Optimierung der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung. Massnahmen & Arbeitspakete. Anhang zum Aktionsplan

Transkript

1 Optimierung der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung Massnahmen & Arbeitspakete Anhang zum Aktionsplan Version 1.0 Datum Status abgeschlossen Autor Projektteam DAP Verteiler öffentlich

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Überblick... 2 Massnahme 0: Strategische Steuerung... 5 Massnahme 1: Fachstelle IT Berufsbildung... 7 Massnahme 2: Prozessoptimierung... 9 Massnahme 3: ech-fachgruppe und Standards Massnahme 4: Zentraler Metadatendienst Massnahme 5: DBLAP2 - Optimierung Massnahme 6: DBLAP2 - Ausbau der Schnittstellen Massnahme 7: DBLAP2 - Ausbau auf weitere Berufe Massnahme 8: Koordiniertes Identity- und Accessmanagement (IAM) in der beruflichen Grundbildung (Abklärung/Studie) Massnahme 9: Unterstützung der Kantone bei der Koordination der Lösungen für ausbildende Unternehmen (Lehrbetriebsportale) Massnahme 10: Automatisierung interkantonaler Datenaustausch Massnahme 11: Standardisierung der interkantonalen Schulzuweisungen Allgemeines 1.1 Zweck des Dokuments Dieses Dokument bietet als Anhang des Aktionsplans einen Überblick über mögliche Massnahmen zur Optimierung der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung. Es soll die SBBK-Organe und die Verbundpartner in der Diskussion und der Entscheidfindung über das weitere Vorgehen unterstützen und als Basis für allfällige Projektaufträge dienen. 1.2 Zielgruppe Alle Beteiligten an den Datenflüssen in der beruflichen Grundbildung. 2 Überblick Die nachstehende Übersichtstabelle zeigt alle Massnahmen auf einen Blick. Sie zeigt auf, welche Zielgruppen von den einzelnen Massnahmen betroffen sind und wie die Massnahmen voneinander abhängen. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 2/32

3 Übersichtstabelle Massnahmen ID Titel Zielgruppen / Interessierte abhängig von Voraussetzung für M0 Strategische Steuerung alle Beteiligten - M1-M4, M6-M11 M1 Fachstelle IT Berufsbildung Kantone, IT-Anbieter, (SBFI) - M2, M3, M4, (M5), (M6), (M7), M8, (M9), M10 M2 Prozessoptimierung Kantone M1, (M3), (M10) M3, (M4), M6, M8, M9, M10, M11 M3 ech-fachgruppe und -Standards Kantone, IT-Anbieter, (OdA, Schulen, SBFI) M1, M2, (M4) (M2), M6, M8, M9, M10, M11 M4 Zentraler Metadatendienst Kantone, IT-Anbieter, (OdA, SBFI) M1, (M2) (M3), M6, M8, M10 M5 DBLAP2 - Optimierung Kantone, (OdA) (M1) M6, M7 M6 DBLAP2 - Ausbau der Schnittstellen OdA, Kantone, IT-Anbieter OdA/QV, (M1), M2, M3, M4, M7 (SBFI) M5, M8, M10 M7 DBLAP2 - Ausbau auf weitere Berufe Kantone, OdA, IT-Anbieter OdA/QV, (SBFI) M8 Koordiniertes Identity & Accessmanagement (IAM) Kantone, IT-Anbieter, (ausbild. in der beruflichen Grundbildung (Abklärung/Studie) Unternehmen, OdA, Schulen), (SBFI) M9 Unterstützung der Kantone bei der Koordination der. Lösungen für ausbildende Unternehmen (Lehrbetriebsportale) Kantone, ausbildende Unternehmen, (SBFI) M10 Automatisierung interkantonaler Datenaustausch Kantone, IT-Anbieter kant. Fachanwendungen M11 Standardisierung der interkantonalen Kantone, Schulen, (ausbild. Schulzuweisungen Unternehmen) (M1), M5, M6, (M11) M1, M2, M3, M4, M9, M10 (M1) M3, M4 M6 M8 M1, M2, M3, M4, M2, M6, M8, M9 (M11) M2, M3 (M7), (M10) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 3/32

4 2.1 Qualität / Reifegrad Die vorgestellten Massnahmen sind knapp skizzierte Entwürfe. Sie zeigen mögliche Ansätze auf, müssen aber im Rahmen einer Auftragserteilung konkretisiert werden. Die konkrete Ausgestaltung einzelner Massnahmen ist stark davon abhängig, welche weiteren Massnahmen ergriffen werden. Eine weitere Ausarbeitung ist dann sinnvoll, wenn eine Umsetzung konkret beabsichtigt wird. Die Arbeitspakete zu den einzelnen Massnahmen zeigen auf, in welchen Schritten eine Umsetzung erfolgen kann. In jedem Fall müssen vor der Umsetzung von einzelnen Arbeitspaketen der genaue Auftrag, der Projektrahmen, die Finanzierung und die Steuerung festgelegt werden. Entscheide über die Umsetzung von Massnahmen und die Freigabe von Arbeitspaketen sollten durch die strategische Steuerung getroffen werden. Teilweise wurden zu einzelnen Massnahmen weitere Materialien erarbeitet. Diese haben alle Entwurfsstatus. Sie werden mit den Projektunterlagen abgelegt und stehen für die weitere Bearbeitung bei Bedarf zur Verfügung. 2.2 Priorisierung / Abhängigkeiten Die Massnahmen sind untereinander nicht priorisiert., aber teilweise und in unterschiedlichem Ausmass voneinander abhängig. Abhängigkeiten sind in der Übersicht und auch bei den einzelnen Massnahmen aufgeführt. 2.3 Aufwände Die nachfolgenden Massnahmen werden hinsichtlich Aufwand wie folgt grob kategorisiert: Gering : Mittel: Hoch: bis 3 Personenmonate, oder unter CHF 3 bis 12 Personenmonate, oder zwischen 50'000 und CHF mehr als 12 Personenmonate, oder über CHF Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 4/32

5 Massnahme 0: Strategische Steuerung Thema Strategische Steuerung der Veränderungsvorhaben im Bereich interkantonale Prozesse und Datenflüsse (Vision und Strategie, Projektaufträge, Finanzierung, Controlling, Evaluation), Programm- Management Ausgangslage Nationale Vorhaben in der IT-Berufsbildung werden von den Kantonen nur projektbezogen und eher passiv gesteuert. Finanzflüsse und Steuerorgane sind nicht gekoppelt, Offizielle Steuerorgane (Kommissionen, Arbeitsgruppen) sind nicht finanz- und entscheidkompetent IT-Projekte im nationalen Kontext führen oft zu unbefriedigenden Ergebnissen. Diese und Nutzenerwartungen sind oft nicht klar vereinbart. Bedarf ( Gap ) Strategische Steuerung oft nicht spürbar, dadurch teilweise technik- statt organisationsgetriebene Projekte Strategische Steuerung (nutzenorientiert) und operative Steuerung (umsetzungsorientiert) werden nicht klar getrennt Finanzierung nur einzelprojektbezogen, strategische Sicht fehlt Auszahlung von Projektgeldern ist nicht an Projektfortschritte gekoppelt. Fehlendes strategisches Controlling der Projekte und Dienstleistungen (Kennzahlen, Risiken, Prognosen) Anschluss an E-Government.ch fehlt Ergebnisse Strategische Steuerorgane sind definiert und eingesetzt Ein strategisches Programm-Management und ein strategisches Projektcontrolling sind eingeführt Vorhaben sind bei E-Government.ch angemeldet, federführende Organisation ist festgelegt Nutzen Vision, Leitziele und Roadmap können vereinbart und kontrolliert umgesetzt werden. Dialog zwischen Projekten und Strategie kann stattfinden Projekte und Dienstleistungen werden systematisch überwacht und evaluiert. Strategische Chancen und Fehlentwicklungen werden frühzeitig erkannt. Risiken Wichtigkeit der strategischen Steuerung wird nicht erkannt, strategische Funktionen werden nicht oder nicht sorgfältig besetzt. Steuerorgane sind nicht handlungsfähig (z.b. fehlende Akzeptanz, Durchsetzungskraft, Finanzkompetenz, fehlende konkrete Interventionsmöglichkeiten), Veränderungen können nicht durchgesetzt werden Strategische Steuerorgane erhalten nicht genügend dedizierte Unterstützung (Programm-Management) um ihre Rolle wahrnehmen zu können Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 5/32

