Microsoft Office Project 2010

Transkript

1 Microsoft Office Project 2010 Inhaltsverzeichnis Basis-Information zu Project... 1 Die Arbeitsweise... 1 Das Datenmodell... 1 Project-Varianten... 1 Bildschirmaufbau / Ansichten... 2 Stolperfallen für Project-Anfänger... 4 Anlage eines neuen Projektes... 4 Projektstammdaten erfassen... 5 Projektanfangstermin festlegen bzw. ändern... 8 Vorgänge erfassen und verwalten... 9 Erfassen von Vorgängen... 9 Auswahl Gantt-Diagramm... 9 Einrichten Planungs-Modus... 9 Eingabe eines Vorganges Vorgänge strukturieren Verknüpfungen von Vorgängen Vorgangsdauern eingeben Einheiten von Dauern Fortlaufende Dauer Einen Meilenstein festlegen Periodische Vorgänge / Wiederkehrende Aufgaben Vorgangsnotizen hinzufügen Vorgänge löschen, kopieren, verschieben Vorgang löschen Vorgang kopieren Vorgänge unterbrechen Hyperlink einfügen Ressourcen Ressourcen Vorgängen zuordnen... 32

2 Ressourcenarten Ressourcenart: Arbeit Ressourcenart: Material Ressourcenart: Kosten Zusatzoptionen für Ressourcenarten Vorgangsarten Übersicht über Vorgangsarten Assistent bei Änderung Parameter: Smart-Tag Beispiele für Veränderungen der Parameter Ansichten Ansicht auswählen Netzplandiagramm Gantt-Diagramm Überwachung Neue Ansicht erstellen Neue Tabelle erstellen Benutzerdefinierte Felder Definition grafische Symbole Projektplan ausdrucken Grundeinstellungen & Vorlagen Grundeinstellungen ändern Vorlagen erstellen und nutzen... 66

3 Basis-Information zu Project Basis-Information zu Project Die Arbeitsweise Microsoft Office Project speichert die Informationen, die Sie zu Aufgaben oder Ressourcen eingeben, und errechnet automatisch die hieraus resultierenden Termine, Zuordnungen und/oder Kosten bzw. aktualisiert diese. Verletzungen gegen definierte Projektbedingungen (z.b. Überlastung von Ressourcen oder Terminüberschreitungen), die zu Projektrisiken führen können, zeigt Ihnen Microsoft Office Project im Projektplan an oder warnt Sie über Dialogfelder. Dies ermöglicht Ihnen, diese zu beheben. Das Datenmodell Insgesamt verfügt Microsoft Office Project im Hintergrund über 500 Felder, um Projektinformationen zu erfassen. Diese Daten können inhaltlich in 4 Kategorien strukturiert werden: Allgemeine Informationen zum Projekt (z.b. Projektbeginn oder Berechnungsart des Projektes) Informationen zum Vorgang (z.b. Beginn eines Vorganges, Dauer) Informationen zu Ressourcen (z.b. Name der Ressource, Art der Ressource, Stundensatz) Informationen über die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen (z.b. welche Ressource ist welcher Aufgabe/Vorgang mit welchem Anteil zugeordnet) Project-Varianten Es gibt seit der Version 2003 zu jeder Version mehrere Project-Varianten. Bei der Version 2010 sind dies: Microsoft Office Project Standard Microsoft Office Project Professional Die Standard-Variante speichert die Projektdaten in einer Project-Datei (*.mpp), auf die immer nur eine Person (in der Regel der Projektleiter) gleichzeitig zugreifen kann. Information aus dieser Datei werden weitergegeben, in dem die Projekt-Datei weitergeleitet wird (setzt voraus, dass der Empfänger auch über eine Project-Lizenz verfügt), oder der Projektplan ausgedruckt wird Seite 1 von 70

4 Basis-Information zu Project oder ausgewählte Projektinformationen zu anderen Programmen, z.b. Visio oder Excel weitergeleitet werden. Der Nachteil bei dieser Variante liegt in der Zeitverzögerung bei der Aktualisierung von Projektplänen sowie der unterschiedlichen Projektdatenstände. Zudem müssen alle Projektinformationen vom Besitzer der Projektdatei bzw. seiner Stellvertretung eingepflegt werden. Die Professional-Variante ermöglicht in der Kombinationen mit einem entsprechenden Server (Project Server) und Datenbank (SQL-Datenbank) die Ablage der Projektinformationen in eine Datenbank, auf die die Teammitglieder nach festlegten Regeln über Web zugreifen können. Hierfür benötigen die Teammitglieder keine eigene Project-Lizenz, sondern nur eine (kostenfreie) Lizenz für Project Web Apps. Auf die Projektinformationen können, da diese in der Datenbank gespeichert werden, eine dezidierte Rechtevergaben erfolgen, d.h. ein einzelnes Teammitglied, Kunde, Lieferant oder Führungskräfte sieht nur die für ihn bestimmten/zulässigen Informationen. Hierzu können die betreffenden Personen auch Informationen erfassen (z.b. Fortschrittsgrad einer Aufgabe oder Probleme). Über deren Aufnahme in den Projektplan entscheidet jedoch ausschließlich der Projektleiter. Dies bedeutet, der Projektleiter wird von Erfassungsarbeit befreit, bleibt jedoch Herr über den Projektplan. Weiter gibt es stets einen aktuellen Plan, auf den, wenn der Projektplan vom Projektleiter veröffentlich wurde, alle zeitgleich zugreifen können, ohne dass hierfür weitere Programme oder Lizenzen benötigt werden. Bildschirmaufbau / Ansichten Die Projektinformationen stellt Microsoft Office Project in Ansichten dar. Hierbei wird von den über 500 Feldern immer nur eine Auswahl angezeigt. Daher gibt es für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Ansichten, z.b. für Kostenanalysen (Kosten) oder für die Prüfung der Einhaltung der Termine (Überwachung). Eine Ansicht besteht meist aus einer Kombination von zwei Ansichten, bei der im Hauptfenster Seite 2 von 70

