3 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung

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1 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung: Allgemeines zur Bearbeitung von Vertriebsbelegen 1 Bitte prüfen und ggf. im System ergänzen: Kurzbeschreibung Parameterwert Werk HH00 WRK Verkaufsorganisation DN00 VKO Buchungskreis DE00 BUK Lagerort TG00 LAG Einkaufsorganisation DE00 EKO SPARTE BI SPA VERTRIEBSWEG WH VTW Verkaufsbüro HH00 VKB Verkaufsgruppe DE VKG Parameter- ID? Terminauftrag Belegkopf Datum Geschäftspartner allgemeine kaufm. Daten Position 010 Material-Nr Einteilung 010/1 20 Stück am Position 020 Material-Nr Einteilung 020/1 15 Stück am Einteilung 020/2 15 Stück am Stück 30 Stück Materialnummer Ihres Tretrollers (aus 2.1): Debitorennummer (Kunde): Kreditorennummer (Lieferant): 3 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung 3.1 Allgemeines zur Bearbeitung von Vertriebsbelegen Aufbau von Vertriebsbelegen Alle Vertriebsbelege haben einen einheitlichen Aufbau und gliedern sich in Kopf- und Positionsebene. Eine Position kann bei Abweichungen von Terminen und Mengen (z.b. bei Mehrfachlieferung aufgrund nicht vorhandener Lagerbestände) in weitere Einteilungen untergliedert werden. Abbildung 3-1: Schematischer Aufbau eines Vertriebsbelegs Auf Kopfebene werden u.a. allgemeine kaufmännische Daten, positionsübergreifende Konditionen (z.b. Frachtkosten), das Auftragsdatum, Daten zum Kunden (Rechnungsempfänger, Regulierer, Warenempfänger etc.) und Bestelldaten gespeichert. Auf Positionsebene werden positionsabhängige Konditionen, vom Belegkopf abweichende kaufmännische Daten, sowie Informationen zum Kunden erfasst. Auf Einteilungsebene werden Versanddaten (z.b. bestätigter Liefertermin und bestätigte Menge) sowie Beschaffungs- und detaillierte Verkaufsinformationen hinterlegt.

2 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung: Aktivitäten im Geschäftsprozess Auftragsabwicklung Belegfluss Vertriebsbelege sind in sachlogischer Folge verknüpft. Um die durchgängige und vollständige Bearbeitung zu überprüfen, können Sie sich den Belegfluss, d.h. Vorgänger- und Nachfolgerbelege sowie deren Status anzeigen lassen. Möglich ist dies jeweils während der Belegbearbeitung über das Menü: UMFELD > BELEGFLUSS ANZEIGEN. Belegfluss die Anfragemenge ein. Die Anfrage soll acht Wochen gültig sein. Sie räumen dem Kunden zunächst nur den Kunde/Materialrabatt in Höhe von 15,- ein. Alle anderen Abschläge sind aus dem Preisfindungsschema zu löschen. zum Ändern der Konditionen Position markieren und Schalter drücken (Alternativ über das Menü: SPRINGEN > POSITION > KONDITIONEN). Die zu löschenden Zeilen müssen nun markiert werden. Über den Schalter ZEILE LÖSCHEN werden die Konditionen entfernt. Nachdem Sie die Anfrage erfasst haben, sichern Sie den Beleg. Teilen Sie dem Kunden den Auskunftspreis (Nettowert) mit und notieren die Belegnummer. Auftrag Lieferung Faktura Buchungsbeleg Abbildung 3-2: Belegfluss - Verknüpfung von Vertriebsbelegen 3.2 Aktivitäten im Geschäftsprozess Auftragsabwicklung Anfrage eines Kunden erfassen Ihr Kunde möchte Tretroller bei Ihnen kaufen und stellt eine Anfrage. Die Anfragemenge beträgt 20 Stück, Wunschlieferdatum des Kunden ist in vier Wochen. Erfassen Sie die Anfrage des Kunden im System und ermitteln Sie einen Auskunftspreis. zum Anlegen einer Anfrage LOGISTIK > VERTRIEB > VERKAUF > ANFRAGE > ANLEGEN Die Anfrageart ist AF. Denken Sie daran, dass Vertriebsbelege spartenübergreifend mit der Spartennummer BI erfasst werden. Geben Sie in der Eingabemaske die Nummer Ihres