Praxisnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt 2015 pro

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1 Praxisnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt 2015 pro

2 Verlag: BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße Passau info@bildner-verlag.de Tel.: Fax: ISBN: Covergestaltung: Christian Dadlhuber Autor: Günter Lenz, Betriebswirt und Fachbereichsleiter kaufmännische Qualifizierung Kölner Wirtschaftsfachschule - Wifa-Gruppe - GmbH Drachenfelsstraße 4-7, Bad Honnef - Rhöndorf Lektorat: Inge Baumeister Herausgeber: Christian Bildner 2015 BILDNER Verlag GmbH Passau Diese Publikation ist kein offizielles Lizenzprodukt der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Lexware ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Bildnachweis: Cover vorne: Jeanette Dietl - Fotolia.com Hintergrund: Eisenhans - Fotolia.com Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen, die in diesem Buch erwähnt werden, können auch ohne besondere Kennzeichnung warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Die Unternehmen, Namen und Daten des verwendeten Übungsbeispiels sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit bestehenden Firmen sind rein zufällig und keinesfalls beabsichtigt. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestimmungen der BILDNER-Verlag GmbH Passau.

3 Hinweise zum Buch Hinweise zum Buch In dieser Schulungsunterlage lernen Sie als Anwender die praxisorientierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware Lohn+Gehalt pro. Die verschiedenen Situationen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden anhand zahlreicher Übungen mit dem Programm umgesetzt und praxisnah und anschaulich dargestellt, mit dem Ziel, sowohl dem Neuanwender als auch dem Anwender mit Vorkenntnissen, das Programm umfassend näher zu bringen. Das Buch basiert auf Lexware Lohn+Gehalt 2015 pro. Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (plus und premium) können einzelne Programmfunktionen von den beschriebenen Bedienelementen und Bildern abweichen. Da jedoch die grundlegenden Funktionen der einzelnen Programmversionen weitgehend gleich oder ähnlich gestaltet sind, eignet sich dieses Buch auch als Lernhilfe für die Versionen plus und premium. Inhalte Für die Übungsteile haben wir uns für die fiktive Firma Matthias Cornwig e.k. Deckenplatten entschieden. Für diese Firma wird die Lohnbuchhaltung mit dem Programm Lexware Lohn+Gehalt pro durchgeführt. Das Buch führt dabei systematisch durch alle Arbeitsabläufe in der Lohnbuchhaltung und stellt diese anhand verschiedener Beispiele dar. Die Abläufe werden Schritt für Schritt erklärt und anschließend anhand von Übungen trainiert und wiederholt. Innerhalb des Übungsfalles wird ein komplettes Geschäftsjahr über das Programm abgewickelt. Spezielle Themen, wie z. B. Urlaubsgeld, Direktversicherungen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall etc., werden im Rahmen der monatlichen Abrechnungen dargestellt und themenmäßig behandelt. Wiederholungen bei den Abrechnungen sind dabei gewollt und sollen den Lernerfolg steigern. Auch Auswertungen, Listen, Abschlüsse und Meldungen sind Gegenstand dieses Buches. Der Jahresabschluss zum Ende dieser Schulungsunterlage rundet diese Unterlage ab. Welche Kenntnisse werden vorausgesetzt? Es werden kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse vorausgesetzt. Theoretische Grundlagen zur Lohnabrechnung sollten ebenfalls vorhanden sein, da diese im Buch nicht explizit behandelt werden. Wer nicht in der Lage ist, eine Lohnabrechnung manuell zu erstellen und alle Bezüge und Abzüge mit Hilfe der Steuertabelle und den Beitragssätzen zur Sozialversicherung korrekt zu ermitteln, sollte sich unbedingt vorher mit der manuellen Lohnbuchhaltung befassen. Einen entsprechenden Lehrgang manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet z. B. der Verlag Schäfer Pöschel an. 3