5 Nun sind noch die Spalten Kosten1 und Kosten2 zu bearbeiten. Die Spalte Kosten1 soll die Differenz zwischen Geplanten Kosten und Geplanten Kosten1 enthalten. Benutzerdefinierte Felder Markieren Sie hierfür die Spalte Kosten1 und wählen Sie im Kontextmenü hierzu den Befehl Benutzerdefinierte Felder. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Die ausgewählte Spalte Kosten1 wird bereits angezeigt. Seite 55 von 70

6 Geben Sie nun in der Bearbeitungszeile zunächst für den Feldnamen Kosten1 die neue Bezeichnung (Spaltentitel) Abweichung Plankosten ein. Danach drücken Sie auf die Enter-Taste. Nun ist die Formel für das Feld Abweichung Plankosten (Kosten1) zu definieren. Hierfür drücken Sie auf die Schaltfläche Formel. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Formel für. Hier geben Sie nun im Eingabebereich die Formel ein. Verwenden Sie für die Eingabe der Felder am besten die Schaltfläche Feld. Dies minimiert Eingabefehler. Seite 56 von 70

7 Nach Eingabe der Formel klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheint ein Warnhinweis, dass evtl. bereits vorhandene Daten in der Spalte Kosten1 gelöscht werden, wenn welche vorhanden sind. Da die Spalte Kosten1 beim Einfügen keine Daten enthielt, können Sie die Warnung getrost mit OK bestätigen. Daraufhin sehen Sie wieder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Nachdem Sie soeben die Feldbezeichnung für Kosten1 in Abweichung Plankosten geändert haben und die Formel definiert haben, können Sie das Fenster nun verlassen, in dem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Seite 57 von 70

8 Daraufhin sehen Sie Ihr Projekt in der Ansicht Abweichung Plankosten. Aufgrund der soeben definierten Formel ist nun die Spalte Kosten1 mit Kostenbeträgen gefüllt und trägt die Spaltenbezeichnung Abweichung Plankosten. Nun sollen abschließend die Ergebnisse für die Abweichungen der Plankosten grafisch in der Spalte Kosten2 dargestellt werden. Markieren Sie hierfür die Spalte Kosten2 und wählen Sie über das Kontextmenü hierzu Benutzerdefinierte Felder. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Die ausgewählte Spalte Kosten2 wird bereits angezeigt. Seite 58 von 70

9 Geben Sie nun in der Bearbeitungszeile zunächst für den Feldnamen Kosten2 die neue Bezeichnung (Spaltentitel) Ampel zu Plankosten ein. Danach drücken Sie auf die Enter-Taste. Nun ist die Formel für das Feld Ampel zu Plankosten (Kosten2) zu definieren. Hierfür drücken Sie auf die Schaltfläche Formel. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Formel für.. Seite 59 von 70

10 Hier geben Sie an, dass das Feld Ampel zu Plankosten (Kosten2) gleich dem Feld Abweichung Plankosten ist. Auch hier empfiehlt sich, den Feldnamen auszuwählen statt selber einzutippen, um Fehler durch fehlerhafte Eingaben zu vermeiden. Hinweis: Die Gleichsetzung der Inhalte beider Felder ist notwendig, da für einen Feldnamen entweder nur die Datenanzeige möglich ist oder die Anzeige grafischer Symbole. Nach Eingabe der Formel sieht das Dialogfenster Formel für wie nachfolgend angezeigt aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheint ein Warnhinweis, dass evtl. bereits vorhandene Daten in der Spalte Ampel zu Plankosten (Kosten2) gelöscht werden, wenn welche vorhanden sind. Da die Spalte Kosten2 beim Einfügen keine Daten enthielt, können Sie die Warnung getrost mit OK bestätigen. Seite 60 von 70

11 Daraufhin sehen Sie wieder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Definition grafische Symbole Nachdem Sie soeben die Feldbezeichnung für Kosten2 in Ampel zu Plankosten geändert haben und die Formel definiert haben, ist nun anzugeben, mit welchen Symbolen die Formelergebnisse angezeigt werden sollen. Klicken Sie daher nun auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Es erscheint nun das Dialogfenster Grafische Symbole für. In diesem Dialogfenster soll nun angegeben werden, dass die Ampel rot zeigt, wenn die Plankosten um mehr als 500 Euro gestiegen sind, d.h. Abweichung Plankosten > Die Ampel soll gelb zeigen, wenn die Plankosten gestiegen sind, aber nicht mehr als um bis 500 Euro, d.h. Abweichung Plankosten < 0 und Abweichung Plankosten >= Die Ampel soll grün zeigen, wenn die Plankosten nicht gestiegen sind, d.h. Abweichung Plankosten >= 0. Definieren Sie für das Beispiel die Symbole wie nachfolgend angegeben. Danach klicken Sie auf Ok. Seite 61 von 70

12 Sie kehren nun zum Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder zurück. Hier klicken Sie auf OK. Daraufhin ist Ihr Projekt wieder in der neuen Ansicht Abweichung Plankosten zu sehen. Da nun alle Felder, Formeln und grafischen Symbole vollständig definiert sind, sieht die Ansicht wie nachfolgend aus. Seite 62 von 70

13 Weiter wird die neue Ansicht nun unter dem Menüpunkt Aufgabe Gruppe Ansicht Befehl Gantt-Diagramm angezeigt und kann hier bei Bedarf in der Rubrik Benutzerdefiniert ausgewählt werden. Seite 63 von 70