Tretrollers und Anfragenummer: Auskunftspreis (Nettowert): Welchen Materialpreis hat das System bei der automatischen Preisfindung ermittelt? Warum wurden die anderen im Kapitel 2 über die Konditionspflege hinterlegten Materialpreise nicht gezogen? Angebotserstellung Bezugnehmend auf seine Anfrage bittet der Kunde nun um ein Angebot. Die Angebotserstellung vereinfacht sich, da das Angebot mit BEZUG ZUR ANFRAGE erstellt werden kann (Angebotsart: AG). zur Angebotserstellung LOGISTIK > VERTRIEB > VERKAUF > ANGEBOT > ANLEGEN Schalter ANLEGEN MIT BEZUG

3 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung: Aktivitäten im Geschäftsprozess Auftragsabwicklung 3 Alle Daten der Anfrage werden in das Angebot übernommen. Im Angebot räumen Sie dem Kunden nun zusätzlich den vom System vorgeschlagenen allgemeinen Kundenrabatt ein - der Preisgruppenrabatt soll zunächst weiterhin nicht berücksichtigt werden. Starten Sie anschließend eine neue Preisfindung über den Schalter Aktualisieren und die Auswahl B (neue Preisfindung durchführen). Was erkennen Sie? Dieses Angebot soll, wie bereits vorher die Anfrage, acht Wochen gelten. Sehen Sie sich danach einmal die Felder der Auftragsposition an. Falls Sie die Bedeutung eines Feldes nicht erkennen, gehen Sie mit dem Cursor in das Feld und betätigen die Hilfefunktion (F1). Sichern Sie das Angebot und notieren Sie die Belegnummer. Falls der Beleg noch nicht vollständig bearbeitet sein sollte, wird dies angegeben. Verzweigen Sie in die unvollständigen Felder und tragen Sie die fehlenden Werte nach. Versuchen sie nun erneut, den Beleg zu sichern. Angebot: Kreditlinie einrichten Da Sie sicher sind, dass Ihr Kunde den Auftrag an Ihr Unternehmen vergibt, legen Sie für ihn die Kreditlinie fest. Das Kreditlimit eines neu angelegten Debitors wird in den Stammdaten des Kreditmanagements gepflegt. Tragen Sie den für Großhandelskunden üblichen Kreditrahmen von ,00 EUR ein. Nehmen Sie diese Einstellung bitte im Kreditkontrollbereich Global vor. Markieren Sie dabei die Sicht Status. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > KREDITMANAGEMENT > STAMMDATEN > ÄNDERN Sichern Sie Ihre Eingaben Auftragsbearbeitung In der Zwischenzeit hat Ihr Kunde das Angebot erhalten und vergibt den Auftrag an die GBI Inc. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie den im Angebot eingeräumten Abschlag von 5,00% auf 10,00% erhöhen. Dieser Abschlag soll auch für zukünftige Bestellungen gelten. Weiterhin soll ein zusätzlicher Aktionsrabatt von 10,00 % auf den Bruttopreis eingeräumt werden. Sie willigen ein und beginnen mit der Erfassung eines Terminauftrags (Auftragsart TA) im System. LOGISTIK > VERTRIEB > VERKAUF > AUFTRAG > ANLEGEN Legen Sie den Auftrag mit Bezug zu Ihrem Angebot an (Schalter ANLEGEN MIT BEZUG) Beim Anlegen des Auftrages wird automatisch eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt. Das System meldet, dass eine Endlieferung zum Wunschlieferdatum nicht möglich ist. Drücken Sie den Schalter WEITER. Das System übernimmt nun die Daten aus dem Angebot, das Sie angegeben haben. Als Bestellnummer tragen Sie bitte eine individuelle Nummer Ihrer Wahl ein. Im weiteren Verlauf der Auftragsbearbeitung führen Sie folgende Tätigkeiten aus: Verfügbarkeitsprüfung, Preisfindung, Ergänzung weiterer Auftragspositionen und Ausdruck der Auftragsbestätigung Auftragsbearbeitung Verfügbarkeitsprüfung In der Verfügbarkeitsprüfung wird ermittelt, ob genügend Material am Lager ist, um den aktuellen Auftrag beliefern zu können. Abhängig von den Einträgen im Materialstamm werden Einzeloder Tagesbedarfe überprüft.

