Hagen Hausbrandt Bauhaus-Universität Weimar

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1 Hagen Hausbrandt

2 2 Hagen Hausbrandt Trennungsrechnung, Kameralistik und Doppik - ein Überblick Ausgangssituation Anforderungen der Europäischen Union Rahmenbedingungen in Thüringen Maßnahmen der Vorkalkulation mit Planwerten Nachkalkulation mit Ist-Werten Ist-Verrechnung von direkten Kosten und Gemeinkosten Organisatorischer Ablauf Sammelkonten, WT-Konto, Verteilung der Einnahmen Was wir bis heute gelernt haben Anwenderbericht Ausblick

3 3 Hagen Hausbrandt Buchhaltung Inventarisierung Personalwesen Mittelbewirtschaftung Liegenschaftsmanagement Controlling oder KLR Daten zur Projektkalkulation Trennungsrechnung

4 4 Hagen Hausbrandt vorhandene Systeme kaufmännische Finanzbuchhaltung Controlling oder KLR neu aufzubauende Systeme Trennungsrechnung

5 5 Hagen Hausbrandt EU-Gemeinschaftsrahmen Auflagen der Thüringer Aufbaubank Sanktionen und Wegfall der Verbundforschung

6 6 Hagen Hausbrandt

7 7 Hagen Hausbrandt

8 Folge Anfang

9 9 Hagen Hausbrandt kleine Technologieunternehmen in ihrer Existenz bedroht Verlässlichkeit von Partnern nicht mehr gegeben strategische Kooperationen / Allianzen mit lokalen Unternehmen gefährdet

10 10 Hagen Hausbrandt

11 11 Hagen Hausbrandt Strengths Controlling eingeführt überschaubare Einrichtung Ressourcen und Doppik- Projekt gute Zusammenarbeit mit anderen Thüringer Hochschulen Weaknesses keine einheitl. Projektkalkulation keine Verrechnungen indirekter Kosten Know-How Opportunities Einführung von Kalkulationen Wirtschaftlichkeit von Projekten Saubere Trennung des wirtschaftlichen vom hoheitlichen Bereich Wissensvorsprung Threats EU-Anforderungen Projekte werden zu teuer Ablehnung bei den Professoren sofortiges Ende der Verbundforschung

12 12 Hagen Hausbrandt 1. Erstellung eines Prüfrasters für wirtschaftliche Tätigkeiten analog Gemeinschaftsrahmen 2. Erstellung einer Projektkalkulation 3. Zertifizierung der Kalkulation durch WP 4. Einführung einer Nachkalkulation 5. Erstellung eines Schemas zur Verteilung der Projektmittel

13 13 Hagen Hausbrandt Auftragsforschung nichtwirtschaftlicher Bereich Grundlagenforschung Forschungskooperationen Dienstleistungen Marktnähe wirtschaftlicher Bereich Lösung: Abgrenzungskriterium Zugehörigkeit zu BgA (TG 75) Problemfälle: Forschungskooperationen in beiderseitigem Interesse Verwertungsrechte

14 14 Hagen Hausbrandt Personalkosten Investitionen Sachkosten Gemeinkosten Gewinn

15 15 Hagen Hausbrandt Kalkulatorische Miete Servicezentrum Liegenschaften Flächendaten je Kostenstelle unbewertete Hauptnutzfläche Controlling Ansatz Mietzins Betriebskosten Auswertungen aus dem Servicezentrum Liegenschaften Umlage nach Hauptnutzfläche und VZÄ Kalkulatorische Abschreibungen Summe der kalkulatorischen Abschreibungen pro Kostenstelle Umlage nach VZÄ pro Fakultät Sonstige Gemeinkosten Verwaltung Universitätsbibliothek Rechenzentrum Sprachenzentrum Umlage nach F&E-Koeffizient und VZÄ

16 Hagen Hausbrandt direkte Personalkosten indirekte Personalkosten Investitionen 16

17 direkte Sachkosten Hagen Hausbrandt Sachgemeinkosten sonstige Gemeinkosten Gewinn: bleibt bei der Professur 17

18 18 Hagen Hausbrandt

19 zusätzlich: pauschale Wartungskosten für dem wirtsch. Bereich zuzuordnende Maschinen

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21 21 Hagen Hausbrandt

22 22 Hagen Hausbrandt Download aller Dokumente für Hochschulangehörige über die Seite der Universität

