LOHNKOSTENOPTIMIERUNG

Transkript

1 LOHNKOSTENOPTIMIERUNG Mitarbeiterzufriedenheit steigern Flexible Vergütungsmodelle Lohnkosten optmieren Personalkosten senken Qualifizierte Mitarbeiter langfristig binden Liquidität erhöhen Müller Steuerberatungsgesellschaft mbh Tel: 0911 /

2 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 WIEVIEL POTENTIAL STECKT IN IHREN LÖHNEN? 4 2 MODULE 6 Sachbezüge 6 Internetpauschale 7 Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 7 Vermietung von Werbeflächen 8 Datenverarbeitungs- und Kommunikationsgeräte 8 Handy- und Telefonnutzung 9 Berufskleidung 9 Werkzeuggeld 10 Kinderbetreuungskosten 10 Heimarbeiterzuschlag 11 Mitarbeiterverpflegung 11 Firmenwagen 12 Fehlgeldentschädigung 12 Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit 13 Erholungsbeihilfe 13 Betriebliche Gesundheitsförderung 14 Betriebliche Altersvorsorge 14 Belegschaftsrabatt 15 3 PRAXISBEISPIEL 16 4 IHR PARTNER 18 3

4 1 WIEVIEL POTENTIAL STECKT IN IHREN LÖHNEN? Seitens des Gesetzgebers wurden zahlreiche Möglichkeiten geschaffen, um Lohnund Gehaltsbestandteile Ihrer Mitarbeiter variabel gestalten zu können. Sie haben dabei die Möglichkeit individuell auf die Belange Ihrer Mitarbeiter einzugehen. Sie können sich von Ihren Wettbewerbern abheben und somit Ihre gut ausgebildeten Fachkräfte an sich binden und darüber hinaus qualifizierte Mitarbeiter gewinnen. Es profitieren allerdings nicht nur Ihre Mitarbeiter, denn Sie als Arbeitgeber haben die Möglichkeit Ihre Lohnkosten zu senken, ohne den Nettoverdienst Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Folgendes Beispiel soll das Ganze verdeutlichen: Nehmen wir ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Einer davon ist Frank. Er ist ledig und verdient brutto im Monat. Sein Nettoverdienst beträgt nach allen Abzügen Den Arbeitgeber kostet Frank 2.783,85 monatlich. Mit nur 3 einfachen Maßnahmen erreichen Sie, dass Frank mehr Netto von seinem Brutto erhält. Sie vereinbaren mit Frank, dass er ein monatliches Fahrgeld (hier: 40,50 ) erhält, einen Zuschuss für seine private Internetnutzung (hier: 30,00 ) sowie einen Tankgutschein in Höhe von 42,84 monatlich. Gleichzeitig senken Sie das Bruttogehalt auf im Monat. Das Ergebnis aus der Sicht von Frank ist ein um 8,50 gestiegenes monatliches Nettogehalt. Somit erreichen Sie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und senken im Gegenzug Ihre Personalkosten. Denn aus der Sicht des Arbeitgebers hat sich die Belastung somit um monatlich 163,16 reduziert. Die detaillierten Zahlen finden Sie in unten stehender Tabelle. Betrachtet man diese Maßnahmen über alle Mitarbeiter und rundet die Senkung der Arbeitgeberbelastung auf 150 ab, sparen Sie jährlich Sie erhalten somit freie Liquidität, die Sie in eine weitere Personalstelle oder in neue Anschaffungen investieren können. 4

