Updatebeschreibung»GaLaOffice 2«Version Stand: Januar 2014

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1 Updatebeschreibung»GaLaOffice 2«Version Stand: Januar 2014 Hinweise: Vor dem Einspielen eines Updates schließen Sie alle geöffneten»galaoffice 2«- Programmteile. Falls Sie das Programm im Netzwerk einsetzen, gilt dies für alle angeschlossenen Arbeitsplätze. Führen Sie vorher eine Datensicherung durch KS21 Software & Beratung GmbH Technik & Support - Tel.: (02241) support@ks21.de - Web: Alle Rechte vorbehalten.

2 1 Inhalt 1 Inhalt 2 Vorbemerkungen 3 Datensicherung 4 Update durchführen 5 Updatebeschreibung 6 Anpassung der Formulierung zur Steuerschuld nach 13b UStG 7 Bruns-Katalog aktualisieren 8 Haben Sie noch Fragen? KS21 Software & Beratung GmbH 2

3 2 Vorbemerkungen Das Update»GaLaOffice 2«beinhaltet Neuerungen in den verschiedensten Programmteilen, insbesondere die Umstellung der Bankkonten auf das SEPA-Verfahren. Der Datenträger enthält auch den aktuellen Bruns-Katalog für Pflanzen. Informationen zum Einspielen des Katalogs finden Sie im Abschnitt 7 Bruns-Katalog aktualisieren. 2.1 Sonderregelung für Anwender mit installierten Mandanten Bitte rufen Sie vor dem Einspielen des Updates alle eingerichteten Mandanten einmal auf. Hierfür dient in der LV-Bearbeitung der Menüpunkt Dateien Mandantenauswahl. Alternativ können Sie auch über das Zahlsymbol in der Startmaske die einzelnen Mandanten anwählen. Spielen Sie erst danach das Update ein und wiederholen dann abermals den Aufruf aller eingerichteten Mandanten. KS21 Software & Beratung GmbH 3

4 3 Datensicherung Starten Sie das Programm»GaLaOffice 2«von Ihrem Arbeitsplatz und prüfen Sie beim Menüpunkt Hilfe über LV, auf welchem Laufwerk das Datenverzeichnis installiert ist. Hier wird das Programm z.b. X:\GFGGaEur anzeigen. Der im Beispiel verwendete Laufwerksbuchstabe X ist durch den Laufwerksbuchstaben zu ersetzen, der von der Software angegeben wird. WICHTIG: Schließen Sie das Programm an allen Arbeitsplätzen im Netzwerk. Führen Sie eine Datensicherung durch. Speichern Sie dazu das Verzeichnis X:\GFGGaEur mit allen Unterverzeichnissen auf einer CDROM bzw. DVDROM oder in einem neuen Ordner auf einem Laufwerk / einer Festplatte. Kopie auf der Festplatte erstellen 1. Navigieren Sie im Windows-Datei-Explorer auf das Laufwerk, auf dem Sie die Sicherung erstellen möchten. Im Explorer-Menü wählen Sie Datei Neu Ordner (oder rechte Maustaste Neu Ordner ) und erstellen Sie damit ein neues Verzeichnis (z.b. GaLaOffice Sicherung ). 2. Markieren Sie den Ordner X:\GFGGaEur mit der linken Maus-Taste und wählen Sie im Explorer-Menü Bearbeiten Kopieren (oder rechte Maustaste Kopieren ). 3. Wechseln Sie in das gerade neu erstellte Verzeichnis. 4. Wählen Sie im Explorer-Menü Bearbeiten Einfügen (oder rechte Maustaste Einfügen ). 5. Das Programm»GaLaOffice 2«sowie alle Ihre Daten (Adressen, Stammdaten, LVs etc.) sind nun in das neue Verzeichnis kopiert und damit gesichert worden. KS21 Software & Beratung GmbH 4