4 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung: Aktivitäten im Geschäftsprozess Auftragsabwicklung 4 Wenn die erforderliche ATP 1 -Menge nicht am Lager ist, werden Sie über die Liefersituation und die am Lager verfügbaren Mengen (LG-Bestand) automatisch informiert. Alternativ kann diese Prüfung manuell ausgeführt werden. im Auftragsbeleg UMFELD > VERFÜGBARKEIT Wie hoch ist die ATP-Menge für Ihren Tretroller? Warum? ATP-Menge: Da der Lagerbestand nicht ausreicht, um den Auftragsbedarf zu decken und Termine und Mengen abweichen, wird die Auftragsposition Tretroller automatisch in Einteilungen untergliedert. Geben Sie für die komplette Menge das Wunschlieferdatum des Kunden als Liefertermin (Spalte 1. Datum, in der Positionszeile) an Auftragsbearbeitung - Preisfindung Die Preisfindung erfolgt im System automatisch. Um dies zu erreichen, werden Konditionsarten, Konditionssätze, Konditionstabellen, Zugriffsfolgen, Kalkulationsschemata sowie Daten zur Schemaermittlung benötigt. Um die Preisermittlung zu bearbeiten, müssen Sie in der Belegbearbeitung auf den Schalter klicken. In der Konditionspflege können Sie dann die (automatisch getroffene) Preisfindung verändern, indem Sie das bestehende Schema um weitere Konditionsarten und -sätze ergänzen bzw. Konditionsarten manuell entfernen. Eine detaillierte Untersuchung der Preisfindung ist möglich, wenn Sie die Schaltfläche ANALYSE drücken. Details zu einzelnen Konditionen können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in die entsprechenden Konditionen klicken. Überarbeiten Sie die Preisfindung zur Auftragsposition Ihres Tretrollers. Erhöhen Sie den Abschlag für den Kundenrabatt von 5,00% auf 10,00%. Da dieser Abschlag vereinbarungsgemäß dauerhaft gelten soll, verändern Sie die Stammdaten zum Kundenrabatt entsprechend. Falls Sie nicht mehr wissen, wie die Abschläge dauerhaft geändert werden, schauen Sie in Abschnitt noch einmal nach. Zur Änderung der Stammdaten öffnen sie einen neuen Modus, um die Auftragsbearbeitung nicht abbrechen zu müssen. Schließen Sie diesen Modus nach erfolgter Änderung wieder. Aktualisieren Sie anschließend die Preisfindung erneut. Warum kommt die Änderung des Kundenrabatts in den Konditionsstammdaten hier nicht zum tragen? Welchen betriebswirtschaftlichen Hintergrund können Sie sich hier vorstellen? Nehmen Sie nach der Aktualisierung der Preisfindung die ursprünglichen Einstellungen vor: Kundenrabatt 10% Preisgruppenrabatt wird nicht eingeräumt Fügen Sie für die Tretroller eine zusätzliche Konditionsart ein, um den Aktionsrabatt in Höhe von 10% zu gewähren. Klicken Sie dafür in der Auftragsbearbeitung auf den Schalter und fügen Sie eine neue Position ein. Welche Konditionsart verwenden Sie, um den Aktionsrabatt zu gewähren? Konditionsart für Aktionen: Sie können sich darüber hinaus weitere Details zur Preisfindung anzeigen lassen, indem Sie über die Schaltfläche ANALYSE in die Konditionsanalyse Preisfindung wechseln. Führen Sie diese Analyse durch. Was würde passieren, wenn Sie den Schalter AKTUALISIEREN betätigen und eine neue Preisfindung durchführen? 1 ATP = available to promise

