Anleitung zum VLOG Zertifizieru ngsstellenportal Stand

Transkript

1 Anleitung zum VLOG Zertifizieru ngsstellenportal Stand Inhalt 1 Allgemeines Funktionen verschiedener Bereiche (Reiter / Tabs) Betriebssuche Stammdaten Zertifikate Auditdaten Lizenzierung / Zertifizierung Dokumente... 5

2 1 Allgemeines a. Rechtliches Als vom VLOG anerkannte Zertifizierungsstelle sind Sie durch den mit dem VLOG geschlossenen Anerkennungsvertrag verpflichtet, dem VLOG Audit- und Zertifikatsunterlagen acht Wochen nach Audittermin mitzuteilen. Um die Übermittlung der Daten zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, hat der VLOG eine Datenbanklösung in Form des VLOG Zertifizierungsstellenportals ECERT geschaffen. Künftig gibt der VLOG die Datenformate und Datenbezeichnung vor (Anlage 1). Zudem gibt der VLOG neben den Stufen (gemäß VLOG-Standard) auch die Geltungsbereiche vor, nach denen zertifiziert werden kann (Anlage 2). Sollten Sie weitere Geltungsbereiche benötigen, kontaktieren Sie bitte die VLOG Geschäftsstelle. b. Login in ECERT Die Zugänge zur Datenbank werden personen- und nicht unternehmensbezogen vergeben. Die dem VLOG genannten Ansprechpartner Ihrer Zertifizierungsstelle erhalten vom VLOG automatisch einen Link zur Registrierung für das VLOG Zertifizierungsstellenportal per zugesandt. Auch weitere Personen, die das Zertifizierungsstellenportal nutzen sollen, erhalten auf Nachfrage beim VLOG einen Link zugesandt, mit dem die entsprechenden Zugangsdaten vergeben werden können. Nach Öffnen des Links in der erhaltenen sehen Sie den ECERT Registrierungsbereich in Ihrem Internet-Browser. Sie werden aufgefordert, einen Benutzernamen und ein Passwort zu vergeben. Benutzername und Passwort können frei gewählt werden. Aus Gründen der Datensicherheit empfiehlt es sich aber, ein Passwort mit mindestens sechs Zeichen sowie Umlaute und Zahlen zu erstellen. Notieren Sie sich bitte die entsprechenden Login-Daten: Mit diesen können Sie sich künftig in das VLOG Zertifizierungsstellenportal unter einloggen. Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Kein Problem. Folgen Sie einfach dem Link Passwort vergessen unter dem Login-Bereich. Soll Ihr Zugang deaktiviert werden, melden Sie sich bitte bei der VLOG Geschäftsstelle telefonisch unter oder senden Sie eine an c. Ausloggen / Profil-Einstellungen Mit Klick auf den Profilnamen rechts oben (Männchen Symbol) erscheint die Auswahl Profil und Logout. Mit letzterer Funktion können Sie sich aus dem VLOG Zertifizierungsstellenportal ausloggen. Unter Profil können Sie Ihr Kennwort und die Spracheinstellungen ändern. Das Zertifizierungsstellenportal kann auf englische Sprache eingestellt werden. Bitte wählen Sie hierfür die Sprache EN-GB aus, sowie das Datum-/Zahlenformat English. Bitte bestätigen Sie Änderungen im Anschluss mit dem Button Änderungen bestätigen. Die Einstellung der Sprache wird bei Ihrem nächsten Einloggen übernommen. d. Informationen / Kontakt Im VLOG Zertifizierungsstellenportal steht Ihnen auf jeder Unterseite rechts oben ein Infobutton mit weitergehenden Informationen zur Verfügung. Neben der hier beschriebenen Anleitung steht Ihnen zudem ein Tutorial zum Thema Nutzung des VLOG Zertifizierungsstellenportals bereit. Sollte Ihre Frage trotzdem offengeblieben sein, kontaktieren Sie gerne die VLOG Geschäftsstelle. Auf jeder Unterseite steht Ihnen hierfür oben links ein Feedback Button zur Verfügung. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich direkt ein -Fenster. Bitte beschreiben Sie genau Ihr Anliegen und nennen Ihre Kontaktdaten, damit die VLOG Geschäftsstelle Ihnen schnellstmöglich weiterhelfen kann. Seite 2 von 5

