ZMI Handbuch Projektplanung und -bearbeitung

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1 ZMI Handbuch Projektplanung und -bearbeitung Version: 1.0

2 Handbuch Herausgeber Zentrum für Medien und IT ANSCHRIFT: HAUS-/ZUSTELLADRESSE: Zentrum für Medien und IT Universitätsstr. 21, Hagen TELEFON: +49 (23 31) ADRESSE: henning.mohren@fernuni-hagen.de VERSION: 1.0 AUTOR(EN): Esther Berg Thomas Berkel Andreas Homrighausen Henning Mohren Oliver Schönwald Bernhard Vogeler Copyright 2007 FernUniversität in Hagen Zentrum für Medien und IT Handbuch Version: 1.0 Seite 2 von 15

3 Änderungsübersicht Datum Änderung Version Status Handbuch Version: 1.0 Seite 3 von 15

4 Inhaltsverzeichnis Handbuch...2 Inhaltsverzeichnis...4 Abbildungsverzeichnis Projektplanung Die wesentlichen Projektschritte Projektskizze Bedarfsanalyse Machbarkeitsstudie Projektauftrag Projektdurchführung...10 Abkürzungsverzeichnis...11 Referenz- und zugeordnete Dokumente...12 Anhang 1 Beispiel für eine Projektskizze...13 Anhang 2 Projektauftrag...14 Anhang 2.1 Schema zum Projektauftrag...14 Anhang 2.2 Beispiel für einen Projektauftrag...15 Inhaltsverzeichnis Version: 1.0 Seite 4 von 15

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1-1: Struktur des Zentrums für Medien und IT und Projektorganisation...6 Abbildung 2-1: Projektschritte...7 Abbildungsverzeichnis Version: 1.0 Seite 5 von 15

6 1 Projektplanung Das Zentrum für Medien und IT an der FernUniversität in Hagen ist strukturell in einer Center of Competence- / Servicecenter-Struktur (CC/SC) aufgestellt. Dadurch werden in den jeweiligen Organisationseinheiten Kompetenzen gebündelt. Im Rahmen der Projektbearbeitung werden die am Projekt beteiligten Beschäftigten, die im Regelbetrieb den CC/SC zugeordnet sind für die Dauer des Projekts zu einem Projektteam zusammengestellt. Nach Projektende kehren sie dann in den Regelbetrieb ihres CC/SC zurück. Abbildung 1-1: Struktur des Zentrums für Medien und IT und Projektorganisation Dabei können Beschäftigte unterschiedlichen Projekten zugeordnet sein. Das vorliegende Handbuch hat das Ziel, die Projektorganisation zu beschreiben und allen an Projekten beteiligten Personen einen Leitfaden an die Hand zu geben, der die wesentlichen Projektschritte beschreibt und beispielhaft dokumentiert. Projektplanung Version: 1.0 Seite 6 von 15

7 2 Die wesentlichen Projektschritte Projekte werden im Zentrum für Medien und IT im Wesentlichen in fünf Schritten abgearbeitet: Jedes Projekt beginnt mit der Projektidee, die in einer Projektskizze erfasst wird. Anhand dieser Skizze wird abgeschätzt, ob ein Bedarf für die vorgelegte Idee im Kundenkreis des ZMI vorhanden ist. Im Anschluss prüft die Machbarkeitsstudie, ob eine Umsetzung des Projekts sinnvoll ist. Bei positiver Prüfung startet der Projektauftrag die eigentliche Durchführung des Projekts. Abbildung 2-1: Projektschritte 2.1 Projektskizze Die Projektskizze basiert auf einer Projektidee. Diese Idee kann durch Beschäftigte des ZMI und durch Kunden des ZMI entstehen und auf verschiedenen Kanälen an das Zentrum für Medien und IT herangetragen werden. Projektideen werden im Center of Competence Prozessunterstützung (CC PU) kanalisiert. Dort entsteht unter Federführung des CC PU die Projektskizze. Die Projektskizze enthält den Namen des Kunden/Ideengebers die Funktion des Kunden/Ideengebers eine kurze Schilderung des Problems, aus dem die Projektidee entstanden ist das Ziel, das mit Umsetzung des Projekts verfolgt wird eine Angabe, was durch Umsetzung des Projekts neu entsteht eine Angabe, was an bestehenden ZMI Produkten durch das Projekt geändert wird. Ein Beispiel für eine Projektskizze befindet sich im Anhang. Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 7 von 15

