Optimierung der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung

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1 Optimierung der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung Entwurf: Vision und Leitziele der Kantone Anhang zum Aktionsplan Version 1.0 Datum Status abgeschlossen Autor Projektteam DAP Verteiler öffentlich

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Ausgangslage Vision Leitziele Allgemeines 1.1 Zweck des Dokuments Vision und Leitziele sollen das gemeinsame Verständnis der Kantone darüber ausdrücken, welche übergeordneten Ziele sie bezüglich der Datenflüsse in der beruflichen Grundbildung erreichen wollen. In der aktuellen Version ist das Dokument ein Vorschlag aus dem Projekt an die Kantone. Damit es seinen Zweck erfüllen kann, muss das Dokument unter den Kantonen und mit den Verbundpartnern diskutiert, verabschiedet und im Rahmen der strategischen Steuerung periodisch an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Erst dann wird es zur geeigneten Grundlage für die Beurteilung, Steuerung und Evaluation von konkreten Projekten. 1.2 Zielgruppe Alle Interessierten, insbesondere aber Entscheidträger, Projekt- und Steuergremien von interkantonal relevanten IT- und Prozessoptimierungs-Projekten in der beruflichen Grundbildung. 2 Ausgangslage Ist-Situation in der beruflichen Grundbildung Der Datenaustausch in der beruflichen Grundbildung funktioniert heute grundsätzlich, ist jedoch fehleranfällig und mit viel Aufwand verbunden. Die Datenflüsse zwischen den beteiligten Partnern sind komplex und häufig durch Hindernisse gestört (z.b. Medienbrüche, mehrfaches Erfassen der gleichen Daten oder aufwändige Datenaktualisierung). Der Ist-Zustand aus kantonsübergreifender Sicht wurde in der Situationsanalyse erhoben und dokumentiert (verfügbar unter Übergeordnete Ziele E-Government Schweiz Die Kantone und der Bund haben sich 2007 auf die untenstehenden Ziele im Bereich E- Government geeinigt und sie 2012 bekräftigt (E-Government-Strategie, Das Vorhaben betrachtet das Erreichen der Ziele 1 und 2 als verbindlichen Auftrag, soweit es sich nicht um interne Prozesse der einzelnen Kantone handelt: Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 2/8

3 Die E-Government-Strategie Schweiz verfolgt, in der Reihenfolge ihrer Bedeutung, drei Ziele: 1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab. 2. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen - häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen - Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. Können Verwaltungsgeschäfte durchgängig elektronisch ohne Medienbrüche abgewickelt werden, so entstehen für die Unternehmen, für Privatpersonen und für die Verwaltung Erleichterungen dank Bürokratieabbau und es können vor allem Kosten gespart werden. Verwaltungsintern ermöglicht der Einsatz der IKT 1 raschere Entscheidungswege, weniger personalintensive Prozesse, eine schlankere Arbeitsorganisation und eine bessere Vernetzung. Für die Bevölkerung und für die Wirtschaft werden bessere Dienstleistungen, ein weder zeitlich noch örtlich eingeschränkter, einfacherer Verkehr mit den Behörden sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns erzielt. 3 Vision Durch ihre Aufsichtspflicht sind die Kantone Dateneigner der Stammdaten der beruflichen Grundbildung und der Qualifikationsergebnisse. In dieser Rolle sorgen die Kantone in Ihrem Verantwortungsbereich gemeinsam und aktiv dafür, dass die benötigten Daten zu Lehrverhältnissen und Qualifikationsverfahren allen beteiligten Organisationen und Personen elektronisch, hindernisfrei, aktuell und in guter Qualität zur Verfügung stehen. 1 Informations- und Kommunikationstechnologie Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 3/8

4 Um dies zu erreichen wägen die Kantone lokale und nationale Bedürfnisse gegeneinander ab gestalten die Kantone die Zuständigkeiten, die Datenflüsse und die Hilfsmittel so, dass die Datenbereitstellung, der Datenzugriff und die Datenentgegennahme mit Blick auf alle Beteiligten möglichst wenig Aufwand bereiten. reduzieren die Kantone die Anzahl der Datenaustauschverbindungen durch intensive Zusammenarbeit und gemeinsame Lösungen auf ein notwendiges Minimum. gestalten die Kantone die verbleibenden Verbindungen so aus, dass sie einfach, sicher und störungsfrei funktionieren. gehen die Kantone bei der Umsetzung pragmatisch und professionell vor zählen die Kantone auf das Verständnis und die tatkräftige Unterstützung durch die anderen Verbundpartner 4 Leitziele Die nachfolgenden Leitziele konkretisieren die obenstehende Vision und verbinden Sie mit den Zielen der E-Government-Strategie von Bund und Kantonen. 4.1 Die Kantone haben einheitliche administrative Prozessschnittstellen unter sich und zu Verbundpartnern Die Kantone einigen sich in Administrativprozessen wie Lehrvertrag genehmigen, Lernende zuweisen, Dispense erteilen, auf einheitliche Prozess- und Kommunikationsschnittstellen untereinander und gegenüber den Verbundpartnern Damit erfüllen sie eine Grundvoraussetzung für die angemessene IT-Unterstützung auf interkantonaler Ebene. Die Kantone einigen sich vor der Umsetzung von interkantonalen IT-Lösungen auf einheitliche administrative Prozess- und Kommunikationsschnittstellen. Die Kantone dokumentieren interkantonal vereinbarte Prozesse und deren Schnittstellen systematisch. Die Kantone halten sich an die vereinbarten Prozessschnittstellen und verlangen dasselbe von ihren Partnern. Einheitliche Prozess- und Kommunikationsschnittstellen der Kantone erleichtern die Zusammenarbeit untereinander und mit kantonsübergreifend tätigen Partnern. Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 4/8

