Elektronische Aktenführung. LEXolution.DMS

Transkript

1 Elektronische Aktenführung LEXolution.DMS Das Akten- und Dokumentenmanagementsystem Dokumentenmanagementsystem die juristische für Anwaltskanzleien. für Praxis

2 Die ganze Kanzlei auf Ihrem Schreibtisch Die digitale Aktenführung in Anwaltskanzleien setzt sich immer mehr durch. Dabei ist klar zu erkennen, dass die Produktivitätsvorteile durch Akten- und Wissensmanagementsysteme auch die mittelständische Rechtsanwalts- und Steuerberaterkanzlei erreicht haben. Den vollständigen Überblick über Akten, Kanzleiabläufe und die Einhaltung von Bearbeitungsfristen wollte ich nicht mehr missen. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Immer mehr Dokumente wie s, Diktate oder ausgehender Schriftverkehr liegen heutzutage in digitaler Form vor. Je größer deren Anteil im Verhältnis zu Papierschriftstücken wird, um so sinnvoller wird es, nicht mehr die digitalen Dokumente in Papierform zu bringen, sondern statt dessen z. B. die Eingangspost zu digitalisieren. Aus den durchgängigeren Arbeitsabläufen und dem schnellen Zugriff auf Dokumente resultieren nicht zu unterschätzende Wettbewerbsvorteile: Kanzleien, die LEXolution.DMS verwenden, nennen hier vor allem den verbesserten Mandantenservice durch kürzere Reaktionszeiten und erhöhte Auskunftsfähigkeit. Auch die Justizverwaltung bewegt sich in Richtung einer voll digitalen Dokumentenwelt. Bereits heute können an einer Vielzahl von Gerichten Dokumente elektronisch eingereicht werden. Der elektronische Rechtsverkehr wird kurz- bis mittelfristig unumkehrbare Veränderungen innerhalb der Justizverwaltung nach sich ziehen. Mit LEXolution.DMS sind Sie gerüstet!

3 LEXolution.DMS: Einheitlicher Zugriff auf sämtliche Informationen der Kanzlei LEXolution.DMS dient Ihnen als universelles Akten- und Dokumentenverwaltungsprogramm, unabhängig davon, in welchem Format einzelne Dokumente zu einer Akte vorliegen oder in welcher Informationsinsel sie abgelegt waren. LEXolution.DMS funktioniert mit allen gängigen Microsoft- Programmen, anderen Softwarelösungen von STP sowie Kanzlei-Programmen anderer Anbieter. LEXolution.DMS ist Ihre Oberfläche beim täglichen Arbeiten in der Anwaltskanzlei. Daten und Informationen aus unterschiedlichsten Quellen können übersichtlich organisiert werden

4 Entwickelt von Juristen für Juristen Seit der Einführung der ersten Version unterscheidet sich LEXolution in einem für Sie ganz wesentlichen Punkt von vielen anderen Softwarelösungen auf dem Markt: LEXolution wurde von Juristen für Juristen entwickelt und gezielt an die Anforderungen des Kanzleialltags angepasst. Das spiegeln nicht nur die Funktionalitäten des Systems wider, sondern das bemerken Sie schon beim ersten Öffnen: Das neue LEXolution.DMS spricht Ihre Sprache und verwendet Ihre Begriffe. Im Gegensatz zu den meisten branchenübergreifenden Lösungen verzichtet LEXolution.DMS auf Funktionen und Tools, die Sie in einer Kanzlei niemals brauchen werden und die Ihren Arbeitsplatz unübersichtlich machen. LEXolution.DMS, die neue Evolutionsstufe: weniger Technik, mehr Komfort, höhere Geschwindigkeit Der bewährte Leitgedanke, die tägliche Arbeit in der Kanzlei so einfach und schnell wie möglich zu gestalten, ohne den Anwendern zusätzliches Computerfachwissen abzufordern, wurde bei der Weiterentwicklung von LEXolution konsequent fortgeführt: LEXolution.DMS ermöglicht durch seine neue Oberfläche und viele neue Funktionen eine noch intuitivere Bedienung und erweiterte Nutzungsmöglichkeiten.

5 Das leistet LEXolution.DMS für Sie: Die komplette Akte ständig verfügbar haben Für eine digitale Aktenführung werden alle eingehenden Schriftstücke gescannt und der Akte zugeordnet. Zusammen mit den bereits digital vorliegenden Dokumenten wie s, Diktaten etc. ist so die komplette Akte ständig verfügbar. Zeitaufwendiges Suchen gehört der Vergangenheit an. Schnell auf jede Information zugreifen Eine einfache Volltextsuche unterstützt Sie bei der Recherche nach bekannten Fällen genauso wie beim Auffinden einzelner Dokumente oder s. Standortübergreifend und mobil arbeiten Greifen Sie online auf alle aktuellen Dokumente zu oder bearbeiten Sie Ihre Akten offline während Reisen oder vor Gericht. Auch gleichzeitiges Bearbeiten derselben Akte durch unterschiedliche Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten ist möglich. Mehrfachablagen und parallele Änderungen werden vermieden. Es steht immer die aktuellste Version eines Dokuments zur Verfügung. Wissen nutzbar machen LEXolution.DMS unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer kanzleiinternen Wissens-Datenbanken und Mustersammlungen. Ihre gesamte Kanzlei kann auf das Wissen Ihrer Anwälte zugreifen. Revisionssicher archivieren Ihr Ziel ist, Ihre Akten und Informationen revisionssicher zu archivieren. Datenbankgestützt, wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher. LEXolution kann Sie dabei effektiv unterstützen

