- Praxisleitfaden. E-Commerce auf Basis der open-q-standards für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen

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1 Dr. Sascha Rex Dr. Michael Vetter, Fraunhofer IAO Dr. Thorsten Machner, DEKRA Akademie Dr. Rüdiger Keuper, Technische Akademie Esslingen Elke Nienhagen, Unilog Integrata Training - Praxisleitfaden E-Commerce auf Basis der open-q-standards für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen

2 Impressum Autoren / Mitwirkung: Dr. Sascha Rex Dr. Michael Vetter, Jan Finzen, Thomas Renner, Fraunhofer IAO Dr. Thorsten Machner, Stefan Luz, DEKRA Akademie Dr. Rüdiger Keuper, Technische Akademie Esslingen Elke Nienhagen, Matthias Engelhardt, Jan Buck, Unilog Integrata Training Danksagung und Mitwirkung: Die Autoren danken dem»open-q II«Projektkonsortium sowie dem Projektträger PT-DLR für die stets fruchtbare und konstruktive Zusammenarbeit. Die dieser Veröffentlichung zugrunde liegenden Forschungsarbeiten wurden unterstützt durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Rahmen der Förderung des Projekts»open-Q II«. Graphik: Stefanie von Lohr, lotsofdots Verlag und Druck: Fraunhofer IRB Verlag, Stuttgart Vertrieb und Auslieferung: Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Nobelstraße 12, Stuttgart silke.schade@iao.fraunhofer.de Telefon: + 49 (0) 7 11 / Fax: + 49 (0) 7 11 / Erscheinungstermin: Oktober 2007 ISBN Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, Stuttgart Alle Rechte Vorbehalten: Dieses Werk ist einschließlich seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die über die engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes hinausgeht, ist ohne schriftliche Zustimmung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Speicherung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Warennamen und Handelsnamen in diesem Werk berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Bezeichnungen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und deshalb von jedermann benutzt werden dürfen. 2

3 Inhalt Inhalt Impressum 1 Inhalt 3 Abbildungsverzeichnis 5 1 Einleitung Ausgangslage Bisherige Ansätze Das Projekt open-q 9 2 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat Anforderungen und Designkriterien Aufbau von open-qcat 13 3 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Einleitung Klassifikationssysteme für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Die ecl@ss Klassifikation in Crosspoint-Q 18 4 Elektronische Geschäftsdokumente Einführung opentrans 24 5 Die Crosspoint-Q-Plattform Zielsetzung und Überblick Funktionen von Crosspoint-Q Anbieterseitige Funktionen Nachfragerseitige Funktionen Anbindung der Crosspoint-Q-Plattform Ohne Nutzung des Crosspoint-Q-Transaktionsservers Anbindung an Inhouse-Systeme unter Nutzung des Transaktionsservers Ausblick 45 6 Nutzungsszenarien Allgemeines Crosspoint-Q aus der Sicht eines Anbieters 50 3

4 Inhalt Als kleiner Anbieter Als mittlerer Anbieter Als großer Anbieter Crosspoint-Q aus der Sicht eines Nachfragers Als privater oder kleiner gewerblicher Nachfrager Als mittlerer gewerblicher Nachfrager Als großer gewerblicher Nachfrager 60 7 Anhang FAQs Beschreibung des Datenaustauschformats open-qcat Die open-q/ecl@ss 5.1 Klassifikation in Crosspoint-Q Der opentrans-standard für elektronische Geschäftsdokumente Dokumentation des Transaktionsservers Einleitung Funktionsübersicht Datenformate Literatur/Links 112 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Die open-q Komponenten 10 Abbildung 2 - Aufbau von open-qcat 15 Abbildung 3 - Aufbau der open-q-klassifikation in ecl@ss Abbildung 4 - Die open-q-klassifikation in ecl@ss Abbildung 5 - Klasse Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft der open-q- Klassifikation 22 Abbildung 6 - Das opentrans Prozessmodell 24 Abbildung 7 - Die Crosspoint-Q Webplattform 26 Abbildung 8 - Funktion: Profil bearbeiten 28 Abbildung 9 - Funktion: Katalogimport 29 Abbildung 10 - Funktion: Kataloge verwalten 30 Abbildung 11 - Funktion Kataloge bearbeiten 31 Abbildung 12 - Funktion Eingang Bestellungen 32 Abbildung 13 - Funktion Bestellstatusänderung 33 Abbildung 14 - Funktion Benutzer bearbeiten 34 Abbildung 15 - Funktion Registrieren 35 Abbildung 16 - Funktion Registrieren Benutzerdaten 36 Abbildung 17 - Funktion Suche nach Kursen 37 Abbildung 18 - Funktion Suche: Trefferliste 38 Abbildung 19 - Funktion Suche: Details 39 Abbildung 20 Crosspoint-Q Anbindung ohne Transaktionsserver 41 Abbildung 21 Crosspoint-Q Anbindung mit Transaktionsserver 44 Abbildung 22 Crosspoint-Q Integration 62 Abbildung 23 Das Element OPENQCAT 65 Abbildung 24 Das Element HEADER 66 Abbildung 25 Das Element NEW_CATALOG 66 Abbildung 26 Das Element ADDRESS 67 Abbildung 27 Das Element CONTACT 68 Abbildung 28 Das Element SERVICE 69 Abbildung 29 Das Element SERVICE_DETAILS 71 Abbildung 30 Das Element SERVICE_DATE 73 Abbildung 31 Das Element TARGET-GROUP 73 Abbildung 32 Das Element EDUCATION 75 Abbildung 33 Das Element DEGREE 77 Abbildung 34 Das Element HANDICAP 78 Abbildung 35 Das Element CERTIFICATE 78 Abbildung 36 Das Element MODULE_COURSE 81 Abbildung 37 Das Element TECH_REQUIREMENTS_MIN 83 Abbildung 38 Das Element MODULE_CBT 84 Abbildung 39 Das Element MODULE_WBT 87 5

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 40 Das Element ORDER 94 Abbildung 41 Das Element ORDER_HEADER 94 Abbildung 42 Das Element ORDER_ITEM 95 Abbildung 43 Das Element ORDER_SUMMARY 96 Abbildung 44 Das Element ODERRESPONSE 97 Abbildung 45 Das Element ORDERRESPONSE_HEADER 97 Abbildung 46 Das Element ORDERRESPONSE_ITEM 98 Abbildung 47 Das Element ORDERCHANGE 99 Abbildung 48 Das Element ORDERRESPONSE_HEADER 99 Abbildung 49 Das Element INVOICE 100 Abbildung 50 Das Element INVOICE_HEADER 100 Abbildung 51 Das Element INVOICE_ITEM 101 Abbildung 52 Zugangsmöglichkeiten zur Crosspoint-Q-Plattform 102 Abbildung 53 Öffentlicher und nicht öffentlicher Bereiche 103 6

