CHECKLISTE IDD WAS HAB ICH ALS VERSICHERUNGSUNTERNEHMEN ZU TUN? VP PRIVILEGIERUNG

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1 CHECKLISTE IDD WAS HAB ICH ALS VERSICHERUNGSUNTERNEHMEN ZU TUN? VP PRIVILEGIERUNG

2 Welche Zielgruppen haben Sie im Rahmen der Weiterbildungsverpflichtung zu berücksichtigen? Mitarbeiter, Angestellte von Versicherungsunternehmen Vertriebspartner, die der Privilegierung unterliegen und in Ihrem Unternehmen einen Vertrag als gebundener Vermittler haben Indirekt die Beschäftigten der vorgenannten Zielgruppe Vermittler und Makler mit einer eigenen Erlaubnis Hier: Vertriebspartner, die der Privilegierung unterliegen und mit Ihrem Unternehmen einen Vertrag als gebundener Vermittler haben sowie angestellte AD-Mitarbeiter nach Manteltarifvertrag (MTV 17.2 und MTV 17.3) Diese Vermittlergruppe nach 34 d Abs. 7 Gewerbeordnung (Vermittler ohne eigene Erlaubnis) sowie deren Beschäftigte unterliegen der Weiterbildungsverpflichtung nach 34 d Abs. 9 der Gewerbeordnung. Das Versicherungsunternehmen ist allerdings aufgrund der Privilegierung der Vermittler im Obligo, sie hinsichtlich der Weiterbildungsverpflichtung nach 48 Abs. 2 VAG zu behandeln. Grundsätzlich gilt, dass ein Versicherungsunternehmen nicht mit Vermittlern zusammenarbeiten darf, welche die geforderte Qualifikation und die Weiterbildungsverpflichtung nicht erfüllen. Welche Themenkomplexe gilt es wie zu berücksichtigen? 1. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Feststellung der Grundqualifikation der Vermittler und angestellten Mitarbeiter im Außendienst? (Da die Aktivitäten für beide Personengruppen die gleichen sind, werden beide unter dem Begriff Vermittler subsumiert.) Stellen Sie anhand eines dokumentierten Prozesses sicher, dass Ihre Vermittler über die sachgerechte Qualifikation analog 34 d Abs. 1 und Abs. 5 verfügen. Die angemessene Grundqualifikation ist anzunehmen, sofern der Vermittler eine Qualifikation in Form einer Sachkundeprüfung nach 34 d GewO verfügt. Da Vermittler eine Tätigkeit nach 34 d Abs. 1 der Gewerbeordnung ausüben, fallen diese Vermittler und der AD nach MTV unter die Weiterbildungsverpflichtung der Gewerbeordnung und der VersVermV. Passen Sie die aktuellen Aufgabenbeschreibungen Ihrer Vertriebler nach MTV laufend an, ggf. sollten Sie Aufgabenbereiche / Tätigkeiten im Betrieb neu zuordnen. Schreiben Sie die Weiterbildungsverpflichtung des Vermittlers / identifizierten Mitarbeiters in seinen Arbeitsvertrag / Vermittlervertrag inkl. der Verpflichtung, dem Unternehmen an definierten Terminen den Nachweis über die erbrachte Weiterbildung anhand definierter Zertifikate zu erbringen. Stimmen sie die Texte mit Ihrer Rechtsabteilung ab. 1