5 4 Update durchführen Die Dateien für die Aktualisierung von»galaoffice 2«befinden sich auf der beiliegenden Update-CDROM. Wird»GaLaOffice 2«in einem Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen eingesetzt, führen Sie bitte das Einspielen des Updates an dem Rechner (Server) durch, auf dem sich das»galaoffice 2«-Datenverzeichnis befindet (im Menü unter Hilfe über LV, siehe Punkt 2 Datensicherung ). Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Führen Sie vor dem Einspielen des Updates eine Datensicherung durch (s. Punkt 2 Datensicherung ). 2. Wenn Sie die CDROM in Ihr CD-/ DVD-Laufwerk legen, startet der Update-Vorgang automatisch. Falls der Vorgang nicht automatisch starten sollte, wählen Sie im Windows-Datei-Explorer das CD-/DVD-Laufwerk aus und klicken Sie im Ordner WinGaLa doppelt mit der linken Maustaste auf SetupGaLaOffice.exe. KS21 Software & Beratung GmbH 5

6 3. Wählen Sie das entsprechende Datenverzeichnis (im Menü unter Hilfe über LV, s. Punkt 2 Datensicherung ) aus und klicken Sie auf Start. Die neuen Dateien werden nun in das Datenverzeichnis kopiert und die neueste Version von»galaoffice 2«damit auf Ihrem System installiert. 4. Abschließend bestätigen Sie die Meldung über die erfolgreiche Aktualisierung von KS21»GaLaOffice 2«mit OK. Der Updatevorgang ist nun beendet. 5. Starten Sie nun das Programm und wählen Sie im Menü Hilfe über LV. Die neue Versionsnummer wird dort angezeigt. KS21 Software & Beratung GmbH 6

7 5 Updatebeschreibung Das Update»GaLaOffice 2«enthält interne Modifikationen, das den Einsatz unter den aktuellen 32-Bit-Windowssystemen weiter gewährleistet. Dies betrifft insbesondere das neu erschienene Windows 8.1 (32-bit-System). Weiterhin wurde die SEPA-Anpassung umgesetzt, womit»galaoffice 2«pünktlich zum SEPA-Start am gerüstet ist. Lesen sie hierzu im Abschnitt 5.1 bis 5.4 weiter. Ein weiterer wichtiger Punkt stellt die Aktualisierung des Bruns-Pflanzenkatalogs dar (siehe Abschnitt 7). So ist gewährleistet, dass Sie stets mit den aktuellsten Daten in»galaoffice 2«arbeiten. 5.1 SEPA-Anpassung Allgemeine Informationen zu SEPA SEPA steht für Single Euro Payments Area. Mit SEPA, dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, werden auch in Deutschland neue, europaweit einheitliche Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr eingeführt. Sie sind für Euro-Zahlungen in den 28 EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und der Schweiz nutzbar. SEPA wird verbindlich für ALLE am 01. Februar 2014 eingeführt. Ab diesem Datum müssen Überweisungen und Lastschriften nach den SEPA-Verfahren durchgeführt werden. Banken und Sparkassen dürfen noch zwei Jahre länger (bis 01. Februar 2016) ausschließlich von privaten Verbraucherinnen und Verbrauchern Zahlungsaufträge mit der Angabe der Kontonummer und Bankleitzahl entgegennehmen. Sie führen in diesem Fall eine kostenlose und sichere Konvertierung in die IBAN durch. Die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) ist eine Kennzahl, die in Deutschland 22 Stellen hat. Sie ist wie folgt aufgebaut: KS21 Software & Beratung GmbH 7

