CHANGE² BEI DER STADT MANNHEIM. Ein Jahr Verwaltungsmodernisierung in Rückblicken

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1 CHANGE² BEI DER STADT MANNHEIM Ein Jahr Verwaltungsmodernisierung in Rückblicken 2011

2 Sehr geehrte Damen und Herren, mit dem Jahr 2011 liegt eine weitere Etappe auf dem Weg der Modernisierung unserer Stadtverwaltung hinter uns. Der Ansatz unseres CHANGE²- Programms: Weg von traditionellen Steuerungsmodellen hin zu einem mehr wirkungsorientierten Verwaltungshandeln. Dabei entsteht eine Stadtpolitik, die an gemeinsamen strategischen Zielen ausgerichtet ist. Wir arbeiten auch am Wandel in unserer Unternehmenskultur, verdichtet formuliert in dem Motto gemeinsam mehr bewirken. Einige Höhepunkte des Jahres 2011 haben wir hier zusammengefasst, indem wesentliche Aspekte des Veränderungsprozesses herausgegriffen und schlaglichtartig nebeneinandergestellt wurden. Als punktuelle Eindrücke von CHANGE² sollen sie sich zu einem schlüssigen Gesamtbild fügen. Im Jahr 2011 mussten sich viele der über CHANGE²- Vorhaben eingeführten Einheiten und Ansätze bei der Stadtverwaltung Mannheim auch neuen Herausforderungen stellen: Erstmals kamen alle Bezirksbeiräte zu einer Großkonferenz zusammen und erarbeiteten gemeinsam Anforderungen zur Stärkung dieses wichtigen Forums lokaler Demokratie. In der Bürgerbeteiligung zur Konversion und der Verdichtung ihrer Ergebnisse lernen Stadtgesellschaft und Verwaltung neuen Umgang mit Beteiligung, Verbindlichkeit und Gemeinwohl. Innerhalb der Stadtverwaltung fangen neue Ansätze für Personalgewinnung und -auswahl sowie ein stärkerer Schwerpunkt auf Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung an zu greifen. Hervorheben möchte ich an dieser Stelle, dass bei der Aufstellung des Haushaltsplans 2012/13 erstmals den gesamtstädtischen strategischen Zielen sowie den Managementzielen der Dienststellen eine wichtige Rolle als Steuerungsinstrument zukam. Unter dem Stichwort Veränderung messbar machen haben wir einen vierteljährlichen KliMA- Check eingeführt. Diese knappe Pulsbefragung soll Aufschluss darüber geben, ob und inwieweit die Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Rolle spielen. Eine wichtige Anerkennung für die konzertierten Anstrengungen im CHANGE²-Prozess war sicher die Auszeichnung beim internationalen European Public Sector Award (EPSA). Das Projekt der Stadt Mannheim zählte zu den fünf Nominierten in der Hauptkategorie Smart Public Service Delivery in a Cold Economic Climate. Insgesamt nahmen 274 Projektvorschläge aus 32 Ländern in drei Kategorien am Wettbewerb teil. Mit dem EPSA-Preis werden alle zwei Jahre innovative und herausragende Verwaltungsleistungen auf europäischer Ebene ausgezeichnet. Ich danke allen sehr herzlich, die den CHANGE²- Prozess auch im vergangenen Jahr getragen und unterstützt haben: den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dem Personalrat sowie dem Gemeinderat. Bedanken möchte ich mich natürlich auch bei unseren zahlreichen externen Kooperationspartnern. Ich würde mich sehr freuen, wenn diese gute Zusammenarbeit mit allen Beteiligten künftig ihre Fortsetzung findet. Ihr Peter Kurz

3 II MÄRZ IIIIIIIII Der Chef-Test Neues Anforderungsprofil für Führungskräfte Die Ergebnisse waren zum Glück nicht so, dass ich jetzt das Gefühl habe, ich müsste sofort meinen Hut nehmen, schmunzelt Dr. Gerhard Mersmann, Leiter des Kompetenzzentrums Managemententwicklung. Er war gewissermaßen in die Rolle des Versuchskaninchens geschlüpft, um zu testen, was künftig gang und gäbe sein soll: Er ließ sich und seine Qualitäten als Chef von seinen Mitarbeitern beurteilen und diskutierte anschließend ausführlich mit ihnen über die Ergebnisse. Grundlage für diesen Selbstversuch war das vom