Benutzerhandbuch. BEKO-Tool powered by Immobilienverwaltung Schlüter GmbH, Kemnader Str.

Transkript

1 BEKO-Tool Benutzerhandbuch Seite 1 von 25

2 Das in diesem Handbuch beschriebene BEKO-Tool wird unter Lizenz der Immobilienverwaltung Schlüter GmbH bereit gestellt und darf nur gemäß dieser Lizenz genutzt werden. Eine Kopie des Tools ist grundsätzlich untersagt. Alle Rechte sind vorbehalten. Kein Teil dieses Dokumentes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der Immobilienverwaltung Schlüter GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die Angaben in diesem Schriftstück können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH geht mit diesem Dokument keine Verpflichtung ein. Die darin dargestellten Funktionalitäten werden auf der Basis eines öffentlich zugänglichen WEB-Tools zur Verfügung gestellt. Die Benutzung des Tools ist grundsätzlich gestattet. Wer dieses Tool jedoch außer zum Zwecke des eigenen Gebrauches auf Magnetband, Diskette oder jegliches andere Medium überträgt, macht sich strafbar und schadensersatzpflichtig. Alle technischen Angaben in diesem Benutzerhandbuch wurden mit großer Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt und unter Einhaltung wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH sieht sich deshalb gezwungen, darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurück gehen, übernommen werden kann. Für die Mitteilung eventueller Fehler ist die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH jederzeit dankbar. Die in Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Für evtl. Rückfragen erreichen Sie und montags, dienstags und donnerstags von bis Uhr, mittwochs von bis Uhr und freitags von bis Uhr. Wir weisen außerdem ausdrücklich darauf hin, dass die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH keinerlei Verantwortung für die Richtigkeit der Daten bei Verwendung des BEKO-Tool übernehmen kann. Ebenso wird keinerlei Haftung für mögliche Fehler bei der erstellten Betriebskostenabrechnung übernommen. Die Nutzung des BEKO-Tool erfolgt ausschließlich auf Verantwortung des Nutzers. Für Rückfragen seitens der Mieter zur erstellten Betriebskostenabrechnung kann und wird die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH nicht zur Verfügung stehen. Immobilienverwaltung Schlüter GmbH Kemnader Str Bochum Telefon: (0234) Telefax: (0234) WEB: Seite 2 von 25

3 Inhaltsverzeichnis: 1.0 Einleitung Seite Start des BEKO-Tool Seite Funktionen der Übersichtsseite Seite Anlegen einer neuen Betriebskostenabrechnung Seite Öffnen einer bestehenden Betriebskostenabrechnung Seite Kopieren einer bestehenden Betriebskostenabrechnung Seite Erfassungsmaske Betriebskosten Seite Ausdruck der Betriebskostenabrechnung Seite Löschen einer Abrechnung Seite Folgeabrechnung erstellen Seite Mieterwechsel abrechnen Seite Musterabrechnung(en) Seite 19 Seite 3 von 25

4 1.0 Einleitung Wir freuen uns, dass Sie sich für die Nutzung unseres BEKO-Tool entschieden haben. Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit, für Ihre Mieter die Betriebskostenabrechnung schnell und einfach zu erstellen. Über die Druckfunktion wird Ihnen eine versandfertige Betriebskostenabrechnung erstellt. Wir haben uns bemüht, die Eingabemaske so einfach wie möglich zu gestalten, so dass Sie auch ohne mietrechtliche Kenntnisse die Abrechnung erstellen können. Auf Grund der Speicherfunktion haben Sie die Möglichkeit, die Eingabe der Daten jederzeit zu unterbrechen und später fort zu setzen. So besteht des Weiteren die Möglichkeit, jedes Jahr auf der Basis der einmal getätigten Eingaben neue Betriebskostenabrechnungen zu erstellen. Wenn Sie unser Tool erst einmal unverbindlich testen möchten, ohne sich zu registrieren, können Sie unseren Demozugang nutzen. Die Zugangsdaten lauten: Im Demozugang eingerichtete Betriebskostenabrechnungen werden regelmäßig gelöscht und stehen nicht für weitere Bearbeitungen zur Verfügung. Seite 4 von 25

5 2.0 Start des BEKO-Tool Über die Internetseite bzw. gelangen Sie direkt auf die Starseite des BEKO-Tool. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich bei Ihrem ersten Besuch zu registrieren. Seite 5 von 25