7 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Ausgangslage Unter dem erkennbar steigenden Wettbewerbsdruck haben viele Unternehmen in den letzten Jahren Maßnahmen zur Optimierung ihrer Kostenstruktur eingeleitet. War zunächst das Management der Unternehmen eher auf die Absatzseite fixiert, so ist dennoch seit einigen Jahren eine Hinwendung zu anderen Fragestellungen erkennbar, so auch der Beschaffung. Heute wird zunehmend der Einkauf als ein Bereich mit strategischen Optimierungsmöglichkeiten gesehen und versucht, mittels elektronischer Beschaffung die Prozesskosten in diesem Bereich zu reduzieren. Die Hauptaufmerksamkeit gehörte dabei bisher überwiegend den materiellen Gütern. Die Einsparmöglichkeiten durch IT-gestützte Einkaufsmethoden werden dabei als gewaltig betrachtet, was auch angesichts der Tatsache, dass Unternehmen weltweit jährlich ca. 20 Billionen US-Dollar 1 für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen ausgeben, unmittelbar einsichtig ist. Die Auswahl und Beschaffung von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen wird derzeit - genauso wie dies bei allen anderen Dienstleistungsarten der Fall ist - in den meisten Unternehmen aber noch mit wenig bzw. keiner Unterstützung durch Informationstechnologie durchgeführt. E-Commerce spielt in diesem Bereich gegenwärtig keine nennenswerte Rolle. Laut einer im Jahr 2002 vom Fraunhofer IAO durchgeführten Befragung von Nachfragern von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen buchten lediglich ca. 30% der befragten Unternehmen diese Dienstleistungen regelmäßig online über ein Webangebot der Anbieter. Anbieterunabhängige bzw. -übergreifende Marktplätze wurden sogar nur von 17% der Unternehmen regelmäßig genutzt und Beschaffungslösungen im hauseigenen Intranet (z. B. E-Procurement Systeme) wurden von lediglich 14% der Nachfrager eingesetzt. Dies kann damit erklärt werden, dass in der bisherigen Forschung und Entwicklung von E- Commerce-Technologien der Bereich Dienstleistungen noch eine eher untergeordnete Rolle gespielt hat. Dies ist verwunderlich, angesichts der 1 Quelle: Aberdeen Group: Best Practices in E-Procurement. Research Report. 7

8 Einleitung Tatsache, dass der Anteil der Dienstleistungen am Bruttosozialprodukt Deutschlands ca. 70% 2 beträgt. Das Augenmerk konzentrierte sich vielmehr auf den Bereich materieller Güter, in welchem in der Vergangenheit auch schon große Fortschritte erzielt werden konnten. Innerhalb des Dienstleistungsmarktes ist gerade der Markt für Ausund Weiterbildungsdienstleistungen ein sehr bedeutender. Die gesamten Ausgaben für Weiterbildung in Deutschland wurden für das Jahr 1998 auf ca. 39,5 Mrd. Euro geschätzt. Fast zwei Drittel dieser Summe (ca. 24,5 Mrd. Euro) werden von den öffentlichen und privaten Arbeitgebern aufgewendet - und davon wiederum ca. 17,5 Mrd. Euro alleine von der gewerblichen Wirtschaft 3. Für die Zukunft ist gerade auch in der Industrie mit einem starken Wachstum dieses Marktes zu rechnen. In der Metall- und Elektroindustrie waren laut IW Köln im Jahre 1998 durchschnittlich 84 Weiterbildungsfälle je 100 Mitarbeiter zu verzeichnen, im Jahr 2000 hatte sich diese Kennzahl bereits auf 134 Weiterbildungsfälle pro 100 Mitarbeiter erhöht. 92% aller Unternehmen der Metall- und Elektrobranche erwarten auch weiterhin einen steigenden Weiterqualifizierungsbedarf und 83% der Unternehmen rechnen auch insgesamt mit höheren Aufwendungen für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Ein Problem für die Nachfrager ist die große Unübersichtlichkeit des Marktes. Auf dem deutschen Weiterbildungsmarkt bewegen sich schätzungsweise bis Anbieter, wobei nur ca. 7% dieser Unternehmen mehr als 25 Mitarbeiter beschäftigen und fast die Hälfte sogar Einpersonen-Unternehmen sind. Es ist unmittelbar einsichtig, dass diese große Zahl an Anbietern mit unterschiedlichen Produktportfolien und Kompetenzen eine große Marktintransparenz verursacht. Die Suche nach geeigneten Anbietern und Dienstleistungen, insbesondere die manuelle Recherche in herkömmlichen Papierkatalogen und Einzelmailings, wird somit zu einem extrem zeitraubenden, mühseligen und damit kostenintensiven Prozess. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die im Vergleich zu Großunternehmen ohnehin über relativ wenig Ressourcen für die Personalentwicklung verfügen, ist es daher wünschenswert, die Markttransparenz auf dem Aus- und Weiterbildungsmarkt zu erhöhen. 2 Quelle: Statistisches Bundesamt Deutschland. Volkswirtschaftliche Gesamtrechnungen. 3 Quelle: Institut der deutschen Wirtschaft: Ergebnisse der Weiterbildungserhebung. Köln,

9 Einleitung Ein weiteres Ziel für diese Unternehmen ist es, die Potenziale von E-Business, die im Bereich materieller Güter nachweisbar zu merklichen Effizienzgewinnen sowohl in zeitlicher als auch in monetärer Hinsicht geführt haben, auch in diesem Markt nutzbar zu machen. Elektronische Mechanismen zur Unterstützung der Informationssuche könnten hierbei ebenso wie die Möglichkeit, Aus- und Weiterbildungsangebote auch komplett auf elektronischem Wege zu beschaffen und abzurechnen, eine große Unterstützung für die Mitarbeiter der Personalentwicklungsabteilungen sein. Auch für größere Unternehmen bietet E-Business für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen eine interessante Perspektive. Diese könnten über den elektronischen Austausch von Produkt- und Transaktionsdaten bestehende Medienbrüche bei der Auswahl und Beschaffung dieser Dienstleistungen eliminieren und auf diese Weise Prozesskosten in erheblichem Umfang einsparen, wie dies in der Vergangenheit bei materiellen Gütern (z.b. Büromaterialien) bereits realisiert wurde. 1.2 Bisherige Ansätze Das Projekt open-q Im von 2000 bis 2004 unter der Leitung von Fraunhofer IAO durchgeführten Forschungsprojekt»Standardisierter E-Commerce für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen und -märkte (open-q)«wurden die Grundlagen für einen medienbruchfreien elektronischen Geschäftsverkehr für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen geschaffen. Ziel des Projektes war es, sämtliche Prozesse von der Produktauswahl bis hin zur Produktabrechnung elektronisch abzubilden. Vorbild waren hierbei Technologien die bereits für materielle Güter entwickelt wurden und in den vergangenen Jahren bereits Marktreife erlangen konnten. Beispiele hierfür sind elektronische Produktdatenkataloge für materielle Güter wie BMEcat oder Klassifikationssysteme wie und UN/SPSC. Die wesentlichen vom Projekt open-q entwickelten Kernkomponenten sind: der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat eine standardisierte Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen elektronische Geschäftsdokumente zur Abbildung von Geschäftstransaktionen (z.b. Bestellung, Bestellbestätigung, Storno, Abrechnung) Auf diese Technologien wird im Rahmen des Dokumentes noch näher eingegangen. Nach Abschluss des Projektes open-q schloss sich ein Teil der Partner des Projektes zusammen, um die erarbeiteten Technologien in eine marktreife 9