4 Hinweise zum Buch Schreibweise Alle Programmbeschriftungen, wie z. B. Befehle, Schaltflächen und die Bezeichnung von Dialogfenstern sind zur besseren Unterscheidung grau und kursiv gesetzt. Beispiel: Datei Beenden. Von Ihnen einzugebende Angaben sind grau und in anderer Schrift hervorgehoben. Beispiel: Geben Sie das Datum ein Verwendete Symbole Wichtige Sachverhalte, die Sie unbedingt beachten sollten, sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Auf weitergehende Informationen weist Sie dieses Symbol hin. Fragen zu einem Thema und praktische Übungsteile sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Musterlösungen Soweit Übungsaufgaben bzw. deren Lösungen auch ausgedruckte Listen und Auswertungen umfassen, können Sie die Musterlösungen im pdf-dateiformat kostenlos herunterladen. Zu finden auf unserer Homepage unter Lösungsbuch Die Lösungen zu den Übungsaufgaben sind im PDF-Dateiformat verfügbar und können ebenfalls unter kostenlos heruntergeladen werden. 4

5 Inhalt Inhalt Vorbereitungen Vorbereitende Überlegungen Datenbankaktualisierung Grundbedienung Programm starten und beenden Lexware professional starten...22 Programm beenden Das Hauptnavigationsmenü Programmaufbau Zentrale Die Menüleiste...26 Die Symbolleiste Zentrale...26 Das Programm Center Hilfesystem in Lexware professional Allgemeine Hilfe...28 Das Register Inhalt...29 Das Register Index...30 Das Register Suchen...31 Das Register Favoriten...32 Die Schaltfläche Hilfe in Dialogfenstern...32 Service Center Anlegen einer eigenen Firma Firma anlegen Allgemeine Firmendaten...38 Finanzamt Umsatzsteuer...39 Finanzamt Lohnsteuer...41 Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr festlegen...43 Gewinnermittlungsart...45 DATEV-Unterstützung...47 Buchhalter-Einstellungen...48 Einstellungen Lohn und Gehalt...49 Meldeverfahren...52 Betriebsdaten...52 Arbeitszeit...54 Sonstiges Firmenstammdaten ändern Wechsel zwischen mehreren Firmen

6 Inhalt 2.4 Optionen für das Verhalten des Programms festlegen Programmstart...62 Datensicherung...63 Benutzerverwaltung Grundbedienung Lexware Lohn+Gehalt Wechsel zwischen Zentrale und dem Programm Lohn + Gehalt Die Startseite von Lohn + Gehalt pro Aufbau der Startseite...70 Die Startseite anpassen Firmenstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Eigene Bankdaten erfassen Automatisch hinterlegte Stammdaten für die Lohnbuchhaltung Feiertage...77 Berufsgenossenschaftstarife einsehen...78 Gesetzliche Rechengrößen der Bundesländer Krankenkassen verwalten Krankenkassen neu anlegen...82 Krankenkassenangaben aktuelle Firma...90 Krankenkassen ausdrucken Kostenstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung anlegen Lohnarten prüfen und anpassen Verwaltung der Lohnarten...98 Lohnarten drucken FIBU-Konten kontrollieren Firmendaten ausdrucken Grundeinstellungen Übergabe an die Finanzbuchhaltung Datensicherung und Datenrücksicherung Datensicherung Datenrücksicherung Gesamtsicherung oder Firmensicherung? Exkurs: Betriebsstätten Wiederholungsübungen Mitarbeiterstamm daten Der Personalmanager Personalmanager starten Mitarbeitergruppen anlegen Mitarbeitergruppe bearbeiten

7 Inhalt 5.2 Personalstammdaten Erforderliche Informationen Checkliste Personalstammblatt Personenrelevante Stammdaten Personalstammdaten eingeben Personalstammdaten bearbeiten Personalstammdaten bzw. Mitarbeiter löschen Gruppenzugehörigkeit ändern Weitere Optionen des Personalmanagers Mitarbeiterstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen 146 SV-Status SV-Meldeangaben Tätigkeit Kassen Steuerdaten Arbeitszeiten Berufsgenossenschaft Vortragswerte Weitere Angaben Entlohnungsdaten der Mitarbeiter erfassen Vermögenswirksame Leistungen hinterlegen Mitarbeiterstammdaten drucken Wiederholungsübung: Mitarbeiter neu anlegen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Januar und Februar Grundlagen Das Fenster Lohndaten Lohndatenfenster öffnen Lohnartenklassen und Lohnarten Aktionsleiste verwenden Die Jahresübersicht Variable Lohnarten für den Abrechnungsmonat erfassen Vorschau auf eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen Journal-Ansicht Lohndaten anzeigen Vorschau und Ausdruck der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Mitarbeiter Beitragsnachweise für die voraussichtlichen Bezüge erstellen Voraussichtliche Beiträge ermitteln Beitragsnachweise erstellen

8 Inhalt 6.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung und Auswertungen drucken Berichte Firma Berichte Mitarbeiter Monatswechsel durchführen Lohn- und Gehaltsabrechnung Februar Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat März Lohnarten Überstundenzuschläge Überstundenzuschläge für Zeitlohnempfänger erfassen Überstundenberechnung bei Gehaltsempfängern Das Lohnjournal Auswertung der Lohnsteueranmeldung Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat April Die Korrekturabrechnung Korrektur von Abrechnungsdaten Korrektur von Stammdaten Erfassen von abrechnungsrelevanten Abwesenheiten Abwesenheitszeiten allgemein Erfassen der Urlaubstage von Gehaltsempfängern Urlaub von Zeitlohnempfängern erfassen Automatischer Zahlungsverkehr Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Mai Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Gehaltsempfänger Krankheitszeiten erfassen Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Gehaltsempfänger Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Zeitlohnempfänger Arbeitsunfähigkeitszeiten im Kalender erfassen Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Zeitlohnempfänger Lohndaten für mehrere Mitarbeiter erfassen Buchungsbelege an Lexware buchhalter pro übergeben Grundeinstellungen in Lexware Lohn+Gehalt pro Einstellungen in Lexware buchhalter pro Buchungsbelege überprüfen Exkurs: Buchungen im Programm Lexware buchhalter pro einsehen

9 Inhalt 10 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juni Monatliche Sollstunden aus den Stammdaten übernehmen Private Nutzung von Firmenwagen Geldwerten Vorteil und Pauschale Versteuerung berechnen Firmenwagen erfassen Urlaubsgeld abrechnen Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juli und August Austritt eines Mitarbeiters Austritt erfassen Berichte bei Beendigung der Beschäftigung Bescheinigungswesen Eintritt eines neuen Mitarbeiters Geringfügige Beschäftigung Die Krankenkasse Knappschaft Bahn-See Stammdaten eines geringfügig beschäftigten Mitarbeiters erfassen Fahrgeldzuschüsse abrechnen Wiederholung: Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat August Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat September Krankheit mit Krankengeld abrechnen Grundlagen Krankengeld Krankheitstage erfassen Gehaltskürzung Neue Lohnart anlegen Anlegen einer Lohnart in der Klasse laufendes Arbeitsentgelt Mitarbeiter mit der neuen Lohnart abrechnen Direktversicherung Definition Direktversicherung/Gruppenversicherung Beiträge zur Direktversicherung erfassen Lohn- und Gehalts abrechnung Monat Oktober Pensionsfonds Grundlagen Pensionsfonds Pensionsfonds erfassen Pensionskasse

