betreffend die Aufzeichnung von Geschäften mit Finanzinstrumenten Verordnung (EG) Nr. 1287/2006 der Kommission

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1 Wegleitung betreffend die Aufzeichnung von Geschäften mit Finanzinstrumenten Verordnung (EG) Nr. 1287/2006 der Kommission Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 2 2. GELTUNGSBEREICH 2 3. AUFZEICHNUNG VON GESCHÄFTEN MIT FINANZINSTRUMENTEN Gegenstand der Aufzeichnungspflicht Anforderungen an die Aufzeichnung Kontinuierliche, einheitliche Führung der Aufzeichnungen Elektronische oder physische Führung der Aufzeichnungen Zeitpunkt der Aufzeichnung Inhalt der Aufzeichnungen im Einzelnen Aufzeichnung von eingehenden Aufträgen und getroffenen Handelsentscheidungen (Auftragsbuch) Aufzeichnung von Auftragsweiterleitungen (Brokerauftragsbuch) Aufzeichnung von Geschäften (Transaktionsjournal) 8

2 1. Einleitung 1 Diese Wegleitung erläutert die Bestimmungen von Art. 8f BankG und Anhang 7.4 VI. BankV sowie der Verordnung (EG) Nr. 1287/2006 der Kommission zu Art. 13 Abs. 6 MiFID und beschreibt die diesbezügliche Verwaltungspraxis der FMA. 2 Diese Wegleitung erläutert namentlich wie die von der FMA beaufsichtigten Banken und Wertpapierfirmen sowie die Zweigstellen ausländischer Banken, Finanzinstituten oder Wertpapierfirmen die Pflicht zur Aufzeichnung über Kundenaufträge und - geschäfte zu erfüllen haben. 3 Diese Wegleitung setzt kein Recht. Sie dient lediglich der Verlautbarung des gegenwärtigen Standes der Rechtsanwendung. Rechtlich massgebend sind einzig die Bestimmungen nach Art. 8f BankG und Anhang 7.4 VI. BankV sowie die Verordnung (EG) Nr. 1287/2006, welche Bestandteil des unmittelbar anwendbaren Rechts bildet. 2. Geltungsbereich (Art. 13 Abs. 6 MiFID) 4 Diese Wegleitung gilt für die Aufzeichnungen im Rahmen der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen durch: a. Banken, Wertpapierfirmen und Vermögensverwaltungsgesellschaften; b. Fondsleitungen, sofern sie die Verwaltung von Einzelportfolios nach Art. 24 Abs. 3 Bst. a IUG betreiben; c. Zweigstellen von Banken, Finanzinstituten und Wertpapierfirmen aus dem EWR in Liechtenstein 5 Die in Rz 4 genannten Institute werden nachfolgend gemeinsam als Institute bezeichnet. 6 Soweit diese Wegleitung für die Vermögensverwaltungsgesellschaften besondere Bestimmungen aufstellt, gelten diese Bestimmungen immer auch für die Tätigkeit von Fondsleitungen nach Rz 4 Bst. b. 2/9

3 3. Aufzeichnung von Geschäften mit Finanzinstrumenten (Art. 13 Abs. 6 MiFID, Art. 7 bis 8 Vo. 1287/2006) 3.1. Gegenstand der Aufzeichnungspflicht 7 Der Aufzeichnungspflicht unterliegen: a. alle eingehenden Aufträge und getroffenen Handelsentscheidungen, d.h. alle bei einem Institut eingehenden Aufträge zur Durchführung von Geschäften mit Finanzinstrumenten und alle von ihm getroffenen Handelsentscheidungen im Rahmen der Vermögensverwaltung für Kunden mit eigenem Ermessen sowie im Rahmen des Eigenhandels mit Bezug auf Geschäfte mit Finanzinstrumenten nach Anhang 1 Abschnitt C zum BankG; b. die Ausführung von Aufträgen und Handelsentscheidungen, d.h. die Durchführung von Geschäften mit Finanzinstrumenten unabhängig davon, ob die Ausführung durch die Bank oder Wertpapierfirma selbst erfolgt oder zur Ausführung an eine andere Person/Institution weitergeleitet wird Anforderungen an die Aufzeichnung Kontinuierliche, einheitliche Führung der Aufzeichnungen 8 Die Aufzeichnungen sind kontinuierlich und innerhalb des Instituts einheitlich zu führen ( Journal ). Es ist zulässig, die Aufzeichnungen in Teiljournalen zu führen. Teiljournale können a. für einzelne Finanzinstrument-Arten oder b. pro Niederlassung des Instituts geführt werden, oder c. eine Unterscheidung zwischen eingegangenen Aufträgen und getroffenen Handelsentscheidungen ( Auftragsbuch ), den an andere Banken oder Wertpapierfirmen zur Ausführung weitergeleiteten Aufträgen ( Brokerauftragsbuch ) und den getätigten Abschlüssen ( Transaktionsjournal ) vorsehen. 9 Das Institut hat im Falle der Führung von Teiljournalen sicherzustellen, dass die verlangten Informationen sämtlicher eingegangener Aufträge und getroffener Handelsentscheidungen sowie aller getätigten Abschlüsse in den Teiljournalen enthalten sind und die Kette der Auftragsabwicklung lückenlos und einfach nachvollziehbar ist. 10 Grundsätzlich ist eine zentralisierte Führung der Aufzeichnungen am Hauptsitz anzustreben. Bestehende selbständige Aufzeichnungsführungen durch Niederlassungen, die selbständig Geschäfte mit Finanzinstrumenten tätigen können, dürfen beibehalten werden. 3/9

