Extras für Ihre Mitarbeiter Zuwendungen an Arbeitnehmer optimal gestalten

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1 Extras für Ihre Mitarbeiter 2018 Zuwendungen an Arbeitnehmer optimal gestalten Stand: 05/2018

2 Zufriedene und motivierte Mitarbeiter machen Unternehmen erfolgreich Die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter sind wichtige Faktoren. Die Gewährung steuerfreier oder weniger stark belasteter Nebenleistungen erhöht die Motivation und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen: Sie steigern die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, Erhöhen die Identifikation mit den Unternehmenszielen, Fördern das positive Klima und Image im Unternehmen und außerhalb, Sie wirken sich auch positiv auf Ihre Geschäftsergebnisse aus. Was bedeutet das für Sie? Durch traditionelle und stark abgabenbelastete Barlohnvergütung lassen sich Mitarbeiter nicht mehr ausreichend motivieren. Der richtige Mix: Bieten Sie Ihren Mitarbeiten deshalb durch zusätzliche und attraktive Nebenleistungen mehr Netto vom Brutto. Die Lohnnebenkosten sind bei einer optimalen Gestaltung der Extras für Sie und Ihre Mitarbeiter niedriger als bei einer traditionellen Lohn- oder Gehaltserhöhung. 2

3 Welche Vorteile bringt es Ihnen? für Sie Mitarbeiterbindung Arbeitgeberattraktivität Personalkosten steuern Lohnnebenkosten senken geringer Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter mehr Netto vom Brutto vielseitige Nutzung der Gehaltsextras 3

4 Grundsätzliches zur Steuerfreiheit von Arbeitgeberleistungen Die Lohnsteuerfreiheit der meisten Arbeitgeberleistungen ergibt sich aufgrund besonderer gesetzlicher Regelungen im Einkommensteuergesetz. Der überwiegende Teil der lohnsteuerfreien Arbeitgeberleistungen sind in 3 EStG geregelt. Neben den per Gesetz ausdrücklich steuerfreien Leistungen gibt es nicht steuerbare Arbeitgeberzuwendungen. Hierbei handelt es sich um Leistungen, die der Arbeitgeber im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse i.d.r. gegenüber der gesamten Belegschaft erbringt (z.b. Bereitstellung von Aufenthalts- oder Duschräumen). Bis auf wenige Ausnahmen unterliegen lohnsteuerfreie Zuwendungen beim Arbeitnehmer auch nicht dem Beitragsabzug zur Sozialversicherung. 4

5 Pauschal besteuerungsfähige Arbeitgeberleistungen Für bestimmte Arbeitgeberleistungen besteht abweichend von dem Grundsatz der Lohnbesteuerung nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen, die Möglichkeit den Lohnsteuerabzug pauschal mit festen Pauschalsteuersätzen durchzuführen ( 37b, 40, 40a, 40b EStG). Die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind insbesondere, dass die Besteuerung mit Pauschalsteuersätzen (z.b. mit 15 % oder 25 %) insgesamt zu einer geringeren Abgabenbelastung für den Arbeitnehmer führt (= höherer Nettoeffekt). die anfallenden Pauschalsteuern aufgrund einer arbeitsrechtlichen Vereinbarung auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden können. In diesem Fall trägt der Arbeitnehmer die Pauschalsteuern. pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen i.d.r. nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen (Ausnahme: Pauschalbesteuerung nach 37b EStG). 5

6 Überblick: Beispiele für Pauschal besteuerungsfähige Arbeitgeberleistungen Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen (Pauschalsteuersatz 25 %) Barzuschüsse des Arbeitgebers bei Internetnutzung (Pauschalersatz 25 %) Erholungsbeihilfen (Pauschalsteuersatz 25 %) Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Pauschalsteuersatz 15 %) Jobtickets (Pauschalsteuersatz 15 %) Kantinenmahlzeiten und Restaurantschecks (Pauschalsteuersatz 25 %) Beiträge zu Direktversicherungen für Altfälle (Pauschalsteuersatz 20 %) Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Dritte (Pauschalsteuersatz 30 % nach 37b EStG) Steuerpflichtige Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalsteuersatz 25 %) Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten und Zubehör (Pauschalsteuersatz 25 %) 6

7 Zusätzlichkeitsvoraussetzung Wichtige Voraussetzung für eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Gewährung der entsprechenden Arbeitgeberleistungen ist, dass der Arbeitgeber diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Gehaltsumwandlungen von arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn sind für die Lohnsteuerfreiheit oder die Pauschalbesteuerung einer eigentlich steuerbegünstigten Arbeitgeberleistung schädlich. Ist ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf eine freiwillige Sonderzahlung (z.b. freiwilliges Weihnachtsgeld) noch nicht entstanden ist, kann diese Sonderzahlung in eine steuerfreie oder pauschalierungsfähige Zuwendung umgewandelt werden. Bitte sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater über die Details der Umsetzung. Schon kleine Ungenauigkeiten können zu einer Nachforderung von Lohnsteuer und Sozialversicherung führen. 7

8 Welche Arbeitnehmer können steuerfreie Zuwendungen erhalten? Lohnsteuerfreie oder pauschal besteuerungsfähige Zuwendungen und alternative Vergütungsformen (z.b. in Form von Sachbezügen oder Nutzungsmöglichkeiten) können alle abhängig beschäftigte Vollzeitund Teilzeitarbeitskräfte erhalten. Zu den Teilzeitarbeitskräften, die lohnsteuerfreie oder pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen erhalten können, zählen auch geringfügig entlohnte Beschäftigte (450-Euro-Minijobs). Achtung! Insbesondere bei den sog. 450-Euro-Minijobs ist zu beachten, dass ein fehlerhafte angewandte Lohnsteuerfreiheit oder Pauschalbesteuerung dazu führen kann, dass es zu einem Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze kommt und dadurch Sozialversicherungspflicht eintritt. 8

9 A-Z der wichtigsten steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen *) von A wie Abfindung bis Z wie Zuschläge *)Ohne Anspruch auf Vollständigkeit 9

10 Abfindungen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht Arbeitsrecht Ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf eine Entlassungsabfindung kann sich ergeben aus: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung (häufig im Rahmen eines Interessenausgleichs oder Sozialplans), Einzelvertraglicher Vereinbarung (z.b. Aufhebungsvertrag oder Abfindungsvereinbarung). Sozialversicherung In der Sozialversicherung gelten Entlassungsabfindungen nicht als sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Lohnsteuer Entlassungsabfindungen gehören stets zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Entlassungsabfindungen können jedoch nach der sog. Fünftelregelung ermäßigt besteuert werden, wenn eine Zusammenballung von Einkünften vorliegt. 10

11 Abfindungen: Voraussetzungen für die ermäßigte Besteuerung von Abfindungen nach der Fünftelregelung Entlassungsabfindungen können nach der sog. Fünftelregelung ermäßigt besteuert werden, wenn es durch die Abfindungszahlung beim Arbeitnehmer zu einer sog. Zusammenballung von Einkünften kommt. Voraussetzungen für eine Zusammenballung von Einkünften Die Zahlung der Entschädigungsleistung muss innerhalb eines Veranlagungszeitraums (innerhalb eines Kalenderjahrs) erfolgen (1. Prüfung) und die Entlassungsabfindung muss größer sein als der Betrag, der dem Arbeitnehmer in dem Kalenderjahr bei ungestörter Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zugeflossen wäre (2. Prüfung). D.h. der Abfindungsbetrag muss größer sein, als der Arbeitslohn den der Arbeitnehmer bei Weiterbeschäftigung noch bis Jahresende verdient hätte ( Vergleichsberechnung). 11

12 Zusammenballung aufgrund weiterer Einkünfte Ergibt sich die Zusammenballung von Einkünften nur unter Berücksichtigung der übrigen Einkünfte des Arbeitnehmers, die er nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses voraussichtlich erzielen wird, so darf die Fünftelregelung nur dann angewendet werden, wenn der Arbeitnehmer die übrigen Einkünfte seinem bisherigen Arbeitgeber mitteilt. Beispiel: Ein Arbeitnehmer scheidet am des Jahres aus. Er erhält laut Aufhebungsvertrag bei Austritt eine Entlassungsabfindung in Höhe von Euro. Bei ungestört fortgesetzten Arbeitsverhältnis hätte der Arbeitnehmer vom bis Ende des Jahres einen Arbeitslohn von Euro verdient. Der Mitarbeiter teilt dem Arbeitgeber schriftlich mit, dass er ab in einem neuen Arbeitsverhältnis stehen wird und in diesem bis Ende des Jahres insgesamt voraussichtlich Euro verdienen wird. Er beantragt, die ermäßigte Besteuerung der Abfindung. Zwischenergebnis: Der Abfindungsbetrag von Euro übersteigt nicht den Arbeitslohn des Mitarbeiters von Euro, den der Mitarbeiter bei ungestört fortgesetzten Arbeitsverhältnis bis Ende des Jahres erzielt hätte. Es liegt zunächst keine Zusammenballung von Einkünften vor. Endergebnis: Durch die Mitteilung des voraussichtlichen Arbeitslohns ( Euro), den der Mitarbeiter voraussichtlich nach dem Ausscheiden bis zum Jahresende in dem neuen Arbeitsverhältnis verdienen wird, kommt es zu einer Zusammenballung von Einkünften. Die Abfindung von Euro und die anzurechnenden voraussichtlichen Einkünfte aus dem künftigen Arbeitsverhältnis von Euro (insg Euro) übersteigen, den wegfallenden Arbeitslohn von Euro. Die Abfindung kann unter Anwendung der Fünftelregelung ermäßigt besteuert werden. 14

