Stadt Isselburg Der Bürgermeister Minervastraße 12. Kevin Schneider Vorsitzender der Fraktion im Rat der Stadt Isselburg und des Ortsverbandes

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1 FDP Fraktion Isselburg Lessingweg Isselburg Stadt Isselburg Der Bürgermeister Minervastraße Isselburg Freie Demokratische Partei Fraktion im Rat der Stadt Isselburg Kevin Schneider Vorsitzender der Fraktion im Rat der Stadt Isselburg und des Ortsverbandes Isselburg, 3. November 2017 Sehr geehrter Herr Bürgermeister, die FDP Fraktion im Rat der Stadt Isselburg beantragt gem. 3 I GO Rat die Aufnahme des Punktes Vergabeordnung der Stadt Isselburg auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Rates. Beschlussvorschlag: Der Rat der Stadt Isselburg beschließt die sich im Anhang befindliche Vergabeordnung mit Wirkung zum 1. Januar Der Rat der Stadt Isselburg beauftragt den Bürgermeister, mit dem Kreis Borken einen öffentlich rechtlichen Vertrag über die Übernahme von Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung nach 103 I Nr. 8 GO NRW im Umfang des 14 I des Entwurfs der Vergabeordnung zu verhandeln und den Vertragsentwurf dem Rat bis zum 30. Juni 2018 zur Beschlussfassung vorzulegen. Begründung: Der Rat hat den Bürgermeister mit Beschluss vom 21. Oktober 2015 beauftragt, bis zum 31. März 2016 den Entwurf einer neugefassten oder aktualisierten Vergabeordnung vorzulegen. Eine solche Vorlage hat es bis heute nicht gegeben. Vielmehr wurde mehrfach und auch auf Nachfrage darauf verwiesen, man arbeite an einer Vorlage. Seit Auftragserteilung sind mehr als zwei Jahre vergangen. Dies nimmt die FDP Fraktion zum Anlass, eine Neufassung der Vergabeordnung aus der Mitte des Rates vorzulegen. FDP Fraktion im Rat der Stadt Isselburg Lessingweg Isselburg M: F: kevin.schneider@fdp isselburg.de isselburg.de facebook.com/fdpisselburg twitter.com/fdp_isselburg

2 Seite 2 von 2 Das Vergaberecht verändert sich aktuell stark. Es wird besonders durch die Digitalisierung geprägt. Nach und nach werden nicht nur Vergaben im Oberschwellenbereich verpflichtend elektronisch durchzuführen sein, sondern auch eine Vielzahl von Vergaben im Unterschwellenbereich muss künftig elektronisch abgewickelt werden. Daran muss die Vergabeordnung der Stadt Isselburg angepasst werden. Bis spätestens 18. Oktober 2018 etwa ist gesetzlich vorgeschrieben, die Vergaben im Oberschwellenbereich ausschließlich elektronisch durchzuführen. Darüber hinaus enthält die Vergabeordnung aktuell keine ausreichenden Regelungen zur Prävention gegen Korruption und zur Sicherstellung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung. Der Rechnungsprüfungsausschuss soll künftig seinen Aufgaben nach 103 GO NRW gerecht werden und einzelne Vorgänge und Vergaben oberhalb bestimmter Vergabevolumen vor oder nach der Vergabe prüfen. Einzelne Vergaben oberhalb von Euro sollen in Zukunft vor Vergabeerteilung durch das Rechnungsprüfungsamt des Kreises Borken geprüft werden. Eine solche Prüfung wird in anderen Kommunen zum Teil schon bei einem Zehntel des vorgesehenen Volumens vorgesehen. Mit freundlichen Grüßen