6 Voraussetzungen und Annahmen Beteiligte und Betroffene Abhängigkeiten Akzeptanz keine Unklare Zuständigkeiten der Steuerorgane Unklare Abgrenzung zwischen strategischer und operativer Steuerung Mangelnde Berücksichtigung der Sprachregionen in der Steuerung Ein wesentlicher Teil der Massnahmen aus dem Aktionsplan soll umgesetzt werden (ansonsten reduzierte Umsetzung dieser Massnahme) Strategische Auftraggeber, d.h. Strategisch/politische Ebene der Verbundpartner (Kantone, Bund, OdA) Projektumsetzungsstellen (z.b. SDBB, SBBK, einzelne Kantone) Operative Ebene der Berufsbildung (als Betroffene) Sichtbare und aktive Steuerung verbessert die Akzeptanz der Vorhaben (bei Auftraggebern und Betroffenen). Arbeitspakete Für diese Massnahmen werden keine Arbeitspakete vorgeschlagen, da sie ausserhalb der Kompetenzen des Projektteams liegen. Ergänzungen Je umfangreicher die Auswirkungen von beabsichtigten Änderungen sind und je riskanter/innovativer die Vorhaben eingeschätzt werden, desto wichtiger ist die strategische Steuerung. Organisatorische Veränderungen bedürfen besonderer Beachtung: Sie verursachen kaum direkte Kosten und sind deshalb aus der Finanzperspektive nicht sichtbar und werden oft unterschätzt. Folgen sind o technikfokussierte Projekte, die nicht erfolgreich umgesetzt werden können, weil die organisatorischen Grundlagen fehlen o fehlender Nutzen / hohe Kosten bei eben diesen Projekten Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 6/32

7 Massnahme 1: Fachstelle IT Berufsbildung Thema Aufbau einer Fachstelle IT Berufsbildung beim SDBB für Beratung und Unterstützung zu IT-Lösungen und Vernetzung der Akteure in der Berufsbildung Ausgangslage Wenig Koordination, Erfahrungsaustausch und kaum IT- Lösungen auf nationaler Ebene (Ausnahmen: Datenaustauschrichtlinien, CM-Online, DBLAP) IT-Systeme werden weitgehend dezentral eingeführt (durch Kantone, regionale und nationale OdA, Schulen) Kein initiativer und umsetzungsstarker Akteur auf nationaler Ebene (SDBB: Fokus auf Einzelprojekte) Bedarf ( Gap ) Es fehlt ein starkes operatives Organ als treibende Kraft, Wissensträger, Beratungs- und Koordinationsinstanz und als Anbieter von Lösungen auf nationaler Ebene Ergebnisse Die Stakeholder (Kantone, Verbundpartner und IT- Lieferanten) verlangen nach einer Instanz mit diesen Rollen Es entstehen viele isolierte und aus Gesamtsicht suboptimale (regionale und/oder berufsspezifische) Insellösungen Synergiepotential wird nicht genutzt Fachstelle IT-Berufsbildung beim SDBB Diese liefert/bietet: Zweisprachige (D/F) Ansprechstelle, Beratung, Koordination und Unterstützung der Kantone, Verbundpartner und IT- Lieferanten Geschäftsführung für nationale Instanzen (z.b. ech- Fachgruppe) Projektführung und Betrieb spezifischer nationaler IT- Lösungen Empfehlungen und Best Practices Nutzen Lösungsunabhängige Harmonisierung der IT-Landschaft (als Basis für zukünftige (gemeinsame) Lösungen) Wissen über Datenflussprozesse ist national verfügbar Synergie durch Koordination und Zentralisierung von Aktivitäten Akteure haben einen Ansprechpartner Risiken Fehlende Verpflichtungen der Kantone: Dienststelle zu wenig benutzt Fehlende Akzeptanz einzelner Akteure Dienststelle zu schwach (z.b. fachlich und/oder methodisch Voraussetzungen und Annahmen zu wenig kompetent, unterdotiert) Finanzierung und Projektrahmen Ausreichendes Auftragsportfolio (ergibt sich aus anderen Massnahmen/Vorhaben) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 7/32

8 Beteiligte und Betroffene Abhängigkeiten SBBK/EDK und ev. SBFI als Auftraggeberin SDBB (operative Umsetzung) Kantone, IT-Anbieter, OdAs, Schulen, ÜK-Org (keine) Akzeptanz Sehr hoch (eine solche Instanz wird von fast allen Projektbeteiligung als notwendige und zentrale Voraussetzung für weitere Aktivitäten erachtet) Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A1.1 Analyse und Definition der Anforderungen an die Instanz (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, Dienstleistungs- Mengengerüst, Kernbotschaften, Ressourcenklärung, Steuerung) A1.2 Detailplanung und Aufbau der Fachstelle Aufwand Zeitaspekte SBBK/SDBB gering-mittel Dauer 3-6 Monate SDBB gering-mittel nach A1.1 A1.3 Betrieb der Fachstelle SDBB gering-mittel, wiederkehrend A1.4 Evaluation, allfällige Anpassungen A1.5 Definitive Institutionalisierung oder Abbruch Dauer 6 Monate probeweise auf 2 Jahre SDBB/SBBK gering nach A1.2 gering nach A1.3 Ergänzungen Der für die Umsetzung anfallende spezifische Aufwand ist bei der jeweiligen Massnahme aufgeführt. Der Umfang der Aktivitäten ergibt sich deshalb aus den geplanten Massnahmen und dem Mantelaufwand für übergreifende Aktivitäten wie Geschäftsführung, Support, Kommunikation, Koordination, Abklärungen etc.) Im Vorhaben B1.15 (eoperations Schweiz) im Rahmen von E-Government.ch soll eine domänenübergreifende Serviceorganisation für die Umsetzung von E-Government- Vorhaben gebildet werden. Falls sich dieses Vorhaben konkretisiert, ist eine spätere Überführung zumindest eines Teils der Fachstelle zu prüfen. Grundsätzlich könnte die Fachstelle auch an eine andere Institution angegliedert werden, falls diese die wesentlichen Voraussetzungen erfüllen kann (Fachnähe, IT- Knowhow, nationale Akzeptanz, Mehrsprachigkeit, Synergiemöglichkeiten). Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 8/32

9 Massnahme 2: Prozessoptimierung Thema Systematische Dokumentation und Modellierung interkantonal relevanter Prozesse als Basis für verbindliche Zusammenarbeit und Optimierung der Datenflüsse Ausgangslage SBBK-Kommissionen vereinbaren interkantonale Standards in der Berufsbildung (meist in Form von Empfehlungen oder Richtlinien) Interkantonal relevante Prozesse und Schnittstellen werden nicht systematisch (modellhaft) dokumentiert (z.b. gemäss ech-standard 140) SBBK Empfehlungen werden in den Kantonen gut akzeptiert, aber teilweise sehr unterschiedlich umgesetzt Bedarf ( Gap ) Bei interkantonalen Empfehlungen werden die Auswirkungen auf operative Prozesse nicht systematisch beachtet und untersucht. Die Empfehlungen geben diesbezüglich oft wenig vor (wenig Detailtiefe bei der Beschreibungen der Aktivitäten, Kommunikationsschnittstellen, Zuständigkeiten, Übergängen etc.) Dies führt zu unerwünschten Effekten wie den folgenden: unnötige/vermeidbare Administrativ-Schnittstellen mehrfache Erfassung der gleichen Daten uneinheitliches Verhalten der Kantone untereinander und gegenüber Partnern ohne Verbindlichkeit ungenügende Grundlagen für IT- Unterstützung der Geschäftsprozesse auf nationaler Ebene Der potenzielle Nutzen von interkantonalen Empfehlungen kann deshalb nur teilweise ausgeschöpft werden (z.b. interkantonale Bildungsbewilligung, ük-abrechnung, Prüfungsabwicklung) Resultate Definiertes Vorgehen und mandatiertes Organ für die systematische Dokumentation von interkantonal relevanten administrativen Prozessen Systematische und formalisierte Dokumentation und Modellierung der Prozesse und Kommunikationsschnittstellen (inkl. nationales Domänenmodell für die Administrativprozesse der beruflichen Grundbildung) Definierte Verbindlichkeit der dokumentierten Prozesse (Muss, Soll ) Nutzen verbindliche administrative Prozessschnittstellen (als Basis für IT-Lösungen/Automatisierungen) verbindliche Prozessschnittstellen zwischen Kantonen und Partnern Regelung der Datenhoheit auf interkantonaler Ebene durch Prozessdokumentation Aufwertung der Ergebnisse der SBBK-Kommissionen Prozessdokumentation als Brücke zwischen Fach (Kantone, Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 9/32

