Arbeitsanalyse

Transkript

1 Arbeitsanalyse Themen der heutigen Veranstaltung: Arbeitsanalyse Methoden, Quellen und Analyseeinheiten der Arbeitsanalyse Analytische Zugänge und theoretische Fundierungen Anwendungsbereiche und Zielsetzungen Verfahrensbeispiele Aufgabeninventare Leitfaden zur qualitativen Personalplanung (LPI) Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Job Diagnostic Survey (JDS)

2 Analysebeispiel: Tätigkeit eines Poststellenleiters (Schweizer Post) Poststellenleiter/in (kleine Poststelle): Führt eine kleine Post mit oder ohne Rechnungspflicht. Ist verantwortlich für die Kundenbetreuung gemäß Kundenportfeuille sowie der Privatkundschaft. Ist zuständig für die Zielerreichung, die Kosten und hält den Kontakt zu den Behörden vor Ort Aufgaben mit Kundenkontakt: Zustellung und Übergabe von Postgütern Beratung und Verkauf von postalischen Dienstleistungen (Briefe, Pakete, Finanzdienstleistungen, logistische Lösungen) Verkauf von Drittprodukten (Papeterieprodukte, Informatik-Sachmittel, mobile Kommunikation) Aufgaben im Backoffice: Annahme, Transport, Lagerung und Versand von Postgütern Vorbereitung der Zustelltouren Debitoren, Kreditoren, Hauptbuch Verkaufsorganisation und Marketing (Personaladministration und führung)

3 Analysebeispiel: Tätigkeit eines Poststellenleiters (Schweizer Post) Anforderungen an Poststellenleiter. Sie. kennen sich mit unterschiedlichsten Produkten aus wissen mit einer heterogenen Kundschaft umzugehen sind kommunikativ und arbeiten kundenorientiert agieren selbstständig und verantwortungsbewusst arbeiten auch unter Druck zuverlässig und exakt stellen sich rasch auf neue Situationen ein sind beweglich im Denken und Handeln beherrschen den Umgang mit moderner Informationstechnologie

4 Beispiel: Analyse der Tätigkeit eines Poststellenleiters unter verschiedenen Analyseperspektiven Fragen zur Kleingruppenarbeit (ca. 5 Minuten): Wie würden Sie die Qualifikationsanforderungen bei der Tätigkeit von Poststellenleitern ermitteln? Welche Tätigkeitsmerkmale würden Sie berücksichtigen, und welche Methoden und Quellen würden Sie verwenden? Welches theoretische Modell würden Sie verwenden, um zu ermitteln, wie die Tätigkeit von Poststellenleitern motivationspsychologisch gestaltet ist? Welche Methoden und Quellen würden Sie verwenden? Welches theoretische Modell würden Sie verwenden, um Belastungs- und Beanspruchungsschwerpunkte bei der Tätigkeit von Poststellenleitern zu ermitteln? Welche Methoden und Quellen würden Sie verwenden?

5 Methoden und Quellen zur Datenerhebung bei Arbeitsanalysen Methoden zur Datenerhebung: Beobachtung Interview / mündliche Befragung Fragebogenerhebung Beschäftigung mit Arbeitsmaterial Auswertung von Dokumenten Arbeitsausführung durch Analytiker Quellen zur Datenerhebung: Stelleninhaber Vorgesetzte/Experten Mitarbeiter/Kunden Dokumente

6 Analyseeinheiten Arbeitsverrichtungen Arbeitsaufgabe Arbeitsplatz Arbeitstätigkeit Arbeitsgruppe Organisationseinheit Gesamtorganisation

7 Anwendungsbereiche und Zielsetzungen der Arbeitsanalyse Veränderung und Projektierung von Arbeitsplatz und organisation (z.b. zur Arbeits- und Organisationsgestaltung) Ermittlung von Schwachstellen im Bereich der Arbeitsgestaltung und Arbeitsorganisation (z.b. zur Unfallverhütung und Gesundheitsschutz) Bestimmung von Qualifikationserfordernissen und inhalten (z.b. zur Konzeption von Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen) Ermittlung von Eignungsanforderungen (z.b. für die Personalauswahl und beurteilung) Vergleich von Arbeitstätigkeiten (z.b. zur Berufsklassifikation oder Berufsberatung) Etc.

