Organisationshandbuch der Kreisschulbehörde Letzi

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1 Wir leben Schule Organisationshandbuch der Kreisschulbehörde Letzi Geschäftsreglement Struktur Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen Anforderungen Aufwand Entscheid KSB Letzi vom Zürich, 28. Version

2 Impressum Herausgeberin Kreisschulbehörde Letzi Dachslernstrasse Zürich Telefon Ihre Kontaktperson: Barbara Liechti Direktwahl barbara.liechti@zuerich.ch Vollständige Revision: Beschluss KSB Letzi 28. / Inkraftsetzung 1. August 2018 Ursprünglicher Beschluss: September 2001 Wird auf Grund von Änderungen der Bestimmungen und von Beschlüssen regelmässig aktualisiert. Letzte Aktualisierung 28.

3 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 3 Inhalt Glossar... 5 Behörde... 5 Geleitete Schulen... 6 Mitsprache des Schulpersonals... 9 Rechtliche Grundlagen... 9 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch: Grundlagen Leitbild Steuerung und Information Information Organigramme Organigramm KSB Letzi Vertretungen der Schulleitungen und des Schulpersonals in den Gremien der Kreisschulbehörde Organigramm öffentlich-rechtliche Organisation des Schulpersonals Funktionsmatrix: Behörde Funktionsmatrix: Schulleitungen, Vertretungen des Schulpersonals, Stabsstellen Schulleitungsorganisation Zusammensetzung der Gruppen der Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau Kreisschulbehörde Gesamtbehörde (Plenarversammlung) Geschäftsleitung (Geschäftsleitender Ausschuss, GL) Stellvertretungen Präsidentin oder Präsident der Kreisschulbehörde Vizepräsidentin oder Vizepräsident Rekursausschuss Aufsichtskommissionen (AK) Aufsichtsteam Leitung Aufsichtskommission Pflege- und Aufsichtstätigkeit Besuchsmodus im Schulkreis Letzi Wegleitung für Unterrichtsbesuche und den Besuche von Betreuungseinrichtungen Schul-Behörden-Tag Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung (QEQS) Ordentliche Sitzung der Aufsichtskommissionen Aufsichtskommissionen: Übersicht Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» Ressortverantwortliches Behördenmitglied Kommission für die Integration fremdsprachiger Kinder (IfK) Besuche von städtischen Sonderschulen und pädagogischen Therapien im Auftrag der Zürcher Schulpflege (ZSP) Einzelressort «Elternmitwirkung» Ressortverantwortliches Behördenmitglied Personalmanagement Personalkommission (PKO) Mitarbeiterbeurteilung (MAB, ZBG) Qualitätsmanagement Qualitätszirkel QEQS: Strategieprozess mit Roadmap... 48

4 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 4 Anforderungsprofile für Behördenmitglieder Anforderungen für Mitglieder im Schulaufsichts- und -betreuungsbereich (Schulbesuche, QEQS) Anforderungen für Mitglieder der Kreisschulbehörde mit erweiterten Aufgaben Aufwand für Behördentätigkeit Entschädigung der Behördentätigkeit Leitende Funktionen und Organe der Schulen Schulleitungskonferenz (SLK) Schulleitungen Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen (SLS) Schulleitungen (SL, SL1/Hauptschulleitung) Schulleitungen 2 (SL2) Mitsprache der Schulleitungen auf städtischer Ebene Leitende Betreuung (LB) Leitende Hausdienst und Technik (LHT) Schulkonferenz Öffentlich-rechtliche Mitsprache des Schulpersonals Kreiskonvent Konventspräsidium Vertretungen der Fachgruppen Vertretungen der Schulkonferenzen (Personalvertretungen, PV) Vertretung in der Personalkommission Vertretung in der Kommission 'Integration fremdsprachiger Kinder' IfK Vertretungen in Arbeits- und Projektgruppen Dienstleistungen und Verwaltung an Schule und Behörde auf Ebene Schulkreis Fachstelle Förderung (FF) Koordinationsgremium Integrierte Sonderschulung, KIS Koordinationskonferenz Betreuung (KKB) Verwaltung der Kreisschulbehörde ( Schulsekretariat ) Stab Kreisschulbehörde-Verwaltung Anhang: Übersicht Behörde Beobachtungsleitfaden für Besuche von Betreuungseinrichtung Beobachtungsleitfaden für Kindergartenbesuche Beobachtungsleitfaden für Unterrichtsbesuche Gesprächsblatt für Schul- und Kindergartenbesuche und den Besuch von Betreuungseinrichtungen Stellvertretungsregelung bei Ausfall von Präsidium / Vizepräsidium Organisation Abläufe und Informationswege Mitarbeiterbeurteilung der Lehrpersonen: Abmachungen bezüglich Vorgehen und Handhabung Schulleitungs-ABC Schul- und Organisationsentwicklung: Rahmenregelungen der KSB Letzi Schulkreisprogramm Umgang mit Vielfalt: Förderung der Schülerinnen und Schüler im Schulkreis Letzi (Förderkonzept) Kommunikation Kommunikationskonzept Ablauf in ausserordentlichen Situationen... 61

5 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 5 Basierend auf dem neuen Gemeindegesetz werden ab folgende Bezeichnungen geändert (Volksabstimmung Stadt Zürich vom 26. November 2017). Sie werden in dieses Dokument übernommen. Neu: Kreisschulbehörde, KSB Bisher: Kreisschulpflege, KSP Neu: Mitglied Kreisschulbehörde, KSB-B Bisher: Mitglied Kreisschulpflege, Schulpfleger/in, KSP-B Neu: Präsident/in KSB, Schulkreispräsident/in, KSB-P Bisher: Präsident/in KSP, Schulpräsident/in, KSP-P Neu: Verwaltung KSB, KSB-V Bisher: Verwaltung KSP, KSP-V Neu: Zürcher Schulpflege (ZSP) Bisher: Konferenz der Schulpräsident/inn/en (PK) Neu: Schulpräsident/in Bisher: Präsident/in PK = VSS Vorsteher/in Schul- und Sportdepartement (VSS) bleibt: Vorsteher/in Schul- und Sportdepartement (VSS) Glossar Bitte beachten Sie auch das Behördenhandbuch (VSA) und das Schulleitungs-ABC (Intranet VSZ) Behörde Kanton Bildungsdirektion Volksschulamt Stadt Zürcher Schulpflege (vormals: Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz) Schul- und Sportdepartement Schulamt Intranet Volksschule Zürich Schulkreis Aufsichtskommission Aufsichtsteam Gesamtstädtische Schulbehörde. Entscheidet in Schulfragen der Stadt Zürich oder bereitet Geschäfte zuhanden Stadt- und Gemeinderat vor. Leitung durch Schulpräsident/in (= Vorsteherin/Vorsteher des Schul- und Sportdepartements(VSS)). Webseite, auf der Informationen des Schulamts und der Kreisschulbehörde aufgeschaltet sind. Die Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau werden je von einer Aufsichtskommission begleitet und beaufsichtigt; siehe S. 30ff Mitglieder der Aufsichtskommission, die einer Schule zugeteilt sind. Leitung durch Leitung der Aufsichtskommission; siehe S. 30 Geschäftsleitung Geschäftsleitung des Schulkreises; siehe S. 26 GL Integration fremdsprachiger Kinder Koordinationskommission unter Leitung des/der Verantwortlichen für das Ressort «Integration und Sonderpädagogik»; siehe S. 41. Kreisschulbehörde Letzi Gewählte Mitglieder KSB Letzi KSB-B Personalkommission Plenarsitzung, Plenarversammlung, (vormals Pflegeversammlung, Pflegesitzung) Steuert und begleitet die Personalgeschäfte des Schulkreises; siehe S. 44 Sitzung der Gesamtbehörde: Gewählte Mitglieder der Kreisschulbehörde und Vertretungen von Schulleitungen und Lehrerschaft; siehe S. 25. BiD VSA ZSP SSD SAM VSZ AK AT IfK PKO

6 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 6 Präsidentin oder Präsident der Kreisschulbehörde (Schulkreispräsident/in) Vom Volk gewähltes Mitglied der Kreisschulbehörde mit besonderen Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen KSB-P Verwaltung der Kreisschulbehörde Geleitete Schulen Betriebskonzept Verwaltung mit den Fachbereichen Personal, Schüler/innen, Behörde, Planung, Entwicklung, Sekretariat. ( Schulsekretariat ) Regelt die Alltagsorganisation, die Zusammenarbeit und die Führungsaufgaben. Eingeschlossen sind die von der Schule erarbeiteten Konzepte. Die Schulleitung entwickelt das Betriebskonzept in Zusammenarbeit mit der Schulkonferenz. Die Geschäftsleitung genehmigt das Betriebskonzept auf Antrag der Leitung der Aufsichtskommission. KSB-V Betreuung Schulergänzende Tagesstrukturen Betreuung Betreuung: Koordinationskonferenz Betreuung: Betreuungskonzept Betreuung: Leitung Betreuung: Mitarbeitende Betreuungseinrichtung Betreuungskonzept Elternmitwirkung Gremium unter Leitung der Projektleitung Betreuung mit den LB zur Projektbegleitung Betreuung; siehe S. 58 Teil des Betriebskonzepts. Regelt die pädagogische Grundhaltung, die Arbeitsformen, die Zusammenarbeit und den Einsatz der Ressourcen der Betreuung innerhalb der Schulen. Leitung Betreuung: Operative Führung des Betreuungsbereichs der Schulen, siehe S. 53. Hortleitung Fachperson Betreuung Betreuungsassistenz Flexibel einsetzbares (Stellvertretungs-)Personal Über abweichende Zeiten erkundigen Sie sich in der Betreuungseinrichtung. Mittag-/Abendbetreuung: Zeiten Mittagbetreuung: Zeit Morgentisch: Zeit Regelt die pädagogischen Grundhaltungen, die Arbeitsformen, die Zusammenarbeit, den Einsatz der Ressourcen und die Raumaufteilung der Betreuung innerhalb der Schule. Jede Schule verfügt über ein Elternmitwirkungsgremium; die zwei gängigsten Formen sind Elternrat und Elternforum Elternkontaktgremium Gremium der Präsidien der EMW der Schulen EKG Externe Schulevaluation Förderung: Förderkonzept Förderung: Deutsch als Zweitsprache Förderung: Fachstelle Förderung Schulbeurteilung durch kantonale Fachaufsicht, erfolgt alle fünf Jahre Teil des Betriebskonzepts. Regelt die pädagogische Grundhaltung, die Arbeitsformen, die Zusammenarbeit und den Einsatz der Ressourcen der Förderung innerhalb des Schulkreises und der Schulen. Wird als Aufnahme- resp. Aufbauunterricht erteilt. Beratungsangebot des Schulkreises Letzi, siehe S. 57. BK KKB LB HL FaBe BA Flexp. EMW ESE DaZ FF

7 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 7 Förderung: Integrative Förderung Geregelt in den Förderkonzepten der Schulen IF Förderung: Integrierte Sonderschulung Förderung: Situative Unterstützung Globalkredit Hausdienst Kurse in heimatlicher Sprache und Kultur Lebensraum Schule Lehrperson Mitarbeiterbeurteilung Beurteilungsverantwortung Teammitglied Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche Qualität in multikulturellen Schulen Qualitätssicherung und -entwicklung Jahresbericht (Rechenschaftslegung) Jahresplan/Umsetzungsplanung Kinder mit Sonderschulbedarf werden mit Unterstützung von zusätzlichen Heilpädagogen/Heilpädagoginnen in Regelklassen integriert. Integrierte Schulung in Verantwortung der Sonderschule Integrierte Schulung in Verantwortung der Regelschule Beratungsangebot der Fachstelle Förderung Die Schulen erhalten einen Kredit zur selbstständigen Verwaltung, der nach transparenten Kriterien berechnet und für genau umrissene Gebiete eingesetzt werden muss. Die Mittelverwendung wird im Qualitätsbericht offen gelegt. Leiter/in Hausdienst und Technik, Vorgesetzte/r Hausdienstpersonal Kurse für fremdsprachige Kinder, durchgeführt durch Konsulate, unterstützt durch Volksschule Zukunftsgerichtetes Konzept, das die Schule als Gesamtheit von Lern- und Aufenthaltsort definiert. Die Schule versteht sich als Ganzes, Unterricht und Betreuung bauen auf gemeinsamen pädagogischen Grundsätzen und leben zusammen eine Schulkultur. Klassenlehrerinnen und Klassenlehrer, Fachlehrerinnen und Fachlehrer, Förderlehrpersonen, Kindergartenlehrpersonen Beurteilung der Lehrpersonen; siehe S. 44 Funktion innerhalb der Mitarbeiterbeurteilung Funktion innerhalb der Mitarbeiterbeurteilung Für städtisches Personal (Betreuung und Hausdienst) gemäss städtischem Personalrecht Kantonales Unterstützungsprogramm für Schulen mit einem Anteil von mehr als 40% fremdsprachigen Kindern Modell, das die Qualitätssicherung und -entwicklung der Schulen beschreibt, Abläufe festlegt und Zuständigkeiten bestimmt. Im Anschluss an die jährliche Standortbestimmung erstellt die Schulleitung einen auf das Kalenderjahr bezogenen Bericht, der Aufschluss gibt über die personelle Entwicklung, die Umsetzung der Ziele, die Verwendung der Ressourcen und die Planung der Schul- und Unterrichtsentwicklung im folgenden Jahr. Zur Umsetzung des Schulprogramms legt die Schulkonferenz konkrete Aktivitäten und Projekte in einer Jahresplanung und in einzelnen Umsetzungsbeschlüssen fest. Die Jahresplanung zeigt, wie die Qualitätsschwerpunkte gemäss Schulprogramm konkret umgesetzt werden. Sie wird der Aufsichtskommission (AK) vorgelegt und von ihr genehmigt. (Vgl. QEQS-Broschüre) IS ISS ISR SU GK LHT HSK MAB BV TM ZBG QUIMS QEQS ehem. Q-Bericht

8 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 8 Leitbild Leitsätze Projekte Projekt- und Arbeitsgruppen Schulkreisprogramm Schulprogramm Schule (Schuleinheit) Schulen Albisrieden/Altstetten/ Grünau/Sekundarschulen Schulkonferenz Im Leitbild beschreiben Schulkreis und Schulen in Leitsätzen zu den verschiedenen Qualitätsbereichen, welche Grundhaltungen und Visionen wirksam werden sollen. Das Leitbild gibt der betreffenden Organisationseinheit ein Profil und steht damit im Zentrum der Diskussion für die ihre Arbeit. Das Leitbild ist Teil des Qualitätsprozesses und soll periodisch überprüft und diskutiert werden. Aus den Leitsätzen zu den einzelnen Qualitätsbereichen setzt sich das Leitbild zusammen. An der Qualitätssicherung und -entwicklung für eine Schule sind viele Personen beteiligt, die sich in Gruppen speziell organisieren oder in Teams, Institutionen, Kommissionen, Prüfstellen bereits mit der Schulqualität befassen. Das QEQS-Konzept unterscheidet Projekt-, Arbeits- und Steuergruppen. (Vgl. QEQS-Broschüre) Das Programm formuliert die pädagogischen Schwerpunkte der Organisationseinheit und umschreibt Wege und Mittel, wie diese erreicht werden. Es enthält auch die Kriterien, anhand deren die Erreichung der Ziele überprüft wird. Das Schul(kreis)programm bildet die mittelfristige strategische Planung auf der entsprechenden Ebene ab. Die Geschäftsleitung und die Schulkonferenzen setzen im Schulprogramm (insbesondere pädagogische) Schwerpunkte und halten sie als Entwicklungsziele in gemeinsamen Beschlüssen fest. Das Schul(kreis)programm ist für alle an der Schule Mitarbeitenden verbindlich. (Vgl. QEQS-Broschüre) Definierte Einheit von zusammengehörenden Klassen, Kindergärten und Betreuungsstätten; Übersicht siehe S. 24 Organisationseinheit der Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen Die Teammitglieder einer Schule bilden die Schulkonferenz; siehe S. 58 Schulleitung Schulleitung einer einzelnen Schule SL Schulleitung Schulen Albisrieden/ Altstetten/Grünau Schulleitung der Organisationseinheiten Schulen Albisrieden/ Schulen Altstetten / Schulen Grünau Schulleitungskonferenz Gremium der Schulleitungen; siehe S. 52 SLK Schulpersonal Schulkonferenz ( Schulteam ) Tagesschule 2025 Lehrpersonen, Betreuungsmitarbeitende, Leitende Hausdienst und Technik Die Schulkonferenz umfasst alle Mitarbeitenden einer Schule mit einer Anstellung von mindestens 35% (Schulleitung, Lehrpersonal, Betreuungspersonal und Leitende Hausdienst und Technik). Die Leitung liegt bei der Schulleitung. Stadtzürcher Tagesschulmodell, das in der ganzen Stadt eingeführt werden soll. Vollzeiteinheit 1 VZE entspricht einer 100%-Stelle VZE Q-Projekt SE SK SLS

