CHECKLISTE ZUR ERFÜLLUNG DER BETROFFENENRECHTE AUF AUSKUNFT, DATENÜBERTRAGBARKEIT, LÖSCHUNG ODER BERICHTIGUNG IM SINNE DER DSGVO

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1 CHECKLISTE ZUR ERFÜLLUNG DER BETROFFENENRECHTE AUF AUSKUNFT, DATENÜBERTRAGBARKEIT, LÖSCHUNG ODER BERICHTIGUNG IM SINNE DER DSGVO HINWEIS Diese Checkliste ist eine Hilfestellung für den Betreiber einer Swyx Kommunikationslösung (verantwortliche im Sinne schutzgrundverordnung DSGVO), um geltend gemachte Rechte eines Betroffenen erfüllen zu können. Umfang und Inhalt der Checkliste erheben dabei keinen Anspruch auf Vollständigkeit. ANWENDBARKEIT Die Checkliste bezieht sich auf alle ab Mai 2018 verfügbaren SwyxWare und Swyx Client Versionen (SwyxIt!, Swyx Desktop for macos, Swyx Mobile for ios/android). Für frühere Versionen gelten ggf. andere Voreinstellungen bzw. Funktionseinschränkungen. Bitte beachten Sie im Falle eines Updates: Änderungen im Verhalten der Software werden nicht rückwirkend geltend, sondern ab Zeitpunkt der Installation! BETROFFENENRECHTE NACH DSGVO Nach schutzgrundverordnung (DSGVO) hat ein Betroffener gegenüber dem Datenverantwortlichen die folgenden Rechte in Bezug auf die ihn betreffenden personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung oder Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus hat er das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu beschweren. NUTZUNGSHINWEISE Soweit ein Betroffener das Recht auf Auskunft geltend macht, finden Sie die nötigen Informationen in der Spalte Daten. Macht ein Betroffener das Recht auf Berichtigung oder Löschung geltend, folgen Sie bitte den Beschreibungen in der Spalte Berichtigen" bzw. "Löschen. Die Rechte auf Widerspruch und Einschränkung der Verarbeitung müssen Sie durch manuelle Prozesse gewährleisten. Möchte der Betroffene das Recht auf Datenübertragbarkeit wahrnehmen, folgen Sie bitte den Beschreibungen in der Spalte Exportieren. Swyx DSGVO Checkliste Stand

2 SWYXWARE ERL. DATEN EXPORTIEREN LÖSCHEN BERICHTIGEN SwyxWare Änderungsprotokoll, der die Änderung vorgenommen hat Nachvollziehbarkeit von Änderungen und In der SwyxWare Administration: Kontextmenü des entsprechenden Zeitraums Liste exportieren... Speicherort festlegen Die Datei wird wahlweise als Tabulator-oder Komma-separierte Datei gespeichert In der SwyxWare Administration: SwyxWare Administration Markieren Sie dafür den gewünschten Zeitraum und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Verlaufsprotokoll für SwyxWare Dienste Auf dem Windows-Server: C:\ProgramData\Swyx\Traces C:\ProgramData\Swyx\MemoryDumps oder C:\ProgramData\T-Com\Traces C:\ProgramData\T-Com\MemoryDumps Via Windows Explorer entsprechenden Ordner öffnen,.log-dateien öffnen und gewünschten Inhalt in Datei kopieren Daten werden standardmäßig automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Eine manuelle Löschung (z. B. von älteren Daten, welche bereits vor der Aktivierung der automatischen Löschung vorhanden waren) kann per TraceTool erfolgen. Verlaufsprotokoll für PushNotification Dienst Auf dem Windows Server: C:\ProgramData\Swyx\Traces oder C:\ProgramData\T-Com\Traces Via Windows Explorer entsprechenden Ordner öffnen,.log-dateien öffnen und gewünschten Inhalt in Datei kopieren Daten werden standardmäßig automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Eine manuelle Löschung (z. B. von älteren Daten, welche bereits vor der Aktivierung der automatischen Löschung vorhanden waren) kann per TraceTool erfolgen. Swyx DSGVO Checkliste 2