3 Vergabeordnung der Stadt Isselburg Richtlinien des Rates der Stadt Isselburg für das Vergabemanagement

4 Der Rat der Stadt Isselburg hat in seiner Sitzung vom.. die folgende Vergabeordnung beschlossen: Vorbemerkung Ziel dieser Vergabeordnung ist es, die Vergabepraxis in den Fachbereichen der Stadt zu vereinheitlichen und Vergabeverfahren straffer und transparenter zu gestalten. Gleichzeitig sollen Gefahren von Korruption und Manipulation entgegengewirkt werden. 1 Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen (1) Diese Vergabeordnung gilt sachlich für alle Lieferungen und Leistungen für die Stadt Isselburg. (2) Grundlage für die Vergabe von Aufträgen sind neben landes, bundes und europarechtlichen Vorschriften jeweils in ihrer gültigen Fassung insbesondere Satzungen und Beschlüsse des Rates der Stadt Isselburg Dienstanweisungen des Bürgermeisters Honorarordnung für Architekten und Ingenieure Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Verdingungsordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen (VOL) Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) (3) Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen, die mit Zuweisungen oder Darlehen gefördert werden, sind die Förderbedingungen vorrangig zu beachten. 2 Gegenstände des Vergabeverfahrens Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen wird hinsichtlich der anzuwendenden Verfahrensweise zwischen Aufträgen über Bauleistungen, Aufträgen über Lieferleistungen und Aufträgen über Dienstleistungen unterschieden: 1. Gegenstand von Bauaufträgen ist die Ausführung (d.h. Herstellung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von baulichen Anlagen) bzw. Planung von Bauvorhaben. 2. Gegenstand von Lieferaufträgen sind Verträge zur Beschaffung von Waren, die insbesondere Kauf oder Ratenkauf, Leasing, Miete oder Pacht mit oder ohne Kaufoption betreffen. 3. Gegenstand von Dienstleistungsaufträgen sind diejenigen Verträge über Leistungen, die weder Bauleistungen noch Lieferleistungen sind. 3 Vergabearten (1) Die Vergabe der in 2 genannten Leistungen hat grundsätzlich nach öffentlicher Ausschreibung zu erfolgen. (2) Ausnahmsweise ist die beschränkte Ausschreibung zulässig, 1. wenn die öffentliche Ausschreibung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde; diese Unverhältnismäßigkeit ist a) in den Fällen von 2 Nr. 1 bei einem voraussichtlichen Auftragswert von bis zu Euro brutto anzunehmen, b) in den Fällen von 2 Nr. 2 und 3 bei einem voraussichtlichen Auftragswert von bis zu Euro brutto anzunehmen, 2. wenn die öffentliche Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis gehabt hat, oder 3. wenn die öffentliche Ausschreibung wegen Dringlichkeit entsprechend 60 GO NRW unzweckmäßig ist. Seite 2 von 6

5 Die beschränkte Ausschreibung ist ausgeschlossen, wenn der Rat in Beschlüssen oder sonstiger Weise erkennen lässt, dass eine öffentliche Ausschreibung zu erfolgen hat. (3) Ausnahmsweise ist die freihändige Vergabe zulässig, 1. wenn die öffentliche oder beschränkte Ausschreibung unverhältnismäßig ist; diese Unverhältnismäßigkeit ist a) in den Fällen von 2 Nr. 1 bei einem voraussichtlichen Auftragswert von bis zu Euro brutto anzunehmen, b) in den Fällen von 2 Nr. 2 und 3 bei einem voraussichtlichen Auftragswert von bis zu Euro brutto anzunehmen, c) bei der Beschaffung von Heizöl unabhängig vom Auftragswert anzunehmen, 2. wenn die öffentliche Ausschreibung und die beschränkte Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis gehabt haben, 3. wenn die öffentliche Ausschreibung und die beschränkte Ausschreibung wegen Dringlichkeit entsprechend 60 GO NRW unzweckmäßig sind, 4. wenn für die Eigenart der Leistung nur ein bestimmter Unternehmer in Betracht kommt, 5. wenn sich die Leistung nicht von einer bereits vergebenen größeren Leistung trennen lässt, oder 6. wenn die zu erbringende Leistung gesetzlich preisgebunden ist. 4 Beschränkte Ausschreibung (1) In den Fällen des 3 Abs. 2 Nr. 1 lit. a sind mindestens sieben, in den Fällen des 3 Abs. 2 Nr. 1 lit. b mindestens fünf Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. (2) In den Fällen des 3 Abs. 2 Nr. 2 sind beschränkte Ausschreibungen mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb vorzunehmen, wenn der Auftragswert voraussichtlich Euro brutto übersteigt. 5 Freihändige Vergabe In den Fällen des 3 Abs. 3 Nr. 1 lit. a und b sind mindestens fünf und in den Fällen des 3 Abs. 3 Nr. 1 lit. c mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. 6 Ermittlung von Gesamtauftragswerten (1) Für wiederkehrende Leistungen und Dauerschuldverhältnisse ist der Jahreswert die Grundlage. (2) Für Verträge ohne Gesamtpreis mit einer Laufzeit von bis zu 48 Monaten oder mit einer unbestimmten Laufzeit ist der vierfache Jahreswert anzusetzen, wenn nicht der Gesamtwert über die Laufzeit des Vertrages ermittelbar ist; sonst ist der Gesamtwert über die Laufzeit anzusetzen. (3) Für Verträge mit Optionsrechten gilt der größtmögliche Wert. 7 Zusammenfassung und Aufteilung von Leistungen (1) Mehrere gleichartige Leistungen sind zusammenzufassen. (2) Eine Teilung von Leistungen soll erfolgen, wenn damit ein größerer Bieterkreis erreicht wird; die Angebotsunterlagen sind nach Losen aufzuteilen. Für die Vergabeart und die Zuständigkeit der Vergabeentscheidung ist die Summe der Teilleistungen maßgeblich. Seite 3 von 6