3 2. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Durchführung der Weiterbildung? Führen Sie regelmäßig, mindestens jährlich, mit den Mitarbeitern im angestellten Außendienst Mitarbeitergespräche durch und vereinbaren darin, welcher Weiterbildungsbedarf besteht sowie welche Bildungsmaßnahmen ergriffen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Bildungsmaßnahmen eine angemessene Qualifikation zum Erhalt, zur Anpassung und Erweiterung der beruflichen Handlungskompetenz abbilden, wobei die Weiterbildung der Komplexität der Tätigkeit und der Aufrechterhaltung eines angemessenen Leistungsniveaus entsprechen muss. Gleichen Sie dazu die Inhalte mit den aktuellen Aufgabenbeschreibungen ab, da sich zukünftige Weiterbildungsmaßnahmen an den Aufgaben des Mitarbeiters orientieren müssen. Wählen Sie WB-Maßnahmen nach diesen Kriterien aus. Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Arten von Qualifizierungsmaßnahmen geeignet und anrechenbar sind. Damit kann die Weiterbildung in Präsenzform (Seminar, Workshop), im Selbststudium (Arbeitsanweisungen, Buch, E-Learning etc.), durch betriebsinterne Maßnahmen (fachliche Besprechungen, Arbeitsanweisungen, etc.) oder durch elektronischbasierte Lernformen des Gewerbetreibenden oder in einer anderen geeigneten Form erfolgen. Die VersVermV macht dazu keine Einschränkungen, aber Achtung: Sie müssen nachgewiesene Lernerfolgskontrollen einführen. Sofern Sie die Maßnahmen nicht selber durchführen, sollten Sie mit dem Bildungsdienstleister abstimmen, in welcher Form Lernerfolgskontrollen bei welcher Art von Maßnahmen stattzufinden haben. Bedenken Sie, dass es dabei Bewertungsstandards für das Bestehen geben muss. Deshalb ist ein Prozess in Ihrem Betrieb zu definieren und abzustimmen, wie mit Teilnehmern umzugehen ist, die die Lernerfolgskontrolle nicht erfolgreich bestehen. Von Grundsatz her darf diesen Teilnehmern die Zeit der Teilnahme an der Bildungsmaßnahme nicht als erfüllt im Sinne des Gesetzes angerechnet werden. Bedienen Sie sich aus der Kompetenzmatrix und den Vorgaben für anrechenbare Maßnahmen aus den ergänzenden Unterlagen zur VersVermV. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter / Vermittler auch an den entsprechenden, anrechenbaren Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen kann und dokumentieren / archivieren Sie dies. 3. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Dokumentation der Weiterbildung? Vereinbaren Sie entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung mit Ihrem Mitarbeiter / Vermittler (Absicherung im Arbeitsvertrag, im Vermittlervertrag, in den internen Geschäftsbedingungen zur Durchführung von Bildungsmaßnahmen), wie mit der Speicherung von personenbezogenen Daten Ihres Mitarbeiters umzugehen ist. Stimmen Sie die Formulierung mit Ihrer Rechtsabteilung ab. Definieren Sie einen Prozess und Handlungsnotwendigkeiten, sofern ein Beschäftigter von Ihnen die Vorgaben zum definieren Zeitpunkt (Ende des Kalenderjahres) nicht erfüllt. Es gibt 2

