Literaturverwaltung mit

Transkript

1 Literaturverwaltung mit und VDB Dortmund, 15./

2 Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen Wozu brauche ich ein Literaturverwaltungsprogramm? Literaturverwaltungsprogramme unterstützen Sie beim wissenschaftlichen Schreiben. Sie erleichtern das systematische Sammeln und Ordnen selbst umfangreicher Literaturmengen und helfen Ihnen beim korrekten Zitieren sowie bei der Erstellung von Literaturlisten kurz gesagt: Sie sparen viel Zeit. Was bietet ein Literaturverwaltungsprogramm? Die wichtigsten Funktionen: das Verwalten Ihrer Literatur in einer Datenbank inkl. Verknüpfung mit Volltexten, Grafiken, Tondokumenten usw. die direkte Online-Recherche in bibliographischen Datenbanken und Bibliothekskatalogen den Import aus anderen Datenquellen (z.b. bereits vorhandene Literaturlisten, Exportergebnisse aus bibliographischen Datenbanken und Bibliothekskatalogen, sofern dort nicht direkt recherchiert werden kann) das automatisierte Zitieren (wahlweise im Text oder als Fußnote) sowie das Erstellen Ihres Literaturverzeichnisses unter Berücksichtigung einer Vielzahl unterschiedlicher Zitierstile. 2

3 EndNote an der HHU Die EndNote-Desktop-Version ist für Studierende sowie Beschäftigte der HHU über das Softwareportal der HHU kostenfrei erhältlich: Die Registrierung für EndNote Web erfolgt über die Datenbank Web of Science innerhalb der IP-Range der Universität, also auf dem Campus bzw. über VPN. Danach ist ein Login in EndNote Web von jedem Rechner aus möglich. Wenn Sie mit der Desktop-Version im Team arbeiten möchten, müssen sich vorher sämtliche Teilnehmer für die Web-Version registrieren lassen. 3

4 Schulungsinhalte Anlegen einer neuen Library 5 Programmoberfläche 7 Datenimport 9 Manuelle Eingabe 10 Anzeigemodi 12 Online Search 13 Direct Export 15 Dubletten-Check 19 Volltextsuche 20 PDF-Import 22 PDF-Bearbeitung 23 PDF-Handling 24 Strukturierung mit Groups 25 Literaturlisten erstellen 29 Library Sharing 30 Einsatz von EndNote in Word Quellen 31 Fußnoten 33 Seitenangaben 34 Traveling Library 36 Literaturlisten 37 Output Styles Zitationsstile wechseln 38 Editieren von Styles 39 4

5 Anlegen einer neuen Library Libraries werden standardmäßig unter Dokumente gespeichert. Für jede Library wird ein File mit der Endung.enl und ein Ordner mit der Endung.dat angelegt. Im enl-file sind die bibliographischen Daten gespeichert, im dat-ordner die Attachments. Bitte niemals trennen. 5

6 Regelmäßige Backups erstellen! EndNote erstellt keine automatischen Backups. Erstellen Sie deshalb regelmäßig selbst ein Backup. Wählen Sie dazu in der Menüleiste File Compressed Library (.enlx). Enlx-Dateien enthalten die enl-datei sowie den dazugehörigen data-ordner in komprimierter Form. 6

7 Programmoberfläche

8 Programmoberfläche 1 Menüleiste mit Shortcuts Hier können Sie u.a. Ihren Suchmodus anpassen, den aktuellen Zitationsstil sehen und wechseln, neue Titel aufnehmen und eine Volltextsuche anstoßen. 2 Groups, um Literatur zu sortieren Hier können Sie Ordner (sog. Groups) anlegen, um Ihre Literatur zu sortieren. 3 Titelübersicht In diesem Bereich werden Ihnen alle Titel (=Referenzen) in Ihrer Library, einer markierten Group oder die Ergebnisse einer Recherche angezeigt. 4 PDF-Vorschau und Bearbeitungsbereich In diesem Bereich haben Sie die Tabs Reference, Preview und Attached PDF zur Auswahl. Im Tab Reference werden Ihnen die bibliographischen Angaben des aktuell markierten Titels angezeigt, die Sie dort auch direkt ändern können. Im Tab Preview wird Ihnen der markierte Titel im aktuell ausgewählten Zitierstil angezeigt, so wie sie im Literaturverzeichnis erscheinen würden. Im Tab Attached PDF lassen sich PDF- Dokumente anzeigen und bearbeiten. 5 Layout-Einstellungen Hier können Sie entscheiden, ob und wie Ihr Vorschau- und Bearbeitungsbereich angezeigt werden soll. 8