10 SBBK-Kommissionen) und IT Risiken Prozesse zwar besser definiert, jedoch aufgrund föderalistischer Struktur nicht umgesetzt (z.b. unterschiedliche Sichtweise gewachsene Strukturen, unterschätzte Prozesskomplexität, mangelnder Fokus, andere Prioritäten) Akzeptanzprobleme bei schlechter Berücksichtigung der Bedürfnisse wichtiger Gruppen (grosse / kleine Kantone, Sprachregionen) Prozesse werden einmalig dokumentiert, aber nicht aktualisiert, Nutzen geht verloren. Risiko bei Nichtdurchführung: Voraussetzungen, Annahmen Fehlende Basis für effiziente IT-Lösungen auf nationaler Ebene (ohne klar definierte Prozesse sind IT-Lösungen nicht sinnvoll oder zu komplex) Verstärkte interkantonale Zusammenarbeit im Sinn der Vision ist gewollt Verbindlichkeit für vereinbarte Prozesse kann hergestellt werden. Stakeholder Kantone (Auftraggeber) SBBK (Umsetzung) Expert/in für Geschäftsprozessmodellierung SBBK-Kommissionen Abhängigkeiten ech-fachgruppe und -Standards (Massnahme 3) Metadatenverzeichnis (Steuerdaten), Datenaustauschstandards Interkantonale IT-Lösungen/Vorhaben Akzeptanz Sehr hoch (eine solche Instanz wird von fast allen Projektbeteiligung als notwendige und zentrale Voraussetzung für weitere Aktivitäten erachtet) Arbeitspakete IT-Lösungsanbieter und einzelne Kantone sehen in diesem Bereich den Schlüssel zu funktionierenden und effizienten interkantonalen Lösungen ID Titel Zuständig (beteiligt) Aufwand Zeitaspekte A2.1 Umsetzungskonzep t erarbeiten (Organisation, Vorgehen, Methoden/Tools) SBBK (z.b. mandatierte Arbeitsgruppe), Experte für Geschäftsprozessmodellieru ng Mögliches Vorgehen für Prozessdokumentation: mittel a) Sensibilisieren der Kommissionen b) Erarbeiten der Grundstrukturen (Domänen-/Prozessmodell) c) Priorisieren der Prozesse (Bedürfnisse von Kantonen und IT, Überarbeitungskandidaten) d) iterativ für einzelne Prozesse nach Priorität: a. Ist- oder Soll-Prozess dokumentieren b. bereinigen mit zuständiger Kommission c. validieren durch Kantone und weitere Betroffene d. Erlassen und Verbindlichkeit herstellen e) laufend: Prozessdokumentation aktualisieren, Fehler bereinigen 3-6 Monate Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 10/32

11 A2.2 Systematische Prozessdokumenta tion einführen SBBK (Beteiligte, Experten) mittel-hoch 1-2 Jahre Organisation einführen, Methoden und Tools einführen, Betroffene/Beteiligte sensibilisieren und einführen, Basismodelle (Domäne, Prozessstrukturen) erarbeiten A2.3 Prozesse dokumentieren A2.4 Prozesse aktualisieren SBBK (Beteiligte, Experten, ech-fachgruppe) SBBK (Beteiligte, Experten, ech-fachgruppe) abhängig von Komplexität der Prozesse und Dauer des Freigabe-/Entscheidverfahrens gering-mittel laufend laufend Ergänzungen Die zweckmässige Umsetzungstiefe dieser Massnahme und damit auch der zu betreibende Aufwand hängt stark von der Grundstrategie ab (Wie stark soll automatisiert und harmonisiert werden). Eine erste Quantifizierung der benötigten Aktivitäten ist aufgrund von Arbeitspaket 2.1 möglich. Es sollte mit wenigen Prozessen mit offensichtlichem konkretem Nutzen begonnen werden, z.b. in Bezug auf die Massnahmen 8 und 11. Die Rolle der Kommission Informatik Berufsbildung (KIB) sollte im Zusammenhang mit dieser Massnahme überdacht werden. Ihre primäre Rolle könnte zukünftig darin liegen, den Transfer zwischen Fachkommissionen, Prozessdokumentation/-optimierung und Informatik sicherzustellen. Herstellen von Verbindlichkeit: Diesem Aspekt sollte grosse Bedeutung beigemessen werden. Möglicherweise sind Aktivitäten im Hinblick auf ein interkantonales Konkordat und/oder rechtliche Anpassungen erforderlich. Methoden/Tools: Um Synergien und die Zusammenarbeit zu fördern, sollten unbedingt die gleichen Methoden wie in anderen Domänen angewandt werden. Siehe dazu ech- Standard 0138, Vorgaben zur Beschreibung und Darstellung von Prozessen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz und dort referenzierte Standards, sowie E- Government.ch Vorhaben B1.13 Process Repository. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 11/32

12 Massnahme 3: ech-fachgruppe und Standards Thema Verbundpartnerschaftliche und strategiekonforme Erarbeitung und Umsetzung der Datenaustauschstandards für die berufliche Grundbildung im Rahmen der Strukturen von ech Ausgangslage Bestehende Datenaustauschrichtlinien Berufsbildung der Subkommission Datenaustausch Operative Betreuung der Richtlinien durch einzelne Kommissions-Mitglieder und SDBB Richtlinien werden vor allem in der Deutschschweiz, unter Kantonen und teilweise zwischen Kantonen und Schulen verwendet Bedarf ( Gap ) Datenaustauschrichtlinien nicht auf Bedürfnisse der Lernorte ausgerichtet Subkommission für weitere Entwicklung der Richtlinien wenig geeignet (technische Komplexität, fehlende Vertretung der Lernorte und IT-Lieferanten) Datenaustauschrichtlinien genügen nicht für weitere Automatisierung des Datenaustauschs (z.b. Datenaktualisierung, Qualität der Identifikatoren) Sichere und zuverlässige Datenübermittlung ist nicht geregelt E-Government.ch: Interinstitutioneller Datenaustausch soll mittels ech-standards geregelt werden Ergebnisse ech-fachgruppe für die Erarbeitung und Pflege der benötigten Datenaustauschstandards für die berufliche Grundbildung ech-standards für die berufliche Grundbildung (inkl. Datenaustauschmodelle, Identifikatoren, Nomenklaturverwendung) Nutzen Grundlage für Automatisierung von Datenaustauschprozessen Nutzung von bestehenden Strukturen und Mitteln für die Berufsbildung (ech, Sedex) IT-Lösungen und -Schnittstellen besser national und berufsübergreifend verwendbar Nationale Kommunikationsplattform für Akteure in der IT Berufsbildung Risiken Entwicklung nicht praxisgerechter Standards Partner sind zu wenig zur Mitarbeit bereit Standards werden aus Kostengründen nicht eingeführt und verwendet bei Nicht-Realisierung: Datenaustausch in der beruflichen Grundbildung kann national kaum weiter automatisiert werden kantons- und berufsspezifische Insellösungen mit höherem Aufwand Voraussetzungen Massnahme 1: Fachstelle IT Berufsbildung Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 12/32

