WebShop Datev Schnittstelle. Log In Freiburg Basler Str 115a Freiburg

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1 Log In Freiburg Basler Str 115a Freiburg

2 1 INSTALLATION INSTALLATION DER SETUP.EXE KONFIGURATION DER SCHNITTSTELLE WEBSHOP KONFIGURATION (XTC3 / VEYTON) SHOP-URL PFADE ZUSATZ KONFIGURATION BELEG-SELEKTION / LETZTE ORDER ID BELEG-SELEKTION / BELEGSTATUS WEBSHOP KONFIGURATION (OXID) SHOP-URL PFADE ZUSATZ KONFIGURATION BELEG-SELEKTION / LETZTE RECHNUNGS NR BELEG-SELEKTION / OXID FLAG BELEG-EXPORT PROXY DATEV PARAMETER DATEV-VORLAUF-PARAMETER (FINDEN SIE IM MENÜ UNTER SETUP / DATEV EINSTELLUNGEN / DATEV VORLAUF PARAMETER) PERSONENKONTEN (STANDARD VERSION) SACHKONTEN (STANDARD VERSION) PREMIUM-VERSION ZUORDNUNG VON EU- ODER DRITTLAND-BELEGEN PERSONENKONTEN SACHKONTEN VERSANDKOSTEN UND CO. (XTC) VERSANDKOSTEN UND CO. (OXID) FTP-EINSTELLUNGEN PAYPAL (OPTION) PAYPAL ACCOUNT PAYPAL SACHKONTEN RECHNUNGSNUMMER ERMITTELN AUS DEM PAYPAL-FELD KUNDENNUMMER ERMITTELN AUS DEM PAYPAL-FELD SONSTIGE PARAMETER WEBSHOP DATEV BELEG EXPORT BELEGE AUS DEM WEBSHOP AUSLESEN DATEV POSTVERSANDDATEI ERSTELLEN WINDOWS EXPLORER ÖFFNEN PAYPAL KONTOAUSZUG IMPORT DEN KONTOAUSZUG DOWNLOAD VORBEREITEN KONTOAUSZUG DOWNLOAD PAYPAL KONTOAUSZUG EINLESEN POSTVERSANDDATEI ERSTELLEN WINDOWS EXPLORER ÖFFNEN...31 Log In Freiburg GmbH Seite -2- von -32-

3 1 Installation 1.1 Installation der Setup.exe Starten Sie bitte das Programm Setup.exe Wenn Sie das Programm installieren möchten drücken Sie den Weiter Button. Sie können nun das Programmverzeichnis auswählen, in das das Programm installiert werden soll. Log In Freiburg GmbH Seite -3- von -32-

4 Wählen Sie nun die Komponenten aus, die installiert werden sollen. Nun können Sie den Namen des Ordners auswählen, der im Startmenü erscheinen soll. Nun können Sie die Installation starten. Log In Freiburg GmbH Seite -4- von -32-

5 Das Programm wird nun installiert. Der erste Teil der Installation ist nun abgeschlossen. Im nächsten Schritt müssen Sie die Schnittstelle konfigurieren. Log In Freiburg GmbH Seite -5- von -32-

6 1.2 Konfiguration der Schnittstelle Allgemeine Hinweise Speichern Sie alle Änderungen der Einstellungen mit dem grünen Hacken Sie können auch die Änderungen mit dem Papierkorb verwerfen Verlassen Sie das Programm mit der Tür Log In Freiburg GmbH Seite -6- von -32-

7 1.3 Webshop Konfiguration (XTC3 / Veyton) Shop-URL In der DEMO-Version müssen Sie die URL ihres Shops eintragen. In der Standard und Premium Version ist die URL in ihrer Lizenz enthalten und braucht an dieser Stelle nicht verändert zu werden. In der Premium Version können Sie auch auf mit htaccess geschützte Webseiten zugreifen. Hierzu müssen Sie den entsprechenden Benutzernamen und Passwort unter dem URL-Pfad eintragen. Falls der Zugang nicht eingeschränkt ist, bleiben diese Angabe leer Pfade Die Schnittstelle exportiert die Daten aus Ihrem Web-Shop in Form einer oder mehreren XML-Dateien. Diese Dateien werden anschließend in das Datev-Postversand-Format konvertiert. Diese Dateien müssen auf ihrem Rechner zwischengespeichert werden. Diese Verzeichnisse werden beim ersten Start der Schnittstelle in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt und dann hier eingetragen. Sie können diese Pfade aber auch nachträglich ändern. Log In Freiburg GmbH Seite -7- von -32-