Kompetenzzentrum im Auftrag des Oberbürgermeisters entwickelte Strategische Anforderungsprofil für die Führungskräfte der Stadt Mannheim mit Kriterien für gute Führung. Es steht in engem Zusammenhang mit der Umsetzung der Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit, die alle Dienststellenleiter gemeinsam mit den Dezernenten und dem OB im vergangenen Sommer erarbeitet und verabschiedet haben. I Ein Chef nach Maß? Sandra Hopp und Andreas Müller vermessen Dr. Gerhard Mersmann, Leiter des Kompetenzzentrums Managemententwicklung. I IIII MAI IIIIIII Auch für die Mitarbeiter war das zwar ungewohnt, aber keineswegs unangenehm, wie Sandra Hopp findet. Man selbst kennt es ja, dass man von seinem Vorgesetzten beurteilt wird jetzt lief s mal andersherum. Und Andreas Müller sieht s ganz pragmatisch: Niemand kann sich verbessern, wenn er kein Feedback bekommt oder will! Dass ein Fachbereichs- oder Abteilungsleiter fachlich fit sein muss, ist selbstverständlich. Doch wer sich auf eine solche Position bewirbt, sollte auch Führungsqualitäten mitbringen. Daher hat man jetzt eine Check-Liste mit 15 Kriterien entwickelt, um Bewerber für Führungspositionen danach zu beurteilen. Durch diesen KliMA-Check kommt ein Stein ins Rollen Ergebnisse der ersten Umfrage zu den Leitlinien Ich bin sehr positiv überrascht, dass die Mitarbeiter die Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit schon so gut kennen, freut sich Oberbürgermeister Dr. Peter Kurz angesichts der Ergebnisse des ersten KliMA-Checks. Das zeigt, dass die verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen der letzten Monate bereits gegriffen haben. Der KliMA-Check richtet sich an alle städtischen Mitarbeiter und besteht aus drei Fragen zu Bekanntheitsgrad und Umsetzung der Leitlinien. 30 Prozent der insgesamt angeschriebenen Personen schickten ihre Postkarte an die Universität Mannheim, die unter Leitung von Professor Karsten Müller das Projekt betreut. Das ist ein durchaus akzeptabler Rücklauf mit Luft nach oben, so Tim Wolf von der Projektgruppe. Von den Teilnehmern gaben 61 Prozent an, dass sie die Leitlinien gut oder sogar sehr gut kennen. Dagegen machten nur 14 Prozent ihr Kreuz bei kaum oder gar nicht bekannt. Bei der Frage, wie sie die Umsetzung der Leitlinien in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich einschätzen, entschieden sich die meisten Teilnehmer für den mittleren Bereich der Skala, also ein teils-teils. Bei der Zukunftsprognose für die nächsten drei Monate geht die große Mehrheit (62 Prozent) davon aus, dass sich nichts ändern wird. Tim Wolf: Eine solche Einschätzung ist am Beginn von Klimamessungen normal. Die Teilnehmer müssen erst erleben, dass ihre Rückmeldungen auch zu Handlungen auf der Führungsebene führen. Das genau ist der Punkt, es soll sich etwas ändern: Wir müssen mit diesen Ergebnissen konstruktiv umgehen und daraus Maßnahmen zur besseren Umsetzung der Leitlinien ableiten, sonst bringen alle Umfragen nichts, macht der OB deutlich. Hier sind die Führungskräfte gefordert, in ihren Bereichen im Dialog mit den Mitarbeitern weiterzuarbeiten. Deswegen stellt die Uni, zusätzlich zur gesamtstädtischen Auswertung, auch separate Auswertungen für Dienstellen und Abteilungen zur Verfügung. I Ich war dabei : Norbert Feil vom Eigenbetrieb Abfallwirtschaft hat beim KliMA-Check mitgemacht. I Durch diesen KliMA-Check kommt ein Stein ins Rollen, ist Norbert Kille vom Fachbereich Städtebau überzeugt. Eigentlich wollte er zuerst nicht mitmachen, war skeptisch, was die Anonymität betrifft und hätte Ergebnis-Vergleiche zwischen den Fachbereichen nicht gut gefunden. Aber dann habe ich alles genau durchgelesen und festgestellt, dass der ganze Vorgang sauber abgearbeitet ist da habe ich meine Kreuzchen gesetzt.

