Datenschutzbeauftragter Bericht 2011

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1 Datenschutzbeauftragter Bericht 2011 I. Einleitung Das Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland garantiert im Rahmen des Persönlichkeitsrechts den Schutz der personenbezogenen Daten. Auf dieser Grundlage regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Umgang mit diesen Daten in der Wirtschaft, bei den freiberuflich Tätigen, in Verbänden und Vereinen sowie im Internet. Der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, der vom Bundestag gewählt und vom Bundespräsidenten berufen wird, hat die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes zu überwachen. In Bayern ist das Landesamt für Datenschutz in Ansbach angesiedelt. Für Vereine und Verbände gilt das Bundesdatenschutzgesetz, Aufsichtsbehörde ist das Landesamz für Datenschutz. Wie wichtig solche Einrichtungen sind zeigen tägliche Zeitungsberichte über die unterschiedlichen Auffassungen von Datensammlern und Datenschützern. Bayerischer Handball-Verband e.v. Bericht des Datenschutzbeauftragten 2010

2 Seite 2 von 15 Grundsatz des Datenschutzgesetzes : Jede Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn es besteht eine gesetzliche Erlaubnis oder der Betroffene hat eingewilligt. Datenschutz ist der Schutz einer betroffenen Person vor einer unzulässigen Einschränkung ihres Rechts, selbst über die Preisgabe und Verwendung ihrer Daten zu bestimmen (informationelles Selbstbestimmungsrecht). Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten Person oder einer bestimmbaren natürlichen Person (betroffene Person). Personenbezogene Daten sind z.b.: Namen Adressen Kommunikationsverbindungen Geburtsdatum sowie alle Daten, die eine Zuordnung von Einzelpersonen ermöglichen Der BHV hat in seiner Satzung in den 52 bis 55 die Bestimmungen des Datenschutzes im BHV festgeschrieben.

3 Seite 3 von 15 II. Aktionen 23. Juni 2005 Hinweis an die Abteilungsleiter der Vereine des BHV, dass der BHV bei der Beantragung einer Spielberechtigung einen Hinweis aufgenommen hat, der die Mitglieder der Vereine (Spieler) in Kenntnis setzt, dass der BHV zur Ausstellung einer Spielberechtigung persönliche Daten des Spielers erhebt, verarbeitet und speichert. Oktober 2008: Veröffentlichung von Adressen und Bildern im Internet Schreiben an alle Bezirksvorsitzenden (zur Kenntnis) und Bezirksgeschäftsstellen (zur Erledigung): Betreff: Veröffentlichung von Adressen und Bildern im Internet. Veröffentlichung in meiner Eigenschaft als VP Recht. Die Vereine des BHV wurden von der Geschäftsstelle des BHV in München mit der Quartalsrechnung von der Veröffentlichung von Vereinsdaten und der Zustimmung der Betroffenen unterrichtet Den Vereinen wurde das Muster einer Beitrittserklärung für Datenschutzhinweise zugeschickt.

4 Seite 4 von Kassel Teilnahme am Seminar des Deutschen Handballverbandes (DHB) in Zusammenarbeit mit der Deutschen Sportakademie Köln Thema: DATENSCHUTZ IM VEREIN Referent: Dirk-Michael Mülot : Berufung zum internen, ehrenamtlichen Datenschutzbeauftragten des Bayerischen Handballverbandes e.v. (BHV) durch das Präsidium des BHV. März/April 2010 Erstellen eines Datenschutzkonzeptes des Bayerischen Handball-Verbandes e.v. in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer des BHV, Herrn Wäschenbach, und Herrn Geis (IT). April 2010 Erstellen einer Power-Point-Präsentation zu Schulungszwecken Thema: DATENSCHUTZ IM VEREIN April 2010 Erstellen der Verpflichtungserklärungen

5 Seite 5 von 15 April 2010 Beginn mit dem Erstellen von Verfahren Gespräch mit dem Geschäftsführer des BHV, Herrn Wäschenbach Was ist in der Geschäftsstelle zu ändern welche Regeln sind von den Mitarbeitern zu beachten? Hinweise: a) Akten nicht offen liegen lassen! b) Computer bei Abwesenheit sperren! c) Es werden zwei weitere Schredder angeschafft, damit Ausdrucke mit sensiblen Daten nicht im Papierkorb landen! d) Mitarbeiter haben vorsichtig mit Passwörtern umzugehen! Siehe auch Schreiben Geis, Firma MOTIVA, vom e) Sicherheitskopien sind wegzusperren! f) Schlüssel von den Aktenschränken werden abgezogen und sicher verwahrt! g) Kopien nicht auf dem Kopierer liegen lassen. h) Nicht herumliegen lassen, wenn der Raum verlassen wird (Reinigungskräfte)! i) Private Datenträger dürfen nicht verwendet werden, ebenso wenig private Rechner! j) Anhänge zu s werden nur als PDF-Dateien verschickt.