5 Folgende Übersicht verdeutlicht die Auswirkung: Ohne Optimierung Optimiert Unterschied AN AG AN AG AN AG Gesamtbrutto 2.290, , , ,34-126,66-126,66 Steuerbrutto Gesamt 2.290, ,00-240,00 KV/PV-Brutto Gesamt 2.290, ,00-240,00 RV/AV-Brutto Gesamt 2.290, ,00-240,00 LSt Gesamt 522,66 446,66-76,00 SolZ Gesamt 28,74 24,56-4,18 KiSt Gesamt 41,81 35,73-6,08 Krankenversicherung 185,49 167,17 166,05 149,65-19,44-17,52 Pflegeversicherung 32,64 26,91 29,22 24,09-3,42-2,82 Rentenversicherng 214,12 214,12 191,68 191,68-22,44-22,44 Arbeitslosenvers. 34,35 34,35 30,75 30,75-3,60-3,60 Pauschale LSt AG 0,00 13,57 13,57 Pauschale SolZ AG 0,00 0,74 0,74 Pauschale KiSt AG 0,00 0,94 0,94 Umlage U1 36,64 32,80-3,84 Umlage U1 EZ 0,00 0,00 0,00 Umlage U2 11,22 10,05-1,17 Umlage U2 EZ 0,00 0,00 0,00 Insolvenzgeld-Umlage 3,44 3,08-0,36 Nettoverdienst 1.230, ,69 8,50 Auszahlung 1.230, ,85-34,34 AG-Belastung 2.783, ,69 * -163,16 *inkl. des Tankgutscheins in Höhe von 42,84. Sie als Arbeitgeber haben natürlich die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern weiter entgegenzukommen und die Reduzierung der Rentenversicherungsbeiträge aufgrund des gesunkenen Bruttogehalts durch beispielsweise eine Direktversicherung auszugleichen. In unserem Beispiel zahlen Sie monatlich 44,88 in Form einer Direktversicherung für Frank und kompensieren somit seinen Rentenversicherungsbeitrag. Die Folge ist ein zufriedener Arbeitnehmer. Ihre Arbeitgeberbelastung erhöht sich dann zwar wieder, die Ersparnis von jährlich ca ist aber immer noch beachtlich. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen verdeutlichen welche Möglichkeiten Sie, als Arbeitgeber, haben, um Ihre Personalkosten zu senken und im Gegenzug Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Wir haben hierfür 18 Module für Sie zusammengefasst, mit denen Sie Ihre Lohnkostenstruktur verbessern können. 5

6 2 MODULE Sachbezüge Im Rahmen der Lohnzahlungen bleiben Sachbezüge also Lohn, der nicht in Geld besteht außer Ansatz, wenn die nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 (brutto) im Kalendermonat nicht übersteigen. Dieser sog. Sachbezug kann steuer- und beitragsfrei gewährt werden. Dazu zählen z.b.: Gutscheine Waren und Dienstleistungen Dritter Tankgutschein Stromkosten (Strom = Sache) Abonnement für Zeitung oder Zeitschrift Job-Ticket weitere Sachen Alternativ zu den Gutscheinen kann ggf. unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen auch durch Vorlage von Belegen, die der Arbeitnehmer im eigenen Namen gezahlt hat, eine Erstattung in maximaler Höhe von 44 (brutto) erfolgen. Bei Sachbezug in Form von Tankgutscheinen kann auch eine von der Tankstelle angebotene Tankkarte verwendet werden. Der Betrag wird dann vom Konto des Arbeitgebers abgebucht. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Recht einräumt, einmalig zu einem beliebigen Zeitpunkt bei einer Tankstelle auf Kosten des Arbeitgebers gegen Vorlage einer Tankkarte bis zu einem Betrag von 44 (brutto) zu tanken. Ist diese Vereinbarung getroffen, wäre ein Überschreiten der 44 -Grenze unschädlich, wenn der Arbeitnehmer anstatt der des Sachbezugs keinen Barlohn verlangen kann und der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag vom Arbeitnehmer wieder einfordert. 6

7 Internetpauschale Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Barzuschuss bis zu 50 monatlich für die private Internetnutzung gewähren, die der Arbeitgeber mit einem Pauschalsteuersatz von 25% versteuert. Zu den Aufwendungen für die Internetnutzung in diesem Sinne gehören nicht nur die laufenden Kosten, wie z.b. Grundgebühr, laufende Gebühren, Flatrate-Gebühr, sondern auch die Einrichtungskosten des Internetzugangs. Der Arbeitgeber hat hierzu eine Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Zu beachten ist hierbei, dass soweit die pauschal besteuerten Bezüge auf Werbungskosten entfallen, der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer insoweit ausgeschlossen ist. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Anstatt die Werbungskosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Rahmen der sog. Pendlerpauschale anzusetzen, ist es für den Arbeitnehmer von Vorteil, wenn der Arbeitgeber diese Kosten übernimmt bzw. bezuschusst. Für Fahrten mit einem Privatfahrzeug lassen sich 0,30 je Entfernungskilometer und je Tag pauschalbesteuert (mit 15%) und beitragsfrei gewähren. Dabei werden 15 Arbeitstage je Monat angesetzt. Nutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel können hier sogar die tatsächlichen Kosten für Fahrscheine übernommen werden. 7