8 2.2 Bedarfsanalyse Das Zentrum für Medien und IT ist Serviceprovider für seine Kunden. Dadurch können Projekte nur dann umgesetzt werden, wenn sie breiten Kundenkreisen zugute kommen. Um festzustellen, welcher Kundenkreis an der Umsetzung eines Projekts interessiert ist, wird unter Zuhilfenahme der Projektskizze eine Bedarfsanalyse im Kundenkreis des Zentrums für Medien und IT durchgeführt. Durchführendes Organ der Bedarfsanalyse sind die Account-Manager des ZMI unter Federführung und Anleitung des CC PU und des Produktverantwortlichen (PV) des ZMI. Im Rahmen der Bedarfsanalyse sind vor allem folgende Fragestellungen von Interesse: Wie ist der Bedarf für den jeweils angesprochenen Kunden einzuschätzen? Wie ist der Bedarf für die FernUniversität einzuschätzen? Gibt es Alternativen zu dem durch die Projektskizze angeregten Projekt? Gibt es Pflichten zur Umsetzung des vorgeschlagenen Projekts (z.b. Gesetzesforderungen)? Ergebnis der Bedarfsanalyse ist eine Bewertung der Antworten auf obige Fragen mit dem Ziel abzuschätzen, ob der Kundenkreis breit genug für eine Umsetzung des Projekts ist und damit das Projekt rentabel durchzuführen ist. 2.3 Machbarkeitsstudie Auf der Grundlage der durchgeführten Bedarfsanalyse wird unter Federführung des Entwicklungsleitkreises (ELK) eine Machbarkeitsstudie erstellt. Die Machbarkeitsstudie definiert die in der Projektskizze geforderten und durch die Bedarfsanalyse ggf. modifizierten Kernfunktionalitäten schlägt eine technische Basis für die Realisierung des Projekts vor stellt fest, welche anderen Produkte durch die Durchführung des Projekts beeinflusst werden können schätzt die zur Durchführung erforderlichen Voraussetzungen ab erstellt einen groben Zeit- und Ressourcenplan, der für die Durchführung des Projekts erforderlich ist. Sie formuliert somit die geschätzten Kosten und den Nutzen der Realisierung der Projektidee, kalkuliert die erforderlichen Kapazitäten usw. und wägt ab, ob das Projekt ins Leben gerufen werden soll. 2.4 Projektauftrag Nach positiver Aussage der Machbarkeitsstudie wird der Projektauftrag erstellt. Für ZMI-interne Projekte liegt die Federführung beim Entwicklungsleitkreis (ELK), ZMI-externe Projekt bearbeitet das Center of Competence Prozessunterstützung federführend. Jeder Projektauftrag enthält ein Lastenheft, das die wesentlichen zu erfüllenden Projekttätigkeiten enthält (Projektziele mit Erfolgs- und Vermeidungskriterien Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 8 von 15

9 sowie Priorisierung). Eine erste grobe Version des Projektplans ist ebenso enthalten. Das Projektteam wird in diesem Papier definiert unter Zugrundelegung der Kapazitätsplanung der beteiligten Center of Competence / Servicecenter. Wesentlich für den Start des Projekts ist das Vorliegen sämtlicher Projektmittel ab dem Zeitpunkt, zu dem der Projektauftrag wirksam wird. Ein Beispiel für einen Projektauftrag ist im Anhang zu finden. Der Projektauftrag wird vor Beginn der Projektes vom Kunden sowie der Geschäftsführung des ZMI unterschrieben. Damit beginnt die Phase der Projektdurchführung. Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 9 von 15

10 3 Projektdurchführung Die Durchführung des Projekts obliegt dem federführenden Center of Competence / Servicecenter. Daher kann dieses Handbuch, das allgemeine Gültigkeit für das Zentrum für Medien und IT besitzt, keine Anleitung für die Projektdurchführung geben. Das Organisationsmodell für die Projektdurchführung liegt in der Kompetenz des federführenden Center of Competence / Servicecenters und ist daher dort zu entwickeln. Grundsätzlich startet parallel zur Projektdurchführung auch der Prozess der Qualitätssicherung, der in einem anderen Dokument definiert ist. Dieser Prozess definiert auch die Übergabe des Projekts in den Regelbetrieb des Zentrums für Medien und IT bzw. an den Auftraggeber. Projektdurchführung Version: 1.0 Seite 10 von 15

