Versandanweisung für ab Werk Lieferungen an MANN+HUMMEL GmbH Deutschland

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1 Versandanweisung für ab Werk Lieferungen an MANN+HUMMEL GmbH Deutschland Für ab Werk Lieferungen an die MANN+HUMMEL GmbH Deutschland (im Detail: MANN+HUMMEL GmbH Niederaichbach, Marklkofen, Speyer, Sonneberg, Ludwigsburg und MANN+HUMMEL AUTOMOTIVE GmbH Bad Harzburg) wurden folgende Dienstleister nominiert: - für Pakete innerdeutsch: DHL Express national - für Pakete aus Europa und Welt: DHL Express - für Paletten innerdeutsch: IDS Verbund - für Paletten aus Europa: Kühne & Nagel - für Luft- und Seefrachtsendungen: Agility Logistics - für Sonderfahrten innerdeutsch und Europa: IN TIME Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Detailinformationen zur Anmeldung bei dem einzelnen Dienstleistern. Anlieferungen aus Deutschland: Seite 2-19 Anlieferungen aus Europa: Seite Anlieferungen Übersee: Seite Generelle Rückfragen richten Sie bitte an: MANN+HUMMEL Key Account für nationale Beschaffung Frau Novotna Helena Tel.: (0) ImportfreightcontrolDE@mann-hummel.com oder MANN+HUMMEL Sachgebiet Frachten Frau Elke Ertl Tel.: ++49 (0) elke.ertl@mann-hummel.com Achtung: Mehrkosten, die durch die Nichteinhaltung dieser Anweisung entstehen, wird MANN+HUMMEL an Sie zurückbelasten. 1

2 Innerdeutsche Lieferungen A) Registration bei DHL Express für Sendungen national bis 31 kg Bitte avisieren Sie Ihre Paketsendungen bei DHL Express über das Internettool: EPP nationaler Expressversand Link: Pass=MHL.12 Für Rückfragen bei DHL Express national kontaktieren Sie bitte: Service Telefonnummer ++49 (0) Vereinbarte Regellaufzeit bei DHL : Tag A Anmeldung; Tag A Abholung; Tag B Zustellung bis 12 Uhr Benutzer-Kurzanleitung zur Internetauftragserfassung für das MANN+HUMMEL Lieferantenportal von DHL Express Schritt 1: Eingabe des Internetpfades Pass=MHL.12 - Es ist kein Passwort zur Eingabe einer Abholung notwendig. - Abspeichern als Favorit ist für die Zukunft hilfreich. 2

3 Schritt 2: Absender- und Empfängeradressen Zugang ohne Benutzername und Passwort: Pass=MHL.12 anklicken bzw. am besten die o.g. URL Adresse unter Favoriten abspeichern 3

4 Am Beispiel des MANN+HUMMEL Werkes Ludwigsburg: Schritt 3: Abholbuchung und Sendungsdetails Schritt 4: Sendung erstellen 4

5 Schritt 5: Abholbuchnungsnummer Schritt 6: Ausdruck / Versand des Frachtbriefes 5

6 Schritt 7: Muster der Versandlabels Schritt 8: Frachtbrief ausdrucken 6

7 Schritt 9: Kundendienst + Sendungsverfolgung + IT Support Kundendienst DHL Express Germany GmbH: Tel-Nr Sendungsverfolgung: Technischer Support für EPP via esolution.support@dhl.com Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr 7

8 B) Registration bei IDS für Sendungen national über 31 kg bzw. Bitte avisieren Sie Ihre Sendungen über 31 kg bzw. mit Abmessungen größer als 120 x 60 x 60 cm künftig über das webbasierte Auftragserfassungsprogramm IDS-ORDER.com. Link: IDS Logistik GmbH Saaläckerstraße Kleinostheim IDS Logistik GmbH Tel.: ++49 (0) 6027/ Fax: ++49 (0) 6027/ Mail: cs@ids-logistik.de Vereinbarte Regellaufzeiten bei IDS: - Stückgut bis 2,5 to bzw. 3 ldm: Bei Avis Tag A bis 11 Uhr; Abholung Tag A; Zustellung Tag B oder C Bei Avis Tag A bis 14 Uhr; Abholung Tag B; Zustellung Tag C oder D - Teil-/ Ladungen über 2,5 to bzw. 3 ldm: Bei Avis Tag A bis 14 Uhr; Abholung Tag B oder C; Zustellung Tag C oder D Die Anmeldung bei IDS läuft wie folgt ab : 8