9 Datenimport Für den Import von Literaturdaten in EndNote gibt es vier Möglichkeiten: 1 Manuelle Eingabe: Sie geben den Titel per Hand ein. 2 Online Search: Sie arbeiten in EndNote und recherchieren von hier aus in Literaturdatenbanken und Bibliothekskatalogen. Die gewünschten Daten importieren Sie in EndNote. 3 Direct Export: Sie recherchieren in einer Literaturdatenbank oder einem Bibliothekskatalog. Die gefundenen Treffer exportieren Sie nach EndNote. 4 PDF-Import: Sie importieren einzelne PDFs oder ganze PDF-Ordner in EndNote. 9

10 Datenimport: Manuelle Eingabe Mehrere Einträge in einem Feld werden jeweils in eine neue Zeile untereinander geschrieben. Reference Type auswählen Neue Autorennamen, Journals und Keywords, die noch nicht in der Datenbank vorkommen, werden rot angezeigt STRG+1 = Term List dahinter Term Lists sind automatisch generierte Listen von Autoren, Zeitschriften und Schlagworten. Mit Hilfe der Term List Journal kann man z.b. Zeitschriftentitel vereinheitlichen, die in der Library mit verschiedenen Schreibweisen und Abkürzungen auftauchen: Tools Open Term Lists Beim Schließen des Fensters werden die Daten gespeichert, alternativ File > Save oder STRG+S. 10

11 Datenimport: Manuelle Eingabe 1. Kommaregel Der Namensteil vor dem ersten Komma wird als Nachname interpretiert. Brinkmeier, Clemens Der Namensteil nach dem letzten Leerzeichen wird als Nachname interpretiert. Darum muss hinter einer Organisationen ein Komma ersetzt werden. Institut für Biochemie, 2. Kommaregel Sollte die Organisation in ihrem Namen ein Komma haben, dann wird an dieses Komma ein zweites angefügt. Bundesamt für Umwelt,, Wald und Landschaft 11

12 Anzeigemodi Local Library Mode Im Local Library Mode können Sie nur in Ihrer eigenen EndNote- Datenbank arbeiten. Online Search Mode Nach der Suche in externen Quellen können die heruntergeladenen Daten vor der endgültigen Übernahme zunächst überprüft werden. Relevante Daten können ausgewählt und in die eigene EndNote- Datenbank kopiert werden. Integrated Library & Online Search Mode Nicht empfohlen! Nach der Suche in externen Quellen werden die heruntergeladenen Daten direkt in der eigenen Library gespeichert. Eine vorherige Prüfung ist nicht möglich. 12

13 Datenimport: Online Search Mit EndNote können Sie Online-Datenbanken und Bibliothekskataloge durchsuchen: 1. Wechseln Sie in den Online Search Mode. Über Tools Online Search wählen die Sie die Datenbank aus, die Sie durchsuchen möchten. 2. In der Suchmaske, die sich nun öffnet, tragen Sie Ihre Suchkriterien ein. 3. Klicken Sie auf den Button Search, um die Suche zu starten. 4. Geben Sie an, wie viele Referenzen Sie herunterladen möchten. 13

14 Datenimport: Online Search 5. Wenn Sie im Integrated Library & Online Search Mode recherchiert haben, werden die Referenzen direkt in Ihre EndNote-Datenbank übertragen. Daten, die Sie nicht behalten möchten, löschen Sie einfach. 6. Haben Sie im Online Search Mode recherchiert, werden diese zunächst in eine temporäre Library geladen. Sichten Sie die Referenzen und löschen Sie alle Referenzen, die Sie nicht behalten wollen. 7. Anschließend kopieren Sie die wichtigen über den Button Copy to local library in Ihre Lokale Bibliothek. 8. Achten Sie nach dem Import auf die Vollständigkeit der Daten und die richtige Schreibweise, und ergänzen bzw. korrigieren Sie ggf. manuell. 14

15 Datenimport: Direct Export (z.b. Katalog der ULB Düsseldorf) Viele der lizenzierten Datenbanken bieten eine Direct Export Funktion an, d.h. Sie recherchieren nicht über die EndNote Online Search sondern in der Datenbank selbst und exportieren die Treffer in Ihre EndNote Library. Empfohlen! 1. Führen Sie wie gewohnt Ihre Suche im Online-Katalog durch. 2. Wählen Sie alle Titel aus, die Sie exportieren wollen, mit einem Häkchen aus. 3. Für den Export, klicken Sie auf den Reiter Export über der Trefferanzeige. 15

