Personalmanagement in der Pflege

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1 Personalmanagement in der Pflege 1 Kammer für Arbeiter und Angestellte Salzburg 07. März 2011 Mag. Karl Schwaiger Pflegedirektor a. ö. Krankenhaus Hallein

2 Personalmanagement in der Pflege 2 Grundlagen der Personalplanung mit Schwerpunkt Personalbedarfsplanung c)ziele der Personalplanung d)aufgaben der Personalplanung e)quantitative Personalbedarfsplanung (Personalbedarfsermittlung) f) Qualitative Personalbedarfsplanung g)personalcontrolling

3 Personalmanagement in der Pflege 3 Gesetze, Verordnungen Gesundheitspolitische Ziele Arbeitsmarkt ADMINISTRATION-CONTROLLING PERSONALBESCHAFFUNG Eigentümer (Träger) Management Auftrag betriebliche Zielsetzung Qualität ERMITTLUNG PERSONALAUSSTATTUNG PERSONALBEDARFS- PERSONALEINSATZ- PLANUNG PERSONALENTWICKLUNG PERSONALPLANUNG HUMAN RESOURCE MANAGEMENT In Anlehnung an: P. Mohr Msc, MBA, Strukturen des Pflegedienstes

4 Personalplanung 4 b) Aufgaben der Personalplanung: Die Personalplanung beschäftigt sich mit einer möglichst realistischen Einschätzung des künftigen Geschehens (Leistungsplanung) in einem Unternehmen und den daraus resultierenden Einflüssen auf den personellen Bereich. Zu berücksichtigen ist in besonderem Maße der aus den geplanten Leistungen (Zielen) ermittelte Soll-Personalbedarf (Ist-Stellenplan) = nötig zur Berechnung der Personalkosten (Personalbudget)

5 Personalplanung 5 Der Soll-Personalstand zur Erreichung der Organisationsziele wird mittels allgemeiner und spezieller Rechenverfahren und Arbeitsanalysen ermittelt: c) Quantitative Personalbedarfsplanung (Personalbedarfsberechnung) 5. Arbeitsplatzrechnung 6. Leistungseinheitsrechnung 7. Anhalts- und Kennzahlenmethode (DKG, ÖSG: Strukturqualitätskriterien)

6 Personalplanung 1. Leistungserfassung in der Pflege Diese Verfahren zählen zu den analytischen Verfahren: Das sind leistungsbezogene Verfahren bei denen sämtliche für den Arbeitsvollzug relevanten Einflußfaktoren in die Persbedarfsermittlung einbezogen werden: patientenorientierte, organisatorische, technische, bauliche Faktoren, denen das Arbeitssystem ausgesetzt ist PPR (PflegePersonalRegelung) 4.2. TISS (TherapeuticInterventionsScoringSystem) 4.3. TIPPS (TäglichesIntensivPflegePunkteSystem) 4.4. LEP (Leistungserfassung in der Pflege) 6

7 Personalbedarfsberechnung Berechnung des Ausfalls: Aus der Fehlzeitenstatistik ist die Zeit der bezahlten Abwesenheit = Ausfall berechenbar. Vier Begriffe für die Berechnung des Ausfalls: 4. Ausfallquote 5. Ausfallfaktor 6. Korrigierter Ausfallfaktor 7. Nettoarbeitszeit Ad 1) Ausfallquote sagt aus wieviel Prozent der ermittelte Ausfall in Bezug auf die Bruttoarbeitszeit beträgt: 7 Ausfallquote % = Ausfall (Stunden) x 100 : BruttoAZ (Stunden)

8 Personalbedarfsberechnung Ad 2) Der Ausfallfaktor wird aus der Ausfallquote ermittelt und bestimmt mit welcher Zahl das Ergebnis einer PB- Berechnung multipliziert werden muss um den Ausfallfaktor einzurechnen. Formel: 100: (100-A-Quote)= A-Faktor Ad 3) Der korrigierte A-Faktor ist das Ergebnis aus dem Verhältnis von tatsächlichem A-Faktor zu dem in der Planrechnung angenommenem A-Faktor. Die mit dem angenommenen A-Faktor berechneten Ergebnisse der PB- Berechnung müssen mit dem korrigierten A-Faktor multipliziert werden um das korrekte tatsächliche Ergebnis zu erhalten. Formel: tatsächl. A-Faktor : angenommenen A-Faktor=korr. A-Faktor 8