8 1.3.3 Zusatz Konfiguration Sie haben hier die Möglichkeit andere Felder für die Belegnummer und das Belegdatum auszuwählen. Die ist notwendig, wenn Sie Ihren Shop angepasst haben und nicht die normalen Felder für Bestellungen nutzen. Achtung: Wenn Sie diese Funktion nutzten, werden nur Belege ausgelesen, die auch in diesen Feldern einen Inhalt haben. Sie sollten dann nicht die Option der Belegselektion über die letzte Order- Nummer wählen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung in einen Beleg wandeln, könnte es sein, dass diese Rechnung nicht mehr exportiert wird, da Sie diesen Bereich schon exportiert haben. XTC und verwandte Shopsysteme: Die Schnittstelle verwendet für die Rechnungsnummer Das Feld order_id. Wenn Sie Ihren XTC- Shop erweitert haben und zweistufig mit der Bestellungsnummer und der Rechnungsnummer arbeiten, erfragen Sie bitte bei Ihrem Shop-Betreuer den Namen des neuen Feldes für die Rechnungsnummer. Wahrscheinlich gibt es dann auch ein neues Feld für das Rechnungsdatum (im Standard benutzt die Schnittstelle das Feld date_purchased ). Exportieren Sie, wenn sie diese Erweiterung nutzen, die Belege über den Belegstatus. Nur dann ist gewährleistet, dass alle Belege exportiert werden. Gambio: Für den Gambio Shop werden z.b.: das Belegdatum aus dem Feld date_purchased und die Belegnummer aus dem Feld ermittelt. Für den Gambio Shop können Sie hier auch die Felder orders_date_finished für das Belegdatum und gm_orders_id für die Rechnungsnummer auswählen. Log In Freiburg GmbH Seite -8- von -32-

9 1.3.4 Beleg-Selektion / Letzte Order ID Ihr Webshop vergibt für die Belege eine fortlaufende Rechnungs-Nummer. Sie haben nun 2 Möglichkeiten diese für den Export zu selektieren. Selektion letzte Order Nr. Diese Nummer können Sie im Administrationsbereich ihres Shops unter Kunden/Bestellungen einsehen. Ist diese Nummer z.b tragen Sie bei letzte Order-Nr. bitte 1256 ein. Die Schnittstellen-Software geht jetzt davon aus, dass alle Bestellungen bis einschließlich der Nr schon bei Ihrem Steuerberater erfasst wurden. Wird ein neuer Beleg im Shop erstellt, so erhält dieser die Nummer Dieser wird nun beim nächsten Export von der Schnittstelle exportiert Sie können diesen Wert entsprechend ihres Standes in ihrem Shop anpassen. Möchten Sie mit dem Export des laufenden Monats beginnen, müssen Sie erste Bestellnummer des laufenden Monats ihres Shops ermitteln. Hat dieser beleg die Nummer 1200 müssen Sie Belegnummer 1199 als letzten exportierten Beleg in die Schnittstelle eintragen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit bestimmte Belege vom Export auszuschießen. Diese Belege können Sie über den Belegstatus ausschließen. Achten Sie auf eine sinnvolle Selektion, z.b. stornierte Belege. Ein Beleg wird nur dann nicht exportiert, wenn er VOR dem Export storniert wird. Wird er NACH dem Export storniert, müssen Sie dies Ihrem Steuerberater oder Buchhaltung mitteilen. Dies wird NICHT von der Schnittstelle berücksichtigt. Sie sollten nicht z.b. offenen Belege vom Export ausschießen. Wird der Status des Belegs nach dem Export verändert, wird er nicht mehr (bei der Einstellung letzet Order Nr. ) exportiert. In diesem Fall ist es sinnvoll die Belege über den Beleg-Status zu selektieren Beleg-Selektion / Belegstatus Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, nur Belege mit einem bestimmten Status zu exportieren. Sollen z.b. nur Beleg mit dem Status bezahlt exportiert werden, werden Bestellungen, die nicht bezahlt und nicht versandt wurden, hierdurch nicht übernommen. Log In Freiburg GmbH Seite -9- von -32-