10 Einleitung Plattform zur Abwicklung von elektronischen Geschäftsprozessen zu überführen. Im Einzelnen sind dies die DEKRA Akademie, Stuttgart, die Unilog Integrata Training, Stuttgart und die Technische Akademie Esslingen, Ostfildern. Als Partner war ferner das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart involviert. Abbildung 1 - Die open-q Komponenten Bereits während der Laufzeit von open-q wurde eine Austauschplattform»open-Q Exchange«konzipiert und prototypisch entwickelt. Diese demonstrierte die prinzipielle Machbarkeit von elektronischem Geschäftsverkehr für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen in der Praxis. Basierend auf den grundlegenden Mechanismen der open-q Exchange Plattform und unter Einsatz der open-q-standards wurde eine marktreife Weiterentwicklung vorangetrieben die -Plattform«, mit der Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nun frei von Medienbrüchen elektronisch gehandelt werden können. 10

11 Einleitung In den folgenden Abschnitten dieses Dokumentes werden grundlegende Technologien, Funktionen und Prozesse der Crosspoint-Q-Plattform näher dargestellt. Besonderes Augenmerk wird auf das Verständnis der Crosspoint-Q- Plattform selbst sowie auf den elektronischen Produktdatenkatalog open-qcat gelegt. 11

12 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat 2 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat In diesem Kapitel wird der in der Plattform Crosspoint-Q zum Einsatz kommende Produktdatenkatalog open-qcat dargestellt. Ziel dieses Abschnittes ist es, ein grundsätzliches Verständnis des Aufbaus des Formates und dessen Funktionalitäten zu vermitteln. 2.1 Anforderungen und Designkriterien Das Datenformat soll vor allem innerhalb eines elektronischen Produktdatenkatalogsystems zum Zwecke der elektronischen Auswahl und Beschaffung von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen eingesetzt werden. Die wesentlichen Anforderungen an ein solches Datenformat sind: eine möglichst weitreichende Unterstützung aller benötigten Funktionalitäten; Unterstützung von Klassifikationssystemen für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen; eine möglichst einfache Anwendbarkeit; im Hinblick auf internationale Handelsaktivitäten, eine möglichst internationale Ausrichtung des Formates. Diese Anforderungen sollen alle möglichst optimal erfüllt werden. Das Kriterium der Funktionalität verlangt zunächst nach der Möglichkeit, alle für die Auswahl einer Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen relevanten Informationen abbilden zu können. Des Weiteren ist es notwendig, dass diese beschreibenden Kriterien auf eine zufriedenstellende Art elektronisch abgesucht werden können. Deswegen verbietet das Kriterium der Funktionalität die Abbildung von suchrelevanten dienstleistungsbeschreibenden Informationen in einem einfachen Freitextfeld. Vielmehr müssen alle Informationen, die elektronisch gesucht bzw. verglichen werden sollen, jeweils in einem eigenen Feld abgebildet werden, da nur auf diese Weise eine strukturierte elektronische Suche möglich ist. Eine weitere wesentliche Anforderung an die Funktionalität eines elektronischen Produktdatenkataloges für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen ist die beliebige Kombinierbarkeit der verschiedenen Dienstleistungstypen untereinander und miteinander. So ist es beispielsweise in der Praxis absolut üblich, dass ein Seminar aus mehreren einzelnen Vorträgen besteht. Diese Struktur muss innerhalb des Kataloges abbildbar sein, da Art und Inhalt der einzelnen Vorträge für die Kunden von 12

13 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat 2.2 Aufbau von open-qcat höchster Bedeutung für die Auswahl eines Seminars sind. Genauso ist es durchaus denkbar, dass ein Weiterbildungsangebot aus mehreren Komponenten verschiedener Typen besteht, also beispielsweise aus einem CBT und einem Präsenzteil. Die Methoden zur Beschreibung einer Aus- und Weiterbildungsdienstleistung müssen daher modular aufgebaut sein, um dieser Anforderung zu entsprechen. Für den Einsatz in einer Verkaufsplattform mit vielen Anbietern ist es auch notwendig, dass das Format den Umgang mit Mehr-Lieferantendaten beherrscht, d.h., dass Dienstleistungen mehrerer Anbieter in einem Katalog abgebildet werden können. Das Kriterium der Internationalität verlangt die grundsätzliche Eignung des Datenformates für alle Regionen der Erde, in diesem Fall mindestens jedoch für die Europäische Union. Es darf sich also nicht nur für eine bestimmte geographische Region eignen. In der Praxis ist dieses Kriterium nicht ganz einfach zu erfüllen, da Aus- und Weiterbildungsmärkte teilweise starken regionalen Eigenheiten unterworfen sind. Ein Mindestmaß an internationaler Ausrichtung kann aber durch eine konsequente Benamung der Feldstrukturen erreicht werden. Diese sollten in englischer Sprache vorgenommen werden. Die Bedeutung von Klassifikationssystemen für eine strukturierte Suche nach passenden Dienstleistungen ist nicht zu vernachlässigen. Das Format muss daher mindestens das auf der Crosspoint-Q-Plattform zum Einsatz kommende System unterstützen. Das Kriterium der Einfachheit spiegelt zum einen die Forderung nach einem leichten Verständnis des Datenformates wieder sowie zum anderen den Wunsch nach einem möglichst einfachen Aufbau des Datenformates selbst (möglichst wenige Felder, möglichst wenige Ebenen). Dieses Kriterium steht offenkundig in einem Spannungsverhältnis zu der Forderung nach einer möglichst umfangreichen Funktionalität. Als Designkriterium sollte das Datenformat auf der Beschreibungssprache XML aufbauen. XML ist für die Erstellung von strukturierten Dokumenten besonders gut geeignet. Des Weiteren soll das Format so modular wie möglich aufgebaut werden. open-qcat enthält folgende wesentlichen Module: HEADER: Enthält grundlegende Informationen zum Katalogerzeuger, dem Katalogempfänger und ggf. der katalogerzeugenden Software. 13