10 Inhalt 14 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat November Weihnachtsgeld Pfändung Monatsabrechnung erfassen Pfändungsbetrag ermitteln Pfändungsbetrag hinterlegen Altverträge betriebliche Altersvorsorge, Direktversicherungen Mutterschaftsfristen Gesetzliche Regelung Mutterschutzfrist Daten für den Mutterschutz erfassen Berechnung Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Lohn- und Gehalts abrechnung Dezember Bewegungsdaten Dezember erfassen Lohnsteuerjahresausgleich Arbeitgeber Urlaubsanspruch Jahresende Auswertungen Jahreswechsel Prüfung der Lohnkonten Berufsgenossenschaftsliste Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar des Folgejahres Arbeiten zu Beginn des neuen Geschäftsjahres Anpassen der Steuerdaten Mitarbeiter für das Jahr Wechsel des Geschäftsjahres Lohnsteuerbescheinigungen Urlaubstage überprüfen Jahresentgeltmeldungen Sonstiges Das vereinfachte Schätzverfahren Die Berichtszentrale Index

11 Vorbereitungen In diesem Kapitel erfahren Sie,... welche Vorüberlegungen zum Anlegen einer Firma nötig sind, was bei der Aktualisierung einer bestehenden Lexware-Version zu beachten ist. 11

12 Vorbereitungen Vorbereitende Überlegungen Ausgangssituation In einem Meeting des mitwirkenden Steuerberaters, Herrn Michael Palme, wurden Eckpunkte für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung für die Firma Cornwig e.k. Deckenplatten Meckenheim festgelegt. Diese Vorüberlegungen sind sowohl für den Übungsfall als auch allgemein gültig. Vorüberlegung Existieren für die Firma Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen? Woher kommen die Daten für die Mitarbeiter? Gibt es besondere Regelungen, die für die Firma relevant sind, z. B. Altersteilzeit, geringfügig Beschäftigte, Zeitlohnempfänger? Mit welchem Geschäftsjahr wollen Sie beginnen? Mit welchem Kontenrahmen für die Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Buchhaltung soll gearbeitet werden? Unter Umständen beim Steuerberater nachfragen? Werden die Auswertungen der Lohnbuchhaltung hausintern oder von einem Steuerberater vorgenommen? Woher kommen die Stammdaten für die neue Firma? Übungsfirma Für die Firma Matthias Cornwig e.k. existiert eine Betriebsvereinbarung, ein kollektiver Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. In ihr sind betriebliche Regelungen wie z. B. Arbeitszeiten, Gleitzeit, Fahrtkostenzuschüsse etc. geregelt. Alle Arbeitsverträge und die Stammdaten für die einzelnen Mitarbeiter wurden Ihnen von der Geschäftsleitung verantwortlich übergeben. Ja, in der Firma Cornwig sind geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angestellt. Bezahlte Feiertags-, Urlaubs- und Krankheitsstunden werden laut Betriebsvereinbarung bei Zeitlohnempfängern mit Normalstundenlohn abgerechnet. Geschäftsjahr 2014: Beginn , Ende In unserem Fall mit dem Standardkontenrahmen SKR 03 Nein, Auswertungen der Lohnbuchhaltung werden intern durchgeführt. Die Stammdaten der Firma Cornwig e.k. wurden von der Geschäftsleitung und dem mitwirkenden Steuerberater, Herrn Palme, Bonn zur Verfügung gestellt. 12