10 Sie müssen hierfür in ihrem Shop einen zusätzlichen Status z.b. Datev Export anlegen. Bevor Sie dies in der Schnittstelle einrichten können, müssen Sie diese XTC-Beleg-Status mit dem Button Die Liste der XTC Beleg-Zustände aktualisieren aus dem Web-Shop in die Schnittstelle downloaden. Im Beispiel oben sehen Sie, dass nur die Belege, die den Status Bezahlt haben, von der Schnittstelle übernommen werden. Nach dem Export erhalten diese Belege den Status Datev Export. Dies können Sie auch in der Oberfläche Ihres Web-Shops einsehen. Log In Freiburg GmbH Seite -10- von -32-

11 1.4 Webshop Konfiguration (Oxid) Finden Sie im Menü unter Setup / Oxid-Einstellungen) Shop-URL In der DEMO-Version müssen Sie die URL ihres Shops eintragen. In der Standard und Premium Version ist die URL in ihrer Lizenz enthalten und braucht an dieser Stelle nicht verändert zu werden. In der Premium Version können Sie auch auf mit htaccess geschützte Webseiten zugreifen. Hierzu müssen Sie den entsprechenden Benutzernamen und Passwort unter dem URL-Pfad eintragen. Falls der Zugang nicht eingeschränkt ist, bleiben diese Angabe leer Pfade Die Schnittstelle exportiert die Daten aus Ihrem Web-Shop in Form einer oder mehreren XML-Dateien. Diese Dateien werden anschließend in das Datev-Postversand-Format konvertiert. Diese Dateien müssen auf ihrem Rechner zwischengespeichert werden. Diese Verzeichnisse werden beim ersten Start der Schnittstelle in Ihrem Benutzerverzeichnis erzeugt und dann hier eingetragen. Sie können diese Pfade aber auch nachträglich ändern Zusatz Konfiguration Sie haben hier die Möglichkeit andere Felder für die Belegnummer und das Belegdatum auszuwählen. Die ist notwendig, wenn Sie Ihren Shop angepasst haben und nicht die normalen Felder für Bestellungen nutzen. Log In Freiburg GmbH Seite -11- von -32-

12 Achtung: Wenn Sie diese Funktion nutzten, werden nur Belege ausgelesen, die auch in diesen Feldern einen Inhalt haben. Sie sollten dann nicht die Option der Belegselektion über die letzte Order- Nummer wählen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung in einen Beleg wandeln, könnte es sein, dass diese Rechnung nicht mehr exportiert wird, da Sie diesen Bereich schon exportiert haben. Die Schnittstelle verwendet für die Rechnungsnummer Das Feld OXORDERNR. Sie können auch das Feld OXBILLNR verwenden, wenn Sie im Admin-Bereich des Shops Rechnungen erstellen. Unter Umständen wurde Ihr Shop erweitert und es gibt auch ein neues Feld für das Rechnungsdatum (im Standard benutzt die Schnittstelle das Feld OXORDERDATE ). Exportieren Sie, wenn sie diese Erweiterung nutzen, die Belege über das Exportflag. Nur dann ist gewährleistet, dass alle Belege exportiert werden Beleg-Selektion / letzte Rechnungs Nr. Ihr Webshop vergibt für die Belege eine fortlaufende Rechnungs-Nummer. Sie haben nun 2 Möglichkeiten diese für den Export zu selektieren. Selektion letzte Order Nr. Diese Nummer können Sie im Administrationsbereich ihres Shops unter Kunden/Bestellungen einsehen. Ist diese Nummer z.b tragen Sie bei letzte Order-Nr. bitte 1256 ein. Die Schnittstellen-Software geht jetzt davon aus, dass alle Bestellungen bis einschließlich der Nr schon bei Ihrem Steuerberater erfasst wurden. Wird ein neuer Beleg im Shop erstellt, so erhält dieser die Nummer Dieser wird nun beim nächsten Export von der Schnittstelle exportiert Sie können diesen Wert entsprechend ihres Standes in ihrem Shop anpassen. Möchten Sie mit dem Export des laufenden Monats beginnen, müssen Sie erste Bestellnummer des laufenden Monats ihres Shops ermitteln. Hat dieser beleg die Nummer 1200 müssen Sie Belegnummer 1199 als letzten exportierten Beleg in die Schnittstelle eintragen. Log In Freiburg GmbH Seite -12- von -32-

