Rechtssicherheit beim Gebäudebetrieb - Dokumentationspflichten und Lösungen. Christoph Niewöhner Haan, Seite 1

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1 Rechtssicherheit beim Gebäudebetrieb - Dokumentationspflichten und Lösungen Christoph Niewöhner Haan, Seite 1

2 Inhalt Anforderungen Legal Compliance für Anlagensicherheit / Arbeitsschutz Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Gefährdungsbeurteilung Umsetzung / Kontrolle / Dokumentation Zusammenfassung Seite 2

3 1. Anforderungen Legal Compliance für Anlagensicherheit / Arbeitsschutz Seite 3

4 Anforderungen Legal Compliance Wer eine potentielle Gefahrenquelle eröffnet und betreibt, muss alles Erforderliche tun, um diese Gefahrenquelle sicher zu betreiben. Risiko des Organisationsverschuldens mit persönlicher Haftung des Verantwortlichen Der Arbeitgeber muss geeignete Maßnahmen des Arbeitsschutzes ergreifen, um u.a. die Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigen zu gewährleisten Seite 4

5 Anforderungen Legal Compliance Legal Compliance im technischen Bereich sicherzustellen, heißt, die drei W s in der Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens zu definieren und umzusetzen. Diese zielgerichtete Wahrnehmung der Unternehmerverantwortung muss im Schadensfalle nachgewiesen werden können. WAS ist konkret zu tun? WER tut ist? WIE/WANN wird es getan und dokumentiert? Seite 5

6 Anforderungen Legal Compliance WAS: Die zahlreichen Anforderungen des Gesetzgebers sind einzuhalten. Problem: Der rechtlich-technische Ordnungsrahmen ist nicht nach betrieblichen Anforderungen (z.b. nach Tätigkeiten, Anlagen, Arbeitsmitteln, Unternehmensprozessen) stukturiert sondern nach Themengebieten. Arbeitsschutzgesetz Gefahrstoffverordnung Bildschirmarbeitsverordnung Verordnung über arbeitsmedizinische Vorsorge Berufsgenossenschaftliche Lastenhandhabungsverordnung Regelwerke, Informationen und Grundsätze Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung Betriebssicherheitsverordnung Technische Anlagen und Einrichtungen nach Bauordnungsrecht Datenschutz Feuerungsanlagen Eichpflichtige Messgeräte Abfallrecht Arbeitssicherheitsgesetz DVGW-Regelwerk usw.. Strahlenschutzverordnung Röntgenverordnung VDE-Regelwerk Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Benutzung persönlicher Schutzausrüstung bei der Arbeit Arbeitsstättenverordnung Abwasserrecht Biostoffverordnung Seite 6

7 Anforderungen Legal Compliance WER: Der Verantwortliche muss eindeutige Festlegungen der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche treffen. Im Rahmen der Delegation von Aufgaben und Pflichten muss er seine Auswahl-, Anweisungs- und Aufsichtsverantwortung stets wahrnehmen. Regeln bei der Delegation von Verantwortung: Auswahl der geeigneten Mitarbeiter (Qualifikation) Anweisung der ausgewählten Mitarbeiter (Aufstellen von genauen Regeln) Übertragung der notwendigen Kompetenzen Überwachung der anweisungsgemäßen Umsetzung Verantwortung kann nie vollständig übertragen, allenfalls geteilt werden! Seite 7

8 Anforderungen Legal Compliance WIE/WANN: Der Verantwortliche hat genaue Regelungen aufzustellen, in welcher Art und Weise und zu welchem Zeitpunkt die gesetzlichen Anforderungen umgesetzt und dokumentiert werden. Gefährdungsbeurteilungen Arbeits- und Betriebsanweisungen Unterweisungen Prüfungen an Anlagen, Maschinen Interne Audits und Begehungen Bestellung von Beauftragten Erlaubnisschein für Fremdfirmen Dokumentation auf Papier / in einer Software usw. Seite 8

9 Anforderungen Legal Compliance Der technische Leister muss zur Erreichung von Legal Compliance im technischen Bereich zusammengefasst folgende Punkte sicherstellen: Kenntnis der relevanten, gesetzlichen Anforderungen Übersetzung und Konkretisierung der gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die eigenen Anlagen, Betriebsmittel und Organisation, d.h. Definition von konkreten Pflichten Delegation der Pflichten Kontrolle, dass die Pflichten auch tatsächlich fristgerecht umgesetzt werden Dokumentation der Pflichtendurchführung Gesetzliche Rahmenbedingungen regelmäßig auf relevante Änderungen überprüfen Seite 9

10 2. Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Seite 10

11 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Experten bilden ihr Wissen aus Gesetzen, Verordnungen, Normen und technischen Regeln vollständig in Form von Objekttypen/Quellen ab. Anlagen Personen Brandschutzklappen Aufzug Trinkwassererwärmer Leitern und Tritte Raumlufttechnische Anlage Steigleitung Brandmeldeanlage Flucht- und Rettungswege usw. Befähigte Person Arbeiten unter Spannung Elektrotechnisch unterwiesene Person Verantwortliche Elektrofachkraft Ersthelfer Beauftragte Person Aufzugsanlagen Vorsorgeuntersuchungen Benannte Beschäftigte zur Brandbekämpfung usw. Seite 11

