Nutzerleitfaden db direct internet

Transkript

1 Nutzerleitfaden db direct internet Vorbereitung auf SEPA Stand: Dezember 2013 Dieser Nutzerleitfaden dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick zu den erforderlichen Vorbereitungen für die Umstellung des db direct internet Systems auf SEPA-Zahlungen. Die allgemeinen Angaben in diesem Nutzerleitfaden beziehen sich auf das db direct internet System wie es Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Nutzerleitfadens im Dezember 2013 angeboten wird. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Dieser Nutzerleitfaden und die allgemeinen Angaben zur SEPA-Umstellung dienen lediglich der Veranschaulichung. Es können keinerlei vertragliche oder nicht-vertragliche Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden. Vertraglich bindend sind alleine die mit der Deutschen Bank AG abgeschlossenen db direct internet Verträge. Diese Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden. Copyright Dezember 2013 Deutsche Bank AG. Alle Rechte vorbehalten. 1 / 8

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck dieses Dokuments 3 2 Vorbereitung der Vorlagen für den Begünstigten / Zahlungspflichtigen Definition des Exportformats Export von Vorlagen Aktualisierung von Vorlagen Definition des Importformats Import von aktualisierten Vorlagen 6 3 Vorbereitung von Zahlungsvorlagen 7 4 Informationen zum Support 8 Abkürzungsverzeichnis BBAN BIC IBAN SEPA SCT SDD Basic Bank Account Number (Bankkontonummer) Business Identifier Code (Internationale Bankleitzahl) International Bank Account Number (Internationale Bankkontonummer) Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) SEPA Credit Transfer (SEPA-Überweisung) SEPA Direct Debit (SEPA-Lastschrift) 2 / 8

3 1 Zweck dieses Dokuments In vielen Ländern werden die derzeit verfügbaren Zahlungsarten nach der SEPA-Migration eingestellt. Dies wird sich auf Ihre derzeitigen db direct internet-vorlagen, die keine IBAN enthalten, auswirken. Vorlagen für Begünstigte / Zahlungspflichtige sowie Zahlungsvorlagen müssen manuell geändert werden, und die bisherigen Kontonummern / BBANs müssen durch IBANs ersetzt werden. Falls eine Vielzahl von Vorlagen für Begünstigte / Zahlungspflichtige bestehen, können diese aktualisiert werden, indem die bisherigen Daten der Vorlagen exportiert und nach Ergänzung mit der IBAN wieder importiert werden. SEPA-konforme Vorlagen für inländische und internationale Zahlungsaufträge müssen ebenfalls auf SEPA- SCT-Vorlagen migriert werden. Bitte beachten Sie, dass vorhandene Vorlagen für den Lastschrifteneinzug nicht für SEPA benutzt werden können. SEPA-SDD-Vorlagen müssen separat erfasst werden. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, die bestehenden Vorlagen für Begünstigte / Zahlungspflichtige sowie die Zahlungsvorlagen SEPA-fähig zu machen. Wir empfehlen Ihnen, im Zuge der SEPA-Vorbereitung zu überprüfen, ob die vorhandenen Vorlagen für Begünstigte / Zahlungspflichtige sowie die Zahlungsvorlagen noch dem aktuellen Stand entsprechen. Hier bietet sich eine gute Möglichkeit, nicht mehr benötigte Vorlagen zu löschen und die Daten zu bereinigen. 3 / 8

4 2 Vorbereitung der Vorlagen für den Begünstigten / Zahlungspflichtigen 2.1. Definition des Exportformats 1. Öffnen Sie den Reiter Administration / Verwaltung, wählen Sie den Menüpunkt File Formats / Dateiformate aus und klicken Sie auf Add Export Format / Exportformat erstellen. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Produktnamen Beneficiary Export / Begünstigte (Export) oder Payer Export / Zahlungspflichtige Export aus. 3. Benennen Sie die Formatvorlage, indem Sie die Beschreibung in die Pflichtfelder Format-Code und Format- Beschreibung (Namen können frei gewählt werden) eingeben. Wir empfehlen das Semikolon als Feldtrennung zu benutzen. Dieses darf bei Feldwerten nicht verwendet werden, da ansonsten der Wert nach dem Semikolon als neues Feld angesehen wird und Sie eine Fehlermeldung in der Importdatei erhalten. Wählen Sie alle Felder aus dem Menü Available Fields / Verfügbare Felder auf der linken Seite aus, und fügen Sie diese unter Selected Fields / Gewählte Felder auf der rechten Seite ein. Danach klicken Sie auf Save Complete / Vollständig speichern. 4 / 8