6 Über die markierten Link`s kommen Sie auf die Registrierungsseite. Füllen Sie hier alle Felder in der Maske aus. Benutzername und Passwort können Sie sich frei auswählen. Seite 6 von 25

7 Nachdem Sie sich registriert haben, gelangen Sie auf die Übersichtsseite. Sollten Sie bereits registriert sein, so können Sie sich mit Ihren Daten über den Login anmelden und gelangen ebenfalls direkt zur Übersichtsseite. 3.0 Funktionen der Übersichtsseite Die Übersichtsseite dient dazu, Ihre bisher angelegten Betriebskostenabrechnungen anzuzeigen. Von hier aus können Sie neue Abrechnungen anlegen, bestehende Abrechnungen aufrufen und ändern sowie eine Kopie einer bestehenden Abrechnung erstellen, um diese dann, z.b. im Folgejahr, zu bearbeiten. In der Übersicht werden die jeweiligen bestehenden Abrechnungen aufgelistet. Diese können Sie mit den Symbolen wie folgt bearbeiten: Seite 7 von 25

8 Öffnen einer bestehende Abrechnung. Löschen einer bestehenden Abrechnung Kopieren einer bestehenden Abrechnung Generieren der Betriebskostenabrechnung als PDF 3.1 Anlegen einer neuen Betriebskostenabrechnung Wenn Sie das erste Mal das BEKO-Tool öffnen, ist die Abrechnungsübersicht noch leer. Andernfalls würden Ihre bisher erstellen Abrechnungen aufgelistet. Um eine neue Abrechnung zu erstellen, müssen Sie einfach nur auf den Link Neue Abrechnung erstellen klicken, es öffnet sich dann automatisch eine leere Eingabemaske. 3.2 Öffnen einer bestehenden Betriebskostenabrechnung Um eine bestehende Abrechnung zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol hinter dem entsprechenden Eintrag. Danach öffnet sich Ihre bereits gespeicherte Abrechnung, welche Sie ändern und ergänzen können. 3.3 Kopieren einer bestehenden Betriebskostenabrechnung Sie haben die Möglichkeit, eine bestehende Abrechnung zu kopieren, um z.b. im Folgejahr auf der Basis des Vorjahres die neue Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Seite 8 von 25

9 Klicken Sie einfach auf das Kopiersymbol, es wird dann ein neuer Eintrag in der Liste mit dem Zusatz - Kopie erzeugt. 4.0 Erfassungsmaske Betriebskosten Nachdem Sie entweder eine neue Abrechnung erstellt oder eine bestehende geöffnet bzw. kopiert haben, öffnen Sie die Eingabemaske für die Betriebskostendaten. In der Eingabemaske füllen Sie bitte zunächst die Felder für die Bezeichnung, unter der die Abrechnung in der Übersicht gespeichert werden soll, den Empfänger, den Absender sowie das Objekt aus. Seite 9 von 25

10 Der Empfänger ist dabei Ihr Mieter, an den Sie die Betriebskostenabrechnung adressieren möchten. Absender sind Sie als Eigentümer. Das Objekt sollte so bezeichnet werden, wie Sie es im Mietvertrag auch angegeben haben. TIPP: Möchten Sie die Maske ohne Bearbeitung schließen, klicken Sie einfach in den Bereich außerhalb der Abrechnungsmaske. Als Nächstes legen Sie den Abrechnungszeitraum fest. Hierbei handelt es sich um das Abrechnungsjahr, über welches Sie insgesamt abrechnen wollen. Ist Ihr Abrechnungsjahr gleich dem Kalenderjahr, so wäre dies z.b. dann vom bis , was 365 Tagen entspricht. Seite 10 von 25

11 Sollten Sie im Abrechnungsjahr einen Mieterwechsel gehabt haben, so tragen Sie unter Ihr Abrechnungszeitraum den Zeitraum ein, den Sie mit Ihrem Mieter abrechnen möchten, in unserem Beispiel wäre dies der bis , was genau 243 Tagen entspricht. Wenn Abrechnungszeitraum = Abrechnungsjahr ist, tragen Sie hier bitte ebenfalls den Zeitraum des Abrechnungsjahres ein, also z.b Die Eingabe des Abrechnungszeitraumes ist für die Berechnung erforderlich, um den Mieter nur zeitanteilig mit den Kosten zu belasten. Hierauf gehen wir aber im Rahmen der Verteilungsschlüssel noch einmal genauer ein. Wenn Sie eine neue Betriebskostenabrechnung angelegt haben, sind zunächst keine Kostenpositionen in der Maske eingetragen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, selbst Kostenpositionen einzufügen oder aber diese aus den Beispieldaten zu übernehmen. Über können Sie weitere leere Zeilen einfügen. Über tragen Sie die Beispieldaten in die Maske ein. Seite 11 von 25

