Grundsätzliches zum Handling der EDV-HGS

Transkript

1 Grundsätzliches zum Handling der EDV-HGS Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir, die EDV-Admin's wünschen euch allen ein erfolgreiches und stressfreies neues Schuljahr 2016/17. Wir möchten euch daher daran erinnern, A) dass Dateien, die auf dem Desktop eures PC's gespeichert werden, nicht gesichert sind und im Schadensfall oder bei Neuinstallationen nicht wiederhergestellt werden können. Gleiches gilt für Dateien, die auf Laufwerk C: oder D: gespeichert werden. Gleiches gilt auch für Dateien von eigenen Programmen z.b. Notenbox,... Nur die Dateien im Laufwerk H: werden auf unseren Servern gespeichert und werden dort auch dauerhaft gesichert. B) Regelmäßig das Laufwerk "H:" zu durchforsten und nicht mehr benötigte Dateien, z.b. Uraltfilme, Uraltdokumente, Uralttabellen,... zu löschen. Dieses erhöht die eigene Übersicht und spart Speicherplatz auf den Servern. Auch Dateien, die in den Tauschordnern liegen sollen auf Aktualität hin geprüft werden und die nicht mehr benötigte Dateien gelöscht werden.

2 C) Um die Leistungsfähigkeit unseres -Systems zu erhalten, sollen alte und nicht mehr benötigte Einträge in den Rubriken "Posteingang", "gesendete Objekte" "gelöschte Objekte" in regelmäßigen Abständen gelöscht werden. => die Rubrik z.b. Posteingang markieren, die zu löschenden Einträge markieren und die "Entf-Taste" drücken.... und dann klappt's auch mit dem "stressfreien Jahr". mit kollegialen Grüßen Norbert Beck Admin Team

3 BCC-Feld in Outlook Wenn Sie eine versenden, gibt es für das Eintragen der -Adressen drei mögliche Felder: An -Feld ( To -Feld) Cc -Feld Bcc -Feld Der oder die eigentlichen Empfängerinnen und Empfänger werden für alle sichtbar im An -Feld ( To -Feld) eingetragen. (offener -Verteiler) Eine Kopie der kann an weitere Adressen ins Cc -Feld als Carbon Copy versendet werden. Auch diese Adressen sind für alle sichtbar. (offener -Verteiler) Als Blind Carbon Copy eingetragene Adressen sind für alle anderen Adressatinnen und Adressaten der nicht sichtbar RECHTLICHER RAHMEN Rechtlich betrachtet stellt eine Weitergabe von -Adressen im An bzw. im Cc -Modus an die jeweils einzelnen Empfängerinnen und Empfänger grundsätzlich eine Datenübermittlung personenbezogener Daten dar. Dies ist unzulässig und kann mit einem Bußgeld geahndet werden, wenn beim Empfängerkreis kein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der anderen Adressen vorliegt. ( 3 Abs. 1 BDSG) DAUERHAFTE AKTIVIERUNG DES BCC-FELDES 1. Start / Neue 2. Klicken Sie auf das Menü Optionen 3. Klicken Sie auf BCC im Bereich Felder anzeigen 4. Unter dem AN- und dem CC-Feld wird das BCC-Feld sichtbar Versenden einer Zeile AN: Empfänger der Zeile BCC: alle anderen Empfänger, welche ebenso diese erhalten sollen bzw. alle Empfänger Der Landesbeauftragte für Datenschutz empfiehlt: Sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch aus Gründen der IT-Sicherheit ist bei jedem Versand einer an mehrere Adressen zu prüfen, ob wirklich ein Versand mittels An - oder Cc -Adressierung nötig ist. Ansonsten empfehle ich dringend, bevorzugt Bcc zu verwenden

4 Abrufen von s, Terminen, Raumbelegungen und Adressen von zu Hause aus Starten Sie einen Browser mit der URL-Adresse: owa.hgs-singen.de aktive Option: Öffentlicher oder... Tragen Sie ihren Benutzernamen sowie ihr Kennwort ein Anschließend: Schaltfläche Anmelden anklicken Es erscheint das -Programm: Outlook Web Access

5 Es stehen ihnen alle Kategorien entsprechend dem HGS-internen Gebrauch zur Verfügung. In der Kategorie: Optionen können Sie das Layout nach ihren Wünschen konfigurieren. Beendet wird die Anwendung immer über die Schaltfläche: Abmelden!!! Grenzwerte Die maximale Größe einer incl. Anhang beträgt 10 MByte. Die maximale Größe des postfachs beträgt 1 GByte = 1000 MByte.

