Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Konkrete Maßnahmen

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1 Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Konkrete Maßnahmen Aktive Gestaltung der Elternzeit: Mit einer aktiven Gestaltung der Elternzeit erhöhen Sie die Rückkehrbereitschaft Ihrer Beschäftigten nach der Elternzeit und wirken ihrer Dequalifizierung entgegen. Ziel ist es, die familienbedingte Auszeit einigermaßen kurz zu halten und einen möglichst reibungslosen Wiedereinstieg zu gewährleisten. Auch die meisten Eltern haben ein Interesse daran, während der familienbedingten Auszeit mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben und weiterhin als Teil des Unternehmens betrachtet zu werden. Es gibt verschiedene Maßnahmen, mit denen Sie die Elternzeit Ihrer Beschäftigten aktiv gestalten und ihre Bindung an den Betrieb erhalten können. Dazu gehört neben dem Angebot, während der Elternzeit weiterhin einer Teilzeitbeschäftigung nachzugehen beispielsweise auch das Angebot, Urlaubs- und/oder Krankheitsvertretungen oder befristete Projekteinsätze wahrzunehmen. Rein rechtlich darf jeder Elternteil während der Elternzeit bis zu 30 Wochenstunden arbeiten. Bieten Sie den betroffenen Beschäftigten weiterhin die Möglichkeit, an Weiterbildungen teilzunehmen. Wurden bereits umfangreiche Weiterbildungsmaßnahmen begonnen, sollten diese wenn möglich in der Elternzeit fortgesetzt werden, damit sich für die Beschäftigten beim Wiedereinstieg kein Nachholbedarf ergibt. Mit Weiterbildungsmaßnahmen vor oder flankierend zum Wiedereinstieg können Sie dafür sorgen, dass der Wiedereinstieg reibungsloser gelingt und Ihre Mitarbeiter möglicherweise sogar mit erweiterten Kompetenzen aus der Elternzeit zurückkehren. Besonders wenig verursacht das gezielte Kontakthalten während der Elternzeit. Dies kann etwa durch die Bereitstellung eines Ansprechpartners ( Paten ) im Unternehmen gewährleistet werden, der über aktuelle betriebliche Gegebenheiten informiert. Denkbar ist auch eine regelmäßige Informationsübermittlung (z.b. Gewährleistung des Zugriffs auf das Intranet, Zuschicken der Mitarbeiterzeitung) sowie die Einladung zu Betriebsveranstaltungen, wichtigen Besprechungen und/oder den (jährlichen) Mitarbeitergesprächen. Auch persönliche Briefe zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Weihnachten erhalten die an Ihr Unternehmen. Denken Sie daran, vor und während der Elternzeit gezielt Mitarbeitergespräche durchzuführen. RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 1

2 Ggf. höherer Planungsaufwand des Personaleinsatzes Erhöhung der Rückkehrquote aus der Elternzeit Ggf. größerer Verwaltungsaufwand Ggf. Verkürzung der Elternzeit Zeitaufwand für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen vor und während der Elternzeit Ggf. Zeitaufwand für den Paten Ggf. Gebühren und für die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen (idr nur vorgezogene, nach einer Rückkehr ohnehin anfallende Fortbildungskosten) Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit Reduzierung der Überbrückungs- und Personal(wieder)beschaffungskosten Geringere Wiedereingliederungskosten Ggf. Versandkosten für Informationsmaterial und/oder Einladungen/persönliche Briefe Unterstützung bei der Kinderbetreuung: Die Kinderbetreuung ist für viele Eltern, die Beruf und Familie miteinander vereinbaren wollen, häufig die schwierigste Aufgabe. Darüber hinaus stellen die damit verbundenen für viele Eltern eine erhebliche Belastung dar. Zwar ist es für kleine und mittlere Unternehmen in der Regel zu aufwendig, Kinderbetreuungsplätze in Eigenregie bereitzustellen, es gibt aber verschiedenen Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter dennoch bei der Kinderbetreuung unterstützten können. Diese variieren beträchtlich hinsichtlich und Organisationsaufwand. Hilfe bei der Auswahl finden unter dem Punkt Ermittlung des konkreten Betreuungsbedarfes sowie in der Entscheidungshilfe: welche Maßnahme kommt für Sie in Frage? in unserem PDF Checklisten und nützliche Informationen. Bereitstellung von Belegplätzen: Um Ihre Belegschaft bei der Kinderbetreuung flexibel zu unterstützen, können Sie für sie in ortsansässigen Kinderbetreuungseinrichtungen (Krippen, Kindergärten sowie Horte für Schulkinder) kommunaler oder freier Träger ein Kontingent an Belegplätzen reservieren. Der Einkauf von Belegplätzen ermöglicht Unternehmen einen besonders hohen Grad an Flexibilität und ist angesichts eines häufig wechselnden Betreuungsbedarfs besonders gut für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Als Gegenleistung erhält die Einrichtung von Ihrem Unternehmen eine finanzielle Förderung. Die entsprechenden Aufwendungen können steuermindernd geltend gemacht werden. Üblicherweise beteiligen sich bei einer solchen Förderung die Eltern durch Elternbeiträge an den laufenden. Sollten in einer Phase mit geringerem Bedarf Ihrerseits weniger Plätze als verabredet benötigt werden, kann der RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 2

