Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences. Feedbackmanagement. Erfahrungsbericht

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1 Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences Feedbackmanagement Erfahrungsbericht Sommersemester 2008 Wintersemester 2008 / 2009

2 Verfasst von: Cemil Uraz Sachgebiet 1.3 Planung, Entwicklung, Controlling Fachhochschule Köln / Cologne University of Applied Sciences Claudiusstraße 1, D Köln Phone: cemil.uraz@fh-koeln.de Web: Stand: 02. April 2009

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Erste Erfahrungen aus dem Feedbackmanagement Öffentlichkeitsarbeit und Akzeptanz des FBM an der Fachhochschule Problemfelder Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten Informationsmanagement Transparenz der Verwendung von Studienbeiträgen Fazit...6 2

4 1 Erste Erfahrungen aus dem Feedbackmanagement Mit Einführung des Feedbackmanagement an der FH Köln ist neben der Evaluation ein weiteres Instrument im Bereich des Qualitätsmanagement eingeführt worden. Mit diesem Erfahrungsbericht soll nach 1 Jahr praktischer Arbeit ein Fazit gezogen und in Anlehnung an das Konzept vom Januar 08 die Umsetzung und Ergebnisse näher gelegt werden. Im Hinblick auf DV-technische, inhaltliche und zeitliche Faktoren sind die wesentlichen Ansätze im Konzept erfolgreich realisiert worden. Der Einsatz des Ticketsystems TOPdesk hat sich in der täglichen Anwendung (Vorgangsbearbeitung) bewährt. Bereits nach kurzer Zeit haben sich mit den Meldungen der Studierenden, die grundlegenden Problembereiche hervorgehoben. Um nähere Informationen zu den angeführten Punkten zu erhalten, wurden Fachschaftsgespräche im Sommersemester 08 und Wintersemester 08/09 durchgeführt, deren nützliche Ergebnisse in die Auswertungen eingeflossen sind. Mit diesen Gesprächen konnten die angeführten Punkte konkretisiert und gemeinsam mit den Studierenden Lösungsansätze und Vorschläge erarbeitet werden. Als eine weitere Informationsquelle dienten die Ergebnisse der fakultätsübergreifenden Studierendenbefragung. 2 Öffentlichkeitsarbeit und Akzeptanz des FBM an der Fachhochschule Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und den ersten Erfahrungen ist die Akzeptanz unter den Studierenden, den Fakultäts- und Verwaltungsangehörigen erkennbar. Die Einführung des FBM wurde von Studierenden positiv aufgenommen und begrüßt. Generell ist Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen positiv zu bewerten. Angeforderte Stellungnahmen aus Verwaltung / Fakultäten wurden zum größten Teil ausführlich abgegeben. Jedoch lässt sich aus den Ergebnissen der Studierendenbefragung 2008 ableiten, dass weiterhin eine große Zahl von Studierenden das Feedbackmanagement nicht ausreichend kennt. Auf die Frage Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit dem Feedbackmanagement der FH Köln? haben von 3200 Teilnehmern 1730 (ca. 54 %) keine Bewertung abgeben können. Zu Beginn des nächsten Semesters werden als weitere Maßnahmen feste Sprechzeiten des Feedbackmanagement und die Verteilung von Flyern an allen Standorten organisiert. 3

5 3 Problemfelder In diesem Abschnitt wird eine kurze Übersicht über die einzelnen Problembereiche die sich herauskristallisiert haben, dargelegt. Hierbei ist jedoch zu erwähnen, dass bei Handlungsbedarf entsprechend eine detaillierte Untersuchung notwendig ist. Das Feedbackmanagement kann somit einen ersten Schritt einleiten. Ein weitere Bearbeitung hingegen erfordert, dass Einbinden der Zuständigkeitsbereiche. 3.1 Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten Die Durchführung der Lehrveranstaltungsbewertung ist in der Evaluationsordnung unter 9 geregelt. Sie ist ein wichtiges Instrument zur Sicherung der Qualität von Lehre und Studium. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, qualitative Aspekte aus der Lehre zu messen und die Ergebnisse im Rahmen der Qualitätssicherung aufzugreifen. Im Rahmen der Fachschaftsgespräche vom Wintersemester 08/09 sind von den studentischen Vertretern / -innen wichtige Hinweise in Bezug auf die Organisation und Durchführung der Befragung eingegangen. Bis dato wird die Befragung durch die Dozenten und Dozentinnen eigenständig durchgeführt. Die Bögen werden in den jeweiligen Lehrveranstaltungen ausgeteilt, eingesammelt und zur Auswertung weitergeleitet. Es besteht der Wunsch der Studierenden, dass die Umfragen (austeilen der Bögen und einsammeln) durch studentische Hilfskräfte durchgeführt werden und nicht mehr durch die Dozenten. Laut Evaluationsordnung sind durch die Dekanate die zu bewertenden Lehrveranstaltungen zu Beginn des Semesters festzulegen und die zu evaluierenden Veranstaltungen in Form von Listen hochschulöffentlich bekannt zu machen. Da es sich bei der LVB um eine zentrale, fakultätsübergreifende Befragung handelt, sollten diese Listen bzw. Ergebnisse zentral auf den Internetseiten der Evaluation ( hinterlegt werden. Diese Internetseiten wurden neu strukturiert und überarbeitet. Eine zentrale Darstellung hat den Vorteil, dass nicht auf Fakultätsinternetseiten oder in diversen Schaukästen gesucht wird, sondern ein direkter Zugriff auf die wichtigen Informationen besteht. Die Korrekturfrist von Prüfungen ist in den jeweiligen Prüfungsordnungen festgelegt und beträgt in den meisten Fällen 6 Wochen. Dies bedeutet, dass innerhalb dieser Frist die Ergebnisse den Studierenden mitzuteilen sind. Aufgrund der eingegangenen Meldungen und den PSSO-Gesprächen vom Sommersemester 2008 hat sich gezeigt, dass diese Frist in 4

