Einwohnergemeinde Zollikofen Sonderdiagramm Personaldienst Finanzverwaltung. Funktionsträger/innen. Aufgabe Bemerkungen. Nr.

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1 Grosser PERSONLDIENST 1 Personalplanung 1.1 Personalbedarf für alle Verwaltungsabteilungen ermitteln 1.2 Stellenbeschreibung erstellen (neue Stellen) M 1.3 Stellen schaffen (dauernde) E M N N N N N 1.4 Stellen schaffen(vorübergehende) E M N N N N N 1.5 Erhöhung Gesamtzahl der zu bewirtschaftenden Stellen bestimmen (Stellenpool) E N 1.6 Stellenplan führen 2 Personalbeschaffung ohne GRB 2.1 usschreibung erstellen (Inhalt) M Publikationsvorlage durch Pers.dienst 2.2 usschreibung; Inserat publizieren (Publikation) E 2.3 Bewerbungen; Eingang bestätigen 2.4 Bewerbungen sichten und Triage vornehmen 2.5 TeilnehmerInnen an Vorstellungsgesprächen bestimmen I Em E E E E E Einladung durch 2.6 Vorstellungsgespräche führen 2.7 Referenzen einholen 2.8 nstellung / Ernennung beschliessen M E E E E E 2.9 nstellungsverfügung /-vertrag ausfertigen; Rücklauf kontrollieren /Z Z Z Z Z Z sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 1

2 Grosser 2.10 bsagen an übrige BewerberInnen senden 2.11 Einführungsplan erstellen I 2.12 Über nstellung / Ernennung informieren (intern/extern) I I I Dep.vorsteher via bt. informieren 2.13 Stellenantritt (Willkommensschreiben 2 Wo. vor ntritt, Dossiereröffnung, Begrüssungspräsent, ZEG, Garderobe) vorbereiten 2.14 Zutritte und Zugriffe regeln (EDV, Gebäude) 2.15 Bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden persönlich vorstellen 2.16 m rbeitsplatz einführen (gemäss Einführungsplan) 2B Personalbeschaffung mit GRB (L) 2B.1 usschreibung erstellen (Inhalt) M M Publikationsvorlage durch Pers.dienst 2B.2 usschreibung; Inserat publizieren (Publikation) E 2B.3 Bewerbungen; Eingang bestätigen 2B.4 Bewerbungen sichten und Triage vornehmen M M 2B.5 TeilnehmerInnen an Vorstellungsgesprächen bestimmen E Em N 2B.6 Vorstellungsgespräche führen 2B.7 Referenzen einholen 2B.8 nstellung / Ernennung beschliessen E N N N 2B.9 nstellungsverfügung /-vertrag ausfertigen; Rücklauf kontrollieren Z 2B.10 bsagen an übrige BewerberInnen senden sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 2

3 Grosser 2B.11 Einführungsplan erstellen K 2B.12 Über nstellung / Ernennung informieren (intern/extern) 2B.13 Stellenantritt (Willkommensschreiben 2 Wo. vor ntritt, Dossiereröffnung, Begrüssungspräsent, ZEG, Garderobe) vorbereiten 2B.14 Zutritte und Zugriffe regeln (EDV, Gebäude) 2B.15 Bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden persönlich vorstellen 2B.16 m rbeitsplatz einführen (gemäss Einführungsplan) K 2C Personalbeschaffung (L-Stv. & BL, ohne GRB) 2C.1 usschreibung erstellen (Inhalt) M M Publikationsvorlage durch Pers.dienst 2C.2 usschreibung; Inserat publizieren (Publikation) E 2C.3 Bewerbungen; Eingang bestätigen 2C.4 Bewerbungen sichten und Triage vornehmen M M 2C.5 TeilnehmerInnen an Vorstellungsgesprächen bestimmen Em Em Em E E E E E 2C.6 Vorstellungsgespräche führen 2C.7 Referenzen einholen 2C.8 nstellung / Ernennung beschliessen Em Em M E E E E E 2C.9 nstellungsverfügung /-vertrag ausfertigen; Rücklauf kontrollieren /Z Z Z Z Z Z 2C.10 bsagen an übrige BewerberInnen senden 2C.11 Einführungsplan erstellen I sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 3

4 Grosser 2C.12 Über nstellung / Ernennung informieren (intern/extern) I 2C.13 Stellenantritt (Willkommensschreiben 2 Wo. vor ntritt, Dossiereröffnung, Begrüssungspräsent, ZEG, Garderobe) vorbereiten 2C.14 Zutritte und Zugriffe regeln (EDV, Gebäude) 2C.15 Bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden persönlich vorstellen 2C.16 m rbeitsplatz einführen (gemäss Einführungsplan) 3 Personaladministration (-verwaltung) 3.1 Personaldossier erstellen 3.2 Personalakten verwalten und nachführen 3.3 Mutationen im Personalwesen erfassen 3.4 Einsicht in persönliches Dossier gewähren E 4 Personalentlöhnung (Gehalt / Lohn / Besoldung) 4.1 Stellen in Gehaltsklassen einreihen E M N 4.2 Gehaltsaufstieg festlegen (massgebende Quote) E M N 4.3 Gehaltsstufenveränderung (exkl. bteilungsleitungen) bestimmen I I Z E/Z E/Z E/Z E/Z E/Z 4.4 Gehaltsstufenveränderung bteilungsleitungen bestimmen E Em 4.5 Löhne (Monats- und Jahresverarbeitung) verarbeiten 4.6 Kinder- & Betreuungszulagen; nspruchsberechtigung prüfen 4.7 brechnungen mit Sozialversicherungen (HV, UVG PK) sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 4

