Trennungsrechnung. Merkblatt zur Kalkulation von wirtschaftlichen Betätigungen. TU Bergakademie Freiberg Dezernat Haushalt

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1 Trennungsrechnung Merkblatt zur Kalkulation von wirtschaftlichen Betätigungen TU Bergakademie Freiberg Dezernat Haushalt Ansprechpartner: Frau Schmiedel Tel.: 2812 Herr Sachse Tel.: 2976 Frau Müller Tel.: 2849

2 Inhalt 1. Kalkulation von Personalkosten Berücksichtigung von Überstunden und Schichtzuschlägen Umfang der verfügbaren Ausgaben für das haushaltsfinanzierte Personal Kalkulation von Sachkosten Kalkulation von Investitionen Gewinnzuschlag Buchungsanweisung Verrechnungskonten der Professur Buchung von Ausgaben über die Verrechnungskonten der Professur... 4

3 1. Kalkulation von Personalkosten Bei der Bearbeitung von Projekten/Dienstleistungen entstehen in jedem Fall Personalkosten, welche entsprechend im Kalkulationsschema zu erfassen sind. Im Bereich 1. Personalkosten - Kategorie durch das Projekt finanzierte Mitarbeiter sind die Mitarbeiter aufzuführen, die direkt aus dem Projekt finanziert werden sollen. Die Eintragung muss bei der Vorkalkulation noch nicht personenbezogen erfolgen. Es ist ausreichend, die Anzahl der Mitarbeiter pro Vergütungsgruppe sowie die geplanten Projektstunden pro Jahr anzugeben. Der Stundensatz ist dabei aus der Datei Durchschnittssätze Personal zu entnehmen. Erfolgt die Kalkulation personenbezogen, können die tatsächlichen Personalkosten angesetzt werden. In der Nachkalkulation sind stets die auf dem Projekt gebuchten Ist-Personalkosten zu erfassen. In der Kategorie beteiligte Hochschul-Mitarbeiter sind die Mitarbeiter aufzulisten, die für das Projekt arbeiten, jedoch aus Haushaltsmitteln finanziert werden. Grundsätzlich sind das Verwaltungspersonal und die Hilfskräfte innerhalb dieser Kategorie nicht zu erfassen, da diese im dezentral verursachten Gemeinkostensatz Berücksichtigung finden. Die Personalkosten ergeben sich aus den geplanten Projektstunden je Vergütungsgruppe sowie dem Stundensatz auf Grundlage der Personalkosten-Durchschnittssätze. Da eine regelmäßige Überwachung des Projektes durch den Projektleiter anzunehmen ist, sind stets mind. 2 Stunden pro Monat innerhalb dieser Kategorie zu kalkulieren. Auf Grundlage der angegebenen Projektstunden und des Stundensatzes werden die Personalkosten der beteiligten Hochschul-Mitarbeiter auf das Projekt als Ausgabe gebucht. 2. Berücksichtigung von Forschungszulagen, Schicht- und Feiertagszuschlägen sowie Überstunden Forschungszulagen sind unter Sachausgaben/sonstige Aufwendungen zu kalkulieren. Soweit die Pflicht besteht, Mitarbeitern Schicht- und Feiertagszuschläge zu vergüten, sind diese in der Kalkulation mit entsprechend höheren Stundensätzen zu veranschlagen. Basierend auf der Fürsorgepflicht des Professors für die ihm zugeordneten Mitarbeiter ist auf die Einhaltung der tariflich festgelegten Arbeitszeiten zu achten. Überstunden sind durch Freizeitausgleich zeitnah abzugelten. 3. Umfang der verfügbaren Ausgaben für das haushaltsfinanzierte Personal Die Ausgaben für das haushaltfinanzierte Personal werden mit Buchung des Geldeingangs durch die Erstellung der Buchungsanweisung zunächst auf dem Verrechnungskonto der Professur gutgeschrieben. 1

