Vorlage an den Unterausschuss Personal sowie den Haushalts- und Finanzausschuss des Landtags Nordrhein-Westfalen

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1 LANDTAG NORDRHE~N WESTFALEN 16. WAHLPERIODE va Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Der Minister G 16/ 1016 OA Juli 2013 & &/1 Vorlage an den Unterausschuss Personal sowie den Haushalts- und Finanzausschuss des Landtags Nordrhein-Westfalen Aktuelle Situation im Landesamt - Strukturen, Herausforderungen und Personalbedarf des Landesamtes für Besoldung und Versorgung Seite 1 von 7 Aktenzeichen /4-11 C 4 bel Antwort bitte angeben Ronny Meyer Telefon (0211) Fax (0211) Sitzung des Unterausschusses Personal des Landtages NRW am TOP 5: "Ausbleibende Gehaltszahlungen bei studentischen Hilfskräften - Fehlerhafter Umstellungsprozess auf SAP-Abrechnungsystem" in Verbindung damit "Chaotische Zustände bei der Gehaltszahlung an studentische und wissenschaftliche Hochschulbeschäftigte: Quantitative und qualitative Betroffenheit der einzelnen Hochschulstandorte in Nord rhein-westfalen" in Verbindung damit "Strukturen, Herausforderungen und Personalbedarf des Landesamtes für Besoldung und Versorgung" sowie Dienstgebäude und lieferanschrift: Jägerhofstr Sitzung des Haushalts- und Finanzausschusses des Landtags Düsseldorf NRW am , TOP 4: Telefon (0211) Telefax (0211) "Strukturen, Herausforderungen und Personalbedarf des Poststelle@fm.nrw.de Landesamtes für Besoldung und Versorgung" wwwjm.nrw.de Öffentliche Verkehrsmittel: U74 bis U79 Haltestelle Heinrich Helne Allee

2 Seite 2 von 7 Vorbemerkung: In diesem Jahr ist es zu Verzögerungen bei der Zahlungsaufnahme an die neu- und wiedereingestellten studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte und Lehrbeauftragten im Hochschulbereich gekommen. Die fest angestellten Beschäftigten sind hiervon nicht betroffen. Gegenwärtig sind noch knapp Zahlfälle für die Monate April und Mai rückständig (Stand: ). Das Landesamt arbeitet weiterhin mit Hochdruck an der Erledigung. Bei allen verspäteten Zahlungsaufnahmen erfolgen Abschlagszahlungen. Alle Beteiligten sind in engem Kontakt, um sich über die jeweiligen Sachstände auszutauschen und die Betroffenen zu informieren. In der Zwischenzeit sind die Hochschulen bemüht, für die Betroffenen schnell greifende und einfache Übergangslösungen, z. B. durch Überbrückungshilfen anzubieten. Darüber hinaus wird bei Bedarf von der PersonalsteIle der jeweiligen Hochschule zusammen mit dem Landesamt schnelle Unterstützung geleistet. Wie mit Vorlage 16/917 an den Haushalts- und Finanzausschuss mitgeteilt, liegen konkrete Daten über die Zahl der in den Vorjahren verzögert aufgenommenen Neu- und Wiedereinstellungen im Landesamt nicht vor. Um konkrete Angaben zur Zahl der noch offenen Fälle je Hochschule und Angabe des jeweils rückständigen Betrages zu erhalten, müssten die vorhandenen Arbeitsrückstände von Hand im Landesamt ausgewertet werden. Dieser Aufwand ist nicht vertretbar; das LBV bündelt vielmehr alle Kräfte für die Erledigung der Rückstände. Gleichzeitig wäre diese Zahl nur von begrenztem Aussagewert, da sich die Zahl der rückständigen Fälle ständig ändert. Gleiches gilt für eine Abfrage unter den Hochschulen. Nach Übersendung der Änderungsmitteilung an das Landesamt ist deren Mitwirkung bei der Zahlfallaufnahme im Regelfall abgeschlossen. Diese wissen daher vielfach nicht, wie viele der bei ihnen beschäftigten wissenschaftlichen Hilfskräfte insgesamt von den verzögerten Zahlungen betroffen sind, bzw. müssten das - auch im Hinblick auf die heterogene Struktur der Hochschulen - jeweils aufwändig ermitteln, zum Beispiel, indem sie jeweils an die wissenschaftlichen Hilfskräfte herantreten.

3 Seite 3 von 7 Aufgaben und Strukturen des Landesamtes Das Landesamt für Besoldung und Versorgung -(LBV) ist eine Landesoberbehörde im Ressort des Finanzministeriums. Es ist zuständig für die Festsetzung, Berechnung und Zahlbarmachung von Gehältern, Bezügen und Kindergeld für rd Tarifbeschäftigte, aktive Beamte und Versorgungsempfänger. Darüber hinaus werden im LBV die Beihilfen für die Versorgungsempfänger sowie einen Teil der aktiven Beamten des Landes festgesetzt und gezahlt. Weiterhin ist das LBV Arbeitgeber im steuerrechtlichen Sinne und u.a. zuständig für die Bereiche - Sozialversicherung - Zusatzversorgung Nachversicherung - Pfändung und - Vollstreckung. Das LBV beschäftigt aktuell 937 (ohne Anwärter, Auszubildende und Aushilfskräfte) Tarifbeschäftigte und Beamte in zwei Zentral- und vier Prod uktabteilungen: Abteilung 1 Zentralabteilung (Personal, Haushalt, Organisation, ServiceCenterTelefon, Pfändung und Vollstreckung) Abteilung 2 Informations- und Kommunikationstechnik Abteilung 3 Besoldung und zentrale Familienkasse Abteilung 4 Entgelte und Steuern Abteilung 5 Versorgungsbezüge Abteilung 6 Beihilfe Jede Abteilung besteht aus vier bis acht Dezernaten, die in der Regel von Führungskräften des höheren Dienstes geleitet werden. Die Größe der Dezernate variiert und kann eine Leitungsspanne von bis zu 70 Personen betragen. Stellen.. und generelle Aufgabenentwicklung Die Stellenentwicklung beim Landesamt stellt sich seit 2005 wie folgt dar: Haushalt Stellen

4 Im gleichen Zeitraum ist die Zahl der Beihilfebescheide von um 67 % auf gestiegen. Zu berücksichtigen ist hierbei die im Jahr 2007 erfolgte Zentralisierung der Beihilfebearbeitung im Geschäftsbereich der Finanzverwaltung beim Landesamt für Besoldung und Versorgung. Seite 4 von 7 Die Zahl der Versorgungsempfänger/-innen ist von 2005 bis 2012 von um 15 % auf gestiegen. In den Bereichen Besoldung und Entgelte ist - mit Ausnahme des Bereiches der wissenschaftlichen Hilfskräfte - mit unveränderten Fallzahlen zu rechnen. Eine übergreifende Herausforderung für das LBV stellt daher die demographische Entwicklung dar, die sich vor allen Dingen in den Bereichen Versorgung und Beihilfe niederschlägt. Ich verweise hierzu auf den 3. Versorgungsbericht der Landesregierung (Landtagsdrucksache 15/1239). In den nächsten Jahren ist mit einem stetigen Anstieg der Versorgungsempfänger um rd Fälle pro Jahr zu rechnen. Das führt nicht nur bei der Festsetzung und Bearbeitung der Versorgungsbezüge zu einer Mehrbelastung, sondern vor allem im Bereich der Beihilfe zu einem Anstieg der Antragszahlen um bis Anträge je Jahr. Um diese Fallzahlen zu erledigen, werden - bei unveränderten Rahmenbedingungen - jährlich rund 7 bis 8 Bearbeiter/ innen (Beihilfe und Versorgung) zusätzlich benötigt. Künftige Entwicklungen und Maßnahmen Vor dem Hintergrund der großen Leitungsspannen in den einzelnen Dezernaten beschäftigt sich aktuell eine interne Projektgruppe des Landesamtes mit einer Umstrukturierung und Überarbeitung der Aufbauorganisation. Zentrale Themen sind dabei: - die Verringerung der Leitungsspannen durch Unterteilung der Dezernate in Teams, die durch Teamleitungen geleitet werden sollen sowie - Anpassung der Aufbauorganisation zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung, unter anderem durch neue Aufgabenbündelung/-umverteilung. Im Rahmen des mehrjährigen, umfangreichen Projekts NRWave wurde im Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zwischen März 2006 und März 2013 schrittweise ein neues Verfahren zur Festsetzung, Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge, Gehälter und des Kindergelds für die Beamten, Tarifbeschäftigten und Versorgungs-

5 empfänger des Landes Nordrhein-Westfalen eingeführt. Im Zuge dieser Einführung wurden mit über 100 Millionen Datensätzen die Stammdateninformationen der Personalfälle vom bisherigen in das neue Verfahren überführt (migriert). Durch die im Laufe des Projekts gewonnen Erfahrungen und damit einhergehende stetige Qualitätsverbesserungen konnte bei den letzten Einführungsschritten jeweils eine 100 % fehlerfreie Umstellung gewährleistet werden. Mit dem Abschluss des Projekts NRWave und der Einführung von SAP wurde die technische Basis für eine effiziente und qualitätssteigernde Sachbearbeitung zur Bezügezahlung in der Landesverwaltung NRW gelegt. Seite 5 von 7 Im Rahmen einer nun stattfindenden Konsolidierung sind noch viele Anforderungen, Ergänzungen und Verbesserungen umzusetzen, durch die weitere Qualitätspotentiale realisiert werden können. Zu den wichtigsten Punkten zählen: Verbesserung des Änderungsdienstes mit den Dienststellen In der Kommunikation mit den Dienststellen sind die weitaus meisten Schnittstellen immer noch papierbasiert. Das führt zu wesentlich längeren, aufwändigen Bearbeitungszeiten im LBV. Daher muss der papiergebundene Änderungsdienst zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben des LBV durch einen elektronischen Änderungsdienst ersetzt werden. Das entspricht der Strategie des Landes NRW hinsichtlich der "Nutzung standardisierter IT-Verfahren" sowie der nachdrücklichen Forderung des Landesrechnungshofs NRW. Neben einer erheblichen Effizienzsteigerung auf beiden Seiten durch Vermeidung von Doppeleingaben wird durch die Nutzung integrierter Prüfungen auch die Datenqualität verbessert. Revisionssicherheit Die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungsrelevanten Informationen und Dokumenten für elektronische Archivierungssysteme ist eine gesetzliche Anforderung, der das LBV nachzukommen hat. Im Anschluss an die Einführung des neuen Bezügeverfahrens muss ein Konzept zur Revisionssicherheit erstellt werden. Darin sollen alle erforderlichen Prozesse und insbesondere Abrechnungsdaten beschrieben werden, die zu berücksichtigen sind.

6 Automatisiertes Testverfahren In der Vergangenheit erfolgten Systemtests weitgehend manuell anhand eines Testplans. Zur Effizienzsteigerung ist die Einführung und die strukturierte Umsetzung von maschinellen und automatisierten Tests geplant. So lassen sich nach einer entsprechenden Vorbereitungs- und Konzeptionsphase Tests deutlich schneller und effizienter durchführen. Zudem ist die Fehleranfälligkeit dieses Vorgehens deutlich reduziert. Seite 6 von 7 Neu-/Wiedereinstellungen im Bereich Entgelte Bedingt durch die doppelten Abiturjahrgänge wird die Zahl der Neu- und Wiedereinstellungen im Hochschulbereich auch in den nächsten Jahren weiter steigen. Aus diesem Grund werden kurzfristig Schnellerfassungsmasken in diesem Anwendungsbereich entwickelt. Einrichtung eines "Kundenportals" Seit Jahren ist die telefonische Erreichbarkeit eine der größten Herausforderungen des LBV. Mit der Einrichtung eines zentralen Service Centers Telefon sollte das mittelfristig erreicht werden. Die Anruferzahlen steigen jedoch stetig an, so dass diese Maßnahme allein nicht zu einer Verbesserung der Situation führen wird. So wurden z.b. im Monat Mai bei 19 Arbeitstagen alleine für den Bereich der Abteilung 4 (Entgelte) weit über Anrufe registriert. Da ein großer Teil der Anrufe sich auf "einfache" Auskünfte bezieht, ist vorgesehen, ein Kundenportal einzurichten, über das Kunden des LBV Einsicht in Teile ihres Zahlfalls nehmen können. Wichtigster Aspekt in diesem Zusammenhang ist der Datenschutz und die Gewährleistung der Zugriffssicherheit. Diese Anpassungen müssen im laufenden Betrieb erfolgen. Ein zentrales Thema zur Effizienzsteigerung im LBV wird in den nächsten Monaten die Anpassung der bestehenden Geschäftsprozesse an die Möglichkeiten des neuen Bezügeverfahrens sein. Durch die eingeleiteten strukturellen Maßnahmen, den verstärkten Einsatz des elektronischen Änderungsdienstes und vor allem durch eine Optimierung der Arbeitsabläufe unter strenger Anlehnung an die Möglichkeiten der eingeführten Standardsoftware geht das LBV mittelfristig von Synergieeffekten aus.

7 Seite 7 von 7 Der Personalbedarf des Landesamtes wird auch in den künftigen Jahren - allein aufgrund der zunehmenden Zahl an Versorgungsempfängerlinnen und die hierdurch begründete steigende Zahl an Beihilfeanträgen - ansteigen. Dieser Aufwuchs kann mit den vorgenannten Maßnahmen nur begrenzt aufgefangen werden. I..-MJtJ ~.. ~ ~ Dr. Norbert Walter-Bo~ans I