9 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 9 Mitsprache des Schulpersonals Kreiskonvent Gremium der Lehrpersonen, des Betreuungspersonals und der Leitenden Hausdienst und Technik des Schulkreises, siehe S. 55 Kreiskonventspräsidium Präsidium des Kreiskonvents, siehe S. 55 Fachgruppen Vertretung der Schulkonferenz ( Personalvertretung ) Vorstand Kreiskonvent Die Fachgruppen beraten die Behörden und die Verwaltung mit ihrem Fachwissen. Ständige Fachgruppen bestehen für die Bereiche Kindergarten, Unterstufe, Mittelstufe, Sekundarschule, Betreuung und Hausdienst. Von der Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz wurde befristet zusätzlich eine Fachgruppe Förderangebote sowie eine Fachgruppe Leitung Betreuung eingesetzt. Siehe S. 55 Vertretung des Schulpersonals einer einzelnen Schule, siehe S. 55 Gremium zusammengesetzt aus den Vertretungen der Fachgruppen und den Vertretungen der einzelnen Schulkonferenzen, geleitet durch das Kreiskonventspräsidium, siehe S. 55 Rechtliche Grundlagen Es sind nur die gebräuchlichsten Erlasse aufgeführt Gemeindegesetz (Erlass ) GG Gemeindeordnung (Amtliche Sammlung, Erlass ) GO Lehrerpersonalgesetz (Erlass ) LPG Lehrerpersonalverordnung (Erlass ) LPVO Lehrplan Volksschulgesetz Volksschulverordnung Verordnung über die Sonderpäd. Massnahmen Organisationsstatut (Verordnung über die geleiteten Volksschulen in den Schulkreisen der Stadt Zürich) Verordnung über die Volksschule der Stadt Zürich Verordnung zur Entschädigung der Schulbehörden Schulbetrieb und Unterricht (Erlasse , , ) (Amtliche Sammlung, Erlass ) Regelwerk auf Gemeindeebene. Es bestimmt die Organisation, Aufgaben und Kompetenzen der Schulleitungen und der Schulkonferenzen. Zur notwendigen Aufgabenabstimmung und Kompetenzabgrenzung enthält das Organisationsstatut zugleich auch die grundlegenden Geschäftsbestimmungen für die Kreisschulbehörden und regelt auch die Mitwirkung der Schüler/innen sowie der Eltern. (Amtliche Sammlung, Erlass ) (Amtliche Sammlung, Erlasse /541) VSG VSV VSM OS VVZ VES/AVES

10 Organisationshandbuch Seite 10 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Hinweise (v.a. auf das übergeordnete Recht) in den Fussnoten sowie in eckigen Klammern dienen der Information und sind nicht Bestandteil des rechtsverbindlichen Erlasses. Es gelten folgende Abkürzungen: Gemeindegesetz = GG; Gemeindeordnung = GO; Verordnung über die geleiteten Volksschulen in den Schulkreisen der Stadt Zürich, Organisationsstatut = OS; Verordnung über die Volksschule in der Stadt Zürich = VVZ. A. Allgemeines Art. 1 1 Die Kreisschulbehörde Letzi ist die Schulbehörde des Schulkreises Letzi gemäss Art. 89 ff. Gemeindeordnung. Sie leitet und beaufsichtigt das Schulwesen ihres Schulkreises und erfüllt dabei die ihr in der Gemeindeordnung und der Verordnung über die geleiteten Volksschulen in den Schulkreisen der Stadt Zürich (Organisationsstatut) zugewiesenen Aufgaben. Sie ist zusammen mit den Schulleitungen und dem weiteren Schulpersonal für die Qualitätssicherung und -entwicklung der Schulen verantwortlich; sie orientiert sich dabei am Wohl der Schülerinnen und Schüler und richtet ein spezielles Augenmerk auf besondere pädagogische Bedürfnisse. 1 2 Dieses Geschäftsreglement wird von der Kreisschulbehörde gestützt auf Art. 5 Organisationsstatut erlassen. Es regelt im Rahmen des übergeordneten Rechts die Organisation und den formellen Geschäftsablauf der Kreisschulbehörde. B. Zusammensetzung und Organisation Art. 2 Mitglieder Die Kreisschulbehörde besteht aus deren Präsidentin oder Präsidenten (Vorsitz) sowie 24 weiteren an der Urne gewählten Mitgliedern. Art. 3 Teilnehmende mit beratender Stimme 1 An den Sitzungen der Gesamtbehörde nehmen drei Mitglieder der Konferenz der Schulleitungen, die Präsidentin oder der Präsident des Kreiskonvents, die Vertretungen der Fachgruppen sowie die Aktuarin oder der Aktuar 2 mit beratender Stimme teil. 3 2 Die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde kann jederzeit weitere Vertretungen von Lehrpersonen sowie auch von anderen Vereinigungen und Organisationen themenorientiert mit beratender Stimme beiziehen. Bei der Behandlung, die besondere Fachkenntnisse erfordern, kann sie oder er zudem Sachverständige einladen. 4 Art. 4 Konstituierung 1 Im Rahmen des übergeordneten Rechts konstituiert sich die Kreisschulbehörde an der ersten Sitzung nach der Erneuerungswahl selbst. Sie bestimmt ihre Organisation, bestellt die Ausschüsse und beratenden Kommissionen und nimmt die weitere Aufgabenverteilung vor. Während der Amtsperiode kann sie jederzeit Anpassungen vornehmen. 2 Jedes Mitglied ist zur Übernahme derjenigen Aufgaben verpflichtet, die ihm von der Gesamtbehörde übertragen werden. 5 Art. 5 Organe 1 Ständige Organe 6 der Kreisschulbehörde sind: 1 In Anlehnung an Art. 4 Abs. 1 OS in der Fassung (voraussichtlich) ab 1. August Als Aktuarin oder Aktuar kann auch ein Mitglied der Kreisschulbehörde, dem das Stimmrecht zukommt, bestimmt werden. 3 Entspricht Art. 3 Abs. 2 OS. 4 Entspricht Terminologie von Art. 3 Abs. 3 OS, vgl. auch 46 GG. Die Formulierung hindert den themenorientierten Beizug von Betreuungspersonal nicht, da diese wie bisher unter andere Vereinigungen und Organisationen subsummiert werden können. 5 Art. 44 GG 6 Ausschüsse (an die die KSB Kompetenzen in eigener Verantwortung übertragen kann, 44 GG) können nur aus Behördenmitgliedern der Kreisschulbehörde bestehen; weitere Teilnehmende haben nur beratende Stimme und sind nicht Mitglieder im Rechtssinn. In beratenden Kommissionen (ohne Kompetenzen in eigener Verantwortung, 46 GG) können (ausschliesslich oder) auch Dritte mitwirken.

11 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 11 a) die Gesamtbehörde (,Plenarversammlung') b) die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde 7 c) die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident d) der geschäftsleitende Ausschuss ( Geschäftsleitung ) e) die Ausschüsse für die Beaufsichtigung der einzelnen Schulen ( Aufsichtskommissionen (AK) Albisrieden, Altstetten, Grünau) f) das Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» mit der beratenden Kommission IfK g) das Einzelressort «Elternmitwirkung» h) der Rekursausschuss i) der Personalausschuss ( Personalkommission ; PKO) 2 Im Rahmen des Budgets kann die Kreisschulbehörde bei Bedarf weitere Ausschüsse aus ihrer Mitte sowie beratende Kommissionen bestellen. In beratende Kommissionen, die zur Vorprüfung von Geschäften oder sonst für eine bloss unterstützende Tätigkeit gebildet werden, können auch Personen, die nicht Mitglieder der Kreisschulbehörde sind, gewählt werden. 2 Die ständigen Ausschüsse und ständigen beratenden Kommissionen sind der Zürcher Schulpflege zur Koordination unter den Schulkreisen zu melden. 8 4 Zudem kann die Gesamtbehörde jederzeit beschliessen, welche Geschäfte oder Geschäftsbereiche ständig oder vorübergehend einzelnen Mitgliedern oder Ausschüssen zur selbstständigen Erledigung übertragen werden können. 9 Ihre Aufgaben werden in von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheften geregelt. C. Geschäftsablauf Art. 6 Sitzungen 1 Die Gesamtbehörde versammelt sich auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten oder auf schriftliches Verlangen von mindestens einem Drittel ihrer Mitglieder Zu den Sitzungen wird schriftlich in der Regel mindestens fünf Tage 11 vor dem Sitzungstermin eingeladen. 3 Mit der Einladung wird soweit möglich die Traktandenliste unter Angabe der Verhandlungsgegenstände und Anträge bekannt gegeben. Gleichzeitig sind die Akten zur Einsicht aufzulegen, soweit sie nicht der Einladung beiliegen Die Mitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Bei Verhinderung aus zwingenden Gründen ist die Entschuldigung unter Angabe der Gründe der Präsidentin oder dem Präsidenten vor der Sitzung oder, wenn dies nicht möglich ist, spätestens sieben Tage danach schriftlich mitzuteilen. 13 Art. 7 Beschlussfassung 1 Die Gesamtbehörde ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist Jedes Mitglied hat das Recht, Anträge zu stellen, und ist bei Abstimmungen und Wahlen zur Stimmabgabe verpflichtet. Die Präsidentin oder Präsident stimmt mit. Bei gleichgeteilten Stimmen gibt die Stimme der Präsidentin oder des Präsidenten den Ausschlag Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen In Ausnahmefällen kann die Gesamtbehörde auf dem Zirkularweg entscheiden. Stillschweigen innert der angesetzten Frist gilt als Zustimmung Nachfolgend Präsidentin oder Präsident genannt 8 Art. 7 Abs. 4 OS 9 44 GG und Art. 81 Abs. 2 GO; vgl. auch hinten Art Abs. 1 GG 11 Art. 22 VVZ 12 Art. 22 VVZ 13 Teilnahmepflicht gemäss 38 Abs. 2 GG: Modalitäten in Art. 23 VVZ Abs. 1 GG Abs. 1 GG abs. 1 GG Abs. 2 GG und Art. 25 VVZ.

12 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 12 5 Entscheide in dringenden Angelegenheiten und in Angelegenheiten von geringer Bedeutung können stattdessen gemäss 41 Gemeindegesetz von der Präsidentin oder vom Präsidenten durch Präsidialentscheid 18 getroffen werden. Bei dringlichen Präsidialentscheiden wird die Gesamtbehörde informiert. Art. 8 Schweigepflicht, Ausstand und Interessenbindung 1 Die Mitglieder der Kreisschulbehörde und die weiteren Sitzungsteilnehmenden unterstehen der Schweigepflicht gemäss 8 Gemeindegesetz. 2 Sie unterstehen überdies den Ausstandsbestimmungen gemäss 5a Verwaltungsrechtspflegegesetz. 19 Bei Entscheiden der Kreisschulbehörde über Aufgabenverteilung und Zuständigkeitsfragen unter den Mitgliedern findet der Ausstand nicht statt Die Mitglieder der Kreisschulbehörde legen ihre Interessensbindungen offen. 21 Art. 9 Protokoll 1 Über die Sitzungen führt die Aktuarin oder der Aktuar ein Protokoll, das folgende Angaben 22 enthält: a) die Zahl der anwesenden, die Namen der entschuldigt und der unentschuldigt abwesenden Mitglieder und weiteren Sitzungsteilnehmenden; b) die behandelten Geschäfte, die Anträge und deren kurzgefasste Begründung, Beanstandungen zum Verfahren, weitere Protokollerklärungen und die gefassten Beschlüsse sowie die zwischenzeitlich ergangenen Zirkularbeschlüsse und Präsidialentscheide gemäss Art. 7 Abs. 4 und Das zu genehmigende Protokoll wird in der Regel innert 14 Tagen nach der Sitzung zur Prüfung versandt, spätestens jedoch so zeitgerecht, dass es spätestens fünf Tage vor der folgenden Sitzung bei den Sitzungsteilnehmenden eintrifft. Die Einsichtnahme und der vorgängige Versand sind durch die Präsidentin oder den Präsidenten zu verweigern, wenn ein Mitglied oder eine Sitzungsteilnehmerin bzw. ein Sitzungsteilnehmer mit beratender Stimme bei einem Geschäft ausstandspflichtig war Die Protokollprüfung wird in den Pflichtenheften der einzelnen Organe geregelt. Die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde und deren oder dessen Stellvertretung hat das Recht, in sämtliche Protokolle der Gremien der Kreisschulbehörde Einsicht zu nehmen. Art. 10 Ausschüsse und beratende Kommissionen 1 Für den Geschäftsablauf von Ausschüssen und beratenden Kommissionen sowie für den Beizug von weiteren Sitzungsteilnehmenden gelten sinngemäss die gleichen Regeln wie für die Gesamtbehörde Sofern es nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird, sind dem Schulpersonal und den Schulleitungen angemessene Vertretungen in den Ausschüssen und beratenden Kommissionen einzuräumen Bei der Bestellung der Ausschüsse und beratenden Kommissionen wird in der Regel eine Vorsitzende oder ein Vorsitzender bestimmt, soweit nicht die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde den Vorsitz übernimmt. 4 Die Gesamtbehörde bestimmt die Aufgaben der Ausschüsse und beratenden Kommissionen. Sie erlässt dazu Pflichtenhefte Mit «Präsidialentscheiden gemäss 41 Gemeindegesetz» sind Entscheide gemeint, die grundsätzlich in die Zuständigkeit der Gesamtbehörde fallen und stattdessen unter den in 41 GG genannten Voraussetzungen im Einzelfall durch das Präsidium getroffen werden. Bei dringenden Angelegenheiten besteht die Präsidialkompetenz von Gesetzes wegen. Bei Angelegenheiten von geringer Bedeutung bedarf es hierzu einer Ermächtigung durch die Gesamtbehörde, wie sie hier vorgesehen ist. Keine Präsidialverfügungen im Sinn dieser Bestimmung sind Verfügungen der Präsidien, die gestützt auf Art. 6 OS oder eine spezifische Kompetenzdelegation im Geschäftsreglement (z.b. Art. 19) ergehen Abs. 1 GG 20 Im Gesetz nicht mehr ausdrücklich geregelt, gilt aber nach wie vor Abs. 2 GG 22 6 GG und Art. 26 VVZ 23 Vgl. dazu vorne FN 17 und Sinngemäss Art. 27 Abs. 2 VVZ 25 Art. 7 Abs. 5 OS 26 Art. 7 Abs. 4 OS 27 Stimmrecht haben immer nur die gewählten Mitglieder der KSB, vgl. Fussnote 6

13 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 13 5 Die Ausschüsse und beratenden Kommissionen berichten der Gesamtbehörde einmal jährlich zuhanden deren letzten Sitzung im Schuljahr über ihre Tätigkeit. Über ausserordentliche Vorfälle wird die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde umgehend unterrichtet. D. Bestimmungen für einzelne Organe Art. 11 Gesamtbehörde 1 Die Kreisschulbehörde als Gesamtbehörde ist zuständig, soweit ein Geschäft nicht einem anderen Organ gemäss Art 4, Art. 5 Abs. 1 oder Art. 22 zur selbstständigen Erledigung übertragen ist. 2 Im Rahmen der Konstituierung wählt die Kreisschulbehörde aus ihrer Mitte: a) die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten 28 ; b) die Leitenden der Aufsichtskommissionen Albisrieden, Altstetten, Grünau und deren Stellvertretungen; c) die Mitglieder der Aufsichtskommissionen (AK) Albisrieden, Altstetten, Grünau; d) die oder den Verantwortlichen für das Einzelressort «Elternmitwirkung»; e) die Mitglieder der Personalkommission (PKO). f) Auf Vorschlag der Geschäftsleitung nominiert die Kreisschulbehörde zuhanden der Schulpflege ein Mitglied, das in deren Auftrag Besuche von Sonderschulen oder pädagogischen Therapien vornimmt. 3 Die Wahl der oder des Verantwortlichen für das Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» erfolgt durch die Geschäftsleitung. 4 Die Gesamtbehörde kommt zusammen, so oft es die Geschäfte erfordern, in der Regel zwei bis vier Mal im Schuljahr. 5 An ihrer letzten Sitzung im Schuljahr werden die Berichte der einzelnen Organe abgenommen. Art. 12 Präsidium der Kreisschulbehörde 1 Die Präsidentin oder der Präsident leitet die Gesamtbehörde und führt den Vorsitz in deren Sitzungen Sie oder er erlässt die Präsidialentscheide gemäss Art. 7 Abs und übt die weiteren ihr oder ihm von Gesetz, Verordnung oder durch Beschluss der Gesamtbehörde übertragenen Kompetenzen aus. Insbesondere entscheidet sie oder er in den ihr oder ihm gemäss Art. 6 Abs. 2 und 3 Organisationsstatut zugewiesenen Angelegenheiten. Art. 13 Vizepräsidium und übrige Stellvertretungsregelungen 31 1 Die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident vertritt die Präsidentin oder den Präsidenten in deren oder dessen Abwesenheit in sämtlichen Präsidialangelegenheiten 32 und erfüllt die weiteren ihm von der Gesamtbehörde gemäss Art. 22 zugeteilten Aufgaben. 2 Ist die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident nicht verfügbar, tritt an ihre oder seine Stelle die Stellvertretungsregelung gemäss Konstituierungsbeschluss. 33 Art. 14 Geschäftsleitender Ausschuss (Geschäftsleitung) 1 Die Geschäftsleitung setzt sich zusammen aus der Präsidentin oder dem Präsidenten (Vorsitz), der Vizepräsidentin oder dem Vizepräsidenten (stellvertretender Vorsitz), den Leitenden der Aufsichtskommissionen, der oder dem Verant- 28 Art. 5 OS 29 Art. 6 Abs. 1 OS 30 Vgl. vorne FN Eigentliche Stellvertretungskompetenzen kommen nur bei Abwesenheit des primär zuständigen Organs zum Zug. Vizepräsidien und weitere Behördenmitglieder können jedoch durch Beschluss der Gesamtbehörde (Art. 19) zusätzliche ständige Aufgaben übertragen werden, die ansonsten der Gesamtbehörde zuständen. Nicht möglich ist dies grundsätzlich bei Präsidialkompetenzen gemäss Art. 6 Abs. 3 OS, wobei Art. 7 Abs. 2 OS vorbehalten bleibt (vgl. dazu auch hinten FN 40) 32 Erfasst werden auch Präsidialkompetenzen gemäss Art. 6 Abs. 3 OS einschliesslich Finanzkompetenzen 33 Jedes Mitglied kann gemäss Konstituierungsbeschluss bei Abwesenheit des Präsidiums stellvertretend Präsidialbefugnisse wahrnehmen (Art. 5 OS).