9 Personalplanung 9 Ad 4) Jahres Netto-Arbeitszeit: Brutto-Jahresarbeitszeit = 40 x 52 = 2080 Std./J Netto-Jahresarbeitszeit = 2080 Std. /J Ausfallzeit von ca. 20% = Std./J

10 Exkurs Fehlzeiten: Personalplanung 10 Fehlzeiten sind in personalintensiven Dienstleistungsbetrieben organisatorisch und kostenmäßig von großer Bedeutung. Quantitative Fehlzeiten = Zeiteinheiten in denen Personalaufwand (Personalkosten) entsteht, ohne dass dafür eine Gegenleistung erbracht wird.

11 Personalbedarfsberechnung Quantitative FZ sind durch FZ-Statistiken relativ leicht zu erfassen: Urlaub, Sonderurlaub, bezahlte Fort-, Aus- und Sonderausbildung, Krankheit, Unfall, Rehabilitation, Arztund Behördenbesuche, Pflegefreistellung u. ä. Qualitative Fehlzeiten = Zeiteinheiten für die Personalaufwand entsteht, ohne dass volle Gegenleistung erbracht wird, z. B. bei Anwesenheit am Arbeitsplatz bei voller Leistungsbereitschaft (Journaldienste, Hausbereitschaft). Qualitative Fehlzeiten bei denen nicht volle Leistungsbereitschaft am Arbeitsplatz gegeben ist, entstehen Arbeitsunzufriedenheit, oder mangelnde baulich-technische, oder organisatorische Arbeitsbedingungen 11

12 Personalbedarfsberechnung 12 Qualitative Fehlzeiten sind indirekt erfassbar, mittels Feststellung der Quantität und Qualität der Arbeitsleistung, oder durch Feststellung des Grades der Arbeitszufriedenheit oder der Zufriedenheit der PatientInnen/Kunden. Durch quantitative Fehlzeiten und qualitative Fehlzeiten bei verminderter Leistungsbereitschaft entstehen dem Arbeitgeber zusätzliche Personalkosten durch die nötige Anstellung von Urlaubs- oder Krankenstandsvertretungen oder zu wirtschaftlichem Schaden oder Imageverlust durch mangelnde Leistung die sich unmittelbar negativ auf die Patientenbetreuung auswirken kann.

13 Personalbedarfsberechnung 13 Zeit = Geld! Durchschnittliche Jahresbrutto-Lohnkosten für eine diplomierte Gesundheits- und Krankenpflegefachkraft (ca. 30 Jahre, 10 Jahre im Beruf) belaufen sich inkl. DG-Beiträgen auf ca ,-- Eine Arbeitsstunde im Betrieb kostet somit ca. 24,-- Eine Arbeitsminute im Betrieb kostet ca. 0,40 Cent.

14 Personalbedarfsberechnung Arbeitsplatzrechnung: Sie ist für weitgehend arbeitsmengenunabhängige Arbeitsplätze anwendbar, z. B. Mindestbesetzung im ND Formel: PB = Erwü. AW-Zeit/Tag x AW-Tage/Wo : AZ/ MA/Wo Leistungseinheitsrechnung: In erster Linie in mengenabhängigen Arbeitsbereichen, wo Arbeitsvorgänge und die Zeit pro Arbeitsvorgang bestimmt werden können, z. B. Laboruntersuchungen, Rö-Unters. Formel: 14 PB = Anz.A-vorgänge/Wo x Zeitbed./A-vorgang: AZ/MA/Wo

15 Personalbedarfsberechnung Kennzahlenrechnung: Sie ist eine Verallgemeinerung und Vereinfachung der Leistungseinheitsrechnung. Dabei werden die Relationen von Arbeitskräften zu Leistungen, Betten, Patienten etc. verwendet. Z. B. in den Strukturqualitätskriterien des ÖSG wird für Pall.Stationen ein Verhältnis von 1 Pall-Bett : 1,2 Pflegepersonen vorgeschrieben. Bei Intensivstationen Typ I wird ein Verhältnis von 1:1,5 (1,5 Pflegepersonen/ Intensivbett) vorgeschrieben. Eine spezielle Form der Kennzahlenrechnung ist die Anhaltszahlenrechnung: 15 Dies war im Pflegebereich eine häufig eingesetzte Methode