14 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat CLASSIFICATION_SYSTEM: Mit diesem Modul kann ein Klassifikationssystem innerhalb des Kataloges definiert werden. CATALOG_GROUP_SYSTEM: Mit diesem Modul können Kataloggruppensysteme definiert werden, mit denen ein open-qcat Katalog in mehrere logische Unterkataloge unterteilt werden kann. SERVICE_DETAILS: Diese Struktur beschreibt alle Merkmale einer Aus und Weiterbildungsdienstleistung SERVICE_PRICE_DETAILS: Dieses Modul enthält alle Informationen zu Preisen. Es sind Listenpreise und komplexere Angaben möglich, wie etwa Staffelpreise. EDUCATION: Mit dieser Struktur können Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen dargestellt werden. Es existieren drei Untermodule mit denen Präsenzkurse, Computer Based Training sowie Web Based Training Angebote modelliert werden können. Die drei Untermodule: MODULE_COURSE (Präsenzkurs), MODULE_CBT (Computer Based Training) und MODULE_WBT (Web Based Training) sind unter- und miteinander beliebig kombinierbar und erlauben somit die Darstellung sehr komplexer Aus- und Weiterbildungsangebote. Die folgende Abbildung stellt den grundsätzlichen Aufbau von open-qcat in einer Übersicht dar. Die einzelnen Module von open-qcat werden im Anhang detaillierter beschrieben. 14

15 Der elektronische Produktdatenkatalog open-qcat Abbildung 2 - Aufbau von open-qcat 15

16 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen 3 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen 3.1 Einleitung Ein Klassifikationssystem ist laut DIN definiert als»die strukturierte Darstellung von Klassen und der zwischen ihnen bestehenden Begriffsbeziehungen«. Eine Klassifikation des Dienstleistungsangebots ist eine notwendige Grundlage für die Schaffung eines funktionierenden elektronischen Produktdatenkataloges. Wären die Dienstleistungen nicht mittels einer standardisierten Klassifikation identifizierbar, würde eine hierarchische Katalogsuche über Produktkategorien in vielen Fällen zu fehlerhaften oder unvollständigen Ergebnissen führen. So ordnet beispielsweise ein Anbieter eine Schulung in Firewall-Technologie im einen Fall der Kategorie»Internet«zu, während sie ein weiterer Anbieter genauso gut der Kategorie»Netzwerke«unterordnen könnte. Im Extremfall könnte man solch eine Schulung gar einer Kategorie»Unternehmenssicherheit«zuordnen (wo sie vielleicht gleich neben der Ausbildung für das Wachpersonal zu finden wäre). Nur eine standardisierte Klassifikation stellt sicher, dass alle Anbieter ihre Angebote in vergleichbarer Weise ordnen und nur so ist sichergestellt, dass die Nachfrager die von ihnen gewünschten Angebote auch zuverlässig finden können. Dies gilt selbst dann, wenn die Geschäftspartner die gleiche Standardsoftware verwenden. Elemente eines Klassifikationssystems können sein: eine (numerische) Klassenstruktur, die die einzelnen Klassen systematisch definiert und ordnet Schlagworte und Synonyme, die zur Navigation und Suche in der Klassifikation dienen Merkmale, die die Eigenschaften von Produkten in der Klassifikation abbilden Werte, die Merkmale oder Wertebereiche definieren Vorteile, die durch den Einsatz von standardisierten Klassifikationssystemen entstehen, sind: eine höhere Markttransparenz, die durch die verbesserte Vergleichbarkeit von Produkten entsteht eine Reduktion von Transaktions- und Prozesskosten bei Anbietern und Nachfragern 16

17 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen die Erweiterung des Lieferanten- bzw. Kundenkreises Nachteilig ist zu vermerken, dass die Erstellung von Klassifikationssystemen ein sehr komplexer und zeitaufwendiger Prozess ist. Dies betrifft auch die Anwender von Klassifikationssystemen, da diese ihre sämtlichen Güter und Dienstleistungen vor der Anwendung erst mit den entsprechenden Klassen kennzeichnen müssen. Des Weiteren sind die erhöhte Transparenz und die sich daraus ergebenden Vergleichsmöglichkeiten für die Anbieter nicht in jedem Fall erwünscht, da die Nachfrager auf diese Weise (zu) leicht nach dem preiswertesten Produkt suchen können. 3.2 Klassifikationssysteme für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Im Fall von Angeboten aus dem Bereich Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, diese hierarchisch zu klassifizieren. Viele Anbieter dieser Branche ordnen ihre Kataloge themenbezogen. Kategorien in einem nach diesem Schema organisierten Katalog sind beispielsweise Elektrotechnik oder Betriebswirtschaft. Es ist aber genauso gut möglich, die Angebote nach den Zielgruppen zu ordnen, an die sich die Dienstleistungen primär richten. Als Beispiele für Kategorien in einem zielgruppenbezogenen Katalog könnte man Einkauf oder Personal nennen. Auch eine Klassifikation nach dem Typ der Dienstleistung kann in Betracht gezogen werden. Ein solcher Katalog würde seinen Inhalt nach Kategorien wie etwa Präsenzseminar oder Computer Based Training einteilen. Grundsätzlich sind auch noch andere Systematiken denkbar, anhand derer sich eine Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen ausrichten lassen würde. In der Praxis sind die hier dargestellten Möglichkeiten der Klassifikation jedoch die gebräuchlichsten. Für alle drei genannten Arten der Klassifikation können plausible Gründe angeführt werden. Die Einteilung nach der Zielgruppe ist wohl die am stärksten kundenbezogene Sichtweise. Sie erlaubt den Kunden, schnell die für sie geeigneten Kurse zu finden. Allerdings ist die Treffermenge, die eine Suche in einer solchen Klassifikation zurückliefert, vermutlich in der Regel zu unscharf. Eine Kategorie einer zielgruppenorientierten Klassifikation kann Dienstleistungsangebote aus den unterschiedlichsten Themengebieten enthalten. Es ist somit für die Kunden relativ aufwendig, das eigentlich gewünschte Angebot aus der Treffermenge herauszufiltern. Auch werden so Angebote leicht übersehen, die aufgrund ihres inhaltlichen Charakters durchaus für den Kunden geeignet wären, die aber durch den Anbieter einer anderen Zielgruppe zugeordnet wurden. Für die Klassifikation nach dem Dienstleistungstyp spricht vor allem die Tatsache, dass diese Einteilung eine scharfe Trennung nach Produktmerkmalen erlaubt - schließlich hat ein Präsenzseminar andere Charakteristika als etwa ein 17

