Praxisnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt 2015 pro

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1 Praxisnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt 2015 pro

2 Verlag: BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße Passau info@bildner-verlag.de Tel.: Fax: ISBN: Covergestaltung: Christian Dadlhuber Autor: Günter Lenz, Betriebswirt und Fachbereichsleiter kaufmännische Qualifizierung Kölner Wirtschaftsfachschule - Wifa-Gruppe - GmbH Drachenfelsstraße 4-7, Bad Honnef - Rhöndorf Lektorat: Inge Baumeister Herausgeber: Christian Bildner 2015 BILDNER Verlag GmbH Passau Diese Publikation ist kein offizielles Lizenzprodukt der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Lexware ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Bildnachweis: Cover vorne: Jeanette Dietl - Fotolia.com Hintergrund: Eisenhans - Fotolia.com Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen, die in diesem Buch erwähnt werden, können auch ohne besondere Kennzeichnung warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Die Unternehmen, Namen und Daten des verwendeten Übungsbeispiels sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit bestehenden Firmen sind rein zufällig und keinesfalls beabsichtigt. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestimmungen der BILDNER-Verlag GmbH Passau.

3 Hinweise zum Buch Hinweise zum Buch In dieser Schulungsunterlage lernen Sie als Anwender die praxisorientierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware Lohn+Gehalt pro. Die verschiedenen Situationen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden anhand zahlreicher Übungen mit dem Programm umgesetzt und praxisnah und anschaulich dargestellt, mit dem Ziel, sowohl dem Neuanwender als auch dem Anwender mit Vorkenntnissen, das Programm umfassend näher zu bringen. Das Buch basiert auf Lexware Lohn+Gehalt 2015 pro. Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (plus und premium) können einzelne Programmfunktionen von den beschriebenen Bedienelementen und Bildern abweichen. Da jedoch die grundlegenden Funktionen der einzelnen Programmversionen weitgehend gleich oder ähnlich gestaltet sind, eignet sich dieses Buch auch als Lernhilfe für die Versionen plus und premium. Inhalte Für die Übungsteile haben wir uns für die fiktive Firma Matthias Cornwig e.k. Deckenplatten entschieden. Für diese Firma wird die Lohnbuchhaltung mit dem Programm Lexware Lohn+Gehalt pro durchgeführt. Das Buch führt dabei systematisch durch alle Arbeitsabläufe in der Lohnbuchhaltung und stellt diese anhand verschiedener Beispiele dar. Die Abläufe werden Schritt für Schritt erklärt und anschließend anhand von Übungen trainiert und wiederholt. Innerhalb des Übungsfalles wird ein komplettes Geschäftsjahr über das Programm abgewickelt. Spezielle Themen, wie z. B. Urlaubsgeld, Direktversicherungen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall etc., werden im Rahmen der monatlichen Abrechnungen dargestellt und themenmäßig behandelt. Wiederholungen bei den Abrechnungen sind dabei gewollt und sollen den Lernerfolg steigern. Auch Auswertungen, Listen, Abschlüsse und Meldungen sind Gegenstand dieses Buches. Der Jahresabschluss zum Ende dieser Schulungsunterlage rundet diese Unterlage ab. Welche Kenntnisse werden vorausgesetzt? Es werden kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse vorausgesetzt. Theoretische Grundlagen zur Lohnabrechnung sollten ebenfalls vorhanden sein, da diese im Buch nicht explizit behandelt werden. Wer nicht in der Lage ist, eine Lohnabrechnung manuell zu erstellen und alle Bezüge und Abzüge mit Hilfe der Steuertabelle und den Beitragssätzen zur Sozialversicherung korrekt zu ermitteln, sollte sich unbedingt vorher mit der manuellen Lohnbuchhaltung befassen. Einen entsprechenden Lehrgang manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet z. B. der Verlag Schäfer Pöschel an. 3

4 Hinweise zum Buch Schreibweise Alle Programmbeschriftungen, wie z. B. Befehle, Schaltflächen und die Bezeichnung von Dialogfenstern sind zur besseren Unterscheidung grau und kursiv gesetzt. Beispiel: Datei Beenden. Von Ihnen einzugebende Angaben sind grau und in anderer Schrift hervorgehoben. Beispiel: Geben Sie das Datum ein Verwendete Symbole Wichtige Sachverhalte, die Sie unbedingt beachten sollten, sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Auf weitergehende Informationen weist Sie dieses Symbol hin. Fragen zu einem Thema und praktische Übungsteile sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Musterlösungen Soweit Übungsaufgaben bzw. deren Lösungen auch ausgedruckte Listen und Auswertungen umfassen, können Sie die Musterlösungen im pdf-dateiformat kostenlos herunterladen. Zu finden auf unserer Homepage unter Lösungsbuch Die Lösungen zu den Übungsaufgaben sind im PDF-Dateiformat verfügbar und können ebenfalls unter kostenlos heruntergeladen werden. 4