13 Abfindungen: Zahlung der Entlassungsabfindung in einem Kalenderjahr Entlassungsabfindungen, die aus Anlass der Auflösung eines Arbeitsverhältnisses gewährt werden, müssen zum Zweck der Anwendung der Fünftelregelung in einem Veranlagungszeitraum (einem Kalenderjahr) gezahlt werden. Zulässige Ausnahmen (Teilzahlungen) Die Finanzverwaltung lässt nur zwei Ausnahmen von dem Grundsatz der Zahlung einer Entlassungsabfindung in einem Kalenderjahr zu, wenn es sich bei der, in einem anderen Kalenderjahr zufließenden Teilleistung nur um eine minimale Teilzahlung von maximal 5 % der Hauptentschädigung handelt oder neben der Hauptentschädigungsleistung in späteren Veranlagungszeiträumen zusätzliche Entschädigungszusatzleistungen aus Gründen der sozialen Fürsorge gewährt werden und diese Leistungen weniger als 50 % der Hauptleistung betragen. 15

14 Zusätzliche Leistungen aus sozialer Fürsorge Die vom Arbeitgeber aus Gründen der sozialen Fürsorge für eine gewisse Übergangszeit in späteren Veranlagungszeiträumen gewährten Zusatzleistungen sind für die ermäßigte Besteuerung der eigentlichen Hauptentschädigungsleistung unschädlich, wenn sie weniger als 50 % der Hauptleistung betragen. Als Zusatzleistungen des Arbeitgebers aus sozialer Fürsorge sind von der Finanzverwaltung beispielsweise anerkannt: befristete Zahlung von Beiträgen zur Altersversorgung, befristete monatliche Zuschüsse zum Arbeitslosengeld, die zeitlich befristete Weiterüberlassung eines Firmenwagens. Die aus sozialer Fürsorge erbrachten Zusatzleistungen, die in einem späteren Kalenderjahr als die Hauptentschädigung zufließen, sind nicht ermäßigt sondern als sonstiger Bezug zu versteuern. 16

15 Aufmerksamkeiten Bei Aufmerksamkeiten handelt es sich um Sachleistungen (z. B. Blumen, CD, Flasche Wein) von geringfügigem Wert, die vom Arbeitgeber anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z.b. Geburtstag, Hochzeit) hingegeben werden. Der Wert für solche Sachgeschenke darf den Betrag von 60 Euro inkl. USt (bis : 40 Euro) nicht überschreiten. Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber anlässlich seines Geburtstags im März 2018 einen Blumenstrauß und eine Flasche Wein im Gesamtwert von insgesamt 55 Euro (inkl. USt). Ergebnis: Die beiden Geschenke sind steuer- und sozialversicherungsfrei, da sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers als Sachleistung hingegeben werden und die Grenze von 60 Euro nicht überschritten wird. Interessant sind Aufmerksamkeiten auch deshalb, weil in Abhängigkeit von den persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers Sachzuwendungen gegebenenfalls mehrfach im Jahr gewährt werden können (z. B. Geburtstag und Heirat). 17

16 Aufwandsentschädigungen für nebenberufliche gemeinnützige Tätigkeiten Nebenberuflich ausgeübte Tätigkeiten als Übungsleiter oder Ausbilder sowie andere pädagogische Tätigkeiten im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich werden durch den sog. Übungsleiterfreibetrag steuerlich besonders gefördert. Der Übungsleiterfreibetrag beträgt jährlich Euro. Im Jahr 2007 wurde zur Förderung von nicht pädagogische Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich der sog. Ehrenamtsfreibetrag eingeführt. Der Ehrenamtsfreibetrag beträgt jährlich 720 Euro. Beide Steuerfreibeträge unterliegen nicht dem Beitragsabzug zur Sozialversicherung. Die Tätigkeit gilt als nebenberuflich, wenn sie nicht mehr als ein 1/3 der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollerwerbs in Anspruch nimmt. 18

17 Übungsleiterfreibetrag: Begünstigte Tätigkeiten Der Übungsleiterfreibetrag von Euro im Jahr (200 Euro monatlich) kommt z. B. für folgende nebenberufliche gemeinnützige Tätigkeiten in Betracht: Übungsleiter, Trainer oder Ausbilder, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten, künstlerische Tätigkeiten, Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen, Chorleitertätigkeit, Mütterberatung. Beispiel: Ein Angestellter ist im Jahr 2018 für einen eingetragenen Sportverein (e.v.) nebenberuflich als Fußballtrainer tätig. Er wird vom Verein als 450-Euro-Minijobber beschäftigt. Neben seinem Aushilfslohn von 450 Euro im Monat erhält er zusätzlich die Übungsleiterpauschale von 200 Euro im Monat (insg. im Jahr 2015: Euro). Beurteilung: Da eine Übungsleitertätigkeit für eine begünstigte Institution (hier e.v.) nebenberuflich ausgeübt wird, kann neben dem Aushilfslohn von 450 Euro im Monat die Übungsleiterpauschale von 200 Euro/Monat (1/12 von Euro) zusätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. 19

18 Ehrenamtsfreibetrag: Begünstigte Tätigkeiten Der Ehrenamtsfreibetrag von 720 Euro im Jahr kommt z. B. für folgende nebenberufliche gemeinnützige Tätigkeiten in Betracht: Vereinsvorsitzender, Vereinskassierer, Bürokräfte, Geräte- und Platzwart, Schiedsrichter, Reinigungspersonal. Beispiel: Ein hauptberuflicher Buchhalter ist im Jahr 2018 in einem Verein nebenberuflich als Kassierer als geringfügig entlohnter Beschäftigter tätig. Hierfür erhält er einen Aushilfslohn von 450 Euro im Monat. Beurteilung: Neben seinem Aushilfslohn von 450 Euro im Monat kann der Verein dem Vereinskassierer für seine Tätigkeit den Ehrenamtsfreibetrag von 60 Euro im Monat (720 Euro im Jahr) steuer- und in der Folge sozialversicherungsfrei gewähren. 20

19 Auslagenersatz Als Auslagenersatz oder durchlaufende Gelder bezeichnet man Ausgaben (z.b. für Park- oder Telefongebühren), die der Arbeitnehmer trägt und vom Arbeitgeber erstattet werden. Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Auslagenersatz ist eine Einzelabrechnung (lt. Beleg). Pauschaler Auslagenersatz ist nur dann steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Beispiel: Ein Rentner ist als Minijobber für seinen Arbeitgeber als Bote im gesamten Stadtgebiet tätig. Er hat vom jeden Monat beruflich bedingte Parkgebühren in Höhe von mindestens 20 Euro einzeln nachgewiesen. Ergebnis: Der Arbeitgeber kann dem Rentner ab dem pauschale Parkgebühren bis zu einem Betrag von 20 Euro pauschal steuerfrei erstatten, da der pauschale Auslagenersatz den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entspricht. 21

20 Beihilfen und Unterstützungen Beihilfen und Unterstützungen, die von privaten Arbeitgebern gezahlt werden, sind regelmäßig nur dann steuerfrei, wenn die Leistungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind, wie z.b. in Krankheits- und Unglücksfällen. Höhe der steuerfreien Leistungen Beihilfen und Unterstützungen, können bis zu 600 Euro je Arbeitnehmer steuerfrei gezahlt werden, sofern ein anlassgerechtes Ereignis (z.b. Krankheitsfall, Tod naher Angehöriger, Schäden durch höhere Gewalt) eingetreten ist. Beispiel: Ein Arbeitgeber gewährt einer Arbeitnehmerin eine Beihilfe anlässlich des Todes ihres Ehemanns i. H. von 500 Euro. Ergebnis: Es handelt sich um eine steuerfreie Unterstützungsleistung. 22

21 Beihilfen und Unterstützungen: Allgemeine Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Allgemeine Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Beihilfen und Unterstützungen sind, dass diese aus einer mit eigenen Mitteln des Arbeitgebers geschaffenen, aber von ihm unabhängigen und mit ausreichender Selbständigkeit ausgestatteten Einrichtung (z. B. Unterstützungskasse oder Hilfskasse) gewährt werden, aus Beträgen gezahlt werden, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat oder sonstigen Vertretern der Arbeitnehmer zur entsprechenden Verwendung überweist, vom Arbeitgeber selbst und nach Anhörung des Betriebsrats oder sonstiger Vertreter der Arbeitnehmer gewährt oder nach einheitlichen Grundsätzen bewilligt werden. Vereinfachungsregelung Aus Vereinfachungsgründen müssen die vorstehend genannten Voraussetzungen nicht vorliegen, wenn der Betrieb weniger als fünf Arbeitnehmer beschäftigt und der Anlass für die Unterstützung hinreichend glaubhaft gemacht wird. 23

22 Erholungsbeihilfen bei typischen Berufskrankheiten Erholungsbeihilfen können nur dann bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei gewährt werden, wenn sich der Arbeitnehmer zur Abwehr oder Heilung einer typischen Berufskrankheit beispielsweise einer Kur unterziehen muss und die Voraussetzungen für eine Unterstützung erfüllt sind. Typische Berufskrankheiten sind nur solche Erkrankungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Beruf stehen und für die betreffende Berufsart typisch sind (z.b. Staublunge). Der unmittelbare Zusammenhang zwischen der Erkrankung und dem Beruf ist durch entsprechende Bescheinigungen nachzuweisen und zum Lohnkonto des Arbeitnehmers zu nehmen. Unterstützungen des Arbeitgebers für allgemeine Regenerationskuren oder sog. Aktivwochen der Mitarbeiter sind nicht lohnsteuerfrei. 24