13 1.4.5 Beleg-Selektion / Oxid Flag Beleg-Export Im Oxid-Shop existiert bei jedem Beleg ein Flag, ob dieser Beleg exportiert wurde. Die Schnittstelle kann diese Flag benutzen um die Belege zu exportieren, die Sie noch nicht exportiert haben. Sie haben dann zusätzlich die Möglichkeit nur bezahlte Belege zu selektieren. D.h. nur im Shop als bezahlt markierte Belege werden auch ins Datev exportiert. Nach erfolgreichem Export werden alle exportierten Belege im Shop als exportiert gekennzeichnet. Sie habe hier zusätzlich die Möglichkeit keine stornierten Belege oder nur bezahlte Belege zu exportierten. Wenn sie ältere Beleg im Shop als exportiert kennzeichen möchten, tragen Sie bitte unter letzte übernommene Beleg-Nr.: den letzten Beleg ein, der bereits in die Finanzbuchhaltung übernommen wurde. Jetzt können Sie mit der Schnittstelle alle diese Belege als exportiert kennzeichnen. Sie haben aber auch die Möglichkeit das Exportflag zurückzusetzen, um bereits ausgelesene Beleg noch einmal zu exportieren. Bitte gehen Sie mit dieser Möglichkeit vorsichtig um. 1.5 Proxy Falls Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy Server eingerichtet haben, kann die Schnittstelle nicht direkt mit Ihrem Shop kommunizieren. Sie müssen dann hier die Daten Ihres Proxy-Servers eintragen. Sie können diese bei Ihrem Netzwerk-Administrator erfragen. Log In Freiburg GmbH Seite -13- von -32-

14 1.6 Datev Parameter Datev-Vorlauf-Parameter (Finden Sie im Menü unter Setup / Datev Einstellungen / Datev Vorlauf Parameter) Beraternummer Die Berater-Nummer ihres Steuerberaters wird von der Firma DATEV individuell für ihren Steuerberater vergeben. Sie können diese Nummer bei ihrem Steuerberater erfragen. Es handelt sich um eine Zahl mit maximal 7 Stellen. Mandantennummer Die Mandanten-Nummer wird von ihrem Steuerberater selbst vergeben. Sie können diese Nummer bei ihrem Steuerberater erfragen. Es handelt sich um eine Zahl mit maximal 7 Stellen. Passwort Sie können die Postversanddatei mit einem Passwort versehen. Sie müssen dieses Passwort unbedingt ihrem Steuerberater mittteilen. Nur dann kann ihr Steuerberater die Postversanddatei einlesen. Dieses Passwort schützt ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen. Es sind bis zu 4 Buchstaben und Zahlen zulässig, jedoch keine Sonderzeichen. Self Format-Kennzeichen um im Datev die erweiteren Konten, d.h. Sachkonten, die mehr als 4 Stellen haben, oder Debitoren, die mehr als 5 Stellen haben, wechseln Sie bitte zum Kennzeichen 1,5,5,DVTF. LOG-Datei Zusätzlich zur Postversanddatei erzeugt die Schnittstelle eine LOG-Datei. In dieser können Sie den Inhalt der Postversanddatei mit einem normalen Editor überprüfen. Sie können diese Datei auch im CSV-Format ausgeben, um diese mit Excel zu öffnen Log In Freiburg GmbH Seite -14- von -32-

15 1.6.2 Personenkonten (Standard Version) (Finden Sie im Menü unter Setup / Datev Einstellungen / Personenkonten) In der DEMO und Standard-Version werden alle Rechnungen über ein einziges Debitorenkonto verbucht. Die Nummer dieses Kontos können Sie an dieser Stelle eintragen. Bitte sprechen Sie diese Kontonummer mit ihrem Steuerberater ab Sachkonten (Standard Version) (Finden Sie im Menü unter Setup / Datev Einstellungen / Sachkonten) Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die entsprechenden Konten. Diese Konten können, je nachdem, welchen Kontenrahmen ihr Steuerberater benutzt variieren. Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und können mit dem Button SKR-03 und SKR-04 selektiert werden. Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen. Diese sollten Sie mit Ihrem Steuerberater absprechen. In der DEMO und Standard-Version stehen Ihnen 4 Erlöskonten für die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze zur Verfügung. Belege innerhalb und außerhalb der EU benötigen zusätzliche Konten. Diese stehen Ihnen in der Premium Version zur Verfügung. Log In Freiburg GmbH Seite -15- von -32-