6 Selbst wenn ich beim Mandanten vor Ort oder im Gericht bin, habe ich Zugriff auf alle Akten und kann nötige Schritte schneller veranlassen. Jeder Vertragsentwurf, jede Klageschrift wird zum Kanzlei-Know-How, das wir jederzeit abrufen und erneut nutzen können. 300 m 3 Aktenarchiv mit Blick auf die Elbchaussee das ist bei uns passé... Vollständig integrierbar in Fachanwendungen wie winsolvenz.p3 Auch Insolvenzkanzleien erfahren eine erhebliche Arbeitserleichterung. Zur Ablage genügt ein Klick auf den Button Archivieren im Programm. Sicherheit für Ihre Akten auch im Ernstfall Keine Versicherung kann Ihnen vernichtete Akten ersetzen: durch die datenbankgestützte Archivierung haben Sie einen optimalen Schutz Ihrer Akten vor Feuer-, Wasser- und Elementarschäden. Wertvollen Raum sparen Teure Innenstadt-Lagen sind viel zu kostbar für große Aktenarchive. Deshalb lagern viele Kanzleien ihre Aktenarchive aus. Das Beschaffen einer benötigten Akte ist allerdings jedes Mal mit Zeit und Kosten verbunden. Bei digitaler Aktenführung nutzen Sie Ihre Raumressourcen sinnvoll und haben auch auf abgelegte Akten jederzeit und sofort Zugriff. Einsteigen leicht gemacht Nur ein von allen Mitarbeitern akzeptiertes und gern genutztes System bringt den gewünschten Erfolg. Leichte Erlernbarkeit und geringer Schulungsaufwand haben deshalb bei jeder STP-Entwicklung höchste Priorität. Sollten trotzdem Fragen auftauchen, hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Diese neuen Funktionen machen Ihre tägliche Arbeit noch schneller und effizienter: Bessere Organisation mit individuellen Registerstrukturen Ab sofort können Sie Ihre Akten und Ordner mit Registerstrukturen noch besser organisieren. Sie können dazu auf Vorlagen zurückgreifen und mit nur wenigen Mausklicks komplexe Registerstrukturen anlegen. Perfekte Übersicht über Ihre Dokumente Sie können Ihre Dokumentenliste nun noch übersichtlicher gestalten, indem Sie verschiedene eigene Darstellungen Ihrer Verzeichnisse abspeichern. Diese Verzeichnisansichten enthalten die jeweils von Ihnen vorgegebenen Spalten, Sortierungen und Gruppierungen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.

7 Per Mausklick wählen Sie die gewünschte Ansicht aus und im Handumdrehen sind die Daten übersichtlich sortiert. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Verzeichnisansichten für die ganze Kanzlei vorzudefinieren, um Ihren Kollegen so die Arbeit entscheidend zu erleichtern. Dokumente per Drag & Drop in die Zielakte ziehen Mit der neuen Sidebar können Sie Dokumente per Drag & Drop direkt in den Akten und den gewünschten Registern ablegen. Innerhalb der Sidebar finden Sie die gesuchten Akten durch die angebotenen Filter und Aktenfavoriten einfach und schnell. Zusätzlich können Sie die Sidebar auch neben Ihrem Outlook anzeigen lassen. Der Import von Mails direkt in die Zielakte wird so zum Kinderspiel. Komfortable Verschlagwortung von Dokumenten Sie können nun in wenigen Schritten die Dokumentdaten eines bereits abgelegten Dokuments auf ein oder mehrere andere Dokumente übertragen und so die Indexierung weiter beschleunigen: Wählen Sie dazu ein bereits indiziertes Dokument aus, kopieren Sie die Indexdaten (Verschlagwortung, Aktenzeichen...) und übertragen Sie diese auf die neuen, markierten Dokumente

8 Zukunft mitgestalten Entwicklung im Dialog Um das Optimum aus Individual- und Standardsoftware für mittelständische Wirtschaftskanzleien zu erreichen, arbeiten wir mit der agilen Entwicklungsmethodik Scrum. Dieses Konzept garantiert unseren Kunden eine Software, die sich eng an ihren Bedürfnissen orientiert und sich auch schnell an wandelnde Anforderungen anpassen lässt. Durch den permanenten Dialog mit unseren Kunden und einer hohen Qualität bei der Software-Implementierung schaffen wir für unsere Kunden ein optimales Werkzeug für den täglichen Einsatz. STP Informationstechnologie AG Lorenzstraße Karlsruhe. Germany STP Zentrale: Telefon +49 (0)7 21/ Telefax +49 (0)7 21/