CHECKLISTE IDD WAS HAB ICH ALS VERSICHERUNGSUNTERNEHMEN ZU TUN BEZOGEN AUF MEINE MITARBEITER / ANGESTELLTEN?

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1 CHECKLISTE IDD WAS HAB ICH ALS VERSICHERUNGSUNTERNEHMEN ZU TUN BEZOGEN AUF MEINE MITARBEITER / ANGESTELLTEN?

2 Welche Zielgruppen haben Sie im Rahmen der Weiterbildungsverpflichtung zu berücksichtigen? Mitarbeiter, Angestellte von Versicherungsunternehmen Vertriebspartner, die der Privilegierung unterliegen und in Ihrem Unternehmen einen Vertrag als gebundener Vermittler haben Indirekt die Beschäftigten der vorgenannten Zielgruppe Vermittler und Makler mit einer eigenen Erlaubnis Hier: Mitarbeiter, Angestellte von Versicherungsunternehmen Welche Themenkomplexe gilt es wie zu berücksichtigen? 1. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Zuverlässigkeit und die Prüfung auf geordnete Lebensverhältnisse Ihrer Mitarbeiter in dem Versicherungsunternehmen bzw. auch ausgelagerten Betriebseinheiten, sofern diese vertrieblich tätig sind nach 1 a VVG? Sind Ihre Mitarbeiter / -innen im Versicherungsvertrieb tätig, d. h. machen sie Kunden (egal, in welcher Form) Angebote, beraten, schließen Versicherungen ab oder unterstützen sie Kunden bei der Vertragserfüllung, insbesondere im Schadenfall, dann müssen Sie sicherstellen, dass diese Mitarbeiter / -innen zuverlässig sind. Lassen Sie sich von allen neuen Mitarbeitern / -innen aktuelle Führungszeugnisse (ggf. bei selbstständiger Vortätigkeit auch Auszüge aus dem Gewerbezentralregister) vorlegen und legen diese in die Personalakten. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die Sie bereits beschäftigen. Erstellen Sie in Abstimmung mit dem BR einen Prozess, der die regelmäßige Erfüllung der Vorgaben sicherstellt. Was Ihr Haus als regelmäßig definiert, sollte in dem BaFin- Rundschreiben nicht als abweichende Regelung aufgeführt sein, stimmen Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung ab. Die Zuverlässigkeit wird in der Regel durch ein Polizeiliches Führungszeugnis sichergestellt. Vergleichen Sie hierzu auch die Ausführungen des BaFin-Rundschreibens 10/2014, Achtung Folgerundschreiben bereits angekündigt. Sie haben auch sicherzustellen, dass Sie nur mit Mitarbeitern zusammenarbeiten, die in geordneten Vermögensverhältnissen leben. Hierzu stimmen Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung ab, welche Schritte Sie in welcher Regelmäßigkeit durchführen. Beschreiben Sie diese Vorgehensweise als dokumentierten Prozess. Definieren Sie mit der Rechtsabteilung und dem BR einen Prozess, in welchem Sie beschreiben, wie mit der Situation umzugehen ist, wenn Sie erfahren, dass Sie einen Mitarbeiter beschäftigen, der nicht die vorgenannten Rahmenbedingungen erfüllt. 2. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Feststellung der Grundqualifikation der Beschäftigten? Sind Ihre Mitarbeiter / -innen im Versicherungsvertrieb tätig, d. h. machen sie Kunden (egal, in welcher Form) Angebote, beraten, schließen Versicherungen ab oder unterstützen sie 1