8 Übersicht zu den Verfahrensbeispielen zur Arbeitsanalyse Analyseverfahren Aufgabeninventare Leitfaden zur qualitativen Personalplanung bei techn.-organisat. Innovationen (LPI) Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Job Diagnostic Survey (JDS) Theoretische Fundierung Verhaltensorientiert Verhaltensorientiert, Informations- und Handlungstheoretisch Handlungstheoretisch Motivationstheoretisch Anwendungsbereich Ermittlung von Qualifikationsinhalten Ermittlung von Qualifikationsinhalten Ermittlung von Schwachstellen Veränderung von Tätigkeiten

9 Aufgabeninventare Aufgabeninventare gehören zu den aufgaben- bzw. verhaltensorientierten Analyseansätzen, die mit Hilfe von Experteninterviews und Fragebogenerhebungen durchgeführt werden. Unter Aufgaben werden dabei pragmatisch Aktivitäten verstanden, die durch ein Subjekt, ein Verb und ein Objekt beschrieben werden können (z.b. Sekretärin schreibt Briefe). Aufgabeninventare dienen zur Bestimmung von Qualifizierungsinhalten und geben Hinweise über das Ausmaß und die Art des Trainingsbedarfs zur Tätigkeitsklassifikation (z.b. bei der Neuordnung von Berufen) zur Unterstützung der Personalauswahl

10 Aufgabeninventare Zur Entwicklung von Aufgabeninventaren und zur Durchführung der Aufgabenanalysen wird folgendermaßen verfahren: Auswahl eines Berufsbereichs (z.b. Poststellenleiter) Analyse von Stellendokumenten und Erstellung einer groben Aufgabenliste Überprüfung und Ergänzung der Aufgabenliste mit Hilfe von Experten Entwicklung eines Fragebogens mit Aufgabenlisten und Skalen zur Bewertung der Aufgaben (z.b. nach Wichtigkeit, Zeitanteil, Häufigkeit, Schwierigkeit) Befragung von Stelleninhabern oder Tätigkeitsexperten mit dem Fragebogen Auswertung und statistische Analyse der Befragungsdaten (z.b. deskriptive Statistiken und Clusteranalysen) Beispiel: Aufgabeninventar zur Analyse von Poststellenleiter-Tätigkeiten bei der Schweizer Post (Word-Dokument)

11 Leitfaden zur qualitativen Personalplanung bei technischorganisatorischen Innovationen (LPI) Das LPI baut auf aufgabenorientierten sowie informationstheoretisch und handlungstheoretisch fundierten Analyseansätzen auf Zur Analyse werden teil- bzw. vollstrukturierten Interviews mit Stelleninhabern, Vorgesetzten und Arbeitsplanern durchgeführt Es unterstützt die Erfassung von Qualifikationsanforderungen bei operativen und leitenden Tätigkeiten in der industriellen Fertigung und in ausgewählten Dienstleistungsbereichen als Ist-Zustand und mit einer zukunftsbezogenen Ausrichtung

12 Leitfaden zur qualitativen Personalplanung bei technischorganisatorischen Innovationen (LPI) Das LPI besteht aus drei Interviewleitfäden zur Befragung unterschiedlicher Experten der Tätigkeitsanforderungen: Stelleninhaber (Ist-Zustand der Aufgaben und Anforderungen) Vorgesetzte (technische und personelle Rahmenbedingungen der Tätigkeiten) Arbeitsplaner (Veränderungen bzw. Prognose der zukünftigen Aufgaben und Anforderungen)

13 Leitfaden zur qualitativen Personalplanung bei technischorganisatorischen Innovationen (LPI) Beim LPI werden folgende Analysebereiche untersucht: Unternehmensziele und strategien Arbeitsorganisatorische und fertigungstechnische Strukturdaten Personalwirtschaftliche Strukturdaten Aufgaben- und Funktionsbereiche Kommunikations- und Kooperationsanforderungen Anforderungen an die Informationsaufnahme, -verarbeitung und -erzeugung Wissens-/Kenntnisanforderungen Auf der Grundlage der Analysen werden detaillierte Aufgaben- und Anforderungsprofile der untersuchten Tätigkeiten erstellt. Durch die Gegenüberstellung mit Planerbefragungen können Ist-Soll- Vergleiche der Aufgaben und Anforderungen vorgenommen werden.

