Gestaltung von Verbesserungsprozessen: Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement

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1 Gestaltung von Verbesserungsprozessen: Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement Roland Rolles, Yven Schmidt, August-Wilhelm Scheer Institut für Wirtschaftsinformatik (IWi) der Universität des Saarlandes Wirtschaftsinformatik 99, Saarbrücken, 5. März 1999

2 Gliederung Grundlegende Konzepte und Zusammenhänge Workflow-Management Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß Organisatorisches Lernen Gestaltung von Schulungssystemen Orientierungsrahmen Schulungskonzepte und Repräsentationstechniken Prototypische Umsetzung im Projekt MOVE Das Projekt MOVE Der Prototyp KIWI Demonstration des Prototypen Fazit

3 Grundlegende Konzepte Workflow- Management dient der koordinierten und teilweise automatisierten Ausführung von Arbeitsprozessen Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß (KVP) ist das ständige Infragestellen vorhandener Strukturen zwecks Anpassung und Verbesserung Organisatorisches Lernen umfaßt die gezielte Schulung der Anwender und einen Wissensrückfluß zu Verbesserungszwecken ist Gegenstand von Verbesserungsaktivitäten liefert Methodenrahmen ist Grundlage und Ziel Zugriff auf Workflow-Daten Intuitive Navigation Multimediale Repräsentationstechniken Arbeitsbegleitendes Lernen nach Bedarf Anreizsystem Kreativitätstechniken Transparenz des Verbesserungsprozesses Übergreifende Wissens- und Verbesserungsplattform

4 Problemfelder Workflow Management: Eine neuartige Technologie Denken in Prozessen und Gesamtzusammenhängen Verlagerung von Tätigkeitsschwerpunkten DV-basierte Bearbeitung Ängste und Mißtrauen Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß Keine Integration in die Arbeitsumgebung Vielfach keine durchgängige methodische Vorgehensweise Zu geringe Transparenz über Umsetzungsprozeß Fehlende Motivation und Ablehnung Keine optimalen Voraussetzungen für organisatorisches Lernen

5 Überbrückung von Barrieren Kontinuierliche Prozeßverbesserung Überbrückung Überbrückung von von Fähigkeitsbarrieren Fähigkeitsbarrieren Nicht-Können Nicht-Können Überbrückung Überbrückung von von Willensbarrieren Willensbarrieren Nicht-Wollen Nicht-Wollen Mitarbeiter schulen im Umgang mit einem Workflow- System in methodischer Problemlösung zur Kritikfähigkeit ( Betriebsblindheit überwinden ) in Kreativitätstechniken ( Einfallslosigkeit überwinden ) im Kommunikationsverhalten ( Artikulationsschwierigkeiten überwinden ) Mitarbeiter motivieren durch Berücksichtigung im gesamten Verbesserungszyklus Transparenz des Verbesserungsprozesses Erleichterung der Teilnahme Aufzeigen positiver Auswirkungen

6 Orientierungsrahmen zur Gestaltung von Schulungssystemen Konzepttypen Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß Schulungskonzepte Ebene Ebene 4 Ebene Ebene 3 Konzepttyp Abstraktion Abstraktion von von Schulungskonzepten Schulungskonzepten Geführte Tour Glossar Fallstudie Demonstration Suche FAQs Schulungsinhalte Ausprägungen Ebene Ebene 2 Ebene Ebene 1 Prozeßorientierung Workflow-Management Workflow-Management in der Vorkalkulation Workflow-Management in der Vorkalkulation bei Anfrage des Kunden Meyer Abstraktion Abstraktion von von Schulungsinhalten Schulungsinhalten Abstraktion Abstraktion von von Ausprägungseigenschaften Ausprägungseigenschaften

7 Schulungskonzepte und Repräsentationstechniken Schulungskonzepte Repräsentationstechniken Geführte Tour Interaktive Fallstudie Demonstration Glossar Suche Frequently Asked Questions n:m- Auswahl (Hyper-)Text Bilder Animationen Modelle Screen-Shots/-Cams Showcases

8 Der Workflow-Lebenszyklus im Projekt Flexible Arbeitsverteilungsverfahren Zielorientierte Modellierung von Sollprozessen Flexibilisierung von WMS Prototyping bei WF-Entwicklung und -Einführung Flexible Datenschutzkonzepte Kooperative Erhebung und Modellierung von Geschäftsprozessen

9 Die Projektgemeinschaft Wissenschaftliche Institute Anwenderpartner Carl Zeiss UniDO UniDO IUG IUG IWi IWi fischer DHL Deutsche Telekom DeTe- Immobilen FhG FhG ISST ISST Kleines Leitungsgremium Großes Leitungsgremium L. Schäfer R+V Versicherung Xaver Fendt

10 Einsatzszenario Kiwi Prozeßorientierung Umgang mit einem WMS Beteiligung am KVP Mitarbeiter lernt Organisation lernt

11 Verbesserungsprozeß unter Einsatz von Kiwi Nutzung erlernter KVP-Werkzeuge Problementdeckung Zugriff auf aktuelle Modelle Groupware-Integration z.b. Netscape Conference oder Microsoft Netmeeting Benachrichtigung über Erarbeitung eines Verbesserungsvorschlags Überarbeitung zusammen mit Kollegen Weiterleitung an Prozeßverantwortlichen Nutzung von Prozeßund Methodenwissen Integration mit dem Workflow- Management-System Benachrichtigung über Überprüfung der Umsetzbarkeit Umsetzung des Verbesserungsvorschlags Rückmeldung an die Beteiligten

12 Streben nach Verbesserungen mit Kiwi Verbessern Verbessern Mit Kiwi... Lernen Vorschlagen Arbeiten Vorschlagen Lernen Lernen... zur kontinuierlichen Prozeßverbesserung! Arbeiten Kiwi

13 Fazit und Handlungsempfehlungen Leichte Bedienbarkeit Hohe Verfügbarkeit Gute Aktualisierbarkeit Einheitliche Navigationsweise Multimedialität der Präsentation Gezielt eingesetzte Schulungskonzepte Schulungsinhalte auch auf Ausprägungsebene

14 Weitere Information zu Die MOVE-Bücher (Hrsg.: Th. Herrmann, A.-W. Scheer, H. Weber) Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management- Systemen Band 1: Von der Erhebung zum Sollkonzept (erschienen im Physica-Verl.) Band 2: Von der Sollkonzeptentwicklung zur Implementierung von Workflow-Anwendungen (erschienen im Physica-Verl.) Band 3: Von der Implementierung zur flexiblen Anwendung (erscheint Juni 1999) Band 4: Von der Anwendung zur Evaluierung (erscheint Ende 1999) Der Abschlußkongreß Termin und Ort: 3. November in Dortmund Infos unter Die Homepage oder

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