13 und Annahmen (Geschäftsstelle/Koordination) Stakeholder Auftraggeber (SBBK, SBFI?) Umsetzungs- und Betriebsorganisation (SDBB) Operativ tätige Verbundpartner (Kantone, SBFI, OdA) IT-Lieferanten (Anwendungen der beruflichen Grundbildung) Abhängigkeiten Massnahme 2: Prozessharmonisierung (definierte Prozesse als Basis für Standardisierung Datenaustausch) Akzeptanz Grundsätzlich hohe Akzeptanz bei Beteiligten, muss durch effiziente Erarbeitung und Brauchbarkeit der Standards bestätigt werden. Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A3.1 Antragstellung bei ech (Themen- und Fachgruppenantrag) SDBB, SBBK (Verbundpartn er, IT- Lieferanten) Aufwand gering-mittel Zeitaspekte Dauer 3-6 Monate Annahme: Antrags-Prozess wird von einer Ad-hoc-Arbeitsgruppe unter Leitung des SDBB geführt A3.2 Gründung und Einführung der Fachgruppe A3.3 Erarbeiten und Abstimmen der Soll- Strukturen für den Datenaustausch (Datenaustauschmod elle, Datenflüsse) A3.4 Iterative Erarbeitung und Einführung der Standards SDBB, ech- Fachgruppe ech- Fachgruppe, SDBB ech- Fachgruppe, SDBB, jeweilige Projektpartner gering mittel gering-mittel, abhängig von konkreten Standardisierungsvorha ben nach A3.1, bei unmittelbarem Bedarf auch schon vorher Dauer ca. 1 Jahr, abhängig von Prozessstandardisier ung bei SBBK abhängig vom konkreten Vorhaben Der spezifisch auf das jeweilige Vorhaben mit Standardisierungsbedarf bezogene Aufwand für die Konzeption und Einführung von neuen Standards muss im Vorhaben selbst berücksichtigt werden (Abgrenzung z.t. nicht einfach). Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 13/32

14 Massnahme 4: Zentraler Metadatendienst Thema Metadatenverzeichnisse der beruflichen Grundbildung wie Berufsverzeichnisse (Berufe, Varianten, Fächer, Prüfungselemente) und Organisationsverzeichnisse (Schulen, Prüfungsorgane, ük-organisationen) Ausgangslage Metadatenverzeichnisse der beruflichen Grundbildung in Excel-Dateien, teilweise unvollständig Aktualisierung der zentralen Metadatenverzeichnisse durch Subkommission/SDBB Aktualisierung der Metadaten in einzelnen Anwendungen erfolgt dezentral und manuell Bedarf ( Gap ) Aktualisierung der Metadaten in Anwendungen aufwändig und fehleranfällig Synchronisationsprobleme zwischen Anwendungen als Folge Unklarheiten im Vollzug vor allem bezüglich Metadaten zu Bildungsverordnungen (Kantone OdA Ergebnisse Metadatenanwendung zur Pflege und Bereitstellung der zentralen Metadatenverzeichnisse Metadaten können von Anwendungen und Benutzern über definierte Schnittstellen automatisch bezogen und verarbeitet werden Betriebsorganisation für Pflege der Metadatenverzeichnisse Nutzen Anwendungen beziehen sich auf die gleichen Metadaten Aktualisierung der Metadaten weniger aufwändig und fehleranfällig Dezentrale, redundante Arbeit fällt weg Voraussetzung für weitere Automatisierungsschritte erfüllt Eindeutige Referenz bei Unklarheiten bezüglich Bildungsverordnungen Risiken Datenumfang/-strukturen genügen nicht allen Ansprüchen, manuelle Ergänzungen teilweise nötig Daten haben nicht die benötigte Qualität (Konsistenz, Aktualität) Anwendungen implementieren die Schnittstellen nicht (Aufwand, fehlender Nutzen) bei Nicht-Realisierung: Voraussetzungen und Annahmen Automatisierung Datenaustausch in der beruflichen Grundbildung ist erschwert Synergiepotenzial wird nicht genutzt Finanzierung und Projektrahmen Massnahme 1: Fachstelle IT Berufsbildung Mitarbeit der kantonalen Fachvertretungen (heutige Subkomm. Datenaustausch) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 14/32

15 Stakeholder Kantone SBFI (Quelle der Bildungsverordnungen, Interesse an einheitlicher Umsetzung) Kantonale Fachanwendungen, DBLAP, IT-Lösungen zur der OdA und der Kantone zur Ausbildungs- und Prüfungsunterstützung Abhängigkeiten Massnahme 2: Prozessharmonisierung Akzeptanz Insbesondere von den IT-Lösungsanbietern werden qualitativ hochstehende und verbindliche Metadaten als zentrale Voraussetzung für weitere Automatisierungsschritte im Datenaustausch erachtet. Die Akzeptanz bei den Benutzern muss durch hohe Dienstleistungsqualität und gute Verwendbarkeit gewonnen werden. Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A4.1 Geschäftsanforderungen, fachliche Konzeption, A4.2 Pflichtenheft und Lösungsevaluation A4.3 Bereitstellen der technischen Lösung A4.4 Inbetriebnahme erster bereinigter Metadatenverzeich nisse und Ablösung älterer Metadatenverzeich nisse A4.5 Validierung der Lösung A4.6 Erweiterung bestehender und Ausbau auf weitere Metadaten- Verzeichnisse SDBB, (Subkommission DatRili, ech- Fachgruppe) Aufwand gering-mittel Zeitaspekte Dauer 3-6 Monate SDBB gering-mittel Dauer 3-6 Monate Anbieter (SDBB) mittel 3-6 Monate Umsetzungs- und Betriebsorganisati on (SDBB, interkant. Fachgruppe) Datenbezüger (Anwendungen der beruflichen Grundbildung) (SBBK, ech- Fachgruppe) (siehe A4.4) gering -mittel (extern: einmalige Aufwände für Implementierung; sinkende Aufwände für Metadatenaktualisieru ng) gering gering-mittel, abhängig von konkreten Ausbauvorhaben Pflegeaufwand analog heute Dauer ca. 1 Jahr, abhängig von Umfang/Detailtiefe 1-3 Monate (Fortlaufend/ wiederkehrend nach A4.5) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 15/32

16 Ergänzungen Erweiterungen sind insbesondere in folgenden Bereichen denkbar o Metadaten zu Berufen (Ausbildung und Qualifikationsverfahren), wo die heute zentral verfügbaren Metadaten und die Berufsnomenklatur des SBFI für die operative Umsetzung nicht genügen und dezentral (durch die Kantone) ergänzt werden müssen. Dies führt zu einer Vielzahl von Berufslisten mit ergänzenden Informationen, aber auch zu abweichenden Umsetzungen und historisch gewachsenen aber nicht für die nachhaltige Bewirtschaftung geeigneten Verzeichnisstrukturen (z.b. Berufsvarianten-System). o Metadaten zu OdA (OdA-Verzeichnis) für die Zuweisung von ük-organisationen o Zuordnungen Berufe Schulen (heute schon teilweise bei verfügbar) und Berufe - OdA Die gemeinsame Aufbereitung der Metadaten durch die IGIB-Kantone zeigt, dass Standardisierungen möglich und nützlich sind, da der Aufwand sinkt und die Datenqualität steigt. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 16/32