3 Träger diese anderweitig vergeben. Die Leistungen beider Seiten sowie eine Regelung, wie mit einer Unterbelegung durch Ihr Unternehmen umgegangen wird, sollten vorher vertraglich festgelegt werden. Auch der Einkauf von Belegplätzen bei einer speziell qualifizierten Tagesmutter ist denkbar. Diese betreut die Kinder normalerweise in ihrer eigenen Wohnung. Es sind oft sehr flexible Abmachungen entsprechend der Bedarfe der Eltern und Ihres Unternehmens möglich. Beachten Sie, dass diese Betreuungsform auf maximal 5 Kinder pro Tagesmutter beschränkt ist. All diese Maßnahmen können Sie alleine oder auch gemeinsam mit weiteren Unternehmen durchführen, wenn sich die Bereitstellung von Belegplätzen für Sie alleine nicht lohnt. Schaffen Sie gemeinsam mit weiteren Unternehmen eine neue Gruppe innerhalb einer bestehenden Einrichtung, kommt möglicherweise eine staatliche Förderung in Frage (Informationen zu staatlichen Förderprogrammen finden Sie in unserem PDF Checklisten und nützliche Informationen). Wenn die Öffnungszeiten der umliegenden Betreuungseinrichtungen nicht den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entsprechen, können Sie auch anregen, verlängerte Öffnungszeiten finanziell zu unterstützen. Zeitaufwand für Vorbereitung und Durchführung der Maßnahme der Belegplätze (pro Belegplatz jährlich durchschnittlich bei einer fünftägigen Platznutzung pro Woche); davon geht der ortsübliche Betreuungsbeitrag der Eltern ab; die Aufwendungen für Belegplätze können steuermindernd geltend gemacht werden der Betreuung durch eine Tagesmutter (ca. 3-8 pro Stunde und Kind); üblicherweise beteiligen sich die Eltern an den ; manche Kommunen beteiligen sich an den für Tagesmütter, die über das Jugendamt vermittelt wurden Verbessertes Unternehmens- und Arbeitgeber-Image Verbesserte Personalauswahl Senkung der Fluktuation, u.a. durch Erhöhung der Rückkehrquote aus der Elternzeit RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 3

4 Zuschuss zur Kinderbetreuung: Ein Zuschuss zur Kinderbetreuung ist eine sehr flexible, individuell einsetzbare und relativ kostengünstige Maßnahme, um Ihre Beschäftigten zu entlasten. Darüber hinaus ist der organisatorische Aufwand vergleichsweise gering. Der Zuschuss lässt sich in der Höhe frei gestalten und muss nicht die volle Höhe der Betreuungskosten umfassen. Ein Zuschuss zur Kinderbetreuung ist unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei (Informationen zur steuerlichen Begünstigung von Arbeitgeberleistungen für die Kinderbetreuung ihrer Mitarbeiter finden Sie in unserem PDF Checklisten und nützliche Informationen). Da unter diesen Bedingungen auch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin auf den Zuschuss Steuern und Sozialversicherungsbeiträge spart, ist ein solcher Zuschuss auch eine interessante Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Auch bei einer Erhöhung der Stundenzahl oder einer Vertragsänderung nach dem Mutterschutz kommt er in Frage. Aber auch wenn die Voraussetzungen für Steuerfreiheit nicht zutreffen, beispielsweise weil das Kind schon zur Schule geht oder zu Hause von einer Kinderfrau betreut wird, können sich Kinderbetreuungszuschüsse lohnen. In diesem Fall können Sie als Arbeitgeber den Zuschuss in voller Höhe als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Höhe des Zuschusses (unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei) Verbessertes Unternehmens- und Arbeitgeber-Image Verbesserte Personalauswahl Senkung der Fluktuation, u.a. durch Erhöhung der Rückkehrquote aus der Elternzeit Notfallbetreuung: Eltern sind oft mit unvorhergesehenen Notfällen konfrontiert, die sie vor große Schwierigkeiten stellen können. Solche Notfallsituationen entstehen, wenn Kinder kurzfristig krank werden oder die Kinderbetreuung kurzfristig ausfällt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, solche Situationen aufzufangen. So können Sie zum Beispiel eine Notfallbetreuung durch eine Tagesmutter anbieten. Notfallbetreuungsangebote sind teurer als Regelbetreuungsangebote, da Betreuungs- und Managementaufwand höher liegen. Sie können Ihren Mitarbeitern anbieten, den Betrag (teilweise) zu übernehmen oder auch nur anbieten, für den Notfall eine Betreuung zu RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 4