18 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen CBT (letzterer hat beispielsweise im Gegensatz zu einem Präsenzkurs weder die Eigenschaft Referent, noch ein Datum, noch einen Ort). Die Merkmale können somit eindeutig jeweils den Produkten zugeordnet werden, für die sie auch zutreffen. Der Hauptnachteil der Klassifikation nach dem Dienstleistungstyp ist die geringe Anzahl an möglichen Kategorien. In ihrer überwiegenden Mehrheit sind die derzeit existierenden Aus- und Weiterbildungsangebote vom Typ Präsenzseminar. Der Marktanteil anderer Dienstleistungsarten wie CBT und WBT ist momentan eher vernachlässigbar. Somit würde ein Großteil aller Dienstleistungen einer einzigen Kategorie zugeordnet. Der Hauptvorteil einer hierarchischen Klassifikation für die Nachfrager, nämlich die erleichterte Suche nach Produkten, ist damit hinfällig. Zusätzlich verstärkt wird dieser negative Eindruck durch die Erkenntnisse einer im Rahmen des Projekts open-q durchgeführten Erhebung bei Nachfragern von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen, nach der das Merkmal»Art der Dienstleistung«für die Nachfrager bei der Suche nach geeigneten Angeboten nur eine vergleichsweise untergeordnete Rolle spielt. Des Weiteren bestätigte die Erhebung auch die naheliegende Vermutung, dass bei der Suche nach Weiterbildungsangeboten das Thema der Dienstleistung die mit Abstand wichtigste Stellung einnimmt. Eine Suche über das Thema ist somit die natürlichste Art der Suche für die Nachfrager von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen. Die thematische Einteilung entspricht im Übrigen der Sicht, mit der die meisten Anbieter selbst ihre Kurse in der hauseigenen Datenhaltung klassifizieren. Auch sind die weitaus meisten herkömmlichen Papierkataloge nach dieser Methode aufgebaut. Diese Art der Klassifikation ist daher sowohl den Anbietern als auch den Nachfragern (durch die gewohnten Papierkataloge) bereits vertraut. Unter dem Strich sprechen die meisten Gründe für eine themenbezogene Klassifikation der Dienstleistungsangebote. Es ist jedoch nicht nötig, auf die Vorzüge der beiden anderen Klassifikationsarten zu verzichten. Denn es ist durchaus möglich, deren Hauptordnungskriterien als Produktmerkmale in die Klassifikation mit aufzunehmen. So lassen sich schlagwortbezogene Suchanweisungen auch über die Zielgruppe oder den Dienstleistungstyp realisieren. Die Funktionalität wird in diesem Fall nur von der Klassifikation zur Katalogbrowser-Software verlagert. 3.3 Die Klassifikation in Crosspoint-Q identifiziert Produkte und Dienstleistungen mittels eines vierstufigen, hierarchischen Klassifikationsschlüssels (eine Glühbirne hat beispielsweise die Nummer ). Jede der vier Nummern repräsentiert hierbei eine Ebene einer Baumstruktur. Die oberste Ebene bezeichnet als Sachgebiete (wie Dienstleistungen oder Fahrzeugtechnik). Unterhalb der Sachgebiete befinden sich die Ebenen Hauptgruppen, Gruppen, sowie Untergruppen. Die Navigation bzw. Suche ist entweder über die Nummernhierarchie oder über ein aus

19 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Begriffen bestehendes Schlagwortregister möglich, so dass auch Produkte gefunden werden können, für die keine eindeutige Benamung existiert (die bereits angesprochene Glühbirne heißt in der Fachsprache eigentlich Allgebrauchslampe). Zur weiteren Beschreibung der Produkte werden Merkmalsleisten eingesetzt, die die Eigenschaften der Produkte näher charakterisieren und damit die Suche nach Produkten unterstützen und erleichtern. Entwickelt und gepflegt wird der vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln. Das Projekt open-q brachte ein Klassifikationsschema speziell für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen hervor, das in den integriert wurde. Als Gerüst für den Aufbau der Klassifikation wurde eine Konstruktion bestehend aus zwei Ebenen gewählt, einer Hauptkategorien- und einer Unterkategorienebene. Abbildung 3 - Aufbau der open-q-klassifikation in ecl@ss 5.1 Die Hauptkategorien entsprechen weitgehend den jeweiligen Fachgebieten der Aus- und Weiterbildungsangebote; Beispiele hierfür sind etwa: Elektrotechnik, Naturwissenschaft, Sprachen, Informationstechnologie, Betriebs- und Volkswirtschaft und 19

20 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Rechtswissenschaft. Die Unterkategorien geben die Spezialisierungsgebiete der jeweiligen Fachgebiete an. Ein Beispiel für die Hauptkategorie Informationstechnologie sind die Unterkategorien: Anwendungen, Betriebssysteme, Hardware, Netzwerktechnik und Netzwerksicherheit sowie Softwareentwicklung. Des Weiteren sieht die Klassifikation eine Merkmalsleiste vor, welche die charakteristischen Merkmale der Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen beschreibt. Die Merkmalsleiste ist ein wichtiges Instrument für die Suche innerhalb der Klassifikation und ist einheitlich für alle Klassen. Definierte Merkmale sind beispielsweise die verwendete (Landes-)Sprache der Dienstleistung, der Termin an dem die Dienstleistung durchgeführt wird, oder welche Lernziele vermittelt werden sollen. Ein weiteres Merkmal ist eine Kennung, die angibt, ob das Weiterbildungsangebot durch die öffentliche Hand gefördert werden kann. 20

21 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Abbildung 4 - Die open-q-klassifikation in ecl@ss

22 Klassifikation für Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen Abbildung 5 - Klasse Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft der open-q-klassifikation 22

23 Elektronische Geschäftsdokumente 4 Elektronische Geschäftsdokumente 4.1 Einführung Geschäftsdokumente dienen zur Übertragung von Geschäftstransaktionen. Beispiele hierfür sind eine Bestellung oder eine Rechnung. Ohne elektronische Geschäftsdokumente ist E-Commerce zwischen dezentral agierenden Marktteilnehmern nicht möglich. Der elektronische Handel wäre statt dessen immer an eine zentrale Plattform gebunden, auf der keinerlei Dokumentenverkehr stattfindet, sondern alle Transaktionen direkt in ein Handelssystem eingebucht werden, wie etwa in einen E-Shop. Diese Funktionalität wird von Crosspoint-Q zwar unterstützt, sie ist aber nicht medienbruchfrei. Um die Vorteile von E-Commerce voll ausnutzen zu können, ist die Integration von E-Commerce Komponenten in die firmeninterne Infrastruktur wünschenswert. Auf diese Weise kann die aufwendige manuelle Eingabe von Daten entfallen, was die Prozesskosten für die Abwicklung einer Bestellung oder Rechnung drastisch reduziert. Hat beispielsweise ein Nachfrager einen elektronischen Produktdatenkatalog vorliegen, so kann er daraus Daten direkt in eine elektronische Bestellung übernehmen, die dann an den Anbieter gesendet wird. Dieser kann seinerseits die elektronische Bestellung mittels einer geeigneten Schnittstelle direkt in die firmeninternen Datenverarbeitungssysteme übernehmen, wo sie beispielsweise buchhalterisch bearbeitet werden kann. Nach Abwicklung des Auftrages generiert der Anbieter eine elektronische Rechnung, die er dem Nachfrager des Produktes zusendet, wo sie ebenfalls mit Hilfe einer Schnittstelle in die unternehmensinternen Systeme eingelesen und weiterverarbeitet werden kann. An keiner Stelle ist noch eine manuelle Datenerfassung notwendig. Elektronische Geschäftsdokumente ermöglichen somit eine nahtlose maschinelle Übertragung von Transaktionsdaten und schließen damit die Prozesskette zwischen Anbieter und Nachfrager von Produkten. Crosspoint-Q verfügt daher auch über einen Transaktionsserver zur Verarbeitung von elektronischen Geschäftsdokumenten. Als Datenformat kommt das Format opentrans zum Einsatz, das sich besonders gut für das Zusammenspiel mit open-qcat eignet. 23