8 Da Kontonummer und Bankleitzahl in der Regel bereits bekannt sind, sind nur vier Stellen neu der Ländercode DE für Deutschland und die mit einem Algorithmus berechnete zweistellige Prüfziffer, die vor Zahlendrehern schützt. Bei grenzüberschreitenden SEPA- Zahlungen in die 33 teilnehmenden SEPA-Länder muss vorübergehend neben der IBAN noch der BIC (Business Identifier Code) angegeben werden. Das ist ein international standardisierter Bank-Code (vergleichbar mit der Bankleitzahl in Deutschland), mit dem Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifiziert werden. Ab 1. Februar 2016 entfällt auch bei grenzüberschreitenden Zahlungen die Pflicht, den BIC anzugeben. Allgemeine Informationen zum Thema SEPA erhalten Sie bei Ihrer Hausbank oder unter den folgenden Links: SEPA Seite der Deutschen Bundesbank Bundesbank -SEPA-Video - HINWEIS 5.2 SEPA-Anpassung Stammdaten Lieferanten Damit der Zahlungsverkehr reibungslos von der Hand geht, steht ihnen mit dem Update die Anpassung der Bankverbindungen auf das SEPA-Verfahren innerhalb des Kunden- und Lieferantenstamms zur Verfügung. Hier sind ergänzend die BIC und die IBAN als Felder hinzugekommen. Um ihnen einen größtmöglichen Komfort zu bieten, lassen sich die bestehenden Bankverbindungen per Knopfdruck ergänzen. Öffnen sie hierzu unter Stammdaten den Lieferantenstamm und wählen über das Menü Datei den Befehl Erzeuge SEPA Daten. WICHTIG: Zur Erzeugung der SEPA-Daten öffnen Sie»GaLaOffice 2«nur an einem Arbeitsplatz und führen dort die Anpassungen durch! KS21 Software & Beratung GmbH 8

9 Anschließend wird im Hintergrund die Konvertierung vorgenommen. Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Nach Erzeugung der SEPA Daten gelangen sie dann wieder in den Lieferantenstamm zurück. Können Bankverbindungen nicht ergänzt werden, wird ihnen anschließend ein Protokoll ausgegeben, dass sie sich ausdrucken können. Die betroffenen fehlerhaften Kontakte können Sie danach manuell korrigieren. KS21 Software & Beratung GmbH 9

10 5.3 SEPA-Anpassung - Bankkonten und Urbelege Neben der Anpassung des Lieferantenstamms wurden die o.g. Erweiterung auch im Bereich der eigenen Bankkonten und der Urbelege im Modul Zahlungsverkehr (ZV) vollzogen. Im Zahlungsverkehr (ZV) gelangen Sie über Ansicht in die Bankkonten und die Urbelege. Dort müssen sie die BIC- und IBAN-Daten noch manuell nachtragen. 5.4 SEPA-Anpassung - Zahlungen Damit die Zahlungen der Eingangsrechnungen im Modul Zahlungsverkehr (ZV) nach dem neuen SEPA-Verfahren vollzogen werden, wurde neben dem alten DTA nun die SEPA- Überweisung aufgenommen. Verwenden Sie zur Erzeugung den Schalter SEPA anstatt der DTA, um nach dem neuen Verfahren die Überweisungsträger im Homebanking-Programm einlesen zu können. Die Exportdatei wird unter x:\gfggaeur\sepa.xml erzeugt und eine Sicherungskopie unter x:\gfggaeur\ M0\DTA\UExxxx.000 abgelegt. KS21 Software & Beratung GmbH 10

11 6 Anpassung der Formulierung zur Steuerschuld nach 13b UStG 6.1 Informationen zu Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz-Anpassungen Die Formulierung, mit der auf die Übertragung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger hingewiesen wird, ist künftig verbindlich vorgegeben. Beim sog. Reverse-Charge-Verfahren ( 13b UStG) schuldet nicht der leistende Unternehmer sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Führt ein Unternehmer eine Leistung aus, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fällt, musste er bislang in seiner Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinweisen. Für diesen Hinweis wurde in»galaoffice 2«bisher die Standard-Formulierung Wir weisen hiermit auf den Übergang der Steuerschuld nach 13b UStG hin genutzt. Künftig muss um den Vorsteuerabzug bei Rechnungen von Subunternehmern oder Fremdleistern geltend machen zu können eine entsprechende Rechnung zwingend die folgende Angabe enthalten: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG. Eine andere Formulierung ist rechtlich nicht mehr statthaft/ gültig! 6.2 Anpassung der Formulareinstellungen zur Steuerschuld nach 13b UStG Sollten sie als Subunternehmer im LV-Vorgang unter dem Register Sonstiges die Funktion Keine MwSt ( 13 UStG) verwenden, so ist in den Formulareinstellungen die Formulierung zur Steuerschuld zu aktualisieren. Wählen sie hierzu im Menü Einstellungen den Befehl Formulareinstellungen und wählen dann im Formularassistent über Dateien öffnen das Formular für den Angebots- und Rechnungsdruck. Wählen sie auf der rechten Seite den Druckbereich Nachspann Text und markieren dann die Zeile Hinweis 13 in der Tabelle. Anschließend ändern sie den Text der Formulierung Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG Zur Übernahme der Änderung klicken sie in die Zeile Nachspann und speichern die Änderung mit Klick auf die Diskette ab. Wiederholen sie den Vorgang für alle anderen Formulare. KS21 Software & Beratung GmbH 11