6 Seite 6 von Schulung der Mitglieder des Erweiterten Vorstandes (EV) und Verpflichtung der Mitglieder des EV Absender: Herr Michael Geis, Geschäftsführer der Firma Motiva: Wir (Berichterstatter: MOTIVA) haben über das Active-Directory das System (Geschäftsstelle München) so eingerichtet, dass wenn man 5x das falsche Passwort eingibt der User für Minuten gesperrt ist und außerdem nach 10 Minuten der Bildschirmschoner aktiviert wird und sich nur wegschalten lässt, wenn man sein Passwort eingibt. Jetzt muss gemäß den Richtlinien - nur noch irgendwann eine Mindestlänge von 8 Zeichen eingegeben werden, was wir noch nicht gemacht haben Versand des Datenschutzbriefes I/2010 und des Musters der Verpflichtungserklärung für haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter. Verteiler: EV, BHV-Geschäftsstelle, Bezirksgeschäftsstellen Mail an EV, Bezirksgeschäftsstellen, Geschäftsstelle BHV: Versand des Datenschutz-Konzeptes des BHV

7 Seite 7 von Denkendorf Schulung der Geschäftsstellenleiter der Bezirke Mai 2010 Erstellen einer Checkliste durch den Geschäftsführer des BHV, Herrn Wäschenbach, darin ist aufgeführt welche Maßnahmen bereits erfüllt sind und welche noch vorzunehmen sind. Anfang Juni 2010 Versand eines USB-Sticks an jede Bezirksgeschäftsstelle mit einer Powerpoint-Schulung für die Mitarbeiter der Bezirke zum Thema: Datenschutz im Verband. Weiterhin war auf dem Stick ein Muster für ein Formular zur Verpflichtung der Mitarbeiter der Bezirke. Diese soll im Laufe der Monate Juni/Juli erfolgen. Gleichzeitig wurden die Bezirksvorsitzenden per Mail von dem Versand informiert. 19. Juli 2010 Mail an EV und die Bezirksgeschäftsstellen zum Thema Was ist zu tun, wenn ehrenamtliche Mitarbeiter sich weigern, die Verpflichtungserklärung zum Datenschutzgeheimnis zu unterschreiben?

8 Seite 8 von Erinnerung der BezirksgeschäftsstellenleiterInnen und des Leiters der BHV-Geschäftsstelle, neu gewählte und berufene Mitglieder der Bezirksspielleitung des Verbandes auf das Datenschutzgesetz zu verpflichten und die von den Betreffenden unterschriebenen Erklärungen abzuheften BLSV-Seminar zum Datenschutz Leitung: Professor Dr. Rolf Lauser, Datenschutzbeauftragter des BLSV Haus des Sports, München

9 Seite 9 von 15 III. Fragen, die an den Datenschutzbeauftragten gestellt wurden, die von allgemeinem Interesse sind: 1) Können Sportgerichtsurteile im Internet veröffentlicht werden? Sportgerichtsurteile dürfen, soweit keine Einwilligung der Betroffenen vorliegt, im Internet nur anonymisiert veröffentlicht werden. Personenbezogene Sperrlisten dürfen ohne Einwilligung der Betroffenen nicht im Internet veröffentlicht werden. Eine Veröffentlichung im Intranet des Verbandes ist zulässig, wenn gewährleistet ist, dass in den Vereinen nur zuständige Personen zugreifen können. Veröffentlicht ein Sportverband Sportgerichtsurteile und sog. Sperrlisten jeweils mit den Namen der betroffenen Sportler im offenen Internet, ist festzustellen, dass für derartige Datenübermittlungen eine rechtfertigende Rechtsvorschrift nicht vorhanden ist. Gemäß 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG wäre diese Datenübermittlung dann zulässig, wenn sie der Zweckbestimmung eines vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses dient. Die Beziehung eines Vereinsmitgliedes zu dem jeweiligen Landessportverband kann als vertragsähnliches Vertrauensverhältnis im Sinne dieser Vorschrift qualifiziert werden. Es wird ausgefüllt von der Vereinssatzung und den Ordnungen des Landesverbandes.