16 Datenimport: Direct Export (z.b. Katalog der ULB Düsseldorf) 4. Anschließend können Sie die Datei in Ihre EN-Library herunterladen. Dafür bitte das passenden Programm auswählen. 5. Ihre übernommenen Treffer finden Sie in EndNote im Ordner Imported References. 6. Achten Sie nach dem Import auf die Vollständigkeit der Daten und die richtige Schreibweise, und ergänzen bzw. korrigieren Sie ggf. manuell. 16

17 Datenimport: Direct Export Fachdatenbanken bieten Ihnen in der Regel die Möglichkeit an, die bibliographischen Daten von Aufsätzen oder anderen Literaturquellen zu exportieren. Die genaue Vorgehensweise dafür ist von Datenbank zu Datenbank verschieden. Die hier gezeigten Schritte sind aber bei den meisten Datenbanken ähnlich. 1. Wählen Sie die Literaturnachweise aus, die Sie exportieren möchten. In manchen Datenbanken ist ein Export nur aus der Merkliste (auch MyList, MyFolder o.ä. genannt) möglich. 2. Wählen Sie Exportweg und Exportformat. Hierfür wird Ihnen oft ein direkter Export nach EndNote angeboten, alternativ das RIS-Format auswählen. 3. Starten Sie den Export. 4. Achten Sie nach jedem Import in Ihre EN-Library auf die Vollständigkeit der Daten und die richtige Schreibweise, und ergänzen bzw. korrigieren Sie ggf. manuell. 17

18 Datenimport: Direct Export (z.b. Datenbank Scopus) RIS-Format = Research Information System Format, ein standardisiertes Dateiformat für die Literaturverwaltung und den Export bibliographischer Daten 18

19 Dubletten-Check EndNote erkennt Dubletten nicht automatisch, doch über den Befehl Reference Find Duplicates können Sie diese ausfindig machen und ggf. löschen. OR Nach jedem Import empfohlen! 19

20 Volltextsuche Mit dem Befehl Find Full Text sucht EndNote automatisch nach im Internet verfügbaren Volltexten. Über den SFX-Service können Sie zusätzlich im Anschluss an die Recherche im Katalog der ULB direkt aus EndNote eine Verfügbarkeitsrecherche für Aufsätze und Bücher starten. Im Menü Edit Preferences Find Full Text können Sie diesen Service für die Volltextsuche einrichten. Geben Sie bei OpenURL Path den Link Ihrer Institution ein (z.b. und bestätigen Sie mit OK. 20

21 Volltextsuche Über Edit Preferences können Sie auch weitere Standard-Einstellungen festlegen, bspw. den gewünschten Schrifttyp (Display Fonts) und ihren EN- WebAccount für eine automatische Synchronisation (Sync). 21

22 Datenimport: PDF-Import Über File Import File/Folder kann man sowohl einzelne PDF-Dateien als auch einen ganzen Ordner mit mehreren PDF-Dateien importieren. Anhand der DOI recherchiert EndNote automatisch die bibliographischen Daten und verknüpft die PDF-Datei mit einer vorhandenen Referenz bzw. erstellt eine neue Referenz. Verfügt das PDF-Dokument über keine DOI-Nummer (Digital Object Identifier) oder verknüpfte Metadaten, müssen die bibliographischen Angaben manuell hinzugefügt werden! Als Import Option PDF auswählen. Und um mögliche Dubletten zu vermeiden, Discard Duplicates auswählen. 22

23 PDF-Bearbeitung Der Reiter Attached PDF zeigt den Inhalt angehängter PDF-Dateien an und ermöglicht es, Kommentare hinzuzufügen (Sticky Notes), Text hervorzuheben, die PDF-Datei zu durchblättern und zu drucken. Der Volltext und auch die Kommentare aller in der Library gespeicherten PDF- Dateien können über die Suchmaske mit den Suchfeldern Any Field + PDF with Notes / PDF / PDF-Notes durchsucht werden. 23

24 PDF-Handling Häufig haben PDF-Dokumente, die Sie aus Datenbanken herunterladen, wenig aussagekräftige Namen. EndNote bietet die Möglichkeit, diese neu zu benennen: Edit Preferences PDF Handling Alle im Data-Ordner abgelegten PDFs werden anschließend nach dem gewählten Muster dort abgelegt. 24

25 Strukturierung mit Groups Es gibt 3 Arten von Gruppen, die man selbst erstellen kann und die der inhaltlichen Gliederung der Library dienen. Custom Groups Einer Custom Group werden manuell Referenzen zugeordnet. Custom Groups eignen sich, um unterschiedliche Referate, Hausarbeiten oder Fächer zu verwalten. Smart Groups Smart Groups beruhen auf einer von Ihnen erstellten Suchanfrage und werden automatisch aktualisiert. Werden neue bibliografische Angaben importiert, werden die Smart Groups automatisch um die Referenzen ergänzt, die den Kriterien der abgespeicherten Suchanfrage entsprechen. Combo Groups / Groups from Groups Bei dieser Gruppenart handelt es sich um eine Kombination von bereits existierenden Gruppen in einer neuen Gruppe. Inhaltlich zusammengehörende Gruppen können durch Group Sets gebündelt werden. Group Sets sind Überschriften, die mehrere Gruppen bündeln, aber selbst keine Referenzen enthalten. 25

26 Strukturierung mit Groups: Group Sets + Custom Groups Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf My Groups, und wählen Sie den Befehl Create Group Set. Vergeben Sie einen entsprechenden Namen, bspw. das Thema der Hausarbeit. Über das Untermenü erstellen Sie Groups, vergeben Sie auch hier entsprechende Namen, bspw. die Kapitel der Hausarbeit. Smart Group Bsp. Combo Group Über All References wählen Sie die entsprechenden Referenzen aus und ziehen diese mit Drag & Drop in die Group oder über rechte Maustaste Add Reference To. 26

27 Strukturierung mit Groups: Smart Groups + Combo Groups Zur Erstellung von Smart Groups wählen Sie über das Untermenü Smart Group aus, vergeben Sie einen Namen, und geben Sie in der geöffneten Suchmaske Ihre Suchstrategie für die Smart Group ein. Bspw.: Hier können Sie beliebige Kriterien miteinander verknüpfen. Zur Erstellung von Combo Groups wählen Sie über das Untermenü Create From Groups aus, vergeben Sie einen Namen, und geben Sie an, welche Custom und/oder Smart Groups Sie in der neuen Combo Group zusammenführen wollen. 27

28 Strukturierung mit Groups ACHTUNG! Referenzen, die aus einer Custom Group gelöscht werden, bleiben in All References erhalten. Referenzen, die aus einer Smart Group oder Combo Group gelöscht werden, werden ohne weitere Warnung vollständig aus der Datenbank gelöscht. Bis Sie EndNote schließen, finden Sie die gelöschten Datensätze noch im Trash- Ordner. 28

29 Literaturlisten erstellen Aus den Libraries kann man über Tools Subject Bibliography Literaturlisten nach verschiedenen Kriterien erstellen und in einem gewählten Zitierstil ausgeben. Oder quick and dirty: 1. Markieren Sie alle Titel, die darauf erscheinen sollen. 2. Wählen Sie den gewünschten Zitationsstil. 3. Wählen Sie im Menü File Print Preview. 29

30 Library Sharing Mit Library Sharing können Sie eine bestehende EndNote Datenbank mit sämtlichen PDFs, Einträgen, Anmerkungen und Notizen mit anderen teilen. Eine Datenbank kann seit Version X8 mit bis zu 100 Personen geteilt werden, alle Anwender können gleichzeitig in der Datenbank lesen und schreiben. Dank des Activity Feeds werden Sie über alle Änderungen in der Library informiert. Um die EndNote Library mit anderen zu teilen, richten Sie unter Edit Preferences Sync einen EndNote-Acount ein. Gehen Sie anschließend im EndNote Menü File Share, und geben Sie hier die -Adressen der Personen ein, mit denen Sie die Library teilen möchten. Da das Teilen einer Library über das Synchronisieren der Daten erfolgt, benötigen alle Personen, mit denen Sie eine Library teilen möchten, einen EndNote-WebAccount. 30

31 Einsatz von EndNote in Word: Quellen einfügen Mit dem EndNote Word Add-In lassen sich Quellenangaben schnell und einfach in den Text einfügen. Mit der ersten Referenz, die Sie in den Text einfügen, erstellt EndNote Ihnen automatisch das Literaturverzeichnis. Während Sie an Ihrem Text arbeiten, wird dieses ständig im gewählten Zitationsstil aktualisiert und ergänzt. 1. Öffnen Sie in Word im Menü EndNote X9 die EndNote-Befehle. 2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, an der Sie eine Quellenangabe einfügen möchten und wählen Sie Insert Citation aus. 3. Geben Sie einen Suchbegriff in das sich öffnende Fenster ein (bspw. den Autor, den Sie zitieren wollen oder alternativ ein *, um sich alle Referenzen anzeigen zu lassen) und klicken Sie auf den Button Find. 4. Markieren Sie die Referenz, die Sie in den Text einfügen möchten, und klicken Sie auf den Button Insert. 31