14 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 14 wortlichen des Ressorts «Integration und Sonderpädagogik» sowie der oder dem Verantwortlichen des Ressorts «Elternmitwirkung» an. 34 Mit beratender Stimme nehmen eine Vertretung der Schulleitungen, das Konventspräsidium sowie die Aktuarin oder der Aktuar an den Sitzungen teil Die Geschäftsleitung erledigt im Weiteren die ihr von der Gesamtbehörde gemäss Art. 22 übertragenen Geschäfte in eigener Kompetenz. 3 Im Übrigen unterstützen die Mitglieder der Geschäftsleitung die Präsidentin oder den Präsidenten bei der Vorbereitung der Geschäfte der Kreisschulbehörde und bei der Erfüllung der präsidialen Aufgaben. 5 Die Gesamtbehörde erlässt für die Geschäftsleitung ein Pflichtenheft. 6 Die Präsidentin oder der Präsident ist dafür besorgt, dass die Mitglieder der Kreisschulbehörde und die Schulangehörigen über die Inhalte der Geschäftsleitungssitzungen regelmässig angemessen informiert werden. Details sind im Organisationshandbuch geregelt. Art. 15 Aufsichtskommissionen Albisrieden, Altstetten, Grünau 1 Die Gesamtbehörde bestellt für die Beaufsichtigung der Schulen Albisrieden, Altstetten und Grünau Ausschüsse (Aufsichtskommissionen; AK). Sie wählt deren Leiterin oder Leiter, deren oder dessen Stellvertretung und die je nach Grösse der zu beaufsichtigenden Schule(n) erforderlichen weiteren Mitglieder. Die Schulleitungen, die Vertretungen der Schulkonferenzen sowie das Konventspräsidium nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen der für sie zuständigen Aufsichtskommission teil Die Aufsichtskommissionen gliedern sich in Aufsichtsteams, welchen die durch die Besuchsordnung bestimmten Mitglieder angehören. Jedes Aufsichtsteam ist für eine Schule zuständig. Die Leitung der Aufsichtskommission leitet die der Aufsichtskommission angehörenden Aufsichtsteams. Sie teilt die Mitglieder den Schulen zu ( Besuchsordnung ). Die Schulleitung und die Vertretung der Schulkonferenz nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen des für sie zuständigen Aufsichtsteams teil. 3 Die Aufsichtsteams üben die unmittelbare Aufsicht über die zugeteilten Schulen aus und beurteilen deren Qualität. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der Leitenden und der Mitglieder sind im Einzelnen in von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheften geregelt. 4 Die Präsidentin oder der Präsident der Kreisschulbehörde kann den Leitenden der Aufsichtskommissionen einzelne Entscheidungsbefugnisse gemäss Art. 6 Organisationsstatut übertragen. 37 Art. 16 Ressort «Integration und Sonderpädagogik» 1 Die Geschäftsleitung überträgt die Verantwortung für das Ressort «Integration und Sonderpädagogik» einem Mitglied der Kreisschulbehörde. Dieses hat in der Geschäftsleitung Einsitz. 2 Fokus des Ressorts ist die integrative Schule. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind im Einzelnen in einem von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheft geregelt. Art. 17 Kommission für die Integration fremdsprachiger Kinder (IfK) 1 Die Kommission für die Integration fremdsprachiger Kinder koordiniert sämtliche Fragen rund um die Integration fremdsprachiger Kinder. Die Kommission hat beratende Funktion. Ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind im Einzelnen im von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheft geregelt. 2 Die Kommission zur Integration fremdsprachiger Kinder wird geleitet von der ressortverantwortlichen Person»Integration und Sonderpädagogik. Im Weiteren gehören ihr die von der Geschäftsleitung gewählten Sprachgruppenvertretungen und eine Vertretung des Schulpersonals an. Das Aktuariat wird von einem Mitglied der Kommission übernommen. 34 Für die Anzahl Mitglieder gibt Art. 7 Abs. 1 OS einen Rahmen von vier bis acht (d.h. exklusiv Präsidium, aber inklusiv Vizepräsidium, das aus mehreren Personen bestehen kann) an. 35 Art. 7 Abs. 1 OS 36 Art. 7 Abs. 2 OS 37 Art. 7 Abs. 2 OS

15 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 15 Art. 18 Ressort «Elternmitwirkung» 1 Die Gesamtbehörde überträgt die Verantwortung für das Ressort «Elternmitwirkung» einem ihrer Mitglieder. Dieses nimmt in der Geschäftsleitung Einsitz. 2 Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind im Einzelnen in einem von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheft geregelt. Art. 19 Rekursausschuss 1 Der Rekursausschuss setzt sich zusammen aus der Präsidentin oder dem Präsidenten der Kreisschulbehörde (Vorsitz), der Vizepräsidentin oder dem Vizepräsidenten und der Leiterin oder dem Leiter der zuständigen Aufsichtskommission. 38 Der Ausschuss tagt ohne Vertretungen des Schulpersonals und der Schulleitungen. 2 Dem Rekursausschuss obliegt die Beurteilung von Anordnungen der Schulleitungen, über welche ein Entscheid der Kreisschulbehörde verlangt worden ist Vor seinem Entscheid hört der Rekursausschuss die Schulleitung, die Eltern und weitere Betroffene in geeigneter Form an. Im Übrigen richtet sich das Verfahren nach dem Verwaltungsrechtspflegegesetz. Art. 20 Ausschuss für Personalgeschäfte (Personalkommission) 1 Die Personalkommission behandelt die laufenden Personalgeschäfte. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind im Einzelnen im von der Gesamtbehörde zu genehmigenden Pflichtenheft geregelt. 2 Der Personalkommission gehören neben der Präsidentin oder dem Präsidenten der Kreisschulbehörde (Vorsitz) drei weitere von der Gesamtbehörde gewählte Mitglieder an. Die Präsidentin oder der Präsident des Kreiskonvents, eine Vertretung des Schulpersonals und eine Vertretung der Schulleitungen nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen teil. 3 Das Aktuariat der Personalkommission übernimmt die Leiterin oder der Leiter des Fachbereichs Personal der Verwaltung der Kreisschulbehörde. Art. 21 Sekretariat der Kreisschulbehörde ( Schulverwaltung ) Die Verwaltung der Kreisschulbehörde führt unter der Leitung der Präsidentin oder des Präsidenten der Kreisschulbehörde die ihr übertragenen organisatorischen und administrativen Aufgaben aus. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind in Stellenbeschreibungen geregelt. E. Weitere Bestimmungen Art. 22 Besondere Kompetenzdelegationen Gestützt auf Art. 81 GO werden folgende Aufgaben zur selbstständigen Erledigung übertragen: An die Geschäftsleitung: - Wählt für das Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» die ressortverantwortliche Person aus den Mitgliedern der Kreisschulbehörde. - Legt die Stellvertretung des Vizepräsidiums und der Verantwortlichen für die Einzelressorts fest. - Nominiert zuhanden der Kreisschulbehörde das Mitglied der Kreisschulbehörde, welches im Auftrag der Zürcher Schulpflege Sonderschulen oder pädagogische Therapieangebote besucht Wählt die Sprachgruppenvertretungen. 38 Art. 7 Abs. 3 OS VSG und Art. 13 OS 40 Hier können Aufgaben, die gemäss Art. 91 GO in Zuständigkeit der Kreisschulbehörde fallen, an einzelne Mitglieder und / oder an Ausschüsse (nicht an beratende Kommissionen) delegiert werden. Grundsätzlich nicht übertragen werden können jedoch Kompetenzen, die bereits aufgrund von Art. 6 OS dem Präsidium der Kreisschulbehörde zustehen. Hier ist lediglich Stellvertretung bei Abwesenheit möglich. Vorbehalten bleibt Art. 7 Abs. 2 Satz 2 OS. 41 Auftrag gemäss Reglement Aufsicht über die Sonderschulen und gesamtstädtischen Therapien, AS..

16 Geschäftsreglement Kreisschulbehörde Letzi Organisationshandbuch Seite 16 - Legt die Organisationseinheit Schule fest Trifft Laufbahnentscheide (Promotionen, Übertritte, Umstufungen) bei Uneinigkeit mit den Eltern - Entscheidet über den Aufnahmemodus und die entsprechenden Prozesse der Tagesschule auf Antrag der AK-Leitung Nimmt auf Antrag der Leitung der entsprechenden Aufsichtskommission Leitbilder und Konzepte der Schulen ab. - Entscheidet über Entwicklungsmassnahmen von Schulen auf Antrag der Aufsichtskommission, vertreten durch deren Leitung. - Entscheidet über die Teilnahme von Schulen an Schulversuchen und Projekten. - Genehmigt den Schulplan. - Behandelt Aufsichtsbeschwerden über Vorkommnisse im Schulkreis An die Präsidentin oder den Präsidenten der Kreisschulbehörde: - Aufsicht über die Fachstelle Förderung und deren Angebote, inklusive Einzelunterricht. Diese Aufgabe kann von der Präsidentin oder dem Präsidenten an ein vom ihm bezeichnetes Mitglied der Kreisschulbehörde delegiert werden. 3. An die Aufsichtskommissionen: - Abnahme der Rechenschaftslegung der Schulen und Überprüfung der Erreichung der Ziele. 4. An die Personalkommission: - Steuerung des Mitarbeiterbeurteilungsverfahrens. Entscheid in Verfahrensfragen. - Abnahme der Mitarbeiterbeurteilungen des Lehrpersonals(MAB). - Auswahl der Behördenmitglieder für die Mitwirkung in der MAB. Art. 23 Schulkreisspezifische Regelungen Schulkreisspezifische Regelungen, insbesondere Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Organe und Funktionen, sind im Organisationshandbuch geregelt. Die Pflichtenhefte und weiteren Bestimmungen sind, soweit sie nicht an ein anderes Organ delegiert sind, von der Gesamtbehörde zu genehmigen. Dieses Reglement tritt rückwirkend per 1. August 2018 in Kraft. Beschluss KSB Letzi, 28. Die folgenden Regelungen im Organisationshandbuch führen das Geschäftsreglement näher aus und ergänzen sowie präzieren es. Im Fall eines nicht beabsichtigten Widerspruchs geht das Geschäftsreglement vor. 42 Art. 8 OS 43 Dies gilt bis zum Start der Tagesschule Die Aufsichtsbeschwerde ist kein formelles Rechtsmittel, sondern ein formloser Rechtsbehelf; der Anzeigeerstatterin oder dem Anzeigeerstatter kommt keine Parteistellung zu. Deshalb ist Rekurs- und Beschwerdeausschuss in der Art der Erledigung der Aufsichtsbeschwerde frei.

17 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 17 Organisationshandbuch: Grundlagen 1998 wurde die Reorganisation des Schulkreises Letzi nach längeren Vorarbeiten eingeleitet und seither ständig weiter entwickelt. Seit 2000 werden die Schulen Albisrieden und die Tagesschule Feldblumen, seit Schuljahr 2003/04 auch die Schulen Altstetten und Grünau als geleitete Schulen geführt löste die Reorganisation der Schulbehörde in der Stadt Zürich notwenige Anpassungen aus. Die Rolle der Behörde musste überdacht und an die durch den gesellschaftlichen Wandel notwendig gewordenen, tief greifenden Änderungen im Schulwesen angepasst werden. Auf Ebene der Kreisschulbehörde wurden Strukturen geschaffen, die unserer Milizbehörde ein professionelles Arbeiten zum Wohle der gesamten Schule erlauben. So wird gewährleistet, dass die vielfältigen und vielseitigen Aufgaben seriös wahrgenommen werden. Zugleich wird verhindert, dass unsere Behördenmitglieder von neuen und zusätzlichen Aufgaben überfordert werden. Wir legen hier ein aktualisiertes Organisationshandbuch vor, das die Gremien der Kreisschulbehörde, ihre Zusammensetzung, ihre Aufgaben und ihre Befugnisse ausführlich beschreibt. Die rechtlichen Grundlagen sind im darin enthaltenen Geschäftsreglement festgehalten. Zusätzlich finden sich für jeden Bereich ein Anforderungsprofil und eine Aufwandsschätzung. Anspruchsvolle Arbeit verlangt qualifizierte Ausführende. Wir wollen durch transparente, klar definierte Zuteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen attraktive Ämter für möglichst breite Kreise schaffen. Anforderungsprofile und Aufwandsberechnung sollen nicht abschrecken, sondern eine Hilfe sein für interessierte Personen und ihnen zeigen, was in dem Amt auf sie zukommen wird. Die meisten Anforderungen können durch Kurse oder Weiterbildungen erworben werden. Einführung und Einarbeitungszeit sind gewährleistet. Die Beziehung zwischen Lehr-, Betreuungs- und Hausdienstpersonal, Schulleitungen, Leitungen Betreuung, Leitungen Hausdienst und Technik sowie der Behörde, ihr Miteinander, ist und bleibt zentral. Die Behörde fällt strategische Entscheide, steuert die Prozesse und schafft gute Rahmenbedingungen für das Schulpersonal, Eltern und Kinder. Sie trägt die Verantwortung dem Volk gegenüber für die Qualität unserer Volksschule. Die Schulleitungen sind, unterstützt von ihrem Führungsteam und ihren Mitarbeitenden, für die pädagogische, personelle und administrative Führung der Schule verantwortlich. Die Mitarbeitenden in allen Bereichen nehmen ihre mit ihren Vorgesetzten vereinbarten Aufgaben zum Wohle der Schule, und damit der Schülerinnen und Schüler, wahr. Die Vertretungen der Schulleitungen und des Schulpersonals beraten mit ihrem Fachwissen die Behörde und vertreten die Interessen ihres Berufsstandes. Die Schulverwaltung unterstützt die Schulbeteiligten in den Bereichen Personal-, Schüler- und Behördengeschäfte effizient und effektiv. Alle Ebenen suchen eine gute Zusammenarbeit. Mit diesem Organisationshandbuch klären wir unsere Strukturen und legen die Grundlage für eine Behördenarbeit, die der Schule, den Lehrpersonen, Eltern und Kindern, zugutekommt. Für eine weiterführende Auseinandersetzung mit der Arbeit der Schulbehörde im Kanton Zürich verweisen wir auf das Behördenhandbuch.

18 Organisationshandbuch Seite 18 Leitbild KSP Letzi, September 2012

19 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 19 Steuerung und Information Die Steuerung der Geschäfte der Kreisschulbehörde erfolgt unter der Leitung der Präsidentin oder des Präsidenten durch die gewählten Gremien. Ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind in Pflichtenheften geregelt, die durch die Gesamtbehörde festgelegt werden. Zur Diskussion und breiterer Abstützung politischer Fragen kann die Geschäftsleitung eine Sitzung einberufen, die nach Kriterien politischer Ausgewogenheit zusammengesetzt ist und auch Personen berücksichtigen kann, welche nicht Mitglieder der KSB Letzi sind. Information Informationskonzept Alle Mitglieder der KSB Letzi, alle Schulleitungen und alle Vertretungen des Schulpersonals werden mit der gleichen Information versehen. Jede Person weiss, wo weiterführende Informationen greifbar sind. 1. Die Mitglieder der KSB, die Schulleitungen, die Mitglieder des Vorstands des Kreiskonvents, die Leitenden Betreuung und die Mitarbeitenden des Verwaltung erhalten nach jeder Geschäftsleitungssitzung ein Informationsbulletin. 2. Das Informationsbulletin wird per Mail verschickt. Es achtet den Personenschutz. Die Präsidentin oder der Präsident bezeichnet die Stelle, welche das Informationsbulletin erstellt. 3. Die schriftliche Kommunikation erfolgt ausschliesslich elektronisch über den offiziell zugeteilten Account. Gemäss Beschluss der Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz vom wird den Behördenmitgliedern empfohlen, dabei die Standards für das Schulpersonal einzuhalten: Sie rufen ihre Mail in der Regel täglich, mindestens aber an drei Werktagen pro Woche ab und antworten innert drei Werktagen auf eine Wichtigste Informationsplattformen sind das städtische Intranet VSZ, die Webseite des Volksschulamtes, ( und die Webseite des Schulkreises Letzi, ( 5. Die öffentlichen Seiten enthalten Informationen für Eltern und die Öffentlichkeit. 6. Auf den internen Seiten finden sich die Arbeitsunterlagen der KSB Letzi. 7. Bei Bedarf werden Dokumente/Daten mit einer Zugriffsberechtigung versehen. Das Präsidium KSB entscheidet. 8. Auf offiziellen Verlautbarungen, Briefköpfen, Formularen, etc. der KSB wird die Adresse der Homepage aufgeführt. 9. Die Verwaltung der Kreisschulbehörde führt eine Bibliothek. Die Liste mit dem aktuellen Bestand kann bei der Verwaltung der Kreisschulbehörde angefordert werden. Beschluss KSP , aktualisiert Informationsfluss Vorstand Städtischer Konvent der Schulleitungen Schulpflege Vorstand Stadtkonvent Fachgruppen Delegierte/r Schulleitungskonferenz Präsidium KSB Präsidium Kreiskonvent Geschäftsleitung KSB Infobulletin Leitende Betreuung Mitglieder Schulleitungskonferenz Mitglieder KSB Verwaltung Fachstellen Vorstand Kreiskonvent Schulkonferenz Berufsgruppen, die von einer Fachgruppe vertreten werden Januar 2018