23 Steuerpflichtige Erholungsbeihilfen: Pauschalbesteuerung mit 25 % Beihilfen zur allgemeinen Erholung bzw. Gesunderhaltung des Arbeitnehmers unterliegen der Lohnsteuerpflicht. Nach 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG können diese Erholungsbeihilfen, soweit sie nicht als steuerfreie Unterstützungen anzusehen sind, mit 25 % pauschal besteuert werden. Die steuerpflichtigen Erholungsbeihilfen können nur dann mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn die Beihilfen insgesamt in einem Kalenderjahr 156 Euro für den einzelnen Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind nicht übersteigen. Die Erholungsbeihilfe muss im zeitlichen Zusammenhang mit der Erholungsmaßnahme (z.b. Urlaub) gewährt werden. Hier gilt eine Frist von drei Monaten zu beachten (s. n. Beispiel). 25

24 Steuerpflichtige Erholungsbeihilfen: Pauschalbesteuerung mit 25 % Beispiel: Der Arbeitgeber zahlt einem verheirateten Arbeitnehmer, der zwei Kinder hat, mit der Gehaltsabrechnung im August 2018, eine Erholungsbeihilfe in Höhe von 350 Euro aus. Der Arbeitnehmer hat im Juli 2018 drei Wochen Erholungsurlaub mit seiner Familie verbracht. Ergebnis: Der Arbeitgeber kann die Erholungsbeihilfe in Höhe von 350 Euro mit 25 % pauschal besteuern, da die Freigrenze von 364 Euro (156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind) nicht überschritten wird. Aufgrund des zeitlichen Zusammenhangs zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub (innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten) ist sichergestellt, dass die Erholungsbeihilfe vom Arbeitnehmer für Erholungszwecke verwendet wird. Durch die zulässige Pauschalbesteuerung ist die Erholungsbeihilfe nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen. Hinweis: Grundsätzlich ist die Umwandlung von Urlaubsgeld in eine pauschalierungsfähige Erholungsbeihilfe möglich. 26

25 Steuerfreie Belegschaftsrabatte Überlässt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen mit denen er Handel treibt, können diese Waren oder Dienstleistungen bis zu einem Betrag von Euro im Jahr (sog. Rabattfreibetrag) je Arbeitnehmer ohne Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen abgegeben werden. Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Voraussetzung für die Anwendung des Rabattfreibetrags von Euro ist, dass es sich um eigene Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers handelt, mit denen er Handel treibt und die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt werden. 27

26 Rabattfreibetrag: Bewertungsansatz Bei Anwendung des Rabattfreibetrag kann vom Angebotspreis ein Preisabschlag von 4 % in Abzug gebracht werden. Gewährt der Arbeitgeber nicht nur seinen Arbeitnehmern, sondern auch fremden Dritten üblicherweise einen Rabatt, so kann auch dieser berücksichtigt werden. Beispiel: Ein Möbelhaus überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zu einem Preis von Euro. Der durch Preisauszeichnung im Geschäft angegebene Endpreis beträgt Euro. Das Möbelhaus gewährt auf diese Möbelstücke fremden Dritten durchschnittlich einen Rabatt von 10 %. Ergebnis: Die Anwendung des Rabattfreibetrags ist möglich. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils kann der ausgezeichnete Endpreis von Euro zunächst um den üblichen Rabatt von 10 % reduziert werden. Es ergibt sich ein Angebotspreis von Euro. Hiervon ist der Bewertungsabschlag von 4 % (108 Euro) in Abzug zu bringen. Für die Bewertung der Schrankwand ist von einem maßgeblichen Endpreis von (2.700 Euro 108 Euro =) Euro auszugehen. Unter Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts von Euro verbleibt ein geldwerter Vorteil in Höhe von Euro (2.592 Euro Euro). Dieser Betrag überschreitet den jährlichen Rabattfreibetrag von Euro um 512 Euro. Beim Arbeitnehmer ist lediglich der Betrag von 512 Euro als geldwerter Vorteil anzusetzen. 28

27 Rabattfreibetrag: Begünstigte Dienstleistungen Als Dienstleistungen kommen alle anderen Leistungen in Betracht, die üblicherweise gegen Entgelt erbracht werden. Hierzu zählen z.b. Vermittlungsleistungen (z. B. Vermittlung von Versicherungsverträgen oder von Reisen durch Reisebüros), Beförderungsleistungen, Beratung, Datenverarbeitung, Kontenführung. Beispiel: Ein Arbeitnehmer eines Reisebüros hat für eine von seinem Arbeitgeber vermittelte Pauschalreise, die im Katalog des Reiseveranstalters zum Preis von Euro angeboten wird, nur Euro zu zahlen. Der ersparte Betrag von 500 Euro ist die Vermittlungsprovision des Reisebüros für diese Reise. Ergebnis: Die ersparte Vermittlungsleistung von 500 Euro fällt unter den Rabattfreibetrag und ist daher lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, da der Vorteil den Freibetrag von Euro nicht übersteigt. 29

28 Berufskleidung Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern typische Berufskleidung unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung, ist hierin kein steuerpflichtiger Arbeitslohn zu sehen. Bei der steuerfreien Berufskleidung muss es sich regelmäßig um Arbeitskleidung handeln, die als Arbeitsschutzkleidung auf die jeweilige Berufstätigkeit ausgelegt ist oder durch ihre uniformartige Beschaffenheit und dauerhaft angebrachte Kennzeichnung durch ein Firmenemblem objektiv eine berufliche Funktion erfüllt. Eine private Nutzung von Berufskleidung muss nahezu ausgeschlossen sein, damit kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil gegeben ist. 30

29 Betriebssport Steuerfreie Nutzung einer Betriebssportanlage Verfügt ein Unternehmen über eine eigene Betriebssportanlage (z.b. auch eigener Fitnessraum), steht die Nutzung durch die Arbeitnehmer im überwiegenden betrieblichen Interesse und unterliegt damit nicht dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzug. Steuerpflichtige Anmietung von Sportanlagen Mietet dagegen der Arbeitgeber Sportanlagen (z.b. Tennis- oder Squashplätze) an oder ersetzt er die Kosten für die Anmietung von Sportplätzen oder Mitgliedsbeiträge für Sportvereine, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Entsteht durch die Anmietung von Sportanlagen ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, kann dieser im Rahmen des monatlichen 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. 31

30 Beispiel: Arbeitgeber zahlt den Besuch eines Fitnessstudios Ein Arbeitgeber ermöglicht seinen Arbeitnehmern den Besuch eines Fitnessstudios. Hierfür schließt er direkt mit einem Fitnessstudio einen Rahmenvertrag ab. Dieser sieht vor, dass dem Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer, der das Fitnessstudio besucht, ein monatlicher Mitgliedsbeitrag in Höhe von 60 Euro direkt in Rechnung gestellt wird. Die Arbeitnehmer müssen sich an den Mitgliedsbeiträgen in Höhe von 20 Euro im Monat beteiligen. Der Arbeitgeber behält die Eigenbeteiligung der Arbeitnehmer in Höhe von 20 Euro vom Nettolohn ein. Einen alternativen Anspruch auf Barlohn anstatt des Mitgliedsbeitrags haben die Arbeitnehmer nicht. Ergebnis: Da der Arbeitgeber die Mitgliedschaft im Fitnessstudio in Form eines Sachleistung ermöglicht und der monatliche geldwerte Vorteil je Mitarbeiter lediglich (60 Euro 20 Euro =) 40 Euro beträgt, ist die 44- Euro-Sachbezugsfreigrenze anwendbar. Die Nutzung des Fitnessstudios ist für die Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern keine weiteren auf die 44-Sachbezugsfreigrenze anrechenbaren Sachbezüge gewährt werden. Wichtig: Es muss eine monatliche Abrechnung erfolgen. 32

31 Betriebsveranstaltungen Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben (z.b. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern) und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen (bzw. allen Mitarbeitern einer Organisationseinheit) offen steht. Steuerfreie Betriebsveranstaltungen Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich herkömmlichen Betriebsveranstaltungen, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Die Steuerfreiheit ist im Wesentlichen von der Häufigkeit der Betriebsveranstaltung sowie von der Höhe der Zuwendungen je Teilnehmer abhängig. Ab dem haben sich die steuerlichen Regelungen für Betriebsveranstaltungen erheblich geändert. Es gilt daher zwischen Betriebsveranstaltungen in 2014 und 2015 zu unterscheiden. 33

32 Betriebsveranstaltungen Rechtslage ab Es sind weiterhin zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Unternehmen lohnsteuerfrei möglich. Werden mehr als zwei Betriebsfeiern im Jahr durchgeführt, besteht unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ein Wahlrecht, welche Betriebsveranstaltung versteuert wird. Die Pauschalbesteuerung mit 25 % ist zulässig. Umwandlung der bisherigen 110-Euro-Freigrenze in einen Freibetrag von 110 Euro. Nur der 110 Euro je Betriebsveranstaltung und Teilnehmer übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig. Der den persönlichen 110 Euro-Freibetrag übersteigende steuerpflichtige Teil der Aufwendungen kann mit 25 % pauschal besteuert werden. 35

33 Betriebsveranstaltungen: Rechtslage ab In den neuen Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und Teilnehmer sind ab 2015 alle Aufwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsfeier einzubeziehen. Neben den Aufwendungen für Speisen und Getränke sind auch die Kosten für den äußeren Rahmen, z.b. für Saalmiete, Musik und für künstlerische Darbietungen zu berücksichtigen. Fahrtkosten für den Transport der Teilnehmer zur Betriebsveranstaltung (z.b. Bus oder Taxi), die der Arbeitgeber trägt, sind ebenfalls zu berücksichtigen. Reisekosten für zusätzlich zur Veranstaltung anfallende Dienstreisen können steuerfrei gewährt werden und fließen nicht in den 110 Euro-Freibetrag ein. Weitere Kosten Dritter (z.b. externer Eventveranstalter) und anlässlich der Betriebsfeier gewährte Sachgeschenke sind ebenfalls in den 110 Euro-Freibetrag einzubeziehen. Ein Angehörigen-Anteil ist unmittelbar dem Arbeitnehmer zuzurechnen. 36