9 1 Allgemeines zum Ordermanagement 1.1 Einleitung Das IDS Ordermanagement dient dazu, Ihre Sendungsaufträge online mittels Webzugriffs zu erfassen, die notwendigen Etiketten und Übernahmelisten zu drucken und Ihre erfassten Sendungen an den IDS-Partner zu übermitteln. Somit bietet Ihnen das IDS Portal eine sichere Alternative, Ihre Sendungsaufträge direkt, schnell und elektronisch an den IDS-Partner zu senden und die Fehlerquote aufgrund von Medienbrüchen zu senken. 1.2 Browservoraussetzungen Die Anwendung ist für die nachstehenden Browser optimiert. Windows Internet Explorer 8 oder größer Mozilla Firefox 4 oder größer Apple Safari 4 oder größer 1.3 PDF-Viewer Alle Druckausgaben werden als PDF-Datei ausgegeben. Damit lassen sich alle Dokumente millimetergenau erzeugen. Der Benutzer erhält damit gleichzeitig eine Dokumentenvorschau vor dem Drucken. Die erzeugten PDF-Dateien können Sie mit den aktuellen Versionen zum Beispiel folgender PDF-Viewer anzeigen und drucken. Adobe Reader PDF-Xchange-Viewer Xpdf Eventuell sind bei den PDF-Viewern Einstellungen notwendig, damit in der Datei eingebettete Bilder, Grafiken und Barcodes mit angezeigt und gedruckt werden können. 9

10 2 Erstmalige Anmeldung: 2.1 Erstanmeldung als Lieferant Zur Erstanmeldung am Online-System starten Sie Ihren Internet Explorer (oder einen anderen Webbrowser), gehen auf die Webseite und melden sich einmalig mit dem Benutzer m-und-h und dem Passwort m-und-h und Drücken des Buttons Anmelden an. WWW-Link: Bild 1: Startseite IDS Portal 10

11 2.2 Erfassung Versandadresse Erfassen Sie bitte auf der nun aufgehenden Internetseite unter dem Menüpunkt GKBelog (Bild 2) Ihre Versandadresse und Ihre Kontaktdaten. Ihren Benutzernamen können Sie frei wählen, sofern er noch nicht vergeben ist. Die Erfassung schließen Sie mit dem linken Speicher-Button ab, danach wird eine Mail mit Ihren Benutzerdaten und einem Passwort an die von Ihnen angegebene Mailadresse gesendet. Mit diesen neuen personalisierten Benutzerdaten melden Sie sich erneut ein. Bild 2: Erstanmeldung MANN+HUMMEL Lieferanten Adresserfassung 11

12 2.3 Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten Wenn Sie sich das erste Mal mit Ihren personalisierten Anmeldedaten aus der Mail im IDS Portal anmelden, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern (Bild 3). Das von Ihnen gewählte Passwort muss mindestens sechs Zeichen und eine Zahl oder ein Sonderzeichen enthalten und zweimal übereinstimmend eingegeben werden. Tragen Sie Ihr neues Passwort ein und speichern Sie es anschließend mit dem linken Speicher-Button ab. Bild 3: Änderung Passwort beim erstmaligen Anmelden Adresserfassung 12

13 3 Sendungserfassung 3.1 Auftragserfassung Melden Sie sich auf der Homepage mit dem personalisierten Benutzernamen und Passwort an. Unter dem Menüpunkt IDS- ORDER.COM/Standard im Reiter "Erfassung" kann dann ein Auftrag erfasst werden (Bild 4). Grundsätzlich bietet die Erfassung folgende Funktionen: Über die Buttons und können Sie die Anzeige zur Erfassung von weiteren Informationen ein- oder ausblenden, bzw. maximieren oder minimieren. Mit dem Button werden zur Eingabe die Informationen gesucht. Ist das Ergebnis der Suche eindeutig, werden die Daten sofort zurückgeben. Bei mehreren Treffern ist eine Auswahl aus der Ergebnisliste vorzunehmen. Der Papierkorb unterstützt das Löschen von den betreffenden Positionen. Mit dem Button können an diesen Positionen weitere Zeilen zur Erfassung eingefügt werden. Einen unfertigen Auftrag (z.b. fehlendes Gewicht, Anzahl, Art der Verpackungen etc.) können Sie bis zur Erledigung über diese Funktion vorläufig speichern. Eine vollständig erfasste Sendung speichern Sie mit diesem Button. Eventuelle Fehler und Hinweise werden am Ende der Erfassungsmaske angezeigt, die Details dazu können über [Meldungen anzeigen] abgerufen werden. Zusätzlich ist jedes fehlerhafte Feld rot markiert. Im Einzelnen sind zu erfassen: 1. Versenderadresse: Bitte Ihre Versenderadresse auswählen. Soll eine andere Abholadresse erfasst werden, die Adresse mit dem Button aufklappen und eine neue erfassen. Wenn bereits weitere Versandadressen erfasst und gespeichert wurden, können diese analog der Empfangsadresse gesucht und ausgewählt werden. 2. Empfängeradresse: Entsprechende MANN+HUMMEL Empfangsadresse aus der Liste auswählen. 3. Angaben zur Sendung: Die Frankatur ist ein Pflichtfeld. Unter den Hinweistexten haben Sie die Möglichkeit, optional sendungsbezogene Zusatzangaben zu erfassen. 13

