Direktorium HA II Vergabestelle 1

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1 Telefon: Telefax: Direktorium HA II Vergabestelle 1 Recycling-Papier-Quote auf nahezu 100 Prozent erhöhen Antrag Nr / A von Frau StRin Irene Schmitt, Herrn StR Christian Amlong, Frau StRin Sabine Krieger, Herrn StR Dr. Florian Roth vom Sitzungsvorlage Nr / V Anlage Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (SB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten Die SPD-Stadtratsfraktion und die Stadtratsfraktion Bündnis 90/Die Grünen rosa liste beantragten am , dass die Stadtverwaltung alle Bemühungen, die Recyclingpapier-Quote in den nächsten zwei Jahren auf nahezu 100 Prozent zu erhöhen, verstärkt und konzentriert. Dazu prüft die Stadtverwaltung nachfolgendes Bündel von Maßnahmen: 1. Die rechtliche Möglichkeit und praktische Umsetzbarkeit einer Verpflichtung aller Dienststellen zur Nutzung von Recyclingpapier bis auf seltene Ausnahmen. 2. Abruf und Freigabe geringer Mengen an Frischfaserpapier ausschließlich über die Vergabestelle. 3. Eine noch bessere Abstimmung in den Referaten über eine zeitgemäße papierarme Kommunikation (z. B. weniger s ausdrucken, doppelseitig drucken und kopieren). Begründet wird der Antrag damit, dass die heute verfügbaren Recyclingpapiere sowohl von den Kosten, der Optik (Weißegrad), Haptik und bei Erfüllung der entsprechenden Norm EN auch in der Handhabung (wenig Papierstau, Schnittkantenqualität und reduzierte Staubentwicklung) mit gängigen Frischfaserpapieren absolut vergleichbar und praktisch nicht zu unterscheiden sind. Von wenigen Ausnahmen abgesehen (Urkunden, bestimmte Dokumente aus Gründen des Protokolls etc.) gibt es keine nachvollziehbaren Gründe mehr, nicht grundsätzlich und dauerhaft auf das deutlich umweltfreundlichere Recyclingpapier umzustellen.

2 Seite 2 1. Ausgangslage In der Sitzung des VPA am , in der u.a. der Papierverbrauch getrennt nach Recycling- und Frischfaserpapier dargestellt wurde, ist der Oberbürgermeister beauftragt worden, mit geeigneten Maßnahmen den Anteil an Recyclingpapier in der Stadtverwaltung zu steigern und dem Stadtrat nach 2 Jahren über die Ergebnisse zu berichten. Die Vergabestelle 1, die mit der Umsetzung des Beschlusses beauftragt wurde, hat nachfolgende Maßnahmen mit dem Ziel, den Verbrauch von Frischfaserpapier zu reduzieren, durchgeführt. Zur Klarstellung sei hierbei angemerkt, dass die Entscheidung welches Papier (Recycling-, oder Frischfaserpapier) tatsächlich verwendet wird, im Rahmen der Bedarfsprüfung von der Dienststelle getroffen wird. Die Vergabestelle hat lediglich beratende Funktion. Durchgeführte Maßnahmen von Januar 2009 bis Oktober 2010: - Kurzvortrag zu Recyclingpapier für sämtliche Sekretariatskräfte der Beruflichen Schulen. - Vortrag zu Recyclingpapier mit einem Vertreter des Recyclingpapierherstellers Steinbeis beim Runden Tisch Beschaffungwesen. - Abschluss eines Rahmenvertrags über weißes Recyclingpapier. - Papiermusterversand des weißen Recyclingpapieres an alle Schulen, Referatsgeschäftsleitungen und Beteiligungsgesellschaften. - Schriftlicher Appell an alle Schulen, die als Hauptabnehmer von Frischfaserpapier ermittelt wurden, verstärkt Recyclingpapier zu verwenden. Hinsichtlich der Erläuterung der einzelnen Maßnahmen wird auf die Bekanntgabe im VPA vom verwiesen. Trotz aller Bemühungen und durchgeführter o.g. Maßnahmen blieb der gewünschte Erfolg aus. Hinzu kam, dass der Gesamtpapierverbrauch von 2007 bis 2010 um insgesamt 29% gestiegen ist. Recyclingpapier hat um 23% und Frischfaserpapier um 88% zugenommen. Aufgrund der Steigerungszahlen, die sowohl aus ökologischer als auch aus ökonomischer Sicht bedenklich sind, forderte der Herr Oberbürgermeister mit Schreiben vom alle Referentinnen und Referenten auf,