14 Leitfaden zur qualitativen Personalplanung bei technischorganisatorischen Innovationen (LPI)

17 Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Das RHIA-Verfahren ist ein handlungstheoretisch fundiertes Analyseverfahren wird als Beobachtungsinterview durchgeführt Es dient zur Analyse von Beeinträchtigungen bei der Arbeitsausführung, die sich psychisch belastend und gesundheitsbeeinträchtigend auswirken. Dabei werden vor allem Regulationshindernisse Regulationsüberforderungen erfasst.

18 Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Regulationshindernisse sind dann gegeben, wenn auf Grund des Hindernisses der gesamte Bearbeitungsprozess von vorn begonnen werden muss (z.b. durch Ausfall des EDV-Systems) bestimmte Arbeitsschritte wiederholt werden müssen (z.b. durch unregelmäßigen Maschinenlauf) ein Umweg gegangen werden muss (z.b. bei unvollständigen Informationen auf dem Auftragszettel) erhöhter Handlungsaufwand (z.b. durch schwergängige Bedienelemente) erforderlich ist. Das RHIA-Verfahren gibt es sowohl in einer Fassung zur Analyse von Produktionsarbeiten als auch zur Analyse von Büroarbeit.

19 Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Bei den Regulationshindernissen wird zwischen folgenden Arten unterschieden: Erschwerungen manuell/motorisch (Hindernis erschwert Bewegungen des Arbeitenden, z.b. durch herumstehende Materialkörbe am Arbeitsplatz) informatorisch (nicht verfügbare, nicht erkennbare, unklare oder unvollständige Informationen, die zur Arbeitsausführung benötigt werden, z.b. schwer ablesbare Anzeigen) Unterbrechungen (durch Personen, Funktionsstörungen, Blockierungen wie Ausfall von Arbeitsmitteln oder Materialstaus) Bei den Regulationsüberforderungen wird unterschieden zwischen Monotone Arbeitsbedingungen (z.b. Eingabe von Daten ins EDV-System) Zeitdruck (z.b. durch zu knappe betriebliche Zeitvorgaben) Unspezifische Überforderungen (z.b. durch Lärm, mangelhaftes Raumklima oder ungenügend gestaltetes Mobiliar)

20 Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Vorgehen bei den RHIA-Analysen: Allgemeine Orientierung über den Arbeitsplatz und die Arbeitsaufgaben (Gewinnung eines Überblicks und Festlegung der Analyseeinheit) Beschreibung von Aufgabenstruktur, Arbeitsergebnis, Arbeitsmitteln und benötigten Informationen. Analyse der Regulationsbehinderungen: Analyse der Regulationshindernisse: inhaltliche Beschreibung und Klassifikation der vermuteten Hindernisse, Analyse und Bewertung des Zusatzaufwandes durch die Hindernisse Analyse der Regulationsüberforderungen: Monotone Arbeitsbedingungen, Zeitdruck, Unspezifische Überforderungen Zusammenfassende Darstellung der wichtigsten Analyseresultate

21 Analyse psychischer Belastungen in der Arbeit (RHIA) Validität des RHIA-Verfahrens: Durch Regulationshindernisse verursachter Zusatzaufwand und dessen Zusammenhänge mit Merkmalen der Gesundheit. Produktionsfassung des RHIA Bürofassung des RHIA Psychosomatische Beschwerden Gereiztheit/ Belastetheit.19*.32**.23*.30** Krankheiten.22** Lebenszufriedenheit -.30**

22 Job Diagnostic Survey (JDS) Theorie und Ziele Job Diagnostic Survey ist ein motivationstheoretisch fundiertes Arbeitsanalyseverfahren beruht auf dem Job Characteristics Model (JCM) von Hackman & Oldham (1980). Das JDS zielt darauf ab alle Variablen des JCM einer Messung zugänglich zu machen. Dies erfolgt anhand eines standardisierten Fragebogens. Anwendungszwecke des JDS: Motivationspotenzial von Arbeitstätigkeiten diagnostizieren Wirkungsevaluation von darauf aufbauenden Gestaltungsmaßnahmen