10 Seite 10 von 15 Bei manchen Verbänden sehen diese internen Ordnungen die Veröffentlichung von Sportgerichtsurteilen und Sperren im offenen Internet ausdrücklich vor. Derartige Veröffentlichungen dienen zwar dem Ablauf und der Ordnung des Spielbetriebs auf Verbandsebene. Sportgerichtsurteile und angeordnete Sperren wirken nicht nur gegenüber dem betroffenen Sportler, sondern ihre Kenntnis ist auch für seinen Verein und für zahlreiche andere Vereine und Mannschaften von Bedeutung. So erfolgt anhand der Internetveröffentlichungen eine gegenseitige Kontrolle der am Spielbetrieb teilnehmenden Mannschaften, ob Sportler der gegnerischen Mannschaft auch tatsächlich spielberechtigt sind. Die Veröffentlichung im offenen Internet ist eine kostengünstige Möglichkeit, alle Vereine schnell und gleichberechtigt zu informieren. Den weltweiten Veröffentlichungen im Internet steht jedoch entgegen, dass sie objektiv nicht erforderlich sind. Sie entsprechen nicht dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. In diesem Rahmen sind auch die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Sportler zu berücksichtigen. Es stellt eine erhebliche Beeinträchtigung deren Persönlichkeit dar, wenn sich Arbeitgeber, Mitarbeiter, Freunde oder Nachbarn über das Verhalten einer Person beim Sport im Internet informieren können. Die Veröffentlichungen von Sportgerichts- und Sperrlistendaten erfüllen den damit verfolgten Zweck, wenn sie nur an Personen und Stellen übermittelt werden, die an dem Sportgerichtsverfahren beteiligt waren oder die die in den Sperrlisten enthaltenen Informationen für einen reibungslosen Ablauf des Spielbetriebes benötigen. Um diesen Zweck zu erreichen, ist eine weltweite Veröffentlichung der Sportgerichtsurteile und Sperrlisten im Internet objektiv nicht erforderlich. Sie schießt weit über dieses Ziel hinaus und kann somit

11 Seite 11 von 15 nicht auf 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG gestützt werden. Eine Zulässigkeit dieser Internetveröffentlichungen ergibt sich im Hinblick auf die im Rahmen der Interessenabwägung schwerer wiegenden schutzwürdigen Interessen der Sportler auch nicht aus 28 Abs. 1 Satz Nr. 2 BDSG (vgl. oben 14.1 d). Darüber hinaus liegen die Zulässigkeitsvoraussetzungen des 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG ebenfalls nicht vor. Da eine Rechtsvorschrift somit für die Veröffentlichung von Sportgerichtsurteilen mit Namensnennungen und Sperren von Sportlern im offenen Internet nicht zur Verfügung steht, wäre sie nur mit der Einwilligung der betroffenen Sportler zulässig. Nach unserer Auffassung sind jedoch mit dem Datenschutzrecht vereinbar: 1. die Veröffentlichung von gemäß 3 Abs. 6 BDSG anonymisierten Sportgerichtsurteilen im Internet, 2. die personenbezogene Veröffentlichung der Sperrlisten im Intranet eines Verbandes. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass in den einzelnen Vereinen nur diejenigen Personen darauf zugreifen können, die diese Informationen für die Abwicklung des Spielbetriebes benötigen. Quelle: Bericht des Landesamtes für Datenschutz in Bayern /2009 Im Bereich des BHV werden Urteile der Bezirks- und Verbandsgerichte auf der Interbnetseite des BHV veröffentlicht, die nur Berechigte über ein Passwort einsehen können.

12 Seite 12 von 15 2) Was ist zu tun, wenn Mitarbeiter sich weigern, die Verpflichtungserklärung zu unterschreiben. Es kommt immer wieder vor, dass sich Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Gründen weigern, die Verpflichtungserklärung zu unterschreiben. Mit Schreiben vom und vom an die Geschäftsstellen habe ich dazu ausgeführt: Die Unterschrift des Verpflichteten bezieht sich nur auf die Bestätigung der Durchführung der Verpflichtung und des Erhalts einer Ausführung eines Merkblattes. Verweigert ein Mitarbeiter seiner Unterschrift, ist die Verpflichtung dennoch wirksam. Zu empfehlen ist dann allerdings ein entsprechender Vermerk dessen, der die Verpflichtung durchgeführt hat. Die schriftliche Ausfertigung ist zum Personalakt zu nehmen. Die Zweitausfertigung bekommt die verpflichtete Person. Quelle: Bericht der Datenschutzbehörde Bayern ) Weitergabe von Vereinsadressen aus der Mitgliederverwaltung Der BHV hat sich der Handhabung des BLSV vom angeschlossen, danach werden Vereinsadressen nur für die eigene Verwaltung- und Organisationszwecke verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und insbesondere nicht kommerziell verwendet. Die diesbezüglich notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind zu treffen.