17 Massnahme 5: DBLAP2 - Optimierung Thema Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit sowie der technischen und organisatorischen Architektur von DBLAP2 Ausgangslage Rascher Aufbau von DBLAP2, hoher Zeitdruck Unterschätzte Komplexität zu Beginn Nachträglich geänderte Ausrichtung der Anwendung Bedarf ( Gap ) Mangelnde Benutzerfreundlichkeit der Anwendung, hoher Supportaufwand Aufwändige, fehleranfällige und langsame Weiterentwicklung aufgrund organisch gewachsener Anwendungsarchitektur Suboptimale Organisation rund um Anwendung Ergebnisse Verbesserte Benutzerschnittstelle Optimierte Softwarearchitektur von DBLAP 2 Optimierte Entwicklungs- und Betriebsorganisation Nutzen Höhere Benutzerzufriedenheit und weniger Supportaufwand durch verbesserte Bedienung Langfristig stabiler Betrieb gewährleistet Bereit für ökonomisch effiziente Weiterentwicklung und Ausbau Gut funktionierende Entwicklungs- und Betriebsstrukturen Risiken Massnahme wird aus Furcht vor hohem Anpassungsbedarf (hohe Umsetzungskosten, lange Durchlaufzeit) verworfen. Folgerisiken werden stillschweigend in Kauf genommen. Fehlende Akzeptanz bei Auftraggeber, da trotz hohem Aufwand kaum neue Funktionen bereitgestellt werden Beziehung zwischen Auftraggeber und Lösungsanbieter möglicherweise durch Verschuldungsfragen gefährdet Bei Nicht-Umsetzung Ausbau gefährdet, mangelnde Rentabilität der Anwendung Stabilitäts- und Qualitätsproblem, hoher Betriebs- und Supportaufwand Unerwartete" Kostenexplosion bei Ausbau Voraussetzungen und Annahmen Weiterentwicklung von DBLAP2 (Massnahme 6) und Ausbau auf weitere Berufe (Massnahme 7) ist beabsichtigt (ansonsten Umsetzung in reduziertem Umfang) Unterstützung der Massnahmen durch Lösungsanbieter Temporärer Ausbaustopp von DBLAP2 bis nach Umsetzung dieser Massnahme Stakeholder Auftraggeber (EDK/SBBK, SBFI) Umsetzungs- und Betriebsorganisation (SDBB, Abraxas) Benutzer (Kantone, OdA, ük-organisationen, Experten, Betriebe) Abhängigkeiten (keine) Akzeptanz Möglicherweise geringe Akzeptanz bei Auftraggebern, da Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 17/32

18 Arbeitspaket nur dazu dient, Anforderungen zu erfüllen, die aus ihrer Sicht aufgrund der bisherigen Investitionen erfüllt sein sollten Hohe Akzeptanz bei Benutzern, da Verbesserungen spürbar Akzeptanz bei Lösungsanbieter auch abhängig von wirtschaftlichen Auswirkungen Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A5.1 Analyse und Optimierungsvorschläge für Benutzerschnittstelle erarbeiten für Stabilisierung Status Quo für weiteren Ausbau (M6, M7) A5.2 Technisches und organisatorisches Review mit Optimierungsvorschlägen für Stabilisierung Status Quo für weiteren Ausbau (M6, M7) A5.3 Konzeption und Quantifizierung der Umsetzungsvorschläge A5.4 Priorisierung der Optimierungsvorschläge UX-ExpertIn (SDBB, Abraxas, konkrete Benutzer); Externe SW- Architekten/ Experte (SDBB, Abraxas); Abraxas, SDBB SDBB/SBBK (Abraxas) Aufwand gering gering gering tief Zeitaspekte Dauer 1-3 Monate Dauer 1-3 Monate Dauer 1-3 Monate Dauer 1-3 Monate Priorisierung abhängig von der geplanten Weiterentwicklung (Fokus auf Verbesserung des Vorhandenen resp. auf stabilen Grundlagen für den weiteren Ausbau) A5.5 Umsetzung der Optimierungsvorschläge SDBB (Abraxas) mittel-hoch Dauer 1-2 Jahre, abhängig von Umfang/Detailtiefe Ergänzungen Diese (operative) Massnahme liegt grundsätzlich im Verantwortungsbereich des SDBB als Serviceanbieter. Sie hängt jedoch eng mit den Massnahmen 6 und 7 zusammen o Sie ist Voraussetzung für deren Umsetzung o Der Grad der Umsetzung und damit auch der Aufwand wird wesentlich von den Plänen bezüglich Massnahmen 6 und 7 bestimmt. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 18/32

19 Massnahme 6: DBLAP2 - Ausbau der Schnittstellen Thema Datenabgleich zwischen Kantonen und ausbildungs- resp. QV-unterstützenden Anwendungen (von OdA, ük- und Prüfungsorganisationen) Ausgangslage OdA, ük- und Prüfungsorganisationen setzen zur Unterstützung der Ausbildung und/oder des QV auf nationaler oder interkantonaler Ebene vermehrt flächendeckend IT- Lösungen ein, oft unter Einbezug von Betrieben und tw. Schulen. Diese Anwendungen benötigen aktuelle Stammdaten der Lehrverhältnisse und QV und liefern ihrerseits Grundlagedaten für die Kantone (Erfahrungs- und Prüfungsnoten, ük-besuche etc.). DBLAP2 bietet sich als Datenaustauschplattform in diesem Bereich an. Bedarf ( Gap ) Dezentrale und aufwändige Datenbereitstellung und - entgegennahme durch die Kantone viele ähnliche Schnittstellen im Betrieb Nicht abgeglichene Datenstämme, nicht aktualisierte Daten (führt zu hohem Abklärungsaufwand und Unzufriedenheit) Für einen kontinuierlichen und automatisierten Datenabgleich zwischen DBLAP2 und den Kantonen resp. den OdA- Anwendungen müssen die Schnittstellen auf beiden Seiten ausgebaut werden. Ergebnisse Automatischer und kontinuierlicher Datenabgleich zwischen DBLAP2 und den kantonalen Fachanwendungen (Stammdaten und QV-Ergebnisse) Automatischer und kontinuierlicher Datenabgleich zwischen DBLAP2 und OdA-Anwendungen (in den DBLAP-Berufen) Nutzen Sinkender Aufwand für Datenaustausch für OdA, ük- und Prüfungsorganisationen, resp. deren Anwendungen Bessere Stammdatenqualität für OdA, ük- /Prüfungsorganisationen Reduktion der Schnittstellen bei den Kantonen Risiken Viele Ausnahmen, Sonderregelungen und Varianten erhöhen Aufwand und Komplexität Daten der Kantone genügen nicht für ük-organisation ( Umgehungslösungen) Schnittstellen werden nicht implementiert (bei Kantonen, ük- /Prüfungsanwendungen) bestehende Schnittstellen werden weiterbetrieben, Komplexität steigt bei Nicht-Umsetzung: Weiterer Ausbau der Schnittstellen dezentral bei den Kantonen Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 19/32

20 Durchgängige Automatisierung kann dezentral kaum erreicht werden Voraussetzungen und Massnahme 5: Optimierung DBLAP2 abgeschlossen Annahmen Massnahme 7: DBLAP2: Ausbau auf weitere Berufe ist beabsichtigt Massnahme 4: Zentraler Metadatendienst umgesetzt Massnahme 3: ech-standards: Benötigte ech-standards verfügbar Stakeholder Auftraggeber (EDK/SBBK, SBFI) Umsetzungs- und Betriebsorganisation (SDBB, Abraxas) QV- und ausbildungsunterstützende Anwendungen Benutzer (Kantone, OdA) Abhängigkeiten Massnahme 2: Prozessharmonisierung (bezogen auf Zuweisungen, Notenrückfluss) Massnahme 8: Koordiniertes Identity- und Accessmanagement (einfacher Datenzugriff) Massnahme 10: Automatisierung interkantonaler Datenaustausch Erfordert Implementierung der Schnittstellen durch Kantone und betroffene Anwendungen (jedoch statt Schnittstelle zu jedem Kanton nur 1 Schnittstelle zu Kantonen) Akzeptanz Akzeptanz bei IT-Anbietern stark abhängig von der tatsächlichen Service- und Datenqualität (Vollständigkeit, Aktualität) und der Zuverlässigkeit der Schnittstelle. Akzeptanz der Benutzer in ük- und Prüfungsorganisationen stark abhängig von der Datenqualität (Vollständigkeit, Aktualität) und der einfachen Zugänglichkeit der Daten (Massnahme 8) Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) Aufwand Zeitaspekte A6.1 Voranalyse SDBB gering A6.1-A6.3 A6.2 Fachkonzept SDBB gering-mittel A6.3 IT-Konzept IT-Provider DBLAP2 A6.4 Umsetzung und Einführung A6.5 Wartung und Betrieb (der Schnittstellen an sich) IT-Provider DBLAP2 IT-Provider DBLAP2 gering mittel-gross gering-mittel zusammen ca Monate Monate wiederkehrend Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 20/32