16 1.7 Premium-Version Zuordnung von EU- oder Drittland-Belegen Finden Sie im Menü unter Setup / Datev-Einstellungen / EU-Länder) Es werden auch Lieferungen in die EU oder in Drittländer berücksichtig. In Abhängigkeit der Lieferadresse des Belegs, bzw. ob eine USt-ID existiert, werden die Belegpositionen den entsprechenden Erlöskonten zugeordnet. Zusätzlich werden die Belege mit den entsprechenden Umsatzsteuer-IDs (wenn diese beim Kunden vorhanden ist) an Datev übertragen. Dies ist für die Erstellung der ZM-Meldung nötig Personenkonten (Finden Sie im Menü unter Setup / Datev Einstellungen / Personenkonten) Log In Freiburg GmbH Seite -16- von -32-

17 Zusätzlich können Sie in der Premium Version eine Übersetzungstabelle für die Personenkonten anlegen. Der Webshop Kunden Nr. wird hiermit ein Datev-Konto zugeordnet. Webshop-Kunden Nummern, die nicht in der Tabelle gefunden werden, werden mit der 2. Regel umgesetzt. Sie können hier auswählen, ob eine feste Konto-Nummer verwendet werden soll, oder, wenn Sie nummerische Webshop-Kunden-Nummern haben, ob diese mit der Regel Webshop-Kunden Nr. + x = Datev Konto (den Wert von x können Sie wählen) umgesetzt werden sollen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit auch nur ein Teil der der Webshop-Kundennummer zu nutzen. z.b.: die Kundennummer lautet Tragen Sie unter Kundennummer ab folgender Zeichenkette ein ein, so erhalten Sie die Kundennummer Sachkonten Finden Sie im Menü unter Setup / Datev-Einstellungen / Sachkonten) Der zu verarbeitende Beleg kann aus unterschiedlichen Positionen bestehen. Diese unterschiedlichen Positionen können mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet werden. Die Schnittstelle summiert Positionen gleicher Umsatzsteuer und verbucht diese summierten Werte auf die entsprechenden Konten. Diese Konten können, je nachdem, welchen Kontenrahmen ihr Steuerberater benutzt variieren. In Abhängigkeit vom Lieferland und dem Vorhandensein einer Umsatzsteuer-ID werden in der Premium Version weitere Konten angesteuert. Die Standard-Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind in der Schnittstelle hinterlegt und können mit dem Button SKR-03 und SKR-04 selektiert werden. Sie können selbstverständlich auch abweichende Konten eintragen. Diese sollten Sie mit Ihrem Steuerberater absprechen. Wird die Ware in ein Drittland geliefert (nicht Deutschland oder ein Land der EU) wird das Konto Drittland steuerfrei angesteuert. (Steuerfreie Umsätze 4 Nr. 1a UstG) Log In Freiburg GmbH Seite -17- von -32-

18 Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer eine gültige Umsatzsteuer-ID, wird das Konto EU steuerfrei angesteuert (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 4 Nr. 1b UStG) Wird die Ware in ein Land der EU (nicht Deutschland) verschickt und hat der Käufer keine gültige Umsatzsteuer-ID, werden die Konten EU steuerpflichtig angesteuert Versandkosten und Co. (XTC) Im XT Commerce Shop werden zusätzliche Kosten, wie Versandkosten, Nachnahmegebühren oder Gutscheine festen Bezeichnungen zugeordnet. Sie haben hier die Möglichkeit diese zusätzlichen Erlöskonten zuzuordnen. Mit diesem Button können Sie die Default-Belegung erzeugen. Folgende Einstellungen können Sie machen: XTC Bezeichnung: An Hand dieser Bezeichnung, (Sie finden diese in Ihrem Shop unter Module / Zusammenfassung ) werden die Kosten zugeordnet. USt. Im Gegensatz zum Veyton Shop (Version 4.x) wird im XT Commerce Version 3.x nicht die Umsatzsteuer im der Shop-Datenbank hinterlegt. Deshalb ist es notwendig, diese für die entsprechende Position zu hinterlegen. brutto Alle im Standard konfigurieren Positionen werden im XT Commerce 3.x als brutto übertragen. Im Veyton Shop ist dieser Eintrag nicht notwendig, da brutto oder netto in der Datenbank hinterlegt ist. Falls Sie ihren Shop um zusätzliche Positionen erweitert haben, kann möglich sein, dass diese individuelle Position als Netto-Betrag übergeben wird. minus Alle Beträge werden in der Regel ohne Vorzeichen übertragen. Deshalb müssen die z.b. die Gutscheine mit einem Minus versehen werden. Konto Hier können sie die zusätzlichen Erlöskonten eintragen. Wenn Sie keinen Eintrag beim Konto gemacht haben, werden die normalen Konten benutzt. Automatik Datev unterscheidet zwischen einer automatischen und der manuellen Zuordnung der Umsatzsteuer. Zusätzliche Erlöskonten sind meist keine Automatik-Konten (Näheres erfragen Sie Log In Freiburg GmbH Seite -18- von -32-