3 Kunden bei der Vertragserfüllung, insbesondere im Schadenfall, dann müssen Sie sicherstellen, dass diese Mitarbeiter / -innen über eine sachgerechte Qualifikation verfügen. Führen Sie regelmäßig, mindestens jährlich, Mitarbeitergespräche und vereinbaren darin, welcher Weiterbildungsbedarf besteht, und welche Bildungsmaßnahmen ergriffen werden sollen. Dokumentieren Sie, auf Grund welcher Kriterien Sie den Beschäftigten als angemessen qualifiziert im Sinne der Vorgaben erachten: entweder eine aktuell anerkannte Ausbildung im Versicherungsbereich oder hinreichende Schulungen für die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit, ansonsten sind diese nachzuholen. Achtung: der Verweis auf einen in vergangener Zeit getätigten Berufsabschluss (z. B. Versicherungskaufmann) reicht nicht aus, da dokumentiert werden muss, dass eine aktuelle Qualifikation vorliegt! Als angemessen gelten zum Beispiel: dokumentierte fachbezogene Weiterbildungen, auch keine Kundenbeschwerden im Rahmen der Tätigkeit können u. U. auf eine ausreichende Qualifizierung des Mitarbeiters schließen lassen, was evtl. aus Mitarbeitergesprächen protokolliert wurde, regelmäßige dokumentierte Fachbesprechungen in der Abteilung etc.. Erstellen Sie Aufgabenbeschreibungen, die regelmäßig (bei Bedarf, mindestens aber einmal im Jahr) auf ihre Aktualität überprüft werden. Durchgeführte bzw. ausgewählte Weiterbildungen sollten den Tätigkeitsprofilen dieser Beschreibungen entsprechen; legen Sie diese Beschreibung in die Personalakte und stimmen Sie diese mit ihrem Mitarbeiter ab. Prüfen Sie, ob diese mit dem BR abzustimmen sind. 3. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Identifikation der Weiterbildungspflichtigen? Identifizieren Sie die betroffenen Personen anhand der Kriterien in der Definition Vertriebstätigkeit. Sobald ein Teilbereich der unten aufgeführten Tätigkeiten zutrifft, fällt der Beschäftigte nach den derzeitigen Ausführungen unter die Weiterbildungsverpflichtung. Folgende Beispiele können Ihnen dabei helfen: Informationen mit direkter oder indirekter Abschlussmöglichkeit über Webseite oder andere Medien Erstellung von Angeboten o Angebotserstellung o Persönliche, telefonische, schriftliche Auskünfte zum Antrag o Persönliche, telefonische, schriftliche Auskünfte zum Angebot Beratung o Beratung von Bestands- und Neukunden (persönlich, per Mail oder telefonisch) o Angebotsunterbreitung (telefonisch, per Mail, persönlich) o Antragsaufnahme o Persönliche, telefonische, schriftliche Auskünfte zum Antrag 2

4 o Schadenbearbeitung mit beratender Tätigkeit zum Versicherungsschutz (z. B. auf neue Bedingungen oder Ergänzungsbausteine hinweisen) o Telefonische wie auch persönliche Beratung der Kunden und Partner o Persönliche, telefonische, schriftliche Auskünfte zum Versicherungsvertrag / Versicherungsschutz Terminierung: Inbound und Outbound Vorbereitungsarbeiten und Abschluss o Ausarbeitung von Deckungskonzepten o Vertragsanalysen o telefonische Terminierung im Bestand o Erstellen von Versicherungsanalysen o Policieren der Anträge (Nicht-Leben) o Zusammenstellung von Kundenunterlagen für das Beratungsgespräch o Nachbereitung von Kundenberatungsgesprächen: Einholen von Kundenunterschriften o Eigenständige Verfassung von Kundenkorrespondenz als Teil des Beratungsprozesses o Nachbereitung von Kundenberatungsgesprächen: Antragserstellung o Nachfassen ausbleibender Kundenunterlagen aus dem Beratungsprozess o Angebotserstellung als Vorbereitung für das Beratungsgespräch Mitwirkung bei Verwaltung und Erfüllung, insbes. im Schadensfall o Schadenaufnahme (telefonisch - persönlich) o Erteilung von Vertragsauskünften und Durchführung von Vertragsveränderungen o Schadenbearbeitung mit beratender Tätigkeit zum Versicherungsschutz (z. B. auf neue Bedingungen oder Ergänzungsbausteine hinweisen) o Verhandlungen mit dem Kunden über Schadenregulierung o Telefonisch o Persönlich o Verhandlungen