5 Einheitliche Prozess- und Kommunikationsschnittstellen der Kantone erhöhen die Effizienz und senken die Komplexität von nationalen IT-Lösungen, auch seitens der Verbundpartner (ausbildende Unternehmen, Berufsfachschulen, Experten, ük- Organisationen) Die systematische Dokumentation der vereinbarten Prozesse ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Hindernissen und Optimierungspotenzial und fördert die einheitliche Umsetzung. Verbindlichkeit erhöht den der definierten Prozesse und stärkt das Vertrauen der jeweiligen Partner. 4.2 Daten werden digital erfasst, übermittelt und gespeichert Die in der Berufsbildung verwendeten Daten werden in der Regel direkt und einmalig digital erfasst. Die digitale Version der Daten gilt als das Original. Aus rechtlichen oder praktischen Gründen benötigte Papierdokumente werden immer aus den digitalen Daten erstellt. Die Kantone stellen sicher, dass der Urheber alle von den Kantonen benötigten Daten digital erfassen und übermitteln kann. Die Kantone stellen sicher, dass sie einmal digital erfasste Daten ohne Medienbruch weiterverwenden können. Die Kantone stellen sicher, dass Daten, die sie in Papier- oder sonstiger nicht weiterverarbeitbarer Form erhalten, unverzüglich digital erfasst werden. Die durchgehende digitale Datenhaltung und -übermittlung ist Voraussetzung für den Datenabgleich und die Automatisierung von Prozessschritten zwischen den beteiligten Partnern. Digitale Daten können rascher verarbeitet und verbreitet werden. Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 5/8

6 4.3 Datenaustausch findet automatisiert im Hintergrund statt Datenlieferungen und -aktualisierungen an Partner und der Import von eingehenden Daten erfolgen automatisch und regelbasiert, ohne den Einsatz von Fach- und Administrationspersonal. Die Kantone stellen Daten anderen Kantonen digital so zur Verfügung, dass diese die gelieferten Daten automatisch verarbeiten können. Die kantonalen Fachanwendungen verarbeiten von anderen Kantonen oder interkantonalen Plattformen gelieferte Daten automatisch. Die Kantone stellen den Lernorten Daten automatisch so zur Verfügung, dass diese jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten haben und bei Bedarf ihre eigenen Datenbestände automatisch aktualisieren können. Die Kantone sind in der Lage, digital von Lernorten gelieferte Daten automatisch zu verarbeiten. Die Kantone ermöglichen den Lernorten Daten digital zu übermitteln und stellen die nötigen Hilfsmittel wie Portale und/oder Datenschnittstellen zur Verfügung. Alle Beteiligten werden entlastet, weil die Partner die benötigten Daten, insbesondere auch Aktualisierungen ohne menschliches Zutun und in weiterverarbeitbarer Form erhalten. Aktuelle Daten stehen den Nutzern schneller und in gleichbleibender Qualität zur Verfügung. Digital und standardisiert eingehende Daten ermöglichen den Partnern die regelbasierte Weiterverarbeitung, d.h. die Automatisierung von Routinearbeiten. Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 6/8

7 4.4 Die Kantone unterhalten zu jedem Partner nur eine einzige, standardisierte Datenschnittstelle Die Kantone organisieren sich so, dass jeder Partner nur noch mit einem Kanton oder mit einer interkantonalen Plattform Daten austauscht. Sie stellen die dafür erforderliche Datensynchronisation unter den Kantonen und mit interkantonalen Plattformen sicher und sorgen für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Die Kantone stellen jeder Lern- und jeder Prüfungsorganisation eine einzige Datenschnittstelle zur Verfügung, entweder bei einem zuständigen Kanton oder über eine interkantonale Plattform. Die Kantone synchronisieren die für den Austausch benötigten Daten untereinander bzw. mit interkantonalen Plattformen. Die Kantone stellen den Datenschutz sicher, indem sie mit den Partnern vertraglich vereinbaren und anschliessend überwachen, welche Rollen unter welchen Bedingungen welche Daten bearbeiten dürfen. Die Zahl der Datenaustauschbeziehungen sinkt, sowohl für die Kantone wie auch für die Partner. Dadurch sinken die Wartungsaufwände und die Benutzerfreundlichkeit wird verbessert. Insbesondere fehleranfällige, selten benutzte Schnittstellen zwischen Kantonen und Partnern entfallen. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kann besser gewährleistet werden. Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 7/8

8 4.5 Alle Partner haben Zugriff auf aktuelle und vollständige Daten Für Partner relevante Daten stehen diesen nach der erstmaligen Verarbeitung oder nach einer Aktualisierung mindestens tagesaktuell zur Verfügung. Die Kantone stellen sicher, dass sie eingehende Daten und Aktualisierungen dazu zeitnah verarbeiten. Die Kantone stellen sicher, dass sie ihren Partnern jederzeit aktuelle und vollständige Daten zur Verfügung stellen. Der Unterhalt von separaten, nicht synchronisierten Datenbeständen und der Aufwand für manuellen Datenabgleich entfällt, da sich die Partner auf die Qualität der zur Verfügung gestellten Daten verlassen können. Datenflüsse_Vision_1.0.docx Seite 8/8