24 Elektronische Geschäftsdokumente 4.2 opentrans opentrans ist ein frei einsetzbarer, XML-basierter Standard für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Entwickelt wird opentrans im Wesentlichen von Fraunhofer IAO und der Universität Essen. opentrans ist 100% kompatibel zu open-qcat. Die aktuelle Version 1.0 des opentrans- Standards wurde im September 2001 veröffentlicht. Zur Verfügung gestellt werden derzeit folgende open-trans-dokumente: Angebotsanforderung Angebot Bestellung Bestellantwort Auftragsänderung Lieferavis Eingangsbestätigung Rechnung Abbildung 6 - Das opentrans Prozessmodell opentrans stellt die benötigten Geschäftsdokumente zur Verfügung, macht aber noch keine Aussage über die Prozesse in deren Rahmen die Dokumente verwendet werden. Für die Crosspoint-Q-Plattform werden derzeit nicht alle opentrans-dokumente benötigt. 24

25 Die Crosspoint-Q-Plattform 5 Die Crosspoint-Q-Plattform 5.1 Zielsetzung und Überblick Das grundsätzliche Ziel der Crosspoint-Q-Plattform ist die Ermöglichung eines medienbruchfreien elektronischen Geschäftsverkehrs und Dokumentenaustausches zwischen gewerblichen Anbietern und Nachfragern von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Anbieter im Sinne dieser Definition sind alle Unternehmen und Organisationen, die Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen anbieten. Primäre Zielgruppe als Nachfrager sind vor allem gewerbliche Großkunden, aber auch mittelständische und kleinere Unternehmen sollen angesprochen werden. Schließlich sollen als sekundäre Zielgruppe auch Privatpersonen erreicht werden. Neben der Unterstützung des elektronischen Geschäftsverkehr als solchem ist es auch möglich, Formatkonvertierungen vorzunehmen, beispielsweise um das Veranstaltungsangebot in ein firmeneigenes Intranet zu übernehmen oder auch für die Übertragung auf andere Plattformen. Crosspoint-Q stellt zwei grundlegende Mechanismen zur Abwicklung von Geschäftstransaktionen zur Verfügung. Die Erste ist ein Webinterface mit integriertem Warenkorbsystem, mit dem Kurse direkt auf der Webplattform ausgesucht und gebucht werden können. Dieser Mechanismus richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen und Privatpersonen. Der zweite Mechanismus ist ein Transaktionsserver, der einen direkten Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen den Marktteilnehmern ermöglicht. Elektronische Bestellungen oder Abrechnungen werden dazu direkt zwischen den ERP-Systemen der Marktteilnehmer ausgetauscht, der Crosspoint-Q-Transaktionsserver nimmt eine Vermittlerrolle wahr und prüft die Geschäftsdokumente auf Gültigkeit. Beide Mechanismen werden im folgenden Abschnitt dargestellt. 25

26 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 7 - Die Crosspoint-Q Webplattform Auf der Plattform können anbieterübergreifende elektronische Produktdatenkataloge und Anbieterverzeichnisse gehalten (und auch bearbeitet) werden. Es ist dann möglich, mittels der zur Verfügung gestellten Benutzerschnittstelle, Suchanfragen an die Datenbestände zu stellen, um geeignete Dienstleistungen im Katalogbestand finden zu können. Wie bei Online-Verkaufsplattformen üblich, wird auch im Falle von Crosspoint- Q die eigentliche Geschäftstransaktion primär über ein Warenkorb System durchgeführt. Alternativ dazu steht ein Transaktionsserver zur Verfügung, über den elektronische Geschäftsdokumente direkt ausgetauscht werden können. Die Funktionen der Crosspoint-Q Webplattform werden im folgenden Abschnitt detaillierter erläutert. 26

27 Die Crosspoint-Q-Plattform 5.2 Funktionen von Crosspoint-Q Grundsätzliche Funktionalitäten der Plattform sind: Katalogdatenmanagement Anbieterdatenmanagement Produktsuche über Klassifikation oder Schlagworte Selektion und Selektionsexport (auch als PDF) Transaktionen (Bestellung, Abrechnung, Storno etc.) Benutzerverwaltung und Administration Diese Funktionen können in anbieter- und nachfrageseitige Funktionen unterteilt werden Anbieterseitige Funktionen Anmeldung und Anbieterprofil Als Voraussetzung für die Nutzung der Anbieterfunktionen der Plattform ist eine Registrierung des Unternehmens notwendig, in deren Zuge dem Unternehmen eine Nutzungsberechtigung in Form eines Passwortes erteilt wird. Die Qualitätssicherung wird dabei durch den Plattformbetreiber bzw. Administrator sichergestellt. Die Anbieter von Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen haben nach Anmeldung auf der Plattform die Möglichkeit, ein Profil ihres Unternehmens auf der Plattform anzulegen. Das Profil kann neben einer textuellen Beschreibung des Anbieters auch ein Unternehmenslogo enthalten. Des Weiteren kann jeder Anbieter die vom Unternehmen akzeptierten Zahlungsarten festlegen (Kreditkarte, Bankeinzug, Rechnung usw.). 27

28 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 8 - Funktion: Profil bearbeiten Katalogverwaltung Die zweite wichtige Funktion für die Anbieter ist die Katalogverwaltung. Im Regelfall werden elektronische Kataloge im open-qcat Format direkt auf die Plattform importiert. Dies wird über eine einfache Upload-Schnittstelle bewerkstelligt. Über einen Upload-Dialog wird die Katalogdatei aus dem lokalen Dateisystem des Anbieters ausgewählt, zum Server transferiert und dort unmittelbar einer syntaktischen Prüfung gegen das open-qcat-xml-schema unterzogen. Somit ist gewährleistet, dass nur valide open-qcat Kataloge auf die Plattform gelangen. 28