3 Benutzer-/Administratorenkonten und Benutzeranmeldedaten Benutzername des Benutzers Rufnummern des Benutzers -Adresse(n) des Benutzers Kennwörter des Benutzers Hinweis: Aus Datenschutzgründen ist es nicht möglich vom Benutzer eingegebene bzw. sensible Daten zu exportieren! SwyxWare-Administration: Benutzer auswählen Rechtsklick auf entsprechenden Benutzer- o. Administratornamen: Löschen SwyxWare-Administration: Benutzer auswählen Doppelklick auf entsprechenden Benutzer- o. Administratornamen Klick auf Administration Klick auf Registerkarte "Authentifizierung" Persönliches Telefonbuch Name des Gesprächspartners Rufnummer des Gesprächspartners SwyxWare-Administration: Benutzer auswählen Aufruf des Kontextmenüs des gewünschten Benutzers Klick auf "Telefonbuch exportieren..." Export-Assistent ausführen als *.CSV-Datei speichern. SwyxWare-Administration: SwyxServer öffnen Rechtsklick auf gewünschten Benutzer Klick auf "Telefonbuch Öffnen..." Klick auf Registerkarte "Persönliches Telefonbuch" Rechtsklick auf gewünschten Eintrag Klick auf "Eintrag löschen" Bestätigung der Abfrage mit "Ja" Selbstständig durch den Anwender im Konfigurationsmenü seines Telefonbuchs im SwyxIt! Client Swyx Faxserver Faxweiterleitung Interne Rufnummer Öffentliche Rufnummer Übersicht über Faxweiterleitungen der SwyxWare-Benutzer Hinweis: Aus Datenschutzgründen ist der Export von Absenderdaten und Faxdokumenten nicht möglich! SwyxWare-Administration: Export von Faxweiterleitungen: SwyxFax auswählen Rechtsklick auf "Weiterleitungsübersicht" Auswahl von "Liste exportieren " Speichern als "*.txt"-datei SwyxWare-Administration: SwyxServer öffnen Klick auf "SwyxFax Weiterleitungsübersicht" Rechtsklick auf gewünschten Eintrag Klick auf "Eigenschaften" Gewünschten Eintrag im Bereich "Interne Rufnummer" markieren Klick auf "Löschen" Gewünschten Eintrag unter "Rufnummernzuordnungen" markieren Klick auf "Entfernen" Klick auf "OK" Selbstständig durch den Anwender im Konfigurationsmenü der Faxweiterleitungen im SwyxFax Client Swyx DSGVO Checkliste 3

4 Fax Dokumente & Konfigurationsdaten Name und Rufnummern des Benutzers (intern, fax) Adresse (geschäftlich) Abteilung des Benutzers Faxweiterleitungen Übersicht über Faxweiterleitungen der SwyxWare-Benutzer für den Administrator Konfigurationsdaten: Fax Dokumente: o. lokale Server HDD Hinweis: Aus Datenschutzgründen ist dem Administrator der Export von Absenderdaten und Faxdokumenten nicht möglich! SwyxWare Administration: Exportfunktion für den User - SwyxFax Client: Ordner für Faxdokumente Klick auf entsprechenden Eintrag Rechtsklick "Export" SwyxWare-Administration - Export von Faxweiterleitungen: SwyxFax auswählen Rechtsklick auf "Weiterleitungsübersicht" Auswahl von "Liste exportieren." Speichern als "*.txt"-datei SwyxWare-Administration - Löschen von Absenderdaten: Benutzer auswählen Doppelklick auf entsprechenden Benutzernamen Registerkarte Einstellungen Fax Client Registerkarte "Absender" entsprechende Felder löschen SwyxWare-Administration - Löschen von Faxdokumenten: "SwyxFax auswählen Aktive Faxe und Gespeicherte Faxdokumente der Benutzer auf dem ausgewählten SwyxServer Rechtsklick "Löschen" Exportfunktion für den User - SwyxFax Client: Ordner für Faxdokumente Klick auf entsprechenden Eintrag Rechtsklick "Löschen" Hinweis: Berichtigen von Faxdokumenten nicht möglich! Berichtigen von Absenderdaten - SwyxWare-Administration: Benutzer auswählen Doppelklick auf entsprechenden Benutzernamen Fax Client Registerkarte "Absender" entsprechende Felder ändern Einzelverbindungsinformationen (CDR) Name und Rufnummer des Anrufers Name und Rufnummer des Angerufenen (ggf. anonymisiert) Name und Rufnummer der Person, die den Anruf tatsächlich entgegengenommen hat (abhängig von benutzerdefinierter Auswahl anonymisiert) Abrechnungszwecke Wahlweise SwyxWare CDR-Datenbank oder vom Benutzer definiertes Verzeichnis als Textdatei Hinweis: Wenn Sie die Datenbank als Speicherort wählen, liegt es in Ihrer Verantwortung, die jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, da wir das Datenbankhosting nicht beeinflussen können. SwyxWare Administration SwyxServer wählen Eigenschaften öffnen Registerkarte Einzelverbindungsinformationen Kontrollkästchen "Einzelverbindungsinformationen in Textdatei exportieren" aktivieren Hinweis: Wenn Sie die Datenbank als Speicherort wählen, liegt es in Ihrer Verantwortung, die jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, da wir das Datenbankhosting nicht beeinflussen können. Hinweis: Beim Aktivieren von automatischen Löschmechanismen müssen alle Daten vor dem Aktivierungszeitpunkt manuell gelöscht werden! Aus vom Benutzer definierten Verzeichnis: Automatisch nach 7 Tagen oder nach benutzerdefinierter Zeit, Zeit definieren unter SwyxServer Eigenschaften Registerkarte "Einzelverbindungsinformationen" Swyx DSGVO Checkliste 4

