Organisation und Projektmanagement. Marketingleiter - Verkaufsleiter 2015/2016. Modul 6. Samstag, 28. November 2015

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1 Organisation und Projektmanagement Marketingleiter - Verkaufsleiter 2015/2016 Modul 6 Samstag, 28. November 2015

2 Agenda Modul 6 - Projetplanung Lernziele Nach der Bearbeitung dieses Moduls können Sie die wichtigsten Rollen und Aufgaben innerhalb einer Projektorganisation nennen eine den Anforderungen eines Projekts entsprechende Projektorganisation vorschlagen den Zweck des Projektstrukturplans erklären Gliederungsprinzipien für ein Projekt vorschlagen die Inhaltselemente einer Arbeitspaketbeschreibung nennen eine Ablauf- und Terminplanung auf ihre Vollständigkeit beurteilen die Teilschritte der Einsatzmittelplanung vornehmen einen einfachen Kostenplan entwerfen Compendio «Organisation und Projektmanagement», Auflage 2014, Kapitel

3 Projektmanagement Auszug der Wegleitung - SMC Der Kandidat kann die spezifischen Merkmale und Erfolgsfaktoren von Projekten sowie des Projektmanagement erklären und fallbezogen anwenden die verschiedenen Projektorganisationsformen sowie deren Vor- und Nachteile erklären und begründete Empfehlungen für die Gestaltung von Projektorganisationen und die Zusammensetzung des Projektteams abgeben für ein spezifisches Projekt den Projektauftrag formulieren und einen detaillierten Projektplan erstellen geeignete Methoden und Instrumente vorschlagen und einsetzen sinnvolle Massnahmen der Berichterstattung und des Controllings erarbeiten die im Zusammenhang mit der Einführung eines Projekts zu erwartenden Schwierigkeiten abschätzen und sinnvolle Einführungsmassnahmen erarbeiten 3

4 Projektmanagement Projektorganisation Die Projektorganisation soll das zielgerichtete Zusammenwirken der am Projekt Beteiligten sicherstellen für die Dauer des Projekts stabile Rahmenbedingungen schaffen Dazu braucht es die Bildung zweckmässiger Stellen mit entsprechenden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung Zuordnung der Stellen zu den Instanz-Ebenen Wahl einer geeigneten Organisationsform (siehe auch Kapitel 4, Seite 42: Aufbauorganisation, Stellenbildung, Funktionsbeschreibungen.) 4

5 Projektorganisation Instanzen-Ebenen eines Projekts 5

6 Projektorganisation Instanzen-Ebenen eines Projekts übergeordnete, strategische Aufgaben operative Projektführung operative Abwicklung Umsetzung der Projektziele 6

7 Projektorganisation Rollen und Instanzen Auftragegeber Er hat die wichtigste Lenkungsrolle und kontrolliert somit laufend den Projektfortschritt (Gesamtverantwortung). Projektausschuss Projektleiter Lenkungsgremium entscheidet unter Vorsitz des Auftraggebers über die Ergebnisse der einzelnen Phasen (Meilensteine). Plant und führt das Projekt (Initialisierung, Teilprojektleiter bestimmen, Projektstruktur erstellen, Projektfortschritte kontrollieren, Stakeholder-Management betreiben, Abnahme der Ergebnisse sicherstellen, Abschluss des Projekts gewährleisten ) Project Office Entlastet die Projektleitung in administrativen Belangen. Projekt- Sie sind der wesentliche Erfolgsfaktor, da sie mit ihrer mitarbeitende Fachkompetenz, Innovationskraft und Engagement das Projektergebnis direkt beeinflussen. 7

8 Projektorganisation Reine Projektorganisation (Linien-Projektorganisation) Projektleiter hierarchisch sehr hoch angesiedelt Projektleiter ist hierarchischer Vorgesetzter für strategisch bedeutende Projekte 8

9 Projektorganisation Stabs-Projektorganisation (Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination) Der Projektleiter hat eine Stabsfunktion inne hat keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse koordiniert das Projekt 9

10 Projektorganisation Stabs-Projektorganisation (Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination) Vorteile geringere Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts kostengünstig und zeitsparend einfachere Rekrutierung der Projektmitarbeitenden keine Wiedereingliederung nach Abschluss nötig Mitarbeitende können in mehreren Projekten aktiv sein Nachteile schwer steuerbar Projektleiter muss um Kapazitäten der Projektmitarbeitenden kämpfen oft dadurch zeitliche Verzögerungen Identifikation der Projektmitarbeitenden geringer 10

11 Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Projektmitarbeitende bleiben den Linienvorgesetzten unterstellt Der Projektleiter hat für die Dauer des Projekts im Rahmen der Projektaufgaben Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse Die Organisation kann zu Zielkonflikten führen 11

12 Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Vorteile der Projektleiter ist entscheidungs- und weisungsbefugt geringere Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts kostengünstig und zeitsparend einfachere Rekrutierung der Projektmitarbeitenden keine Wiedereingliederung nach Abschluss nötig Mitarbeitende können in mehreren Projekten aktiv sein Nachteile die Projektmitarbeitdenden haben zwei Vorgesetzte der Projektleiter muss mit dem Linienvorgesetzten mit langfristigem Fokus kommunizieren «gute» Mitarbeitende werden von beiden Seiten stark beansprucht Linienvorgesetzte kann Projekt «torpedieren» 12

13 Projektorganisation Wahl der geeigneten Organisationsform 13

14 Gewichtung Projektorganisation Gewichtete Nutzwertanalyse (Beispiel) Kriterium Reine PO Matrix-PO Stabs-PO Punkte Total Punkte Total Punkte Total Bedeutung für Unternehmen 30% Risiko der Zielereichung 20% Projektdauer 40% Mitarbeitereinsatz 10% Summe 100% Punkte: 5 = zwingend, 4 = sehr bedeutend, 3 = bedeutend, 2 = wenig bedeutend, 1 = nicht bedeutend 14

15 Projektstrukturplan (PSP) 15

16 Zweck des Projektstrukturplans (PSP) Die Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt bis ein weiteres zerlegen unnötig wird diese Stufe bezeichnet man als Arbeitspaket Damit wird sichergestellt, dass keine Aufgaben übersehen oder vergessen werden jede Aufgabe nur einmal bearbeitet wird jede Aufgabe an der logisch richtigen Stelle bearbeitet wird 16

17 Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP) Gruppierung auf bis zu 4 Ebenen Vier Gliederungsprinzipien nach: Objekte, Funktionen, Projektphasen, gemischte Gliederung 17

18 Projektstrukturplans Gliederung nach Objekten 18

19 Projektstrukturplans Gliederung nach Funktionen 19

20 Projektstrukturplans Gliederung nach Projektphasen 20

21 Projektstrukturplans gemischte Gliederung 21

22 Projektstrukturplans Strukturelemente kennzeichnen 22

23 Projektstrukturplans Arbeitspakete beschreiben (siehe Teilnehmerunterlagen) 23

24 Ablauf- und Terminplanung verknüpfte Arbeitspakete 24

25 Vorgangsliste (Beispiel) Abb

26 Vorgangsliste (Beispiel) 26

27 Vorgangsknoten-Netzplan MPM (Metra-Potenzial-Methode) Abb grafische Darstellung der chronologisch angeordneten Arbeitspakete dadurch jedes Arbeitspaket im Kontext des Projekts sichtbar 27

28 Vorgangsknoten-Netzplan MPM (Metra-Potenzial-Methode) kritischer Pfad: FA/SA +FE/SE jeweils identisch 28

29 Übung Netzplantechnik In dieser Übung wird Schritt für Schritt ein Netzplan erstellt. Sie enthält folgende Aufgaben: Anordnung von Vorgängen auf Basis einer Vorgangsliste Durchführung der Vorwärtsrechnung zur Ermittlung der frühesten Lage der Vorgänge Durchführung der Rückwärtsrechnung zur Ermittlung der spätesten Lage der Vorgänge Berechnung der Pufferzeiten Ermittlung des kritischen Pfads 29

30 Übung Netzplantechnik: Vorgangsliste Ausgangspunkt ist eine Vorgangsliste, die die Vorgangsnummern, die jeweiligen Vorgänger und die Zeitdauer in Tagen enthält: Nr. Vorgänger Dauer in Tagen , 3, ,

31 Übung Netzplantechnik: leere Vorgangsknoten Ziel ist die Erstellung eines Netzplanes, der aus den Vorgangsknoten mit all ihren Angaben besteht. Im ersten Schritt sind diese Vorgangsknoten noch nicht angeordnet und enthalten keine Daten: Nr. FA Z SA Z GP FP D FE Z SE Z Nr. D FAZ FE GP FP Arbeitspaketnummer Dauer Frühste Anfangszeit (SAZ: späteste AZ) Früheste Endzeit (SEZ: späteste EZ) Gesamtpuffer Freier Puffer 31

32 Übung Netzplantechnik: Auftrag 1 Ordne diese Vorgangsknoten so an, wie in der Vorgangsliste definiert! Hinterlege Vorgangsnummer und Vorgangsdauer gemäss untenstehender Vorlage (oberste Zeile)! Nr. FA Z SA Z GP FP D FE Z SE Z 32

33 Beispiel: Ausbildung zum eidg. dipl. ML/VL 33

34 Zeitplanung Balkendiagramm Balkendiagramm: ermöglicht gute Übersicht Projekttitel: Projektstart: Dauer in Dez Dez Dez Jan Jan Feb Feb Mär Nr. Aufgabe Start Wochen Ende Teilprojekt Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Teilprojekt Aufgabe Aufgabe Aufgabe

35 Kostenplanung 35

36 Transferaufgaben Module Selbststudium: Nachbearbeitung des Stoffes der Module 5 und 6, Compendio S Selbststudium: Bearbeiten der Wiederholungsfragen Kapitel 6, Seite 90; Kapitel 7, Seite 96; Kapitel 8, Seiten 104/105; Kapitel 9, Seite 115; Kapitel 10, Seite 125; Kapitel 11, Seite 135; Kapitel 12, Seite 143 Mini-Fallstudien: Reorganisation (Indabag), Seite 212 Projekt anstossen (Immo AG) Terminplanung (Prototyp eines Klaviers) Fallstudie: Sägerei Zeissner AG, Prüfung 2014, Abgabe im Januar Übung Netzplantechnik: wiederholen und vertiefen! 36

37 Organisation und Projektmanagement» Modul 7 und 8 Organisationsmethodik (Projektmanagement) Samstag, 29. April 2016