32 Einsatz von EndNote in Word: Quellen einfügen Alternative Shortcuts für Windows: ALT+1 (Wechsel von Word in EndNote, gewünschten Titel markieren) ALT+2 (Wechsel von EndNote zu Word, gewünschter Titel wird in das Dokument eingefügt) Wollen Sie Literatur ergänzen, die Sie nicht als direktes Zitat verwendet haben, wählen Sie über das DropDown-Menü Insert in Bibliography Only aus. 32

33 Einsatz von EndNote in Word: Fußnoten hinzufügen Wenn Sie die Literaturangaben nicht im Fließtext, sondern als Fußnote gestalten wollen, müssen Sie zunächst einen Zitierstil auswählen, der mit Fußnoten arbeitet (bspw. Turabian). Eine Übersicht über die gängigsten Zitierstile finden Sie hier: Anschließend setzen Sie zunächst über die Wordfunktion Fußnote einfügen im Menü Verweise eine Fußnote. Setzen Sie dann den Cursor in die Fußnote (statt in den Fließtext), und wählen Sie die Quellenangabe aus, wie auf Folie 31/32 bereits beschrieben. 33

34 Einsatz von EndNote in Word: Seitenangaben hinzufügen Nur über Edit & Manage Citation(s) können Sie Seitenangaben und zusätzliche Beschriftungen in Ihre Quellen einfügen. Würden Sie diese Angaben von Hand einfügen, würden die Änderungen bei der nächsten Aktualisierung des Dokumentes von EndNote überschrieben, da die Quellenangabe automatisch mit der EN Library abgeglichen. Wenn Sie im deutschen Stil arbeiten möchten, nutzen Sie nicht das Feld Pages, sondern das Feld Suffix. Dort tragen Sie die genau gewünschten Angaben ein, Leerzeichen und Interpunktion nicht vergessen., bspw., S Möchten Sie vor der Quellenangabe ein Vgl. oder Ebd. einfügen, nutzen Sie bitte das Feld Prefix. 34

35 Einsatz von EndNote in Word: Seitenangaben hinzufügen Prefix Suffix Pages 35

36 Einsatz von EndNote in Word: Traveling Library Eine Traveling Library wird angelegt, sobald in einem Textdokument mit EndNote die erste Quelle eingefügt wird. Die Traveling Library enthält die bibliographischen Daten aller in diesem Dokument zitierten Quellen, mit Ausnahme der Felder Abstract, Notes und Research Notes. Aus Word exportieren: Export to EndNote Export Traveling Library In EndNote importieren: Tools CWYW Import Traveling Library 36

37 Einsatz von EndNote in Word: Literaturlisten formatieren Sobald Sie Quellenangaben in Ihren Text einbinden, erstellt EndNote automatisch am Ende des Textdokuments ein Literaturverzeichnis, das laufend aktualisiert wird. Über den Button Bibliography bestimmen Sie Layout, Überschrift und Zitationsstil der Literaturliste. 37

38 Output Styles: Zitationsstil wechseln Endnote hat über 6000 Zitiervorlagen. Es werden im Allgemeinen drei Zitierweisen unterschieden: Harvard-Methode, z.b. APA (Meier 1956) Nummernsystem, z.b. ISO 690 [43] Fußnoten, z.b. Chicago Meier 1 Über das DropDown-Menü Style wählen Sie den gewünschten Zitationsstil. Hier werden die am häufigsten verwendeten angezeigt. Mit Select Another Style können Sie unter allen in EN installierten Zitationsstilen wählen. Alternativ öffnen Sie über Edit Output Styles Style Manager die Liste der vorinstallierten Styles. Zusätzlich lassen sich über die EndNote-Website weitere Stile herunterladen: 38

39 Output Styles: Editieren von Styles Unter Edit Output Styles können Sie einen vorhandenen Style editieren oder einen neuen Style erstellen. Ein geänderter Style sollte immer unter einem anderen Namen abgespeichert werden, damit das Original erhalten bleibt. 1) Allgemeine Angaben, wie sollen bspw. Seitenzahlen und Zeitschriftentitel angegeben werden? 2) Wie soll die Zitation im Text aussehen? 3) Wie soll die Referenz im Literaturverzeichnis dargestellt werden? 4) Wie sollen die Fußnoten aussehen? 5) Wie sollen Abbildungen und Tabellen abgegeben werden? 5 39

40 Hilfe beim Literaturverwalten ULB-Team EndNoteTraining (YouTube-Kanal) Alfasoft GmbH (Deutscher EndNote-Anbieter) 40