20 Organisationshandbuch Seite 20 Organigramme Organigramm KSB Letzi Schulkreis Letzi Schulverwaltung Leitung Schulverwaltung Sekretariat / Fachbereich Schüler Sonderpädagogik / Behörden Leitung Sekretariat Fachbereich Schüler/innen Sonderpädagogik Behörden Leitung Fachbereich Schulpersonal Fachstelle Leitung Planung Fachbereich Schulpersonal Pädagogische Stabsstelle Projektleitung Schulverwaltung Tagesschule 2025 Stab Behörde Fachstelle Planung Pädagogische Schulverwaltung Stabsstellen Stabsstelle Behördengeschäfte Kindergarten, Unterstufe / Empfang / Sekretariat Kindergarten, Unterstufe / Empfang / Sekretariat Mittelstufe, Sekundarstufe / Empfang / Sekretariat Behörde Mittelstufe, / Bau/Raum Sekundarstufe / Empfang / Sekretariat Behörde / Bau/Raum Assistenz Ltg. Sekretariat / Sonderpädagogik / Aufnahmeklassen Assistenz Ltg. Sekretariat / Sonderpädagogik / Aufnahmeklassen Schulpersonal Schulpersonal Schulpersonal Schulpersonal Schulpersonal Schulpersonal Schulen Kreisschulbehörde (KSB) Präsident/in Mitglieder KSB Vertretung Schulleitung Vertretung Kreiskonvent Aktuariat: KSB Verwaltung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Vizepräsidium Vizepräsidium Leitende Leitende Aufsichtskomm. Aufsichtskomm. Bereichsleitung Ressort Elternarbeit Integration/Sdp. Vertretung Ressort Ressort Sonderpäd/Integr. Schulleitung Elternmitwirkung Kreiskonventspräsidium Schulleitung Vertretung Leitung Kreiskonventspräsidium Sekretariat Aktuariat: KSB Verwaltung Personalkommission 3 Behördenmitgliedekommission Personal- 1 Vertretung 3 Behördenmitglieder Schulleitung 2 Vertretungen 1 Vertretung Schulpersonal Schulleitung Leitung 2 Vertretungen FB Schulpersonal Schulpersonal Aktuariat: KSB Verwaltung Aufsichtskommissionen Behördenmitglieder Schulleitungen Personalvertretung Schulen Aufsichtskommissionen Integration Behördenmitglieder fremdsprachiger Schulleitungen Kinder Sprachgruppenvertretungen Personalvertretung Vertretung Schulpersonal Schulleitungskonferenz Schulleitungen Schulleitungskonferenz Schulleitungen Schulen Schulleitungen Kreiskonventspräsidium Schulen Schulleitungen Kreiskonventspräsidium Vizepräsidium Kommission Integration fremdsprachiger Kinder Sprachgruppenvertretungen Vertretung Schulpersonal Vizepräsidium Aktuariat: KSB Verwaltung MAB Schulleitungen Teammitglieder MAB (Behörde) Schulleitungen (BV) Mitglieder Behörde (Teammitglieder) Fachstelle Förderung Fachstelle Förderung Schulkonferenz Schulkonferenz Pädagogische Teams Pädagogische Lehrpersonal Teams Leitung Betreuung Leitung Leit. Hausdienst Betreuung und Technik Leit. Hausdienst und Technik Vorstand Kreiskonvent Vertretungen Vorstand Fachgruppen Kreiskonvent Vertretungen Vertretungen Schulkonferenzen Fachgruppen Personalvertretungen Hausdienstpersonal Hausdienstpersonal Betreuungspersonal Lehrpersonal Betreuungspersonal August September

21 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 21 Vertretungen der Schulleitungen und des Schulpersonals in den Gremien der Kreisschulbehörde Schulleitungen Gremien KSB Kreiskonvent Vertretung gemäss Funktionsmatrix Plenarversammlung Vorstand Kreiskonvent Geschäftsleitung Präsidium Kreiskonvent Aufsichtskommission Vertretungen der Fachgruppen Aufsichtsteam Austausch Integration/Sd.päd. Personalvertretungen der Schulen Personalkommission IfK Vertretung Kreiskonvent Schulleitungskonferenz 2018 Organigramm öffentlich-rechtliche Organisation des Schulpersonals

22 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 22 Funktionsmatrix: Behörde Gremium Plenarversammlung Gesamtbehörde Geschäftsleitung Aufsichtskommissionen Personalkommission (PKO) Ressort «Integration und Sonderpädagogik» Ressort «Elternmitwirkung» Schulleitungskonferenz (SLK) Funktionen Präsident/in KSB Leitung mit Stimmrecht Leitung mit Stimmrecht Teilnahme nach Bedarf Leitung mit Stimmrecht Teilnahme nach Bedarf Teilnahme nach Bedarf Leitung Vizepräsident/in KSB Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Stellvertretung Präsidium Stellvertretung Präsidium Stellvertretung Präsidium Stellvertretung Präsidium Stellvertretung Präsidium Leitende der Aufsichtskommissionen Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Leitung mit Stimmrecht Teilnahme an den Austauschsitzungen Teilnahme nach Bedarf Mitglieder der drei Aufsichtskommissionen Verantw. Ressort «Integration und Sonderpädagogik» Verantw. Ressort «Elternmitwirkung» Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme nach Bedarf Teilnahme an den Austauschsitzungen bei Besuch von Klassen/Betreuung mit IS- Settings Ressortverantwortung; Leitung der Austausch- Teilnahme nach Bedarf; beratend sitzung und der IfK. Teilnahme nach Bedarf Ressortverantwortung Teilnahme nach Bedarf; beratend Mitglieder PKO (3) Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme mit Stimmrecht MAB-Teammitglied Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme auf Einladung Sprachgruppenvertretungen Teilnahme gemäss Beschluss GL IfK: Teilnahme beratend Teilnahme beratend

23 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 23 Funktionsmatrix: Schulleitungen, Vertretungen des Schulpersonals, Stabsstellen Gremium Funktionen Schulleitungen Leitungen Betreuung Konventspräsident/in Vertretungen der Fachgruppen Vertretung Schulpersonal Vertretung einer Schulkonferenz (Personalvertretung) Aktuariat: Schulverwaltung Leitung Schulsekretariat Leitung Fachstelle Personal Vizepräsident/in Fachstelle Förderung Fachstelle Planung Stabsstellen Plenarversammlung Gesamtbehörde 3 Vertretungen Teilnahme beratend Teilnahme beratend, Antragsrecht Teilnahme beratend, Antragsrecht Protokoll, beratend Teilnahme nach Bedarf Teilnahme nach Bedarf Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Geschäftsleitung Teilnahme beratend; Antragsrecht Teilnahme beratend; Antragsrecht Teilnahme nach Bedarf; Antragsrecht Protokoll, beratend Teilnahme nach Bedarf Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Aufsichtskommissionen Personalkommission (PKO) Ressort «Integration und Sonderpädagogik» Teilnahme beratend 1 Vertretung beratend SLS: Teilnahme an Austauschsitzung: 1 Vertretung, beratend Ressort «Elternmitwirkung» Schulleitungskonferenz (SLK) Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme beratend, themenbezogen Teilnahme beratend Teilnahme beratend Teilnahme beratend Teilnahme beratend Aufsichtsteam: Teilnahme beratend Protokoll, beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend Förderangebote: Teilnahme an Austauschsitzung, beratend 1 Vertretung beratend IfK: 1 Vertretung beratend Protokoll, beratend Protokoll der Austauschsitzungen, beratend Teilnahme an Austauschsitzung, beratend Protokoll, beratend Leitung: Teilnahme mit Stimmrecht Teilnahme nach Bedarf beratend Teilnahme nach Bedarf beratend

24 Personelle Führung Betriebliche Führung Entwicklung / QEQS Kommunikation Schüler/innenbelange Schule.. Schule D Schule C Schule B Schüle/innenrbelange Vernetzung, Koordination Personelle Führung Betriebliche Führung Entwicklung / QEQS Kommunikation Schüler/innenbelange Schule A Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 24 Schulleitungsorganisation Die Schulen im Schulkreis Letzi sind zu drei Gruppen zusammengefasst. Jede Schule wird durch eine Schulleitung geführt. Jeder Gruppe und zusätzlich den Sekundarschulen ist zudem eine Schulleitung Schulen zugeordnet. Die Schulleitung Schulen ist der Schulleitung nebengeordnet. Die Schulleitung Schulen übernimmt definierte Aufgaben der Schulleitung. Sie vernetzt die Schulen untereinander und mit der Kreisschulbehörde. Die Geschäftsleitung regelt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (vgl. auch S. 47). Die Kompetenzmatrix wird jährlich überprüft und findet sich auf Schulleitung Schule A Schulleitung Schulen A- Schulleitung Schule.. Schulleitung Schule D Schulleitung Schule C Schulleitung Schule B Zusammensetzung der Gruppen der Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau Die Gruppen der Schulen Albisrieden, Altstetten, Grünau umfassen folgende Schulen mit den dazugehörigen Kindergärten und Betreuungsstätten (siehe aktuelles Schulkreisverzeichnis): Albisrieden Altstetten Grünau Schule Altweg Schule In der Ey Schule Triemli Schule Utogrund Sekundarschule Letzi Schule Chriesiweg Schule Dachslern-Feldblumen Schule Loogarten Schule Untermoos/Freilager Sekundarschule Buchlern Schule Altstetterstrasse Schule Grünau Schule Im Herrlig Schule Kappeli Primar Sekundarschule Kappeli Sekundar

25 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 25 Kreisschulbehörde Die Kreisschulbehörde wird vom Volk auf Auswahl und Vorschlag der Parteien hin gewählt (freiwilliger Proporz). Die Parteien haben die Verantwortung, Wahlvorschläge nach Interessen und fachlichen Voraussetzungen der Mitglieder zu erstellen. Gesamtbehörde (Plenarversammlung) Zusammensetzung Präsidium KSB (Volkswahl) Leitung Stimmzwang Mitglieder (Volkswahl, 24 Mitglieder; Anzahl festgelegt durch Gemeindeordnung) Stimmzwang 3 Vertretungen der Schulleitungskonferenz beratend Antragsrecht Konventspräsidium beratend Antragsrecht Die Vertretung jeder Fachgruppe (eine Person); beratend Antragsrecht Aktuariat (Schulverwaltung) beratend Sprachengruppenvertretungen werden eingeladen zu sie betreffenden Themen beratend Fachpersonen nach Bedarf beratend Protokoll Das Protokoll wird von zwei durch die Versammlung bestimmte Mitglieder geprüft. Sie zählen auch die Stimmen und empfehlen das Protokoll an der nächsten Sitzung zur Abnahme. Die Protokolle werden allen Mitgliedern zugeschickt und sind für sie auf der Verwaltung der Kreisschulbehörde Letzi nach Voranmeldung einsehbar. Aufgaben Der Kreisschulbehörde obliegt die Unterstützung der Lehrpersonen und aller am Schulbetrieb beteiligten Personen, sie ist verantwortlich für Aufsicht und Qualitätssicherung. Die Kreisschulbehörde fällt strategische Entscheide und bestimmt über die Geschäfte, die ihr von Gesetzes wegen übertragen sind und die sie nicht an ein anderes Gremium delegiert hat. Die Kreisschulbehörde befindet über ihre Struktur und Organisation. Sie erlässt ein Geschäftsreglement und ein Organisationshandbuch, das die Kompetenzen festhält und Aufgabenbeschreibungen und Anforderungen für die Arbeiten in den verschiedenen Bereichen enthält. Die Mitglieder der Kreisschulbehörde bestimmen die Mitglieder und die leitenden Funktionen der Gremien aus ihrer Mitte auf Grund ihrer Fähigkeiten. Eine politische Ausgewogenheit ist anzustreben. Anlässlich der Konstituierung wählt die Kreisschulbehörde aufgrund der Vorgaben des Geschäftsreglements und des Organisationshandbuchs: a) die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten; b) die Leitenden der Aufsichtskommissionen Albisrieden, Altstetten, Grünau und deren Stellvertretungen; c) die Mitglieder der Aufsichtskommissionen (AK) Albisrieden, Altstetten, Grünau; d) die oder den Verantwortlichen für das Einzelressort «Elternmitwirkung» ; e) die Mitglieder der Personalkommission (PKO). f) Auf Vorschlag der Geschäftsleitung nominiert die Kreisschulbehörde zuhanden der Zürcher Schulpflege (ZSP) ein Mitglied, das im Auftrag der ZSP Besuche von Sonderschulen oder pädagogischen Therapien vornimmt. Die Kreisschulbehörde nimmt an der Schlusssitzung des Schuljahres die Jahresberichte der Leitungen der Aufsichtskommissionen, des Ressorts «Integration und Sonderpädagogik» sowie des Ressorts «Elternmitwirkung» und der/des Vorsitzenden der Personalkommission ab. Aufwand Die Kreisschulbehörde tritt zusammen, so oft es die Geschäfte erfordern, in der Regel zwei bis vier Mal im Schuljahr. Der Sitzungsaufwand beträgt inklusive Vor- und Nachbereitung ca. 10 h pro Jahr.

26 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 26 Geschäftsleitung (Geschäftsleitender Ausschuss, GL) Zusammensetzung Präsidium KSB, vertritt auch PKO Leitung Stimmrecht Vizepräsidium KSB Stimmrecht Leitende der Aufsichtskommissionen Albisrieden, Altstetten, Grünau Stimmrecht Verantwortliche/r Ressort «Integration und Sonderpädagogik» Stimmrecht Verantwortliche/r Ressort «Elternmitwirkung» Stimmrecht Vertretung der Schulleitungen beratend Kreiskonventspräsidium beratend Aktuariat (Sekretariatsleitung) beratend Schulleitungen (SL, SLS), Stabsstellen, Fachgruppenvertretungen oder weitere Sachverständige können beigezogen werden oder auf eigenen Wunsch an die Geschäftsleitung gelangen. Protokoll Das Protokoll des geschäftsleitenden Ausschusses wird vom gesamten Ausschuss geprüft und an der folgenden Sitzung abgenommen. Jedem Mitglied des geschäftsleitenden Ausschusses steht jederzeit die Einsichtnahme in die genehmigten Protokolle zu. Die Protokolle der Geschäftsleitungssitzungen werden den Mitgliedern zugeschickt. Sie sind vertraulich. Die Mitglieder der Kreisschulbehörde werden nach den Sitzungen über die Beschlüsse und die wesentlichen Inhalte informiert. Aufgaben Steuert, koordiniert und überprüft die Geschäfte der KSB. Definiert mit dem Präsidium KSB die Jahresziele für den Schulkreis. Wählt das verantwortliche Mitglied für das Ressort Integration aus den Mitgliedern der Kreisschulbehörde. Nominiert zuhanden der Kreisschulbehörde ein geeignetes Mitglied der KSB, das im Auftrag der Zürcher Schulpflege Besuche der städtischen Sonderschulen und pädagogischen Therapieangebote vornimmt. 45 Lässt sich regelmässig über die Geschäfte der verschiedenen Fachbereiche informieren. Koordiniert die Information der verschiedenen Gremien und stellt insbesondere sicher, dass alle Mitglieder der Kreisschulbehörde regelmässig informiert werden. Legt die Organisation der Schulen (gemäss Art. 8 OS) fest. (Delegation durch KSB ) Nimmt die Kompetenzregelung zwischen Schulleitungen und Behörde ab, vorbereitet durch die Schulleitungskonferenz. Genehmigt den Schulplan, vorbereitet durch Fachbereichsleitung Planung und PKO. (Delegation durch KSB ) Entscheidet über Laufbahnfragen (Promotionen, Übertritte und Umstufungen) in Fällen, in denen sich Eltern, Lehrperson und Schulleitung nicht einigen konnten (vorbereitet durch Koordinationsstelle, Schulleitungen Schulen, Sekretariat). (Delegation durch KSB von Promotionen, Kleinklassenzuweisung , von Übertritten, Umstufungen ) Nimmt auf Antrag der Leitung der zuständigen Aufsichtskommission Leitbildern und Konzepte der Schulen ab (Delegation durch KSB ) Entscheidet über Antrag der Aufsichtskommission betreffend Entwicklungsmassnahmen aus QEQS und über Antrag des Aufsichtsteams betreffend Massnahmen basierend auf dem Bericht der kantonalen Aufsicht. Entscheidet über die Teilnahme von Schulen an Schulversuchen und Projekten auf Antrag der Leitung der Aufsichtskommission. Behandelt Aufsichtsbeschwerden über Vorkommnisse im Schulkreis. In der Art der Erledigung ist sie frei. Bereitet schulpolitische Entscheide vor. Entscheidet Geschäfte, die ihr durch die Gesamtbehörde übertragen werden. Setzt Arbeitsgruppen ein. Wählt die Sprachgruppenvertretungen Jede Bereichsleitung erstattet der Gesamtbehörde zuhanden der Schlusssitzung Bericht über die Tätigkeiten in ihrem Bereich. 45 Auftrag gemäss Reglement Aufsicht über die Sonderschulen und gesamtstädtischen Therapien, AS..

27 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 27 Wenn die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident nicht verfügbar ist, übernehmen die Mitglieder der Geschäftsleitung deren/dessen Stellvertretung. Eine mögliche Aufgabenteilung findet sich auf VSZ. Aufwand Die GL trifft sich in der Regel einmal pro Schulmonat. Der Aufwand für die Mitglieder beträgt ca. 40 h pro Jahr. Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben. Siehe auch einzelne Bereiche. Stellvertretungen Die Leitung des entsprechenden Bereiches hat Vorschlagsrecht bei der Auswahl. Präsidium Vizepräsidium. Vizepräsidium Mitglieder der Geschäftsleitung. Die Aufgabenteilung wird zu Beginn der Legislatur durch die Geschäftsleitung bestimmt (siehe VSZ). Aufsichtskommissionen Stellvertretung durch Kreisschulbehörde gewählt (Konstituierung) Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» Präsidium oder geeignetes Mitglied der Geschäftsleitung. Wird innerhalb der Geschäftsleitung bestimmt. Einzelressort «Elternmitwirkung» Präsidium oder geeignetes Mitglied der Geschäftsleitung. Wird innerhalb der Geschäftsleitung bestimmt. Aufgaben Stellvertretung der entsprechenden Funktion, in Absprache mit der/dem Funktionsträger/in und der Präsidentin/dem Präsidenten resp. der Geschäftsleitung. Aufwand In Absprache mit der/dem Funktionsträger/in. Anforderungen Für erweiterte Aufgaben.