11 Abkürzungsverzeichnis AE BT CC ELK PU PV SC ZMI Anwendungsentwicklung Basistechnologie Center of Competence Entwicklungsleitkreis Prozessunterstützung Produktverantwortlicher Servicecenter Zentrum für Medien und IT Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 11 von 15

12 Referenz- und zugeordnete Dokumente Hier sind alle Referenzen und Dateien der Dokumente aufgeführt, die zu diesem Dokument in wesentlicher Beziehung stehen. Zugeordnete Dokumente Nr. Referenz Dateiname Bemerkung [1] Beispiel Erweiterung der Datenpflegeschnittstelle im LVU-System, Oliver Schönwald [2] Handbuch: Auftragsbearbeitung im Zentrum für Medien und IT, Autor, Version, Stand [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] Fallbeispiel- Projektauftrag.pdf Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 12 von 15

13 Anhang 1 Beispiel für eine Projektskizze Kunde: Funktion: Prof. Dr. Meier Inhaber des Lehrstuhls für Quantenphysik Problem: Ziel: Neu: Änderung: Erfassung von und Zugriff auf Leistungsdaten der Studierenden Fremderfassung von Leistungsdaten und Abfragemöglichkeit im Internet Webbasiertes Auskunftssystem Accessbasiertes System Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 13 von 15

14 Anhang 2 Projektauftrag Anhang 2.1 Schema zum Projektauftrag Projektname: Ausgangssituation: Projektziel: Auftraggeber Zielsetzung Was soll das Projekt erreichen? Welche Veränderungen sollen bewirkt werden? Erfolgskriterien An welchen nachprüfbaren Eigenschaften wird der Erfolg des Projekts festgemacht? Vermeidungskriterien Welche nachprüfbaren Eigenschaften sollen oder müssen vermieden werden? Priorisierung Wenn das Projektziel mehrere Eigenschaften umfasst, dürfen einige davon evtl. ganz wegfallen oder in geringerer Qualität umgesetzt werden, ohne den allgemeinen Erfolg in Frage zu stellen? Nutzen: Nutzeffekt durch Erreichen des Projektziels (Übernahme aus der Kosten/Nutzen-Analyse der Machbarkeitsstudie?) Kosten: Aufwand zum und durch Erreichen des Projektziels Voraussichtliche Rentabilität: langfristiger Vorteil des Projektes evtl. Erläuterung des Beobachtung/Verifikation der Rentabilität (messbarer Nutzen, messbare Kosten) Risiken: zum Projektbeginn bereits erkennbare Probleme/Engpässe (z.b. Unklarheiten/Änderungen der Ziele und Anforderungen, Abweichungen der Entwicklung von zeitlichen und inhaltlichen Zielsetzungen...) Lösungsplan zur Behebung/Umgehung der beschriebenen Probleme/Engpässe (Gegenmaßnahme, Mitwirkende, Aufwand/Kosten) Meilensteinplan: Projektstart Meilensteine, falls bereits bekannt (Kick-Off-Meeting, Pflichtenheft, Spezifikation, Übergabe, Release). Projektende (falls bereits bekannt) Projektorganisation: Projektauftrag Version: 1.0 Seite 14 von 15

15 Projektleiter Projektteam (inkl. eng beteiligter Kunden) Information und Kommunikation Präsentationsweise (z.b. BSCW, Projektwebsite), Kommunikationsweise/verfahren (z.b. Präsenzveranstaltungen, Mailinglisten, Telefonkonferenzen), Protokoll- und Berichtswesen, jeweils mit Benennung der zuständigen Personen und evtl. Verfügbarkeitsbedingungen (erforderliche Ausstattung, frühester Zeitpunkt der Verfügbarkeit). Sonstige Beteiligte (interne Berater/Abteilungen, ggf. mit Vermerk werden im Laufe des Projektes durch... hinzugezogen ) Rahmenbedingungen: Abgrenzung (Was gehört nicht zum Projekt?) Schnittstellen zu anderen Projekten, Systemen, Abteilungen Vorschriften, gesetzliche Rahmenbedingungen, die bei dem Projekt zu beachten sind Mitwirkungspflichten, bestimmte Zuständigkeiten Anhang 2.2 Beispiel für einen Projektauftrag Beispiel Erweiterung der Datenpflegeschnittstelle im LVU-System, Oliver Schönwald Projektauftrag Version: 1.0 Seite 15 von 15