13 Datenbankaktualisierung Vorüberlegung Werden Daten aus Lohn und Gehalt exportiert? Wie wird die Datensicherung realisiert? Übungsfirma Ja, es erfolgt eine Übergabe der Daten an das Programmmodul Buchhalter pro Die Datensicherung wird benutzerseitig durchgeführt und archiviert. Wichtiges Fazit zum Schluss Grundsätzlich gilt: Je besser Sie die Geschäftsabläufe im Betrieb kennen, umso leichter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und richtig abzurechnen. Beachten Sie die folgenden Punkte: Machen Sie sich mit der Firma vertraut. Was macht die Firma genau? Wie sind die Geschäftsabläufe in der Firma? Identifizieren Sie sich mit der Firma. Welche Arbeitszeiten sind üblich? Welche Zusatzleistungen erhalten die Mitarbeiter? Datenbankaktualisierung Bevor mit Lexware 2015 pro gearbeitet werden kann, ein wichtiger Hinweis zur Datenbankaktualisierung: Die Datenbankaktualisierung wird beim ersten Programmstart nach einem Update von einer Lexware pro Vorgängerversion automatisch gestartet. Sie dient dazu, Ihre bestehenden Datenbankdefinitionen an die neue Version anzupassen und zu aktualisieren. Wenn dies bei Ihrer Programmversion vorliegt, bearbeiten Sie bitte zunächst die nachfolgenden Schritte zur Datenbankaktualisierung. Falls die bestehende Version bereits aktualisiert wurde, lesen Sie die Ausführungen informativ. Bei einem erneuten Update z. B. auf Lexware professional 2016, müssen diese Schritte wiederholt werden und sind daher in jedem Fall von Bedeutung. 1 Starten Sie zunächst Lexware professional 2015, indem Sie auf der Windows Desktopoberfläche auf das Symbol Lexware professional doppelklicken. 2 Liegt bei Ihnen eine Einzelplatzversion vor, so werden Sie automatisch als Supervisor - ohne ein Kennwort einzugeben - angemeldet (siehe Abbildung Anmeldung auf der nächsten Seite). Klicken auf die Schaltfläche OK. 13

14 Vorbereitungen Anmeldung 3 Der Datenbankaktualisierungsassistent wird gestartet, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Der Datenbankaktualisierungsassistent Datenbankdefinitionen aktualisieren 4 Im nächsten Schritt müssen die Datenbankdefinitionen auf die neue Version aktualisiert werden. Dies ist deshalb notwendig, weil in der ausgelieferten Version eine standardmäßig installierte Musterfirma hinterlegt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten, um mit der Aktualisierung der Datenbankdefinition zu beginnen. 14

15 Datenbankaktualisierung Der Datenbestand wird auf die neue Programmversion aktualisiert. Zusätzlich werden alle Daten gesichert, damit im Falle eines Programmabbruchs während der Aktualisierung keine Daten verloren gehen. Datensicherung 5 Der Sicherungsassistent mit Hinweisen zur Sicherung erscheint, siehe Abbildung unten. Beachten Sie: Datensicherungen sollten möglichst auf einem externen Datenträger vorgenommen werden, damit im Datenverlustfall auf diese Daten zugegriffen werden kann. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sicherungsassistent 7 Wählen Sie - wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen - die Option Gesamtdatensicherung aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. 15

16 Vorbereitungen Sicherungsart wählen 6 Im nächsten Schritt werden Angaben zur Datensicherung benötigt: Um Laufwerk und Ordner zur Datensicherung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Bemerkungen können Sie im Feld Bemerkungen zur Datensicherung eintragen. Angaben zur Datensicherung Speicherort auswählen Bemerkungen Online-Sicherung 16

17 Datenbankaktualisierung Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Sicherungen online in einem Hochsicherheitsrechenzentrum zu hinterlegen. Die Daten werden verschlüsselt und schnell übertragen. Die Zugangsdaten sind nur Ihnen bekannt und werden nicht übertragen. Der Dienst ist allerdings pro Monat kostenpflichtig. 8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, auf die lokale Festplatte speichern, vergessen Sie nicht, die Datensicherung anschließend auf einen externen Datenträger zu kopieren oder zu brennen. 9 Sie erhalten nun die unten abgebildete Meldung zur Durchführung der Datensicherung. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Durchführen der Datensicherung 8 Nachdem die Datensicherung durchgeführt wurde, wird das Ergebnis angezeigt. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Fertig stellen. Ergebnis der Datensicherung 17