19 bitte bei Ihrem Steuerberater) d.h. es muss der Umsatzsteuersatz an Datev übergeben werden: 1 umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug) 2 Umsatzsteuer 7% 3 Umsatzsteuer 19% 11 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug) 12 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer 7% 13 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 19% Versandkosten und Co. (Oxid) Im Oxid werden folgende Zusatzkosten unterstützt: - ox_shipping Versandkosten - ox_payment Zahlungsgebühren - ox_wrapping Verpackungsgebühren für diese Zusatzkosten werden die entsprechenden im Shop (in der Tabelle oxorder) hinterlegten Umsatzsteuern von der Schnittstelle genutzt. Achtung: In vielen Shops in die Nutzung der Umsatzsteuer für die Zusatzkosten noch nicht aktiviert. Bitte sprechen Sie dann mit Ihrem Shopbetreuer. - ox_voucher Gutschein - ox_discount Rabatt für die Rabatte und Gutscheine werden im Oxid-Shop keine Umsatzstuern hinterlegt. Die Schnittstelle summiert deshalb die verkauften Artikel pro Umsatzsteuerprozentsatz und teilt den Betrag für den Gutschein oder Rabatt entsprechend der Umsatzsteuern auf. Log In Freiburg GmbH Seite -19- von -32-

20 1.8 FTP-Einstellungen Finden Sie im Menü unter Setup / FTP-Einstellungen) Damit die Schnittstelle die Belege ihres Shops auslesen kann, müssen 3 PHP Dateien im Root- Verzeichnis ihres Onlineshop installiert werden. - fibuexport.php - AES.class.php (die Datei AES.class.php ist in der DEMO-Version nicht enthalten) - safetykey.php (eindeutiger Sicherheitsschlüssel ihrer Installation) Diese Dateien finden Sie im Unterverzeichnis./PHP. Falls Sie einen FTP-Client auf ihrem Rechner installiert haben, können Sie diese Dateien auch selbst in ihren Shop kopieren Sie haben aber auch die Möglichkeit die FTP Zugangsdaten in die Schnittstelle einzutragen (Sie können diese Daten bei ihrem Provider erfragen) Mit dem Button FTP-Transfer-starten werden dann die zusätzlichen PHP Dateien in ihren Web-Shop übertragen. Log In Freiburg GmbH Seite -20- von -32-

21 1.9 PayPal (Option) Finden Sie im Menü unter Setup / PayPal-Einstellungen) PayPal Account Zur Identifizierung der Zahlungen, müssen Sie ihre Mail-Adresse ihres PayPal Accounts eintragen. Falls Sie mehrere Mail-Adressen haben, trennen sie diese bitte mit einen ; PayPal Sachkonten An dieser Stelle können Sie die Sachkonten zur Verbuchung festlegen. PayPal Gebühren Bank Kreditkarte Kreditor Sachkontonummer Ihres PayPal Kontos Sachkonto Kosten des Geldverkehrs Sachkontonummer Ihres Bank Kontos Sachkonto des Kreditkartenkontos Es können Einzahlungen von einer Kreditkarte auf das PayPal Konto vorgenommen werden. Werden über das PayPal Konto auch Einkäufe vorgenommen, werden diese Einkäufe auf dieses Kreditoren Konto gebucht. Default-Debitor Dieses Konto wird nur benutzt, wenn der Debitor der Personenkontenzuordnung (Setup / Datev / Personenkonten) keine Zuordnung finden kann. Aktivieren Sie die Option Das PayPal-Konto immer als Konto verwenden wird die Sachkontonummer Ihres PayPal Kontos immer in das Datev-Feld Konto geschrieben und nicht in das Feld Gegenkonto. Log In Freiburg GmbH Seite -21- von -32-