6 8 Nachtragsangebote (1) Wird bei Ausführung eines Auftrages über Lieferungen oder Leistungen eine Abweichung vom ursprünglichen Auftrag erforderlich und hat dies eine Erhöhung der Auftragssumme oder eine Ergänzung des Leistungsverzeichnisses zur Folge, ist von dem Unternehmer ein Nachtragsangebot auf der Basis des Hauptangebotes zu fordern. (2) Stundenlohnleistungen sind zu vermeiden, wenn dies möglich ist. (3) Maßgeblich für die Zuständigkeit bei der Vergabeentscheidung ist die Summe von Hauptauftrag und Nachtrag. Eine Ausschreibung soll aufgeboben werden, wenn 9 Aufhebung der Ausschreibung 1. die angegebenen Angebotspreise in einem offensichtlichen Missverhältnis zu den in der Ausschreibung geforderten Leistungen stehen, 2. Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass unter den beteiligten Firmen Preisabsprachen über die angebotenen Lieferungen und Leistungen stattgefunden haben, oder 3. kein Angebot den Ausschreibungsbedingungen entsprich. Im Übrigen gelten die Bestimmungen der jeweiligen Verdingungsordnung über die Aufhebung von Ausschreibungen. 10 Zuständigkeit über Vergabeentscheidung (1) Für die Vergabe von Leistungen im Sinne von 2 Nr. 1 ist ab einem Auftragswert von Euro brutto der Rat zuständig; für die Vergabe von Leistungen im Sinne von 2 Nr. 2 und 3 ist ab einem Auftragswert von Euro brutto der Rat zuständig. Für die Vergabe von Heizöl ist unabhängig vom Auftragswert der Bürgermeister zuständig. (2) Über Rahmenverträge für Architekten, Ingenieur, Rechtsberatungsleistungen und sonstigen Beratungsleistungen entscheidet unabhängig vom erwarteten Auftragswert der Rat; in allen übrigen Fällen richtet sich die Entscheidungszuständigkeit nach Absatz 1. (3) Die Aufhebung von Ausschreibungen gilt unabhängig vom Ausschreibungswert als Geschäft der laufenden Verwaltung. (4) Bei der Vergabe von Aufträgen mit einem Wert von mehr als Euro brutto gelten die Vorschriften über verpflichtende Erklärungen der Gemeindeordnung. Seite 4 von 6