14 4. Abholinformationen: Bei den Abholinformationen kann ein Abholdatum vorgegeben werden. 5. Sendungspositionen: In das Feld Markierung unbedingt die MANN+HUMMEL- Bestellnummer eintragen. Zusätzlich können unter den Sendungspositionen Gefahrgutpositionen erfasst werden. Nach der endgültigen Speicherung des Auftrages müssen die Aufträge noch aus dem Reiter "Übersicht" an die Spedition übermittelt werden (s. Punkt 3.2). Der Auftrag ist erst übermittelt, wenn er im Reiter "Übersicht" unter der Überschrift "Gesendete Aufträge" erscheint. 14

15 Bild 4: Sendungserfassung 15

16 3.2 Übermitteln des Auftrages an die Spedition Unter dem Reiter "Übersicht" werden die gespeicherten Aufträge verwaltet (s. Bild 5). Die Auftragsübersicht ist in 3 Tabellen aufgeteilt (getrennt nach dem Status des Auftrags). - Offene Aufträge: Hier werden Ihre unfertigen Aufträge angezeigt bei denen noch eine Ergänzung der Sendungsangaben notwendig ist. Ihre Sendungen können Sie in dieser Liste mit einem Doppelklick in der Sendungszeile zur Bearbeitung aufrufen oder durch ein x markieren und mit dem Button löschen. - Komplett erfasste Aufträge: In dieser Übersicht sind Ihre Aufträge gelistet die zum Etikettendruck und zum Senden der Daten bereit stehen. In der Spalte [ES] (=Etikettenstatus) wird der noch nicht erledigte Ausdruck mit und der erledigte mit symbolisiert. Mit einem Doppelklick auf den Auftrag kann dieser detailliert angezeigt und dann mit dem Button bearbeitet werden. Über die Buttons können alle Sendungen markiert, bzw. die Markierung wieder aufgehoben werden, um mit den nebenstehenden Buttons die Funktionen [Etikettendruck], [Daten senden] und [Auftrag löschen] für alle markierten Sendungen aufzurufen. Mit der Funktion [Daten senden] werden Ihre Sendungsdaten an den IDS-Partner übermittelt. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Etiketten/Label zu den ausgewählten Sendungen gedruckt haben, wird jetzt direkt der Etikettendruck aufgerufen. Gesendete Aufträge: Diese Liste zeigt Ihre Sendungen an, für die eine Ladeliste mit dem Button gedruckt werden kann. Der rote bzw. grüne Knopf zeigt Ihnen an, ob der Ausdruck bereits erfolgt ist oder noch offen ist. Es werden auch bei nur einer markierten Sendung alles Aufträge einer Datenübertragung auf der gleichen Ladeliste gedruckt. Mit einem Doppelklick auf einer Sendungszeile kann der Auftrag detailliert angezeigt werden. Zusätzlich ist es möglich, wenn die Sendung im IDS System verladen wurde einen selektierten Auftrag zu markieren und mit dem Button in das Track & Trace zu verzweigen. 16

17 Bild 5: Übersicht 17

18 3.3 Etikettendruck Wurde der Etikettendruck ausgewählt, ist gemäß der Anfangsposition und der Druckrichtung die entsprechende Auswahl für die Druckposition zu treffen (s. Bild 6). Optional können Sie auch bei einem Nachdruck von Etiketten einzelne Label bzw. Packstücknummern auswählen. Mit den Buttons können alle Packstücknummern zum Drucken ausgewählt bzw. die Auswahl für alle wieder aufgehoben werden. Bild 6: Etikettendruck 4 Kontakt Falls Sie weitere Fragen zur Auftragserfassung haben, können Sie sich gerne an unseren Customer Service wenden: IDS Logistik GmbH Saaläckerstr Kleinostheim Tel.: +49 (0) 6027 / oder - 39 oder - 43 Fax: +49 (0) 6027 / Mail: cs@ids-logistik.de 18

19 Registration für Sonderfahrten national : Registration bei IN TIME Express Logistik GmbH für Sonderfahrten aus Deutschland und Europa Für Sonderfahrten aller Art kann IN TIME Express Logistik eingesetzt werden. IN TIME Express Logistik GmbH Oskar-von-Miller-Str. 3a Essenbach / Landshut Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Service: +49 (0) Std. Tag und Nacht erreichbar Zugangsdaten für die online Auftragserfassung und Sendungsverfolgung (Track & Trace) können per Mail an: vertrieb@intime.de angefordert werden. Bei der Beauftragung von Sonderfahrten müssen Sie beachten, dass die MANN+HUMMEL GMBH die Extrakosten hierfür nur tragen wird, wenn die MANN+HUMMEL GMBH auch Verursacher dieser Sonderfahrt ist. Es muss eine schriftliche Bestätigung/Bestellung der MANN+HUMMEL GMBH vorliegen, dass eine Sonderfahrt zu Lasten MANN+HUMMEL GMBH erforderlich ist. Diese muss den Sendungsdokumenten beigefügt werden. 19