5 vermitteln. Kindernotfallbetreuung kann auch in Kooperation mit weiteren Unternehmen bereitgestellt werden, wodurch sich die reduzieren. Arbeitnehmer verfügen in der Regel über einen gesetzlichen Anspruch auf 10 Tage Sonderurlaub pro Jahr (bei mehr als 2 Kindern maximal 25 Tage), wenn sie ihr krankes Kind, das jünger als 12 Jahre ist, zu Hause versorgen müssen ( 45 SGB V). Bei Alleinerziehenden sind es 20 Tage pro Kind und Jahr (bei mehreren Kindern maximal 50 Arbeitstage im Jahr). Besteht laut Tarifvertrag kein Anspruch auf eine bezahlte Freistellung, übernimmt die Krankenkasse die Lohn-/Gehaltsfortzahlung für diesen Zeitraum. Sie können nun die Vereinbarkeit von Familie und Beruf dadurch unterstützen, dass Sie zusätzliche Tage (unbezahlten) Sonderurlaub gewähren, wenn Kinder Ihrer Mitarbeiter kurzfristig erkranken. Dabei sollten Sie gegenüber den anderen Kollegen deutlich machen, dass es sich nicht um Freizeit, sondern um eine Freistellung für Familienarbeit handelt, die darüber hinaus auf Notfälle beschränkt ist. Beachten Sie, dass bei Urlaubsregelungen gegebenenfalls ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates besteht. Eine Alternative zum Sonderurlaub bei Krankheit des Kindes ist es, zumindest Eltern mit älteren Kindern, die sich schon alleine beschäftigen können, die flexible Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit bei Krankheit des Kindes mit nach Hause zu nehmen. Dadurch kann ein Arbeitsausfall direkt und unkompliziert vermieden werden. Natürlich müssen die Aufgaben der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters dafür geeignet sein, d.h. sie sollten nicht an den eigentlichen Arbeitsplatz oder die Unterstützung von Kollegen gebunden sein. Im Gegensatz zur Telearbeit (siehe das Instrument Arbeitszeit) handelt es sich bei dieser Situation um eine Ausnahme, die dementsprechend auch keine Einrichtung eines entsprechenden Arbeitsplatzes beim Mitarbeiter zu Hause erfordert. Allerdings sind Absprachen mit den Vorgesetzen und Kollegen erforderlich. Schließlich können Sie darüber nachdenken, es Ihren Mitarbeitern zu erlauben, bei Betreuungsnotfällen ihre Kinder kurzfristig mit in den Betrieb zu bringen. Um sowohl den betroffenen Mitarbeitern als auch ihren Kollegen gleichwohl ein konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen, bietet es sich an, ein extra Eltern-Kind-Zimmer bereitzustellen und einzurichten. Dieses sollte sowohl mit Bürotechnik als auch mit einer Spielecke, einem Tisch für Hausaufgaben, einem Kinderbett und einer Wickelkommode ausgestattet sein. Dieser einfache Notbehelf stellt eine kostengünstige, gleichzeitig aber wirkungsvolle und schnell umsetzbare Maßnahme dar. Dieses Zimmer können Sie darüber hinaus auch Beschäftigten, die nur gelegentlich im Betrieb anwesend sein müssen, zur Verfügung stellen. Sie können die Ausgaben als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Eine Checkliste zur RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 5