13 Seite 13 von 15 Darüber hinaus hat der BHV beschlossen, dass kommerzielle Werbung, die im Interesse des BHV und seiner Sponsoren ist, nur über den BHV an die Vereine verteilt wird. Adressen der Vereine werden nicht an Dritte gegeben. Quelle: BLSV, Geschäftsbereich 5 Sportvereine ) Weitergabe von Adressen und persönlichen Daten von Spielern und Mannschaftsverantwortlichen an Versicherungen. Immer wieder versuchen Versicherungen von den Geschäftsstellen des BHV und seiner Bezirke Adressen von Spielern zu erfragen. Sie wollen damit erreichen (versuchen es zumindest), bei Sportverletzungen Regress von dem vermeintlichen Verursacher zu fordern. Spieler und Mitglieder der Vereine sind nicht Mitglieder des BHV. Der BHV kann keine Adressen von Nichtmitgliedern herausgeben. Auf Anweisung des Datenschutzbeauftragten werden Antworten auf solchen Anfragen nicht erteilt. Nur wenn es richterliche Anordnungen gibt, kann der BHV Adressen an das zuständige Gericht weiter geben. Dies gilt im Übrigen auch für die Weitergabe von Spielberichten mit den persönlichen Daten von Spielern (z.b. Geburtstage). Es ist wie man hört üblich, dass Vereine die Spielberichtsbogen kopieren und an Pressevertreter verteilen. Es ist erlaubt, die 1. Seite des Spielberichtsbogens (Spielverlauf, Tore, Pausen- und Endstand etc.) weiterzugeben, wenn die Geburtsdaten der Spieler unkenntlich gemacht wurden. (Quelle mündliche Auskunft des Landesamtes für Datenschutz an die niedersächschiche HV-Geschäftsstelle.)

14 Seite 14 von 15 5) Verwendung von Bildern und Logos Wiederholt wurden die Vereine und die Bezirke (Bezirksvorsitzende und Geschäftsstellen) auf die gesetzlichen Regelungen (Urheberrecht und Recht am eigenen Bild) bei der Verwendung von Bildern und Logos auf den Vereinsschriftsachen und dem Internetauftritt der Vereine hingewiesen. Beispiele den BHV betreffend: Ein Verein, der für den BHV ein Turnier organisiert hat, hat in bester Absicht (und Dienstleistung) einen Anfahrtsweg zur Halle ins Internet gestellt. Nach über einem Jahr meldete sich der Rechtsvertreter eines Verlages, der das Urheberrecht auf die ins Internet gestellte Landkarte hatte, und hat neben einer Unterlassungserklärung zur weiteren Verwendung des Bildes, dem BHV einen Betrag von 800 (was noch billig war!) in Rechnung gestellt. Siehe dazu auch die Urheberechtsklage, die der SHV zu bestehen hatte, weil Bilder in die Unterlagen zur Schiedsrichterausbildung eingestellt wurden, auf die ein Unternehmer das Urheberrecht hatte. Dabei war auch ein bayerscher Verein betroffen, der dann allerdings mit Hilfe des VP Recht des BHV seitens des SHV von der Klage freigestellt wurde. Der SHV hat die gesamte Forderung an alle betroffenen Vereine und Landesverbände mit Hilfe der ARAG übernommen.

15 Seite 15 von 15 IV. Formulare Der BHV hat zusammen mit dem Verbandsspielwart der Männer, Klaus-Dieter Sahrmann, und dem Geschäftsführer des Bezirkes Oberfranken, Günter Stöcker, Formulare zur Mannschaftsmeldung und die dazugehörenden Datenblätter der Vereine entworfen, die den Datenschutzanforderungen entsprechen. Diese Formulare wurden allen BHV-Mitarbeitern im Spielbetrieb sowie allen Bezirksgeschäftsstellen zu geleitet. Auch die übrigen Formblätter des BHV wie z.b. Veröffentlichung von Adressen und Bildern im Internet, Anforderung von Spielausweisen etc. wurden nasch den Anforderungen des Datenschutzgesetzes überarbeitet. V. Weitere Aufgaben Derzeit wird an der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse gearbeitet sowie die neusten Vorschriften - soweit möglich zeitnah umgesetzt. Erlangen, München, 01. Juli 2011 Datenschutzbeauftragter