5 SWYXON ERL. DATEN EXPORTIEREN LÖSCHEN BERICHTIGEN SwyxON Web-Portal Änderungsprotokoll, der die Änderung vorgenommen hat Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Einzelne UC Tenants und RMS: SwyxON Web-Portal Menü "UC Tenant Änderungsprotokoll UC Tenant bzw. RMS" Klick auf "Exportieren" Wird nach 3 Monaten automatisch aus dem System gelöscht SPEICHERTORT: SwyxON Datenbank Verlaufsprotokoll für SwyxWare Dienste SwyxON Server Remote Admin Connector starten Mit entsprechenden UC-Tenant verbinden Im Widget Download Trace Files auswählen Daten werden standardmäßig automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Eine manuelle Löschung (z. B. bei einem älteren Datenstamm nach einem Update) können per Trace- Tool gelöscht werden. Verlaufsprotokoll für PushNotification Dienst SwyxON Server Remote Admin Connector starten Mit entsprechenden UC-Tenant verbinden Im Widget Download Trace Files auswählen Daten werden standardmäßig automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Eine manuelle Löschung (z. B. bei einem älteren Datenstamm nach einem Update) können per Trace- Tool gelöscht werden. Swyx DSGVO Checkliste 5

6 Benutzer-/Administratorenkonten und Benutzeranmeldedaten Benutzername des Benutzers Rufnummern des Benutzers -Adresse(n) des Benutzers Kennwörter des Benutzers Aus Datenschutzgründen ist es nicht möglich, vom Benutzer eingegebene bzw. sensible Daten zu exportieren. SwyxON Web-Portal-Administratoren: Web-Portal Menü "Plattform" oder "Partner" ggf. entsprechenden Partner auswählen im Menü "Administratoren" auswählen entsprechenden Benutzer auswählen Löschen SwyxON Web-Portal-Administratoren: Web-Portal Menü "Plattform" oder "Partner" ggf. entsprechenden Partner auswählen im Menü "Administratoren" auswählen entsprechenden Benutzer auswählen Bearbeiten SwyxON Web-Portal Reporting- s Adresse des Unternehmens Abrechnung der Nutzung SwyxON Datenbank SwyxON Web-Portal Menü "Partner Reporting" Klick auf "Neuen Bericht erstellen" (Bericht wird als -Anhang an Diensteanbieter verschickt) Wird nach 3 Monaten automatisch aus dem System gelöscht In -Postfach des Diensteanbieters: Löschung bitte sicherstellen Persönliches Telefonbuch Name des Gesprächspartners Rufnummer des Gesprächspartners SwyxON Datenbank SwyxON -Administration: Benutzer auswählen Aufruf des Kontextmenüs des gewünschten Benutzers Klick auf "Telefonbuch exportieren..." Export-Assistent ausführen als *.CSV-Datei speichern. SwyxON -Administration: SwyxServer öffnen Rechtsklick auf gewünschten Benutzer Klick auf "Telefonbuch Öffnen..." Klick auf Registerkarte "Persönliches Telefonbuch" Rechtsklick auf gewünschten Eintrag Klick auf "Eintrag löschen" Bestätigung der Abfrage mit "Ja" Selbstständig durch den Anwender im Konfigurationsmenü seines Telefonbuchs im SwyxIt! Client Swyx DSGVO Checkliste 6