6 einigen Fällen überschritten wird. Abgesehen von prüfungsrechtlichen Aspekten sind Auswirkungen auf die Studienorganisation spürbar. Nicht nur die Studierenden sind in Ihrer Studienplanung betroffen, sondern auch die Prüfungsämter werden dadurch beeinträchtigt. Im Sommersemester 2008 wurde ausführlich mit den Fachschaftsvertretern und den Mitarbeitern /-innen der Studienbüros über das PSSO gesprochen und alle Kritikpunkte aufgenommen. In den ersten Auswertungen hat sich herausgestellt, dass die Kritik nicht an sich am PSSO-System liegt, sondern an organisatorischen Gesichtspunkten. Dies bedeutet, dass in Zukunft ein besonderes Augenmerk bezüglich der Kommunikation zwischen Studienbüros und den Fakultäten, des Einpflegen der Prüfungsordnungen und der technischen Betreuung gegeben sein muss. 3.2 Informationsmanagement In den letzten zwei Semestern äußerte sich zunehmend der Wunsch nach einem zentralen -Benachrichtigungssystem. Mit diesem System möchten Studierende mit relevanten Informationen in regelmäßigen Zeitabständen über studiums- und prüfungsrelevanten Themen informiert werden. Mit dem neuen Groupmail System werden mittlerweile wichtige Informationen den Studierenden weitergeleitet. Beispielsweise wurde Ende letztes Semester per an die Rückmeldung erinnert. Die Nutzung dieser verteiler wird in den nächsten Semestern zunehmen. Ein weiterer Kritikbereich ist die Übersichtlichkeit der Internetseiten der FH Köln. Wichtige Informationen sind teilweise in dritter bis vierter Ebene hinterlegt. Auch hier gibt es bereits konkrete Ansätze zum Relaunch der Internetseiten. 3.3 Transparenz der Verwendung von Studienbeiträgen Aufgrund der Studierendenbefragung und den Fachschaftsgesprächen hat sich gezeigt, dass ein großer Teil der Studierenden nicht weiß, wofür die Studienbeiträge verwendet werden. Zwar sind die einzelnen Maßnahmenlisten in den Internetseiten der Verwaltung hinterlegt, jedoch werden diese Seiten selten besucht. Es ist zu überlegen wie noch mehr Transparenz erreicht werden kann. Beispielsweise können Maßnahmen / Veranstaltungen aus Studienbeiträgen in Vorlesungsverzeichnissen oder anderen Publikationen kenntlich 5

7 gemacht werden. Eine weitere Idee ist, pro Semester eine Druckpublikation herauszugeben, in der alle Maßnahmen je nach Fakultät veröffentlicht werden. Mit der entsprechenden Auflage kann diese Zeitschrift den Studierenden verteilt bzw. an verschiedenen Stellen hinterlegt werden. 4 Fazit Das FBM hat gezeigt, dass im Rahmen seiner Tätigkeit die FH Köln wichtige und nützliche Informationen erhält. Zusammen mit den Eingaben und Ergebnissen aus der Evaluation, der Studierendenbefragung, Fachschaftsgesprächen usw. entsteht ein riesiges Informationsbestand, welches eine sehr gute Basis für Veränderung / Verbesserungen darstellt und somit dem Qualitätsmanagement dienen kann. Die FH Köln steht der Herausforderung gegenüber, dieses Wissen in Nutzen zu wandeln. Im Hinblick des Wettbewerbs der Hochschulen untereinander ist es unvermeidbar auf Veränderungen und Wünsche der FH-Angehörigen einzugehen und für alle spürbar und Transparent darzulegen. Wichtig sind hierbei die einzelnen QM-Instrumente zu verzahnen. Es erfordert wie bereits erwähnt ein ganzheitliches QM indem einerseits feste Zuständigkeiten gegeben sind und kontinuierlich eine Optimierung der Prozesse erfolgen kann. 6