28 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 28 Präsidentin oder Präsident der Kreisschulbehörde Gemeindegesetzt, Volksschulgesetzgebung und Organisationsstatut legen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen fest. Eine ausführliche Darstellung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen mit einem Anforderungsprofil findet sich in der Stellenbeschreibung für Präsidien KSB. Auftrag Leitung der Geschäfte der Kreisschulbehörde und Aufsicht über deren Geschäftsgang. Leitung der Kreisschulbehörde, der Geschäftsleitung, der Personalkommission und des Organisationsteams. Planungs-, Steuerungs- und Controllingaufgaben, namentlich Schulorganisation, Stellen und Räume, im Schulkreis. Steuerung der Schulentwicklung im Schulkreis gemäss Absprachen auf städtischer Ebene. Definition der Jahresziele für den Schulkreis mit der Geschäftsleitung. Verwaltung der zugeteilten Kredite und Mitwirkung bei der Budgetplanung. Überwachung der Qualitätssicherung und -entwicklung im Schulkreis. Personalführung und -pflege, Anstellungsinstanz des gesamten Schulpersonals. Führung der Schulleitungen und mit ihnen bzw. über sie des gesamten Schulpersonals. Mitarbeiterbeurteilung der Schulleitungen gemäss kantonalen und städtischen Vorgaben. Führung der Verwaltung und weiterer beauftragter Personen. Vorgesetzte/r des Leitungsteams der Schulverwaltung und des Stabs. Schlichtung/Lösung von Konflikten zwischen Schulbeteiligten. Führen von Feedbackgesprächen mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung und der MAB-Teams. Erlass von Verfügungen gemäss übertragenen Präsidialkompetenzen und Einzelbefugnissen. Konzeptionelle und strategische Vorgaben für die Behördenarbeit. Kommunikation nach aussen (Öffentlichkeitsarbeit, Medien, Eltern etc.) und nach innen (Behörde, Schulleitungen, Schulpersonal, Schüler/innen). Koordination und Vernetzung der Schulen innerhalb des Schulkreises, Vernetzung der Schule mit weiteren Institutionen. Zusammenarbeit mit den Bereichsleitungen, den Schulleitungen und dem Konventspräsidium. Mitgestaltung der gesamtstädtischen Schulpolitik als Mitglied der Zürcher Schulpflege (ZSP). Politische Arbeit. Die Präsidentin oder der Präsident hat umfangreiche Entscheidungskompetenzen in allen ihm durch Gesetz/Verordnung oder durch Beschluss der Kreisschulbehörde übertragenen Geschäften, insbesondere: Präsidialkompetenzen als Vorsitzende/Vorsitzender der Kreisschulbehörde. Anstellungsinstanz für Schulleitungen und Lehrpersonen gemäss Organisationsstatut und Lehrpersonalgesetz/ städtischer Volksschullehrer-Verordnung (SVL) sowie für Betreuungs-, Hausdienst- und Verwaltungspersonal (Schulsekretariat und Stab) gemäss städtischem Personalrecht. Einsatz der personellen Ressourcen sowie Zuteilung des Personals in die Schulen. Entscheide bezüglich Schüler/innen nach Konsultation der Schulleitungen (Zuteilung zu den Schulen, Sonderschulungszuweisungen, nicht der GL übertragene Schullaufbahnentscheide und sonderpädagogische Massnahmen, disziplinarische Massnahmen etc.) gemäss übertragenen Einzelbefugnissen. Aufsicht über die Fachstelle Förderung und deren Angebote, Führung der Leitung; kann an ein vom Präsidium bezeichnetes Behördenmitglied delegiert werden. Führung des Koordinationsgremiums Integrierte Sonderschulung KIS; kann an ein von der Präsidentin/dem Präsidenten bezeichnetes Behördenmitglied delegiert werden. Zuweisung der Schulräume und Bewilligung der Benutzung von Schulanlagen zu ausserschulischen Zwecken. Allgemeine Weisungsbefugnis gegenüber, Schulleitungen und weiteren Mitarbeitenden. Um diese Aufgaben zu erfüllen, informiert sich die Präsidentin oder der Präsident regelmässig über die Vorgänge im Schulkreis, sie oder er macht sich ein Bild durch Besuche, konsultiert Akten und Unterlagen, nimmt an Sitzungen teil und führt Gespräche. Aufwand Vollzeit.

29 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 29 Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben, zusätzlich: Profundes Interesse und Verständnis für die Schule und das Zürcher Schulsystem. Hohe Führungskompetenz. Vertrautheit mit politischen Mechanismen. Vizepräsidentin oder Vizepräsident Aufgaben Mitglied der Geschäftsleitung (GL) Nimmt nach Absprache und bei Bedarf die Stellvertretung des Präsidiums in allen Bereichen wahr. Übernimmt Aufgaben im Auftrag des Präsidiums. Aufwand Gemäss Vereinbarung mit dem Präsidium. Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben. Wenn die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident nicht verfügbar ist, übernehmen die Mitglieder der Geschäftsleitung deren/dessen Stellvertretung (Konstituierungsbeschluss). Rekursausschuss Zusammensetzung Präsident/in KSB Leitung Stimmrecht Vizepräsident/in Stimmrecht Leitung der zuständigen AK Stimmrecht Aktuariat Verwaltung KSB beratend Protokoll Das Protokoll des Rekursausschusses wird von den Teilnehmenden geprüft und genehmigt. Jeder Teilnehmerin und jedem Teilnehmer steht jederzeit die Einsichtnahme in das genehmigte Protokoll zu. Die Protokolle der Sitzungen des Rekursausschusses werden den Mitgliedern zugeschickt. Sie sind vertraulich. Aufgaben Beurteilt Anordnungen von Schulleitungen, gegenüber denen innert 10 Tagen ein Entscheid der Kreisschulbehörde verlangt worden ist. Vor ihrem Entscheid hört der Rekursausschuss die Schulleitung und die Betroffenen in geeigneter Form an. Aufwand Gemäss Einsatz Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben. Siehe auch einzelne Bereiche..

30 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 30 Aufsichtskommissionen (AK) Gliederung Im Schulkreis Letzi werden drei Aufsichtskommissionen geführt: Schulen Albisrieden, Schulen Altstetten, Schulen Grünau (je inklusive Sekundarschule). Zusammensetzung Leitung Aufsichtskommission Stellvertretung Leitung Mitglieder der Aufsichtskommission gemäss Konstituierung Schulleitungen und Schulleitung Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen Vertretungen Schulkonferenzen Konventspräsidium Aktuariat Präsidium KSB Ressortverantwortliches Behördenmitglied «Integration und Sonderpädagogik» Ressortverantwortliches Behördenmitglied «Elternmitwirkung» Stabsstellen bei entsprechenden Fragestellungen Fachgruppenvertretungen bei entsprechenden Fragestellungen Leitung; Stimmrecht Stimmrecht Stimmrecht beratend beratend beratend Verwaltung KSB; beratend nach Bedarf nach Bedarf nach Bedarf nach Bedarf nach Bedarf Protokoll Das Protokoll der Aufsichtskommission wird von zwei durch die Aufsichtskommission bestimmten Mitgliedern geprüft und auf deren Antrag genehmigt. Die Protokolle der Aufsichtskommissionen werden ihren Mitgliedern zugeschickt. Vorbehältlich Inhalte, die dem Persönlichkeitsschutz unterliegen, steht jedem Mitglied der Kreisschulbehörde Letzi jederzeit die Einsichtnahme in die genehmigten Protokolle zu. Auftrag Jede Aufsichtskommission ist zuständig für die Aufsicht über ihre Schulen. Sie treffen sich nach Bedarf, mindestens aber einmal im Jahr zur Abnahme der Berichte. Die Aufsichtskommission nimmt jährlich auf Antrag der Aufsichtsteams die Rechenschaftslegung der Schulen (Jahresberichte der Schulleitungen, Entwicklungsplanung der Schulen (Schulprogramm), Schulberichte der AK-Leitung ab) und überprüft die Erreichung der Ziele. Die AK stellt Antrag für allfällige Entwicklungsmassnahmen an die GL. Die Termine sind durch die QEQS der Schulen gegeben. In der Sitzung der Aufsichtskommission werden weitere Fragen der Aufsicht besprochen, Informationen betreffend den Schulkreis und die Schulen ausgetauscht und Meinungsbildungsprozesse durchgeführt. Die Aufsichtskommission hat Antragsrecht an die Gesamtbehörde, die GL und die PKO. Die zugeteilten Mitglieder der Aufsichtskommission bilden unter der Leitung der AK-Leitung die Aufsichtsteams der Schulen. Aufsichtsteam Zusammensetzung Leitung Aufsichtskommission Der Schule über die Besuchsordnung zugeteilte Mitglieder der Aufsichtskommission Bei Sitzungen werden beratend beigezogen Schulleitung und Schulleitung Schulen Personalvertretung Leitung Auftrag Die Mitglieder beaufsichtigen und begleiten die Schule, die Lehrpersonen, sowie die Betreuungseinrichtungen (QEQS siehe S. 47, Besuchsmodus S. 33). Sie nehmen jährlich in der Regel an zwei Schulkonferenzen teil.

31 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 31 AK-Mitglieder, welche Klassen/Betreuung mit Settings von integrierter Sonderschulung besuchen, werden vom ressortverantwortlichen Mitglied «Integration und Sonderpädagogik» jährlich zu einer Austauschsitzung eingeladen. Die Ergebnisse fliessen in die Arbeit der Geschäftsleitung und die Steuerung der entsprechenden Fragen ein. Anfangs Kalenderjahr werden an einer Schulkonferenz der Jahresbericht der Schulleitung, das Schulprogramm und die Umsetzungsplanung vorgestellt. Das Aufsichtsteam nimmt Stellung und stellt Antrag zur Abnahme an die Aufsichtskommission. Das Aufsichtsteam lässt sich von der Schulleitung über Erstellung/Änderungen von Leitbild und Konzepten informieren und nimmt dazu Stellung. Die Leitung der AK stellt Antrag an die Geschäftsleitung zur Abnahme. Das Aufsichtsteam kann einen Entscheid der Gesamtbehörde verlangen. Anschliessend an den Schul-Behörden-Tag gibt das Aufsichtsteam der Schulkonferenz Rückmeldungen über Beobachtungen und Eindrücke. Das Aufsichtsteam begleitet den Prozess der kantonalen Fachaufsicht. Bis zum Einstieg in die Tagesschule 2025 obliegt dem Aufsichtsteam der Tagesschule Feldblumen die Aufnahme der Kinder. Die Leitung der Aufsichtskommission gewährleistet ein korrektes Verfahren und stellt Antrag betreffend den Aufnahmemodus und die entsprechenden Prozesse an die Geschäftsleitung. Leitung Aufsichtskommission Aufgaben Mitglied der Geschäftsleitung (GL) Leitet und organisiert die Aufsichtskommission und ihre Aufsichtstätigkeit. o Ist vertraut mit den Verhältnissen in ihren Schulen durch regelmässige Besuche. o Fördert den Zusammenhalt unter den Schulen. o Arbeitet mit den Schulleitungen zusammen. o Leitet die Aufsichtsteams der Schulen. Teilt die Mitglieder den Aufsichtsteams der Schulen zu und organisiert die Besuchsordnung zuhanden der Kommission und des Sekretariats. Ist verantwortlich für Einführung, Information, Betreuung und Führung der Mitglieder der Aufsicht. Kontrolliert und steuert die Erfüllung ihres Auftrags materiell und sichert die Qualität der Aufsichtstätigkeit*. Ist Ansprechstelle bei Konflikten mit Aufsichtsmitgliedern. o Besucht die Schulleitungen (SL und SLS) in ihrer Unterrichtstätigkeit und wirkt in ihrer MAB als Lehrperson mit. Stellt Antrag zur Abnahme von Leitbildern und Konzepten an GL. Überprüft periodisch, dass die Webseiten der Schulen aktuell sind bezüglich: o Schulprogramm und Umsetzungsplanung o Bericht der Externen Schulevaluation o Vereinbarte Teile des Betriebskonzepts Ist verantwortlich für die Abnahme der Rechenschaftslegung der Schulleitungen durch die Aufsichtskommission o Bereitet mit den Schulleitungen die Abnahme der Rechenschaftslegung vor. o Erstellt aufgrund der Beobachtungen in den Schulen, der Gesprächsblätter der Mitglieder der Aufsichtsteams und der Qualitätsberichte der Schulleitungen einen standardisierten AK-Bericht zuhanden der Schulen und der Aufsichtskommission. o Nimmt Beobachtungen und Fragen zu sonderpädagogischen Themen und Fragen der Integrationskraft der Schulen auf. Nimmt am jährlichen Austausch des Ressorts «Integration und Sonderpädagogik» teil. o Organisiert mit den Schulleitungen die Schulkonferenzen zur Besprechung der Jahresberichte mit den Aufsichtsteams und stellt die AK-Berichte vor. o Nimmt mit der Aufsichtskommission die Rechenschaftslegung ab. o Stellt Antrag für Massnahmen an GL. Organisiert jährlich in jeder Schule einen Schul-Behörden-Tag. o Ist verantwortlich für die Rückmeldesitzung an einer Schulkonferenz nach dem Schul-Behörden-Tag. Ist Ansprechperson für die kantonale Fachaufsicht (Externe Schulevaluation). o Stellt sicher, dass die Ergebnisse der Evaluation in die Schulprogrammarbeit einfliessen oder zu anderen geeigneten Massnahmen führen. o Unterstützt die Schule bei der Umsetzung.

32 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 32 Verfolgt und thematisiert die Umsetzung von Neuerungen auf Schulebene. Vertritt die Aufsichtskommission in der GL. Erstellt einen Bericht über das Schuljahr zuhanden der Kreisschulbehörde. Arbeitet bei Bedarf mit der Personalkommission zusammen. Ist verantwortlich für die Koordination mit dem KSB-Präsidium und der Aufsichtskommissionen unter einander. *Kriterien einer qualitativ guten Aufsicht: Fördernd, transparent, genau hinschauend, klar, zukunftsorientiert, lösungsorientiert, motivierend, verbindet Theorie mit Praxis. Aufwand gesamt Aufsicht, Fallbearbeitungen, Interventionen, Administration, Koordination, Organisation: Ca. 30 h pro Schule Ca. 120 h allg. Admin. Total ca. 570 h Sitzungen: h (GL, Plenar) Ca h Leitung Aufsicht gesamt: Durchschnittlicher Aufwand je Kommission Aufsicht, Fallbearbeitungen, Interventionen, Administration, Koordination, Organisation: Ca. 30 h pro Schule Ca. 40 h allg. Admin. Sitzungen: h Albisrieden ca.220 h Altstetten ca.220 h Grünau ca.220 h Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben. Pflege- und Aufsichtstätigkeit Gesetzliche Grundlage: Volksschulgesetz Die Kreisschulbehörde trägt die Verantwortung für das Gedeihen und den richtigen Gang der Schule. Sie ist gemeinsam mit den Schulleitungen gegenüber dem Volk verantwortlich für die Qualität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für die Qualität der Schule insgesamt. Die Kreisschulbehörde beaufsichtigt den Schulbetrieb. Die Kreisschulbehörde hilft, optimale Bedingungen für alle am Schulbetrieb beteiligten Personen zu schaffen und trägt zu sinnvollen Entfaltungsmöglichkeiten für Schüler und Schülerinnen bei. Sie hält das Interesse der Öffentlichkeit für die Schule wach, nimmt an Vernehmlassungen teil und fällt schulpolitische Entscheide. Sie vertritt die Interessen der Eltern und Kinder und vermittelt zwischen Schule, Eltern und Behörden. Die Mitglieder der Kreisschulbehörde sind verpflichtet, die Sitzungen regelmässig zu besuchen, in Sitzungen zu stimmen (keine Enthaltungen) sowie in Amts- und Dienstsachen verschwiegen zu sein. Diejenigen Mitglieder der Kreisschulbehörde, welche Unterrichts- uns Schulbesuche durchführen, werden einer der drei Aufsichtskommissionen Albisrieden, Altstetten oder Grünau zugewiesen. Als Mitglied der Aufsichtskommission werden sie einer Schule zugeteilt, innerhalb derer sie eine Anzahl Lehrpersonen und Betreuungseinrichtungen besuchen müssen. Grundsätzlich übernehmen am Anfang einer Legislatur sämtliche Mitglieder der Aufsichtskommissionen Besuche in einer neuen Schule und verbleiben dort in der Regel bis zum Ende der Legislatur. Die Leitenden der Aufsichtskommissionen können innerhalb der Legislatur begründet Wechsel der Behördenmitglieder anordnen. Wichtiger Auftrag der Schulbehörde ist neben der Aufsicht auch die Pflege. Die Arbeit von Lehrpersonen und Betreuung soll gewürdigt und unterstützt werden. Probleme, Sorgen und Fragen sollen in direktem Kontakt gelöst oder so bald wie möglich an die richtige Stelle weiter geleitet werden. Vorbereitung und Ablauf der Schulbesuche sind in der Wegleitung für Schul-, Kindergarten- und Betreuungsbesuche (siehe S. 34) und im Behördenhandbuch beschrieben, die Beobachtungsfelder in den Beobachtungsleitfäden festgelegt (Anhang). Die Zuständigkeiten werden im vorliegenden Organisationshandbuch geklärt. Während eines Besuches beobachtet das Mitglied der KSB die Lehrperson/das Betreuungsteam, die Klasse/Betreuungsgruppe und nimmt Einsicht in Schülerarbeiten. Nach den Besuchen wird auf der Grundlage des Beobachtungsleitfadens mit den Lehrpersonen/dem Betreuungsteam ein Gespräch geführt, das einmal jährlich als Gesprächsprotokoll auf dem Gesprächsblatt dokumentiert wird (Anhang). Ebenfalls erwünscht sind Besuche an Elternabenden, Besuchstagen und Veranstaltungen der Klassen und Schulen.