34 Betriebsveranstaltungen: Rechtslage ab Beispiel: Ein Arbeitgeber unternimmt mit allen Arbeitnehmern im Juni 2018 einen eintägigen Betriebsausflug mit Besichtigung einer Sehenswürdigkeit und anschließender Abendveranstaltung in einem Hotel. Im Rahmen der Abendveranstaltung erhält jeder Teilnehmer ein Sachgeschenk i.h. von je 50 Euro. Für die 50 teilnehmenden Arbeitnehmer sind folgende Kosten angefallen: Gemeinsame Anreise mit dem Bus Euro Eintrittskarten Sehenswürdigkeit 200 Euro Speisen und Getränke Euro Saalmiete Hotel 200 Euro Tischschmuck 100 Euro Livemusik Euro Sachgeschenke für Arbeitnehmer Euro Gesamtaufwendungen Euro Auf jeden Teilnehmer entfallen somit Aufwendungen in Höhe von 120 Euro (6.000 Euro / 50 Teilnehmer). Der Freibetrag von 110 Euro ist somit um 10 Euro je Teilnehmer überschritten und der Lohnsteuerpflicht zu unterwerfen. Es ergibt sich für die Betriebsveranstaltung ein steuerpflichtiger Gesamtbetrag von insg. (10 Euro x 50 AN =) 500 Euro. Der lohnsteuerpflichtige Anteil der Betriebsfeier von 500 Euro kann pauschal mit 25 % (zzgl. pauschaler Annexsteuern) besteuert werden. Die Pauschalbesteuerung mit 25 % löst die Sozialversicherungsfreiheit aus. 37

35 Darlehen an Arbeitnehmer Vereinbarung über Darlehenskonditionen Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern in der Regel zinslose oder zinsgünstigere Darlehen als bankübliche Kredite. Die Vereinbarung eines Arbeitgeberdarlehens sollte stets schriftlich erfolgen und hierbei Regelungen zur Tilgung, Laufzeit, Verzinsung und Rückzahlungsmodalitäten enthalten. Höhe des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils Der geldwerte Vorteil bei einem vom Arbeitgeber eingeräumten Darlehen bemisst sich nach dem Unterschiedsbetrag zwischen dem marktüblichen Zins und dem Zins, den der Arbeitnehmer tatsächlich an den Arbeitgeber zu zahlen hat. Aus Vereinfachungsgründen kann der bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank für Neugeschäfte zuletzt veröffentlichte Effektivzinssatz herangezogen werden. Kleindarlehen bis zu einem Darlehensbetrag von Euro bleiben lohnsteuerfrei. 38

36 Beispiel: Steuerpflichtiges Darlehen Ein Arbeitgeber gewährt einem Arbeitnehmer ein Darlehen in Höhe von Euro zu einem Effektivzins von 2 % jährlich (Laufzeit 4 Jahre). Der Arbeitgeber hält die vereinbarten monatlichen Rückzahlungsbeträge vom Nettolohn des Arbeitnehmers ein. Ermittlung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils: Der bei Vertragsabschluss des Darlehens von der Deutschen Bundesbank für Konsumenten-kredite mit anfänglicher Zinsbindung von 1-5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz beträgt 5,81 %. Nach Abzug des Bewertungsabschlags von 4 % ergibt sich für das Darlehen ein Maßstabszinssatz von 5,58 % (5,81 % abzüglich Abschlag von 4 % = 5,58 %). Die tatsächliche Zinsverbilligung beträgt somit Maßstabszinssatz: 5,58 % abzüglich Zinssatz des Arbeitnehmers - 2,00 % Tatsächliche Zinsverbilligung 3,58 % Für den Arbeitnehmer ergibt sich ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Zinsvorteil für das Arbeitgeberdarlehen in Höhe von monatlich: Euro x 1/12 x 3,58 % = 53,70 Euro 39

37 Anwendung der 44-Euro- Sachbezugsfreigrenze auf Zinsvorteil Auf Zinsvorteile für Arbeitgeberdarlehen kann die monatliche 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze angewendet werden. Sofern der monatliche Zinsvorteil nicht den Betrag von 44 Euro im Monat übersteigt, bleibt der Zinsvorteil steuer- und sozialversicherungsfrei. Es besteht die Gefahr, dass durch die Zusammenrechnung mit anderen Sachbezügen (z.b. Benzingutschein, Jobticket), die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze im Monat überschritten wird. Beispiel: Ein Arbeitgeber gewährt einem Arbeitnehmer seit Anfang 2018 ein monatliches Jobticket für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Wert 40 Euro/Monat). Das Jobticket erfüllt die Voraussetzungen für die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Ab dem erhält der Arbeitnehmer zusätzlich ein zinsgünstiges Arbeitgeber-Darlehen. Der monatliche geldwerte Vorteil für das Darlehen beträgt 35 Euro. Ergebnis: Es ist eine Zusammenrechnung der beiden Sachzuwendungen (Jobticket und Arbeitgeberdarlehen) vorzunehmen. Es kommt ab zu einem Überschreiten der monatlichen 44-Euro- Sachbezugsfreigrenze. Das Jobticket und geldwerte Vorteil aus dem Arbeitgeberdarlehen unterliegen ab der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. 40

38 Steuerfreies Kleindarlehen Steuerfreigrenze für Kleindarlehen bis Euro Bei zinslosen und zinsverbilligten Arbeitgeberdarlehen ist eine Lohnsteuerfreigrenze zu beachten. Danach ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn es sich von Anfang an um ein sog. Kleindarlehen bis max Euro handelt oder die Summe des noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums Euro nicht übersteigt. Beispiel: Ein Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer ab ein zinsloses Darlehen in Höhe von Euro gewährt. Der Arbeitgeber behält seitdem, die vereinbarten Rückzahlungsbeträge vom monatlichen Netto- Auszahlungsbetrag des Arbeitnehmers ein und setzt den ermittelten geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer an. Ab dem unterschreitet der rückzahlbare Darlehensbetrag den Betrag von Euro. Ergebnis: Für das zinslose Darlehen ist beim Arbeitnehmer ab dem der zu diesem Zeitpunkt marktübliche Zinssatz als steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil anzusetzen. Da der noch nicht getilgte Darlehensbetrag ab die Bagatellgrenze von Euro unterschreitet, ist ab diesem Zeitpunkt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Zinsvorteil beim Arbeitnehmer mehr anzusetzen. 41

39 Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte Ausdehnung der Steuerbefreiungsvorschrift Durch das Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes vom ist die Steuerbefreiungsvorschrift 3 Nr. 45 EStG bei Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte neu gefasst worden. Steuerfrei sind seitdem die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von überlassenen betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten, Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, betrieblichen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt und aus den, im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen. Überträgt dagegen der Arbeitgeber Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör in das Eigentum des Arbeitnehmers (z.b. durch Schenkung), besteht Lohnsteuerpflicht. 42

40 Steuerfreie Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte Datenverarbeitungs-/ Telekomunikationsgeräte Tablet, PC, Laptop, Handy System- und Anwendungsprogramme Virenschutz, Betriebssystem, Office-Programme Zubehör Dienstleistungen Drucker, Monitor, Scanner, Router Installation, Reparatur 43

41 Doppelte Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes an dem er seinen Haupthausstand hat, beschäftigt ist und auch am Beschäftigungsort wohnt. Eine doppelte Haushaltsführung setzt somit voraus, dass der Arbeitnehmer an seinem Beschäftigungsort aus beruflichen Gründen einen zweiten (und somit doppelten) Hausstand unterhält. Hauptwohnsitz Zweitwohnsitz Arbeitsstätte 44

42 Doppelte Haushaltsführung Möglichkeiten der steuerfreien Arbeitgebererstattung Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses kann der Arbeitgeber die notwendigen Mehraufwendungen für eine beruflich bedingte doppelte Haushaltsführung, wie z.b. Fahrtkosten aus Anlass des Wohnungswechsel zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung sowie für Familienheimfahrten, Mehraufwendungen für Verpflegung (für die ersten drei Monate), notwendige Aufwendungen für die Zweitwohnung (Unterkunftskosten) und Umzugskosten steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. 45

43 Doppelte Haushaltsführung Eigener Haupthausstand am Lebensmittelpunkt Die grundsätzliche Steuerfreiheit von Arbeitgeberleistungen setzt voraus, dass neben dem Zweitwohnsitz, der Arbeitnehmer weiterhin einen eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt führt und sich an den Kosten der Haushaltsführung angemessen beteiligt. Verheiratete Arbeitnehmer Der Arbeitgeber darf bei verheirateten Arbeitnehmern (Steuerklasse III, IV oder V) ohne weiteres unterstellen, dass die grundsätzlichen Voraussetzungen für einen eigenen Hausstand vorliegen. Ledige Arbeitnehmer Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht als Eigentümer oder Mieter auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung (= laufenden Kosten der Haushaltsführung) voraus. Die finanzielle Beteiligung muss mehr als 10 % der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten der Haushaltsführung (z. B. Miete, Mietnebenkosten, Kosten für Lebensmittel und andere Dinge des täglichen Bedarfs) betragen. Eine schriftliche Bestätigung des ledigen Arbeitnehmers ist erforderlich. 46

44 Doppelte Haushaltsführung: Erstattung von Unterkunftskosten Erstattung der Unterkunftskosten für die Zweitwohnung Seit kann auf die Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete (sog. 60-qm- Regelung) verzichtet und stattdessen auf die tatsächlichen Unterkunftskosten des Zweithaushalts abgestellt werden. Die tatsächlichen Unterkunftskosten der Zeitwohnung können unabhängig von der Größe der Wohnung bis zu einem Betrag von Euro pro Monat vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Der neuen Maximalbetrag umfasst alle dem Arbeitnehmer für die Unterkunft oder Zeitwohnung entstehenden Aufwendungen (z.b. Kaltmiete und Betriebskosten) sowie zusätzlich anfallende Kosten (z.b. Mietgebühren für einen Garten oder Kfz-Stellplatz). Maklerkosten, die für die Anmietung einer Zweitwohnung entstehen, können als Umzugskosten zusätzlich vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden; sie sind nicht in die Euro-Grenze für Unterkunftskosten einzubeziehen. 47

45 Doppelte Haushaltsführung Beispiel: Ein Arbeitnehmer begründet ab einen beruflich bedingten doppelten Haushalt. Er legt seinem Arbeitgeber den Mietvertrag für den Zweithaushalt vor. Dieser weist eine monatliche Wohnungskaltmiete in Höhe von 500 Euro, Betriebskosten für die Wohnung von 200 Euro und Kosten für einen Garagenparkplatz von 50 Euro aus. Darüber hinaus entstehen dem Arbeitnehmer Nebenkosten für Strom von 60 Euro sowie Rundfunkgebühren von monatlich 18 Euro und es fällt eine Zweitwohnungssteuer in Höhe von 100 Euro im Monat an. Für die Vermittlung der Wohnung durch einen Makler fallen einmalig zwei Monatskaltmieten (insg Euro) Vermittlungsgebühren an. Kaltmiete Betriebskosten Zeitwohnungsteuer Garage Strom Rundfunkgebühren Summe 500 Euro 200 Euro 100 Euro 50 Euro 60 Euro 18 Euro 928 Euro Ergebnis: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft in Höhe von monatlich insgesamt 928 Euro steuerfrei erstatten, da die tatsächlichen Kosten für den Zweithaushalt den Höchstbetrag von Euro im Monat nicht übersteigen. Zusätzlich kann der Arbeitgeber die angefallenen Maklergebühren i.h. von einmalig Euro als Umzugskosten steuerfrei ersetzen. 48

46 Elektrisches Aufladen von E-Fahrzeugen und E-Fahrrädern Zur Vereinfachung des steuerfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Firmenwagens beim Arbeitnehmer (Privathaushalt) lässt die Finanzverwaltung für den Zeitraum folgende monatliche Pauschalen zum lohnsteuerfreien Ersatz zu: Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: für Elektrofahrzeuge 20 Euro monatlich, für Hybridelektrofahrzeuge 10 Euro monatlich. Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: für Elektrofahrzeuge 50 Euro monatlich, für Hybridelektrofahrzeuge 25 Euro monatlich. Klargestellt hat die Finanzverwaltung weiterhin, dass für private Elektrofahrräder des Arbeitnehmers die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind (keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht), für das Aufladen im Betrieb des Arbeitgebers sich aus Billigkeitsgründen kein geldwerter Vorteil ergibt. 49

47 Elektrofahrräder (E-Bikes) Für Fahrräder ohne Fremdantrieb und für Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Fahrrad eingestuft werden, gilt folgendes: Bemessungsgrundlage ist die auf volle 100 Euro abgerundete unverbindliche Preisempfehlung (UPE) des Herstellers. Für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist beim Arbeitnehmer der monatliche Nutzungswert mit 1 % der unverbindlichen Preisempfehlung anzusetzen. Handelt es sich bei dem vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer überlassenen Elektrofahrrad, um ein Kraftfahrzeug, gelten die für Dienstwagen einschlägigen steuerlichen Bewertungsregelungen. Hiervon erfasst werden E-Bikes (sog. S-Pedelecs), deren Elektromotor Geschwindigkeiten von über 25 km/h unterstützt. Für die in diesem Fall anzuwendende 1 %-Methode ist auf den inländischen Brutto-Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung abzustellen. Für die Überlassung des E-Bikes für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist der 0,03 %-Zuschlagsbetrag anzusetzen. 50

48 Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Fahrtkostenzuschuss in Höhe der Entfernungspauschale Der maximal pauschalierungsfähige Barzuschuss des Arbeitgebers beträgt 0,30 Euro je Entfernungskilometer. Der Arbeitgeberersatz ist ohne Rücksicht auf das benutzte Verkehrsmittel steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlte Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 % erheben. Durch die zulässige Pauschalbesteuerung mit 15 % sind die Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers sozialversicherungsfrei. 51

49 Beispiel: Fahrtkostenzuschuss Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern monatlich und zusätzlich zum Gehalt einen Zuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 Euro. Ein Arbeitnehmer wohnt 30 km vom Betriebssitz des Arbeitgebers entfernt. Aus Vereinfachungsgründen werden im Monat pauschal 15 Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt. Der Arbeitgeber zahlt monatlich folgenden Fahrtkostenzuschuss: 15 Fahrten/Monat x 30 km x 0,30 Euro = 135 Euro Ergebnis: Der Arbeitgeber kann den Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 135 Euro der Lohnsteuerpauschalierung mit 15 % unterwerfen. Durch den pauschalen Lohnsteuerabzug unterliegt der Fahrtkostenzuschuss nicht dem Sozialversicherungsabzug. Einfache Entfernung 30 km 52

50 Fahrtkostenzuschuss: Öffentliche Verkehrsmittel und Jobtickets Leistet der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann die Lohnsteuer bis zur Höhe der dem Arbeitnehmer entstehenden Aufwendungen mit 15 % pauschaliert werden. Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern monatliche Jobtickets, können diese im Rahmen der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze darf u. a. nur dann angewendet werden, wenn die Fahrberechtigungen auch tatsächlich monatlich an den Arbeitnehmer ausgehändigt oder elektronisch freigeschaltet werden. Jahresfahrscheine erfüllen daher regelmäßig nicht die Voraussetzungen für die lohnsteuerfreie Gewährung. 53

51 Beispiel: Jobticket Der Arbeitgeber gibt an seine Arbeitnehmer monatlich Jobtickets für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Der Preis für ein monatliches Jobticket, den der Arbeitgeber aufwenden muss, beträgt 50 Euro. Der Arbeitgeber vereinbart mit den Arbeitnehmern eine Zuzahlung in Höhe von monatlich 4 Euro. Preis für ein Jobticket/Monat 50 Euro./. Bewertungsabschlag von 4% - 2 Euro 48 Euro./. Zuzahlung des Arbeitnehmers - 4 Euro = Geldwerter Vorteil im Monat 44 Euro Ergebnis: Sofern die Arbeitnehmer keine weiteren auf die 44-Euro-Freigrenze anrechenbaren Sachbezüge erhalten, bleibt der geldwerte Vorteil für das Jobticket steuer- und sozialversicherungsfrei. 54

52 Barzuschüsse zur Internetnutzung Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten Internetzugang auch für berufliche Zwecke, kann der Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz nach der sog. Telefonkostenregelung gewähren. Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Barzuschüsse zur Internetnutzung sind als Auslagenersatz lohnsteuerfrei, wenn die Aufwendungen für die beruflichen Zwecke im Einzelnen nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber kann ohne weitere Prüfung bis zu 20 % des vom Arbeitnehmer vorgelegten Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro monatlich lohnsteuerfrei ersetzen. Pauschalbesteuerung ohne Einzelnachweis Ohne Vorlage eines Einzelnachweises können Barzuschüsse zur Internetnutzung mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Pauschalbesteuerung ist möglich, soweit der vom Arbeitnehmer erklärte Betrag 50 Euro im Monat nicht übersteigt. Die schriftliche Erklärung muss der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren. 55

53 Gesundheitsförderung Steuerfreibetrag von 500 Euro Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung sind bis zu einem Freibetrag von 500 Euro im Jahr je Arbeitnehmer steuerfrei ( 3 Nr. 34 EStG). Begünstigte Maßnahmen Durch die Steuerbefreiung können Arbeitgeber ihren Beschäftigten verstärkt Maßnahmen auf der Grundlage der gesundheitsfachlichen Bewertungen der Krankenkassen anbieten. Hierunter fallen u.a. folgende Maßnahmen: Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates, gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung, psychosoziale Belastung, Stress (Förderung individueller Kompetenzen der Stressbewältigung am Arbeitsplatz, gesundheitsgerechte Mitarbeiterführung), Suchtmittelkonsum (rauchfrei im Betrieb, Nüchternheit am Arbeitsplatz). Zu den begünstigten Maßnahmen zählen beispielsweise auch unentgeltliche Massagen der Mitarbeiter während der Arbeitszeit und Aufwendungen des Arbeitgebers für Schutzimpfungen (z.b. gegen Grippe). 56

54 Beispiel: Gesundheitsförderung Beispiel 1: Zur Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen am Bewegungsapparat lässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einmal wöchentlich im Betrieb während der Arbeitszeit Massagen verabreichen. Den Arbeitnehmer entsteht hierdurch ein geldwerter Vorteil in Höhe von 300 Euro im Jahr. Ergebnis: Die Massagen sind als Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung steuerund sozialversicherungsfrei. Beispiel 2: Ein Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern einen externen Kurs zur Stressbewältigung und Vermeidung von Burnout an. Die Kosten des Kurses betragen 250 Euro je Mitarbeiter. Ergebnis: Die Teilnahme der Arbeitnehmer an den Kurs ist steuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Praktische und technische Umsetzung z.b. unter 57