16 Personalbedarfsberechnung Die Anhaltszahlen der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) für den Pflegedienst beziehen sich auf Durchschnittswerte und gehen von einem Verhältnis zwischen PB und Leistung oder PB und Patienten (durchschnittlich belegte Betten) aus. Formeln für Pflegedienst im Stationsbereich (Erwachsene): TD (16 Std): Pflegeminuten Grundwert = 114 min/bel. Bett, Wochentagefaktor = 6,3 da Perseinteilung am WO-Ende reduziert. Wo dies nicht möglich (Intensiv z. B. = 7) PB= durchschnittl. Belag x Pfl.Min. x 52,14 Wo x Wotg.Faktor: 16 JahresnettoAZ i. Std. x 60 Min. ND:PB = Anzahl ND x 8,5 Std. x 365 Tage : JahresnettoAZ i. Std.PB für Zuschlag NSchG-Nachtdienste ist gleiche Formel

17 Personalbedarfsberechnung Beispiel Arbeitsplatzrechnung: 1) Telefonzentrale: 1 MA für 24 Std./Tg., an sieben Tagen/Wo, A-Quote 15 %, Wochenarbeitszeit 40 Std., 2) Nachtdienst: 1MA für 12,5 Std./Tg. an sieben Tagen/Wo, A- Quote 17%, Wochenarbeitszeit 40 Std., 2 Std. NSchG- ZA/ND 3) Intensivstation (6 Betten) kommt nach den üblichen Berechnungsmethoden (1,5 DP/Bett lt. ÖSG) und unter Berücksichtigung der Beatmungsstunden mit 9,5 Stellen nicht aus. Pro Schicht (1x 3-Schicht-Betrieb a 8 Stunden mit 3x 20 min Übergabe und alternativ 1x2Schicht-Betrieb a 12 Stunden mit 2x20 min Übergabe) 2 Pflegekräfte, 7x/Wo,A- Quote= 20 %, 40 Std. Wo, 2 Std. NSchG-ZA/ND 17

18 PflegePersonalRegelung ERLÄUTERUNG PPR- ÖSTERREICH NACH ON-REGEL QUALITÄTSMANAGEMENT IN DER PFLEGE - STRUKTURSTANDARD PERSONALMANAGEMENT IN DER ALLGEMEINEN ERWACHSENENPFLEGE (PFLEGEPERSONALREGELUNG ÖSTERREICH, PPR-Ö) MAG. KARL SCHWAIGER PFLEGEDIREKTOR A. Ö. KRANKENHAUS HALLEIN

19 Grundlagen der Methode PPR-Ö ONR Den Kategorien und Minutenwerten liegt vor: das Tätigkeitsprofil einer modernen Gesundheitund Krankenpflege ihr Selbstverständnis Methoden Standards Richtlinien gesetzliche und organisatorischen Grundlagen 19

20 Definition Minutenwerte: sind Durchschnittswerte der durchschnittlichen Leistungen an und für den Patienten, pro Kategorie Der analytische, patientenbezogene Ansatz der PPR bezieht sich auf den Zeitraum des 14 stündigen Regel-, Tagdienstes (von 07:00 21:00 Uhr). Der verbleibende Zeitraum von 10 Stunden, Nachtdienst 21:00 07:00 Uhr, wird durch die Arbeitsplatzberechnung ermittelt (zuzüglich der 2 Stunden NSchG-ZA) 20

21 Aktions-und Leistungsbereiche PPR-Ö ONR Patientenbezogener Pflegebedarf in Abhängigkeit von den Grundbedürfnissen ( ATL) - > Patientenbezogener Pflegebedarf/ Leistungen in Abhängigkeit von Therapie und Diagnostik - > 21 A Allgemeine Pflege S Spezielle Pflege