4 IIIIII JULI IIIII Da ist einiges aufgebrochen! Frauke Hess moderiert seit zwei Jahren den OB-Mitarbeiterdialog Sie ist eine Externe und trotzdem mittendrin bei CHANGE²: Frauke Hess, Redakteurin beim Rhein-Neckar-Fernsehen, hat seit der ersten Veranstaltung im Juli 2009 alle neun OB-Mitarbeiter-dialoge moderiert. Dazu werden jeweils rund 30 Mitarbeiter per Losverfahren eingeladen, um in lockerer Runde mit dem Oberbürgermeister über den Prozess zu diskutieren. Frau Hess, was hat Sie gereizt, die Moderation der Mitarbeiterdialoge zu übernehmen? Hess: Es war für mich eine große Herausforderung, weil es ja nicht nur um Moderation ging, sondern auch um die Konzeption dieser Gesprächsrunde. Dafür habe ich mich intensiv mit dem CHANGE²-Prozess beschäftigt, von dem ich wirklich begeistert bin. Spannend macht diese Runden, dass die Mitarbeiter aus ganz verschiedenen Ecken der Stadtverwaltung kommen, mit ganz unterschiedlichen Erfahrungen und Blickwinkeln. I Moderatorin Frauke Hess I Haben Sie im Laufe der Zeit eine Entwicklung bei den Gesprächen festgestellt? Hess: Aber ja! Am Anfang waren die Mitarbeiter sehr zurückhaltend, so nach dem Motto mal sehen, was kommt. Doch von Dialog zu Dialog habe ich gemerkt, dass die Leute besser informiert sind und sehr viel offener an die Sache herangehen. Die Mitarbeiter fangen auch an, abteilungsübergreifend zu arbeiten da ist einiges aufgebrochen! Doch es gibt auch heute noch eine gewisse Skepsis, insbesondere was das Thema Umsetzung betrifft. Zum Beispiel die Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie sieht das in der Praxis aus? Was, wenn der Chef da nicht mitmacht? Wie erleben Sie die Mitarbeiter-Reaktionen? Hess: Der Mitarbeiterdialog ist auch ein großartiges Instrument, um Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern auszudrücken. Nach jeder Runde sprechen mich Leute an, wie toll sie es finden, dass sich der OB ganze drei Stunden Zeit für sie nimmt. Und diese 30 Dialog- Teilnehmer sind wichtige Multiplikatoren, die ihren Kollegen von der Veranstaltung berichten. Das darf man nicht unterschätzen. Ihr Tipp für die Zukunft? Hess: Mittlerweile hat auch Bürgermeister Specht die Idee des Mitarbeiterdialogs für sein Dezernat aufgenommen. Ich kann nur jedem Bürgermeister empfehlen, solche Gesprächsrunden einzuführen! Gemeinsam mehr bewirken I Erster Bürgermeister Christian Specht im Gespräch mit Mitarbeitern. I Mitarbeiterdialoge im Dezernat I Wie trage ich mit meiner Arbeit zum Erfolg der Stadt Mannheim bei? unter dieser Leitfrage standen die Change 2 -Mitarbeiterdialoge des Ersten Bürgermeisters Christian Specht. Jeweils 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren per Losverfahren ausgewählt worden, um in einer lockeren Runde über den Change 2 -Prozess zu diskutieren. Den Dialog über Fachbereiche und Hierarchieebenen hinweg moderierte Ralph Kühnl, Redakteur beim Rhein-Neckar- Fern-sehen. Wenn wir uns in der