7283 Projektplanung mit MS-Project 2010

Transkript

1 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project Aus- und Fortbildungszentrum Projektplanung mit MS-Project 2010 Grundlagen der Projektplanung Arbeitsumgebung Neues Projekt anlegen Strukturanalyse Vorgangsliste Kapazitätsanalyse Ressourcenliste Kostenanalyse Kostensätze Ressourcenzuordnungen und Vorgangsarten Grafische Darstellungen des Projektes Kritische Vorgänge, kritischer Weg Basismodell Projektaktualisierung und steuerung Ansichten und Berichte, Projektabschluss Dozent: 1 / 199

2 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project Inhalt 1. Installation von MS Project Auslieferungsversionen von Project Installation-Voraussetzungen Arbeitsumgebung Project-Bildschirm Symbolleiste für den Schnellzugriff Das Menüband Dialogfelder Ansichten und Ansichtsleiste Zeitachsenleiste Kontextmenüs Tastatur Grundeinstellungen von MS Project Registerkarte Allgemein Registerkarte Anzeige Registerkarte Terminplan Registerkarte Speichern Registerkarte Erweitert Neues Projekt einrichten Projektinfo Projektinformationen und -eigenschaften Grundeinstellungen bearbeiten Projektkalender Arbeitszeiten des Projektes Gesetzliche Feiertage Berechnungsmodi Vom Projektstrukturplan zur Vorgangsliste Projektstrukturplan Vorgangsliste erstellen Projektphasen, Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine Gliederungstiefe von Projekten Gliederungsnummern und PSP-Codes Vorgänge zuordnen Vorgangsdauer festlegen Periodische Vorgänge Vorgänge verknüpfen Informationen zum Vorgang Meilenstein-Termine und Stichtage Zeitachsenleiste Vorgänge deaktivieren Terminkonflikte Kritische Vorgänge / 199

3 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project Ermitteln und Anzeigen von Vorgängen auf dem kritischen Weg Filtern von Vorgängen Standardfilter Autofilter Filtern und Sortieren kritischer Vorgängen Weitere Filter Benutzerdefinierte Filter Interaktive Filter Ansichten auswählen und verändern Tabellenansichten auswählen Tabellenansichten verändern Maskendarstellungen Grafische Darstellungen, Seitenansichten und Druckgestaltung Gantt-Balkendiagramme Zoom Zeitskala anpassen Beschriftungen Rollup-Darstellungen Formatvorlagen für Balkendiagramme Balkenplan-Layout Balkenplan-Assistent Kalenderdarstellung Netzplandiagramm Druckgestaltung Seitenansichten Bild-Kopien Ressourcen Ressourcenliste erstellen Informationen zur Ressource Filtern von Ressourcen Gruppieren von Ressourcen Kalenderdaten Projekt- und Arbeitszeitenkalender Arbeitszeitkalender für Ressourcengruppen Arbeitszeitkalender für einzelne Ressourcen Ressourcengruppenkalender den Ressourcen zuordnen Kalenderdaten ausdrucken Vorgangskalender Standortkalender Kalender bei Mehrprojektplanung Kosten von Vorgängen und Ressourcen Kostenarten / 199

4 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project 9.2. Vorgangskosten Ressourcenkosten Kostenbudgets Ressourcen den Vorgängen zuordnen Verantwortliche für Vorgänge zuordnen Berechnungsverfahren Vorgangsarten einstellen Erläuterungen zu nachträglichen Änderung von Ressourcenzuordnungen Exkurs: Modellberechnungen zu Vorgangsarten und Leistungssteuerung Schlussfolgerungen zu Vorgangsarten und Leistungssteuerung Ressourcen einem Vorgang zuordnen Ressourcenkonflikte Ressourcen-Auslastungen feststellen und überprüfen Möglichkeiten zur Auflösung von Überlastungen und Terminproblemen Negative Zeitabstände Vorgangsprioritäten Manuelles und automatisches Verzögern von Vorgängen Verzögern über einen Kapazitätsabgleich: Unterbrechen von Vorgängen Verschieben und hinzufügen zusätzlicher Ressourcen Arbeitsvolumen von Vorgängen reduzieren Arbeitsprofile Ressourcen-Berichte Basisplan Basisplan festlegen Anzeige des Basisplans Pufferzeiten kontrollieren Geplante Arbeit Geplante Kosten Basisplan und Projektziele Mehrere Basispläne Mehrfachbasispläne Szenario-Management mittels PERT-Analyse Kostenauswertungen Projekt-Gesamtkosten Kosten je Vorgang Vorgangskosten im Zeitablauf Kosten je Ressource Ressourcenkosten im Zeitablauf Projektaktualisierungen Hinweise zu Aktualisierungen / 199

5 Betriebswirtschaft / MS Office Projektplanung mit MS Project Vorgänge aktualisieren Projekt aktualisieren Aktualisierung der Arbeit von Ressourcen Kosten aktualisieren Kritischer Weg Überwachung des Projektplans Tabellendarstellungen zum Basisplan Kostenvergleich Projektsteuerung Vorgangsfolgen mit zeitlicher Überlappung Vorgangsunterbrechungen Neu-Terminierung nicht abgeschlossener Vorgänge Neue Vorgänge Kritische Vorgänge verändern Überstunden zuweisen Projektdokumentation und berichte Überblick Berichte Eigene Berichte erstellen Grafische Berichte Export als PDF/XPS-Datei Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence 5 / 199

6 Installation von MS Project Auslieferungsversionen von Project 1. Installation von MS Project 1.1. Auslieferungsversionen von Project MS Project ist Teil der Offic-Familie von Microsoft. Es gilt als das Standardwerk der Projektplanungssoftware mit sehr vielen Funktionen und Möglichkeiten der Kooperation mit anderen Office-Produkten sowie mit SAP PS. 1 MS Project steht in drei Versionen zur Verfügung: - Standard Die Standardsausgabe von MS Project ist für die Planung von Einzelprojekten einschließlich der Nutzung eines Ressourcenpools geeignet. Kooperationen mit anderen Office-Produkten sind möglich. - Professional Die Professionalversion von MS Project bietet darüber hinaus die Nutzung der Sharepoint Services sowie die Anbindung an MS Project Server. - Server Für Firmen, deren Arbeitsorganisation sehr stark durch die Projektarbeit gekennzeichnet ist, kann MS Project Server eine geeignete Software für die Abbildung von Mehrprojektplanungen sein. Für Project-Server werden benötigt: - MS SQL Server - Windows Sharepoint Services 1.2. Installation-Voraussetzungen Die Systemanforderungen von Project 2010 lauten: - mindestens Pentium 32 bit, 700 Mhz MB RAM MB Festplatte bei einer Standardinstallation, je nach Umfang einer vorherigen Office-Installation - CD-ROM-Laufwerk - sowie Windows XP SP3, Windows Vista SP1 oder Windows 7 (8). Die Installation von Project 2010 erfordert auf Windows-Rechnern administrative Rechte. 1 Projektplanungsmodul von SAP 6 / 199

7 Arbeitsumgebung Project-Bildschirm 2. Arbeitsumgebung 2.1. Project-Bildschirm Nach dem ersten Start von MS Project wird das Arbeitsfenster mit dem Tabellenteil links und dem graphischen Teil rechts angezeigt. Symbolleiste für den Schnellstart Menüband Zeitachsenleiste Bearbeitungsleiste (ausgeblendet) Kopfzeile mit Feldbezeichnungen Tabellenbereich (mit Vorgangsliste) Graphischer Bereich für Gantt-Diagramm Horizontale Bildlaufleisten, Symbole für Gantt-Diagramm, Arbeitsauslastung nach Vorgängen, Teamplaner, Ressource Tabelle Zoomregler Windows-Taskleiste 7 / 199

8 Arbeitsumgebung Symbolleiste für den Schnellzugriff 2.2. Symbolleiste für den Schnellzugriff Die anpassbare Symbolleiste für den Schnellzugriff enthält zunächst die Befehle zum Speichern einer Projectdatei sowie zum rückgängig machen und wiederholen einer Aktion. Über das Symbol können weitere Befehle hier aufgenommen werden. Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff bietet Ihnen ein rechter Mausklick in das Menüband (siehe Punkt 2.3). Dieser Weg bietet Ihnen den Zugriff auf alle Befehle von MS Project, die der Symbolleiste hinzugefügt werden können. Falls der Ursprungszustand wieder hergestellt werden soll, können Sie die Schaltfläche nutzen. 8 / 199

9 Arbeitsumgebung Das Menüband 2.3. Das Menüband Das Menüband besteht aus mehreren Registerkarten in denen die vorhandenen Befehle in logischen Gruppen zusammengefasst worden sind. Folgende Registerkarten sind vorhanden: Datei Aufgabe Ressource Projekt Ansicht Format Hier finden Sie den sogenannten Backstage dieses Office- Produktes. Es enthält die Befehle zur Dateiverwaltung, wie Öffnen, Speichern, Schließen und Drucken. Zudem können hierüber die Optionen für die Grundeinstellungen des Programmes angesteuert werden. Diese Registerkarte enthält die Befehlsgruppen Ansicht, Zwischenablage, Schriftart, Zeitplan, Vorgänge, Einfügen, Eigenschaften und Bearbeiten. In dieser Registerkarte sind die Gruppen Ansicht, Zuweisungen, Einfügen, Eigenschaften und Ebene zusammengefasst. Hier finden Sie die Gruppen Einfügen (Unterprojekt), Eigenschaften, Zeitplan, Status, Berichte und Dokumentprüfung. Die Gruppen Vorgangsansichten, Ressourcenansichten, Daten, Zoom, Elemente anzeigen, Fenster und Makros sind in der Registerkarte Ansicht enthalten. Teil dieser Registerkarte sind die Gruppen Format, Spalten, Balkenarten, Gantt-Diagrammformat, Einblenden/Ausblenden und Zeichnungen. 9 / 199

10 Arbeitsumgebung Dialogfelder 2.4. Dialogfelder An mehreren Stellen der Oberfläche von MS Project können für weitergehende Funktionen Dialogfelder aufgerufen werden. Beispiel in der Registerkarte Aufgabe für die Gruppe Schriftart: Klicken Sie auf das Symbol unten rechts. Sie erhalten sodann das Dialogfeld zur Auswahl von Schriftarten und gestaltungen. Ein weiteres Beispiel für Dialogfelder sind die Optionen. Diese erreichen Sie über die Registerkarte Datei. Hier wählen Sie die Auswahl Optionen an. 10 / 199