5 Wenn Sie auf die Lupe klicken, sehen Sie eine Übersicht der Felder: 2.2. Export von Vorlagen 1. Wählen Sie unter dem Reiter Maintain / Verwalten auf der linken Seite Beneficiaries / Begünstigte oder Payers / Zahlungspflichtige aus und klicken Sie auf Filter & Sort / Filtern & Sortieren. Geben Sie die Kriterien ein, die Sie migrieren wollen und klicken Sie auf Submit / Anfordern. Das System wird Ihnen alle filterkonformen Vorlagen für Begünstigte / Zahlungspflichtige anzeigen. Klicken Sie auf Export All / Alle exportieren. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü das erstellte Exportformat aus und klicken Sie auf Export. Es wird eine csv-datei mit allen Begünstigten generiert. 5 / 8

6 2.3. Aktualisierung von Vorlagen 1. Ersetzen Sie in diesem Feld die BBAN durch die IBAN. 2. Dazu können Sie die Excel-Tabelle durch einen IBAN-Konvertierer oder je nach länderspezifischen Möglichkeiten durch andere Tools laufen lassen. Weitere Informationen und einen Download-Link finden Sie im «The Ultimate Guide to SEPA Migration / Umfassender Leitfaden zur SEPA-Migration». 3. Da die geänderte Vorlage als SEPA-Vorlage dupliziert wird, ist es wichtig, dass Sie die Vorlagen-Codes modifizieren, z. B. durch Vorschalten des Begriffs «SEPA». 4. Speichern Sie die generierte txt-datei mit den Begünstigten / Zahlungspflichtigen Definition des Importformats Das Importformat definieren Sie, indem Sie auf Add Import Format / Importformat erstellen klicken und wie unter Abschnitt 2.1 (Definition des Exportformats) vorgehen Import von aktualisierten Vorlagen 1. Klicken Sie auf den Reiter Import- / Export-Services auf der linken Seite und anschließend auf Manual / Manuell. Wählen Sie die Dateiart Beneficiary / Payer Import / Begünstigter- / Zahlungspflichtiger-Import aus, und suchen Sie nach ihrer txt-datei. 2. Klicken Sie auf Add to List / Zu Liste Hinzufügen. Die Datei wird Ihnen im Abschnitt Files To Be Uploaded / Dateien, die zur Übertragung anstehen angezeigt. 3. Klicken Sie jetzt auf Upload / Dateien importieren. Hinweis: Es ist sehr wichtig, dass die Anzahl und Reihenfolge der Felder genau mit der in Ihrer csv-datei übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung in der Importdatei. 6 / 8

7 3 Vorbereitung von Zahlungsvorlagen Um bestehende Zahlungsvorlagen SEPA-fähig zu machen, müssen die lokalen Kontonummern / BBANs durch IBANs ersetzt werden. Aktualisierte Vorlagen müssen in SEPA-Zahlungsvorlagen umgewandelt werden. Für Zahlungsvorlagen gibt es keine Export- / Importfunktion. Dieser Schritt muss manuell durchgeführt werden. 1. Öffnen Sie links den Reiter Transaction Services / Transaktionen, wählen Sie Maintain / Verwalten und klicken Sie auf Templates / Vorlagen. 2. Falls viele Zahlungsvorlagen bestehen, können Sie auf Filter & Sort / Filtern & Sortieren klicken, um die SCT-konformen Vorlagen zu filtern, z. B. durch Auswahl einer Bank des Begünstigten in einem SEPA-Land. Klicken Sie auf Submit / Anfordern. Das System zeigt Ihnen dann alle filterkonformen Vorlagen an. Klicken Sie auf das Edit-Icon der Vorlage. 3. Ersetzen Sie die Kontonummer des Begünstigten mit einer gültigen IBAN und klicken Sie auf die Schaltfläche Copy to ECT/EDD(SEPA) / Kopieren nach ECT/EDD(SEPA). Bitte beachten Sie, dass die SWIFT BIC der Bank des Begünstigten keine Pflichtangabe mehr ist. Sie kann jedoch weiterhin auf freiwilliger Basis eingegeben werden. 7 / 8

8 4. Wenn Sie in dem angezeigten Fenster auf Open / Öffnen klicken, erhalten Sie entweder die Nachricht, dass die Konvertierung zu SEPA erfolgreich war oder Sie erhalten eine Fehlermeldung, z. B. 5. generiert db direct internet ein Duplikat der Vorlage mit einem nachgestellten «S» im Vorlagen-Code. 6. Wenn Sie bereits über eine Vielzahl bestehender Zahlungsvorlagen mit einer gültigen Begünstigten-IBAN verfügen, können Sie auch mehrere Vorlagen auswählen oder das Kästchen in der Kopfzeile ankreuzen, um ALLE auf dem Bildschirm angezeigten Vorlagen auszuwählen: Durch einen Klick auf die Schaltfläche Copy to ECT/EDD(SEPA) / Kopieren nach ECT/EDD(SEPA) generiert db direct internet Duplikate aller Vorlagen wie unter 4. und 5. beschrieben. 4 Informationen zum Support Sollten Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den örtlichen Deutsche Bank-Helpdesk oder den Implementation & Service Manager. 8 / 8