6 Ausstattung mit Tipps zur kindersicheren Ausgestaltung des Raumes finden Sie unter Notfallbetreuung durch eine Tagesmutter Zeitaufwand für Vorbereitung und Durchführung der Maßnahme ca. 10 bis 13 pro Kind und Stunde Unbezahlter Sonderurlaub bei Krankheit des Kindes Ggf. Produktionseinschränkung/ Ausfallkosten wegen Fehlens des Mitarbeiters Arbeit mit nach Hause nehmen Keine Eltern-Kind-Zimmer für die Ausstattung des Eltern- Kind-Zimmers (variabel); diese lassen sich sehr niedrig halten, wenn Sie die Eltern unter Ihren Mitarbeitern um Sachspenden bitten Beratungs- und Vermittlungsservice: Eine weitere, kostengünstige Maßnahme, mit der Sie Ihre Beschäftigten bei der Kinderbetreuung unterstützen können, ist die Beratung zu und die Vermittlung von passenden Kinderbetreuungslösungen. Zahlreiche Familiendienstleistungsunternehmen (eine Übersicht ausgewählter Familiendienstleister finden Sie in unserem PDF Checklisten und nützliche Informationen) bieten dazu in unterschiedlichem Umfang Beratung an und vermitteln beispielsweise Tagesmütter, Horte, Notfallbetreuung, Au-pairs, Babysitter etc. Wird ein solcher Service von Ihrem Unternehmen für die Mitarbeiter kostenlos angeboten, besteht für die Familien in der Belegschaft die Möglichkeit, individuelle, wohnortnahe Lösungen für sich zu finden. Honorare und Gebühren für die vermittelte Betreuung bezahlen RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 6

7 die Eltern selbst. Manche Arbeitgeber gewähren allerdings zusätzlich einen Zuschuss zur Kinderbetreuung. Der Vertrag mit dem Anbieter muss allen Beschäftigten pauschal die Nutzung ermöglichen, ansonsten gilt die Leistung als geldwerter Vorteil. Um die im Rahmen zu halten, können Unternehmen jedoch eine Obergrenze für die Nutzung definieren, zum Beispiel 20 Anfragen pro Jahr. Die kostenlose Variante dieser Maßnahme ist das eigene Zusammenstellen einer Liste von Kontaktadressen für Kinderbetreuungsangebote in der Region, Veranstaltern von Kinderferien ohne Eltern etc. Ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung einer solchen Liste ist die Internetseite Die Liste können Sie beispielsweise ins Intranet stellen. Sie sollte in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Zeitaufwand für die Vorbereitung der Maßnahme für die Nutzung eines Familiendienstleistungsunternehmens ( pro Nutzung) Senkung der Fluktuation Ggf. Zeitaufwand für das Zusammentragen von Informationen bzw. von relevanten Internetseiten Unterstützung der Beschäftigten bei der Pflege von Angehörigen: Es bestehen einige wesentliche Unterschiede zwischen der Situation von Mitarbeitern, die Kinderbetreuung und Beruf miteinander in Einklang bringen wollen und solchen, die einen Angehörigen pflegen. Zum einen sind Dauer und Betreuungsbedarf bei der Pflege von Angehörigen meist nicht abschätzbar, zum anderen ist eine Pflegesituation sowohl physisch als auch psychisch besonders belastend. Gleichwohl empfiehlt es sich auch in dieser Situation, Kontakt mit den Mitarbeitern zu halten und ihnen konkrete Unterstützung bei der Pflege anzubieten. Eine finanzielle Unterstützung etwa durch zinsgünstige Darlehen oder einen Zuschuss zu den Betreuungskosten ist auch bei Beschäftigten, die ihre Angehörige pflegen denkbar, schließlich sind Pflegedienste teuer und die Pflegeversicherung reicht oft nicht, um die zu decken. RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 7

8 Eine Unterstützungsmaßnahme Ihrerseits kann auch darin bestehen, Ihren pflegenden Mitarbeitern über den gesetzlichen Anspruch von 10 Tagen pro Jahr im akuten und 6 Monaten bei längerfristigem Pflegebedarf (Pflegezeitgesetz - PflegeZG) hinaus (unbezahlten) Sonderurlaub zu gewähren, sollte sich eine Notfallsituation bei der Betreuung ergeben. Darüber hinaus sollten Sie bei einem absehbaren Bedarf in Ihrem Unternehmen darüber nachdenken, betroffenen Mitarbeitern einen privaten Beratungs- und Vermittlungsservice anzubieten, dessen Serviceleistungen Sie finanzieren. Die Leistungen umfassen üblicherweise die Beratung Ihrer Beschäftigten rund um Pflege, Finanzierung und Unterstützungsmöglichkeiten sowie die Vermittlung von Heim- und Rehaplätzen, Pflegepersonal, Haushaltshilfen, Essen auf Rädern etc. Ein solcher Service bedeutet für Ihre pflegenden Mitarbeiter eine große Entlastung. Die in Anspruch genommenen Leistungen bezahlen die Mitarbeiter. Einen Anbieter in Ihrer Nähe finden Sie am leichtesten über eine Internetrecherche. Auch hier besteht die kostenlose Alternative darin, Ihren Beschäftigten Informationen über mögliche Unterstützungsmaßnahmen sowie rechtliche und finanzielle Bedingungen in Eigenregie bereitzustellen, beispielsweise im Intranet. Die wichtigsten Informationen sowie eine Liste der geeigneten Ansprechpartner finden Sie auf der Internetseite Auch Seniorenbüros und Wohlfahrtsverbände können Ihnen diesbezüglich Auskünfte geben. Denken Sie daran, die Informationen regelmäßig zu aktualisieren. Höhe der finanziellen Unterstützung kann beliebig festgelegt werden; kann auch Gestalt eines Darlehens haben Ggf. Produktionseinschränkung/ Ausfallkosten wegen Fehlens des Mitarbeiters Pro Anfrage zwischen 350 und 800 Ggf. Zeitaufwand für das Zusammentragen von Informationen Finanzielle Unterstützung Unbezahlter Sonderurlaub Beratungs- und Vermittlungsservices RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 8