7 11 Informationspflichten (1) Der Bürgermeister informiert den Rat innerhalb eines Monats nach Ablauf eines jeden Kalenderquartals über Aufträge, die er entsprechend der Zuständigkeitsordnung in jenem Zeitraum selbst vergeben hat und die im Einzelfall einen Auftragswert von Euro brutto überschreiten. (2) Die Information an die Ratsmitglieder hat in einer Vorlage zur Ratssitzung zu erfolgen und soll aufgelistet mindestens folgende Informationen enthalten: 1. Datum der Vergabe 2. Gegenstand der Vergabe 3. Gewinner des Auftrags 4. Auftragssumme (netto/brutto) 5. Anzahl der erhaltenen Angebote 6. Anzahl der angeschriebenen Unternehmen 7. Höhe des Haushaltsplanansatzes. 12 Wettbewerbsbeschränkende Handlungen (1) Im Vertrag mit dem Unternehmer ist zu vereinbaren, dass bei nachgewiesenen unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen (z.b. Preisabsprachen, Bestechung, Vorteilsgewährung) 5 % der Auftragssumme als pauschaler Schadensersatz an die Stadt Isselburg zu zahlen sind, sofern kein höherer Schaden nachgewiesen wird. Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder der Unternehmer seine Hauptleistungspflicht bereits erfüllt hat. (2) Der Unternehmer ist darauf hinzuweisen, dass für einen im Einzelfall festzusetzenden Zeitraum ein Ausschluss von Vergaben erfolgen kann. 13 Sicherheiten (1) Sicherheitsleistungen sind bei Leistungen im Sinne von 2 Nr. 1 ab Euro brutto zu fordern. Sie belaufen sich auf mindestens 5 % auf die Erfüllung der vertraglichen Leistungspflichten des Unternehmers, sowie auf mindestens 3 % auf die Gewährleistung der Abrechnungssumme. Ein Verzicht ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig; er ist mit Begründung aktenkundig zu machen. (2) Die Sicherheitsleistung muss als Barsicherheit oder in Form einer unbefristeten Bürgschaftserklärung eines im Inland ansässigen und zugelassenen Kreditinstituts oder Kreditversicherers gestellt werden. 14 Rechnungsprüfung (1) Aufträge mit einem Auftragswert von mehr als Euro brutto sind vor Auftragserteilung dem Rechnungsprüfungsamt des Kreises Borken zur Prüfung vorzulegen. Der Vergabevermerk ist den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses unverzüglich nach Eingang vorzulegen. (2) Aufträge mit einem Auftragswert von mehr als Euro brutto sind nach ihrer Abrechnung, bei mehreren Teilleistung nach ihrer Zwischenabrechnung, dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung vorzulegen. Seite 5 von 6

8 15 Transparenz und Veröffentlichungspflichten (1) Beabsichtigte Auftragsvergaben mit einem voraussichtlichen Auftragswert von mehr als Euro brutto sollen im Internet auf der Internetseite der Stadt Isselburg sowie auf dem Vergabeportal vergabe.nrw.de veröffentlicht werden. Besteht die Möglichkeit einer Binnenmarktrelevanz des Auftrags, so hat die Veröffentlichung der beabsichtigten Auftragsvergabe unabhängig vom voraussichtlichen Auftragswert zu erfolgen. Bei einem Auftragswert ab Euro brutto ist eine Binnenmarktrelevanz anzunehmen. (2) Öffentliche Ausschreibungen sind auf der Internetseite der Stadt Isselburg sowie auf dem Vergabeportal vergabe.nrw.de zu veröffentlichen. (3) Nach erfolgter Vergabe sind bei Aufträgen mit einem Wert von mehr als Euro netto die folgenden Angaben für mindestens 3 Monate auf der Internetseite der Stadt Isselburg zu veröffentlichen, wenn dem Sicherheitsinteressen nicht entgegenstehen: Name, Anschrift und adresse des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle Name des beauftragten Unternehmens; soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder deren Namen zu anonymisieren gewählte Verfahrensart Auftragsgegenstand (Art und Umfang der Leistung) Zeitraum und Ort der Leistungserbringung 16 Fristen zur Einführung der elektronischen Vergabe Die Stadt Isselburg hat die vollständige elektronische Vergabe (elektronische Angebotsabgabe, Zusageund Absagemitteilung, etc.) spätestens zum 18. Oktober 2018 im Oberschwellenbereich einzuführen. Im Unterschwellenbereich hat die Stadt Isselburg die vollständige elektronische Vergabe bis spätestens 30. Juni 2019 einzuführen, soweit der Auftragswert Euro netto überschreitet. 17 Übergangsregelungen Für den Zeitraum, in dem eine Prüfung nach 14 Abs. 1 durch das Rechnungsprüfungsamt des Kreises Borken noch nicht erfolgen kann, nimmt der Rechnungsprüfungsausschuss diese Aufgabe vor Auftragsvergabe wahr. 18 Inkrafttreten Die Vergabeordnung tritt am.. in Kraft. Isselburg, den.. Bürgermeister Seite 6 von 6