Stadtverwaltung als eine Organisation verstehen und zusammen an unseren Zielen arbeiten, können wir gemeinsam mehr bewirken, erläutert Erster Bürgermeister Specht seine Zielsetzung für die Change 2 - Dialoge. Daher wollte ich meinen Mitarbeitern vor allem verdeutlichen, wie wichtig jeder Einzelne mit seinen Aufgaben und Zielen für das Gelingen des großen Ganzen ist. Das Dezernat I umfasst so unterschiedliche Fachbereiche wie Stadtkämmerei, Steueramt, Feuerwehr und Katastrophenschutz, Immobilienmanagement, Bürgerdienste, IT und Sicherheit und Ordnung. Dementsprechend hat sich das Dezernat vor allem den strategischen Zielen Urbanität stärken, Unternehmen gewinnen und Engagement unterstützen verschrieben. Hinzu kommt die ebenfalls übergreifende Aufgabe, die finanzielle Leistungsfähigkeit der Stadt dauerhaft zu garantieren. Es war sehr interessant, einmal einen Einblick in andere Bereiche zu bekommen, fasst eine Teilnehmerin am Ende der Veranstaltung zusammen und ergänzt: Und ich fand es sehr angenehm, direkt mit dem Ersten Bürgermeister offen über alle Themen sprechen zu können.

5 IIIIIIII SEPTEMBER III Welche Rolle spielt künftig der Bezirksbeirat? I Bis spät in den Abend im Workshop Bezirksbeirat aktiv: Ariane Damm und Mathias Kohler I Verwaltung und Bezirksbeiräte wollen enger zusammenarbeiten Mal geht es um die Belästigung durch angriffslustige Krähen, mal um die Versorgung mit Krippenplätzen für die Kids, mal um das Konzept für eine Ortsumgehung: Bezirksbeiräte beschäftigen sich mit allen möglichen Fragen in ihrem Stadtteil. Dabei haben sie das Ohr IIIIIIIII OKTOBER II nah am Bürger. Wenn die Stadt will, dass die Bezirksbeiräte Bindeglied sind zwischen Bürger und Verwaltung, dann muss man dieses Gremium stärken, meint Gertrud Dorer, die sich schon seit 1989 ehrenamtlich als Bezirksbeirätin engagiert. Deswegen ist es wichtig, dass solche Dinge gemacht werden wie dieses CHANGE²-Projekt. Eine Bürgerstadt will Mannheim werden, und deshalb beschäftigen sich im CHANGE²- Masterplan auch mehrere (Teil-)Projekte, die eng miteinander zusammenhängen, mit diesem Thema. Dazu zählt auch die Reform des Bezirksbeirats. Das große Ziel aller Bemühungen: Zu einem stärkeren gemeinschaftlichen Wirken mit den Bürgern kommen und gemeinsam mit ihnen die Stadtgesellschaft gestalten, um letztlich auch die Identifikation mit der Stadt zu erhöhen. Die Bezirksbeiräte haben viele gute Ideen und Verbesserungsvorschläge, so Ariane Damm, die beim Fachbereich Rat, Beteiligung und Wahlen die Bezirksbeiräte betreut. Wo man die wichtigsten Ansatzpunkte für eine Reform sieht, brachte eine große Umfrage unter allen 204 Bezirksbeiräten zutage. Als wichtiges Thema kristallisierte sich beispielsweise die Unklarheit heraus, worin genau deren Rolle besteht. Als beratendes Gremium hat man manchmal das Gefühl, nur eine Alibifunktion zu erfüllen, sagt Mathias Kohler, der übrigens vor seinem Ruhestand Abteilungsleiter