22 Aktions-und Leistungsbereiche PPR-Ö ONR Organisationsbedingte Leistungen -> 22 PGW Grundwert Patientenfall bezogene Leistungen -> FW Fallwert Besonderheiten im Struktur- und Leistungsbereich ( patienten- und organisationsbezogen) - > ZW Zuschlagswert

23 Einstufungszeitraum Analytische Zeitraum bezieht sich auf den Zeitraum des 14- stündigen Regel- / Tagdienstes oder 23 07:00-21:00Uhr 06:00-20:00Uhr - hier erfolgt die Gesamteinstufung des Patienten für den definierten Zeitraum

24 Einstufungszeitpunkt festgelegter Zeitpunkt ( z.b. 13:00 Uhr) zur Gesamteinstufung aller auf der Station anwesenden Patienten 1. Ausnahme : Patienten die z.b bei Untersuchungen, OP, RÖ.. sind, deren Zustand aber bekannt ist diese werden so eingestuft, wie der Zustand zu erwarten ist 24

25 Einstufungszeitpunkt Nicht eingestuft werden Patienten die zum Einstufungszeitpunkt nicht oder noch nicht auf der Station sind, wie: 25 Entlassungen Verlegungen Aufnahmen

26 A - Allgemeine Pflege Hier kommt der Ressourceneinsatz zu Geltung 26 Leistungen sind Patienten bezogen orientieren sich an den vorhandenen und fehlenden Ressourcen Zustand des Patienten spiegelt Leistungsbedarf wieder Bedürfnisse werde nach den ATL`s zugeordnet

27 A - Allgemeine Pflege Leistungen im Zusammenhang mit Körperpflege 27 z.b. Utensilien bereitstellen, Waschungen, Aktivieren zur Körperpflege, Haarpflege, Rasieren,... Ernährung z.b. Erfassen der Essenswünsche, Bereitstellen von Speisen, Hilfe beim Essen und trinken, Sondenernährung, Überwachung der Nahrungsaufnahme,... Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

28 A - Allgemeine Pflege Leistungen im Zusammenhang mit Ausscheidungen 28 z.b. Utensilien bereitstellen, Kontrolle, orientierende Hilfen Begleitung, Unterstützung, Aktivierung, Pflege,... Bewegung und Lagern z.b. Betten machen, Mobilisationshilfe im und außerhalb vom Bett, Prophylaxe, Lagerungen,...

29 A - Allgemeine Pflege Leistungen im Zusammenhang mit Kommunikation(soweit nicht zeitgleich mit Pflege gemacht) z.b. entlastende, orientierungsgebende Gespräche, Begleitung eines Sterbenden,Gespräche und Beratung Angehöriger, patientenbezogen Info- Gespräche Pflegeplanung und dokumentation 29 z.b. individuelle Planung ( Pflegeprozess), fortlaufende Pflegedokumentation

30 S - Spezielle Pflege Hier erfolgt die Betrachtung nach Leistungseinsatz 30 Leistungen sind patientenbezogen werden vorwiegend durch angeordnete Therapieund Behandlungsschema des ärztlichen Dienstes festgelegt Verantwortung des Pflegedienstes liegt in der Ausführung der Anordnungen

31 Tätigkeiten Vitalzeichenkontrolle S - Spezielle Pflege z.b. Puls, RR, Temp., Atmung, Bewusstseinslage, Bilanz, Gewicht,.. Visite Patientenbegleitung Vor- Nachbereitung des Patienten z.b. für diagnostische und therap. Leistungen außerhalb der Station 31

32 S - Spezielle Pflege Leistungen im Zusammenhang mit Eingriffen und Maßnahmen des Arztes z.b. Notfallversorgung, Vor- und Nachbereitung, Assistenz,. 32 der Arzneimittelgabe und Infusionstherapie z.b. Vor- und Nachbereitung, Verabreichung, Inhalationen

33 S - Spezielle Pflege 33 Leistungen Gewinnen von Untersuchungsmaterial (excl. Blutabnahmen) z.b. Vor- und Nachbereitung, Gewinnen, Verarbeiten Pflegetechnisch z.b. abführende Maßnahmen,Legen u. Wechsel von DK und Sonden, Spülungen, apparatives Atemtraining, absaugen