33 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 33 Besuchsmodus im Schulkreis Letzi Die geleiteten Schulen können in der Schulleitung auf eine Führung zurückgreifen. Dies erlaubt es eine Besuchsregelung einzusetzen, die darauf ausgerichtet ist, den Bedürfnissen der einzelnen Personen und Schulen gerecht zu werden. Zum Auftrag der Kreisschulbehörde gehört neben der Aufsicht vor allem die Pflege der Schule. Im Blickpunkt stehen alle an der Schule Beteiligten. Es soll eine bedarfsgerechte, flexible Schulaufsicht ermöglicht werden, die den Mitgliedern der Kreisschulbehörde einen effektiven Einblick verschafft, ihnen die nötige Freiheit bietet und auf eine enge Zusammenarbeit zwischen Aufsicht und Schule hinwirkt. Die Kreisschulbehörde unterstützt dadurch die Schulen in ihrer Entwicklung. Auftrag Jedes AK-Mitglied ist innerhalb seiner Aufsichtskommission mitverantwortlich für eine Schule (Besuchsordnung). Die Mitglieder der Aufsichtskommission unterstützen und beaufsichtigen die ihnen zugeteilten Lehrpersonen und Betreuungseinrichtungen und sind Ansprechpersonen für das Schulteam. Sie leiten die Anliegen über die AK-Leitung in die Führungslinie weiter. Die Mitglieder der Aufsichtskommission besuchen die Lehrpersonen mit einem Pensum von mindestens 10 Wochenlektionen (35% 46 ) sowie die Betreuungseinrichtungen. Davon ausgenommen sind Personen im MAB-Verfahren. 47 Unterrichtsbesuche bei Schulleitungen werden durch die Leitenden der Aufsichtskommissionen durchgeführt. Die Besuche von Lehrpersonen mit einer Anstellung von gesamthaft weniger als 10 Wochenlektionen (35%) werden im Rahmen der Schulbesuche innerhalb des Schulleitungsauftrags durch die Schulleitungen oder die Schulleitungen Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen durchgeführt. AK-Mitglieder, welche Klassen/Betreuung mit Settings integrierter Sonderschulung besuchen, thematisieren in den regulären Rückmeldegesprächen mit den Lehrpersonen ihre Fragen und Beobachtungen mit Fokus auf die Integration und die Integrationskraft der Schule. Erkenntnisse fliessen in den Austausch innerhalb des Aufsichtsteams. Im Weitern nehmen diese Mitglieder an der jährlichen Austauschsitzung des Ressorts «Integration und Sonderpädagogik» teil. Um die Beobachtungen von Klassen/Betreuung mit Settings integrierter Sonderschulung zu schärfen, besuchen die Mitglieder der Aufsichtskommissionen die im Schulkreis und auf städtischer Ebene organisierten Weiterbildungen. Die Mitglieder der Aufsichtsteams sind verpflichtet, im Rahmen der entsprechenden Stundenkontingente jede zugeteilte Lehrperson und jede zugeteilte Betreuungseinrichtung jährlich mindestens einmal zu besuchen, den Lehrpersonen, den anwesenden Mitarbeitenden der Betreuungsteams nach jedem Besuch ein Feedback zu geben und mit ihnen einmal im Jahr ein ausführliches Gespräch zu führen. Davon ausgenommen sind die Personen im MAB-Verfahren. Sie sind auf der Besuchsordnung gekennzeichnet. o Anzahl, Zeitpunkt und Dauer der Besuche sind nicht vorgeschrieben. Die Besuche sollen sinnvoll auf beide Semester verteilt werden und dürfen bedürfnisgerichtet erfolgen. o Grundlage für die Schulbesuche bilden die Wegleitung und die Beobachtungsleitfäden für Schul-, Kindergartenund Betreuungsbesuche. o Das ausführliche Gespräch wird auf einem Gesprächsblatt dokumentiert (vgl. Wegleitung). Veranstaltungen der Schule, der Klasse und der Betreuung im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu besuchen. Jedes Quartal einmal in der Schule präsent zu sein. Einmal im Jahr zusammen mit der Leitung der Aufsichtskommission einen Tag in der Schule zu verbringen (Schul-Behörden-Tag). Der Zeitpunkt wird mit dem Schulteam abgesprochen. An diesem Tag ist das Aufsichtsteam in der Schule präsent, die Mitglieder besuchen die Lehrpersonen und deren Klassen/Kindergärten/Betreuungseinrichtungen und tauschen sich im Aufsichtsteam über die gewonnenen Eindrücke aus. Zweimal im Jahr an einer Schulkonferenz teilzunehmen. o An einer Schulkonferenz werden Rechenschaftslegung und AK-Bericht zuhanden der AK abgenommen. Sie findet im Zeitraum Frühlingsferien statt. o Die zweite Schulkonferenz findet nach dem Schul-Behörden-Tag statt und wird als Gelegenheit zur gegenseitigen Rückmeldung genutzt. o Die Teilnahme der Mitglieder des Aufsichtsteams an den beiden Schulkonferenzen gibt Gelegenheit für ein gegenseitiges Feedback und einen vertiefenden Austausch. o Die Schulleitung Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen nimmt nach Möglichkeit an diesen beiden Schulkonferenzen teil. 46 Kantonale plus kommunale Anstellung; entspricht vormals 10 Lektionen oder am Kindergarten 8 Stunden 47 Art. 2 Abs. 2 Reglement über die Schulbesuche der Mitglieder der Kreisschulbehörden AS

34 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 34 An den Sitzungen ihres Aufsichtsteams und ihrer Aufsichtskommission teilzunehmen. Für das Team der externen Schulevaluation zur Verfügung zu stehen. (Beschluss KSP Letzi , aktualisiert ) Wegleitung für Unterrichtsbesuche und den Besuche von Betreuungseinrichtungen Wegleitung, Beobachtungsleitfäden und Gesprächsblatt gelten für alle Schul- und Kindergartenbesuche und den Besuch von Betreuungseinrichtungen im Schulkreis Letzi. Die Beschreibung des allgemeinen Auftrages finden Sie im Organisationshandbuch, S. 32. Diese Wegleitung ergänzt das Pflichtenheft mit praktischen Anleitungen. Beobachtungsleitfäden und Gesprächsblatt finden Sie auf VSZ als separate Arbeitsunterlagen. 1. Als Mitglied einer Aufsichtskommission erhalten Sie anfangs Schuljahr die Besuchsordnung mit den Ihnen zugeteilten Lehrpersonen und das Schulkreisverzeichnis mit den Adressen und Stundenplänen. Auch die Lehrpersonen und Betreuungseinrichtungen erhalten diese Unterlagen. Die Schulleitungen informieren die Leitung der Aufsichtskommission über personelle Wechsel. Über Änderungen in der Besuchsordnung informiert Sie anschliessend die Leitung der Aufsichtskommission. Gehen Sie folgendermassen vor: 2. Nehmen Sie mit den Lehrpersonen/der Betreuungseinrichtung vor dem ersten Besuch Kontakt auf. 3. Sprechen Sie mit der zu besuchenden Lehrperson/dem Betreuungspersonal ab, ob Sie Ihre Besuche anmelden oder nicht oder ob Sie einen zeitlichen Rahmen festlegen. 4. Der Zeitpunkt der Besuche darf abhängig von den Bedürfnissen der Lehrperson/ der Betreuungseinrichtung und Ihren Beobachtungen gewählt werden. Besteht kein besonderer Anlass, verteilen Sie Ihre Besuche auf die beiden Semester. Machen Sie Ihr Vorgehen der Lehrperson/dem Betreuungspersonal transparent. 5. Zum Erreichen des Lehrziels besteht im Rahmen des Lehrplans Methodenfreiheit. Methodik, im Sinne eines Unterrichtsverfahrens, und Didaktik, im Sinne der Auswahl der auf das Unterrichtsziel bezogenen Bildungsinhalte, können und dürfen von Lehrperson zu Lehrperson verschieden sein. 6. Sie können vor dem Besuch mit der Lehrperson/dem Betreuungspersonal Beobachtungsschwerpunkte vereinbaren. 7. Es ist Ihre Aufgabe der Lehrperson/dem Betreuungspersonal nach jedem Unterrichtsbesuch ein Feedback zu geben. Nehmen Sie sich also nach dem Besuch Zeit für ein Gespräch. Nach einem Kurzbesuch kann dieses Gespräch kurz ausfallen. 8. Als Gesprächsgrundlage dient der Beobachtungsleitfaden. Teilen Sie zu den einzelnen Feldern Ihre Eindrücke mit und belegen Sie sie mit möglichst konkreten Beobachtungen. Sie können einzelne Punkte herausgreifen oder Schwerpunkte setzen. Andreas Helmke hat für die Qualität von Unterricht 10 Merkmale festgelegt. Für die Beobachtung von Sportunterricht finden Sie auf VZS ein Merkblatt der Fachstelle Sport und Bewegung, das die Merkmale guten Sportunterrichts erläutert. 9. Das Gespräch soll der Lehrperson/dem Betreuungspersonal als fortlaufende Standortbestimmung dienen und hat fördernden und nicht beurteilenden Charakter. 10. Denken Sie daran, dass Ihr Besuch immer nur eine Momentaufnahme ist und berücksichtigen Sie diesen Umstand im Gespräch. 11. Das Gespräch soll unmittelbar anschliessend an den Besuch, ein ausführliches Gespräch kann auch an einem der folgenden Tage innert Wochenfrist stattfinden. 12. Führen Sie einmal jährlich mit der Lehrperson/dem Betreuungspersonal ein ausführliches Gespräch und notieren Sie die gemeinsam besprochenen Themen auf dem Gesprächsblatt (Anhang). Bestätigen Sie mit Ihren Unterschriften dessen Inhalt. 13. Die Lehrperson/das Betreuungspersonal kann das Gesprächsblatt und allfällige Beilagen kopieren. 14. Geben Sie der Lehrperson/dem Betreuungspersonal Gelegenheit, Ihnen ein mündliches Feedback zu geben. 15. Falls Sie und die Lehrperson/das Betreuungspersonal sich nicht einigen können, melden Sie sich bei der Leitung Ihrer Aufsichtskommission. Sie kann für einen zusätzlichen Besuch oder weitere Gespräche beigezogen werden.

35 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite Dasselbe Recht hat die Lehrperson/das Betreuungspersonal. Den Lehrpersonen/dem Betreuungspersonal stehen als Ansprechpersonen weiter die Schulleitungen oder das Konventspräsidium zur Verfügung. 17. Die Leitung der Aufsichtskommission ist zuständig für die Unterstützung der Mitglieder und verantwortlich für die Qualität der Aufsichtstätigkeit. Sie steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung. 18. Falls Sie Beobachtungen machen, die Sie an der Qualität des Beobachteten zweifeln lassen, informieren Sie nach dem Gespräch mit der Lehrperson/dem Betreuungspersonal die Leitung Ihrer Aufsichtskommission. Hilfreich sind kurze schriftliche Begründungen. Teilen Sie dieses Vorgehen der Lehrperson/dem Betreuungspersonal mit. Die Leitung der Aufsichtskommission verschafft sich ein Bild der Situation, informiert die Schulleitung und spricht das weitere Vorgehen ab. Die Schulleitung übernimmt das Geschäft. Bei Bedarf wendet sie sich an das Präsidium der KSB. 19. Bei Anfragen von Eltern erläutern Sie bitte, dass die Eltern zuerst das Gespräch mit der Lehrperson/dem Betreuungspersonal und nachher mit der Schulleitung suchen müssen. 20. Schicken Sie die ausgefüllten Gesprächsblätter terminlich wie vereinbart an die Leitung Ihrer Aufsichtskommission. 21. Die Gesprächsblätter werden im Personaldossier abgelegt. Sie sind keine Arbeitszeugnisse. 22. Zusätzlich zu beachten bei Kindergartenbesuchen: Beachten Sie den speziellen Beobachtungsleitfaden für Kindergartenbesuche. Das Beobachtungsgespräch soll nicht während des Freispiels stattfinden. 23. Zusätzlich zu beachten bei Besuchen von Betreuungseinrichtungen: Beachten Sie den speziellen Beobachtungsleitfaden für den Besuch von Betreuungseinrichtungen. Es wird die Betreuungseinrichtung und nicht eine einzelne Fachpersonen besucht, füllen Sie daher ein gemeinsames Gesprächsblatt für das gesamte, bei Ihrem Besuch anwesende Betreuungspersonal aus. 24. Falls sich bei den Schulbesuchen Probleme ergeben - inhaltlicher oder zeitlicher Art - melden Sie sich frühzeitig bei der Leitung Ihrer Aufsichtskommission. Die Auszahlung der Pauschale erfolgt ausschliesslich, wenn die Verpflichtungen eingehalten werden. Grundlegende Gesprächsregeln im Überblick Feedback soll: Eher beschreibend als wertend sein: Wertend setzt es das Gegenüber unter Druck, beschreibend lässt es ihm den Freiraum für Veränderungen. Eher spezifisch als generell sein: Pauschalurteile wirken häufig aggressiv und sind nicht hilfreich. An der Anerkennung des Gegenübers orientiert sein. Sich auf Verhaltensweisen beziehen, die das Gegenüber kontrollieren kann. Eher einladend als nötigend sein - am Interesse des Gegenübers orientiert. Zeitlich so unverzüglich wie möglich erfolgen - weil wesentliches Detailwissen sonst verloren geht. Klärend wirken: Es ist daher nötig sich zu vergewissern, ob es auch so verstanden wurde wie beabsichtigt. (Zitiert aus Schulen mit Profil, Orientierungshilfe 6) Schul-Behörden-Tag (Beschluss KSP Letzi , aktualisiert) Der jährliche Schul-Behörden-Tag ist ein Tag für die Behörde. Er bildet mit den Schulbesuchen und der Teilnahme an den beiden Schulkonferenzen die Grundelemente der Aufsicht der geleiteten Schulen. Das Aufsichtsteam (Behördenmitglieder) nimmt seine Funktion wahr und rundet die Eindrücke über die besuchten Lehrpersonen, die Betreuungseinrichtungen und das Schulteam ab. Die Leitung der Aufsichtskommission kann für Fragen beigezogen werden. Die Mitglieder des Aufsichtsteams tauschen sich über Beobachtungen aus und können so die eigene Meinung relativieren oder stärken. Der Schul-Behörden-Tag bildet ein wichtiges Element in der Arbeit der Behörde und ist für sie ein Gewinn. Ziel ist es, die Rückmeldungen an die Stelle zu leiten, die betroffen ist:

36 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 36 Rückmeldung an die Lehrperson: Lehrpersonen und Betreuungsteams, die Fragen haben, haben die Möglichkeit, ein Feedback von ihrem zugeteilten AK-Mitglied zu erhalten, auf Wunsch unterstützt von der Leitung der Aufsichtskommission. Beobachtungen, die den Unterricht einer besuchten Lehrperson betreffen, werden dieser Person direkt zurückgemeldet und mit ihr besprochen. Sind weitere Schritte nötig, kann die Schulleitung direkt oder via die Leitung der Aufsichtskommission eingeschaltet werden. Rückmeldung an das Schulteam: Anschliessend an den Schul-Behörden-Tag tauscht sich das Aufsichtsteam über die gewonnenen Eindrücke aus. Sie bilden die Grundlage für den Bericht des Aufsichtsteams. Dieser Bericht wird dem Team an der dazu vorgesehenen Schulkonferenz vorgestellt und erläutert. Er enthält keine Äusserungen über einzelne Personen. Das Schulteam kann sich den Schul-Behörden-Tag auf Wunsch auch zu Nutzen machen. Es steht ihm frei einen Beobachtungsschwerpunkt zu wählen und so zusätzlich zu einem bewusst gewählten Thema ein Teamfeedback zu erhalten. Rückmeldung an das Aufsichtsteam: Das Schulteam hat an der Schulkonferenz die Möglichkeit, dem Aufsichtsteam direkt Rückmeldungen zu geben. Bericht an die Kreisschulbehörde: Die Ergebnisse des Schul-Behörden-Tages fliessen in die Berichterstattung der Leitung der Aufsichtskommission ein. Die Schulleitung Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundar nimmt nach Möglichkeit am Schul-Behörden-Tag teil. Durchführung konkret Das Aufsichtsteam spricht sich darüber ab, wer wen mit wem besucht. Es wählt die Kriterien und den Modus und macht das Vorgehen transparent. Folgende Fragen können die Entscheidung des Aufsichtsteams leiten: o Hat die Schulleitung ein Anliegen an das Aufsichtsteam? o Gibt es einen Beobachtungsschwerpunkt aus dem Schulteam? o Wählt das Aufsichtsteam einen Beobachtungsschwerpunkt aufgrund der Besuche während des Jahres? o Welche Fragestellungen treten an die Leitung der Aufsichtskommission heran? Rückmeldungen über Beobachtungen am Schul-Behörden-Tag werden der betroffenen Lehrperson/dem Betreuungspersonal direkt mitgeteilt. Die Leitung der Aufsichtskommission wird in erster Linie für Fragen zur Verfügung stehen. Dabei kann es sich um Fragen von Lehrpersonen/Betreuungspersonal oder Aufsichtsteammitgliedern handeln. Sind keine Fragen offen, ergänzt die Leitung der Aufsichtskommission ihre im Laufe des Jahres gewonnenen Eindrücke durch Besuche nach freiem Ermessen. Auch von der Leitung der Aufsichtskommission gehen Rückmeldungen über Beobachtungen direkt zu der Lehrperson. Zeit für kurze Rückmeldungen lässt sich sozusagen immer finden. Falls gewünscht oder für nötig erachtet, kann auch ein Gespräch vereinbart werden - dies wird am Schul-Behörden-Tag aber nicht die Regel sein. Das Aufsichtsteam und die Schulleitungen tauschen anschliessend an den Schul-Behörden-Tag ihre Eindrücke aus. Am Schul-Behörden-Tag wird kaum etwas auftauchen, das nicht vorher schon bemerkt und beobachtet wurde. Er bietet aber die Möglichkeit, sich über Beobachtungen auszutauschen und andere Meinungen zu reflektieren. In diesem Sinne stärkt er die Behörde. Anschliessend an den Schul-Behörden-Tag berichtet die Leitung der Aufsichtskommission an der dazu vereinbarten Schulkonferenz dem Schulteam über die Beobachtungen und Eindrücke des Aufsichtsteams. Der Bericht enthält keine Äusserungen über einzelne Personen. Dies ist auch nicht nötig, weil die Rückmeldungen an die betroffenen Personen gemacht wurden und allfällige Schritte eingeleitet werden konnten. Das Schulteam erhält die Möglichkeit zu Rückmeldungen an das Aufsichtsteam. (KSB Letzi, Sektionspräsidien , aktualisiert) Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung (QEQS) Die Aufsichtskommission prüft verschiedene Elemente des Qualitätsmanagements der geleiteten Schulen und erstattet Bericht. Die Richtlinien sind durch das städtische Qualitätsentwicklungs- und Qualitätssicherungs- Konzept QEQS und Beschlüsse der Geschäftsleitung gegeben.