12 Über die Aktionen haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge zu ändern oder auch nicht benötigte Positionen zu löschen. Im Ausdruck der Betriebskostenabrechnung erscheinen alle in der Maske angezeigten Kostenpositionen. Werden einzelne Positionen nicht benötigt, sollten diese gelöscht werden, damit sie auch nicht ausgedruckt werden. Auch nach dem Einfügen der Beispieldaten können Sie noch weitere Leerzeilen anfügen, um nicht aufgeführte Kostenpositionen mit aufzunehmen. Die Bezeichnung der Kostenposition können Sie frei eingeben bzw. die Bezeichnungen aus den Beispieldaten auch ergänzen oder abändern. Nachdem Sie alle erforderlichen Kostenpositionen angelegt haben, können Sie mit der Dateneingabe bzgl. der Kosten sowie deren Verteilung beginnen. In der Spalte Summe tragen Sie den Betrag ein, der für das gesamte Objekt zu der jeweiligen Kostenposition angefallen ist. Wenn Sie z.b. eine vermietete Eigentumswohnung abrechnen möchten, so finden Sie diese Beträge in Ihrer Wohngeldabrechnung. In der Spalte Gesamt-VTS tragen Sie bitte die Gesamtsumme des Verteilungsmaßstabes ein. Wird eine Position z.b. nach Miteigentumsanteilen (MEA) abgerechnet, so wären dies alle Miteigentumsanteile der gesamten Gemeinschaft (i.d.r oder MEA). Seite 12 von 25

13 In der Spalte Ihr VTS tragen Sie den Anteil ein, den die Wohnung am Gesamt-Verteilungsmaßstab hat, also z.b. die Miteigentumsanteile. Auch diesen Wert finden Sie i.d.r. in Ihrer Wohngeldabrechnung. Den anzuwendenden Verteilungsmaßstab entnehmen Sie bitte ausschließlich dem Mietvertrag. Dieser kann von dem der Wohngeldabrechnung abweichen. Über das Drop-Down-Menü VTS-Art legen Sie die Bezeichnung für den Verteilungsmaßstab fest. Hierbei ist folgendes zu beachten: Bei der Auswahl der VTS-Art Absolut und Ablesedienst muss der Betrag Ihr Anteil manuell eingetragen werden, da sich diese Beträge nicht aus einer Berechnung ergeben. Den Betrag übernehmen Sie bitte aus den separaten Belegen, z.b. Grundsteuerbescheid oder Heizkostenabrechnung (Brunata, ISTA, Techem o.ä.) Die VTS-Art absolut zeitanteilig benötigen Sie, z.b. bei der Grundsteuer, wenn Sie einen Mieterwechsel hatten, damit dieser für seine Mietzeit anteilig mit diesen Kosten belastet wird und Sie selbst diesen Zeitanteil nicht manuell errechnen müssen. Bei der Auswahl VTS-Art m³, kwh und Personen sind die Felder Ihr VTS mit den zeitanteiligen Werten zu bedienen, da hier keine zeitanteilige Berechnung erfolgt. Grund für diese Systematik ist, dass Sie z.b. den Strom- und Wasserverbrauch bereits durch eine Zwischenablesung erfasst haben. Würde dieser Wert wieder zeitanteilig berechnet, bekäme Ihr Mieter zu wenig Kosten angerechnet. Gleiches gilt bei den Personenzahlen. Hier würden Sie z.b. 1 Person, welche nur 8 Monate in der Wohnung gelebt hat, mit 8/12 angeben. Daraus ergibt sich z.b. folgende Beispielrechnung für einen 1-Personen-Haushalt: 1 Person/Jahr: 8 Monate = 0,66666 Personen 1 : 12 x 8 12 Personen/Jahr 8 Monate = 8 Personenmonate 12 : 12 x 8 Seite 13 von 25