mit Versicherern und Mandanten o Verhandlung mit dem VU über Konditionen für ein Versicherungsangebot oder einen -vertrag o Technisches Auslösen von Entschädigungen im Schadenfall (Verhandlung / Entscheidung erfolgte durch Dritten) o Korrespondenz mit dem VU oder Dienstleistern, die nicht vertrags- / angebots- oder antragsrelevant sind o Kundendatenpflege o Unterstützung der Geschäftsleitung und des Außendienstes o administrative Unterstützung des Vermittlers bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen o Korrespondenz im Auftrag des Vermittlers Folgende Tätigkeiten führen nicht zu einer WB-Pflicht o Einforderung und Erstellung von Offerten (Nicht-Leben und Leben) vom VU o Passive Annahme von Telefonaten und Weiterleitung bzw. Aufnahme von Wünschen des Kunden ohne aktive Vorgangslösung 3

5 o reine Schadenbearbeitung o Beschaffung von Verbrauchs- und Büromaterial o Buchhaltung Finanzen - o Büromaterialmanagement inkl. Bestellung und Verwaltung von Beratungsunterlagen o Ablage von Unterlagen o Führen von Terminkalendern für Agentur (ohne aktive Terminierung) o Abrechnung von Reisekosten für Agenturmitarbeiter/Innen o Organisation von Firmenanlässen o Kundenempfang ohne Beratung o Schreiben von Kundenkorrespondenz nach Diktat o Allgemeine Korrespondenz mit Versicherungs-gesellschaften (Nicht-Leben und Leben) o Prüfung von Provisionsbuchungen o telefonische Betreuung bei Anfragen von Bestands- und Neukunden (nur Annahme und Weiterleitung an den Vermittler oder VU) o Postverwaltung o Organisation der Ablage der Dokumente in Papier und elektronischer Form Passen Sie die aktuellen Aufgabenbeschreibungen laufend an, ggf. sollten Sie Aufgabenbereiche / Tätigkeiten im Betrieb neu zuordnen. Schreiben Sie die Weiterbildungsverpflichtung des identifizierten Mitarbeiters in seinen Arbeitsvertrag. (Muster, Was schreibe ich in den Mitarbeiter-Vertrag hinein?) Stimmen Sie den Prozess und die Konsequenzen, sofern die WB-Verpflichtung nicht in dem vorgegebenen Umfang und Zeitraum realisiert wird, mit dem BR ab. 4. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Durchführung der Weiterbildung? Führen Sie regelmäßig, mindestens jährlich, Mitarbeitergespräche und vereinbaren darin, welcher Weiterbildungsbedarf besteht, und welche Bildungsmaßnahmen ergriffen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Bildungsmaßnahmen eine angemessene Qualifikation zum Erhalt, zur Anpassung und Erweiterung der beruflichen Handlungskompetenz abbilden, wobei die Weiterbildung der Komplexität der Tätigkeit und der Aufrechterhaltung eines angemessenen Leistungsniveaus entsprechen muss. Gleichen Sie dazu die Inhalte mit den aktuellen Aufgabenbeschreibungen ab, da sich zukünftige Weiterbildungsmaßnahmen an den Aufgaben des Mitarbeiters orientieren müssen. Wählen Sie WB-Maßnahmen nach diesen Kriterien aus. Im Zweifelsfall treten Sie zur Auswahl geeigneter Weiterbildungsbausteine in Abstimmung mit Ihrem Bildungsbereich oder mit akkreditierten Bildungsdienstleistern in Kontakt. Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Arten von Qualifizierungsmaßnahmen geeignet und anrechenbar sind. Damit kann die Weiterbildung in Präsenzform (Seminar, Workshop), im Selbststudium (Arbeitsanweisungen, Buch, E-Learning), durch betriebsinterne Maßnahmen (fachliche Besprechungen, Arbeitsanweisungen) oder durch elektronisch basierte 4