7 Fax Dokumente & Konfigurationsdaten Name und Rufnummern des Benutzers (intern, fax) Adresse (geschäftlich) Abteilung des Benutzers Faxweiterleitungen Übersicht über Faxweiterleitungen der SwyxON-Benutzer für den Administrator SwyxON Datenbank Hinweis: Aus Datenschutzgründen ist der Export von Absenderdaten und Faxdokumenten nicht möglich! Exportfunktion für den User - SwyxFax Client: Ordner für Faxdokumente Klick auf entsprechenden Eintrag Rechtsklick "Export" SwyxON-Administration - Export von Faxweiterleitungen: Export von Faxweiterleitungen SwyxFax auswählen Rechtsklick auf "Weiterleitungsübersicht" Auswahl von "Liste exportieren." Speichern als "*.txt"-datei SwyxON-Administration - Löschen von Absenderdaten: Benutzer auswählen Doppelklick auf entsprechenden Benutzernamen Registerkarte Einstellungen Fax Client Registerkarte "Absender" entsprechende Felder löschen SwyxON -Administration - Löschen von Faxdokumenten: "SwyxFax auswählen Aktive Faxe und Gespeicherte Faxdokumente der Benutzer auf dem ausgewählten SwyxServer Rechtsklick "Löschen" Exportfunktion für den User - SwyxFax Client: Ordner für Faxdokumente Klick auf entsprechenden Eintrag Rechtsklick "Löschen Hinweis: Berichtigen von Faxdokumenten nicht möglich! Berichtigen von Absenderdaten - SwyxON -Administration: Benutzer auswählen Doppelklick auf entsprechenden Benutzernamen Fax Client Registerkarte "Absender" entsprechende Felder ändern Swyx Faxserver Faxweiterleitung Interne Rufnummer Öffentliche Rufnummer Übersicht über Faxweiterleitungen der SwyxON-Benutzer SwyxON Datenbank Hinweis: Aus Datenschutzgründen ist der Export von Absenderdaten und Faxdokumenten nicht möglich! SwyxON-Administration: Export von Faxweiterleitungen SwyxFax auswählen Rechtsklick auf "Weiterleitungsübersicht" Auswahl von "Liste exportieren " Speichern als "*.txt"-datei SwyxON-Administration: SwyxServer öffnen Klick auf "SwyxFax Weiterleitungsübersicht" Rechtsklick auf gewünschten Eintrag Klick auf "Eigenschaften" Gewünschten Eintrag im Bereich "Interne Rufnummer" markieren Klick auf "Löschen" Gewünschten Eintrag unter "Rufnummernzuordnungen" markieren Klick auf "Entfernen" Klick auf "OK" Selbstständig durch den Anwender im Konfigurationsmenü der Faxweiterleitungen im SwyxFax Client Swyx DSGVO Checkliste 7

8 SWYX CLIENTS ERL. DATEN EXPORTIEREN LÖSCHEN BERICHTIGEN Swyx Clients (SwyxIt!, Swyx Desktop for macos, Swyx Mobile for ios/android) Rufjournal und Ereignisse Rufnummer des Gesprächspartners/Empfängers Name des Gesprächspartners/Empfängers auf dem jeweiligen Gerät Rufjournal: Für SwyxWare Administratoren: Rufjournal & Einträge manuell per Export-Kommando aus bank kopieren Für SwyxON Administratoren: Bitte wenden Sie sich an den Support Mit SwyxIt! mitgeschnittene Gespräche: Auf dem lokalen System des Nutzers: Aus SwyxIt! exportieren: SwyxIt! Öffnen Klick auf "Rufjournal" Auswahl der Registerkarte: "Mitgeschnittene Gespräche" Klick auf "Weiter Exportieren" Folgen Sie dem Exportassistenten. Die Mitschnitte werden als WAV- Datei gespeichert. Rufjournal: SwyxIt!: Auf dem lokalen System des Nutzers: SwyxIt! Öffnen Klick auf "Rufjournal" Rechtsklick auf gewünschten Eintrag Klick auf "Eintrag löschen" oder Klick auf "Liste löschen" um das gesamte Rufjournal zu leeren. macos: Kontextmenü Alle angezeigten Ereignisse löschen ios: Bearbeiten Alle löschen Android: Long-Press Alle auswählen- Löschen Symbol Mit SwyxIt! mitgeschnittene Gespräche: Auf dem lokalen System des Nutzers: Löschen der jeweiligen WAV- Datei Benutzerbild in Swyx Clients (SwyxIt!, Swyx Desktop for macos, Swyx Mobile for ios/android) Personalisierung der Software vom Benutzer definiertes Verzeichnis Für SwyxWare Administratoren: Export aus der Für SwyxON Administratoren: Bitte wenden Sie sich an den Support Für SwyxWare Administratoren: Löschen aus der Für SwyxON Administratoren: Bitte wenden Sie sich an den Support Selbstständig durch den Anwender im Konfigurationsmenü des jeweiligen Swyx Clients Swyx DSGVO Checkliste 8