8 Vermietung von Werbeflächen Der Arbeitnehmer kann gegen ein Entgelt Werbung für den Arbeitgeber betreiben, in dem er z.b. auf seinem privaten Fahrzeug das Firmenlogo anbringt. Erhält der Arbeitnehmer hierfür eine Mietzahlung, die jährlich weniger als 256 beträgt, ist diese steuer- und beitragsfrei. Wichtig ist hierbei allerdings, dass ein ordnungsgemäßer Mietvertrag geschlossen wird, der u.a. Laufzeit Entgelt, usw. regelt. Telekommunikationsgeräte Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit seine Arbeitnehmer mit z.b. einem Laptop, Smartphone oder Tablet auszustatten. Ist es den Arbeitnehmern dabei möglich diese Geräte inkl. der dazugehörigen System- und Anwendungsprogramme privat zu nutzen, erfolgt diese private Nutzung steuer- und beitragsfrei. Bedingung ist hierbei, dass der Arbeitgeber diese Geräte als Betriebsvermögen erwirbt. 8

9 Handy- und Telefonnutzung Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Handy für betriebliche Zwecke, kann der Arbeitgeber diese Kosten erstatten. Die Erstattung kann dabei wie folgt ablaufen: Entweder: der Arbeitgeber erstattet die tatsächlich angefallenen Kosten gem. eines Einzelkostennachweises. Nach 3 Monaten besteht dann die Möglichkeit einen repräsentativen Durchschnitt zu bilden, um so den administrativen Aufwand zu senken. Oder: Vereinfacht kann auch 20% des jeweiligen Rechnungsbetrages, höchsten jedoch 20 im Monat erstattet werden. Berufskleidung Hat der Arbeitnehmer zu Ausübung seiner Tätigkeit eine typische Berufskleidung zu tragen, ist die Überlassung sowie die Reinigung und Reparatur seitens des Arbeitgebers steuer- und beitragsfrei. Unter typischer Berufskleidung ist eine Arbeitsschutzkleidung zur Sicherheit bzw. Kleidung mit uniformartiger Beschaffenheit zu verstehen, die ggf. noch ein dauerhaft angebrachtes Firmenlogo enthält. Entscheidend ist, dass eine private Nutzung dieser Kleidung ausgeschlossen ist. 9

10 Werkzeuggeld Unter Werkzeuggeld ist zu verstehen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die betriebliche Nutzung von privaten Handwerkzeugen erstattet. Diese Erstattung ist steuer- und beitragsfrei, sofern sie die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht übersteigen. Dies erfolgt entweder durch Einzelnachweis oder in Form einer pauschalen Entschädigung für regelmäßige Absetzung für Abnutzung der Werkzeuge übliche Betriebs-, Instandhaltungs- u. -setzungskosten der Werkzeuge Kosten der Beförderung der Werkzeuge zw. Wohnort und Einsatzort. Unter Werkzeug fallen hierbei nur Handwerkzeuge, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstandes verwendet werden. Kinderbetreuungskosten Die Bezuschussung oder die volle Übernahme seitens des Arbeitgebers für die Betreuung, Unterbringung und Verpflegung eines nicht schulpflichtigen Kindes in einer Kindertagesstätte oder einer vergleichbaren Einrichtung sind steuer- und beitragsfrei. Dies kann unter Umständen sogar darüber entscheiden, ob es sich für einen Elternteil überhaupt lohnt einer Tätigkeit nachzugehen. Daher ist solch eine Übernahme ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für jeden Arbeitgeber. Wichtig ist, dass die tatsächlichen Kosten des Arbeitnehmers durch einen Originalvertrag nachgewiesen werden und der Zuschuss bzw. die volle Übernahme der Kosten mindestens den Aufwendungen des Arbeitnehmers entsprechen. 10

11 Heimarbeiterzuschlag Unter Heimarbeitern versteht man Arbeitnehmer, die Ihre Tätigkeit von zuhause oder in einer selbst gewählten Betriebsstätte ausüben. Der Arbeitgeber kann in so einem Fall dem Arbeitnehmer einen Zuschlag für Mehraufwendungen (z.b. Nebenkosten) zahlen, der diesen steuer- und beitragsfrei erhält. Entscheidend ist, dass der Zuschlag nicht 10% des Grundlohns übersteigt. Mitarbeiterverpflegung Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit Kosten für die Verpflegung des Arbeitnehmers, die während seiner Arbeitszeit in der betriebsinternen Kantine oder in einem Restaurant anfallen, pauschal zu besteuern und dem Arbeitnehmer beitragsfrei zu gewähren. Die Werte für Mahlzeiten orientieren sich dabei an den aktuell geltenden Sachbezugswerten. Hat der Arbeitgeber keine betriebsinterne Kantine, kann er z.b. die Ausgabe von sog. Restaurantgutscheinen vornehmen. Die Mitarbeiter können diese dann bei entsprechenden Partnern des Arbeitgebers einlösen. 11