6 Lernformen des Gewerbetreibenden oder in einer anderen geeigneten Form erfolgen. Was geeignet ist beschreibt die VersVermV derzeit nicht. Orientieren Sie sich hierbei an der Kompetenzmatrix aus gutberaten. Es ist zu erwarten, dass eine vergleichbare Übersicht als praktische Umsetzung zur VersVermV noch verabschiedet wird. Sie müssen nachweisbare Lernerfolgskontrollen einführen; definieren Sie zu den unterschiedlichen Bildungsformaten didaktisch sinnvolle Formen der Lernerfolgskontrolle und der Bewertungsschemata. Sofern es sinnvoll erscheint, fassen Sie bei kleinen E-Learning- Fraktalen diese zu sinnvollen organisatorischen Einheiten zusammen und binden einen Test dort ein, wo er didaktisch Sinn macht. Achtung: es ist auch möglich, bei Präsenzmaßnahmen sinnvolle Lernerfolgskontrollen didaktisch sauber zu integrieren. Sofern Sie die Maßnahmen nicht selber konzipieren oder durchführen, sollten Sie mit dem zuständigen Bildungsverantwortlichen/ Bildungsdienstleister abstimmen, in welcher Form Lernerfolgskontrollen bei welcher Art von Maßnahmen stattzufinden haben. Bedenken Sie, dass es dokumentierte Bewertungsstandards für das Bestehen geben muss. Deshalb ist ein Prozess in Ihrem Betrieb zu definieren und abzustimmen, wie mit Teilnehmern umzugehen ist, die die Lernerfolgskontrolle nicht erfolgreich bestehen. Vom Grundsatz her darf diesen Teilnehmern die Zeit der Teilnahme an der Bildungsmaßnahme nicht als erfüllt im Sinne der Verordnung angerechnet werden. Bedienen Sie sich zur Klärung, welche Inhalte aus der Tätigkeit des Mitarbeiters grundsätzlich anrechenbar sind, aus der Kompetenzmatrix und den Vorgaben für anrechenbare Maßnahmen aus den ergänzenden Unterlagen zur VersVermV. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter auch an den entsprechenden, anrechenbaren Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen kann und dokumentieren / archivieren Sie die Teilnahme. 5. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Dokumentation der Weiterbildung? Vereinbaren Sie entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung mit Ihrem Mitarbeiter (Absicherung im Arbeitsvertrag), wie mit der Speicherung von personenbezogenen Daten Ihres Mitarbeiters umzugehen ist. Prüfen Sie, ob es hierzu bereits eine Betriebsvereinbarung gibt. Hier helfen Ihnen bestimmt Ihre Rechts- und / oder Personalabteilung. Definieren Sie einen Prozess und die Handlungsnotwendigkeiten, sofern ein Beschäftigter von Ihnen die Vorgaben zum definieren Zeitpunkt Ende des Kalenderjahres) nicht erfüllt. Es gibt keine Möglichkeit, die fehlenden Zeiteinheiten durch Bildungsmaßnahmen im Folgejahr nachzuholen! Vom Grundsatz her, darf der Beschäftigte nicht mehr in einer Vertriebstätigkeit eingesetzt werden! Das bedeutet nicht zwangsläufig eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses! Stimmen Sie diesen Prozess und die Konsequenzen mit der Rechts- / Personalabteilung und dem BR ab. Stellen Sie sicher, dass jede anrechenbare Bildungsmaßnahme Ihres Mitarbeiters in einem entsprechenden System und / oder in der Personalakte dokumentiert und archiviert wird. Erstellen Sie ein Verfahren zur personenbezogenen Sammlung von Nachweisen und Ergebnissen der Lernerfolgskontrollen zu Weiterbildungsmaßnahmen (Muster) (Achtung: eine Lernzielkontrolle ist und darf keine Beurteilung des Mitarbeiters sein.) 5

7 Entwickeln Sie einen Prozess zur personenbezogenen Weiterleitung der jährlichen Weiterbildungsnachweise im Falle einer Prüfung durch die BaFin. Entwickeln Sie einen Prozess zur permanenten Auskunftsfähigkeit gegenüber der Person, von der Sie Daten sammeln. Erstellen Sie dazu vertragliche Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Beschäftigten zum Sammeln von Daten. (Muster). Darin sollte auch enthalten sein, dass die personenbezogenen Weiterbildungsdaten auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters zur Dokumentation im Sinne der Vorgaben des HGB gespeichert bleiben dürfen und erst nach dieser Frist gelöscht werden müssen. 6. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Nachweispflicht der Weiterbildung? Versicherungsunternehmen haben die absolvierte, personenbezogen dokumentierte Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sicherzustellen. Dazu müssen Sie die Teilnahme an der Weiterbildung zwar dokumentieren, aber nicht an die IHK weiterleiten. Die BaFin wird anlassbezogen prüfen, deshalb ist laufend zu dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass jede im Sinne der Weiterbildungsverpflichtung anrechenbare Bildungsmaßnahme Ihres Mitarbeiters in einem entsprechenden System und / oder in der Personalakte dokumentiert und archiviert wird. Erstellen Sie ein Verfahren zur personenbezogenen Sammlung von Nachweisen zu Weiterbildungsmaßnahmen (Muster), die dem Mitarbeiter auch bei Ausscheiden aus dem Unternehmen mitgegeben werden kann. Da Versicherungsunternehmen nur für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zum Zeitraum ihrer Beschäftigung in dem Unternehmen verantwortlich sind, kann sich die Meldung auch auf Mitarbeiter beziehen, die neu ins Unternehmen gekommen sind, und noch an keiner Weiterbildung im Unternehmen teilgenommen haben. Dann ist die Angemessenheit der Qualifikation zum Zeitpunkt der eigenverantwortlichen Aufnahme der Aufgabe laut Stellenbeschreibung für den Nachweis relevant. Entwickeln Sie einen Prozess zur personenbezogenen Weiterleitung der Weiterbildungsnachweise an die zuständige Stelle, hier BaFin. Haben Sie bereits alles konkret umgesetzt? Die Personalakten für Ihre Beschäftigten sind angelegt. Aufgabenbeschreibungen sind erstellt und mit den Beschäftigten abgesprochen. Die jährlichen Mitarbeitergespräche wurden geführt und darin vereinbart, welcher Weiterbildungsbedarf besteht und welche Bildungsmaßnahmen ergriffen werden müssen. Termin für das nächste Mitarbeitergespräch wurde vereinbart und notiert. Die Vorgaben und Dokumentationsverpflichtung haben Sie in die vertraglichen Regelungen mit weiterbildungspflichtigen Beschäftigten integriert. Die Vorlage von im Kalenderjahr realisierten Bildungsmaßnahmen haben Sie im Rekrutierungsprozess berücksichtigt! (Lassen Sie sich die Zertifikate der in diesem 6

8 Kalenderjahr durchgeführten anrechenbaren Weiterbildungsmaßnahmen vorlegen und archivieren Sie diese in der Personalakte.) Aufbewahrung mind. 10 Jahre Sie haben einen Prozess erstellt für die regelmäßige Überprüfung und Dokumentation (mindestens 1 Mal p. a.) der Aufgabenbeschreibung, der Zuverlässigkeit, des Lebens in geordneten Vermögensverhältnissen, der zeit- und volumengerechten Realisierung der Weiterbildungsverpflichtung. Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrer Rechts-/Personalabteilung ab. Sie haben einen Eskalations- und Kontrollprozess erstellt. (Was haben Sie zu tun, sofern ein Mitarbeiter am Ende eines Kalenderjahres nicht die geforderten 15 Weiterbildungseinheiten vorweisen kann? Denn Sie sind verantwortlich, für das, was passiert oder auch nicht passiert!) Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrer Rechts- / Personalabteilung ab. 7