9 Weitere Maßnahmen: Neben den verschiedenen bereits dargestellten Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, Familie und Beruf zu vereinbaren, gibt es eine Vielzahl weiterer Unterstützungsmöglichkeiten. Hier wollen wir Ihnen lediglich einen kurzen Überblick geben. Mitarbeiter mit Schulkindern können Sie zum einen durch die beschriebenen Maßnahmen zur Unterstützung bei der Kinderbetreuung entlasten, es kommen aber weitere Maßnahmen in Frage. So können Sie die Hausaufgabenbetreuung der Kinder Ihrer Mitarbeiter unterstützen, sei es durch die Bereitstellung von Informationen, die bei der Suche nach einer solchen Betreuung helfen, mit Hilfe eines Beratungs- und Vermittlungsservices oder durch finanzielle Zuschüsse. Da gerade Schulferien Eltern oft vor große organisatorische Herausforderungen stellen, können Sie sie auch entlasten, in dem Sie sie entweder bei der Vermittlung und/oder bei den einer Ferienbetreuung unterstützen. Geeignete Ansprechpartner sind u.a. die Jugendämter, Kirchen, Wohlfahrtsverbände, Gewerkschaften, Jugendverbände und Jugendzentren. Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine eigene Kantine, können Sie Mitarbeiter mit Familie dadurch entlasten, dass diese ihre Kinder mit in die Kantine bringen und/oder Kantinenessen mit nach Hause nehmen können. Klären Sie vor einem solchen Angebot den Bedarf sowie den Preis, den die Mitarbeiter für einen solchen Service zahlen würden. Manche Unternehmen vermitteln ihren Mitarbeitern auch einen Service, der haushaltsnahe Dienstleistungen (Putzen, Bügeln, Einkaufen etc.) für die Angestellten übernimmt. Die variieren je nach Umfang des Angebots, können aber als Betriebsausgaben steuermindernd geltend gemacht werden. Für den Arbeitnehmer ist der Wert der Dienstleistung hingegen steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Auch hier sollten Sie zuerst den Bedarf Ihrer Mitarbeiter sowie ihre Bereitschaft zur beteiligung abklären. Eine kleine Aufmerksamkeit ist schließlich eine einmalige Geburtsbeihilfe, mit der Sie einen Zuschuss zu den vielen Ausgaben geben, die die Geburt eines Kindes mit sich bringt. Dies bedeutet für Ihre Mitarbeiter eine große Erleichterung und signalisiert gleichzeitig Ihre Anteilnahme. Eine solche Leistung ist als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Finanzielle Hilfen unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrates, soweit es um ihre Ausgestaltung geht ( 87 Nr. 10 BetrVG). RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 9

10 Laden Sie schließlich zu Betriebsfesten und Betriebsausflügen nicht nur Ihre Beschäftigten, sondern auch deren Lebenspartner und Kinder ein. Dies fördert ein besseres Verständnis für die privaten Belange der Mitarbeiter/innen und unterstützt gleichzeitig die positive Einstellung der Familien gegenüber dem Betrieb. Denken Sie dementsprechend auch an ein gesondertes Kinderprogramm, beispielsweise mit freiwilligen Betreuern aus dem Mitarbeiterkreis. Weitere Informationen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie allgemein zur Fachkräftesicherung in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik (MINT) finden Sie auf der Internetseite: oder RKW Kompetenzzentrum (2010) Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: 10