5 Inhalt Inhalt Vorbereitungen Vorbereitende Überlegungen Datenbankaktualisierung Grundbedienung Programm starten und beenden Lexware professional starten...22 Programm beenden Das Hauptnavigationsmenü Programmaufbau Zentrale Die Menüleiste...26 Die Symbolleiste Zentrale...26 Das Programm Center Hilfesystem in Lexware professional Allgemeine Hilfe...28 Das Register Inhalt...29 Das Register Index...30 Das Register Suchen...31 Das Register Favoriten...32 Die Schaltfläche Hilfe in Dialogfenstern...32 Service Center Anlegen einer eigenen Firma Firma anlegen Allgemeine Firmendaten...38 Finanzamt Umsatzsteuer...39 Finanzamt Lohnsteuer...41 Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr festlegen...43 Gewinnermittlungsart...45 DATEV-Unterstützung...47 Buchhalter-Einstellungen...48 Einstellungen Lohn und Gehalt...49 Meldeverfahren...52 Betriebsdaten...52 Arbeitszeit...54 Sonstiges Firmenstammdaten ändern Wechsel zwischen mehreren Firmen

6 Inhalt 2.4 Optionen für das Verhalten des Programms festlegen Programmstart...62 Datensicherung...63 Benutzerverwaltung Grundbedienung Lexware Lohn+Gehalt Wechsel zwischen Zentrale und dem Programm Lohn + Gehalt Die Startseite von Lohn + Gehalt pro Aufbau der Startseite...70 Die Startseite anpassen Firmenstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Eigene Bankdaten erfassen Automatisch hinterlegte Stammdaten für die Lohnbuchhaltung Feiertage...77 Berufsgenossenschaftstarife einsehen...78 Gesetzliche Rechengrößen der Bundesländer Krankenkassen verwalten Krankenkassen neu anlegen...82 Krankenkassenangaben aktuelle Firma...90 Krankenkassen ausdrucken Kostenstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung anlegen Lohnarten prüfen und anpassen Verwaltung der Lohnarten...98 Lohnarten drucken FIBU-Konten kontrollieren Firmendaten ausdrucken Grundeinstellungen Übergabe an die Finanzbuchhaltung Datensicherung und Datenrücksicherung Datensicherung Datenrücksicherung Gesamtsicherung oder Firmensicherung? Exkurs: Betriebsstätten Wiederholungsübungen Mitarbeiterstamm daten Der Personalmanager Personalmanager starten Mitarbeitergruppen anlegen Mitarbeitergruppe bearbeiten

7 Inhalt 5.2 Personalstammdaten Erforderliche Informationen Checkliste Personalstammblatt Personenrelevante Stammdaten Personalstammdaten eingeben Personalstammdaten bearbeiten Personalstammdaten bzw. Mitarbeiter löschen Gruppenzugehörigkeit ändern Weitere Optionen des Personalmanagers Mitarbeiterstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen 146 SV-Status SV-Meldeangaben Tätigkeit Kassen Steuerdaten Arbeitszeiten Berufsgenossenschaft Vortragswerte Weitere Angaben Entlohnungsdaten der Mitarbeiter erfassen Vermögenswirksame Leistungen hinterlegen Mitarbeiterstammdaten drucken Wiederholungsübung: Mitarbeiter neu anlegen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Januar und Februar Grundlagen Das Fenster Lohndaten Lohndatenfenster öffnen Lohnartenklassen und Lohnarten Aktionsleiste verwenden Die Jahresübersicht Variable Lohnarten für den Abrechnungsmonat erfassen Vorschau auf eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen Journal-Ansicht Lohndaten anzeigen Vorschau und Ausdruck der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Mitarbeiter Beitragsnachweise für die voraussichtlichen Bezüge erstellen Voraussichtliche Beiträge ermitteln Beitragsnachweise erstellen