22 1.9.3 Rechnungsnummer ermitteln aus dem PayPal-Feld Mit der Option Rechnungsnummer ermitteln aus dem PayPal-Feld können Sie die Rechnungsnummer aus unterschiedlichen Feldern beziehen. Normalerweise wird die Rechnungsnummer im PayPal-Kontoauszug im Feld Rechnungsnummer übertragen. Falls Sie die Schnittstelle ihres Shops zu PayPal angepasst haben, kann diese Rechnungsnummer auch in anderen Feldern stehen Kundennummer ermitteln aus dem PayPal-Feld In der Premium Version haben Sie zusätzlich die Möglichkeit auch die Kundennummer und damit das Debitoren-Konto aus einem Feld des PayPal Kontoauszugs zu ermitteln Sonstige Parameter Nach dem Konvertieren des PayPal-Kontoauszugs, wird der Kontoauszug noch einmal in Form einer PDF Datei angezeigt. Diese Datei erzeugt die Schnittstelle im Datev-Verzeichnis, in dem auch die Postversanddateien erstellt werden. Sie können das Anzeigen der Datei an dieser Stelle deaktivieren. Je nach Konfiguration Ihres Datev-Mandanten kann es sein, dass Datev im Belegfeld2 die Fälligkeit des Belegs erwartet. Sollte dies der Fall sein, müssen Sie die Option Belegfeld2 darf keinen Text enthalten aktivieren. Es werden sonst Fehlermeldungen beim Import der Postversanddatei ins Datev erzeugt. Log In Freiburg GmbH Seite -22- von -32-

23 2 Webshop Datev Beleg Export 2.1 Belege aus dem Webshop auslesen in der Demo Version werden die Belege unverschlüsselt übertragen. In der Standard- oder Premium Version werden die Belegdaten mit einem 256Bit Schlüssel verschlüsselt. Sie können den Belegexport mit einem Datum begrenzen. Es werden nur die Beleg bis einschließlich des angegeben Datum ausgelesen. Sie starten den Beleg-Export durch Drücken des Buttons Belege auslesen. Danach werden die importieren Belege angezeigt. Fehlerhafte Belege werden rot angezeigt. Log In Freiburg GmbH Seite -23- von -32-

24 2.2 Datev Postversanddatei erstellen Nachdem Sie die Belege aus ihrem Webshop ausgelesen haben, können Sie mit dem Button Datev Postversanddatei erstellen diese Belege weiter verarbeiten. Diese Dateien werden in ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen. Antworten Sie mit Ja, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt. Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde. Antworten Sie mit Ja wird aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit Nein, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert. Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden. 2.3 Windows Explorer öffnen Mit diesem Button wird ein Windows Explorer geöffnet. Hier sehen Sie die zuletzt erstellten Postversanddateien. EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und Log In Freiburg GmbH Seite -24- von -32-

25 hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen. Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen. Achtung: Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail Nur Text oder HTML sein. Falls Sie die Mail im Richedit-Format verschicken, wird an die Dateien ohne Datei- Erweiterung ein.dat angehängt. Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann. Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken. Log In Freiburg GmbH Seite -25- von -32-

26 3 PayPal Kontoauszug Import 3.1 Den Kontoauszug Download vorbereiten Zuerst müssen Sie sich auf der PayPal Seite einloggen. wählen Sie bitte den Menüpunkt Kontoauszug / Kontoauszug herunterladen des Hauptmenüs aus Log In Freiburg GmbH Seite -26- von -32-

27 Einmalig müssen Sie die Felder, die im Download vorhanden seinen sollen konfigurieren. Wählen Sie hierzu den Punkt: Felder zum Herunterladen anpassen Zusätzlich zu den Standard-Feldern, die nicht auswählbar sind sollten Sie für die Identifizierung der Buchungen folgende Felder zusätzlich auswählen: Die Felder für EBay-Zahlungen und Zahlungen über die PayPal-Webseite werden nicht unbedingt benötigt. Log In Freiburg GmbH Seite -27- von -32-