55 Getränke zum Verzehr im Betrieb Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Erfrischungsgetränke (z.b. Mineralwasser, Tee und Kaffee), die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind als Aufmerksamkeiten steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt auch für unentgeltliche oder verbilligte Getränke aus einem im Betrieb aufgestellten Getränkeautomaten. Hinweis: Die Steuerfreiheit ist nicht gegeben, wenn Getränke vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zum häuslichen Verzehr kostenlos oder verbilligt überlassen werden. 58

56 Kindergartenzuschüsse Steuerfreiheit von Bar- und Sachleistungen Bar- oder Sachleistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Betreuung) von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen zählen nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Die Steuerfreiheit umfasst auch die unentgeltlich oder verbilligte Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern von Arbeitnehmern in einem Betriebskindergarten. Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist, dass der Kindergartenzuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. 59

57 Kindergartenzuschüsse Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Kindergartenzuschüsse: Steuerfrei sind ausschließlich Leistungen zur Unterbringung einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern. Bezüglich der Frage, ob bzw. wann Schulpflicht besteht wurde im Rahmen der Lohnsteuer- Änderungsrichtlinien 2015 zur Vereinfachung neu geregelt, dass von nicht schulpflichtigen Kindern ausgegangen werden kann, solange diese noch nicht eingeschult sind. Die Steuerfreiheit gilt auch für Leistungen, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 60

58 Beispiel: Kindergartenzuschüsse Ein Arbeitgeber möchte einer Arbeitnehmerin nach Ende der Elternzeit die Wiederaufnahme der Arbeit erleichtern. Der Arbeitgeber vereinbart mit der Arbeitnehmerin, dass er die Kosten für die Unterbringung des Kindes im örtlichen Kindergarten zusätzlich zum Gehalt der Arbeit-nehmerin erstattet. Die Kindergartenbeiträge betragen 180 Euro im Monat. Ergebnis: Der Kindergartenzuschuss von 180 Euro im Monat ist steuer- und sozialversicherungsfrei, da der Arbeitgeber den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet. Die Arbeitnehmerin hat dem Arbeitgeber einen Nachweis über die Kindergartenbeiträge im Original zu übergeben. Der Nachweis ist zu den Lohnunterlagen der Arbeitnehmerin zu nehmen. 61

59 Mahlzeiten: Kantinenessen Abgabe von Mahlzeiten in Form von Kantinenessen Für die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten an Arbeitnehmer, kommen arbeitstägliche Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber betriebenen Kantine (sog. Kantinenessen) in Betracht. Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert Die Abgabe von Kantinenessen an Arbeitnehmer ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei der Abgabe einer Kantinenmahlzeit nicht, wenn der Arbeitnehmer eine Eigenbeteiligung mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts leistet. Maßgebliche Sachbezugswerte 2018 Ab dem gelten für Kantinenessen folgende amtliche Sachbezugswerte: für ein Frühstück 1,73 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen je 3,23 Euro. 62

60 Mahlzeiten: Essensmarken/Restaurantschecks Abgabe in Form von Essensmarken und Restaurantschecks Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert besteht nicht nur bei der Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb, sondern auch bei der Abgabe von Essensmarken oder Restaurantschecks für Gaststätten oder vergleichbare Einrichtungen, die nicht vom Arbeitgeber selbst betrieben werden. Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert Die Bewertung der Mahlzeit mit dem Sachbezugswert setzt voraus, dass tatsächlich Mahlzeiten (Lebensmittel nur, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet sind) abgegeben werden, für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird, der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und die Essensmarken nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben. 63

61 Mahlzeiten: Maximaler Verrechnungswert Essenmarken/Restaurantschecks Die steuerliche Bewertung der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert ist maßgeblich davon abhängig, dass der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt. Somit ergibt sich für das Kalenderjahr 2018 ein maximaler Verrechnungswert für eine Essensmarke in Höhe von 6,33 Euro (Sachbezugswert Mittagessen 3,23 Euro + 3,10 Euro). Beispiel: Ein Arbeitgeber schließt im Jahr 2018 mit einem Restaurant einen Rahmenvertrag für die Entgegennahme von Essensgutscheinen. Auf den Restaurantschecks ist ein Wert von 6,33 Euro ausgewiesen. Ergebnis: Wird vom Nettolohn des Arbeitnehmers der Sachbezugswert von 3,10 Euro je Mahlzeit einbehalten, ergibt sich kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil für die eingelöste Essenmarke. 64

62 Mahlzeiten: Monatliche Abgabe von Essenmarken/Restaurantschecks Abgabe von max. 15 Essensmarken im Monat Der Arbeitgeber kann auf die Überwachung der genauen Abwesenheitstage verzichten, wenn er pro Arbeitnehmer nicht mehr als 15 Essensmarken im Monat ausgibt und die Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt nicht mehr als drei Arbeitstage im Monat eine Auswärtstätigkeit ausüben. Beispiel: Ein Arbeitgeber gibt im Jahr 2018 zu Beginn jeden Monats 15 Essensmarken an seine Arbeitnehmer aus, die in einer bestimmten externen Gaststätte eingelöst werden können. Die Arbeitnehmer gehen keiner Auswärtstätigkeit nach. Auf den Essenmarken ist ein Verrechnungspreis von 6,33 Euro angegeben. Der Arbeitgeber behält bei den Lohnabrechnungen den maßgeblichen Sachbezugswert in Höhe von 3,10 Euro für 15 Mahlzeiten vom Nettolohn ein. Insgesamt also einen monatlichen Betrag von (3,23 Euro x 15 =) 48,45 Euro. Ergebnis: Die Abgabe der Essensmarken ist steuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Da die Arbeitnehmer nicht mehr als 15 Essensmarken im Monat erhalten, ist eine Überwachung der Abwesenheitsstage je Mitarbeiter und eine eventuelle Rückforderung von Essensmarken nicht erforderlich. 65

63 Das neue Reisekostenrecht Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts sind seit folgende Änderungen in Kraft getreten: Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird erstmals im Einkommensteuergesetz gesetzlich definiert und durch die Bezeichnung erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Verpflegungspauschale: Für eintägige Dienstreisen von weniger als 24 Stunden gibt es nur noch eine Pauschale von 12 Euro bereits bei einer Mindestabwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden. Bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden (Zwischentag) beträgt die Pauschale 24 Euro. Übernachtungskosten: Die Dauer der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit, wird auf max. 48 Monaten festgesetzt. Im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können Mietaufwendungen für den Zweithaushalt unabhängig von der Größe der Wohnung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen bis zu einem Betrag von max Euro im Monat steuerfrei gezahlt werden. 66

64 Erstattungsfähige Reisekosten Erstattungsfähige Reisekosten Unter den Begriff Reisekosten werden alle Kosten zusammengefasst, die durch eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Zu den vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähigen Reisekosten zählen: Fahrtkosten, Kosten der Übernachtung, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten. 67

65 Reisekosten: Fahrtkosten für berufliche Fahrten Bei Benutzung eines Arbeitnehmer-Fahrzeugs (Pkw) kann der Arbeitgeber zeitlich unbeschränkt pauschal 0,30 Euro für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer steuerfrei ersetzen. Die seit gültigen pauschalen Kilometersätze für die steuerfreie Erstattung von beruflich veranlassten Fahrten betragen: Fahrzeug Kraftwagen (Pkw) andere motorbetriebene Fahrzeuge/Motorroller Kilometersatz (Euro pro gefahrenen km) 0,30 Euro 0,20 Euro 68

66 Reisekosten: Verpflegungsmehraufwendungen Seit dem Jahr 2014 gibt es nur noch eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen (12/24 Euro). Bei mehrtätigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung entfällt zudem die Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit für den An- und Abreisetag. Die Dauer der Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen ist für die gleiche Auswärtstätigkeit auf einen Zeitraum von drei Monaten beschränkt (sog. Dreimonatsregelung). mehr als 8 Std. Abwesenheitsdauer An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit) Verpflegungspauschalen (Inland) 12 Euro 12 Euro 24 Std. (sog. Zwischentage) 24 Euro 69

67 Reisekosten: Verschärfte Regelungen bei Mahlzeitengewährung Mit BMF-Schreiben vom regelt die Finanzverwaltung, dass zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nun auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung erfolgten unentgeltlichen Mahlzeiten gehören, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Ab 2014 kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.b. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit (z.b. anlässlich eines Seminars) gereicht wird, eine Mahlzeit sein, die zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. 70

68 Reisekosten: Übernachtungskosten Fallen im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Übernachtungskosten an, kann der Arbeitgeber diese Aufwendungen dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten und zwar entweder mit den tatsächlich nachgewiesenen Kosten der Übernachtung ohne Frühstück (z.b. lt. Hotel- oder Pensionsrechnung), ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit den länderweise unterschiedlichen Übernachachtungspauschbeträgen. Ersetzt der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung, sind diese stets anhand von Einzelnachweisen (z.b. Hotelrechnungen) zu belegen. Die maximale Dauer der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten anlässlich derselben beruflichen Auswärtstätigkeit, wurde seit auf max. 48 Monaten festgesetzt. 71

69 Reisekosten: Reisenebenkosten Sofern dem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit sonstige Reisenebenkosten z.b. Parkplatzgebühren, Aufwendungen für Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbenutzungsgebühren, beruflich erforderliche Telekommunikationskosten (Telefon, Fax, Internet) anfallen, können diese vom Arbeitgeber in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. 72

70 Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf Ab 2015 sind Dienstleistungen durch Fremdfirmen im Auftrag des Arbeitgebers, die den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen beraten oder hierfür Betreuungspersonen vermitteln (ohne Berücksichtigung eines Höchstbetrages) lohnsteuerfrei. Ebenfalls ab 2015 lohnsteuerfrei sind kurzfristige Betreuungsleistungen für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige, wenn diese aus zwingenden beruflich veranlassten Gründen erforderlich werden. Entsprechende Arbeitgeberleistungen zur kurzfristigen Betreuung sind nur bis zu einem Höchstbetrag von jährlich 600 Euro lohnsteuerfrei. 73

71 Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf Voraussetzungen für die steuerfreie Gewährung Die Arbeitgeberleistungen müssen zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Es müssen Belege für den Nachweis der zweckmäßigen Verwendung geführt und zum Lohnkonto genommen werden Die kurzfristige Betreuung beschränkt sich auf Kinder, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder die wegen einer vor dem 25. Lebensjahr eingetretenen Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten sowie auf pflegebedürftige Angehörige. Zwingende beruflich veranlasste Gründe, die eine kurzfristige Betreuung notwendig machen sind z. B. dienstlich veranlasste Fortbildungsmaßnahmen, zwingende berufliche Einsätze zu außergewöhnlichen Dienstzeiten. 74

72 Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf Beispiel 1: Eine Arbeitnehmerin beendet im Februar 2018 aus dringenden beruflichen Gründen vorzeitig ihre Elternzeit. Für die erforderliche Betreuung ihres Kleinkindes wendet sich die Arbeitnehmerin an ein Dienstleistungsunternehmen, das ihr eine geeignete Betreuungsmöglichkeit vermittelt. Für die Vermittlung fallen Kosten i. H. von 750 Euro an. Ergebnis: Der Arbeitgeber kann die anfallenden Kosten für die Inanspruchnahme des Dienstleistungsunternehmen i. H. von 750 Euro als zusätzliche Leistung steuerfrei übernehmen. Beispiel 2: Eine Teilzeitarbeitnehmerin mit einem neunjährigen Kind muss aufgrund eines kurzfristigen Großauftrags ihre Arbeitszeit vorübergehend auf Vollzeit aufstocken. Für die Betreuung des Kindes am Nachmittag im Haushalt der Arbeitnehmerin durch eine Tagesmutter fallen Kosten in Höhe 800 Euro an. Ergebnis: Der Arbeitgeber kann die aufgrund außergewöhnlicher beruflicher Gründen notwendige Betreuung des Kindes anfallenden Kosten i. H. von 600 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei übernehmen. Ein darüber hinausgehender Ersatz durch den Arbeitgeber i.h. von 200 Euro (800 Euro abzgl. Freibetrag von 600 Euro) wäre der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht zu unterwerfen. 75

73 Umzugskosten Umzugskosten, die dem Arbeitnehmer durch einen beruflich veranlassten Wohnungswechsel entstehen, können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Ein Wohnungswechsel ist beruflich veranlasst, wenn durch ihn eine erhebliche Verkürzung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eintritt und die verbleibende Wegezeit im Berufsverkehr als normal angesehen werden kann, der Umzug im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird, insbesondere beim Beziehen einer Dienstwohnung, die aus betrieblichen Gründen bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist, um z. B. deren jederzeitige Einsatzmöglichkeit zu gewährleisten, er aus Anlass der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit, des Wechsels des Arbeitgebers oder im Zusammenhang mit einer Versetzung durchgeführt wird oder der eigene Hausstand zur Beendigung einer doppelten Haushaltsführung an den Beschäftigungsort verlegt wird. 76

74 Umzugskosten Erstattungsfähige Umzugskostenvergütungen Liegt ein beruflich veranlasster Umzug vor, so kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Umzugskosten in Höhe des Betrags steuerfrei ersetzen, wie sie nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden können. Grundsätzlich zählen zu den Umzugskostenvergütungen folgende Aufwendungen: Beförderungsauslagen ( 6 BUKG), Reisekosten ( 7 BUKG), Mietentschädigung ( 8 BUKG), andere Auslagen ( 9 BUKG), Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen ( 10 BUKG), Auslagen ( 11 BUKG). 77

75 Umzugskosten: Pauschvergütungen Werden die tatsächlichen Umzugskosten vom Arbeitnehmer nicht einzeln nachgewiesen, kann der Arbeitgeber lediglich die steuerlich zulässigen Pauschvergütungen, z.b. für sonstige Umzugsauslagen erstatten. Der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen für Verheiratete bei Beendigung des Umzugs ab : Euro. Der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen beträgt für Ledige bei Beendigung des Umzugs ab : 746 Euro. Der Pauschbetrag erhöht sich für Kinder und andere Personen (nicht aber der Ehegatte), die zur häuslichen Gemeinschaft gehören. Diese Pauschale beträgt je Person ab : 337 Euro. Für die Anerkennung umzugsbedingter Unterrichtskosten für ein Kind nach 9 Abs. 2 BUKG beträgt die Pauschale bei Beendigung des Umzugs ab : Euro. 78

76 Überlassung einer Unterkunft oder Wohnung Unterscheidung zwischen Unterkunft und Wohnung Bei der Unterbringung von Arbeitnehmern ist zwischen Unterkunft und Wohnung zu unterscheiden. Die Nutzung einer Wohnung bzw. Unterkunft durch den Arbeitnehmer ist in beiden Fällen stets steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wohnung Eine Wohnung wird definiert, als eine in sich geschlossene Einheit von Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Es muss eine eigene Wasserver- und -entsorgung, eine eigene Küche oder eine vergleichbare Kochgelegenheit sowie eine zur Wohnung gehörende Toilette vorhanden sein. Geldwerter Vorteil: In Höhe der ortsüblichen Miete. Unterkunft Stellt der Arbeitgeber Wohnraum zur Gemeinschaftsnutzung (z.b. in Personalunterkünften oder Wohnheimen) zur Verfügung, handelt es sich im Normalfall um eine Unterkunft. Geldwerter Vorteil: In Höhe des Sachbezugswerts für Unterkunft (Jahr 2018: 226 Euro/Monat) 79

77 Vermögensbeteiligungen Förderung der Mitarbeiterkapitalbeteiligung Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Vermögensbeteiligungen durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer ist bis zu einem Höchstbetrag von 360 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Die Möglichkeit zum Erwerb von Vermögensbeteiligung muss allen Mitarbeitern eingeräumt werden, die seit mindestens einem Jahr in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis stehen. Die Steuerbefreiung gilt für die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung der Vermögensbeteiligung als Sachbezug. Geldleistungen sind nicht begünstigt. Steuerfrei sind nur Vermögensbeteiligungen am Unternehmen des Arbeitgebers (= direkte Beteiligung), wobei jedes konzernzugehörige Unternehmen als Unternehmen des Arbeitgebers gilt. 80

78 Warengutscheine Voraussetzungen für die steuerfreie Abgabe von Warengutscheinen Ob es sich bei einem Warengutschein um Bar- oder Sachlohn handelt, entscheidet sich nach der neuen BFH-Rechtsprechung danach, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber arbeitsrechtlich beanspruchen kann. D.h. haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer arbeitsrechtlich vereinbart, dass der Arbeitnehmer gegen Vorlage des Warengutscheins ausschließlich eine Sache beziehen kann und er hierbei kein Wahlrecht hat, sich anstelle der Ware den Barwert auszahlen zu lassen, liegt im Rahmen der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuer- und in der Folge sozialversicherungsfreier Arbeitslohn vor. Problem der praktischen Umsetzung Mögliche Lösung PrePaid Kreditkarten 81

79 Sachbezug vs. Gehaltserhöhung ein Beispiel Gutschein im Wert von 44 Euro (steuer- und sozialversicherungsfrei) Gehaltserhöhung um 44 Euro netto Gehalt brutto 3.000,00 Euro Gehalt brutto 3.000,00 Euro Sachbezug 44,00 Euro Erhöhung brutto 88,62 Euro Gehalt netto 1.931,40 Euro Gehalt netto 1.931,40 Euro Arbeitgeber- Kosten 44 Euro* monatliche Ersparnis des Arbeitgebers ca. 61,84 Euro Arbeitgeber-Kosten ca. 105,84 Euro* (Mehrkosten 88,62 Euro zzgl. Arbeitgeber-Anteile für Sozialversicherung 17,22 Euro) *Grundlage: Euro Gehalt, Steuerklasse 1, individuell abweichend 82

80 Unterschiedliche Anbieter am Markt Prepaid- Kreditkarten monetäre Gehaltsextras als Euro-Betrag aufgeladen alle Akzeptanzstellen Gutscheinkarten monetäre Gehaltsextras als Euro-Betrag aufgeladen ausgewählte Akzeptanzstellen Portallösung sämtliche Gehaltsextras abbildbar Mitarbeiter muss sich im Portal anmelden, um Gehaltsextras einzulösen Nischenanbieter Abbildung eines/ weniger Gehaltsextras oft digitale Angebote von Start-up-Firmen Erfolgreiche Umsetzung z.b. über : 83

81 Beispiel: Tankgutschein Der Arbeitgeber übergibt einem Arbeitnehmer monatlich und zusätzlich zum Gehalt einen Benzingutschein über Super Benzin mit einem aufgedruckten Wert von höchstens 44 Euro, der bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen ist. Weitere anrechenbare Sachzuwendungen erhält der Arbeitnehmer nicht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben schriftlich geregelt, dass der Mitarbeiter mit dem Warengutschein ausschließlich eine Sachleistung und keinen Barlohn beanspruchen kann. Ergebnis: Da es neben der Beachtung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze lediglich darauf ankommt, was der Arbeitnehmer arbeitsrechtlich beanspruchen kann, kann der Tankgutschein lohnsteuer- und in der Folge sozialversicherungsfrei abgeben werden. Hinweis: Leider recht aufwendig in der Verwaltung und Umsetzung. 84