beim Jugendamt war. Das müsste genauer definiert werden und dann in die Satzung und Geschäftsordnung einfließen. Um diese und andere Themen gemeinsam zu diskutieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten, wurden jetzt erstmals alle Bezirksbeiräte zu einem Workshop eingeladen. Dabei arbeiteten bis spät abends über 100 Bezirksbeiräte mit Vertretern der Verwaltung und des Gemeinderats zusammen. Immobilienmanagement: Aus Trio wird Quartett I Das Energie-Quartett : Volker Katzenberger, Michael Schulze, Dieter Frank und Horst Fischer (v.l.n.r.) I Sachgebiet Energiemanagement arbeitet gern zusammen Richtig gut gefällt es Volker Katzenberger im neuen Fachbereich Immobilienmanagement: Ich fühle mich hier pudelwohl!, sagt er schmunzelnd. Seit Sommer 2010 teilt sich der Verwaltungsfachmann aus dem ehemaligen Fachbereich Liegenschaften mit drei Technik- Experten des früheren Fachbereichs Hochbau ein Büro im Collini-Center. Die vier bilden das Sachgebiet Energiemanagement. Zusammengebracht hat das Quartett das CHANGE²-Projekt Aufbau Immobilienmanagement, eines der wichtigsten Projekte im Modernisierungsprozess, aber auch eines, das zweifellos mit gravierenden Startschwierigkeiten verbunden war. Zum 1. April 2010 wurden die FB Liegenschaften und Hochbau zusammengeführt. Mit einigen Ausnahmen ist der FB Immobilienmanagement für alle rund 260 stadteigenen und angemieteten Immobilien zuständig. Damit hat er eine wichtige Innenwirkung für die Stadtverwaltung. Als es um die Bildung des neuen FB Immobilienmanagement ging, war schnell klar, dass Herr Katzenberger zu uns kommt. Das war eine richtig gute Entscheidung, die Konstellation passt perfekt, zieht Michael Schulze, Leiter des Energie-Sachgebiets, Bilanz. Das Trio Michael Schulze, Horst Fischer und Dieter Frank war schon zu Zeiten des FB Hochbau ein eingespieltes Team, arbeitet seit Mitte der 1980er Jahre zusammen. Und ungefähr so lange besteht auch schon ein enger Kontakt zu Volker Katzenberger im FB Liegenschaften. Während die drei Techniker Konzepte und Systeme zur Einsparung von Energie und Wasser in städtischen Gebäuden entwickelten, hatte der Verwalter die Kostenseite im Blick, kontrollierte unter anderem Rechnungen über Verbrauchszahlen. Solche Verbrauchsdaten sind wichtig, um die Wirtschaftlichkeit von Anlagen und Maßnahmen zu überprüfen und damit für weitere Planungen, erläutert Schulze. Wenn Technik und Verwaltung gut zusammenarbeiten, kann das der Stadt so manchen Euro sparen. Zum Beispiel für den Einsatz der so genannten Zählerfernauslesung, eines superexakten Kontrollsystems, das den Energie- und Wasserverbrauch in einem Gebäude auf die Viertelstunde genau anzeigt. Es hilft unter anderem, fehlerhaften Abrechnungen eines Energieversorgers auf die Spur zu kommen und gegebenenfalls Rückforderungen zu stellen. Da geht es manchmal um ganz ordentliche Beträge, einmal waren es Euro, nennt Schulze eine Hausnummer.

6 IIIIIIIII OKTOBER II CHANGE²-Projekte auf dem Prüfstand Qualitätssicherung wichtiger Teil der Projektarbeit Öffentlichkeitsarbeit, Reform der Gemeinderatsarbeit, Internationalisierung: Diese und etliche andere CHANGE²-Projekte sind schon längst abgeschlossen. Aber wie läuft es eigentlich in der Praxis, hat das Projekt überhaupt etwas gebracht? Es ist wichtig, eine gewisse Zeit nach Abschluss und Implementierung kritisch zu betrachten, ob der gewünschte Projekterfolg eingetreten ist, oder ob an bestimmten Stellen nachgesteuert werden muss, sagt Monika Goerner von der Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 (FVA). Deswegen gibt es die so genannte Qualitätssicherung. I Projektmanagerin Monika Goerner I Die Qualitätssicherung ist mittlerweile eine Standard-Phase im CHANGE²-Prozess. Es geht nicht darum, ein Projekt komplett neu aufzurollen, sondern um eine Schnellanalyse des Umsetzungsstands. Diese soll die betroffenen Mitarbeiter möglichst wenig beanspruchen. Die Projektmanager der FVA führen diesen Quali-Check in der Regel zusammen mit den jeweiligen Projektleitungen aus den Dienststellen durch. Das von Projektmanagerin Monika Goerner begleitete Projekt Reform der Gemeinderatsarbeit hat als erstes den Quali-Check durchlaufen. In den kommenden Monaten stehen acht weitere Projekt-Kandidaten auf der Liste. IIIIIIIIII NOVEMBER I CHANGE² schneidet international hervorragend ab Mannheimer Modernisierungsprozess bekommt Anerkennung in Maastricht Es war richtig knapp, aber am Schluss hat dann doch ein Hauch gefehlt zum Sieg: Beim European Sector Award 2011 (EPSA) kam der Mannheimer CHANGE²-Prozess bis ins Finale der letzten fünf, doch die Trophäe ging letztlich an Bilbao. Mannheim erreichte den zweiten Platz. Natürlich hätten wir gerne gewonnen, gibt OB Kurz unumwunden zu. Aber in die Endrunde bei einem so exzellent besetzten Bewerberfeld zu kommen, ist auch schon ein großer Erfolg. Mit dem EPSA-Preis zeichnet das Europäische Institut für öffentliche Verwaltung (EIPA) im niederländischen Maastricht alle zwei Jahre innovative und herausragende Verwaltungsleistungen auf europäischer Ebene aus. Gerd Schick und Patricia Popp waren stellvertretend für die Mannheimer Mitarbeiterschaft ausgewählt worden, an der Preisverleihung sowie dem vorgeschalteten Workshop teilzunehmen. Beide waren von den zwei Tagen in Maastricht sehr beeindruckt. Ich fand es ausgesprochen interessant, mit den anderen Teilnehmern aus Europa Erfahrungen auszutauschen, berichtet Schick. Konkurrenz wie Ausleseverfahren hatten es in sich: 274 Bewerber aus 32 europäischen Ländern waren beim EPSA-Wettbewerb 2011 an den Start gegangen. I David Linse, Leiter des FB 19, Patricia Popp, Ulrich Hörning, Leiter der FVA, Marga Pröhl, Direktorin des EIPA, OB Dr. Peter Kurz, Gerd Schick und Beate Lohmann, Ministerialdirektorin für Verwaltungsmodernisierung im Bundesinnenministerium (v.l.n.r.) I In mehreren Runden hatte man die 15 Besten herausgefiltert: In jeder der drei Kategorien, in denen der Wettbewerb ausgeschrieben war, schafften es fünf Bewerber ins Finale - auch Mannheim. Die Quadratestadt war der einzige deutsche Finalist in der Wettbewerbskategorie Intelligente öffentliche Daseinsvorsorge in einem ökonomisch schwierigen Klima und trat bei der Schlusspräsentation gegen Konkurrenten aus Spanien, Italien und Norwegen an. Bei der Bekanntgabe der Platzierungen hieß es, dass der Mannheimer CHANGE²-Prozess beispielhaft sei für eine ergebnisorientierte Denkweise. Außerdem findet hier eine mustergültige Verknüpfung von Public Management Reformen und Management des Kulturwandels statt, so die EIPA-Direktorin Marga Pröhl.