4 keine Möglichkeit, die fehlenden Zeiteinheiten durch Bildungsmaßnahmen im Folgejahr nachzuholen! Vom Grundsatz her darf der Beschäftigte nicht mehr in einer Vertriebstätigkeit eingesetzt werden! Das bedeutet nicht zwangsläufig eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses! Auch mit einem Vermittler darf nach 80 VAG vom Grundsatz her nicht mehr zusammengearbeitet werden. Stimmen Sie sich hierzu mit der Rechtsabteilung ab. Stellen Sie sicher, dass jede anrechenbare Bildungsmaßnahme Ihres Mitarbeiters / des Vermittlers in einem entsprechenden System und / oder in der Personal- / Vermittlerakte dokumentiert und archiviert wird. Erstellen Sie dazu ein Verfahren zur personenbezogenen Sammlung von Nachweisen und Ergebnissen der Lernerfolgskontrollen zu Weiterbildungsmaßnahmen. (Achtung: eine Lernzielkontrolle ist und darf keine Beurteilung des Mitarbeiters oder des Vermittlers sein.) Entwickeln Sie einen Prozess zur personenbezogenen Weiterleitung der jährlichen Weiterbildungsnachweise an die zuständige IHK (für Vermittler mit eigener Erlaubnis). Entwickeln Sie einen Prozess zur personenbezogenen Weiterleitung der jährlichen Weiterbildungsverpflichtung im Falle der Prüfung durch die BaFin. Entwickeln Sie einen Prozess zur permanenten Auskunftsfähigkeit gegenüber der Person, von der Sie Daten sammeln. Erstellen Sie dazu vertragliche Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Beschäftigten zum Sammeln von Daten. Vereinbaren Sie einen Mustertext mit Ihrer Rechtsabteilung. Erstellen Sie eine Vereinbarung mit dem Vermittler als Prinzipal auch mit Blick auf seine Untervermittler, die eine eigene Erlaubnis haben (und den Weiterbildungsnachweis selber gegenüber der IHK führen müssen) und seinen vertrieblich tätigen Beschäftigten, da Sie bei Bedarf ansonsten keine vollständige Auskunft gegenüber der anfragenden BaFin geben können. 4. Was haben Sie konkret zu organisieren in Bezug auf die Nachweispflicht der Weiterbildung? Gebundene Vermittler mit Privilegierung nach 34 d Abs. 7 müssen ihre Teilnahme an der Weiterbildung dokumentieren, aber nicht an die IHK weiter leiten. Stellen Sie daher sicher, dass jede anrechenbare Bildungsmaßnahme Ihres Mitarbeiters / Vermittlers in einem entsprechenden System und / oder in der Personalakte dokumentiert und archiviert wird. Erstellen Sie ein Verfahren zur personenbezogenen Sammlung von Nachweisen zu Weiterbildungsmaßnahmen. Entwickeln Sie eines Prozesses zur personenbezogenen Weiterleitung der jährlichen Weiterbildungsnachweise an die zuständige IHK (für Vermittler mit eigener Erlaubnis) und die BaFin (über das Versicherungsunternehmen, wird bei Bedarf abgefragt). Entwickeln Sie einen Prozess zur permanenten Auskunftsfähigkeit gegenüber der Person, von der Sie Daten sammeln. Erstellen Sie dazu vertragliche Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Beschäftigten / Vermittlern zum Sammeln von Daten. 3

5 Haben Sie bereits alles konkret umgesetzt? Die Personalakten für Ihre Beschäftigten sind angelegt. Aufgabenbeschreibungen sind erstellt und mit den Beschäftigten abgesprochen. Bei Vermittlern ist das Aufgabenspektrum im Vermittlervertrag festgehalten. Die Vorgaben und Dokumentationsverpflichtung haben Sie in die vertraglichen Regelungen mit weiterbildungspflichtigen Angestellten / Vermittlern integriert. Die Vorlage von im Kalenderjahr realisierten Bildungsmaßnahmen haben Sie im Rekrutierungsprozess berücksichtigt! (Lassen Sie sich die Zertifikate der in diesem Kalenderjahr durchgeführten anrechenbaren Weiterbildungsmaßnahmen vorlegen und archivieren Sie diese in der Personal- / Vermittlerakte.) Aufbewahrung mind. 10 Jahre auch nach Vertragsende noch gültig. Sie haben einen Prozess erstellt für die regelmäßige Überprüfung und Dokumentation (mindestens 1 Mal p. a.) der Aufgabenbeschreibung, der Zuverlässigkeit, der Realisierung der Weiterbildungsverpflichtung inklusive der zeitnahen Dokumentation der jährlichen Weiterbildungen. Sie haben einen Eskalations- und Kontrollprozess installiert. (Was haben Sie zu tun, sofern ein Vermittler/ Angestellter AD-Mitarbeiter am Ende eines Kalenderjahres nicht die geforderten 15 Weiterbildungseinheiten vorweisen kann? Denn Sie sind verantwortlich, für das, was passiert oder auch nicht passiert!) Hierzu haben Sie einen Prozess mit der Rechtsabteilung, der Personalabteilung und / oder mit Ihrer Vertriebsabteilung abgestimmt. 4