29 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 9 - Funktion: Katalogimport Vorhandene Kataloge können über die Katalogverwaltung aufgelistet und bearbeitet werden. Einzelne Angebote in Katalogen können bearbeitet oder aktualisiert werden, z.b. Preisänderungen oder Änderung des Veranstaltungsortes. Es ist damit auch möglich, komplette Kataloge direkt auf der Webplattform zu erzeugen. Diese Möglichkeit ist insbesondere für Anbieter interessant, die nicht in der Lage sind, einen open-qcat Katalog in ihren eigenen Systemen zu erzeugen (oder dies aufgrund einer zu geringen Zahl an angebotenen Kursen nicht wirtschaftlich wäre). Zur manuellen Anlage eines Kataloges wird über die Funktion»Neuen Katalog anlegen«ein Katalog direkt auf der Plattform angelegt. Neue Kurse können 29

30 Die Crosspoint-Q-Plattform dem leeren Katalog anschließend über die Funktion»Neuen Kurs anlegen«einzeln hinzugefügt werden. Abbildung 10 - Funktion: Kataloge verwalten Vorhandene Kataloge können deaktiviert oder gänzlich aus dem System gelöscht werden. Ebenso ist es möglich einen Katalog wieder im open-qcat XML Format zu exportieren. In Verbindung mit der Möglichkeit, Kataloge komplett auf der Plattform einzugeben, ist es somit auch möglich, auf der Crosspoint-Q-Plattform open-qcat Kataloge zu erzeugen, ohne selbst über Know-how bzgl. open-qcat verfügen zu müssen. 30

31 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 11 - Funktion Kataloge bearbeiten Bestellbearbeitung Auf der Plattform durch Nachfrager getätigte Transaktionen können eingesehen und bearbeitet werden. 31

32 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 12 - Funktion Eingang Bestellungen Die eingegangen Bestellungen können bearbeitet werden. Verschiedene Status können jeder einzelnen Bestellung zugewiesen werden, z.b.»bestätigt«oder»abgelehnt«. Die gesamten Details einer Bestellung können über die Detailansicht angezeigt werden. Diese enthält auch eine Auflistung der angemeldeten Teilnehmer. 32

33 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 13 - Funktion Bestellstatusänderung Benutzerverwaltung Registrierte Anbieter haben die Möglichkeit, selbst mehrere Benutzer auf Crosspoint-Q anzulegen und ihnen Rollen zuzuweisen (z.b. Anbieter- Administrator) 33

34 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 14 - Funktion Benutzer bearbeiten Nachfragerseitige Funktionen Registrierung Die Nachfrager müssen sich ebenfalls vor der Nutzung der Plattform auf dieser registrieren. Grundsätzlich unterscheidet Crosspoint-Q zwischen gewerblichen Nachfragern und Privatpersonen. Letztere können sich selbst auf der Plattform anmelden und erhalten über eine Bestätigungsmail ein Benutzerkonto. Gewerbliche Nachfrager, die die fortgeschrittenen Funktionen der Crosspoint- Q-Plattform nutzen wollen, werden durch einen Administrator auf der Plattform registriert. Hierzu ist eine Kontaktaufnahme zu den Plattformbetreibern notwendig. 34

35 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 15 - Funktion Registrieren Die zur gewerblichen Registrierung notwendigen Kontaktinformationen können direkt auf Crosspoint-Q eingesehen werden. Als Privatnutzer (oder kleingewerblicher Nachfrager) ist lediglich die Online- Registrierung über ein Formular notwendig, um Crosspoint-Q nutzen zu können. 35

36 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 16 - Funktion Registrieren Benutzerdaten Suche nach Kursen Die zweite Hauptfunktion für Nachfrager ist die Suche nach passenden Kursen. Für die Suche stehen zwei grundsätzliche Möglichkeiten zur Verfügung: Hierarchische Suche (über Klassifikation) Parametrisierte Suche (über Schlagworte) 36

37 Die Crosspoint-Q-Plattform Im Falle der hierarchischen Suche kann über Klassen, der von Crosspoint-Q verwendeten Klassifikation, gesucht werden. Die parametrisierte Suche lässt eine Selektion passender Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen über eine Vielzahl von Kriterien zu, die auch verknüpft werden können. Ebenso lassen sich beide Sucharten kombinieren, so dass auch schlagwortbasiert in bestimmten Produktklassen gesucht werden kann. Dadurch lassen sich auch komplexere Suchanfragen starten. So ist es auch möglich, sich beispielsweise alle Excel-Kurse für Einkäufer anzeigen zu lassen, die in einer bestimmten Region von einem bestimmten Anbieter angeboten werden. Abbildung 17 - Funktion Suche nach Kursen Das Ergebnis einer Suchanfrage ist eine Trefferliste mit passenden Kursen. Die Suchanfrage selbst kann für spätere Wiederverwendung gespeichert werden, 37

38 Die Crosspoint-Q-Plattform so dass dieselben Parameter für spätere Suchen schnell aufgerufen werden können, ohne diese erst im Suchformular einstellen zu müssen. Ebenso ist es jetzt möglich, die gesamte Kurs-Selektion im open-qcat Format zu exportieren. Auf diese Weise können Daten in eigene Systeme importiert werden (z.b. zur Darstellung in einem Intranet). Ebenso kann die Selektion im PDF Format exportiert werden. Dies ist sinnvoll, wenn die Selektion ausgedruckt oder weitergereicht werden soll. Abbildung 18 - Funktion Suche: Trefferliste Aus der Trefferliste lassen sich Detailansichten zu jedem gelisteten Kurs anzeigen. Diese enthält eine genauere Erläuterung der Angebote und weitere Angaben wie Kontaktpersonen, Veranstaltungsorte und Preise. 38

39 Die Crosspoint-Q-Plattform Schließlich lassen sich individuelle Angebote auch in eine Merkliste übernehmen, etwa für eine spätere Buchung oder auch für Vergleichszwecke. Abbildung 19 - Funktion Suche: Details Buchung Aus der Detailansicht kann der gewünschte Kurs in einen Warenkorb übernommen werden. Der Warenkorb kann selbstverständlich auch mehrere Angebote enthalten. 39

40 Die Crosspoint-Q-Plattform 5.3 Anbindung der Crosspoint-Q-Plattform Ohne Nutzung des Crosspoint-Q-Transaktionsservers Falls der Transaktionsserver nicht genutzt wird, erfolgt die Produktauswahl und die Abwicklung von Transaktionen ausschließlich unter Nutzung der Crosspoint-Q Webplattform bzw. unter Nutzung von Kommunikationsmitteln wie oder Schriftverkehr. In der Regel erzeugt ein Anbieter einen elektronischen Produktdatenkatalog im open-qcat Format und importiert diesen über die Upload-Schnittstelle auf die Crosspoint-Q-Plattform (in manchen Fällen werden die Kataloge auch manuell auf der Plattform erfasst). Die Nachfrager führen die Produktauswahl mit Hilfe der Suchfunktionen direkt auf Crosspoint-Q durch und buchen Kurse unter Nutzung der Warenkorbfunktion. Die Anbieter werden über erfolgte Buchungen vom Crosspoint-Q System über benachrichtigt. Die eingegangene Buchung kann vom Anbieter nun auf normalem Weg weiterverarbeitet werden (z.b. schriftliche Buchungsbestätigung, Eingabe der Buchungsdaten in das interne Seminarplanungssystem). Auch die Abrechnung erfolgt auf dem für die Anbieter gewohnten (Papier-)Weg. Ebenso muss der Nachfrager alle relevanten Daten selbst in die eigenen IT- Systeme erfassen (Einkauf, Kreditorenbuchhaltung etc.). 40

41 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 20 Crosspoint-Q Anbindung ohne Transaktionsserver Anbindung an Inhouse-Systeme unter Nutzung des Transaktionsservers Die Abwicklung von Transaktionen über Crosspoint-Q ist nicht nur ausschließlich über das Webinterface möglich. Neben dem Warenkorb-System steht auch ein Transaktionsserver zur Verfügung, über den elektronische Geschäftsdokumente im opentrans-format ausgetauscht werden können. Neben dem eigentlichen Weiterleiten der Nachrichten an den Empfänger, überprüft der Transaktionsserver dabei auch die Standardkonformität der opentrans Dokumente und deren Vollständigkeit. Die über den 41

42 Die Crosspoint-Q-Plattform Transaktionsserver übertragenen Dokumente werden zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit auf der Crosspoint-Q-Plattform gespeichert. Der Transaktionsserver kann elektronische Geschäftsdokumente für die folgenden Transaktionen verarbeiten: Buchung Bestellbestätigung Storno Rechnungsstellung Der Austausch der Geschäftsdokumente selbst findet über SOAP-Nachrichten statt, die wiederum als Container für opentrans-geschäftsdokumente dienen. Um den Transaktionsserver nutzen zu können, müssen Anbieter und Nachfrager folglich das Versenden und Parsen von SOAP-Nachrichten beherrschen. Des Weiteren muss das verwendete Datenformat opentrans unterstützt werden. Die in den opentrans Dokumenten enthaltenen Geschäftstransaktionen werden über entsprechende Schnittstellen direkt in die (ERP-)Systeme der beteiligten Geschäftspartner übernommen. Die Crosspoint- Q-Plattform selbst fungiert in diesem Modell lediglich als Vermittler. Der Crosspoint-Q-Transaktionsserver stellt folgende Funktionen zur Verfügung: getcategories: Lädt das Klassifikationsschema vom Crosspoint-Q Server herunter. getcategory: Gibt einen Kategorienamen zu einer gegebenen ID zurück. getcourse: Liefert Informationen zu einem durch eine ID gegebenen Kurs zurück. import: Lädt einen open-qcat Katalog auf die Plattform. login: Authentifiziert sich gegenüber dem Transaktionsserver. logout: Abmeldung beim Transaktionsserver. opentrans: Überträgt eine opentrans Transaktion an den Transaktionsserver. poll: Mit dieser Funktion können auf der Plattform vorliegende Transaktionen abgerufen werden. search: Führt eine Suche nach Kursen direkt auf Crosspoint-Q durch. 42

43 Die Crosspoint-Q-Plattform Der Ablauf der Prozesse sieht typischerweise in diesem Fall etwa wie folgt aus: Die Anbieter erzeugen elektronische Produktdatenkataloge im open-qcat Format direkt aus ihren eigenen Systemen (z.b. Seminarplanungssystem) und importieren die Kataloge auf die Crosspoint-Q-Plattform unter Nutzung der Upload Schnittstelle. Die Nachfrager laden sich die für sie relevanten Katalogdaten von Crosspoint-Q über die Download Schnittstelle herunter und importieren sie in ihr Beschaffungssystem. Die Auswahl von Kursen erfolgt in diesem Fall also direkt beim Nachfrager. Buchungen werden ebenso direkt beim Nachfrager ausgelöst. Dazu wird ein elektronisches Geschäftsdokument (opentrans ORDER) generiert und über die SOAP Schnittstelle an den Crosspoint-Q-Transaktionsserver und von diesem wiederum an den betreffenden Anbieter gesendet. Der Transaktionsserver nimmt gleichzeitig eine Validierung des opentrans Dokumentes vor. Die Systeme des Anbieters parsen das opentrans Dokument und übernehmen die Buchungsdaten direkt in dessen ERP-System, wo sie bearbeitet werden. Der Anbieter generiert nun seinerseits ein opentrans Dokument (opentrans ORDERRESPONSE: entweder Buchungsbestätigung oder Ablehnung) und sendet dieses über die SOAP Schnittstelle zurück an den Nachfrager. Auch die Abrechnung erfolgt über ein opentrans Dokument (opentrans INVOICE). Die gesamte Geschäftstätigkeit verläuft in diesem Fall medienbruchfrei. An keiner Stelle müssen Daten manuell in IT-Systeme (wieder-)erfasst werden. Da die Daten direkt in die ERP-Systeme übernommen werden, sind die Datenbestände stets aktuell und können von weiteren Instanzen zeitnah genutzt werden (z.b. Controlling). 43

44 Die Crosspoint-Q-Plattform Abbildung 21 Crosspoint-Q Anbindung mit Transaktionsserver 44

45 Die Crosspoint-Q-Plattform 5.4 Ausblick Es ist vorgesehen, die Crosspoint-Q-Plattform zukünftig um weitere Funktionalitäten zu erweitern. Ebenfalls ist eine Verfügbarkeitsprüfung vorgesehen, so dass Nachfrager online die Buchbarkeit des gewünschten Kurses prüfen können. Weitere geplante Funktionen sind Umbuchung von Kursen, Hotelreservierung, elektronische Übermittlung von Zertifikaten, Reise- und Veranstaltungsmanagement sowie Inkassoservice. Für die Anbieter sind ferner Statistikfunktion angedacht, so dass die Plattform zielgerichteter und effektiver genutzt werden kann. Zu diesem Zweck werden bereits jetzt transaktionsspezifische Logdaten durch Web- und Transaktionsserver gesichert, die als Datenbasis für später hinzukommende Auswertungsfunktionen dienen sollen. Schließlich ist ein Mechanismus zur Abgabe von Bewertungen der Angebote durch Nutzer geplant. Dies könnte einen Beitrag zur Qualitätssicherung der Angebote liefern. Ähnliche Mechanismen sind bereits in vergleichbaren Plattformen enthalten (z.b Amazon.com oder ebay). 45