4 Da grundsätzlich die Pflicht zur Kontrolle des zweckentsprechenden Einsatzes von Personalressourcen besteht, d. h. das haushaltsfinanzierte Personal vordergründig hoheitliche Aufgaben zu erfüllen hat, kann dieses Personal nur in einem angemessenen Rahmen im wirtschaftlichen Bereich tätig sein. Richtwerte für den Einsatz von haushaltsfinanziertem Personal im wirtschaftlichen Bereich liegen für die Erbringung von Dienstleistungen bei max. 5% und für Tätigkeiten im Bereich der Auftragsforschung bei max. 30%, bezogen auf die Gesamtpersonalkosten (ohne Verwaltungspersonal und Hilfskräfte) im Haushalt der Professur. Die Überschreitung dieser Prozentsätze hat am Jahresende eine Rückforderung von Personalmitteln in Höhe der Überschreitung aus dem Verrechnungskonto der Professur zur Folge. Es ist davon auszugehen, dass eine Rückforderung bei verantwortungsvollem Einsatz des verfügbaren Haushaltspersonals nur in Einzelfällen erforderlich sein wird. 4. Kalkulation von Sachkosten Innerhalb des Bereiches 2. Sachkosten sind die für das Projekt geplanten und direkt aus diesem zu finanzierenden Sachmittel netto zu veranschlagen. Für die Angaben zu Geschäftsbedarf, Verbrauchsmaterial, Reisekosten, Leistungen Dritter, etc. kann es sich im Rahmen der Vorkalkulation nur um realistische Schätzungen handeln. Bei der Nachkalkulation sind die tatsächlich gebuchten Sachkosten darzustellen. 5. Kalkulation von Investitionen Im Bereich 3. Abschreibungen auf Geräte und Gegenstände sind alle aus dem Projekt finanzierten Investitionen größer als 150 netto zu erfassen. Die Investitionen sind in dem gesonderten Tabellenblatt Kalkulation_Investitionen entsprechend der Höhe der voraussichtlichen Anschaffungskosten bei der Kategorie 1 Investitionen zwischen 150 und 410 Anschaffungskosten netto bzw. bei der Kategorie 2 Investitionen über 410 Anschaffungskosten netto zu hinterlegen. Innerhalb der ersten Kategorie werden die Geräte und Gegenstände im Monat der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben. In der zweiten Kategorie werden die Abschreibungen linear über die ermittelte Laufzeit zwischen dem voraussichtlichen Anschaffungsdatum und dem Laufzeitende des Projektes errechnet. Folglich kann das voraussichtliche Anschaffungsdatum zwingend nur innerhalb der Projektlaufzeit liegen. Um die vollständige Finanzierung der Geräte und Gegenstände zu gewährleisten, wird somit eine komplette Abschreibung resp. Abnutzung innerhalb der Projektlaufzeit angenommen. Die errechneten Abschreibungen werden schließlich in Summe automatisch in das Kalkulationsschema übertragen. 2

5 Abschreibungen auf im Bestand befindliche Geräte und Gegenstände werden im dezentral verursachten Gemeinkostensatz berücksichtigt. Darüber hinaus kann die Nutzung von Spezialgeräten für das Projekt einen zusätzlichen Aufwand rechtfertigen, der unter der Position 2. Sachkosten ->sonstige Aufwendungen geltend gemacht werden kann. Die Beschaffung und Finanzierung von Geräten, die nicht in voller Höhe aus dem Projekt finanziert werden können, muss außerhalb dieses Projektes erfolgen, z. B. aus dem Haushalt oder dem Verrechnungskonto der Professur (= Haushalt gleichgestelltes Konto). 6. Gewinnzuschlag Ein Gewinnzuschlag ist ein notwendiger Bestandteil bei einer wettbewerbskonformen Preisbildung. Auf die errechnete kostendeckende Kalkulation netto als Summe der direkten und indirekten Projektkosten ist demnach ein Gewinnzuschlag von mind. 3% zu kalkulieren. Dieser Mindestgewinnzuschlag ist bereits im Kalkulationsschema voreingestellt, kann jedoch als Absolutbetrag manuell erhöht werden. Damit ist die Möglichkeit zur Festlegung einer größeren Gewinnspanne sowie einer runden Angebotssumme (Gesamtbetrag netto oder Gesamtbetrag brutto gerundet auf glatte Beträge) gegeben. Der sich bei Abschluss eines Projektes der Auftragsforschung im Zuge der Nachkalkulation ergebende Projektsaldo (Gewinn / Verlust) ist über das Restmittelkonto der Professur auszugleichen (Professur+99). Da die im Bereich der Dienstleistungen erwirtschafteten Gewinne der Ertragssteuerpflicht unterliegen, werden 50% des Gewinnes für steuerliche Zwecke zentralisiert. Falls die tatsächlich abzuführenden Ertragssteuern den bisher zentralisierten Betrag übersteigen, sind Nachforderungen zu erheben. Diese werden anteilig anhand der erwirtschafteten Gewinne ermittelt und entsprechend eingezogen. 7. Buchungsanweisung Dem Kalkulationsschema ist eine Buchungsanweisung beigefügt, welche alle zur internen Verrechnung der Kosten notwendigen Buchungen beinhaltet. Analog zum Kalkulationsschema sind ausschließlich die blau markierten Felder auszufüllen, wobei die Projektnummer automatisch dem Kalkulationsschema entnommen wird. Im Bereich der Auftragsforschung ist das Verrechnungskonto der Professur anzugeben, innerhalb der Dienstleistungen ergibt sich das Verrechnungskonto selbstständig durch Eintrag des Projektkontos. Auf Grundlage des Geldeinganges/Rechnungsbetrages (Gesamtbrutto) werden die Ausgaben für die interne Verrechnung ermittelt. Bei dem anzugebenden Rechnungsbetrag kann es sich um den vertraglich vereinbarten Gesamtbetrag oder um Teilzahlungen handeln. 3