5 Grosser 4.8 Lohnausweise für die Steuerbehörde erstellen 4.9 Entschädigungen und Sitzungsgelder an Behördenmitglieder und andere auszahlen 4.10 Ehrung bei Dienstjubiläum Z /Z 5 Personalbeurteilung 5.1 Rahmenorganisation MG (Formulare, Termine, Rücklaufkontrolle) 5.2 Probezeitgespräch führen 5.3 Mitarbeitergespräch mit L führen 5.4 Mitarbeitergespräch mit übrigen ngestellten führen DV bei der Beurteilung von BL einbeziehen 6 Personalentwicklung (us- und Weiterbildung) 6.1 Erstellen des us- und Weiterbildungskonzeptes E M M N 6.2 Interne Weiterbildungsveranstaltungen durchführen E N 6.3 Externe Weiterbildung, ohne Rückzahlungspflicht bewilligen E E E E E bis Fr. 3' (Kurskosten, Spesen, inkl. rbeitszeit) 6.4 Externe Weiterbildung, mit Rückzahlungspflicht bewilligen Eb M N N N N N N 6.5 Urlaub gewähren E M N N N N N 6.6 Rückzahlungsverpflichtung überwachen 7 Mitarbeiterinformation (Personalbetreuung) 7.1 Personalinformation schriftlich 7.2 Personalorientierungen (Personalversammlungen) M sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 5

6 Grosser 8 Personalaustritt 8.1 Von Kündigungen Kenntnis nehmen (Bestätigung/Dank) I I Dep.vorsteher via bt. informieren 8.2 Kündigung aussprechen bei M mit nstellungsbehörde GR E N M M 8.3 Kündigung aussprechen bei übrigen Mitarbeitenden I I M E E E E E Kollektivunterzeichnung Vorlage durch 8.4 Freigabe der Stelle zur Wiederbesetzung E M N N N N N 8.5 rbeitszeugnis ausstellen Z Kollektivunterzeichnung Vorlage durch 8.6 ustrittsgespräch durchführen (grundsätzlich durch Ernennungsbehörde) () 8.7 uskunftserteilung über ausgetretene MitarbeiterInnen ufforderung & Checkliste von PD bis Stufe BL --> GP 8.8 Ehrungen bei ltersrücktritten M M M M M M 9 rbeitszeit, Ferien, bsenzen 9.1 rbeitszeitsystem festlegen E M N 9.2 Ferienkontrolle führen 9.3 Ferienkürzung bei Krankheit oder Unfall 9.4 Übertragen von Ferien ins Folgejahr I E M M M M M 9.4a uszahlung Ferienguthaben bei Dienstaustritt E M N N N N N 9.5 Gleitzeitkontrolle führen finanzielle bgeltung infolge Dienstaustritt 9.6 Kurzurlaub bewilligen (Heirat, Geburt, Wohnungswechsel etc.) E N N N N N 9.7 Treueprämie in Urlaub umwandeln E N N N N N sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 6

7 Grosser 9.8 Urlaub bewilligen (Ferien) 9.9 Unbezahlter Urlaub bewilligen (E) E M N N N N N (E)=Personal, wofür GR Ernenn.beh. ist und > 1 Monat 9.10 usübung eines öffentlichen mtes bewilligen I E M N N N N N 9.11 usübung einer Nebenbeschäftigung bewilligen I E M N N N N N 10 Lernende 10.1 usbildungsleitung innehaben (Berufsbildner/in) 10.2 Schnupperlehren (ngebot und Einsatz) koordinieren E M M M M 10.3 Lehrstellenerrichtung/-aufhebung (inkl. Praktikum) I E M N 10.4 Selektion / nstellung vornehmen I E (M) (M) (M) (M) jährlicher Wechsel der mitwirkenden bteilung 10.5 usbildungsplan erstellen (Rotationsplan) I I I I 10.6 Lernende betreuen durch Praxisbildner/in 10.7 rbeits- und Lernsituationen (LS) durchführen M Rahmenorganisation durch PD 10.8 Prozesseinheiten (PE) durchführen M Rahmenorganisation durch PD 10.9 Lernende intern schulen (Theorie mit Praxisbezug) M Zeitfensterplanung durch PD 11 Praktikant/innen der Hochschule für Sozialarbeit HS 11.1 usbildungstellenerrichtung/-aufhebung I E M N 11.2 Selektion / nstellung vornehmen M 11.3 nleitung, Begleitung, usbildung und Beurteilung der Studierenden I sodia_personal.xlsx ] 15:24 Seite 7