12 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Objekttypen werden permanent auf Rechtsaktualität überwacht und bei Änderungen automatisch und elektronisch aktualisiert. BG Regelwerk AbwasserV Objekttyp Experte DVGW Regelwerk Experte VAwS 2. BImSchV DIN- Normen Experten- BetrSichV Netzwerk Landesbauordnungen TRGS, TRBA GefStoffV Objekttyp Objekttyp ArbSchG Experte DWA Regelwerk Seite 12

13 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Eine Quelle / ein Objekttyp beschreibt die Ganzheitlichkeit der Arbeitgeber-/ Betreiberverantwortung. Experte Maßnahme(n) inkl. Beschreibung Rechts- und Beurteilungsgrundlagen Qualifikation des Durchführenden Zyklus der Maßnahme mit Toleranzen Arbeitsplan / Checkliste Quelle / Objekttyp Beispiel: Quelle Brandmeldeanlage (Rheinland-Pfalz) Betrieb der Brandmeldeanlage organisieren (Betriebsbuch) Informationspflicht gegenüber zuständiger Bauaufsichtsbehörde nachkommen Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme durchführen Wiederkehrende Begehung (3 Monate) Wiederkehrende Inspektion (3 Monate) Wiederkehrende Wartung (jährlich) Wiederkehrende Funktionsprüfung (jährlich) usw. Seite 13

14 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Abfallzerkleinerungsmaschinen Absaugeinrichtungen an Verpackungs- und Verpackungshilfsmaschinen Acetyleneinzelflaschenanlagen Anlagen zur Herstellung von Isolierglas Arbeiten an Gasleitungen Arbeiten mit Flüssigkeitsstrahlern Arbeiten mit Strahlgeräten (Strahlarbeiten) Arbeiten und Aufenthalt in Kühlräumen Arbeitsmaschinen der chemischen Industrie, der Gummi- und Kunststoffindustrie Arbeitsplattformen an Ramm- und Bohrgeräten Aufzugsanlagen Austauschbare Kipp- und Absetzbehälter Autogasanlagen Beschickungseinrichtungen an Holzspäne- und Holzstaubfeuerungen Beschickungseinrichtungen galvanotechnischer Anlagen Besondere Druckgeräte Begehbare Innenmischer Blasformmaschinen Extruder Farbwalzwerke Walzwerke und Kalander Aufzüge Maschinen Mühlen-Bremsfahrstühle Personen-Umlaufaufzüge Außenliegende Heiz- oder Kühleinrichtungen Druckgeräte aus Glas Druckgeräte für Feuerlöschgeräte und Löschmittelbehälter Druckgeräte für Gase oder Gasgemische in flüssigem Zustand Druckgeräte für Gase oder Gasgemische mit Betriebstemperaturen unter -10 Grad Celsius Druckgeräte für nicht korrodierend wirkende Gase oder Gasgemische Seite 14

15 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik MAQSIMA TMS deckt aktuell den überwiegenden Teil des rechtlich-technischen Ordnungsrahmens ab. Im MAQSIMA enthaltende Rechtsgebiete: Abwasser Arbeitsmedizinische Vorsorge Arbeitsplatz / Tätigkeiten Arbeitsschutzorganisation Arbeitsstätte Biologische Arbeitsstoffe CSC-Container Datenschutz Eichpflichtige Messgeräte Erdgasanlagen (Kundeneigentum) Erkenntnisquellen BetrSichV. Fernwärmeübertragungsstationen (Kundeneigentum) Feuerungsanlagen Gefahrgüter Gefahrstoffe Genehmigungsbedürftige Anlagen Kehr- und überwachungspflichtige Anlagen Persönliche Schutzausrüstung Stoffe, die zum Abbau der Ozonschicht führen Technische Anlagen und Einrichtungen nach Bauordnungsrecht Musteranlagen nach Musterprüfverordnung Technisches Sicherheitsmanagement Trinkwasseranlagen (Kundeneigentum) UVV-Prüfungen Verkehrssicherungspflichten Wassergefährdende Stoffe zum Verkehr auf öffentlichen Straßen zugelassene Fahrzeuge Seite 15

16 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Im Rahmen einer gemeinsam durchgeführten Maßnahmenermittlung vor Ort werden die für das Unternehmen relevanten Quellen/Objekttypen aufgenommen. Pflichtenermittlung auf Basis der Quellen / Objekttypen für: Anlagen / Arbeitsmittel Arbeits- / Gefahrstoffe Beschäftigte Explosionsschutz Gebäude / Gebäudeeinrichtungen Persönliche Schutzausrüstung Qualifikationen / Tätigkeiten Seite 16

17 Gesetzliche Anforderungen / Stand der Technik Der MAQSIMA TMS/ Web Explorer informiert die Mitarbeiter im Intranet über den aktuellen Stand der gesetzlichen Verpflichtungen. Vorteile MAQSIMA TMS/ Web Explorer kurze Einführungszeit geringer Installationsaufwand Zugriff über Intranet / Internet vollständiger Inhalt des Objekttyps Automatische Benachrichtigung per bei Änderung Seite 17

18 3. Gefährdungsbeurteilung Seite 18

19 Gefährdungsbeurteilung Die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen ist ein wesentlicher Bestandteil zur Erreichung von Legal Compliance. Insbesondere bei Rechtsquellen (Objekttypen, die die Wertigkeit zu berücksichtigen haben, kann und muss der Betreiber die Umsetzung der Vorgaben unter Berücksichtigung seiner konkreten betrieblichen Anforderungen überprüfen und das Ergebnis entsprechend dokumentieren. Gesetzliche Anforderungen, Stand der Technik Umsetzung, Kontrolle, Dokumentation Gefährdungsbeurteilung Seite 19

20 Gefährdungsbeurteilung MAQSIMA LAW/ Gefährdungsbeurteilung unterstützt den Verantwortlichen bei der strukturierten Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen. Vorteile MAQSIMA TMS/ GB Zeitersparnis durch Rückgriff auf standardisierte Quellen Hinterlegte, anpassbare Fragenkataloge nach BAuA, ArbStättV, GefStoffV, BetrSichV Änderungsassistent bei Änderung der gesetzlichen Vorgaben Weiterverwendung der Maßnahmen in operativen Systemen Seite 20

21 4. Umsetzung / Kontrolle / Durchführung Seite 21

22 Umsetzung / Durchführung / Kontrolle Zur Erreichung von Legal Compliance muss ein vollständiger Regelkreis von der Identifizierung der Betreiberpflichten bis zur Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung vorhanden sein. Identifizierung der Betreiberpflichten auf Basis der Quellen / Objekttypen ggf. Anpassung an betr. Besonderheiten Dokumentation / Kontrolle Zuordnung Betreiberpflichten zu vorhandenen Equipments Terminplanung / Terminoptimierung / Termindurchführung Legende MAQSIMA/ TMS Fremd-System Seite 22

23 Umsetzung / Durchführung / Kontrolle Je nach Anforderungen können mit MAQSIMA TMS unterschiedliche Einsatzszenarien realisiert werden. MAQSIMA TMS Maßnahme. Facility Managementoder SAP R/3-System Seite 23

24 Umsetzung / Durchführung / Kontrolle Die Vorgaben aus den Quellen / Objekttypen und die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung werden in MAQSIMA TMS/ Terminmanagement zur Umsetzung bereitgestellt. Vorteile MAQSIMA TMS/ TD Dokumentation der Maßnahmendurchführung Eskalation bei Terminüberschreitungen Dokumentation von Mängeln bei Prüfungsdurchführung sowie der Mangelbeseitigung Dokumentation von durchgeführten Unterweisungen und Schulungen sowie von Audits und Begehungen Seite 24

25 Umsetzung / Durchführung / Kontrolle MAQSIMA TMS besitzt integrierte Warn- und Eskalationsmechanismen per bei drohenden Versäumnissen oder ungewöhnlichen Ereignissen (z.b. Prüfung mit mangelhaften Ergebnis, Störung). Seite 25

26 5. Zusammenfassung Seite 26

27 Zusammenfassung Im Rahmen des halbjährlichen Updates (Anpassung der Quellen / Objekttypen an rechtliche Veränderungen) erhalten unsere Kunden auch den KID (Kunden- Informations-Dienst). Information über neue Objekttypen Informationen, welche Objekttypen sich aufgrund von Rechtsänderungen aktualisiert wurden FAQ im rechtlichen Bereich Neuerung in der Software Seite 27

28 Zusammenfassung Die MAQSIMA TMS Software besteht aus mehreren, integrierten Modulen, die jeweils auf die spezifischen Anforderungen der Anwender zugeschnitten sind. Reporting Lagerverwaltung FM- Schnittstelle Gefährdungsbeurteilung Barcode Rechtsupdates Instandhaltung Unterweisungsmanagement Prüfungsmanagement Betriebsanweisung Betreiberpflichten Gefahrstoffe Seite 28

29 Zusammenfassung MAQSIMA TMS ist eine komplette Lösung zum Management der rechtlichen und internen Verpflichtungen. Softwarelösung zur Umsetzung von Legal Compliance im technischen Bereich Integrierte Bereitstellung von Expertenwissen Update bei Veränderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen Schnittstelle zur Anbindung Fremdsystemen (z.b. Facility Management-Systemen) Unterstützung bei der Aufnahme der rechtlichen Verpflichtungen Seite 29

30 5. MAQSIMA Plattform Software für mehr Sicherheit! Seite 30