34 Leistungen Äußere Anwendungen S - Spezielle Pflege 34 z.b. Wundbehandlungen, Verbandswechsel, Hautbehandlungen, Drainagen- Kanülenwechsel, Kälte/ Wärmeanwendungen, medizinische Bäder Anfordern von Leistungen z.b. Diagnostische, therapeutische, Terminplanung, Koordination, Dokumentation

35 Pflegeleistungsstufen Der patientenbezogene Aufwand für Allgemeine (A) und Spezielle (S) Pflege ist in Leistungsstufen eingeteilt 35 Grundleistungen Leistungsstufe 1 Erweiterte Leistungen Leistungsstufe 2 Besondere Leistungen Leistungsstufe 3 Durch die Kombination der Pflegeleistungen im A- und S- Bereich ergeben sich 9 Patientengruppen

36 Pflegeleistungsstufen 36 9 Patientengruppen mit Minutenwerten/ pro Patient und 14 Stunden am Berechnungstag A1/S A2/S A3/S A1/S A2/S A3/S A1/S A2/S A3/S

37 PWG - Pflegegrundwert organisationsbedingter Aufwand wird für patientenferne Tätigkeiten wird für jeden Berechnungstag und Patient ergänzend kalkuliert Minuten pro Berechnungstag

38 PWG - Pflegegrundwert Leistungen im Zusammenhang mit Pflege- behandlungsbezogene Besprechungen 38 z.b. Dienstübergaben, Einarbeitung neuer MA, innerbetriebliche Besprechungen (Supervision,..), stationsbezogene Qualitätssicherung (Pflegevisite) Leitungsaufgaben z.b. Personaleinsatzplanung, Mitarbeitergespräche, Controlling, Einzelgespräche, interdisziplinäre Besprechungen,...

39 PWG - Pflegegrundwert Leistungen im Zusammenhang mit Ablauforganisation 39 z.b. Verwaltungsaufgaben, nicht planbare Hol- Bringdienste, Hygiene-, Sicherheits-,Umweltschutz Disposition von Arzneimittel und Materialien, Anforderung von Leistungen außerhalb von Diagnostik und Therapie Innerbetriebliche Fortbildung

40 FW - Fallwert Abdeckung der Leistungen im Zusammenhang mit der Aufnahme, Verlegung, Entlassung des Patienten Wird für jede Aufnahme von außen berechnet Ausnahme: hausinterne Verlegungen Minuten pro Aufnahme von außen (wurde in der Revision der ON-Regel 2006 auf Grund des erhöhten Aufwandes beim Entlassungsmanagement von 75 auf 76 Minuten erhöht)

41 FW - Fallwert Tätigkeiten im Zusammenhang mit Aufnahmen 41 z.b. Aufnahme, Empfang und Einweisung von Patient und Angehörigen, Durchführung erster Pflegemaßnahmen, Pflegeanamnese, Einleitung diagnostischer Maßnahmen

42 FW - Fallwert Tätigkeiten im Zusammenhang mit Entlassungen, Transferierungen, Versorgung von Verstorbenen z.b. Zusammenstellen der Verlegungs-, und Entlassungsunterlagen, Übergabebericht bei Verlegungen, Info- Abschlussgespräch, Unterstützung bei Entlassung, Kontaktaufnahme mit extramuralen Institutionen, Nachbereitung des Zimmers, Versorgung Verstorbener und Gespräch mit Angehörigen 42

43 Zuschlagswert Besonderheiten patienten- organisationsbezogen ( z.b Träger- und Supportdienste) Müssen mittels Arbeitsanalysen nachgewiesen werden Sind im Einzelfall mit Minutenwerten pro Fall auszuweisen und hinzuzurechnen 2 Minuten / pro Patient 43

44 Kritik an der PPR Vorteile: Vergleichbarkeit in Österreich teilweise gegeben Einfachheit der Erfassung Große Verbreitung Einführung mit relativ geringem Kostenaufwand verbunden (ohne EDV Lösung) Nachteile: Keine Erfassung von Einzelleistungen Administrativer Bereich pauschal vor ca. 20 Jahren berechnet Nachtdienst nicht eingebunden Bewertung von Schülern fehlt Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger 44