82 Warengutscheine Auch Geldbetrag kann begünstigter Sachbezug sein Ein im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze begünstigter Sachbezug kann auch dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der besonderen Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise (für Sachleistungen) zu verwenden. Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einmal monatlich und zusätzlich zu seinem Gehalt einen Betrag von 40 Euro mit der Auflage, hierfür Benzin für seinen privaten Pkw zu erwerben. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet monatlich einen Tankbeleg vorzulegen. Ergebnis: Es handelt sich um einen Sachbezug in Form der Hingabe eines Geldbetrags mit besonderer Verwendungsauflage. Die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge ist anwendbar, sofern der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung dem Arbeitgeber anhand des Belegs nachweist. Der Nachweis ist jeden Monat erneut erforderlich. 85

83 Werbung auf Arbeitnehmer-Fahrzeugen Vereinzelt haben Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer angeboten auf den Arbeitnehmerfahrzeugen Werbeaufkleber aufzubringen. Für diese Arbeitgeberwerbung erhalten die Arbeitnehmer eine Vergütung. Die Finanzverwaltung ging bisher in den überwiegenden Fällen davon aus, dass es sich bei diesen zusätzlichen Zahlungen nicht um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, sondern um sonstige Einkünfte ( 22 Nr. 3 EStG) handelt, die bis zu einem Jahresbetrag von 255 Euro nicht einkommensteuerpflichtig sind. Die Finanzverwaltung hält an dieser großzügigen Auslegung nicht mehr in allen Fällen uneingeschränkt fest. Sofern solche Werbeflächen-Mietverträge für Fahrzeugwerbung nur mit den eigenen Arbeitnehmern abgeschlossen und fremden Dritten nicht ernsthaft angeboten werden, nimmt die Finanzverwaltung nunmehr steuerpflichtigen Arbeitslohn an. Der Jahresfreibetrag i. H. v. 255 Euro soll in diesem Fall nicht anwendbar sein. Wichtig: Bitte klären Sie die Maßnahmen vorab mit dem steuerlichen Berater. 86

84 Zukunftssicherung: Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung Betriebliche Altersversorgung Betriebliche Altersversorgung liegt immer dann vor, wenn einem Arbeitnehmer aus Anlass seines Arbeitsverhältnisses Leistungen der Alters-, Invaliditäts- oder Hinterbliebenenversorgung vom Arbeitgeber zugesagt werden. Die betriebliche Altersversorgung kann über die folgenden fünf Durchführungswege erfolgen: Direktzusagen, Unterstützungskassen, Pensionskassen, Pensionsfonds, Direktversicherungen. Das Prinzip der nachgelagerten Besteuerung wurde auf alle fünf Durchführungswege ausgedehnt. Das bedeutet, dass Altersvorsorgebeiträge in der Ansparphase steuerfrei gestellt werden und erst die darauf beruhenden späteren Rentenzahlungen voll besteuert werden. 87

85 Zukunftssicherung: Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung Steuerfreiheit von Beiträgen an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung Der steuer- und damit auch sozialversicherungsfreie Höchstbetrag für Beiträge des Arbeitgebers an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder für eine Direktversicherung beträgt für das Jahr 2015 bundesweit Euro (= 4 % der RV-BBG/West 2015 von Euro). Der zusätzliche steuerfreie Höchstbetrag nach 3 Nr. 63 Satz 3 EStG für Neuzusagen (= Versorgungszusagen, die nach dem erteilt worden sind), beträgt auch für das Kalenderjahr 2015 unverändert Euro. Der Erhöhungsbetrag von Euro ist lohnsteuerfrei aber sozialversicherungspflichtig. 88

86 Zukunftssicherung: Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung Entgeltumwandlung zu Gunsten einer betrieblichen Altersversorgung Von einer Entgeltumwandlung spricht man, wenn der Arbeitnehmer auf bestimmte Teile des Gehalts (z.b. auf Teile des Weihnachts- oder Urlaubsgeldes) verzichtet und dieser Teil zum Erwerb einer Anwartschaft auf betriebliche Altersversorgung verwendet wird. Seit dem haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung. Für das Kalenderjahr 2018 können 8 % (bisher 4 %) von Euro und damit bis zu max Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei umgewandelt werden. Dafür entfällt der bisherige Aufstockungsbetrag in Höhe von zusätzlich Euro. Förderung BAV im Niedriglohnsektor (bis Euro Brutto / Monat ). Wenn der Arbeitgeber mind. 240 / max. 480 im Jahr finanziert, werden 30 % als stattlicher Zuschuss über die Lohnsteuer-Anmeldung erstattet. 89

87 Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Müssen Arbeitnehmer in der Nacht oder an Sonn- oder Feiertagen arbeiten, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit hierfür steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zu gewähren. Grundsätzliche Voraussetzungen für die steuerfreie Gewährung sind, dass die Zuschläge für Arbeit in den begünstigten Zeiten, für tatsächlich geleistete Arbeit sowie neben dem Grundlohn und somit zusätzlich zum regulären Lohn oder Gehalt gezahlt werden. Hinweis: Durch die in 3b EStG geregelte Steuerfreiheit, soll die Bereitschaft der Arbeitnehmer erhöht werden, zu diesen ungünstigen Arbeitszeiten tätig zu werden. 90

88 Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Höhe der maximalen Zuschlagssätze Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacharbeit sind innerhalb bestimmter Grenzen steuerund sozialversicherungsfrei. Die maximalen steuerfreien Zuschlagssätze betragen wie folgt: für Nachtarbeit: 25 % (von 20 Uhr bis 6 Uhr) bzw. 40 % (von 0 Uhr bis 4 Uhr, bei Arbeitsbeginn vor 0 Uhr); für Sonntagsarbeit: 50 % (als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am Montag von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit an den gesetzlichen Feiertagen: 125 % (als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit des auf den Feiertag folgenden Tages von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde); für Arbeit an Weihnachten: am 24. Dezember ab 14 Uhr und am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai 150 %. 91

89 Beispiel: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Ein Bäcker arbeitet in der Nacht von Montag auf Dienstag von 22 Uhr bis 6 Uhr des folgenden Tages. Der Stundenlohn beträgt 21 Euro. Die Bäckerei kann dem Arbeitnehmer folgenden Nachtzuschlag zusätzlich zum Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen: Arbeit von 22 Uhr 0 Uhr: 2 Std. x 21 Euro = 42 Euro x 25 % = 10,50 Euro Arbeit von 0 Uhr 4 Uhr: 4 Std. x 21 Euro = 84 Euro x 40 % = 33,60 Euro Arbeit von 4 Uhr 6 Uhr: 2 Std. x 21 Euro = 42 Euro x 25 % = 10,50 Euro Nachtzuschlag gesamt 54,60 Euro 92

90 Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Zahlung der Zuschläge zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn Eine weitere Voraussetzung für die steuerfreie Gewährung ist, dass die Zuschläge zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gezahlt werden müssen. Das bedeutet, dass eine Herausrechnung von Zuschlägen aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn bzw. eine Umwandlung von Lohn oder Gehalt die Steuerfreiheit grundsätzlich ausschließt. Beispiel: Auf Grund eines schriftlichen Arbeitsvertrags schuldet ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer, der regelmäßig auch in der begünstigten Nachtzeit arbeitet, einen Monatsbruttolohn von Euro. Der Arbeitgeber erfährt nachträglich von der Möglichkeit der Gewährung steuerfreier Nachtzuschläge und zahlt mit der nächsten Lohnabrechnung einen steuerpflichtigen Monatslohn in Höhe von Euro und einen steuerfreien Zuschlag für Nachtarbeit in Höhe von 300 Euro aus. Ergebnis: Obwohl der Arbeitnehmer regelmäßig in der begünstigten Nachtzeit arbeitet und entsprechende Arbeitszeitnachweise geführt werden, erfüllen die Nachtzuschläge nicht die Voraussetzungen für die Lohnsteuerfreiheit, weil der Zuschlag nicht neben dem regulären Arbeitslohn gezahlt worden ist, sondern eine Herausrechnung aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Lohn stattgefunden hat. 94

91 Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Keine Steuerfreiheit bei pauschalen Zuschlägen ohne Einzelabrechnung Der BFH hat wiederholt entschieden, dass pauschale Zuschläge, die ein Arbeitgeber ohne Rücksicht auf die Höhe der tatsächlich erbrachten Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit an einen Arbeitnehmer leistet, nur dann steuerfrei sind, wenn sie als Abschlagszahlungen oder Vorschüsse auf eine spätere Einzelabrechnung geleistet werden. Die steuerfreien Zuschläge müssen vor der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung und somit spätestens bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. beim Ausscheiden des Arbeitnehmers anhand Einzelaufzeichnungen abschließend errechnet und den Pauschalzahlungen gegenüber gestellt werden. Besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten Die tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit ist grundsätzlich im Einzelfall schriftlich nachzuweisen. Als geeignete Nachweise kommen hierfür in Betracht: Stundenzettel, Stechkarten, Fahrtenschreiber oder detaillierte Schichtpläne. 95

92 Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen Arbeitgeber Steuerkanzlei Anbieter für Gehaltsextras Arbeitnehmer geeignete Gehaltsextras und Anbieter auswählen Gehaltsextras über den Anbieter abwickeln und bei der Lohnabrechnung berücksichtigen richtet Gehaltsextras für die Mitarbeiter ein profitiert vom Gehaltsextra und kann es nutzen Plan für die Umsetzung erstellen Nicht alle Möglichkeiten in einem Schritt umsetzen Für jeden Arbeitnehmer mit der besten Variante starten Wir übernehmen für Sie den organisatorischen Aufwand Sie benötigen keine fachliche Kapazität 96

93 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit