BEDIENUNGSANLEITUNG R.O.E. RISK

Transkript

1 BEDIENUNGSANLEITUNG R.O.E. RISK

2 Um Ihnen die Erstellung und Überarbeitung von von Gefährdungsbeurteilungen zu erleichtern haben wir für Sie die R.O.E. RISK Excel Vorlage entwickelt. Diese lässt sich mit einer handelsüblichen Version von Microsoft Excel ab der Version 2003 auf Ihrem PC einsetzen. Die Nachfolgende erläutert Ihnen die Funktionen und Bedienelemente der Vorlage sowie die einzelnen Schritte, die Sie bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen müssen. Der chronologische Ablauf in der Bedienung wird mit Zahlen gekennzeichnet. Bedienelemente hingegen werden mit Buchstaben gekennzeichnet. Für eine fehlerfreie Bedienung müssen die Makro Funktionen unter Microsoft Excel aktiviert sein. Bitte arbeiten Sie sich bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung systematisch von einer Tabelle zur nächsten, beginnend mit dem Deckblatt. Tabelle Deckblatt 1. Eingabe der Beschäftigen die von der Gefährdungsbeurteilung betroffen sind (z. B. Elektrofachkräfte, Elektrotechnisch unterwiesene Personen, usw.). Eingabe des Bereiches in dem die Beschäftigten tätig sind (z. B. Instandhaltung, Produktion, usw.). Beschreibung der Tätigkeit (z. B. Arbeiten unter Spannung, Instandhaltung, usw.) Beschreibung der Anlagen / Arbeitsmitteln an denen die Tätigkeit ausgeführt wird (z. B. Niederspannungsschaltanlagen bis 1000 V, Produktionsanlagen, usw.) 2. Eingabe der Anschrift des Unternehmens bzw. Standortes, an dem die Gefährdungsbeurteilung gültig sein soll. 3. Namen der Personen, die für die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung verantwortlich sind und an deren Erstellung mitgewirkt haben (z. B. Name des Anlagenbetreibers, der verantwortlichen Elektrofachkraft, der Fachkraft für Arbeitssicherheit, usw.) Info: Die in die Maske eingegeben Namen erscheinen automatisch bei der Ausgabe auf der Schlussseite und müssen die Gefährdungsbeurteilung unterschreiben. Wichtig: Betätigen Sie bitte anschließend die Eingabe der Daten mit dem Button aktualisieren. a b c Bedienung: a. Fügen Sie durch Betätigen des Bedienelements Logo ändern ihr Firmenlogo ein. Dieses erscheint dann bei einer späteren Ausgabe der Gefährdungsbeurteilung im PDF Format in der Kopfzeile. b. Nach Abschluss der Eingaben auf einer Tabellenseite betätigen Sie bitte das Bedienelement aktualisieren. Dadurch werden Ihre Eingaben in die nächste Tabelle übernommen. c. Über das Bedienelement speichern (PDF) können Sie die Gefährdungsbeurteilung als pdf-datei ausgeben bei deaktivierter Überarbeitung wird in diesem Fall eine Ausgabe/Revision: 0 Seite: 2 von 11

3 neue Version erstellt. Beachten Sie die dazugehörigen Hinweise gemäß der Punkte g) und h). Ausgabe/Revision: 0 Seite: 3 von 11

4 Tabelle Gefaerdungsfaktoren 4. Wählen Sie hier die einzelnen möglichen Gefährdungsfaktoren aus, durch Eingabe der Zahl 1 wählen Sie einen Punkt aus, durch Eingabe der Zahl 0 wieder ab. Info: Für jeden ausgewählten Gefährdungsfaktoren müssen im nächsten Schritt Maßnahmen definiert werden. Wichtig: Betätigen Sie bitte anschließend die Eingabe der Daten mit dem Button aktualisieren. d e 4 Bedienung: d. Mit dieser Funktion können Sie alle Gefährdungsfaktoren auf 1 setzen. e. Mit dieser Funktion können Sie alle Gefährdungsfaktoren auf 0 setzen. Ausgabe/Revision: 0 Seite: 4 von 11

5 Tabelle Gefaerdungsbeurteilung 5. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Art der Gefahrenquelle aus. Info: Es ist möglich jedem Gefährdungsfaktor 14 Gefahrenquellen mit zugehöriger Maßnahme zuzuordnen. Für elektrische Gefährdungen besteht die Möglichkeit 49 Gefahrenquellen zuzuweisen. 6. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Art der Maßnahme aus (z. B. Technisch, Organisatorisch, Persönlich). Info: Entsprechen der aktuellen rechtlichen Anforderungen haben technische Schutzmaßnahmen immer Vorrang vor organisatorischen, diese wiederum vor persönlichen Schutzmaßnahmen (TOP-Prinzip). 7. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Maßnahme aus, die Sie im Zuge der notwendigen Minimierung der Gefährdung als geeignet ansehen. Info: Wählen Sie nicht nur Maßnahmen aus, deren Umsetzung noch nicht erfolgt ist, sondern auch solche Schutzmaßnahmen die bereits umgesetzt wurden. Dies erhöht die geforderte Nachvollziehbarkeit im Zuge des Prozesses der Erstellung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilungen. f g h Bedienung: f. Über die Funktion Inhalte löschen werden alle Inhalte der Tabelle Gefährdungsbeurteilung gelöscht. g. Bei aktivierter Funktion Überarbeitung EIN, erfolgt bei der PDF Ausgabe keine Versionierung der Gefährdungsbeurteilung und die Dokumente verfügen dann zusätzlich über ein Wasserzeichen. Info: Alle unter R.O.E. RISK bereitgestellten Dokumente erhalten Sie mit aktivierter Überarbeitung (EIN). h. Bei aktivierter Funktion Überarbeitung AUS, erfolgt bei der PDF Ausgabe ein Versionierung und das Wasserzeichen wird entfernt. Wichtig: Die zur Verfügung gestellten Dokumente sind Vorlagen, die auf die Belange des Unternehmens angepasst werden müssen. Ausgabe/Revision: 0 Seite: 5 von 11

6 Info: Tabelle Gefaerdungsbeurteilung 8. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion den Verantwortlichen für die Umsetzung der Schutzmaßnahme aus. Wenn keine der im Dropdown-Menü vordefinierten Rollen zutreffend ist, so setzen Sie bitte ---. Sie haben dann weiterführend die Möglichkeit ihre spezifische Verantwortlichkeit im Feld Namen zu definieren. Info: Betreiber, bezieht sich im Allgemeinen auf den Eigentümer z. B. Unternehmer. Der Betreiberbegriff mit vorgenannten Wortlaut entspricht damit einer Gewerke übergreifenden und damit umfassenden Sichtweise. Die Abkürzung ANLB bezieht sich auf den bestellten Anlagenbetreiber für elektrotechnische Anlagen nach VDE Diese Person, in der Regel ist dies die verantwortliche Elektrofachkraft, tritt damit in die Betreiberverantwortung ein und zieht weitere Schnittstellenbetrachtungen ein, welchen auch an dieser Stelle Rechnung getragen wird. 9. Tragen Sie den Namen des Verantwortlichen sowie den Termin für die Umsetzung der Maßnahme ein. 10. Setzen Sie den Umsetzungsstatus (z. B. erledigt, beauftragt, offen, usw.) Info: Bei Auswahl der Zeichenfolge --- oder des Begriffes offen wird die betreffende Maßnahme im Zuge der Auswertung der Gefährdungsbeurteilung vollautomatisch in der Übersicht umzusetzender Maßnahmen ausgegeben und stellt damit eine maßgebliche Erleichterung beim innerbetrieblichen Maßnahmenmanagement in Bezug auf die Gefährdungsbeurteilungen dar. 11. Beurteilen Sie das Risiko des Gefährdungsfaktors vor der Umsetzung der Maßnahmen anhand der Risikomatrix (Siehe Info). 12. Beurteilen Sie das voraussichtliche Risiko des Gefährdungsfaktors nach Umsetzung der Maßnahmen anhand der Risikomatrix (Siehe Info). Wichtig: Bestätigen Sie die eingegeben Daten nach Ihrer Eingabe mit dem Button aktualisieren Ausgabe/Revision: 0 Seite: 6 von 11

7 Tabelle Gefaerdungsbeurteilung Ausgabe/Revision: 0 Seite: 7 von 11

8 Tabelle Massnahmen Nach erfolgter Aktualisierung, erstellt R.O.E. RISK für Sie automatisch eine Übersicht aller noch offenen beziehungsweise umzusetzenden Maßnahmen. Darin werden die im Vorfeld eingegebenen Daten übernommen. Diese Maßnahmenmatrix soll Ihnen bei der Umsetzung und Dokumentation der noch erforderlichen Maßnahmen helfen. Wichtig: Nach Umsetzung der Maßnahmen sollte die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden. Damit tragen Sie den in den einschlägigen Regelwerken geforderten Aktualisierungsvorgaben Rechnung und installieren ihr R.O.E. RISK als kontinuierlichen und lebendigen Prozess im Unternehmen. Tabelle Unterweisungen Nach erfolgter Aktualisierung, erstellt sich automatisch eine Übersicht aller Maßnahmen die mit einer Unterweisung oder Qualifizierungsmaßnahme verbunden sind. Diese sind zu konkretisieren. 13. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Art der Unterweisung aus. Info: Erstunterweisung wenn es sich um das Erreichen einer Basisqualifikation (z. B. Erstunterweisung zur Elektrotechnisch unterwiesenen Person) handelt. Wiederholungsunterweisung bei wiederkehrenden Unterweisungen (z. B. jährliche Sicherheitsunterweisung. Erstunterweisung, Wiederholungsunterweisung bei Unterweisungen die vor einer Bestellung/ Beauftragung erfolgen müssen und dann regelmäßig zu wiederholen sind (z. B. Erhalt der Fachkunde einer Elektrofachkraft), Schulungen bei umfangreichen Maßnahmen (z. B. Ausbildung zur Elektrofachkraft für festgelegte Tätigkeiten). 14. Geben Sie das Intervall für die Unterweisungen ein (z. B. jährlich, 3 Jahre, einmalig, usw.) Ausgabe/Revision: 0 Seite: 8 von 11