37 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 37 Leitbild und Konzepte: Das Aufsichtsteam stellt Antrag an die GL (über Präsidium der Aufsichtskommission). Schulversuche und Projekte: Das Aufsichtsteam stellt Antrag an die GL (über Präsidium der Aufsichtskommission). Die Rechenschaftslegung der Schulleitung enthält einen Jahresbericht, einen standardisierten Finanzbericht, das Schulprogramm und die Umsetzungsplanung der Schule. Die Schulleitung bespricht die Rechenschaftslegung per Ende Kalenderjahr mit der AK-Leitung. Die Leitung der AK erstellt einen standardisierten AK-Bericht. Die Mitglieder der Aufsichtsteams können diesen Bericht mit persönlichen Einschätzungen ergänzen. Rechenschaftslegung der Schulleitung und AK-Bericht werden dem Schulteam von Schulleitung und Aufsichtsteam zwischen Sport- und Frühlingsferien an einer Schulkonferenz vorgestellt. Das Aufsichtsteam stellt Antrag zur Abnahme des Jahresberichts an die Aufsichtskommission. Die Aufsichtskommission nimmt an ihrer Sitzung im Frühling die Rechenschaftslegung der Schulen ab. Allfällige Entwicklungsmassnahmen beantragt die Leitung der AK bei der GL, welche die entsprechenden Aufträge auslöst. Die Schulen erhalten von der Externen Schulevaluation eine Rückmeldung mit Entwicklungshinweisen. Die Kurzversion des Beurteilungsberichts wird drei Monate auf die Webseite der Schule aufgeschaltet. Die Leitung der AK nimmt unter Einbezug des Aufsichtsteams den Massnahmenplan ab, den die Schule aufgrund der Externen Schulevaluation erarbeitet. Sie orientiert die GL. Sind Anordnungen der Behörde nötig, legt die Leitung der AK sie der GL zum Entscheid vor. Die Leitung AK organisiert jährlich in jeder Schule einen Schul-Behörden-Tag (siehe S. 33, 35) und gibt der Schule anschliessend an einer Schulkonferenz eine Rückmeldung. Die Leitung AK erstattet der Gesamtbehörde Bericht über die Arbeit der AK im zu Ende gehenden Schuljahr. Ordentliche Sitzung der Aufsichtskommissionen Ziel Abnahme der Rechenschaftslegung der Schulleitungen. Beantragen von Massnahmen zuhanden der GL. Würdigung der von Schulen, Schulleitungen, Lehrpersonen und Behördenmitgliedern geleisteten Arbeit. Diskussion aktueller Fragen (traktandiert). Erkennen von Tendenzen und Entwicklungsbedarf. Vorgehen Der AK werden die Anträge der Aufsichtsteams zur Abnahme der Jahresberichte und der AK-Berichte vorgelegt. Die Mitglieder der AK erhalten die Berichte der Schulleitung und der AK-Leitung im Vorfeld schriftlich. Die GL legt ein aktuelles Thema mit Leitfragen fest, das an der AK-Sitzung interdisziplinär diskutiert werden soll. Entsprechende Anträge können über die Mitglieder der GL eingegeben werden. Thema und Leitfragen werden mit der Einladung bekanntgegeben. Die Ergebnisse der Diskussion fliessen ein in die Arbeit der GL und damit der Schulen und der Behörde. Auftrag der Leitung Vorbereiten der Anträge auf Grund der Beschlüsse der Aufsichtsteams. Vorbereiten allfälliger Anträge für Entwicklungsmassnahmen. Vorbereiten der Diskussion. Leiten der Sitzung. Ablauf der Sitzung Begrüssung Festlegen von Stimmenzählenden und Protokollprüfenden Protokollabnahme Rechenschaftslegung und Abnahme der Berichte 5 Min. 10 Min.

38 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 38 AK-Leitung: Zusammenführende Würdigung der inhaltlichen Schwerpunkte und Tendenzen der Arbeit der Schulen und der Erkenntnisse der Aufsichtsteams. Möglichkeit, Fragen zu den Berichten zu stellen. Abnahme der Berichte der Schulen (einzeln), bestehend aus Jahresbericht der Schulleitung und Bericht der AK. Anträge für allfällige Entwicklungsmassnahmen sind im Bericht der AK- Leitung aufzuführen. Sie werden mit der Abnahme des Berichts an die GL überwiesen. Schwerpunktthema mit Leitfragen: Austausch und Diskussion Leitung, Moderation und Zusammenfassung der Ergebnisse durch AK-Leitung Die AK-Leitung berichtet der GL anschliessend über die Ergebnisse der Diskussion. Sie fliessen damit ein in die Arbeit der GL und über sie in diejenige der Schulen und Behörden. Gesamtwürdigung über alle Schulen und ihre Aufsichtskommission: Gesamtwürdigung des Konventspräsidiums. Gesamtwürdigung des Präsidiums KSB. Gesamtwürdigung der Leitung der Aufsichtskommission. Anliegen der Teilnehmenden und Allfälliges 10 Min. 60 Min. 15 Min. (KSB Letzi, ) Aufsichtskommissionen: Übersicht Besucht die zugeteilten Lehrpersonen und Betreuungseinrichtungen jährlich in der Regel mindestens einmal. Führt einmal pro Jahr mit jeder Lehrperson ein ausführliches Gespräch, das auf einem Gesprächsblatt dokumentiert wird. Davon ausgenommen sind die Lehrpersonen im MAB-Verfahren. Mitglieder, welche im Rahmen ihres regulären Auftrags Klassen/Betreuung mit Settings integrierter Sonderschulung besuchen, besprechen diesbezügliche Beobachtungen im Rückmeldegespräch mit den Lehrpersonen. Sie machen im Aufsichtsteam eine Rückmeldung und diskutieren Fragen im Austauschgremium «Integration und Sonderpädagogik». Besucht nach Möglichkeit Besuchsmorgen und Elternanlässe. Ist einmal pro Quartal in der Schule anwesend. Erfüllt als Mitglied des Aufsichtsteams und der Aufsichtskommission die im Rahmen von QEQS und der externen Schulevaluation übertragenen Aufgaben. Nimmt am Schul-Behörden-Tag und an den Sitzungen des Aufsichtsteams teil. Nimmt an den Sitzungen der Aufsichtskommission und der Gesamtbehörde teil. Besucht die vom Schulkreis durchgeführten Weiterbildungsveranstaltungen für Behördenmitglieder. Gemäss Besuchsregelung und Wegleitung für Schul-, Kindergarten- und Betreuungsbesuche Aufwand Gesamter Schulkreis (gerundet) 2014: rund 220 Lp. (ohne Lp. im MAB) und 50 Betreuungseinrichtungen 20 Mitglieder in den AK ca. >800 h Besuche von Unterricht und Betreuung, Gespräche, Anlässe der Klassen 400 h Schulbetreuung, Qualitätssicherung, Studium von Unterlagen 200 h Plenar- und AK-Sitzungen Pro Person Bedingt durch die unterschiedliche Grösse der Schulen bewegt sich der Aufwand pro Person erfahrungsgemäss durchschnittlich zwischen 80 h und 120 h Sitzungen ca. 10 h ½ Tag Weiterbildung Verteilt auf ca. 30 Schulwochen

39 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 39 Entschädigung Für ihre Tätigkeit als Mitglied eines Aufsichtsteams steht jeder Person ein Stundenpool zur Verfügung. Er berechnet sich gemäss Entschädigungsverordnung VES/AVES wie folgt: 3 Stunden pro zugeteilte Lehrperson und Betreuungseinrichtung für Besuche, Gespräche und Anlässe der Klasse resp. der Gruppe. (ausgenommen Personen im MAB-Verfahren. Sie werden nicht besucht.) 20 Stunden pro zugeteilte Schule für Anlässe der Schule und Qualitätssicherung. Die Entschädigung deckt alle Tätigkeiten (inkl. Weiterbildung) ab, die im Zusammenhang mit dem regulären Auftrag stehen. Die Kontrolle über die Erfüllung des Auftrags liegt bei der Leitung der Aufsichtskommission zuhanden des Präsidiums KSB. Die AK-Leitenden visieren am Ende des Schuljahres die Besuchsordnungen und fügen bei jeder besuchten Person das Datum des Gesprächs ein (gemäss Gesprächsblatt). Für die Pauschale für Schulbetreuung und Qualitätssicherung wird das Datum des Schul-Behörden-Tags notiert. Diese Daten sind auf der Abrechnung ersichtlich. (Beschluss GL, ) Wird der Auftrag nicht im erforderlichen Umfang erfüllt, kann die Entschädigung durch das Präsidium KSB gekürzt werden. Aufträge, die über den regulären Auftrag hinausgehen, werden von der Leitung der AK im Voraus angeordnet. Für die Sitzungen von Gesamtbehörde und Aufsichtskommission werden Sitzungsgelder entrichtet. Darin sind Vor- und Nachbereitung inbegriffen. Anforderungen Profil für Mitglieder im Schulaufsichts- und -betreuungsbereich (Schulbesuche).

40 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 40 Einzelressort «Integration und Sonderpädagogik» Ressortverantwortliches Behördenmitglied Die Geschäftsleitung überträgt die Aufgaben einem Mitglied der Kreisschulbehörde. Aufgaben Ist Mitglied der Geschäftsleitung. Begleitet die Entwicklung von sonderpädagogischen Angeboten als Elementen der integrativen Schule. o Sichert und fördert das Know-how in der Kreisschulbehörde. o Koordiniert behördliche Anliegen bezüglich Integration und Sonderpädagogik. o Berät das Präsidiums und die Geschäftsleitung in strategischen Fragen. Informiert die GL. Stellt entsprechende Anträge. Kann Beobachtungsschwerpunkte für die Aufsichtskommissionen vorschlagen. Organisiert und leitet eine jährliche Sitzung zum Zweck der Information, Sensibilisierung und Weiterbildung in Fragen der Integration und Sonderpädagogik. Zu dieser Sitzung sind standardmässig eingeladen: o Diejenigen Mitglieder der Aufsichtskommissionen, welche Klassen/Betreuung mit Settings integrierter Sonderschulung im Schulkreis besuchen. o Leitende der Aufsichtskommissionen. o Das Mitglied der KSB, welches im Auftrag der Zürcher Schulpflege Sonderschulen oder pädagogische Therapien auf städtischer Ebene besucht. 48 o Eine Vertretung der SLS, die Leitung der Fachstelle Förderung, die Fachleitung der Heilpädagogischen Schule sowie die Fachgruppenvertretung Sonderpädagogische Angebote. Ergebnisse aus diesen Sitzungen fliessen in die Arbeit der GL und der AK zurück. Unterstützt die Schulleitungen und das Präsidium KSB bei der internen und externen Kommunikation bezüglich Sonderpädagogik und Integration. Leitet die Kommission für die Integration fremdsprachiger Kinder (IfK). Nimmt an Plenarsitzungen teil, an AK-Sitzungen nach Bedarf. Erstellt einen Jahresbericht zuhanden der Kreisschulbehörde. Nimmt an den städtischen Vernetzungsanlässen teil und trägt das Know-how zurück in den Schulkreis. Ist Ansprechstelle für städtische Stellen bezüglich Vernetzung. Das Präsidium KSB kann dem ressortverantwortlichen Behördenmitglied Aufgaben delegieren. Protokoll Die Protokolle der Austauschsitzungen werden den Teilnehmenden sowie dem Präsidium und den Leitenden der Aufsichtskommissionen zugeschickt. Sie sind vertraulich. Allen Teilnehmenden, den Leitenden der Aufsichtskommissionen und dem Präsidium steht jederzeit die Einsichtnahme in das genehmigte Protokoll zu. Aufwand Abhängig vom Aufgabenportfolio ca. 2.5 h/schulwoche; die Aufgaben in der institutionellen Aufsicht über Sonderschulen und Therapien sind hier nicht mitgerechnet. Auftrag ca h Sitzungen (GL, Plenar, AK) ca. 60 h Total h Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben, zusätzlich: Integrative Haltung, Verständnis für die Sicht von Kindern mit Behinderung, deren Eltern und Lehrpersonen. Vernetztes Wissen in komplexem Umfeld. Stellvertretung Präsidium KSB 48 Solange diese Aufgabe nicht der ressortverantwortlichen Person übertragen ist.

41 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 41 Kommission für die Integration fremdsprachiger Kinder (IfK) Grundlage: Reglement der Kommission zur Integration fremdsprachiger Kinder in der Volksschule (IfK) (Empfehlung Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz vom 5. Juni 2007). Zusammensetzung Ressortverantwortliches Behördenmitglied Integration Leitung, Aktuariat Vertretungen der häufigsten Sprachgruppen (Sprachgruppenvertretungen); ihre Wahl erfolgt durch die Geschäftsleitung Beratend 1 Vertretung des Schulpersonals Beratend Protokoll Das Protokoll der Kommission IfK wird von den Teilnehmenden geprüft und genehmigt. Jedem Mitglied steht jederzeit die Einsichtnahme in die genehmigten Protokolle zu. Die Protokolle der Kommissionssitzungen werden den Mitgliedern zugeschickt. Sie können von den Mitgliedern der Kreisschulbehörde Letzi auf Anfrage bei der Verwaltung der Kreisschulbehörde eingesehen werden. Aufgaben Leitung Koordiniert die Fragen rund um die Integration fremdsprachiger Kinder. Unterstützt die Schulteams. Arbeitet mit den Sprachgruppenvertretungen zusammen und überwacht deren Vermittlungstätigkeit. Organisiert und überwacht die Aufsicht über die Lehrpersonen der Kurse in heimatlicher Sprache und Kultur (HSK), koordiniert und erstellt die Besuchsordnung. Die Administration der HSK-Kurse (Koordination der Anmeldungen mit den Konsulaten; Raumkoordination mit den Schulleitungen) erfolgt durch die Verwaltung der Kreisschulbehörde. Informiert die GL oder die AK über entsprechende Fragen und Tätigkeiten; stellt Anträge. Legt zuhanden der Kreisschulbehörde im Jahresbericht des Ressorts Rechenschaft über die Tätigkeit ab. Vertritt den Schulkreis Letzi in der städtischen Vernetzung IfK. Anforderungen Leitung Verständnis für andere Kulturen und die Anliegen fremdsprachiger Eltern. Profil für Mitglieder mit erweiterten Aufgaben. Aufgaben Sprachgruppenvertretungen Besuche der Kurse in heimatlicher Sprache und Kultur. Kulturvermittlung. Dolmetschertätigkeit zusätzlich nach Aufwand. Die Vertretungen der Sprachgruppen können zu Geschäften, die sie betreffen, ohne Stimmrecht zu Pleanarsitzungen eingeladen werden. Die GL fällt jeweils den entsprechenden Beschluss und veranlasst die Einladung. Anforderungen Sprachgruppenvertretungen Gute Kenntnisse beider Kulturen und Sprachen. Aufwand Leitung: Ca. 20 h (Koordination, Sitzungen IfK) Mitglieder: Je ca h (Elternabende auf Kreisebene, Besuche, Sitzungen) Die Sprachgruppenvertretungen teilen die Daten ihrer Besuche und Gespräche mit den Leitenden der HSK-Kurse der ressortverantwortlichen Person schriftlich mit, welche die Angaben visiert. Sie dienen zur Auslösung der Entschädigung, die Daten sind auf der Abrechnung ersichtlich. Beschluss GL,

42 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 42 Besuche von städtischen Sonderschulen und pädagogischen Therapien im Auftrag der Zürcher Schulpflege (ZSP) Nominierung Die Geschäftsleitung nominiert zuhanden der Kreisschulbehörde ein geeignetes Mitglied. Sie prüft dabei, ob die ressortverantwortliche Person «Integration und Sonderpädagogik» die Aufgabe übernehmen kann. Ist dies nicht der Fall, nominiert die Geschäftsleitung ein anderes geeignetes Mitglied der KSB. Die Kreisschulbehörde prüft den Antrag der Geschäftsleitung und nominiert ein Mitglied zuhanden der Zürcher Schulpflege. Aufgaben Die Grundlagen für die Tätigkeit sind in einem Behördenerlass der Zürcher Schulpflege festgehalten. Die Erfahrungen fliessen in die Arbeit im Schulkreis ein, Das Mitglied nimmt an den Austauschsitzungen des Ressorts teil. Aufwand Auftrag Städtische Sitzungen Austauschsitzung KSB Vernetzung und Weiterbildung Total 20 h gemäss AVES 2-4 h 2 h h Anforderungen Profil für Mitglieder im Schulaufsichts- und -betreuungsbereich, zusätzlich: Integrative Haltung, Verständnis für die Sicht von Kindern mit Behinderung, deren Eltern und Lehrpersonen. Vernetztes Wissen in komplexem Umfeld.