14 365 Personen/Jahr 8 Monate = 243 Personentage Alle übrigen VTS-Arten rechnen die Kosten nach folgender Formel ab: Summe : Gesamt-VTS x Ihr VTS : Tage gesamt x Abrechnungstage. Sollte es in Ihrem Objekt einen Verteilungsschlüssel geben, der hier nicht angegeben ist, so nutzen Sie bitte die VTS-Art sonstige. Diesen müssten Sie jedoch im Feld Bemerkung am Ende der Eingabeseite erläutern. Bitte teilen Sie uns fehlende Verteilungsschlüssel mit, damit wir diese noch mit aufnehmen können. Vielen Dank. Die einzelnen vorgegebenen VTS-Arten sind wie folgt zu verstehen: Erläuterung der VTS-Arten: absolut Absoluter Wert aus anderen Belegen absolut-zeitanteilig Absoluter Wert aus anderen Belegen, Berechnung zeitanteilig Ablesedienst Heiz- bzw. Wasserkostenabrechnung Ant. Aufzug Anteil Aufzug Anz. Garage Anzahl Garage Anz. Kabel Anzahl Kabelnutzer GE Gewerbeeinheiten kwh Stromverbrauch m² Wohn- / Nutzfläche m³ Volumen Verbrauch MEA Miteigentumsanteile Personen Personenzahl (Personentage bzw. -monate) WE Wohneinheiten sonstige (siehe Bemerkungen) Das Tool errechnet nach jeder Änderung sofort die jeweiligen Kosten und addiert diese als Gesamtsumme am Ende der Aufstellung auf. Nachdem Sie alle Kostenpositionen eingetragen haben und die Verteilungsmaßstäbe gem. Mietvertrag hinterlegt sind, müssen Sie nun die durch den Mieter für den Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen eintragen. Das Formular sieht eine Trennung in Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung vor. Für die Errechnung des Guthabens oder der Nachzahlung ist es jedoch unerheblich, ob Sie die Vorauszahlung trennen oder in einer Summe als Betriebskostenvorauszahlung eintragen. Sollte es sich bei Ihrem Objekt um einen sozialen Wohnungsbau handeln, haben Sie die Möglichkeit, 2 % Umlageausfallwagnis mit als Kosten einzuberechnen. In diesem Fall setzen Sie bitte entsprechend das Häkchen, dann werden diese Kosten automatisch errechnet und berücksichtigt. Seite 14 von 25

15 Bitte prüfen Sie, ob in der Heizkostenabrechnung bereits das Umlageausfallwagnis berücksichtigt worden ist. Wenn dies der Fall ist, müssten Sie dieses aus dem anteiligen Heizkostenbetrag heraus rechnen, da die Funktion des Umlageausfallwagnisses die 2 % auch auf die Heizkosten berechnet. Im anschließenden Bemerkungsfeld haben Sie die Möglichkeit, noch auf Besonderheiten hinzuweisen oder weitere von Ihnen selbst angegebene Verteilungsmaßstäbe zu erläutern. Die vorgegebenen Verteilungsschlüssel werden im Ausdruck noch einmal erläutert. Ebenso können Sie z.b. Verbrauchszähler auflisten oder Angaben zu Kostenänderungen im Vergleich zum Vorjahr machen. Haben Sie alle Eingaben gemacht, müssen Sie das Formular lediglich noch speichern. Sie werden dann wieder auf die Übersichtsseite geleitet, von wo aus Sie Ihre Abrechnung erstellen und drucken können. Seite 15 von 25