12 Firmenwagen Die Überlassung eines Firmenwagens an den Arbeitnehmer kann auf unterschiedliche Weise ausgestaltet sein. Ist eine reine betriebliche Nutzung vereinbart, fällt keine Steuer an. Ist es dem Arbeitnehmer zusätzlich erlaubt den Wagen privat zu nutzen, fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Nutzt der Arbeitnehmer das Fahrzeug allerdings auch für die Wege zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte, kann der geldwerte Vorteil für diese Fahrten in Höhe von 15% Lohnsteuer pauschal besteuert werden. Somit tritt auch eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Erfüllt der Arbeitnehmer seine vertraglich geschuldete Arbeitszeit in Zeiten gesetzlich geregelter Ruhezeiten, also an Sonntagen, Feiertagen oder nachts, kann der Arbeitgeber hierfür einen Zuschlag zahlen. Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu gibt es nicht. Der Zuschlag wird zusätzlich zum Grundlohn steuer- und beitragsfrei in prozentual unterschiedlicher Höhe für tatsächlich geleistete Arbeit gewährt. Als Nachtarbeit gilt dabei die Arbeit in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr. Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Tages; darunter fällt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Sonntag oder Feiertag folgenden Tages. 12

13 Fehlgeldentschädigung In zahlreichen Branchen spielt Bargeld immer noch eine große Rolle. In der Regel tragen die Mitarbeiter die Verantwortung für Bargeldkassen. Für die Übernahme dieser Verantwortung bzw. für die Übernahme der Haftung für Fehlbeträge kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmern eine pauschale Entschädigung als Risikoausgleich zahlen. Diese sog. Fehlgeldentschädigung bzw. Mankogeld ist monatlich bis zu einer Höhe von 16 steuer- und beitragsfrei. Erholungsbeihilfe Für Erholungsphasen des Arbeitnehmers, für die er seine Urlaubstage in Anspruch nimmt, kann der Arbeitgeber eine finanzielle Beihilfe gewähren. Es handelt sich dabei nicht um Urlaubsgeld. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine Beihilfe für Ehegatten und Kinder zu gewähren. Hierbei gelten festgelegte Beträge: 156 für Arbeitnehmer 104 für Ehegatten je 52 für Kinder Diese Beihilfe wird pauschalbesteuert und bietet eine tolle Gelegenheit seinen Mitarbeitern Wertschätzung entgegenzubringen. Folglich würde eine vierköpfige Familie 364 erhalten. Das Ganze ist an die Bedingung geknüpft, dass die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang zum Urlaub gewährt wird, also auch in einem Einmalbetrag gezahlt wird, und der Arbeitnehmer diese zu Erholungszwecken einsetzt. 13

14 Betriebliche Gesundheitsförderung Um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern, kann der Arbeitgeber bis zu 500 steuer- und beitragsfrei pro Jahr seinen Mitarbeitern zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes gewähren. Sollten keine gesundheitsfördernden Möglichkeiten im Betrieb vorhanden sein, können unter bestimmten Voraussetzungen Barzuschüsse für privat durchgeführte Maßnahmen gewährt werden. Allerdings fallen darunter keine Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder einem Fitnessstudio. Es handelt sich z.b. um Kurse, die bisher von einer Krankenkasse geleistet wurden, zum Zwecke des Entzugs bei Rauchkonsum besucht werden oder zur Rückengymnastik sowie Stressbewältigung. Betriebliche Altersvorsorge Die betriebliche Altersvorsorge bietet mehrere Möglichkeiten und ist eine optimale Ergänzung zur gesetzlichen und privaten Rente. Dabei fließen durch Bruttoentgeltumwandlung Beiträge direkt in die Altersvorsorge des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer profitiert zusätzlich durch eine geringere Steuerlast. Aber auch der Arbeitgeber hat dadurch einen Vorteil, da die zu entrichtenden Sozialversicherungsbeiträge geringer ausfallen. Hierdurch lassen sich pro Jahr bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der gesetzlichen Rentenversicherung steuer- und sozialabgabenfrei in Modelle der betrieblichen Altersvorsorge einzahlen. 14

15 Belegschaftsrabatt Arbeitgeber aus dem Dienstleistungsbereich oder dem produzierenden Gewerbe können den Arbeitnehmern eigene Dienstleistungen bzw. Produkte verbilligt überlassen. Darunter fallen allerdings nur Zuwendungen, mit denen der Arbeitgeber in der Regel handelt. Es erfolgt ein Ansatz in Höhe von 96% des üblichen Endpreises der überlassenen Dienstleistungen bzw. Waren. Sie sind somit steuer- und beitragsfrei, wenn die Differenz zwischen dem vom Arbeitnehmer zu zahlenden Preis und dem um einen Abschlag von 4% geminderten, handelsüblichen Preis den Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich nicht übersteigt. 15