8 Inhalt 6.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung und Auswertungen drucken Berichte Firma Berichte Mitarbeiter Monatswechsel durchführen Lohn- und Gehaltsabrechnung Februar Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat März Lohnarten Überstundenzuschläge Überstundenzuschläge für Zeitlohnempfänger erfassen Überstundenberechnung bei Gehaltsempfängern Das Lohnjournal Auswertung der Lohnsteueranmeldung Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat April Die Korrekturabrechnung Korrektur von Abrechnungsdaten Korrektur von Stammdaten Erfassen von abrechnungsrelevanten Abwesenheiten Abwesenheitszeiten allgemein Erfassen der Urlaubstage von Gehaltsempfängern Urlaub von Zeitlohnempfängern erfassen Automatischer Zahlungsverkehr Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Mai Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Gehaltsempfänger Krankheitszeiten erfassen Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Gehaltsempfänger Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Zeitlohnempfänger Arbeitsunfähigkeitszeiten im Kalender erfassen Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Zeitlohnempfänger Lohndaten für mehrere Mitarbeiter erfassen Buchungsbelege an Lexware buchhalter pro übergeben Grundeinstellungen in Lexware Lohn+Gehalt pro Einstellungen in Lexware buchhalter pro Buchungsbelege überprüfen Exkurs: Buchungen im Programm Lexware buchhalter pro einsehen

9 Inhalt 10 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juni Monatliche Sollstunden aus den Stammdaten übernehmen Private Nutzung von Firmenwagen Geldwerten Vorteil und Pauschale Versteuerung berechnen Firmenwagen erfassen Urlaubsgeld abrechnen Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juli und August Austritt eines Mitarbeiters Austritt erfassen Berichte bei Beendigung der Beschäftigung Bescheinigungswesen Eintritt eines neuen Mitarbeiters Geringfügige Beschäftigung Die Krankenkasse Knappschaft Bahn-See Stammdaten eines geringfügig beschäftigten Mitarbeiters erfassen Fahrgeldzuschüsse abrechnen Wiederholung: Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat August Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat September Krankheit mit Krankengeld abrechnen Grundlagen Krankengeld Krankheitstage erfassen Gehaltskürzung Neue Lohnart anlegen Anlegen einer Lohnart in der Klasse laufendes Arbeitsentgelt Mitarbeiter mit der neuen Lohnart abrechnen Direktversicherung Definition Direktversicherung/Gruppenversicherung Beiträge zur Direktversicherung erfassen Lohn- und Gehalts abrechnung Monat Oktober Pensionsfonds Grundlagen Pensionsfonds Pensionsfonds erfassen Pensionskasse

10 Inhalt 14 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat November Weihnachtsgeld Pfändung Monatsabrechnung erfassen Pfändungsbetrag ermitteln Pfändungsbetrag hinterlegen Altverträge betriebliche Altersvorsorge, Direktversicherungen Mutterschaftsfristen Gesetzliche Regelung Mutterschutzfrist Daten für den Mutterschutz erfassen Berechnung Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Lohn- und Gehalts abrechnung Dezember Bewegungsdaten Dezember erfassen Lohnsteuerjahresausgleich Arbeitgeber Urlaubsanspruch Jahresende Auswertungen Jahreswechsel Prüfung der Lohnkonten Berufsgenossenschaftsliste Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar des Folgejahres Arbeiten zu Beginn des neuen Geschäftsjahres Anpassen der Steuerdaten Mitarbeiter für das Jahr Wechsel des Geschäftsjahres Lohnsteuerbescheinigungen Urlaubstage überprüfen Jahresentgeltmeldungen Sonstiges Das vereinfachte Schätzverfahren Die Berichtszentrale Index

11 Vorbereitungen In diesem Kapitel erfahren Sie,... welche Vorüberlegungen zum Anlegen einer Firma nötig sind, was bei der Aktualisierung einer bestehenden Lexware-Version zu beachten ist. 11