21 Massnahme 7: DBLAP2 - Ausbau auf weitere Berufe Thema Ausbreitung von DBLAP2 auf weitere Berufe Ausgangslage DBLAP2 wird ab Sommer 2014 für die Automobilberufe (nur ük), die kaufmännische Grundbildung und den Detailhandel eingesetzt. Ab Lehrjahr 2016/17 kann DBLAP2 auf weitere Berufe ausgedehnt werden, bei denen Kantone und OdA eine zentrale gegenüber parallelen kantonalen Lösungen für den Datenaustausch vorziehen. Kleine Berufe haben für wenige Lernende Schnittstellen zu vielen Kantonen Grosse Berufe organisieren sich häufig interkantonal und national und setzen IT-Lösungen für die Unterstützung der Ausbildung und des Qualifikationsverfahrens ein. Bedarf ( Gap ) Fehlende Strategie der Kantone, für welche Berufe DBLAP2 als Austauschplattform genutzt werden soll Fehlende Priorisierungskriterien für die Umsetzung Wunsch von OdA nach zentralen Schnittstellen zu den Kantonen kann nicht erfüllt werden Dezentrale Schnittstellen in den Kantonen sind in vielen Fällen suboptimal, da sie zu Komplexität und hohen Betriebskosten führen Ergebnisse Strategie für Ausbau DBLAP2 und Priorisierungskriterien in den umgesetzten Berufen: Zentrale Bereitstellung von Lernendendaten von den Kantonen an ük- und Prüfungsorganisationen Zentraler Datenrückfluss an die Kantone (Erfahrungs- und Prüfungsnoten, Meldungen) Zentrale Schnittstelle der Kantone zu ausbildungs- und QVunterstützenden Anwendungen zur Übermittlung und Aktualisierung von Stammdaten und Ergebnissen Nutzen ük- und Prüfungsorganisationen, Kantone: Deutliche Reduktion der Anzahl Datenschnittstellen und damit der Komplexität und der Kosten Kantone: Deutliche Reduktion des Aufwands für Datenerhebung, und -bereitstellung in den umgesetzten Berufen ük/prüfungsorganisationen: Bessere Datenqualität in vor allem in interkantonalen Situationen (ausserkantonale Lernende/Kandidaten, kantonsübergreifende ük- oder Prüfungsorganisation etc.) Risiken Datenqualität auf DBLAP genügt den Bedürfnissen nicht, Parallellösungen sind nötig. Zentrale Lösungen werden auf operativer Ebene nicht akzeptiert, Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 21/32

22 Voraussetzungen und Annahmen bestehende (manuelle) Schnittstellen bleiben toleriert und im Einsatz. Daten können auf DBLAP2 nicht rechtzeitig bereitgestellt werden (z.b. bei Einführung einer nationalen Lösung in einem Beruf), lokale Lösungen sind schneller. Bei Nicht-Umsetzung Schnittstellen werden dezentral bereit gestellt, Gesamtaufwand und Komplexität steigen, ungenügende Datenqualität vor allem interkantonal Kantone setzen auf DBLAP als Schnittstelle zu interkantonal und national organisierten OdA und Prüfungsorganisationen Optimierung DBLAP2 (Massnahme 5) abgeschlossen Für Verwendung als Schnittstelle gegenüber IT-Lösungen für QV und Ausbildungsunterstützung: Ausbau Schnittstellen DBLAP2 (Massnahme 6) abgeschlossen Stakeholder Auftraggeber (EDK/SBBK) QV- und ausbildungsunterstützende Anwendungen Benutzer (Kantone, ük- und Prüfungsorganisationen, tw. Betriebe) Umsetzungs- und Betriebsorganisation (SDBB, Abraxas) Abhängigkeiten (keine) Akzeptanz Hohe Akzeptanz bei zentral organisierten OdA und bei Kantonen Teilweise geringe Akzeptanz auf lokaler, operativer Ebene Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A7.1 Erarbeiten der Umsetzungsstrategie A7.2 Festlegen der Umsetzungsund Priorisierungskriterien SBBK/KIB (OdA, SDBB) SBBK/KIB (KQV, OdA, SDBB) A7.3 Priorisierung der Berufe KQV (OdA, SDBB) A7.4 Umsetzung der priorisierten Berufe SDBB (OdA, Kantone) Aufwand gering gering gering mittel Zeitaspekte Dauer: 6 Monate so früh wie möglich Dauer: 6 Monate, so früh wie möglich Dauer 6 Monate, nach A7.2 Dauer: 6 Monate, nach A7.3 Bei Bedarf muss in den verwendeten ausbildungs- und prüfungsunterstützenden Anwendungen eine Schnittstelle für den Datenaustausch eingerichtet werden. Der Grossteil des Aufwands fällt einmalig pro Anwendung an, dazu kommen Konfigurationen/spezifische Anpassungen pro Beruf. Je nach Komplexität der umgesetzten Berufe fallen zusätzliche Betriebs- und Supportkosten an. Wichtige Faktoren sind die Grösse des Berufs (Anzahl Lernende), der Nutzerkreis (Betriebe, ük, Prüfungsorgane), die Komplexität der umgesetzten Qualifikationselemente und die Nutzungsart der Anwendung im Beruf (als Datenschnittstelle oder zur Direkteingabe) Ergänzungen Folgende Berufe wurden für den Ausbau bereits thematisiert (aber nicht analysiert): o Pharmaassistent/-in (Thema in KQV) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 22/32

23 o SwissMEM-Berufe (Anliegen SwissMEM in Zusammenhang mit geplanter Einführung von Sephir) Die Haltung der Kantone bezüglich M7 divergiert sehr stark (kein Ausbau Ausbau auf alle Berufe) Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 23/32

24 Massnahme 8: Koordiniertes Identity- und Accessmanagement (IAM) in der beruflichen Grundbildung (Abklärung/Studie) Thema Durch koordinierte Verwaltung von Identitäten und Zugriffsberechtigungen hindernisfreie Datenzugriffe ermöglichen und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherstellen Ausgangslage Operative Akteure der beruflichen Grundbildung (z.b. Berufsbildner, Kurs-Sekretariate etc.) benötigen für ihre Arbeit Daten der beruflichen Grundbildung (Lernende und Zusatzdaten, Betriebe, Berufsbildner). Diese Daten sind oft datenschutzrelevant (Personendaten, z.t. besonders schützenswert) Die Bearbeitung erfolgt zunehmend über IT-Lösungen, die Datenübermittlung über technische Schnittstellen Die Umsetzung von Datenschutzanforderungen führt in dieser Situation rasch zu hoher Komplexität und/oder aufwändigen Abläufen (z.b. unterschiedliche Logins für verschiedene Anwendungen innerhalb der Berufsbildung) und in der Folge zu Umgehungslösungen Bedarf ( Gap ) Verschiedene Logins nötig für verschiedene Anwendungen trotz gleicher Domäne Keine eindeutige Benutzeridentifikation Mangelhafte Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen (unpersönliche / unsichere Logins, unsichere und illegale Datenübermittlung per , FTP oder Excel) Ergebnisse Konzept für IAM (Dokument) mit Analyse und Lösungsempfehlungen Nutzen des Konzepts: Klare Ausgangslage für weiteres Vorgehen und Lösungssuche einer koordinierten Lösung: Koordinierte Verwaltung der Identitäten, Rollen und Berechtigungen für alle beteiligten Anwendungen Individuelle Steuerung der Berechtigungsvergabe durch Dateneigner (für Stammdaten: Kantone) Erhöhter Komfort/geringere Komplexität für Benutzer Sinkender Aufwand der Kantone für Autorisierung der Betriebe Basis für Durchsetzung der Datenschutzanforderungen Basis für Daten-Historie Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 24/32