7 IIIIIIIIII NOVEMBER I Umfrage im Doppelpack: Jede Stimme zählt! I Stefan Grether, Michaela Jakobi, Harald Pfeiffer (alle FB 80), Jörn Fischer-Valldorf (FVA) und Elmar Bourdon (ebenfalls FB 80) I Mitarbeiterbefragung 2011 und KliMA-Check in vollem Gang So einiges Gedränge herrschte an der VeränderBAR, wenn immer wieder ein Schwung Mitarbeiter aus den Aufzügen strömte: Zur Mittagszeit hatte sich die Fachgruppe Verwaltungsarchitektur mit der VeränderBAR, der mobilen Espresso-Theke in Ferrari-Rot, direkt vor den Eingang zur Rathaus-Kantine gestellt. Dort gab es je nach Laune vor oder nach dem Essen die Möglichkeit, einen leckeren kleinen Schwarzen zu genießen. Vor allem aber konnten sich die Mitarbeiter dort über die Umfrage im Doppelpack informieren: die dritte Mitarbeiterbefragung der Stadt Mannheim 2011 mit Fragen zu aktuellen und anstehenden Veränderungen im CHANGE²-Prozess sowie die dritte Runde des KliMA-Checks zu den Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit. Außer im Rathaus war die Veränder- BAR auch in der Kantine des Collini-Centers im Einsatz sowie in verschiedenen Fachbereichen. Mitarbeiterbefragung wie KliMA-Check fanden vom 21. November bis 16. Dezember statt und wurden von der Universität Mannheim durchgeführt selbstverständlich anonym. Nach dem Motto Jede Stimme zählt richteten sie sich an alle Beschäftigten. Damit wirklich jeder mitmachen konnte, gab es beide Umfragen sowohl online als auch per Papier. IIIIIIIIIII DEZEMBER Beim neuen Haushaltsplan war vieles neu Haushalt der Stadt Mannheim 2012/13 beschlossen Zwei Tage debattierte der Gemeinderat der Stadt Mannheim im Dezember, am Ende stand der Doppelhaushalt 2012/2013 fest. Er hat ein Volumen von rund 990 Millionen Euro 2012 und 1,015 Milliarden Euro im Jahr 2013 und wurde erstmalig nach den Regeln des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens (NKHR) aufgestellt, welches in Ressourcenverbrauch und Vermögensbewertung eine höhere Transparenz herstellt. Doch nicht nur das mit insgesamt drei großen Neuerungen kann der Mannheimer Haushaltsplan für den Doppelhaushalt 2012/13 aufwarten: Er wurde dem Gemeinderat bereits Ende Oktober und damit rund drei Monate früher als in den Vorjahren vorgelegt. Er ist der erste Mannheimer Haushalt, der nach dem Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen aufgestellt wurde. Gleichzeitig wurde ein Zielsystem in den Haushaltsentwurf integriert, das Transparenz über die Arbeit der Dienststellen gibt und das Zusammenwirken aller auf ein gemeinsames Ziel hin aufzeigt. Das Neue Kommunale Haushaltsrecht wird den Entscheidungsträgern in Verwaltung und Politik eine bessere Entscheidungs- und Informationsgrundlage geben, erläutert Markus Manhart, Kämmerei-Leiter und Leiter des mit dem NKHR befassten Change²-Projekts. Es ermöglicht eine im Vergleich zur Kameralistik transparentere Darstellung, welche Leistungen eine Kommune erbringt und was diese tatsächlich kosten. Die Umstellung von Kameralistik auf Doppik betrifft übrigens alle Kommunen. Aber Mannheim setzt noch eins drauf: Wir verschränken das Aufstellungsverfahren des Haushaltsplans mit den Management-Zielen der Dienststellen und damit der Strategischen Steuerung, so Chef-Stratege Christian Hübel. Indem wir Ziele und die dafür erforderlichen Ressourcen im Zusammenhang mit dem Haushalt erörtern, kann weitaus besser als bisher über den Einsatz von immer knapper werdenden Finanzmitteln und die Wirkung unserer Arbeit entschieden werden. Steuern durch Ziele lautet also die Zauberformel, weshalb die Management-Ziele der Dienststellen auch explizit Bestandteil des Haushaltsdokuments werden. Die Verschränkung von Gesamtzielen der Stadt, Zielen der einzelnen Ämter und den einzelnen Budgets der Dienststellen steht damit aber erst am Anfang. Stadtverwaltung und Mannheimer Gemeinderat haben sich hier auf einen Langstreckenlauf über die nächsten Jahre begeben. I Der Mannheimer Gemeinderat bei den Etatberatungen I In Kenntnisnahme der Ziele im Haushalt vereinbarten Verwaltungsspitze und Gemeinderat für die Jahre 2012 und 2013 eine gemeinsame und intensive Befassung und Überprüfung der vorgestellten Ziele, deren Ergebnis die Grundlage für den nächsten Haushalt 2014/2015 bildet.

