CE. SIMPLY DELIVERED.

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1 DHL FREIGHT FCM 2.0 AX4 Benutzerhandbuch DHL Freight FCM 2.0 AX4 EXCELLENCE. SIMPLY DELIVERED.

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Aufschaltung Login FCM Ax4 Hauptmenü / Fensteraufbau Menüfeld Sendungen Erfassung Sendungskopf Sendungsdetails Sendungsposition Auftragsvorschau Label Gefahrgut Vorlagen Sendungsübersicht Adressbuch Neue Adresse Adresse suchen Verwaltung Eigene Dateien Unternehmen Benutzer verwalten Benutzereinstellungen Hilfe Verbindungstest Browsertest Stand: Seite 2 von 43

3 1. Aufschaltung Zur Nutzung unserer Online Software FCM 2.0 AX4 müssen sie sich registrieren. Die Registrierung erfolgt zusammen mit dem Verkauf ihrer zuständigen DHL Freight Niederlassung. Der Verkauf füllt zusammen mit ihnen das Registrierungsformular aus, anhand dessen die Registrierung und Freischaltung von DHL Freight FCM 2.0 AX4 vom DHL Freight Helpdesk durchgeführt wird. Die folgenden Daten werden zur Registrierung benötigt: 1. Ihre komplette Firmenanschrift 2. Ihre Kundennummer/-n (UNIFIS Versendernummer/-n) 3. Eine Kontaktperson / Administrator für DHL Freight FCM 2.0 AX4 4. Telefonnummer und -adresse der Kontaktperson Das ausgefüllte Registrierungsformular faxen oder mailen sie dann an das DHL Freight Helpdesk (Fax: 0228/ / [email protected] ). In kürzester Zeit erhalten sie von uns zwei s, einmal mit der Registrierungsbestätigung und einmal mit ihren Zugangsdaten, mit denen sie sich in FCM 2.0 AX4 einloggen können. 1. Stand: Seite 3 von 43

4 2. 2. Login Mit ihren Zugangsdaten melden sie sich auf der Startseite ( von FCM 2.0 AX4 an. Zur Anmeldung geben sie bitte ihren Benutzernamen und ihr Passwort ein. Anschließend klicken sie bitte auf den Button Anmeldung. Stand: Seite 4 von 43

5 Nach der ersten Anmeldung müssen sie aus Sicherheitsgründen ihr Passwort ändern. Um ihnen zukünftig den Zugang zum System auch dann zu ermöglichen, wenn sie Ihr Passwort einmal vergessen haben sollten, bitten wir sie, hier einmalig eine Passworterinnerungsfrage inklusive der Antwort festzulegen. Stand: Seite 5 von 43

6 3. FCM Ax4 Hauptmenü / Fensteraufbau Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen sie in das Hauptmenü von FCM 2.0 AX Das Hauptmenü bzw. Hauptfenster ist wie folgt aufgebaut: 1. Name des Benutzers 2. Hauptmenü Stand: Seite 6 von 43

7 4. Menüfeld Sendungen Im Menü Sendungen können sie aus drei verfügbaren Funktionen wählen. Die aktuell ausgewählte Funktion ist immer hellgrau hinterlegt. 4.1 Erfassung Mit einem Klick auf Erfassung starten sie die Sendungserfassung in FCM 2.0 AX4. Die Sendungserfassung besteht aus zwei Teilbereichen. Im ersten Schritt wählen sie mit Produkt / Service den Sendungstyp. Stand: Seite 7 von 43

8 Es folgen 3 Abschnitte: 1. Sendungskopf 2. Sendungsdetails 3. Sendungspositionen Pflichtfelder erkennen sie an den * rechts neben den Feldbezeichnungen wie z.b. Empfänger im ersten Abschnitt / Sendungskopf Stand: Seite 8 von 43

9 4.1.1 Sendungskopf Unter Versender wählen sie aus den UNIFIS - Versendernummern, die zur Registrierung angegeben wurden. Wird keine Wahl getroffen, zieht das System die erste Versendernummer. Besteht nur eine Versendernummer, so entfällt die Auswahl. 1. Mit Bearbeiten können sie z.b. neue Empfänger hinzufügen und nach Bedarf ändern. Stand: Seite 9 von 43

10 Hinweis: speichern sie die Kunden über den Empfängermodus haben sie 4 Namensfelder (nur 3 über das Adressbuch) Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Nach dem Ausfüllen der erforderlichen Felder empfehlen wir den Button Adresse speichern und übernehmen. So sichern sie sich die Empfängeradresse für zukünftige Sendungen. Der nächste Aufruf ist dann über die Kundennummer möglich. Stand: Seite 10 von 43

11 Der Kopf der des zweiten Abschnitts Sendungsdetails ändert sich entsprechend ihrer Auswahl des Produkt / Service Sendungsdetails Einzugsaufträge ( nur Deutschland ) Stand: Seite 11 von 43

12 Express nächster Tag ( nur Deutschland ): Hinweis : Beachten sie die Produktspezifischen Besonderheiten!!! (Volumen / Lademeter) Express bis 10 Uhr ( nur Deutschland ): Express bis 12 Uhr ( nur Deutschland ): Standard: Hier haben sie die Möglichkeit einen Wunschtermin zu äußern, wir bemühen uns diesem auch nachzukommen. Stand: Seite 12 von 43

13 Hinweis: Kein ADR bei Fixterminen!!! Fixtermin bis 10 Uhr ( nur Deutschland ): Fixtermin bis 12 Uhr ( nur Deutschland ): Fixtermin Zustelldatum ( nur Deutschland ): Avis: Nachnahme: In unserem Beispiel wählen wir Standard. Stand: Seite 13 von 43

14 2 Das Pflichtfeld Frankatur bietet ihnen eine Auswahl, alle anderen Felder geben sie frei ein. ( Vorgegeben ist (DDU / frei Haus unverzollt/ unversteuert ( 22 ) ) Stand: Seite 14 von 43

15 Stand: Seite 15 von 43

16 4.1.3 Sendungsposition 3 Im Abschnitt Sendungspositionen haben sie unter Verpackungsart eine Auswahl. Für neu erfasste Aufträge, die wiederkehren, können sie noch vor dem Abschluss der Auftragserfassung eine Vorlage erstellen. Hierfür fügen sie ein Haken ein und vergeben dem Auftrag einen Namen. 1 2 Stand: Seite 16 von 43

17 4.2 Auftragsvorschau Erteilen sie die Freigabe über Menüpunkt Sendungen Sendungsübersicht bitte erst nach der Erfassung aller Aufträge, die auf ein LKW (Pro Fahrt, pro Abholung) geladen sind. Stand: Seite 17 von 43

18 4.3 Label Hier können sie mit dem Button Erzeuge PDF-Barcode schon die erforderlichen Labels erzeugen. Stand: Seite 18 von 43

19 4.4 Gefahrgut Um den Auftrag als Gefahrgut Auftrag zu deklarieren fügen sie rechts ein Haken ein und klicken sie den Button Gefahrgutdaten hinzufügen. Anhand dieses Symbols erkennen sie, dass es sich um ein Gefahrgut handelt. Stand: Seite 19 von 43

20 Folgen sie den mit gekennzeichneten Feldern 1. Mit der Un-Nr. können sie entsprechende Gefahrgutinformationen suchen. Je nach UN.-Nr können sie auch die n.a.g. Eintragung wählen. Stand: Seite 20 von 43

21 2. 3. Das Pflichtfeld Verpackungscode bietet ihnen eine Auswahl, entsprechend dieser ändert sich die Auswahl im Folgefeld. Stand: Seite 21 von 43

22 4. Stand: Seite 22 von 43

23 5. 6. Neben dem Pflichtfeld Masse können sie die Einheit wählen. Stand: Seite 23 von 43

24 Wichtig: achten sie drauf, dass das Gewicht der Position nicht das Gewicht des Gefahrguts übersteigt. 7. Stand: Seite 24 von 43

25 8. Stand: Seite 25 von 43

26 Zur Erinnerung: Erteilen sie die Freigabe über Menüpunkt Sendungen Sendungsübersicht bitte erst nach der Erfassung aller Aufträge, die auf ein LKW (Pro Fahrt, pro Abholung) geladen sind. Stand: Seite 26 von 43

27 4.5 Vorlagen Im Menü Sendungen können sie die Funktionen Vorlagen wählen. Die bereits gespeicherten Vorlage können sie gern bearbeiten oder sie erstellen neue Kurzvorlagen. Sie können viel Erfassungsaufwand sparen, indem sie vorab die häufigsten Sendungsarten als Vorlage speichern. (Erfassung erfolgt genauso wie eine Auftragserfassung, jedoch kann sie auch ohne die Pflichtfelder gespeichert werden) Stand: Seite 27 von 43

28 In der Vorlage sind die *Felder keine Pflichtfelder Stand: Seite 28 von 43

29 Zum Aufruf der der benötigten Vorlage nutzen sie die Suchfilter z.b. Namen. Mit dem linken Pfeil bearbeiten sie die einzelnen Abschnitte und mit dem rechten Pfeil den Gesamtauftrag. Mit dem Haken und dem Button Erfassung gelangen sie zum Auftrag. Stand: Seite 29 von 43

30 4.6 Sendungsübersicht In der Übersicht sehen sie alle Ihre erfassten Sendungen, mit dem jeweiligen Status. Sendungen im Status Neu wurden noch nicht an die DHL Freight freigegeben. Zusätzlich zu einigen Sendungsdetails sehen sie auch die AX4 Nummer, die automatisch generiert wurde, jedoch nur intern verwendet wird. Als nächstes markieren sie alle Sendungen, die auf Neu stehen und auf den LKW geladen wurden. Mit dem Button Markierte Sendungen freigeben erhalten sie folgende Sendungsunterlagen: Stand: Seite 30 von 43

31 Handelt es sich um Gefahrgut haben sie auf der Ladeliste zusätzlich den Punktewert und den Tunnelcode. Stand: Seite 31 von 43

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33 Um ihre Sendung zu verfolgen öffnen sie mit Status / Freigegeben einen Link zu Active Tracing. Stand: Seite 33 von 43

34 5. Adressbuch 5.1 Neue Adresse Unter der Funktion Neue Adressen können sie alle notwendigen Adressen vorab anlegen, z.b. Kunden-Anschrift Hinweis: speichern sie die Kunden über den Empfängermodus haben sie 4 Namensfelder ( hier nur 3 ) Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Hinweis: Funktion ist nicht AKTIV!!! Stand: Seite 34 von 43

35 5.2 Adresse suchen Unter der Funktion Adresse suchen haben sie die Option mit Hilfe von drei Kriterien Kundennr., Stadt, und Name die entsprechende Anschrift zu finden. Besteht der Bedarf Adressen zu importieren bitten wir sie sich an DHL Freight Helpdesk zu wenden. Stand: Seite 35 von 43

36 6. Verwaltung 6.1 Eigene Dateien Stand: Seite 36 von 43

37 6.2 Unternehmen Unter der Funktion Unternehmen können sie die Versenderdaten aktualisieren. Stand: Seite 37 von 43

38 6.3 Benutzer verwalten Der erste Benutzer hat das Recht weitere Benutzer anzulegen. Bei allen anderen Benutzern steht die Funktion Benutzerverwaltung nicht zur Auswahl. Das Passwort wird bei erfolgreicher Registrierung an die angegebene -Adresse verschickt. Stand: Seite 38 von 43

39 Mit betätigen des Pfeils auf der rechten Seite gelangen sie in den Berechtigungsbereich für die einzelnen Benutzer. Stand: Seite 39 von 43

40 Maske für weitere Benutzer 6.4 Benutzereinstellungen Stand: Seite 40 von 43

41 Von den in der Maske aufgeführten Einstellungen werden folgende Punkte empfohlen: unter Funktion nach Login können sie einstellen, dass sie direkt nach der Anmeldung in die Erfassung kommen. Einstellung des Druckformats: A4 wenn sie ein A4 Blatt mit 4 A6 Labels brauchen oder A6, wenn sie einen Labeldrucker verwenden. Stand: Seite 41 von 43

42 Auch ist es möglich einzustellen an welcher Stelle der Seite der Druck anfangen soll. 7. Hilfe 7.1 Verbindungstest Stand: Seite 42 von 43

43 7.2 Browsertest Hiermit können sie testen, ob ihre Konfiguration unterstützt wird. Stand: Seite 43 von 43