20 Lieferungen aus Europa Registration bei DHL Express für Sendungen aus Europa bis 15 kg bzw. bis 0,1 cbm: Die MANN+HUMMEL Import Account Nummer für die Werke: Niederaichbach Marklkofen Ludwigsburg Sonneberg Speyer lautet Die Import Account Nummer für MANN+HUMMELAutomotive in Bad Harzburg lautet Key Account Manager DHL Express: Herr Peter Lähr oder Sales Support Assistant: Frau Carmen Mazar * Bitte nutzen Sie den Service International Express * Notieren Sie in dem Feld Shippers Reference (Feld Shipper über dem Firmennamen ) Ihre Lieferanten Rechungsnummer * Für den Fall, dass Sie einen ersten Kontakt mit DHL Express in Ihrem Land benötigen gehen Sie bitte im Internet auf => Wählen Sie aus dem Pull Down Menü Select your country =>Go Sie finden hier die DHL Kunden Service Telefonnummer indem Sie Contact us drücken. * Falls Sie noch keine täglichen Abholungen mit DHL Express haben, buchen Sie die Abholung bitte über ihren lokalen DHL Express Kunden Service. 20

21 Registration bei KÜHNE & NAGEL für Sendungen aus Europa über 15 kg Kühne & Nagel Sachsenring 37 D Straubing bzw. größer 0,1 cbm: Key Account Manager Kühne & Nagel Herr Konrad Gegenfurtner Telefon: (0) Fax: (0) Bitte avisieren Sie Ihre Sendungen per an: Senden Sie diese bitte 3 Tage bevor die Ware versandfertig ist und geben Sie alle sendungsrelevanten Daten wie Abgangsadresse, Warenabholzeiten, Kontaktperson, Versandtag, Anzahl Abmessungen und Gewicht der Packstücke sowie die Lieferbedingung und Empfangsadresse an. Registration bei IN TIME Direkt-Kuriere für Sonderfahrten aus Europa : Für Sonderfahrten aller Art kann IN TIME eingesetzt werden. IN TIME Express Logistik GmbH Oskar-von-Miller-Str Essenbach Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Service: +49 (0) Std. Tag und Nacht erreichbar Zugangsdaten für die online Auftragserfassung und Sendungsverfolgung (Track & Trace) können per Mail an: vertrieb@intime.de angefordert werden. Bei der Beauftragung von Sonderfahrten müssen Sie beachten, dass die MANN+HUMMEL GMBH die Extrakosten hierfür nur tragen wird, wenn die MANN+HUMMEL GMBH auch Verursacher dieser Sonderfahrt ist. Es muss eine schriftliche Bestätigung/Bestellung der MANN+HUMMEL GMBH vorliegen, dass eine Sonderfahrt zu Lasten MANN+HUMMEL GMBH erforderlich ist. Diese muss den Sendungsdokumenten beigefügt werden. 21

22 Lieferungen aus Übersee (See- und Luftfracht): Registration bei DHL Express für Sendungen aus Übersee bis 15 kg bzw. bis 0,05 cbm: Die MANN+HUMMEL Import Account Nummer für die Werke: Niederaichbach Marklkofen Ludwigsburg Sonneberg Speyer lautet Die Import Account Nummer für MANN+HUMMEL Automotive in Bad Harzburg lautet Key Account Manager DHL Express: Herr Peter Lähr oder Sales Support Assistant: Frau Carmen Mazar * Bitte nutzen Sie den Service International Express * Notieren Sie in dem Feld Shippers Reference (Feld Shipper über dem Firmennamen ) Ihre Lieferanten Rechungsnummer * Für den Fall, dass Sie einen ersten Kontakt mit DHL Express in Ihrem Land benötigen gehen Sie bitte im Internet auf => Wählen Sie aus dem Pull Down Menü Select your country =>Go Sie finden hier die DHL Kunden Service Telefonnummer indem Sie Contact us drücken. * Falls Sie noch keine täglichen Abholungen mit DHL Express haben, buchen Sie die Abholung bitte über ihren lokalen DHL Express Kunden Service 22

23 Registration bei Agility Logistics für Sendungen aus Übersee über 15 kg bzw. größer als 0,05 cbm: Anmeldung: Telefon: +49 (0) Kontakt Agility Logistics Key Account Manager Commercial Manager Seafreight Marlies Moeller Telefon: +49 (0) Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mobil: +49 (0) Mail: 23