45 Kritik an der PPR Keine internationale Vergleichbarkeit gegeben Derzeit keine Verknüpfung /Aussagen zur Pflegequalität Keine Erweiterung seit ca. 15 Jahren 45 Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

46 TISS (Therapeutic Intervention Scoring System) Leistungserfassung auf Intensivstationen Wurde entwickelt um Patienten aus ärztlicher Sicht nach der Schwere ihrer Erkrankung zu klassifizieren. Inzwischen auch Mittel zur PB-Ermittlung. Erfolgt über ein einfaches System der Tätigkeitszuordnung zum Patienten 76 diagn.-therapeut. Maßnahmen der Intensivmedizin werden pro Tag, je nach Aufwand mit jeweils 1 bis 4 Punkten bewertet 46 Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

47 Kritik an TISS 47 Nachteile: Keine administrativen Maßnahmen vorhanden Sehr Medizin lastig Keine Fort- und Weiterbildung eingerechnet Einarbeitung neuer MA nicht berücksichtigt Ganzkörperwaschung nicht eingerechnet Mobilisation fehlt Verabreichung von Nahrung fehlt Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

48 TIPPS (TäglichesIntensivPflegePunkteSystem) Wurde am AKH Wien entwickelt In LK Krems seit 2000 weiter entwickelt Beinhaltet ausschließlich Pflegehandlungen PB täglich sichtbar Anerkanntes System (in NÖ) auch in Bezug auf das Personalbudget (nachweislich detaillierter als das DKG System) 48 Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

49 LEP (Leistungserfassung in der Pflege) Entwicklung in der Schweiz (dort flächendeckend verpflichtend) Tägliche Erfassung mittels definierter Variablen wie Stammdaten, Zustandsvariablen, Ergänzende Informationen, Pflegevariablen 49 Unterscheidung der Variablen in Informationsvariable (ohne Zeitwert), Mehrfachvariable (erfasst, wie oft eine bestimmte Pflegehandlung pro Tag durchgeführt wird, der Zeitwert ist vorgegeben), Pflegevariablen mit Zeitstrahl (wie viel Zeit nimmt eine bestimmte Pflege- Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

50 LEP handlung pro Tag in Anspruch, vorgegeben wird ein Zeitblock der entsprechend oft markiert werden muss) LEP 2.1 besteht aus 151 Pflegevariablen Erfassungsbereich 24 Stunden Erhebung auch der administrativen Variablen Auch patientenferne Tätigkeiten werden abgebildet (C- Wert) für Dienstplanung, Ausbildung, Anleitung, Mitarbeitergespräche ) das ist lt. LEP AG ca. 25 % - 40 % der Personalgesamtzeit! Auswertung und Erfassung über EDV - Lösung 50 Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

51 LEP Wie viel Pflegezeit hat ein bestimmter Pat. wofür beansprucht? Welche Pflegetätigkeiten wurden wie oft durchgeführt? Wie viel Pflegezeit wurde insgesamt aufgewendet? 51 LEP misst keine Pflegezeiten, es bemisst der Pflege Zeiten zu. (LEP AG) Personalmanagement in der Pflege Mag. Karl Schwaiger

52 Literaturangaben Krankenhausbetriebslehre (Ingruber, Göschl; Wien 1994) Management und Betriebswirtschaft in der ambulanten und stationären Altenpflege (Hrsg. Loffing, Geise; Hans Huber Verlag Bern, 2005) Wettbewerbsvorteil Einzigartigkeit (Krauthammer, Hinterhuber; Schmidt Verlag Berlin; 2005) Die Pflegepersonalregelung ein Auslaufmodell? (Bockholdt, Master Thesis, 2004) Personalmanagement im Gesundheitswesen (Bockholdt J., Vortragsskriptum, Donau Universität Krems, 2008) Strukturen des Pflegedienstes (Mohr P., Vortragsskriptum Kardinal Schwarzenberg sches Krankenhaus) Elemente der Personal(bedarfs)planung (Schwaiger K., Vortragsskriptum, 2000, Fachbereich Pflege und Organisation) 52

53 DANKE 53 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Gerne stehe ich für Ihre Fragen zur Verfügung