrohung der in Papierform gelagerten Personalakten, die sicher vor Elementarschäden zu bewahren sind. Eine weitere starke Motivation ist die Einführung eines Personal-Management-Systems, in dessen Zuge nun auch endlich die Digitalsierung vorangetrieben werden soll. Projekte zur Einführung von digitalen Akten lassen sich sehr klar strukturieren. Dabei profiiteren die Unternehmen mit vorliegenden (hinreichenden) Betriebsvereinbarungen, bereits definierten Aktenstrukturen und Berechtigungskonzepten. Wenn diese Voraussetzungen vorliegen, lassen sich bei mittleren Unternehmen die personalfachlichen Themen mit 2-3 Beratertagen umsetzen, die technische Umsetzung wird in ebensovielen Tagen begleitet. Eine Budgetplanung kann bereits für 20 T erfolgen. Eine Amortisierung lässt sich mit dem Kalkulator der HR Solutions leicht für das eigene Unternehmen errechnen. Mittelgroße Unternehmen erreichen diese innerhalb eines Jahres. Seite 5

6 Frage 5: Zielfestlegung und weitere unterstützte Prozesse Um den Erfolg der Digitalen Personalakte im Markt zu fördern, planen wir im Rahmen unserer Initiativen auch dieses Thema aktiv in den Markt zu tragen. Was sollte eine Initiative Ihrer Meinung nach leisten, die die Branche voranbringen will (Fachinformationen, Best-Practices, Online-Roundtables, Messen, regionale Events,...)? Welche Kompetenzen können Sie einbringen, um z. B. andere Unternehmen bei ihrem Wandlungsprozess zu unterstützen? Ihre Idee kann man nur unterstützen. Wir halten alle der genannten Informationsweisen für sinnvoll. Gerne informieren wir in einem solchen Rahmen darüber, wie ein solches Projekt geplant werden kann welche Fragen vor der Realisierung beantwortet sein sollten welche weitere Nutzeneffekte für Personal erschlossen werden können Ferner haben wir einen 2-8-stündigen Workshop entwickelt, in wir mit dem Unternehmen zusammen, alle Aspekte für die Einführung einer digitalen Personalakte erarbeiten. Damit können die Unternehmen sofort mit der Umsetzung (bzw. Beauftragung) starten! Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Realsierung mit uns durchführen, erhalten sie damit eine solide Basis für den Projektstart und die Projektdurchführung. Vielen Dank für das Interview! Seite 6