23 23 Hagen Hausbrandt

24 24 Hagen Hausbrandt Trennungsrechnung auf der Basis von Ist-Werten Stundenaufschreibungen bei wirtschaftlichen Projekten Verrechnung des Anteils des festangestellten Personals (Entlastung des Haushaltes) Zentralisierung Gemeinkostenanteil (die Verwendung dieses Teils der Einnahmen ist noch mit dem Freistaat Thüringen zu regeln)

25 25 Hagen Hausbrandt

26 26 Hagen Hausbrandt Vorgehensweise genügt den formalen beihilferechtlichen Anforderungen des Gemeinschaftsrahmens unter Berücksichtigung von: Kostenrechnung auf der Basis von IST-Daten im Sinne einer Nachkalkulation auf Basis des Kalkulationsschemas (direkte Kosten) Erfassung der Sachkosten im Haushalt, Personalstunden in der Professur, keine Nachkalkulation der GK-Zuschläge Inhomogenität der durchgeführten Aufträge / Projekte (langfristig/kurzfristig, größer/kleiner Personalanteil, usw.)

27 27 Einnahmen Projekt-/ Auftragskalkulation Projekt-/ Auftragsdurchführung Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit gemäß Kalkulation (Idealfall) Verbuchung der Einnahmen auf dem spezifischen Projektkonto (>5000 ) oder der Sammelnummer (<5000 ) Umbuchungen Zentralisierung Verbleib bei der Professur Personalkosten f. Hochschulmitarbeiter Sachgemeinkosten (kalk. Miete u. Betrieb) Sachgemeinkosten (kalk. Abschreibungen) Gemeinkosten f. allg. Verwaltung (Dez.,UB, SCC) direkte Personalkosten Investitionen direkte Sachkosten Gewinn Ausgaben WT-Konto Personalausgaben TG 75 über WT-Konto Investitionen im Bereich der TG 75 über WT- Konto Sachkosten im Bereich der TG 75 über WT-Konto Ausgleich Verluste über WT-Konto

28 28 Hagen Hausbrandt Einnahmen wirtsch. Tätigkeit Aufwand WT- Konto Ertrag Ausgaben wirtsch. Tätigkeit

29 Ablaufschema Trennungsrechnung nach Struktureinheiten Kalkulation Durchführung, Abrechnung Verbuchung und Aufteilung der Einnahmen Professur, dezentrale Einheit Projektanfrage, Auftragsanfrage Projekt-/ Auftragskalkulation Projekt-/ Auftragsdurchführung Daten Rechnung Direkte PK, Investitionen, Sachkosten, Gewinne/ Verluste Deckung der Ausgaben für das Projekt Dezernat Forschung Kalkulationsschema im Intranet Hilfestellung bei der Kalkulation nein Vergabe Forschungsnummer Rechnungserstellung, Verbuchung Sollstellung Versand Rechnung Zahlungseingang Verbuchung Zahlungseingang auf Projektkonto o. Sammelnummer Aufteilung der Einnahmen Zentralisierung? ja Personalkosten HS, Sach-GK, sonstige GK

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31 31 Hagen Hausbrandt FIB F. A. Finger-Institut für Baustoffkunde ca. 300 Projekte pro Jahr, 29 Beschäftigte in der Drittmittelforschung ca Euro Umsatz aus wirtschaftlicher Tätigkeit Trennungsrechnung ist gut angelaufen Kalkulation mit kleinen Schönheitsfehlern Arbeit für die betroffenen Mitarbeiter hält sich in Grenzen

32 32 Hagen Hausbrandt Professur könnte keine wirtschaftlichen Projekte mehr durchführen Steuerliche Behandlung der WT-Konten Verbleib des zentralisierten Anteils Akzeptanz in verschiedenen Bereichen Vorgehen bei mehrstufigen Aufträgen

33 33 Hagen Hausbrandt Positive Aufnahme bei vielen Betroffenen trotz erhöhtem Aufwand, da mehr Übersicht Nachkalkulation bis jetzt problemlos, wird ständig weiter verfeinert und ausgebaut Trennungsrechnung funktioniert Keine spürbare Abnahme der Anzahl wirtschaftlicher Projekte Aufwand im Finanzbereich überschaubar

34 34 Hagen Hausbrandt Aktualisierung des Schemas mit aktuellen Zahlen Interner Workshop mit betroffenen Professuren Klärung Verbleib der zentralisierten Mittel Ausbau der Nachkalkulation Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung mit Projektmanagement

35 35 Hagen Hausbrandt