18 Vorbereitungen Datenkonvertierung Im vorletzten Schritt wird jetzt die Datenkonvertierung auf die neue Version durchgeführt. Während der Aktualisierung werden alte Datenbankdefinitionen durch neue ersetzt. Danach werden diese Definitionen auf Ihre Datenbank angewendet. Dies bedeutet, dass zum Beispiel Ihre Daten durch neue Felder ergänzt werden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Beenden. Datenkonvertierung Hinweis zur Datenübernahme Die Datenübernahme bietet Ihnen einen möglichst einfachen und problemlosen Übergang von Ihrer jetzigen Standard- oder Plusversion auf Lexware professional/premium. Allerdings handelt es sich bei der Datenübernahme um einen sehr aufwändigen und zeitintensiven Prozess. Es müssen für jeden einzelnen Mandanten alle Daten aus der alten Datenbank (diese sind in verschiedenen Tabellen gespeichert) gelesen, zwischengespeichert und in die neue Datenbank einsortiert werden. Sie werden in einer neuen Tabellenarchitektur gespeichert. Dieser Prozess beansprucht bei größeren Datenmengen (z. B. Firmen mit mehreren Buchungsjahren und mehreren Anwendungen) fast 100% der Rechenleistung Ihres Computers. Rechnerwechsel Kein Computer hält ewig. Häufig führt eine neue Programmversion dazu, dass der alte Computer den Anforderungen nicht mehr gewachsen ist und ein neuer angeschafft werden muss. Über Rechnerwechsel Datenbestand einspielen (siehe Abbildung rechts), kann auf eine zuvor speziell erstellte Datensicherung zugegriffen werden und ein Wechsel auf einen neuen PC vorgenommen werden. Mit Musterfirma starten Um fortzufahren, klicken Sie auf den Eintrag Musterfirma verwenden, siehe Abbildung auf der nächsten Seite. 18

19 Datenbankaktualisierung Musterfirma Sie befinden sich nun in der Zentrale von Lexware professional 2015, siehe Abbildung unten. Beenden Sie das Programm, indem Sie den Menüpunkt Datei und Beenden anklicken. Im nächsten Kapitel wird noch genauer auf das Thema der Grundbedienung eingegangen und diese übungsweise trainiert. Lexware professional - Zentrale 19

20 Vorbereitungen Notizen 20

21 1 Grundbedienung In diesem Kapitel erfahren Sie, wie... Sie das Programm starten und beenden, Sie das Hauptnavigationsmenü bedienen, das Programm Zentrale aufgebaut ist, Sie Menüs aufrufen und bedienen, Sie mit dem Hilfssystem in Lexware umgehen. 21

22 1 Grundbedienung 1.1 Programm starten und beenden Lexware professional starten Sie befinden sich auf der Desktop Oberfläche von Windows 7: 1 Klicken Sie auf die Windows-Startschaltfläche, anschließend auf Alle Programme Lexware und zuletzt auf den Eintrag Lexware professional oder tippen Sie in das Suchfeld die ersten Zeichen des Programms Lexware ein und klicken Sie dann auf Lexware professional. Bild 1.1 Anmeldung Tipp: Alternativ können Sie das Programm auch mit einem Doppelklick über das Symbol auf der Desktopoberfläche starten. 2 Es wird zunächst das Anmeldefenster für die Benutzeranmeldung angezeigt. Je nach Installationsart, Mehrbenutzeroberfläche oder Einzelplatzversion erhalten Sie von der Administration einen Benutzernamen und ein individuelles Kennwort. In der Einzelplatzversion ist kein zusätzlicher Benutzername erforderlich und Sie melden sich als Supervisor ohne Kennwort an. In unserer Übungsfirma arbeiten wir in einer Einzelplatzversion ohne Benutzernamen und Kennwörter. Bestätigen Sie daher einfach die Eingabe, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. 3 Klicken Sie dann auf den Eintrag Musterfirma verwenden. Die Startseite von Lexware 2015 professional mit dem Datenbestand der Musterfirma wird angezeigt. Die wichtigsten Funktionen erreichen Sie von hier aus direkt über die großen Schaltflächen (Bild 1.2). 22