6 Für die im Zusammenhang mit der Durchführung des Projektes verursachten Gemeinkosten (z. B. Bewirtschaftungskosten, Raumnutzung, Gerätenutzung) wird das Projektkonto wie folgt belastet: Bei den dezentral verursachten Gemeinkosten i. H. v. 19% wird das Verrechnungskonto der Professur ent- und das Projektkonto belastet, d. h. auf Ebene des Projektkontos werden die Ausgaben in das Projekt gebucht, während bei dem Verrechnungskonto eine Ausgabegutschrift erfolgt. Bei den zentral verursachten Gemeinkosten i. H. v. 15% erfolgt die Umbuchung der Ausgaben vom zentralen Verrechnungskonto der Universität auf das Projektkonto. Der Umbuchungsbetrag für das Haushaltsfinanzierte Personal wird auf Grundlage des Verhältnisses des kalkulierten Gesamtbetrages zu dem in der Buchungsanweisung angegebenen Rechnungsbetrag ermittelt, wobei wie bei den dezentral verursachten Gemeinkosten eine Ausgabegutschrift auf dem Verrechnungskonto der Professur erfolgt. Die Buchungsanweisung ist mit jeder Rechnungslegung auszustellen und unterzeichnet (sachliche und rechnerische Richtigkeit, Zahlungsanordnung wie im Unterschriftsblatt hinterlegt) gemeinsam mit der Rechnung an das Dezernat Haushalt einzureichen. Damit sind alle erforderlichen internen Verrechnungen im Projekt zur Buchung vorbereitet. Es sind keine zusätzlichen Umbuchungsformulare mehr auszustellen. 8. Verrechnungskonten der Professur Die Verrechnungskonten der Professur dienen der internen Verrechnung des haushaltsfinanzierten Personals sowie der dezentral verursachten Gemeinkosten i. H. v. 19%. Die Verrechnungskonten der Professur werden einmalig vom Dezernat Haushalt eingerichtet und bestehen für alle ab dem 01. Juli 2013 vertraglich abgeschlossenen Projekte des wirtschaftlichen Bereiches. Für die Auftragsforschung (Titelgruppe 53) und die Dienstleistungen (Titelgruppe 60) ist jeweils ein gesondertes Verrechnungskonto relevant. Das Verrechnungskonto der Professur für die Auftragsforschung (VK-AF ) stellt eine laufende Projektnummer dar und wird auf Anforderung eingerichtet. Die Verrechnungskonten der Professur für die Dienstleistungen (VK-DL ) werden vorab zentral für jedes Dienstleistungsprojekt angelegt und folgen stets einer einheitlichen Nummerierung: basierend auf der 8-stelligen Projektnummer in der TG 60 wird die 0 an 7. Stelle durch eine 6 ersetzt. Die Verrechnungskonten der Professur sind nach entsprechend hinterlegten Unterschriftsvollmachten bebuchbar. 9. Buchung von Ausgaben über die Verrechnungskonten der Professur Die finanziellen Mittel auf den Verrechnungskonten der Professur sind wie Haushaltsmittel für Lehre und Forschung einsetzbar und daher nicht für Repräsentationszwecke verwendbar. Repräsentationsaufwendungen sind ausschließlich über das Restmit- 4

7 telkonto der Professur bzw. bei entsprechendem sachlichem Zusammenhang über das Dienstleistungsprojekt der TG 60 buchbar. Es besteht keine Vorsteuerabzugsberechtigung bei der Buchung von Ausgaben über das Verrechnungskonto. 5