3 Seite 3 a) den Papierverbrauch in den nächsten 2 Jahren durch geeignete Maßnahmen, wie z. B. durch referatsinterne Vereinbarungen über die Reduzierung von -Ausdrucken, Nutzung der Duplexfunktion von Druckern und Kopierern insgesamt zu reduzieren und b) den Anteil an Recyclingpapier gemessen am Gesamtpapierverbrauch auf nahezu 100% zu erhöhen. Dabei ist hauptsächlich das Recyclingpapier mit einer ISO-Weiße von 70% oder 80% zu verwenden. Frischfaserpapier soll nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen. Zusätzlich wurde zur Information der SRM-User im SRM-Katalog bei den Positionen des Frischfaserpapiers der Zusatz angegeben, dass dieses Papier nur in Ausnahmefällen bestellt werden darf. Damit werden Bedarfsstellen bei jedem Abruf von Frischfaserpapier erneut auf die Forderung des Oberbürgermeisters hingewiesen. 2. Verpflichtung der städtischen Dienststellen zur Nutzung von Recyclingpapier Bei der Verpflichtung der Dienststellen zur Nutzung von Recyclingpapier handelt es sich nach Auffassung der Rechtsabteilung des Direktoriums um eine laufende Angelegenheit nach Art. 37 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GO, die in die Zuständigkeit des Oberbürgermeisters fällt. Es bestehen keine rechtlichen Bedenken, wenn der Oberbürgermeister eine solche Anweisung ausspricht. Die Verpflichtung zur Nutzung von Recyclingpapier ist auch in praktischer Hinsicht umsetzbar.die Rahmenverträge über Recyclingpapiere mit den Weißegraden 70, 80 und 100 stehen allen städtischen Dienststellen zum Abruf aus dem elektronischen Katalog zur Verfügung. Die Lieferung erfolgt innerhalb von bis zu fünf Arbeitstagen frei Verwendungsstelle, d.h. das Papier wird in die genannten Räumlichkeiten vertragen. Die bei der Stadt München eingesetzten Recyclingpapiere haben alle den Blauen Engel und entsprechen der europäischen Norm EN Damit ist gewährleistet, dass nicht nur bei der Herstellung des Papiers strenge Umweltmaßstäbe angelegt werden, sondern auch die Archivierung und Lagerungsbeständigkeit sichergestellt ist. Ebenso ist gewährleistet, dass dieses Papier problemlos in Kopiergeräten, Druckern und Faxgeräten eingesetzt werden kann. Nachdem das Recyclingpapier alle für die Verwaltung notwendigen Kriterien erfüllt, spricht auch aus praktischen Gründen nichts gegen eine Verpflichtung zur Nutzung durch die städtischen Dienststellen.

4 Seite 4 Es ist daher beabsichtigt, eine entsprechende Verpflichtung aller Dienststellen zur Nutzung von Recyclingpapier zu erlassen. 3. Abruf und Freigabe geringer Mengen an Frischfaserpapier ausschließlich über die Vergabestelle Auch wenn in Zukunft Frischfaserpapier nur in geringen Mengen benötigt wird, soll an einem Rahmenvertrag für dieses Papier festgehalten werden. Ohne einen entsprechenden Rahmenvertrag würden die Bedarfsstellen das Frischfaserpapier selbst beschaffen. Erleichtert wird dies durch die Einführung des Direktkaufs bis 500 Euro, da bis zu dieser Wertgrenze keinerlei Vergaberegeln einzuhalten sind, sofern eine Marktübersicht gegeben ist. Existiert ein Rahmenvertrag, müssen sich gemäß Ziffer 5.3 BeschO die Bedarfsstellen bei der Bedarfsdeckung dieses Rahmenvertrags bedienen. Durch die Zerstückelung des Bedarfs müssten von den einzelnen Bedarfsstellen höhere Preise gezahlt werden, was insgesamt zu einem unwirtschaftlichen Einkauf führen würde. Außerdem würden die im Rahmenvertrag zugrunde gelegten Umweltkriterien bei Einzeleinkäufen nicht beachtet werden. Für den Rahmenvertrag wird nur FSC bzw. PEFC-Zertifiziertes Frischfaserpapier ausgeschrieben. Hierbei ist sichergestellt, dass die Papiere aus einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung stammen. Grundsätzlich erfolgt der Abruf von Rahmenvertragsartikeln aus dem elektronischen Katalog direkt durch die Bedarfsstelle ohne Einschaltung einer zentralen Vergabestelle. Das System wird so verändert werden, dass zukünftig Abrufe über SAP und dem SRM-Katalog nicht in Form einer Bestellung direkt an die Lieferfirma gehen, sondern in Form einer Bestellanforderung bei der Vergabestelle 1 ankommen. Die Vergabestelle hat dann die Möglichkeit, auf Basis eines im Vorfeld festgelegten Kriterienkatalogs festzustellen, ob der Bedarf einer Dienststelle an Frischfaserpapier gerechtfertigt ist oder nicht. Bei Zweifeln bzw. Unklarheiten kann mit der Bedarfsstelle Kontakt aufgenommen werden und erneut auf die grundsätzliche Verpflichtung zur Nutzung von Recyclingpapier hingewiesen werden. Die Genehmigung für die Verwendung von Frischfaserpapier erfolgt dann durch die Vergabestelle 1. Ursprünglich war die Vergabestelle der Auffassung, dass diese Freigabeaktion an den personellen Ressourcen scheitern würde, da im Jahre 2010 insgesamt ca. 800 Abrufe an Frischfaserpapier erfolgten. In der Zwischenzeit haben aber weitere Aktionen stattgefunden, so dass derzeit bereits eine Verringerung der Frischfaserpapierabrufe festzustellen ist. In der Anfangsphase wird trotzdem ein Mehraufwand für die Vergabestelle entstehen, der sich