8 AUSBLICK IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Wie geht es mit CHANGE² weiter? I Ulrich Hörning, Leiter der Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 I Projekte vorangetrieben, wie etwa die Erstellung eines Management-Informations-Systems. Es soll künftig Führungskräften in ihren zentralen Entscheidungsdimensionen Finanzen, Personal und Managementzielen unterstützen. Nichts ist beständiger als der Wandel. Und doch schwenkt der im Jahr 2008 von Oberbürgermeister und Gemeinderat gestartete CHANGE²- Prozess auf eine Zielgerade ein. Bis Ende 2013 werden wir Abschlüsse finden und Rückschau auf Erreichtes und noch zu Erreichendes betreiben. Über 2013 hinaus werden wir viele der neuen Ansätze und Praktiken in eine Phase der Stabilität überführen, die aber auch neue Herausforderungen bringen wird. Laufende Schärfung und Bewährung im Alltag werden dann Schwerpunkte sein. Das Jahr 2011 hat uns gezeigt, dass wir in der Verabredung des Wie unseres Arbeitens, also der Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit, grundsätzlich einen guten Weg begonnen haben, wir aber auch noch viel gemeinsame Strecke vor uns haben. So wurden an uns verschiedene Anregungen zur weiteren Stärkung von Dialog und Kommunikation herangetragen. Einführungstage für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mehr Dialoge vor Ort in den Dienststellen, verbindlichere Rückmeldung über Ergebnisse des KliMA-Checks uvm.. Nicht alles werden wir in den Jahren 2012 und 2013 noch angehen können, aber ich würde mich freuen, wenn auch weitere engagierte und interessierte Vorschläge von Ihnen dazu kommen, wie wir als Stadtverwaltung Mannheim gemeinsam mehr bewirken. Ich bedanke mich bei den vielen engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie bei unseren externen Partnern und Freunden für die Begleitung und Förderung von CHANGE² bei der Stadt Mannheim. Danke! Bis dahin heißt Rückschau zum Beispiel, dass bereits abgeschlossene Projekte nochmals auf den Prüfstand kommen. Diese Qualitätssicherung ist zentraler Bestandteil unseres Programm-Managements, mit dem wir der Wahrheit über Erfolge und Umsetzungsprobleme ins Gesicht schauen. Acht Projekt-Kandidaten stehen in den kommenden Monaten auf der Quali-Check-Liste. Parallel werden die derzeit laufenden Ulrich Hörning Leiter der Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2012 (von links nach rechts): Hintere Reihe: Jörn Fischer-Valldorf, Dietmar Lidke, Nicola Hilkert, Dr. Martina Fuchs, Monika Goerner, Mathilde Schulze-Middig Vordere Reihe: Lydia Kyas, Anja Vögtel, Andrea Anslinger, Ulrich Hörning Impressum Kontakt: Ulrich Hörning Leiter Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 ulrich.hoerning@mannheim.de Tel Mehr Informationen: Fotos: Andreas Henn, Ben van Skyhawk, privat, Stadt Mannheim, Markus Proßwitz, Andy Ridder