43 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 43 Einzelressort «Elternmitwirkung» Ressortverantwortliches Behördenmitglied Aufgaben Mitglied der Geschäftsleitung (GL). Begleitung von Entwicklung und Einführung der Elternmitwirkung auf Ebene der Schule. o Koordination im Schulkreis. o Ombudsstelle für diese Belange. o Unterstützung der Schulleitungen bei der Planung und Organisation der Elternmitarbeit in ihrer Schule.. Koordination und Leitung der Gremien zur Elternmitwirkung (EMW), Leitung Elternkontaktgremium (EKG) auf Schulkreisebene. Unterstützung des Präsidiums KSB bei der Information von Eltern auf Schulkreisebene o Organisation und Koordination des Elternabends für Eltern von neuen Kindergartenkindern (Eintritt in die Volksschule) auf Kreisebene. Teilnahme an Plenarsitzungen, an AK-Sitzungen auf Wunsch und nach Bedarf. Erstellt einen Jahresbericht zuhanden der Kreisschulbehörde. Aufwand Durchschnittlich ca. 5 h/schulteam/jahr Auftrag ca. 80 h Sitzungen (GL, Plenar, AK) ca. 60 h Total 160 h Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben, zusätzlich: Verständnis für die Sicht von Eltern verschiedener Kulturen. Erfahrung in der Arbeit mit Erwachsenen. Stellvertretung Behördenmitglied mit erweiterten Funktionen, 'Sonderaufgabe'.

44 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 44 Personalmanagement Personalkommission (PKO) Zusammensetzung Präsidium KSB Leitung 3 Behördenmitglieder. Die gleichzeitige Tätigkeit als Mitglied der Stimmrecht PKO und MAB Teammitglied wird vermieden. 2 Vertretungen des Schulpersonals, darunter Konventspräsidium beratend 1 Vertretung der Schulleitungen beratend Aktuariat durch Leitung Fachbereich Personal (Schulverwaltung) beratend Protokoll Das Protokoll der Personalkommission wird von den Teilnehmenden geprüft und genehmigt. Jedem Mitglied der Personalkommission steht jederzeit die Einsichtnahme in das genehmigte Protokoll zu. Die Protokolle der Sitzungen der Personalkommission werden den Mitgliedern zugeschickt. Sie sind vertraulich. Über Beschlüsse und Inhalte, die nicht dem Datenschutz unterliegen, informiert das Präsidium KSB die entsprechenden Anspruchsgruppen. Aufgaben Stellenbewirtschaftung; beantragt der GL Stellenplan und Schulplan, vorbereitet durch Bereichsleitung Planung Steuerung von Personalentwicklung und Personalbetreuung Beratung des Präsidiums KSB bei der Anstellung und Entlassung von Schulleitungen Beratung des Präsidiums KSB bei Pensenänderungen aus betrieblichen Gründen Beratung des Präsidiums KSB bei heiklen Personalgeschäften und Vorbereitung von Kündigungen Beratung des Präsidiums KSB bei der Einleitung und Begleitung von Massnahmen Auslösen von diesbezüglichen Aufträgen. Steuerung, Abnahme und Überprüfung der MAB o Wählt Personen für die Aufgaben der Mitarbeiterbeurteilung aus. o Ist Ansprechstelle in Konfliktfällen. o Sichert die Qualität der MAB und ZBG: Rückmeldung an MAB-Teams. o Evaluiert das Verfahren, regelt Verfahrensfragen, aktualisiert jährlich die entsprechenden Unterlagen. Das Präsidium KSB vertritt die PKO in der GL und orientiert die Behörde über Personalmutationen. Es orientiert die Gesamtbehörde jährlich über die Tätigkeit der Kommission. Die Behördenmitglieder der PKO nehmen an den Sitzungen der Gesamtbehörde und nach Bedarf an AK-Sitzungen teil. Die Personalvertretungen können zu diesen Sitzungen bei Bedarf eingeladen werden. Aufwand Die PKO trifft sich in der Regel einmal pro Schulmonat zu Sitzungen, welche in der Regel ein Aktenstudium im Sekretariat voraussetzen. Geschätzter Aufwand inklusive Sitzungen Stunden im Jahr. Anforderungen Profil für erweiterte Aufgaben, zusätzlich: Kenntnisse der Personalführung Kenntnisse der Schulteams (Schulnähe ist gewährleistet) Mitarbeiterbeurteilung (MAB, ZBG) Die Personalkommission steuert die MAB und sichert ihre Qualität. Organisation und Koordination liegen bei Präsidium KSB und Fachbereich Personal. Die MAB-Teammitglieder werden von der PKO eingesetzt. Sie werden für die Aufgaben in der MAB ausgebildet. Die MAB-Teammitglieder sind Mitglied einer Aufsichtskommission. Nach Möglichkeit führen sie ihre MAB-Tätigkeit innerhalb der entsprechenden Schulen durch.

45 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 45 Die gleichzeitige Tätigkeit als MAB Teammitglied und Mitglied PKO wird vermieden. Die PKO kann eine befristete Ausnahme bewilligen. Aufgaben Die Mitarbeiterbeurteilung der Lehrpersonen werden nach kantonalen, städtischen und kreisinternen Richtlinien durchgeführt: Die Regelung von Verfahrensfragen sowie die jährliche Aktualisierung der Richtlinien des Schulkreises obliegen der Personalkommission. o o Der Fachbereich Personal erstellt die Liste der zu beurteilenden Lehrpersonen und die Besuchsordnung. Die zuständige Schulleitung und ein ausgebildetes Behördenmitglied führen gemeinsam bei Klassen-, Förderund Fachlehrpersonen die von Kanton und Stadt vorgeschriebenen MAB durch (summatives Verfahren). Das formatives Verfahren mit Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen / Zielüberprüfung ist Aufgabe der Schulleitung. Summatives und formatives Verfahren fliessen in einander über. o o o o o Der Schulleitung obliegt die Beurteilungsverantwortung (BV). Sie koordiniert und steuert den Prozess und führt die Gespräche. Das Behördenmitglied nimmt die Funktion des MAB-Teammitglieds wahr. (Beschluss KSB Letzi, ) Während des Verfahrens besucht die Schulleitung als BV eine Unterrichtslektion und hält ihre Beobachtungen fest. Das MAB-Teammitglied besucht zwei Lektionen und hält seine Beobachtungen zuhanden der Schulleitung fest. Bei Bedarf (z.b. fehlende Übereinstimmung in der Einschätzung) können mit dem Präsidium KSB weitere Besuche vereinbart werden. (Beschluss KSB Letzi, ) BV und MAB-Teammitglied führen mit der zu beurteilenden Lehrperson ein Erkundungsgespräch. Die Gesprächsleitung liegt bei der BV. (Beschluss KSB Letzi, ) Die BV führt die Beobachtungen der Schulbesuche, die Ergebnisse des Erkundungsgesprächs und die Ergebnisse des Zielvereinbarungsprozesses der letzten 4 Jahre zusammen. Sie formuliert die Gesamtwürdigung und koordiniert das Beurteilungsergebnis sowie die entsprechenden verbalen Qualifikationen mit dem MAB-Teammitglied ( Integration ). Werden sich BV und MAB-Teammitglied nicht einig, wird das Präsidium KSB beigezogen. Das MAB-Teammitglied nimmt in der Regel am Beurteilungsgespräch nicht teil. Eine Teilnahme kann durch das Beurteilungsteam oder die Lehrperson beim Präsidium KSB beantragt werden. (Beschluss KSB Letzi, ) o Bei Beurteilungen einer Schulleitung in ihrer Funktion als Lehrperson übernimmt die Behörde (in der Regel die Leitung der Aufsichtskommission) die Aufgabe der BV. MAB-Teammitglied ist ein weiteres Behördenmitglied. o Im Rahmen des Beurteilungsgesprächs setzt die Schulleitung mit der Lehrperson die Ziele zuhanden der jährlichen Mitarbeitergespräche und gewährleistet so den Anschluss an das formative Verfahren. o Das Präsidium KSB und die Schulleitungen Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sekundarschulen stehen den Beurteilungsteams bei Fragen oder Unsicherheiten auf Wunsch beratend zur Seite. o Die Beurteilungen werden durch die Personalkommission geprüft, sie fällt den formellen Entscheid und löst allfällige Massnahmen aus. o Die Beurteilung der Schulleitungen in ihrer Führungsfunktion liegt beim Präsidium KSB. Sie erfolgen nach kantonalen Richtlinien. Die Mitarbeiterbeurteilung des Betreuungs- und Hausdienstpersonals werden nach städtischen Richtlinien durchgeführt: o Die Beurteilung der Hortleiterinnen und Hortleiter und der Fachangestellten Betreuung wird durch die Leitung Betreuung durchgeführt. Sie bezieht die Eindrücke der Schulleitung in die Gespräche ein. o Die Beurteilung der Betreuungsassistentinnen und Betreuungsassistenten ist im Regelfall an die Hortleitungen oder an die Fachangestellten Betreuung delegiert, die Beurteilung wird von der Leitung Betreuung geprüft. o Die Beurteilung der Leitenden Betreuung erfolgt durch die Schulleitungen und wird durch das Präsidium KSB visiert. o Die Beurteilung des/der Leitenden Hausdienst und Technik erfolgt durch die Schulleitung (Visierung durch Präsidium KSB), diejenige der Assistenten und Assistentinnen durch die/den LHT (Visierung durch Schulleitung; Beurteilung von Ehepartner/inne/n von LHT durch Schulleitung). o Die Beurteilung des weiteren Hausdienstpersonals erfolgt durch den/die LHT und wird durch die Schulleitung visiert.

46 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 46 Aufwand Gesamt Beurteilung von ca. 120 Lehrpersonen/Jahr Je Person Schulleitung: Geschätzter Aufwand (im Auftrag eingeschlossen) je Beurteilung 6-8 h Behördenmitglied: Stundenpauschale je Beurteilung Behördenmitglied: MAB-Austausch (nach Bedarf); zusätzlich AK-, Plenarsitzungen) Weiterbildung nach Bedarf 5 h 2 h (KSB Letzi, und ) Der Fachbereich Personal erfasst die Daten der Beurteilungsgespräche. Sie dienen dazu, die Entschädigungen der Behördenmitglieder auszulösen und werden in die Abrechnung übertragen. (GL, ) Anforderungen für Funktion Teammitglied Profil für erweiterte Aufgaben, zusätzlich: Erfahrung in Unterrichtsbeobachtung. Interesse für pädagogische und methodisch-didaktische Themen. Kommunikative Kompetenz mündlich und schriftlich, Kompetenzen in ressourcenorientierter Gesprächsführung (Feedback). Interesse für den Beurteilungsvorgang. Bereitschaft, mindestens MAB pro Jahr zu übernehmen.

47 Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 47 Qualitätsmanagement Qualitätszirkel Standortbestimmung Wo stehen wir, was haben wir erreicht, wie zeigt sich die Situation heute? Entwicklungsschritte Wie wollen wir unsere Ziele erreichen? und woran messen wir das? Ziele vereinbaren Was wollen wir bis wann erreichen? Standortbestimmung Ebene Schulkreis Jahresberichte der leitenden Funktion. zuhanden Gesamtbehörde. Jährliche Standortbestimmung der Geschäftsleitung (Strategieprozess). Rückmeldungen des Präsidiums KSB an die Mitglieder der GL und die MAB-Ausführenden. Mitarbeiterbeurteilung des Präsidiums KSB mit Schulleitenden und direkt unterstellten Verwaltungsmitarbeitenden. Ebene Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau Jährliche Berichte der Schulleitungen der Schulen. Jahresberichte der Leitenden der Aufsichtskommissionen. Schulleitung Schulen Albisrieden/Altstetten/Grünau/Sek Jährliche Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarung durch Präsidium KSB. Mitarbeiterbeurteilung 4-jährlich durch Präsidium KSB. Einschätzung der eigenen Arbeit im Jahresbericht. Ebene Schule Externe Schulevaluation (kantonal) 5-jährlich. Leitbild und Konzepte der Schule. Jährliche Standortbestimmung der Schulkonferenz. Rechenschaftslegung und Schulprogramm der Schule durch die Schulleitung. Antrag des Aufsichtsteams zuhanden der Aufsichtskommission. AK-Bericht der Leitung der Aufsichtskommission. Schul-Behörden-Tag mit Rückmeldung. Feedback Aufsichtsteam Schule. Feedback Schule - Aufsichtsteam. Begleiten der Arbeit der Mitglieder der Aufsichtsteams durch die Leitung der Aufsichtskommission. Feedback von Schülern, Schülerinnen und Eltern. Einschätzung der eigenen Arbeit mithilfe von Instrumenten wie IQES-online. Schulleitung Jährliche Mitarbeitergespräche durch Präsidium KSB. Mitarbeiterbeurteilung 4-jährlich durch Präsidium KSB. Feedback durch Aufsichtsteam. Feedback durch Schulteam. Feedback durch Schüler, Schülerinnen und Eltern. Einschätzung der eigenen Arbeit (Rechenschaftslegung). Lehrperson Schulbesuche durch Behörde. Schulbesuche durch Schulleitung. Jährliche Mitarbeitergespräche durch Schulleitung. Mitarbeiterbeurteilung 4-jährlich durch Schulleitung und Behörde zhd. PKO. Hospitation/kollegiales Feedback. Feedback von Schülern, Schülerinnen und Eltern. Standardisierte Einschätzung der eigenen Arbeit. Ziele vereinbaren Geschäftsleitung erarbeitet Schulkreisprogramm. Präsidium KSB vereinbart Ziele mit den Schulleitungen. Schulteam entwickelt Leitbild und Konzepte (Abnahme durch GL) und Schulprogramm (Abnahme durch Aufsichtskommission). Schulleitungen vereinbaren Ziele mit Lehrpersonen, Leiter/in Hausdienst und Technik und Leitung Betreuung. Lehrpersonen setzen mit ihren Klassen Ziele. Entwicklungsschritte Auf allen Ebenen: Wie sollen die Ziele angestrebt werden und woran ist ersichtlich, dass sie erreicht sind? Umsetzung der geplanten Vorhaben zur Qualitätssicherung, -optimierung und entwicklung. (Verpflichtung, Detailplanung, Steuerung und Dokumentation) Abmachungen, Massnahmen. Vgl. auch QEQS-Konzept für die Volksschule der Stadt Zürich

48 Zeitlich auf Projektplanung abgestimmt Organisationshandbuch Kreisschulbehörde Letzi Seite 48 QEQS: Strategieprozess mit Roadmap Sitzungen KSB: Plenar und GL QEQS: Strategieprozess (Schulkreisprogramm) Jahresplanung siehe Roadmap GL August Projektplan Weiterbildungsplanung GL Plenar Organisation (E) September Leitung Planung (Verwaltung) ergänzt Schulkreisprogramm mit aktuellen statistischen Daten, Webseite Stab Vorbereitung GL GL AK / Plenar Schulung, Austausch Jahresschlussessen Oktober November Schulleitung überarbeitet mit Team Schulprogramm rollend (Standortbestimmung) und erstellt Umsetzungsplanung («Jahresplanung») für nächstes Kalenderjahr Schulleitungskonferenz Diskussion Geschäftsleitung Entscheid, Auftrag GL Dezember Schulleitung erstellt Rechenschaftsbericht Think Tank (interdisziplinär, themenbezogen) Erarbeitet Unterlagen GL AK-Leitung Bespr. Rechensch. mit SL Ress. Int.&Sdp. Austauschsitzung GL Aufsichtsteam Rückmeldung in Schule GL Januar Februar März April Stabskonferenz mit Vertretung SL, Kreiskonventspräs., Eltern - Standortbestimmung - Überprüfung Zielerreichung - Entwurf Schulkreisprogramm Schulleitungskonferenz Diskussion Geschäftsleitung Entscheid, Auftrag Konzepte Umsetzungspläne Umsetzung GL AK Rechenschaftsber. (E) Mai Geschäftsleitung bearbeitet Entwurf zhd. SLK Schulleitungskonferenz Diskussion GL Schulkreisprogramm (E) Organisation (A) Juni Geschäftsleitung Abnahme Schulkreisprogramm nächstes Schuljahr Plenar Jahresberichte GL (E) Schulkreisprogramm (I) Präsidium KSB Informiert SL, KSP und VSS über Schulkreisprogram: Zielerreichung und neue Planung Im Wahljahr: Plenar Konstituierung Juli Schulleitung übernimmt Grundlagen für Schulprogramm A: Antrag E: Entscheid I: Information (Beschluss KSP Letzi, 16. Juni 2017, aktualisiert)

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