12 Vorbereitungen Vorbereitende Überlegungen Ausgangssituation In einem Meeting des mitwirkenden Steuerberaters, Herrn Michael Palme, wurden Eckpunkte für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung für die Firma Cornwig e.k. Deckenplatten Meckenheim festgelegt. Diese Vorüberlegungen sind sowohl für den Übungsfall als auch allgemein gültig. Vorüberlegung Existieren für die Firma Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen? Woher kommen die Daten für die Mitarbeiter? Gibt es besondere Regelungen, die für die Firma relevant sind, z. B. Altersteilzeit, geringfügig Beschäftigte, Zeitlohnempfänger? Mit welchem Geschäftsjahr wollen Sie beginnen? Mit welchem Kontenrahmen für die Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Buchhaltung soll gearbeitet werden? Unter Umständen beim Steuerberater nachfragen? Werden die Auswertungen der Lohnbuchhaltung hausintern oder von einem Steuerberater vorgenommen? Woher kommen die Stammdaten für die neue Firma? Übungsfirma Für die Firma Matthias Cornwig e.k. existiert eine Betriebsvereinbarung, ein kollektiver Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. In ihr sind betriebliche Regelungen wie z. B. Arbeitszeiten, Gleitzeit, Fahrtkostenzuschüsse etc. geregelt. Alle Arbeitsverträge und die Stammdaten für die einzelnen Mitarbeiter wurden Ihnen von der Geschäftsleitung verantwortlich übergeben. Ja, in der Firma Cornwig sind geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angestellt. Bezahlte Feiertags-, Urlaubs- und Krankheitsstunden werden laut Betriebsvereinbarung bei Zeitlohnempfängern mit Normalstundenlohn abgerechnet. Geschäftsjahr 2014: Beginn , Ende In unserem Fall mit dem Standardkontenrahmen SKR 03 Nein, Auswertungen der Lohnbuchhaltung werden intern durchgeführt. Die Stammdaten der Firma Cornwig e.k. wurden von der Geschäftsleitung und dem mitwirkenden Steuerberater, Herrn Palme, Bonn zur Verfügung gestellt. 12

13 Datenbankaktualisierung Vorüberlegung Werden Daten aus Lohn und Gehalt exportiert? Wie wird die Datensicherung realisiert? Übungsfirma Ja, es erfolgt eine Übergabe der Daten an das Programmmodul Buchhalter pro Die Datensicherung wird benutzerseitig durchgeführt und archiviert. Wichtiges Fazit zum Schluss Grundsätzlich gilt: Je besser Sie die Geschäftsabläufe im Betrieb kennen, umso leichter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und richtig abzurechnen. Beachten Sie die folgenden Punkte: Machen Sie sich mit der Firma vertraut. Was macht die Firma genau? Wie sind die Geschäftsabläufe in der Firma? Identifizieren Sie sich mit der Firma. Welche Arbeitszeiten sind üblich? Welche Zusatzleistungen erhalten die Mitarbeiter? Datenbankaktualisierung Bevor mit Lexware 2015 pro gearbeitet werden kann, ein wichtiger Hinweis zur Datenbankaktualisierung: Die Datenbankaktualisierung wird beim ersten Programmstart nach einem Update von einer Lexware pro Vorgängerversion automatisch gestartet. Sie dient dazu, Ihre bestehenden Datenbankdefinitionen an die neue Version anzupassen und zu aktualisieren. Wenn dies bei Ihrer Programmversion vorliegt, bearbeiten Sie bitte zunächst die nachfolgenden Schritte zur Datenbankaktualisierung. Falls die bestehende Version bereits aktualisiert wurde, lesen Sie die Ausführungen informativ. Bei einem erneuten Update z. B. auf Lexware professional 2016, müssen diese Schritte wiederholt werden und sind daher in jedem Fall von Bedeutung. 1 Starten Sie zunächst Lexware professional 2015, indem Sie auf der Windows Desktopoberfläche auf das Symbol Lexware professional doppelklicken. 2 Liegt bei Ihnen eine Einzelplatzversion vor, so werden Sie automatisch als Supervisor - ohne ein Kennwort einzugeben - angemeldet (siehe Abbildung Anmeldung auf der nächsten Seite). Klicken auf die Schaltfläche OK. 13

14 Vorbereitungen Anmeldung 3 Der Datenbankaktualisierungsassistent wird gestartet, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Der Datenbankaktualisierungsassistent Datenbankdefinitionen aktualisieren 4 Im nächsten Schritt müssen die Datenbankdefinitionen auf die neue Version aktualisiert werden. Dies ist deshalb notwendig, weil in der ausgelieferten Version eine standardmäßig installierte Musterfirma hinterlegt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten, um mit der Aktualisierung der Datenbankdefinition zu beginnen. 14

15 Datenbankaktualisierung Der Datenbestand wird auf die neue Programmversion aktualisiert. Zusätzlich werden alle Daten gesichert, damit im Falle eines Programmabbruchs während der Aktualisierung keine Daten verloren gehen. Datensicherung 5 Der Sicherungsassistent mit Hinweisen zur Sicherung erscheint, siehe Abbildung unten. Beachten Sie: Datensicherungen sollten möglichst auf einem externen Datenträger vorgenommen werden, damit im Datenverlustfall auf diese Daten zugegriffen werden kann. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sicherungsassistent 7 Wählen Sie - wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen - die Option Gesamtdatensicherung aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. 15