5 Seite 5 mit Annäherung an das 100%-Ziel schnell und deutlich reduzieren wird und somit ohne Personalzuschaltung zu realisieren ist. An dieser Stelle ist jedoch noch zu erwähnen, dass die oben dargestellte Vorgehensweise ausgehebelt werden könnte. Obwohl die Bedarfsstellen gemäß Ziffer 5.3 BeschO sich bei der Bedarfsdeckung von Leistungen der Rahmenverträge bedienen müssen, kann im Rahmen des Direktkaufes bis 500 Euro Frischfaserpapier eingekauft werden. Dieser Direktkauf würde aber einen klaren Verstoß gegen die BeschO darstellen, sofern er nicht ausnahmsweise durch einen sachlicher Grund gerechtfertigt wäre. 4. Bessere Abstimmung in den Referaten über eine zeitgemäße papierarme Kommunikation Es ist deutlich erkennbar, dass im Rahmen des verkehrs wesentlich mehr Informationen an viel mehr Personen weitergegeben werden. Häufig sind diese s mit Anhängen versehen, die natürlich in Papierform besser zu lesen sind und auch wegen Zeitmangels zum Lesen zunächst ausgedruckt werden. Ursache für den Mail-Wust könnte oftmals gedankenloses Vorgehen sein. Viele Mails werden, ohne über deren Notwendigkeit nachzudenken, verschickt und diese werden dann auch noch einseitig ausgedruckt. Bei Fehlausdrucken wird das Papier zum Teil weggeworfen, obwohl vieles davon auch noch als Schmierpapier verwendet werden könnte. Diese Problematik wurde in der Referentenrunde am bereits diskutiert. Man war sich einig, dass dieses Problem in erster Linie mit einer entsprechenden Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich eines verantwortungsvollen Umgangs mit dem -Verkehr zu lösen sei. Dafür sind Überlegungen erforderlich, welche -Informationen wirklich notwendig und welche verzichtbar sind. Es ist daher beabsichtigt, in den Referaten ganz individuell einen Prozess zu starten, mit dem Ziel, - nicht mehr so viele s parallel an so viele Adressen zu verschicken, - die teilweise umfangreichen Anhänge auf ein notwendiges Maß zu reduzieren und - eingegangene s nur gezielt auszudrucken.

6 Seite 6 5. Beteiligungen Die Beschlussvorlage ist mit der Rechtsabteilung des Direktoriums, hinsichtlich den von dort zu vertretenden Belangen und der Abteilung Controlling und Steuerungsunterstützung als Zentralstelle für das Vergabewesen abgestimmt. Anhörung der Bezirksausschüsse In dieser Beratungsangelegenheit ist die Anhörung des Bezirksausschusses nicht vorgesehen (vgl. Anlage 1 der BA-Satzung). Der Verwaltungsbeirätin der Vergabestelle 1, Frau Stadträtin Schmitt, ist ein Abdruck der Sitzungsvorlage zugeleitet worden. II. Antrag des Referenten 1. Vom Vortrag wird zustimmend Kenntnis genommen. 2. Dem Stadtrat wird in zwei Jahren über die Ergebnisse berichtet werden. 3. Der Antrag Nr / A von der SPD-Stadtratsfraktion und der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen rosa liste ist damit geschäftsordnungsgemäß behandelt. III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der/Die Vorsitzende Der Referent Bürgermeister/-in ea. Stadtrat/-rätin Christian Ude Oberbürgermeister

7 Seite 7 IV. Abdruck von I. mit II. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt z. K. V. Wv. - Direktorium HA II Vergabestelle 1, Abt. 1/3 VI. Wv. -Direktorium HA II Vergabestelle 1