3 2 Funktionen verschiedener Bereiche (Reiter / Tabs) 2.1 Betriebssuche Direkt nach dem Login gelangen Sie in die Betriebssuche; die Startseite des VLOG Zertifizierungsstellenportals. In der Betriebssuche finden Sie alle VLOG Kunden inklusive VLOG-ID 1, die Ihrer Zertifizierungsstelle zugeordnet sind und die mit dem VLOG einen Standardnutzungsvertrag abgeschlossen haben. Dafür muss der Betrieb Ihre Zertifizierungsstelle für die Zertifizierung nach VLOG-Standard im Standardnutzungsvertrag angegeben haben. Im Freitextfeld Suche können Sie nach der VLOG-ID oder dem Namen Ihres Kunden suchen, dessen Datensatz Sie öffnen möchten. Mit Klick auf den Datensatz öffnet sich die Detailansicht des Betriebs. Sollte ein Kunde von Ihnen nicht in der Betriebssuche aufgeführt sein, klären Sie bitte das Vorhandensein eines Standardnutzungsvertrags mit dem Unternehmen ab. Im Stammdatenblatt des Standardnutzungsvertrags muss zwingend Ihre Zertifizierungsstelle angegeben sein, sonst ist die Zuordnung in ECERT nicht möglich. Gegebenenfalls befindet sich der Standardnutzungsvertrag auch noch in Bearbeitung und wird in Kürze in ECERT übernommen. 2.2 Stammdaten Mit Klick auf einen Kundendatensatz stehen Ihnen weitere Auswahlbereiche zur Verfügung. Unter dem ersten Reiter "Stammdaten" können Sie die dem VLOG übermittelten Unternehmensdaten inklusive der vom VLOG vergebenen VLOG-ID einsehen. Hat der Kunde eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegt, kann diese im Drop-Down-Menü rechts oben ausgewählt werden (grün umrandetes Fenster). Standardmäßig ist hier die Firmenadresse hinterlegt. Haben Sie relevante Abweichungen in den Stammdaten festgestellt, kontaktieren Sie bitte die VLOG Geschäftsstelle über den Klick auf das Feld "Feedback" (links oben auf der Seite). Nach Klick auf das Feld öffnet sich ein -Fenster. Bitte geben Sie genau an, welche Daten abweichend sind und nennen uns Ihre Kontaktdaten; wir prüfen Ihr Anliegen im Anschluss gerne. 2.3 Zertifikate Unter dem Reiter "Zertifikate" können Sie die Zertifikatsdaten der VLOG-Zertifizierung sowie das zugehörige Zertifikat einstellen und hochladen. Um ein neues Zertifikat anzulegen, klicken Sie bitte auf das Blattsymbol "Manuelles Zertifikat erstellen" links oben. Ein neues Fenster öffnet sich. Tragen Sie hier zunächst die Zertifikatsnummer ein. Die Eingabe der Saison ist technisch bedingt notwendig und bezieht sich auf das aktuelle Jahr der Ausstellung des Zertifikats. Bitte tragen Sie zudem "Ausstellungsdatum" und Gültigkeit des Zertifikats ("Gültig bis") ein. Das Feld "Dienstleistungen" ist technisch bedingt und für Sie nicht relevant. Es kann auch nicht verändert werden. Unter "Zertifikat" und "Choose a File" können Sie die Zertifikats-Datei zu den Zertifikatsdaten hochladen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Datei vor dem Hochladen, wie in Anlage 1 beschrieben, benennen. 1 Bitte beachten Sie, dass es sich bei der VLOG-ID um eine eigenständige Nummernart handelt, die als Voraussetzung zu einer Zertifizierung nach VLOG-Standard nur durch den Abschluss eines Standardnutzungsvertrags vom VLOG zu erhalten ist. Die VLOG-ID stimmt nicht mit der Mitglieds-Nummer oder OG- oder VG-Lizenzvertragsnummer überein. Sie beginnt mit einer 10-. Seite 3 von 5