9 Tabelle Pruefungen Nach erfolgter Aktualisierung, erstellt sich automatisch eine Übersicht aller Maßnahmen die aus einer Prüfung bestehen. Diese sind zu konkretisieren. 15. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Art der Prüfung aus (z. B. Besichtigung, Erprobung, Messung, oder alle). 16. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion den Umfang der Prüfung aus (z. B. Ordnungsprüfung, Sichtprüfung, Nahprüfung Info: Wählen Sie Ordnungsprüfung, wenn nur die Dokumentation zu prüfen ist, Nahprüfung, wenn z. B. auch Wartungsöffnungen genutzt werden sollen und Detailprüfung, wenn Werkzeug zur Anwendung kommen muss. 17. Geben Sie das Intervall für die Prüfung ein (z. B. nach Instandhaltung, jährlich, 4 Jahre, usw.). 18. Wählen Sie über die Drop-Down Funktion die Qualifikation der Prüfers aus (z. B. Sachkundiger, Sachverständiger, befähigte Person, usw.) Ausgabe/Revision: 0 Seite: 9 von 11

10 Tabelle Version 19. Bei aktivierter Funktion Überarbeitung AUS (Tabelle Gefaerdungsbeurteilung ) und erfolgter erstmaliger Speicherung als PDF wird in dieser Tabelle die Versionierung angegeben. Die Eintragungen werden automatisch vorgenommen. 20. Es werden die Namen der Ersteller aus dem Deckblatt automatisch übernommen. Nach erzeugter PDF, sollte diese ausgedruckt und von den Erstellern im Unterschriftenfeld unterzeichnet werden. 21. Tragen Sie den Ort ein, an dem die Gefährdungsbeurteilung erstellt wurde. i j Bedienung: i. Über die Funktion Historie verwerfen" kann die gesamte Versionierung gelöscht werden. Dies erfordert die Eingabe eines Passworts (30900roe). Info: Diese Funktion wurde programmtechnisch eingebracht, um bereits erstellte Gefährdungsbeurteilungen als Vorlage für weitere zu erstellende Gefährdungsbeurteilungen zu verwenden und mit einer neuen Versionierung zu beginnen, sowie für den Fall, dass durch häufige Aktualisierungen die Tabelle Versionierung ausgeschöpft ist. Wichtig: Erstellen Sie eine PDF Ausgabe der Gefährdungsbeurteilung bevor Sie die Historie verwerfen um Ihrer Dokumentationspflicht nachzukommen. j. Das Schaltelement X dient allein administrativer Funktion und ist passwortgeschützt. Wichtig: Sollten Sie die Passwortsperre umgehen und die Admin-Funktionen aktivieren, besteht die Möglichkeit die Funktionen der R.O.E. RISK Excel-Vorlage zu beeinträchtigen. Ausgabe/Revision: 0 Seite: 10 von 11

11 PDF Ausgabe 22. Nach Erstellung der Gefährdungsbeurteilung sollten Sie diese als PDF Datei ausgeben. Dies erfolgt über das Bedienelement speichern (PDF). 23. Bei aktivierter Funktion Überarbeitung AUS(Tabelle Gefärdungsbeurteilung ) erfolgt eine Abfrage bezüglich des Änderungsgrundes (z. B. Ersterstellung, Änderung der Anlage, Maßnahmenumsetzung, Wiederkehrende Überarbeitung). Dieser wird in die Versionierung übernommen. Info: Sie sollten regelmäßig Ihre Gefährdungsbeurteilung prüfen (Empfehlung alle 2 Jahre) und in diesem Zuge eine neue Versionierung durchführen. 24. Geben Sie Ihren Namen ein. Dieser wird in die Versionierung übernommen Ausgabe/Revision: 0 Seite: 11 von 11