9 Favoriten in Swyx Clients (Swyx Desktop for macos, Swyx Mobile for ios/android) versch. Rufnummer des Benutzers versch. -Adresse des Benutzers Speicherung häufig genutzter Rufnummern lokal auf dem Smartphone Xing-Kontaktdaten innerhalb der App Die mit SwyxServer synchronisierten Favoriten der Swyx Kontakte können aus der exportiert werden. Lokale Kontaktdaten und Xing-Kontakte bleiben auf dem Gerät. Für SwyxWare Administratoren: Durch entsprechendes SQL-Löschkommando in der Für SwyxON Administratoren: Bitte wenden Sie sich an den Support Für den Benutzer des jeweiligen Swyx Clients: Im Menü des jeweiligen Clients Nur durch Benutzer des jeweiligen Swyx Clients: SwyxFax Client Adressbuch (Persönliches Adressbuch) Firma des Benutzers Faxnummern des Benutzers Telefonnummer des Benutzers (geschäftlich: intern, ggf. öffentlich, ggf. mobil; ggf. privat: Festnetz, mobil) Abteilung des Benutzers Anschrift des Benutzers Standardeinstellung: "C:\Users\[Benutzer]\AppData\Roaming\Swyx\SwyxFax Client\private.dta"; Speicherort kann über Menü "Extras Optionen Allgemein" individuell festgelegt werden. Auf dem lokalen System des Nutzers: C:\Users\[Benutzer]\AppData\Roaming\Swyx\SwyxFax Client\private.dta; Speicherort kann über Menü "Extras Optionen Allgemein" individuell festgelegt werden. Auf dem lokalen System des Nutzers: SwyxFax Client öffnen Klick auf Icon Kurzfax" Registerkarte "Allgemein" Klick auf "Adressbuch" im Dialog "Fax senden" Eintrag auswählen Klick auf "Löschen" Klick auf "OK" Auf dem lokalen System des Nutzers: SwyxFax Client öffnen Klick auf Icon Kurzfax" Registerkarte "Allgemein" Klick auf "Adressbuch" im Dialog "Fax senden" Eintrag auswählen Änderungen vornehmen Klick auf "Ändern" Klick auf "OK" Swyx DSGVO Checkliste 9

10 Xing-Kontakte in Swyx Clients (Swyx Desktop for macos, Swyx Mobile for ios/android) Rufnummer des Benutzers Integration der Xing-Kontakte Export aus dem App-Speicher nicht möglich, da auf diesen nicht zugegriffen werden kann Kann nicht aus dem Server exportieren werden, da Xing-Kontakte nicht mit SwyxServer synchronisiert werden Kein Zugriff für den Administrator. Der Nutzer kann die Daten selbständig von seinem Gerät löschen Anpassung kann nur an quelle bei Xing erfolgen Im App-Speicher des Gerätes Swyx Outlook Addin Phone Dialer Cache Schnellerer Zugriff auf Kontaktdaten Auf dem Client PC: Outlook Temp-Verzeichnis des Benutzers In Windows Explorer Adresszeile "%Temp%" eingeben Ordner "Swyx" auswählen entsprechende.log-dateien öffnen und gewünschten Inhalt in Datei kopieren In Windows Explorer Adresszeile "%Temp%" eingeben Ordner "Swyx" auswählen entsprechende.log-dateien löschen Löschung nur empfehlenswert, wenn Anwendung nicht mehr genutzt wird Eine Berichtigung erfolgt automatisch mit der Änderung der entsprechenden Kontaktdaten in Outlook Benutzerbezogene Telefonie Daten (Rufjournal) in SwyxPhones Nutzung der SwyxPhones Export aus, da die Daten dort synchron vorgehalten werden Zurücksetzen des Telefons auf Werkseinstellung Nur durch den Benutzer möglich Interner Gerätespeicher und SwyxWare Datenbank Swyx DSGVO Checkliste 10

11 Benutzerbezogene Telefonie Daten in- DECT-Endgeräten Nutzung der DECT Endgeräte Export ist technisch nicht möglich Im Menü des DECT-Endgerätes Im Menü des DECT-Endgerätes Interner Gerätespeicher SwyxIt! Namenstasten Name des Teilnehmers Rufnummer des Teilnehmers In SwyxIt! Menü "Datei" Namens- /Verknüpfungstasten Exportieren SwyxIt!: Leere *.key-datei importieren oder einzelne manuell löschen In SwyxIt! manuell Daten überschreiben oder mit anderen Kontakten belegen. Kontaktinformationen werden zentral im Telefonbuch gepflegt Swyx DSGVO Checkliste 11