4 Bitte wählen Sie unter Stufe/Geltungsbereich den Geltungsbereich der VLOG-Zertifizierung aus. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Unter den Spalten können Sie im grau umrahmten Suchfeld nach bestimmten Begrifflichkeiten suchen; z.b. finden Sie mit dem Suchbegriff "Futtermittel" in der Spalte Sachbezeichnung alle Geltungsbereiche aus dieser Stufe. Die Stufen und Geltungsbereiche sind in der Datei Anlage 1 Zertifizierungsstellenportal Dateinamen Formate definiert. Ist der betroffene Geltungsbereich nicht vorhanden, wenden Sie sich bitte an die VLOG-Geschäftsstelle mittels des Feedback-Buttons rechts oben auf der Seite. Sie können jederzeit das Zertifikat zwischenspeichern über den Button "Speichern", "Speichern und schließen" oder den Eintrag löschen mit Klick auf "Löschen". Mit dem Button "Fertigstellen" schließen Sie das Zertifikat final; der Eintrag kann im Nachhinein nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Ist ein Zertifikat final abgeschlossen, kann es nicht erneut geöffnet und angepasst oder aktualisiert werden. Bitte nennen Sie die Versionsnummer beim Hochladen eines aktualisierten Zertifikats gemäß Anlage 1, und deaktivieren Sie die alte Version über die Funktion Zertifikat deaktivieren. 2.4 Auditdaten Unter dem Reiter "Auditdaten" können Sie entsprechende Auditdaten eingeben und hochladen. Bitte klicken Sie hierfür links oben auf den Plus-Button "Neu". Ein neues Fenster öffnet sich. Um einen neuen Eintrag von Auditdaten zu erstellen, wählen Sie bitte folgende Informationen aus: Kontrollstelle: Dieses Feld ist technisch bedingt und muss nicht gefüllt werden. Dienstleistung: Bitte wählen Sie hier immer die Dienstleistung "VLOG-Zertifizierung". Die Dienstleistung "Standardnutzung" ist technisch bedingt. Mit ihr kann kein Eintrag angelegt werden. Auditdatum: Bitte tragen Sie hier den Tag des Audits ein. Ergebnis: Bitte wählen Sie hier im Drop-Down Menü den passenden Eintrag aus. Audittyp: Bitte wählen Sie hier im Drop-Down Menü den passenden Eintrag aus. Auditor: Bitte nennen Sie hier den Vor- und Nachnamen des beteiligten Auditors. Dauer des Audits: Bitte nennen Sie hier die Dauer des Audits in Stunden (Beispiel: 1,75 h) Bitte beachten Sie, dass es sich bei allen Feldern um Pflichtfelder handelt. Unter dem Bereich "Dokumente" können die dazu gehörenden Auditdateien hochgeladen werden. Klicken Sie hierfür auf das Blatt-Symbol "Files hinzufügen". Es öffnet sich ein neues Fenster. Mit Klick auf den grünen Bereich links oben ( Bitte ziehen Sie Dateien/Fotos hierher oder hier klicken. ) können Sie eine oder mehrere Dateien hochladen. Bitte wählen Sie je Datei die Fileart im Drop-Down-Menü aus (z.b. Betriebsbeschreibung, Checkliste, Sortimentsliste). Bitte benennen Sie die Bezeichnung der Dateien und den Betreff entsprechend der angehängten Beschreibung Anlage 1 Zertifizierungsstellenportal_Dateinamen_Formate. Wollen Sie den Upload-Vorgang abschließen, klicken Sie oben links auf "Speichern und Schließen". Angelegte Auditdaten können Sie unter Ergebnisse unter anderem nach Audittyp und Auditdatum filtern. 2.5 Lizenzierung / Zertifizierung Unter dem Reiter "Lizenzierung / Zertifizierung" finden Sie eine Übersicht der lizenzierten bzw. zu lizenzierenden Produkte Ihres Kunden mit dem entsprechenden Lizenzierungsstatus (Spalte Status ) und der Marke. Mittels des Status des Produkts haben Sie eine Übersicht, welche Produkte bereits von der VLOG Geschäftsstelle lizenziert wurden (Status "Lizenz erteilt") bzw. welche noch in Prüfung sind (Status Seite 4 von 5

5 "Lizenz beantragt" bei Neuprodukten und Status "Lizenz prüfen" bei Änderungen an einem bestehenden Produkt). In der Spalte Bezeichnung können Sie nach verschiedenen Begrifflichkeiten suchen. Mit einem Klick auf das XLS Blatt Symbol Excel Export können Sie sich die aktuelle Produktliste inklusive Lizenzstatus runterladen. 2.6 Dokumente Unter dem Reiter "Dokumente" finden Sie alle Audit- und Zertifikatsdaten, die Sie über die Reiter "Audits" bzw. "Zertifikate" hochgeladen haben. Um die Dateien herunterzuladen, klicken Sie in der Spalte "Download" auf das Symbol mit dem blauen Pfeil. Anhand der Spalte "Fileart" können Sie verschiedene Dateiarten filtern. Aus den Feldern "Betreff" und "Anmerkungen" erhalten Sie weitere Informationen zum Inhalt der Dateien. Seite 5 von 5