23 Programm starten und beenden In der Titelleiste werden die Version, die Firma und der Programmbereich angezeigt. Hier: Musterfirma Supervisor (=Anmeldename) Zentrale (Programmbereich): Bild 1.2 Startseite Titel Programm beenden Das Programm beenden Sie, indem Sie in der rechten oberen Ecke auf das Symbol Schließen klicken oder Sie wählen den Menüpunkt Datei Beenden oder drücken Sie die Tastenkombination Alt + F4. Bild 1.3 Beenden Schließen Datei - Beenden 23

24 1 Grundbedienung 1.2 Das Hauptnavigationsmenü Hauptnavigationsmenü anzeigen: Klicken Sie auf den Menüpunkt Ansicht Hauptnavigation, oder klappen Sie das Fenster Hauptnavigation auf, indem Sie auf der Startseite von Lexware professional auf die entsprechende Schaltfläche klicken, oder drücken Sie die Funktionstaste F10. Bild 1.4 Menü Ansicht Bild 1.5 Schaltfläche Hauptnavigation Bild 1.6 Hauptnavigationsfenster Als Ergebnis wird das Hauptnavigationsfenster mit den einzelnen Programmbereichen angezeigt. Im mittleren Bereich der Hauptnavigation können Sie nach dem Klick auf ein Programm (in unserem Fall die Programmteile von Lexware professional 2015) die entsprechenden Module auswählen. Die Hauptnavigation verfügt über eine Mouseover-Funktion. Wenn Sie die Maus auf die Schaltfläche Hauptnavigation bewegen, öffnet sich die Hauptnavigation automatisch. Programmbereiche Hauptnavigation ausklappen/einklappen Tipp: Über die Schaltfläche Hauptnavigation ausklappen, lässt sich der Navigationsbereich dauerhaft anzeigen. Die verfügbare Bildschirmfläche wird dadurch allerdings verkleinert. 24

25 Programmaufbau Zentrale 1.3 Programmaufbau Zentrale Beim Öffnen des Programms und eines Datenbestands (hier: Musterfirma) wird zunächst die Startseite angezeigt. Über den Programmbereich Zentrale können Sie eine neue Firma anlegen, bestehende Firmen bearbeiten und Datensicherungen durchführen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Termine und Aufgaben zu hinterlegen. In Bild 1.7 unten sehen Sie die wichtigsten Elemente: Bild 1.7 Startseite Menüleiste Symbolleiste (Zentrale) Hauptnavigation ein- bzw. ausblenden Das Info Center informiert Sie automatisch über alle Neuigkeiten zu Ihrem Programm. Haben Sie Lexware buchhalter pro oder Lexware warenwirtschaft pro installiert, werden Ihnen zusätzlich die vorhandenen Termine und Aufgaben angezeigt. Programm Center mit den installierten Programmen Lexware Scout sorgt dafür, dass alle angelegten Daten schlüssig sind. Plausibilitätsprüfungen im Hintergrund weisen auf Probleme oder unvollständige Daten hin. Business Cockpit gibt einen Überblick über einige wesentliche Zahlen, die aus Aufträgen resultieren. 25

26 1 Grundbedienung Bild 1.8 Menüleiste Die Menüleiste Wie in fast jedem Windows-Programm lassen sich die Menüpunkte sowohl über einen Klick auf das entsprechende Menü, als auch über Tastaturbefehle aufrufen. Mit der Maus Tastatur, in Verbindung mit der Alt-Taste Klicken Sie auf einen Menüpunkt und anschließend auf den entsprechenden Befehl, z. B. Menü Datei Anwendungen Zentrale. Dazu benutzen Sie die Alt-Taste in Verbindung mit dem unterstrichenen Buchstaben. Drücken Sie zuerst die Alt-Taste und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie auf den unterstrichenen Buchstaben drücken. Zum Beispiel Alt + D für Datei, anschließend A für Anwendungen und dann Z für Zentrale. Bild 1.9 Symbolleiste Zentrale Die Symbolleiste Zentrale Die Symbolleiste Zentrale stellt eine Abkürzung zu Programmfunktionen her, die Sie normalerweise nur über die Menüleiste erreichen. Tipp: Wenn Sie mit der Maus langsam auf ein Symbol zeigen, wird eine Beschreibung des Symbols angezeigt. Bild 1.10 Das Programm Center Das Programm Center Über das Programm Center wechseln Sie schnell zu den installierten Anwendungen. Klicken Sie auf Buchhaltung Zur Startseite. Nach Prüfung der Plausibilität der Musterfirma wird die Startseite des Programms Buchhalter (Bild 1.11) angezeigt. 26