25 Risiken Viele Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen Komplexität & unterschiedliches Verständnis der Rollenmodelle/Zugriffe Bestehende (heterogene) Systemlandschaft Voraussetzungen und Annahmen egov-vorhaben B2.06 (SwissTrust IAM) wird vorangetrieben Einigung der Verbundpartner (Inhalte, Priorisierungen) Stakeholder Alle Verbundpartner Benutzer von IT-Lösungen in der Berufsbildung Dateneigner und Berechtigungsverantwortliche Datenschutz-Verantwortliche Anbieter von IT-Lösungen in der beruflichen Grundbildung E-Government.ch (Vorhaben B2.06) Abhängigkeiten Dateneigner und Datenaustauschprozesse sind definiert (Massnahme 2) Akzeptanz Hohe Akzeptanz bezüglich Notwendigkeit, Unsicherheit bezüglich Umsetzbarkeit von Lösungsansätzen Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A8.1 Definition der Studieninhalte Empfehlung zum Vorgehen: SBBK/SBFI als Auftraggeber, SDBB, ech- Fachgruppe (wenn vorhanden) Aufwand gering Zeitaspekte 3-6 Monate 1. Analyse der Problemstellung und der Bedürfnisse, Anforderungen erheben 2. Konzeption eines groben Rollen- und Berechtigungs-Modells (inkl. Rollen, inkl. Prioritäten) 3. Vergleich mit vorhandenen und geplanten Lösungen im E-Government-Bereich (z.b. B2.06 SuisseTrust IAM) 4. Ausarbeitung fachliches Konzept/Vorgehens-Strategie 5. Validierung durch Stakeholder A8.2 Evaluation eines Auftragnehmers Auftraggeber, Geschäftsstelle A8.3 Durchführung der Studie Auftragnehmer (alle Stakeholder) A8.4 Auswertung der Studie, Auslösen von Folgemassnahmen Auftraggeber, Geschäftsstelle (alle Stakeholder) gering mittel gering 3 Monate 6-12 Monate 6-12 Monate Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 25/32

26 Massnahme 9: Unterstützung der Kantone bei der Koordination der Lösungen für ausbildende Unternehmen (Lehrbetriebsportale) Thema Unterstützung der Geschäftsprozesse zwischen Kantonen und ausbildenden Unternehmen/Lehrbetrieben (Lehrstellen, Lehrverträge, Ausbildungsbewilligungen, Prüfungsanmeldungen). Begleitung und ggf. Koordination von Vorhaben einzelner Kantone (aktuell BE, ZH, SG) und auf interkantonaler Ebene (berufsbildung.ch). Ausgangslage Viele Medienbrüche und papiergebundene Datenübermittlung zwischen Kantonen und ausbildenden Unternehmen Überkantonal organisierte Unternehmen/Konzerne wickeln die Prozesse parallel mit mehreren Kantonen ab. Prozesse sind ähnlich aber nicht gleich umgesetzt. Unternehmen sind die Urheber der wichtigsten Stammdaten (Lehrverhältnisse, Ausbildungsbewilligungen) Mehrere Kantone sind daran, Online-Portale für diesen Bereich aufzubauen (teilweise schon in Betrieb), dabei müssen sie kantonale Vorgaben und Rahmenbedingungen berücksichtigen (e- Government-Strategien, kant. Fachanwendungen) Das SDBB bietet Lehrvertrags-Lösungen (Formulare, Lehrvertrags- Anwendung, Lehrvertrag-Seriendruck), mit denen die Daten nicht online an die Kantone übermittelt werden können. Bedarf ( Gap ) Medienbrüche zwischen Kantonen und ausbildenden Unternehmen Kantone wollen elektronische und vor-validierte Daten Interkantonale Unternehmen wollen keine kantonalen Lösungen Eine nationale Lösung ( Portal für ausbildende Unternehmen ) ist gemäss Ausgangslage (und aufgrund der finanziellen Rahmenbedingungen) nicht realistisch. Ergebnisse Ohne nationale Lösung sollen die Aktivitäten der Kantone mindestens gut koordiniert werden (Synergien nutzen, interkantonale Bedürfnisse, z.b. von Grossunternehmen abdecken, Schnittstellen/Datenformate vereinbaren, möglichst hohe Kompatibilität der Lösungen gewährleisten) Kooperation der umsetzenden Kantone (Umfang abhängig von erhofftem Nutzen) Mitberücksichtigung interkantonaler Anliegen (Umgang mit Grossunternehmen) Datenaustauschstandards für den Datenverkehr mit ausbildenden Unternehmen und den Datenaustausch der Kantone untereinander Nutzen besser koordinierte kantonale Lösungen, einfacher anpassbar auf andere Kantone bessere Akzeptanz der Lösungen bei interkantonal organisierten Unternehmen Nutzung von Synergien/Vermeiden von Doppelspurigkeiten (z.b. fachliche Anforderungen, Fachkonzepte) Risiken Intensive Zusammenarbeit ist für beteiligte Kantone zu Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 26/32

27 Voraussetzungen und Annahmen aufwändig/komplex, auch da nicht finanziert (Nutzen teilweise für Dritte) Technische Hürden schränken Synergiepotenzial ein Parallele Entwicklung der gleichen Funktionen führt auf Dauer zu inkompatiblen Lösungen (Aufweichung einheitlicher Lehrvertrag) Bedürfnisse von interkantonal organisierten Unternehmen werden zu wenig berücksichtigt. Umgang mit SOG wird zu wenig beachtet Bei Nicht-Umsetzung Parallele und unkoordinierte Entwicklung der gleichen Funktionen führt mit Sicherheit zu inkompatiblen Lösungen Bedürfnisse von interkantonal organisierten Unternehmen werden nicht berücksichtigt Beteiligte Kantone schätzen eigenen Nutzen höher ein als Aufwand oder Zusatzaufwand kann finanziert werden Stakeholder Beteiligte Kantone (BE, ZH, SG) Interkantonale Unternehmen (Interesse an nationalen / koordinierten Lösungen) SDBB (berufsbildung.ch) SBBK (Interesse der Kantone an wiederverwendbaren Lösungen) Abhängigkeiten Massnahme 3: ech-fachgruppe und -Standards Akzeptanz abhängig von Resultaten Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A9.1 Entscheid, ob nicht doch eine nationale Lösung geprüft werden soll A9.2 Abklären Synergiepotenzial und weiteres Vorgehen Aufwand Zeitaspekte SBBK gering so rasch wie möglich SBBK (Kantone) gering laufend Bevor der Umfang der Zusammenarbeit festgelegt werden kann müssen die grundsätzliche Bereitschaft, der erzielbare Nutzen, die technischen Voraussetzungen und die wirtschaftlichen Auswirkungen geklärt werden. A9.3 Umsetzung der kantonalen Lehrbetriebsportale A9.4 bei Bedarf: interkantonale Standardisierung betroffener Prozesse A9.5 bei Bedarf: Entwicklung Datenaustauschstandards A9.6 bei Bedarf: Anpassung Lehrvertrags-Lösungen auf berufsbildung.ch BE, ZH, SG, ev. weitere SBBK ech- Fachgruppe SDBB (FaKo I- BBI)? gemäss kant. Plänen gering-mittel gering-mittel? gemäss Tätigkeitsprogramm SDBB Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 27/32

28 Ergänzungen Vor allem die Umsetzung der Portale innerhalb kantonaler E-Governmentdienste (Vorhaben ZH, SG) zementiert individuelle Kantonslösungen auf lange Sicht. Kleinere Kantone werden ähnliche Plattformen (und damit durchgängig elektronische Datenhaltung) nicht anbieten können. Die kantonalen Entwicklungen in diesem Bereich sind deshalb auch national strategisch relevant. Kantonale Lösungen haben den Nachteil, dass die Bedürfnisse interkantonal tätiger Unternehmen (zentrale oder zumindest überkantonale Verwaltung der einzelnen Betriebe, Lehrstellen und Lehrverhältnisse) grundsätzlich nicht abgedeckt werden. Bereits heute wird aus diesem Grund vereinzelt gefordert, dass die Lösungen des SDBB (Lehrvertrag-Seriendruck) für die Bedürfnisse grosser Unternehmen ausgebaut werden sollen. Diese Doppelspurigkeit führt langfristig zu höheren Gesamtkosten und/oder Ineffizienz. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 28/32