5 Geschäftsprozess Auftragsabwicklung: Aktivitäten im Geschäftsprozess Auftragsabwicklung 5 Fahren Sie ohne zu speichern mit der nächsten Aufgabe ( ) fort Auftragsbestätigung drucken Um einen Vertriebsbeleg auszudrucken, müssen Sie aus dem Menü zur Änderung eines Verkaufsbelegs die Befehle ZUSÄTZE > NACHRICHTEN > KOPF > BEARBEITEN auswählen. In dem folgenden Dialog müssen die jeweilige Nachrichtenart (Auftragsbestätigung), das Ausgabemedium (Druckausgabe), die Ausgabesprache, die Rolle (Auftraggeber) und der Nachrichtenempfänger (Partner=Debitorennummer) festgelegt werden. Zusätzlich finden Sie in dieser Bearbeitungsmaske zwei Schalter: KOMMUNIKATIONSMITTEL und ZUSATZANGABEN. Klicken Sie auf den Schalter KOMMUNIKATIONSMITTEL und hinterlegen Sie die benötigten Informationen zur Druckausgabe (Drucker LOCL in Logische Destination, Anzahl der Ausdrucke und Zeitpunkt der Ausgabe (sofort)). Unter ZUSATZANGABEN legen Sie den Versandzeitpunkt (sofort versenden (beim Sichern der Anwendung)) für die Nachricht fest. Nachdem Sie die Eingaben vorgenommen haben, wechseln Sie zurück in die Belegbearbeitung und vervollständigen ggf. Ihre Eingaben. Sichern Sie Ihren Auftrag und notieren Sie die Belegnummer. Der Ausdruck wird nun automatisch erstellt. Wählen Sie dazu in der Druckerauswahlmaske den PDF-Drucker aus. Auftragsnummer: Lassen Sie sich abschließend den Belegfluss anzeigen (vgl. Abschnitt 3.1.2). Beachten Sie bitte, dass Sie sich den Belegfluss nicht während des Anlegens eines Auftrags anzeigen lassen können, sondern nur während des Änderns oder Anzeigens eines Auftrags! Um Ihren Kundenauftrag so schnell wie möglich zu beliefern, erstellen Sie nun eine Bestellanforderung (BanF) an den Einkauf, damit die Tretroller umgehend bestellt werden Bestellanforderungen Das Bestellwesen der GBI Inc. ist zentral organisiert. Der Vertrieb und andere Fachabteilungen geben Materialbedarfe in Form von Bestellanforderungen an den Einkauf, der die weitere Bearbeitung übernimmt. Um Tretroller zu beschaffen, legen Sie zunächst im System eine Bestellanforderung (BanF) an. LOGISTIK > MATERIALWIRTSCHAFT > EINKAUF > BANF > ANLEGEN Klicken Sie ggf. auf das Symbol für die Details zur Positionsübersicht. In der Eingabemaske geben Sie die Materialnummer Ihres Tretrollers sowie das gewünschte Lieferdatum (Datum muss vor der nächsten Übung liegen), das bestellende Werk (Hamburg, HH00), den Lagerort (Fertigwarenlager, TG00), die zuständige Einkäufergruppe (E00) und die Warengruppe (BIKES) an. Das Kästchen für die Bezugsquellenfindung ist nicht zu markieren. Geben Sie die Anforderungsmenge von 30 Stück (20 Stück für den Auftrag und 10 Stück für den festgelegten Sicherheitsbestand) sowie die für den Einkauf zuständige Einkaufsorganisation (DE00) ein. Weitere Vorschlagsdaten benötigen Sie nicht. Sichern Sie den Beleg und notieren Sie die Belegnummer. Bestellanforderung: