Robotic Process Automation (RPA)

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2 absolvierte eine Ausbildung zum Bankkaufmann und studierte im Anschluss Betriebsökonomie an der Fachhochschule Zürich, sowie Corporate Finance (CAS) an der Universität Zürich. Zusätzlich absolvierte er ein berufsbegleitendes MBA an der HSG. Stefan hat über 15 Jahre Erfahrung im Projektmanagement in verschiedenen Positionen bei Private Banken wie Bank Hofmann, Clariden Leu und Credit Suisse. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen in Sales Management, Service Offering Design, Preismanagement und Analysen der Wertschöpfungskette. ist seit Frühling 2016 für Finalix AG tätig Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 2/11

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4 Jeder von uns kennt diese Tasks, die einem Zeit rauben und nur wenig Mehrwert schaffen. Dies können Arbeitszeit-Reportings sein, die ein Mitarbeiter von einem System in ein anderes übertragen muss oder Spesenbelege, welche zuerst gescannt und dann ebenfalls in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Für beide Aktivitäten können zusätzlich noch s anfallen, welche an immer gleiche Empfänger verschickt werden. Dies sind nicht gerade die grossen Prozessvolumen, wie bei Transaction Investigation oder Depotstellenabgleiche, aber jeder kennt bestimmt solche Zeitfresser und wäre froh, wenn sie automatisiert wären. Denn wie wir wissen, Zeit ist Geld Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 4/11

5 Die letzten Jahre haben verschiedene Banken den Preisvorteil vom Offshoring genutzt und ganze Bereich ausgelagert. Ein Beispiel ist die CS, welche Teile ihres HR nach Polen und die IT nach Indien ausgelagert hat. Als neue Alternative kommt Robotic Process Automation ins Spiel. Diese Software Roboter, wenn sie richtig eingesetzt werden, haben eine noch deutlich höhere Kostenersparnis und werden zurzeit in verschiedenen Banken getestet Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 5/11

6 Robotic Process Automation steht für Software Roboter, die einfache, regelbasierte Prozesse schnell und fehlerfrei abarbeiten können. Sie bewegen sich dabei wie menschliche User auf dem «Presentation Layer» durch die Applikationslandschaft und haben eine eigene UserID und Adresse. Diese Software Roboter werden nicht programmiert, sondern mittels einer Flussdiagramm-Logik «instruiert». Aus diesem Grund sind keine vertieften Programmierungskenntnisse notwendig, sondern viel mehr das im Business vorhandene Wissen hinter dem Prozess. Andere Prozesse, die auf einem tieferen Layer automatisiert werden, sind typische IT-Projekte, die Release-Zyklen folgen und demensprechend teuer und aufwändig sind Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 6/11

7 Die Graphik stellt verschiedene Prozessarten dar, welche auf der linken Seite durch ERP/BPM Lösungen getätigt werden und auf der rechten Seite manuell durch Menschen. Beispiele für die linke Seite sind z.b. Systeme, welche Börsentransaktionen ermöglichen und daher voll automatisiert und höchst effizient abgewickelt werden müssen. Auf der anderen Seite sind Prozesse, die nur mit spezifischem Know-How des Anwenders getätigt werden können. Ein Beispiel wäre das Erfassen der Mitarbeiterbeurteilung im jährlichen MbO-Prozess. Das Wissen des Vorgesetzten ist so spezifisch, dass speziell qualitative Aspekte nur manuell eingegeben werden können. Das Potential von RPA liegt in der Mitte (blau dargestellt) und automatisiert sogenannte «Swivel Chair» Prozesse, bei welchen Daten von einem System in ein anderes geschrieben werden müssen. Vor dem Upload können diese Daten auch gefiltert/sortiert oder sonst wie umformatiert werden. Solche Prozesse finden sich besonders häufig in Finance & Accounting, Compliance, Risk, Human Resources Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 7/11

8 Die Technologie bietet Verbesserungen in verschiedenen Bereichen. Besonders herauszuheben sind die Mitarbeitermotivation sowie die einfache Technologie: Mitarbeiter Motivation: Mitarbeiter werden von langweiligen Prozessen befreit, bekommen interessantere, mehr wertschöpfende Arbeiten (z.b. erhöhter Kundenkontakt, Identifikation weiterer Automatisierungspotentiale) oder erfahren einen Funktionserweiterung, da sie neu auch für Spezialfälle zuständig sind Einfache Technologie: Ist die Technologie einmal im Unternehmen, kann diese selbständig die Automatisierung mittels Software Roboter vorwärtstreiben. Ein internes Kompetenzzentrum kann die Technologie an andere Unternehmensteile weitergeben. Eine Abhängigkeit zu einem Softwarehaus entsteht nicht Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 8/11

9 RPA hat aber auch technische Grenzen, die eine sinnvolle Anwendung in Frage stellen: RPA kann zurzeit nur regelbasierte Prozesse automatisieren. RPA ist daher die falsche Technologie für nicht regelbasierte Prozesse Eine hohe Komplexität mit multiplen Prozessvarianten gefährdet ebenfalls den Business Case (z.b. der Versuch einen gesamten statt nur einen Teilprozess zu automatisieren) Wenn Prozesse gewählt werden, die nur ein geringes Volumen aufzeigen stellt sich grundsätzlich die Frage ob eine Automatisierung sinnvoll ist Zurzeit unterstützt RPA strukturierte Daten, das heisst eine gewisse Sortierung und Priorisierung ist nötig. In Verbindung mit Machine Learning und AI wird RPA in Zukunft auch mit unstrukturierten Daten arbeiten können RPA benötigt ein eher statisches Umfeld mit einem klaren Set an Regeln, um effizient arbeiten zu können. Ist das Umfeld zu dynamisch, gefährden die konstanten Anpassungen der Regeln den Business Case Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 9/11

10 Die folgenden Banken entwickeln bereits Software-Roboter und treiben die Automatisierung voran. Rechts sind vier Firmen, welche Roboter-Plattformen anbieten. Die ersten drei sind die aktuellen Marktleader weltweit. Besonders zu erwähnen ist ANZ: Die Australia New Zealand Bank startete in 2015 mit den ersten Robotern und hatte Ende 2016 bereits mehr als Roboter installiert. Ende dieses Jahres will ANZ über Roboter installiert haben. Ein Beispiel ist die Automatisierung von Transaction Investigation im Anti-Money Laundering Umfeld. Weiter hervorzuheben ist die Bank Julius Baer, die im 2018 mit UiPath startete und bereits diverse Prozesse automatisiert hat. Ein Beispiel ist der Depotstellen-Abgleich von Kundenpositionen zwischen Julius Baer und ihren Depotstellen. Dieser Abgleich wurde wöchentlich durchgeführt und führte zu Differenzen, welche nur auf anderen Buchungs- oder Prozess-Regeln beruhten. Mit der Einführung eines Roboters konnten diese Regeln berücksichtigt werden. Der Prozess wurde daher deutlich verschnellert. Zusätzlich konzentrieren sich die Mitarbeiter nun primär auf komplexere Fälle. Die Julius Baer hat sich entschieden ihre Roboter über ein Center of Comptence in der Organisation zu verbreiten und hat dazu regionale RPA-Verantwortliche bestimmt Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 10/11

11 Roboter können uns in Zukunft die weniger interessanten Arbeiten abnehmen, damit wir uns vermehrt auf Arbeiten konzentrieren können, die nur wir als Menschen übernehmen können Finalix Robotic Process Automation V01.00.docx 11/11