29 Massnahme 10: Automatisierung interkantonaler Datenaustausch Thema Automatisierung des Datenaustauschs unter den Kantonen und mit interkantonalen Plattformen(Stammdaten der Lehrverhältnisse, Zuweisungen, QV- Ergebnisse, Mutationen), damit nachgelagerte Stellen (Schulen, ük- Organisationen, Prüfungsorgane) mit aktuellen und zuverlässigen Daten auch zu ausserkantonalen Lehrverhältnissen versorgt werden können Ausgangslage Kantone übermitteln Stammdaten untereinander nur teilweise und unidirektional auf Basis der Datenaustauschrichtlinien elektronisch (vor allem Deutschschweiz) Die elektronische Übermittlung von Aktualisierungen ist nicht geregelt und erfolgt meist manuell Kompass-Kantone: mit neuer Kompass-Version voraussichtlich automatisierter interkantonaler Datenabgleich Romandie: oft dokumentgebundene Datenübermittlung (Papier, Scans) Bedarf ( Gap ) Daten werden oft mehrfach und redundant aktualisiert. Datenübermittlung zwischen Kantonen oft durch manuelle Datenübergabe oder auf Papier, teilweise lückenhafte Datensicherheit Kontinuierlicher Datenabgleich mit heutigen Mitteln sehr schwierig Fehlende Prozessdefinitionen und Datenaustauschstandards (Prozesse im QV aber recht gut eingespielt) Lernorte und Prüfungsorgane als sekundäre Datenbezüger haben hohen Aufwand, um Stammdaten von ausserkantonalen Lehrverhältnissen/Kandidaten aktuell zu halten. Ergebnisse Modernisierte Datenaustauschstandards für den Austausch der Stammdaten der beruflichen Grundbildung zwischen den bestehenden Systemen Architektur für sichere Datenübermittlung (ev. SEDEX-Plattform) Die Stammdaten von allen relevanten, auch ausserkantonalen Lehrverhältnissen sind in den kantonalen Fachapplikationen und auf DBLAP2 verfügbar und aktuell. Nutzen Aufwand für Datenaustausch bei Kantonen mit vielen ausserkantonalen Lernenden/QV sinkt nach Einführung Aufwand für Datenaktualisierungen/Nachforschungen sinkt bei allen Beteiligten massiv Kantone können Schulen, ük-organisationen und Prüfungsorgane mit aktuellen Daten auch für ausserkantonale Lernende versorgen. Risiken Hoher Aufwand für Einführung (vgl. Meldewesen) Potenzial kann nicht genutzt werden, weil vor-/nachgelagerte Prozessschritte (noch) nicht automatisiert sind. Ungünstiges Aufwand-/Nutzenverhältnis für Kompass-Kantone (gemeinsame Datenhaltung) und kleine Kantone (kaum ausserkantonale Lernende) Zu grosser Entwicklungsschritt für kleine und Romandie-Kantone Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 29/32

30 Automatisierung wird von den Kantonen nicht umgesetzt Bei Nicht-Umsetzung Datenqualität auf interkantonaler Ebene kann nicht verbessert werden Voraussetzungen Massnahme 2: Prozessoptimierung und -harmonisierung Stakeholder Kantone Lieferanten kant. Fachanwendungen Sekundär: Schulen, ük-organisationen, Prüfungsorgane, Lehrbetriebe Abhängigkeiten DBLAP2: Erweiterung Schnittstellen (Massnahme 6) für Schnittstelle zu DBLAP2 Massnahme 3: ech-fachgruppe und -Standards Akzeptanz IT Lieferanten kant. Fachanwendungen: hohe Akzeptanz Kantone: Teilweise Angst vor Kontrollverlust bei Automatisierung Arbeitspakete ID Titel Zuständig (beteiligt) A10.1 Vorgehen zur Um- und Durchsetzung vereinbaren A10.2 Kommunikationsarchitektur vereinbaren A10.3 Interkantonale Datenaustauschprozesse festlegen und vereinbaren Aufwand Zeitaspekte Kantone (SBBK) mittel 3-6 Monate ech-fachgruppe mittel 3-6 Monate SBBK unterschiedlich, pro Prozess QV- und Schulzuweisungen, Datenaktualisierung Lehrortskanton Schulortskanton Schule, Schule Lehrortskanton, Lehrortskanton DBLAP2 A10.4 Pilotprojekt durchführen (Kommunikationsarchitektur einführen, Prozesse implementieren) A10.5 Datenaustauschstandards erweitern Ergänzungen 2 Kantone mit hohem Nutzen und unterschiedlichen Fachanwendungen, z.b. BE und ZH, DBLAP2 ech-fachgruppe geringmittel mittelhoch geringmittel pro Prozess, im Wechsel mit A10.3 und A10.5 pro Prozess, im Wechsel mit A10.3 Aufwände und Durchlaufzeit hängen sehr stark von den betroffenen Prozessen, dem gewählten Vorgehen, der Kommunikationsarchitektur und der Umsetzungstiefe ab. Wenn die Umsetzung primär den Pilot-Parteien überlassen wird, sollte innert 1-2 Jahren ein deutlich sichtbarer Nutzen erreicht werden können. In diesem Fall ist es sehr wichtig, dass bereits im Voraus und verbindlich vereinbart wird, wie und unter welchen Bedingungen die Automatisierung anschliessend ausgebreitet wird (Anschluss weiterer Kantone). Eine nicht (zumindest sprachregional) flächendeckende Umsetzung würde den Nutzen deutlich senken. Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 30/32

31 Massnahme 11: Standardisierung der interkantonalen Schulzuweisungen Thema Einheitliches Verfahren der Kantone, wie Lernende an ausserkantonale Schulen zugewiesen und Daten dazu übermittelt werden (analog Prüfungszuweisung) Ausgangslage Ausserkantonale Lernende werden oft direkt durch Betriebe oder Lehrortskanton an Schulen gemeldet Die Übermittlung der Lehrvertragsdaten von den Kantonen an die ausserkantonalen Schulen erfolgt nicht oder verspätet. Eine Datenaktualisierung zwischen Schule und Lehrortskanton findet kaum statt. Aktuelle Daten beim Lehrortskanton sind Voraussetzung für Aufsicht, ük- und Prüfungsabwicklung und Automatisierung des Datenaustauschs. Bedarf ( Gap ) Betriebe sollen Lernendendaten nur einmal erfassen und liefern müssen. Die Schulen sollen die Stammdaten aller Lernenden von den Kantonen erhalten, auch diejenigen von ausserkantonalen Lehrverhältnissen. Die Datenaktualisierung zwischen Schule und Lehrortskanton soll auch ausserkantonal funktionieren. Ergebnisse Die interkantonale Schulzuweisung und die Übermittlung der Daten erfolgt zwischen allen Kantonen nach dem gleichen Verfahren (Lehrortskanton Schulortskanton Schule), analog zu den Prüfungszuweisungen Nutzen Sofortiger Minderaufwand für Betriebe und Schulen bei sorgfältiger Umsetzung Etablierte Prozesse zwischen Schulortskanton und Schule können auch für ausserkantonale Lehrverhältnisse mitbenutzt werden Weniger parallele Datenstämme, zuständig für die Bereitstellung und Aktualität der Stammdaten ist immer der Lehrortskanton Auch interkantonal keine separaten Schulanmeldungen durch Betriebe mehr erforderlich Weniger Administrativaufwand für ausserkantonale Schüler in Schulen Risiken Zusatzaufwand in der Übergangsphase bis zur Automatisierung wird von Schulortskantonen nicht akzeptiert Prozess wird zwar definiert, aber nicht umgesetzt Schulen verlangen weiterhin separate Schulanmeldungen Situation/ Umgang mit privaten Schulen wird zuwenig berücksichtigt Bei Nicht-Umsetzung Erhöhter Administrativaufwand für ausserkantonale Lernende bei Betrieben und Schulen Datenflüsse_Massnahmen_1.0.docx Seite 31/32