16 5.0 Ausdruck der Betriebskostenabrechnung Über den PDF-Buttom hinter dem Betriebskosteneintrag können Sie sich die Betriebskostenabrechnung für den Ausdruck erstellen lassen. Hierzu benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader. Hinweise zum PDF-Download Zur Darstellung unserer PDF-Dokumente benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader - eine kostenlose Software, mit der Sie Dateien im PDF-Format auf allen gängigen Betriebssystemen und Hardware-Plattformen anzeigen können. Hier können Sie den Acrobat Reader kostenlos herunterladen. Das Tool generiert ein PDF-Dokument und öffnet dieses, so dass Sie sich den Ausdruck vor dem tatsächlichen Druck noch einmal ansehen können. Ebenso können Sie das Dokument auch speichern. Der Druck der Betriebskostenabrechnung ist so aufgebaut, dass Sie diese direkt versenden können. Ein entsprechendes allgemein gehaltenes Anschreiben ist bereits enthalten. Dieses müssten Sie lediglich noch unterschreiben. Sollten Sie selbst ein Anschreiben erstellen wollen, können Sie einfach nur die Kostenübersicht nutzen und ein eigenes Anschreiben für den Versand erstellen. Dieses muss jedoch von Ihnen selbst erstellt werden. Ein Muster einer Abrechnung finden Sie am Ende dieses Handbuches bzw. als separaten Download im Tool. 6.0 Löschen einer Abrechnung Sie können jederzeit eine bestehende Abrechnung in der Abrechnungsübersicht löschen. Klicken Sie hierzu auf das Lösch-Symbol. Nach dem Anklicken erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage. Seite 16 von 25

17 Wenn Sie auch die Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen, wird die Abrechnung unwiderruflich gelöscht. Alle eingegebenen Daten sind dann verloren und können nicht wiederhergestellt werden. Sie müssten in dem Fall die Abrechnung komplett neu eingeben. 7.0 Folgeabrechnungen erstellen Nachfolgend möchten wir Ihnen kurz erläutern, wie Sie mit wenigen Schritten die Folgeabrechnung für einen Mieter erstellen, wenn dieser bereits über das Tool eine Abrechnung erhalten hat. Zunächst kopieren Sie die bestehende Abrechnung und öffnen dann die Kopie, um diese zu bearbeiten. Bzgl. des Kopierens einer bestehenden Abrechnung siehe Kapitel 3.3. Wenn Sie in der Bearbeitungsmaske sind, müssen Sie zunächst das Abrechnungsjahr sowie den Abrechnungszeitraum auf das aktuelle Datum ändern, z.b. von 2009 auf Seite 17 von 25

18 Anschließend überschreiben Sie die Spalte mit der Summe der jeweiligen Kostenposition mit dem aktuellen Gesamtbetrag des abzurechnenden Wirtschaftsjahres. Das Tool errechnet dann automatisch sofort die neuen anteiligen Kosten für den Mieter. Dann ändern Sie evtl. eingetragene absolute Kosten (Grundsteuer) oder Heizkosten und passen die verbrauchsabhängigen Verteilerschlüssel (Wasser/Abwasser o.ä.) an. Zuletzt tragen Sie die aktuellen Vorauszahlungen ein. 8.0 Mieterwechsel abrechnen Ist es in Ihrem Objekt während des laufenden Abrechnungsjahres zu einem Mieterwechsel gekommen, so müssen Sie diesen bei der Abrechnung berücksichtigen und somit zwei getrennte Abrechnungen erstellen. Mit dem BEKO-Tool wird Ihnen auch diese Aufgabe leicht gemacht. Zunächst erstellen Sie wie bereits beschrieben die Abrechnung für den Mieter mit dem ersten Abrechnungszeitraum, also z.b. vom bis Haben Sie absolute Kosten abzurechnen, z.b. Grundsteuer, müssen Sie die VTS- Art absolut zeitanteilig verwenden, damit Ihr Mieter auch mit den anteiligen Kosten belastet wird. Ansonsten bekäme er, verwenden Sie nur die VTS-Art absolut, die kompletten Kosten belastet. Haben Sie die Abrechnung vollständig fertig gestellt, kopieren Sie diese Abrechnung. Dann öffnen Sie die Kopie und benennen Sie zunächst um. Anschließend ändern Sie den Empfänger auf den Folgemieter um. Seite 18 von 25

19 Als nächstes ändern Sie den Abrechnungszeitraum, also in unserem Beispiel auf den bis Sofern in Ihrem Objekt verbrauchsabhängige Kosten verteilt werden, also z.b. Wasser/Abwasser, müssen Sie hier den Wert bei Ihr VTS entsprechend anpassen, damit die Verbrauchswerte korrekt berücksichtigt werden. Gleiches gilt für den VTS Personen. Danach können Sie die Abrechnung des Folgemieters speichern und ausdrucken. Sollten Sie in einem Jahr mehrere Mieterwechsel gehabt haben, so können Sie diesen Vorgang beliebig oft wiederholen. Seite 19 von 25

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