23 Job-Characteristics-Modell von Hackman & Oldham (1980) Kernmerkmale der Arbeit Kritische Erlebniszustände Folgen Anforderungsvielfalt, Ganzheitlichkeit und Bedeutsamkeit der Aufgaben Autonomie Rückmeldung Erlebte Bedeutsamkeit der Arbeit Erlebte Verantwortung für die Arbeitsergebnisse Wissen um die Ergebnisse der Arbeit Intrinsische Motivation Arbeitsleistung Arbeitszufriedenheit Fehlzeiten Fluktuation Zufriedenheit mit Entfaltungsmöglichkeiten Bedürfnis nach persönlicher Entfaltung

24 Job Diagnostic Survey (JDS) - Verfahrensmodule Aufgaben- und Tätigkeitsmerkmale: 21 Items bzw. aufgabenbezogene Aussagen. Itembeispiele: Meine Vorgesetzten lassen mich sehr oft wissen, wie gut ich meine Arbeit mache. In welchem Ausmaß können Sie selbst bestimmen, wie sie bei der Ausführung Ihrer Arbeit vorgehen? Bewertung erfolgt anhand einer 7-stufigen Skala: sehr wenig (1) - (7) sehr viel Arbeitsbezogene Erlebniszustände: 14 Items bzw. Aussagen zu erlebter Verantwortlichkeit, erlebter Bedeutsamkeit und Wissen um die Arbeitsergebnisse. Itembeispiel: Die Mehrzahl der Dinge, die ich während meiner Arbeit zu tun habe, erscheint mir nutzlos und unbedeutend. Bewertung erfolgt anhand einer 7-stufigen Skala: stimmt überhaut nicht (1) - (7) stimmt vollständig

25 Job Diagnostic Survey (JDS) - Verfahrensmodule Allgemeine Arbeitszufriedenheit und Intrinsische Arbeitsmotivation: (11 Items) Itembeispiele: Meine Meinung über mich selbst wächst, wenn ich meine Arbeit gut mache. Allgemein gesprochen bin ich mit meiner Arbeit sehr zufrieden. Zufriedenheit mit den Entfaltungsmöglichkeiten bei der Arbeit und Zufriedenheit mit Kontextfaktoren: (14 Items bzw. Aussagen zu Arbeitsplatzsicherheit, Bezahlung, soziales Klima, Vorgesetztenverhalten und Entfaltungsmöglichkeiten) Itembeispiel: Wie zufrieden sind Sie mit den Möglichkeiten, durch die Arbeit sich persönlich weiterzuentwickeln. Bedürfnis nach persönlicher Entfaltung: (23 Items bzw. Fragen, inwieweit die Befragten bestimmte Arbeitsbedingungen realisiert sehen möchten: z.b. Möglichkeiten, selbständig und unabhängig zu denken und zu handeln)

26 Job Diagnostic Survey (JDS) - Validität Der JDS wurde in vielfältigen Untersuchungen bezüglich seiner Validität überprüft. Zentrale Ergebnisse sind in diesem Zusammenhang: Die erfassten Tätigkeits- bzw. Aufgabenmerkmale sind relevante und konstruktvalide Merkmale des Motivationspotenzials der Tätigkeit. Das Job Characteristic Model konnte hinsichtlich der wesentlichen Modellaussagen bestätigt werden: Die ermittelten Tätigkeits-/Aufgabenmerkmale wirken sich über die Vermittlung der psychologischen Erlebniszustände positiv bzw. negativ auf die Ergebnisvariablen aus. Intrinsische Motivation, Arbeitszufriedenheit, Fehlzeiten und Fluktuation weisen dabei höhere Zusammenhänge auf. Arbeitsleistung weist den schwächsten Zusammenhang auf. Diese Zusammenhänge werden durch das Ausmaß des persönlichen Entfaltungsbedürfnisses moderiert.