28 3.2 Kontoauszug Download für den eigentlichen Download wählen Sie den Zeitraum (hier bis ) und das Format Guthaben-relevante Zahlungen tabulatorgetrennt aus Starten Sie den Download mit dem Button Kontoauszug herunterladen In diesen Fall würde die Datei in das Download-Verzeichnis ihrer Benutzer-Dateien auf ihrem Rechner gespeichert. Sie können aber auch mit der Option Speichern unter den Namen der Datei und den Speicherort verändern. Log In Freiburg GmbH Seite -28- von -32-

29 3.3 PayPal Kontoauszug einlesen Zuerst müssen Sie die Datei auswählen, die Sie soeben heruntergeladen haben. Drücken Sie auf den Button hinter dem Dateinamen öffnet sich folgende Maske: In ihrem Benutzer-Verzeichnis wählen Sie das Unterverzeichnis Download dort finden Sie den Kontoauszug. Drücken Sie nun auf den Button PayPal Buchungen einlesen. So kann der Import z.b. aussehen: Log In Freiburg GmbH Seite -29- von -32-

30 In diesem Fall konnten 2 Buchungen nicht verarbeitet werden, da sie in Australischem Dollar gebucht wurden, aber keine Währungsumrechnung im Kontoauszug existiert. Diese beiden Buchungen können Sie oder Ihr Steuerberater von Hand nachbuchen. (Hier ist das Ermessensache Ihres Steuerberaters, da sich die Buchungen aufheben.) Diese Buchungen werden in einer PDF-Datei protokoliert. Sie finden diese PDF-Datei in ihrem Datev- Ordner. 3.4 Postversanddatei erstellen Nachdem Sie die Belege aus ihrem Webshop ausgelesen haben, können Sie mit dem Button Datev Postversanddatei erstellen diese Belege weiter verarbeiten. Diese Dateien werden in ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt. Falls in diesem Ordner noch Dateien vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob diese Dateien gelöscht werden sollen. Antworten Sie mit Ja, werden die vorhandenen Dateien gelöscht und die neuen Postversanddateien erstellt. Nach Ablauf des Prozesses werden Sie gefragt, ob alles korrekt auch im Datev verbucht wurde. Antworten Sie mit Ja wird aktuell letzte Beleg in der Schnittstelle gespeichert. Beim nächten Lauf werden dann nur alle neueren Belege exportiert. Antworten Sie mit Nein, wird die aktuelle letzte Belegnummer NICHT gespeichert. Beim nächsten Lauf werden diese Belege erneut exportiert. Log In Freiburg GmbH Seite -30- von -32-

31 Haben Sie eine DEMO-Version, werden Sie darauf hingewiesen, dass nur 5 Belege pro Monat exportiert wurden. 3.5 Windows Explorer öffnen Mit diesem Button wird ein Windows Explorer geöffnet. Hier sehen Sie die zuletzt erstellten Postversanddateien. EV01 ist die Vorlaufdatei, die Datendatei beginnt immer mit ED und einer fortlaufenden Nummer und hat keine Datei-Erweiterung. Zu ihrer Kontrolle wurde noch eine entsprechende ED000*.log Datei erstellt. In dieser Datei können Sie die exportierten Daten im Klartext ansehen. Diese Dateien müssen Sie ihrem Steuerberater per Mail oder per USB-Stick zukommen lassen. Achtung: Wenn Sie die Mail mit Microsoft Outlook verschicken, muss das Format der Mail Nur Text oder HTML sein. Falls Sie die Mail im Richedit-Format verschicken, wird an die Dateien ohne Datei- Erweiterung ein.dat angehängt. Alle Datev-Postversanddateien dürfen keine Datei-Erweiterung haben, damit ihr Steuerberater die Dateien ohne Probleme einlesen kann. Sie können die Dateien aber auch mit einem entsprechenden PACK-Programm (ZIP, RAR, etc.) Log In Freiburg GmbH Seite -31- von -32-

32 komprimieren und diese Datei dann an Ihren Steuerberater verschicken. Log In Freiburg GmbH Seite -32- von -32-