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13 7 Bruns-Katalog aktualisieren Der Bruns-Katalog 2013/2014 liegt auf dem»galaoffice 2«-Update-Datenträger im Unterverzeichnis Bruns bereit. Die Datei art2014.exe enthält die aktuelle Bruns-Preisliste (Stand 10/2013). Sie können Ihren Pflanzstamm mit dieser Preisliste aktualisieren. Wird»GaLaOffice 2«in einem Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen eingesetzt, prüfen Sie, ob es möglich ist, das Einspielen des Katalogs an dem Rechner (Server) durchzuführen, auf dem sich das»galaoffice 2«-Datenverzeichnis lokal befindet (im Menü unter Hilfe über LV, s. Punkt 2 Datensicherung ). Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Führen Sie vor dem Einspielen des Updates eine Datensicherung durch (s. Punkt 2 Datensicherung ). 2. Starten Sie das Programm»GaLaOffice 2«und rufen Sie den Pflanzstamm im Menü über Stammdaten Pflanzstamm auf. 3. Rufen Sie das Bruns-Import-Modul im Menü über Zusatz Importiere Bruns auf. 4. Im ursprünglichen Datenbestand des Bruns-Katalogs werden die Pflanzen ausschließlich in Großbuchstaben im Pflanzstamm angelegt. Falls Sie hier die "gewohnte" Schreibweise mit Groß-/Kleinschreibung wünschen, setzen Sie den Schalter Groß-Klein Umsetzung durchführen. KS21 Software & Beratung GmbH 13

14 5. Mit einem Mausklick auf den Button Start wird der Import-Vorgang aufgerufen. WICHTIG: Der Importvorgang darf nicht unterbrochen werden, da ansonsten die Daten zerstört werden können. 6. Es wird nun die Update-Datei gesucht. Hierzu wird das Fenster Öffnen angezeigt: Die aktuelle Update-Datei heißt ART2014.exe und befindet sich auf dem»ga- LaOffice 2«-Datenträger im Unterverzeichnis Bruns. Wählen Sie dazu Ihr CD-/DVD- Laufwerk an. KS21 Software & Beratung GmbH 14

15 7. Nach Bestätigen mit OK werden die Dateien kopiert und Ihre Daten damit aktualisiert. Dieser Vorgang kann je nach System bis zu 30 Minuten dauern. 8. Nach Abschluss des Imports wird das Modul Pflanzstamm automatisch beendet. 9. Wechseln Sie noch einmal in den Pflanzstamm und führen dort die Neusortierung der Liste durch. Diese wird beim Menüpunkt Zusatz Reorganisation Suchbegriffe gestartet. Der Bruns-Katalog ist nun aktualisiert. KS21 Software & Beratung GmbH 15

16 8 Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns einfach an oder schicken Sie uns eine . Technik & Support - Tel.: (02241) support@ks21.de 2014 KS21 Software & Beratung GmbH Die Autoren haben größte Sorgfalt walten lassen, um korrekte Informationen zu veröffentlichen. Entwicklung und Handel können jedoch keinerlei Haftung, gleich welcher Art, für die Nutzung dieser Informationen übernehmen. Dieser Text ist keine Originaldokumentation zu den Produkten der Firma Microsoft. Die Nennung von Produkten dient lediglich den Zwecken der Information und stellt keinen Warenmissbrauch dar. Alle Rechte vorbehalten. KS21 Software & Beratung GmbH 16