27 Programmaufbau Zentrale Bild 1.11 Startseite Buchhalter Über den Menüpunkt Fenster Alle schließen werden alle Programmteile, die Sie zurzeit geöffnet haben, automatisch geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Zentrale. Bild 1.12 Alle schließen 1 Klicken Sie auf Fenster Alle schließen. 2 Analog können Sie auch über den Befehl Datei Anwendungen zum entsprechenden Programmteil wechseln. Klicken Sie auf den Befehl Datei Anwendungen Warenwirtschaft. Nun wird die Startseite des Programms Lexware Warenwirtschaft angezeigt. 3 Schließen Sie anschließend nochmals das Programm, indem Sie den Menüpunkt Fenster Alle schließen wählen. 27

28 1 Grundbedienung Übung: Programmbedienung Zentrale Öffnen Sie die Startseite des Programmmoduls Lexware Warenwirtschaft. Schließen Sie die Startseite Warenwirtschaft. Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht Hauptnavigation und blenden Sie das Hauptnavigationsmenü aus. Blenden Sie das Hauptnavigationsmenü über den Menüpunkt Ansicht wieder ein. Öffnen Sie über den Menüpunkt Datei die Startseite des Programmmoduls Lexware Lohn+Gehalt pro. Schließen Sie die Startseite Lohn + Gehalt. 1.4 Hilfesystem in Lexware professional Lexware professional unterstützt eine Vielzahl von Hilfemöglichkeiten. Diese können von jedem beliebigen Programmpunkt aus aktiviert und in Anspruch genommen werden. Die Hilfe ist unterteilt in folgende Bereiche: Allgemeine Hilfe Schaltfläche Hilfe in Dialogfenstern Service Center Bild 1.13 Hilfefenster Allgemeine Hilfe Die Programmhilfe öffnen Sie über den Menüpunkt? Hilfethemen oder durch Drücken der Funktionstaste F1. Im Dialogfenster befinden sich die Registerkarten Inhalt, Index, Suchen und Favoriten: Register 28

29 Hilfesystem in Lexware professional Das Register Inhalt Ausgangssituation Sie möchten Informationen zur Nutzung der integrierten Software dakota erhalten. Bild 1.14 Anwendungen Anwendungen 1 Um das entsprechende Hilfethema aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das Plus-Symbol links vom Eintrag Anwendungen. Anstelle des -Symbols erscheint das Symbol und unterhalb und etwas eingerückt erhalten Sie Informationen zu den installierten Anwendungen. 2 Um die Hilfeeinträge zum Programm Lexware Lohn+Gehalt pro einzusehen, klicken Sie erneut auf das Plussymbol neben dem Eintrag Lohn + Gehalt. Sie erhalten nun alle Hilfeeinträge zum Programm Lexware Lohn+Gehalt pro. 3 Um den Hilfeeintrag zum Programm dakota einzusehen, klicken Sie nochmals auf das Plussymbol und anschließend auf den Eintrag dakota ( Sozialversicherung online). Als Ergebnis wird der Hilfetext zur Nutzung der integrierten Software dakota im rechten Teil des Fensters angezeigt. Bild 1.15 Hilfethema anzeigen 29