4 Elektronische oder physische Führung der Aufzeichnungen 11 Die Aufzeichnungen bzw. die aufzeichnungspflichtigen Daten dürfen sowohl in Papierform als auch auf Bildträgern oder elektronischen Datenträgern geführt werden. Daten, die nicht in Papierform aufgeführt werden, müssen jederzeit und innert kürzester Frist der FMA oder den Revisionsstellen in Papierform zur Verfügung gestellt werden können. 12 Erfolgt die Ersterfassung von Aufträgen, der Weiterleitung oder Ausführungsbestätigung von Aufträgen in Form von Einzelbelegen in Papierform (z.b. Händlerfichen), verbunden mit zeitlich nachgelagerter Erfassung in einem Journal, so haben die Händlerfichen alle wesentlichen Angaben nach Ziff. 3.3 zu enthalten Zeitpunkt der Aufzeichnung 13 Ungeachtet, ob die Führung der Aufzeichnungen in Papier- oder in elektronischer Form erfolgt, hat die Erfassung von Aufträgen unmittelbar nach deren Eingang und bei Handelsentscheidungen unmittelbar nach deren Fällung zu erfolgen. Die Erfassung des Eingangszeitpunkts des Auftrages oder der Fällung der Handelsentscheidung hat gestützt auf von menschlichen Eingriffen unabhängige technische Einrichtungen zu erfolgen (z.b. durch eine Stempeluhr oder automatisierte Erfassung des Eintrags in das entsprechenden Datenfeld). 14 Die Vorgaben nach Rz 13 sind bei der Weiterleitung von Aufträgen in gleicher Weise einzuhalten. 15 Bei der nachträglichen Erfassung von individuellen Aufzeichnungen von Aufträgen (Entgegennahme und Weiterleitung) und deren nachträglicher Eintragung in das Journal, sind die automatisch vergebenen Zeitpunkte auf den individuellen Aufzeichnungen in das Journal zu übernehmen. 16 Ausgeführte Aufträge sind umgehend nach Eingang der Ausführungsbestätigung zu erfassen Inhalt der Aufzeichnungen im Einzelnen 17 Die Ziff bis der vorliegenden Wegleitung legen die einzelnen Informationen fest, welche im Journal zu erfassen sind. Der Übersichtlichkeit halber wird dabei von den folgenden drei Teiljournalen ausgegangen: a. Auftragsbuch; b. Brokerauftragsbuch; und c. Transaktionsjournal. 4/9

5 18 Die Institute sind frei, einzelne der Felder in den Ziff bis in mehrere Felder aufzuteilen oder weitere Informationen (z.b. Identifikationsnummer für einen Auftrag) zu erfassen. 19 Die Feldreihenfolge in den Ziff bis ist von den Instituten nicht zwingend zu übernehmen. Deren Übernahme wird jedoch empfohlen Aufzeichnung von eingehenden Aufträgen und getroffenen Handelsentscheidungen (Auftragsbuch) 20 Über eingehende Aufträge und getroffene Handelsentscheidungen sind unverzüglich nach Auftragseingang folgende Angaben aufzuzeichnen: Feldname 1. Kunde (Vertragspartner) 2. allfälliger Vertreter des Kunden Beschreibung Name oder sonstige Bezeichnung des Kunden. Wird der Name eines Kunden mit bestehender, dauerhafter Konto-/Depotbeziehung aufgezeichnet, so ist zweckmässigerweise auch die Stammnummer der Konto-/Depotbeziehung aufzuzeichnen. Name oder Bezeichnung des Vertreters Erteilt der Kunde den Auftrag nicht selbst, sondern wird er durch einen für die Konto-/Depotbeziehung (umfassend oder auf einzelne Verwaltungshandlungen beschränkt) Bevollmächtigten vertreten, so ist auch der Name des Vertreters aufzuzeichnen. Erteilt ein Organ des Kunden den Auftrag, so ist auch der Name des Organs aufzuzeichnen. 3. Identifikation des Finanzinstruments Gibt es für das betreffende Finanzinstrument einen gültigen ISIN-Code, muss die Identifikation über den ISIN-Code erfolgen. Ansonsten ist ein alternativer Identifikationscode (z.b. CH- Valorennummer) anzuführen. Sollte das besagte Finanzinstrument keinen einheitlichen Identifikationscode haben, muss zumindest der Name des Finanzinstruments oder im Falle eines Derivatekontrakts, die Merkmale dieses Kontrakts (z.b. call option, US style, 11/09, strike , on reg.shs. NoName Corp. ) aufgezeichnet werden. 4. Kauf-/Verkauf- Indikator Definiert, ob es sich um ein Kauf- oder Verkaufsgeschäft handelt. Bei einem Eigengeschäft ist dies aus Sicht des Instituts, im Falle eines Kundengeschäfts, aus der Sicht des Kunden, zu betrachten. 5/9

6 5. Andere Auftragsart Enthält Angaben zur Auftragsart, wenn es sich nicht um einen Kauf- oder Verkaufsauftrag handelt. Als andere Auftragsarten gelten insbesondere: a) Die Durchführung von Wertpapierfinanzierungsgeschäften wie Leih- oder Verleihgeschäfte, Repo- und umgekehrte Repo-Geschäfte und Sell-buy back - und Buy-sell back - Geschäfte; b) Die Ausübung von Optionen und Optionsscheinen; c) Primärmarktgeschäfte (so wie ihre Emission, Zuteilung oder Zeichnung) mit Aktien, aktienähnlichen Finanzinstrumenten, Schuldverschreibungen oder sonstigen verbrieften Schuldtiteln; d) Tauschgeschäfte mit Finanzinstrumenten; oder e) Zeichnung und Rückgabe von Anteilen eines Investmentunternehmens (Organismen für gemeinsame Anlagen). 6. Auftragstyp Enthält Angaben dazu, ob es sich um einen Limitenauftrag oder einen Auftrag zum Abschluss nach Marktbedingungen ( bestens ) sowie, ob es sich um einen Auftrag comptant oder auf Termin handelt. Bei Aufträgen auf Termin ist zudem der Erfüllungstermin festzuhalten. 7. Befristung des Auftrags 8. Weitere spezifische Auftragsbedingungen Enthält das Datum, bis zum welchem der Auftrag ausgeführt sein muss. Ist ein Auftrag nicht befristet, so wird er als good until cancelled erfasst. Enthält weitere spezifische Anweisungen, Bedingungen oder Details zur Auftragsausführung. Als spezifische Anweisungen gelten namentlich: a) Zulässigkeit oder Unzulässigkeit von Teilausführungen, wobei die Zulässigkeit nicht ausdrücklich aufgeführt werden muss, wenn die Allgemeinen Geschäftsbedingungen dies so vorsehen; b) Besondere Anweisungen zur Abrechnung des Auftrages (z.b. Zulässigkeit von warehousing Teilausführung eines Auftrags über mehrere Tage hinweg, wobei über diese Teilausführungen nur in einer, nach Abschluss der letzten Teilausführung erfolgenden Rechnung abgerechnet wird) c) Auftragsausführung über einen bestimmten, vom Kunden bezeichneten Broker ( directed orders ); d) Direkte Auftragserteilung durch den Kunden oder dessen Vertreter an einen Broker ( direct orders ). 9. Stückpreis a) Stückpreis steht bei Auftragserteilung fest: Preis, Ausgabepreis oder Liberierungsbetrag pro Finanzinstrument oder Derivatekontrakt ohne Provisionen und allfällige Marchzinsen. Im Falle von Schuldtiteln ist der Preis als 6/9

7 Prozentsatz des Nominalwerts anzugeben. b) Stückpreis steht bei Auftragserteilung nicht fest: Die Preis-, Ausgabepreis-, oder Liberierungsbetragslimite pro Finanzinstrument oder Derivatekontrakt ohne Provisionen und allfälligen Marchzinsen. Im Falle von Schuldtiteln ist die Preislimite als Prozentsatz des Nominalwerts anzugeben. 10. Währung der Notierung Die Währung, in der der Preis ausgedrückt wird. Wird der Preis im Falle einer Schuldverschreibung oder eines sonstigen verbrieften Schuldtitels als Prozentsatz ausgedrückt, ist dieser Prozentsatz anzugeben. 11. (Nominale) Menge Anzahl der Finanzinstrumente, des Nennwerts der Anleihe oder der Zahl der in das Geschäft einbezogenen Derivatekontrakte. 12. Art der Mengenangabe 13. Zeitpunkt der Auftragserteilung Angabe, ob es sich bei der Menge um die Anzahl der Finanzinstrumente, den Nominalwert der Schuldverschreibungen oder um die Zahl der Derivatekontrakte handelt. Datum und genauer Zeitpunkt des Auftragseingangs bzw. der Handelsentscheidung Aufzeichnung von Auftragsweiterleitungen (Brokerauftragsbuch) 21 Werden Aufträge an eine andere Bank oder Wertpapierfirma übermittelt, so sind folgende Informationen unmittelbar nach Übermittlung des Auftrags aufzuzeichnen: Feldname 1. Kunde (Vertragspartner) 2. Adressat der Weiterleitung (Beauftragter) 3. Inhalt des Auftrages 4. Zeitpunkt der Auftragsübermittlung Beschreibung Name oder Bezeichnung des Kunden (vgl. Ziff Feld Nr. 1) Bei der Weiterleitung von Aufträgen an eine anderes Institut oder Person ist der Name des beauftragten Instituts bzw. der beauftragten Person zu erfassen. Hier werden die genauen Bedingungen des Auftrages erfasst. Der Inhalt entspricht Ziff , Felder Nr. 1 bis 12. Datum und genauer Zeitpunkt der Auftragsübermittlung. 7/9

8 Aufzeichnung von Geschäften (Transaktionsjournal) 22 Über die Ausführung von Geschäften mit Finanzinstrumenten sind unverzüglich nach deren Ausführung bzw. bei weitergeleiteten Aufträgen nach Eingang der Ausführungsbestätigung folgende Angaben aufzuzeichnen: Feldname Beschreibung 1. Kunde (Vertragspartner) 2. Identifikation des Finanzinstruments vgl. Ziff , Feld Nr. 1 vgl. Ziff , Feld Nr Handelstag Tag, an dem das Geschäft ausgeführt wurde. Falls ein Geschäft ausserhalb Liechtensteins ausgeführt wurde, ist das in Liechtenstein geltende Datum anzugeben. 4. Handelszeit Der Zeitpunkt, zu dem das Geschäft ausgeführt wurde. Falls ein Geschäft ausserhalb Liechtensteins ausgeführt wurde, ist die entsprechende liechtensteinische Ortszeit anzugeben. 5. Kauf-/Verkauf- Indikator vgl. Ziff , Feld Nr Andere Auftragsart vgl. Ziff , Feld Nr Stückpreis Preis, Ausgabepreis oder Liberierungsbetrag pro Finanzinstrument oder Derivatekontrakt ohne Provisionen und allfällige Marchzinsen. Im Falle von Schuldtiteln ist der Preis als Prozentsatz des Nominalwerts anzugeben. 8. (Nominale) Menge vgl. Ziff , Feld Nr Gesamtpreis Der Gesamtpreis als Produkt aus Stückpreis und Menge. 10. Währung der Notierung 11. Art der Mengenangabe vgl. Ziff , Feld Nr. 10 vgl. Ziff , Feld Nr. 12 8/9

9 12. Gegenpartei a) Gegenpartei BIC Wenn die Gegenpartei des getätigten Geschäfts eine Bank oder eine Wertpapierfirma ist, ist diese mittels Bank Identifier Code (BIC) ISO 9362 zu identifizieren. b) Gegenpartei MIC Wenn die Gegenpartei des getätigten Geschäfts ein geregelter Markt, MTF oder eine als zentrale Gegenpartei agierende Person ist, ist diese mittels Market Identifier Code (MIC) ISO zu identifizieren. c) Gegenpartei Kunden Wenn die Gegenpartei des getätigten Geschäfts keine Bank, Wertpapierfirma, geregelter Markt, MTF oder eine als zentrale Gegenpartei agierende Person ist, ist diese als Kunde zu erfassen. 13. Identifikation des Handelsplatzes a) Identifikation des Handelsplatzes, an dem das Geschäft ausgeführt wurde, mittels BIC. Wenn es sich hierbei um einen systematischen Internalisierer handelt, ist der Bank Identifier Code (BIC) ISO 9362 zu verwenden. b) Identifikation des Handelsplatzes, an dem das Geschäft ausgeführt wurde, mittels MIC. Wenn es sich hierbei um einen geregelten Markt oder MTF handelt, ist der Market Identifier Coder (MIC) ISO zu verwenden. c) Identifikation des Handelsplatzes als OTC. Wurde das Geschäft ausserhalb des Marktes (OTC) ausgeführt, ist der Handelsplatz mit OTC zu kennzeichnen. 14. Für die Ausführung verantwortliche Person Name der natürlichen Person, welche bei den aufzeichnenden Instituten für die Durchführung des Geschäfts verantwortlich ist. 9/9