16 3 PRAXISBEISPIEL Mittelständische GmbH mit 150 Mitarbeitern. Beispiel-Arbeitnehmerin: Sabine arbeitet in leitender Position und hat Mitarbeiterverantwortung über ein Team von 12 Leuten. Sabine ist verheiratet und besitzt Steuerklasse 3. Sie ist nicht konfessionslos, also kirchensteuerpflichtig und verdient monatlich brutto. Weitere Lohnbestandteile sind nicht vorhanden. Mit Sabine werden folgende monatlichen Lohnbestandteile vereinbart: Internetpauschale: 30 Fahrgeld: 54 Sachbezug: 42,84 Vermietung von Werbeflächen (an privatem Kfz): 21,30 Direktversicherung: 56 (wird vom AG getragen) Durch die Anpassung des Bruttoverdienstes sinken die Rentenversicherungsbeiträge. Dies wird durch die vom Arbeitgeber getragene Direktversicherung ausgeglichen, sodass hierdurch kein Nachteil für Sabine entsteht. 16

17 Die folgende Übersicht verdeutlicht die Veränderungen bei Sabine: Ohne Optimierung Optimiert Unterschied AN AG AN AG AN AG Gesamtbrutto 3.615, , , ,14-146,86-146,86 Steuerbrutto Gesamt 3.615, ,00-295,00 KV/PV-Brutto Gesamt 3.615, ,00-295,00 RV/AV-Brutto Gesamt 3.615, ,00-295,00 LSt Gesamt 352,00 293,00-59,00 SolZ Gesamt 15,00 11,56-3,44 KiSt Gesamt 22,00 17,58-4,42 Krankenversicherung 289,00 289,00 242,36 242,36-46,64-46,64 Pflegeversicherung 42,00 42,00 39,01 39,01-2,99-2,99 Rentenversicherng 338,00 338,00 310,42 310,42-27,58-27,58 Arbeitslosenvers. 54,00 54,00 49,80 49,80-4,20-4,20 Pauschale LSt AG 0,00 15,60 15,60 Pauschale SolZ AG 0,00 0,85 0,85 Pauschale KiSt AG 0,00 1,08 1,08 Umlage U1 43,00 39,84-3,16 Umlage U1 EZ 0,00 0,00 0,00 Umlage U2 4,00 3,32-0,68 Umlage U2 EZ 0,00 0,00 0,00 Insolvenzgeld-Umlage 7,00 4,98-2,02 Direktversicherung 0,00 56,00 56,00 Nettoverdienst 2.502, ,14 2,14 Auszahlung 2.502, ,57-40,43 AG-Belastung 4.391, ,40 * -159,60 *inkl. des Tankgutscheins in Höhe von 42,84. Wie eingangs beschrieben, muss Sabine nicht mit Nettogehaltseinbußen rechnen. Aus Sicht der GmbH ergibt sich eine monatliche Ersparnis von 159,60. Rechnet man dieses Ergebnis hoch, spart sich die GmbH jährlich Kosten für Personal von abgerundet und investiert zusätzlich in die Rentenversicherung seiner Mitarbeiter. 17

18 4 IHR PARTNER Wir von der Müller Steuerberatungsgesellschaft mbh sind Ihr kompetenter Partner bei der Umsetzung Ihrer Lohnkostenoptimierung. Durch unsere qualifizierten und berufserfahrenen Berater im Bereich der Lohnbuchhaltung bieten wir Ihnen eine fachlich fundierte und auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Beratung. Gerne vereinbaren wir einen Termin mit Ihnen! Müller Steuerberatungsgesellschaft mbh Karolinenstraße 86 (3.OG) Fürth Tel: +49 (0) Fax: +49 (0)

19 Hinweis: Die hier dargestellten Module sind als Hinweis zu verstehen. Ob die Module auch Berücksichtigung beim Mindestlohn (nach Gesetz, Tarifvertrag usw.) finden, muss einzelfallbezogen beurteilt werden. Wir empfehlen Ihnen in jedem Fall eine individuelle Beratung hinsichtlich steuer- und beitragsrechtlicher Aspekte durch einen Steuerberater der Müller Steuerberatungsgesellschaft mbh. Hinsichtlich arbeitsrechtlicher Aspekte empfehlen wir Ihnen gerne einen Anwalt aus unserem Netzwerk. 19