6 Automatische Antworten auf s während der Ferienzeiten Datei Automatische Antworten

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8 Bereitstellung schulinterner Kalender Kategorie: Kalender auswählen 1 2 Die Zeile "Meine Kalender" mit der rechten Maustaste markieren und die Option: "Kalender hinzufügen aus Raumliste" Kalender auswählen, Schaltfläche O.K. 3 Kalender aktivieren

9 DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS Apple IPHONE mit IOS Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren Einstellungen Mail, Kontakte, Kalender Accounts / Account hinzufügen Microsoft Exchange auswählen pers. adresse der HGS eingeben z.b. max.mustermann@hgs-singen.de Kennwort für den Zugang der HGS eingeben Beschreibung eingeben, unter welcher der Account angezeigt werden soll Schaltfläche weiter Server eintragen: webmail.hgs-singen.de Domäne eintragen: hgssingen.de Benutzernamen eintragen, mit dem man sich im Netzwerk der HGS anmeldet z.b. m.mustermann Schaltfläche weiter Wenn alle Einträge richtig gesetzt wurden, erscheinen OK-Haken am rechtem Rand es erscheint eine Anzeige mit Auswahl, was alles synchronisiert werden kann: , Kontakte, Kalender, Erinnerungen bei schon vorhandenen Kontakten erscheint einmalig ein Hinweis zur Synchronisation von Kontakten. Auswahl: die vorhandenen Kontakte nicht löschen, -> Schaltfläche: auf IPhone behalten Schaltfläche sichern Fertig!!! Abruf der s mit der App Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 5 Minuten Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.

10 DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS Samsung mit Android V Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren Menü die eigene -Adresse und Passwort der HGS eintragen z.b. max.mustermann@hgs-singen.de manuelles Einrichten aktivieren Microsoft Exchange ActiveSync auswählen Abändern des ExchangeServer-Eintrags auf: webmail.hgssingen.de Domäne mit Benutzername eintragen: hgssingen.de\m.mustermann Sicherheitsfunktionen gewährleisten aktivieren Auswahl der darzustellenden Kategorien in den Kontooptionen Geräteadministrator aktivieren: aktivieren Anzeigenamen bestätigen Fertig!!! Abruf der s mit der App Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 2 Minuten Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.

11 Zugang zum Info_Center, A) für Lehrer: Stundenpläne, Termine,... Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse: infocenter.hgs-singen.de und tragen Benutzername mit Passwort ein: Benutzername: hgs Passwort: hgssingen dann erscheint:

12 Zugang zum Info_Center, B) für Schüler: Vertretungspläne Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse: infocenter.hgs-singen.de und tragen Benutzername mit Passwort ein: Benutzername: hgs Passwort: be_happy dann erscheint der Vertretungsmodul:

13 Datensicherheit durch Verschlüsselung von Datenträgern Der Transport von elektronischen, personenbezogenen Daten unterliegt dem Datenschutz und darf bei mobilen Datenträgern nur auf verschlüsselten Speichergeräten vollzogen werden. Vom RP-Freiburg empfohlene Software: VeraCrypt. Weitere Infos im Infocenter / Support / Features / Datenverschlüsselung

14 Auto-Archivierung von s, Terminen und Kontakten,... Outlook öffnen Datei / Optionen / Erweitert / Autoarchivierung / Einstellungen

15 Um die Archivierung manuell zu starten, gehen Sie wie folgt vor: Datei, Postfach aufräumen Danach sollte es so aussehen: