zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie

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1 zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft Auditor/Auditorin: Regine Steinhauer Datum:

2 Dokumentation der Umsetzungsfortschritte Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in der Umsetzungsstruktur? Es gab im Berichtszeitraum keine Veränderungen in der Umsetzungsstruktur. Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in Ihrer Organisation, die für die Umsetzung der vereinbarten Ziele und Maßnahmen relevant waren? Im Berichtszeitraum fanden Wahlen zum Abgeordnetenhaus von Berlin statt, in deren Ergebnis die Senatsverwaltung eine neue Hausleitung erhielt. Die neue Senatorin und der neue/die neue Staatssekretär/in messen dem Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie große Bedeutung zu und haben sich seit ihrem Amtsantritt engagiert in die Umsetzung der audit-zielvereinbarung eingebracht. Sie lassen sich regelmäßig zu Themen des audit Bericht erstatten und bieten Unterstützung bei der Umsetzung der Zielvereinbarung an. Welche Meilensteine bzw. Highlights wurden Ihrer Einschätzung nach im Berichtszeitraum erreicht? Ein wichtiger Meilenstein im Berichtszeitraum war die Erarbeitung und Diskussion des Entwurfs der Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit, der nunmehr unterschriftsreif vorliegt. 01

3 1. Handlungsfeld 1 Arbeitszeit 1.1 Ziel: Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch weitere Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung Flexible Verfahren und Möglichkeiten sind eingeführt Messkriterium: Maßnahme: Entwicklung von Rahmenvorgaben für die Durchführung eines Projekts in einem ausgewählten Fachbereich zur Ersetzung der Kernarbeitszeit durch Funktionszeiten. Beschäftigte und Zielgruppen in ausgewählten Bereichen Da sich keine weiteren Fachbereiche zur Erprobung von Funktionszeiten bereitfanden, wurde auf den Pilotversuch verzichtet. Die Möglichkeit, Kernarbeitszeit durch Funktionszeiten zu ersetzen, soll in erweitertem Umfang in die neue Dienstvereinbarung zur Regelung der gleitenden Arbeitszeit aufgenommen werden, die derzeit erarbeitet und noch 2012 abgeschlossen werden wird. Stand: Maßnahme gestrichen Maßnahme: Prüfauftrag: Die Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung prüft, ob anstelle eines Krankentages/Sonderurlaub ein halber Krankentag/Sonderurlaub für erkrankte und betreuungsbedürftige Kinder (bis 12 Jahren), für schwerbehinderte Kinder und für pflegebedürftige Familienangehörige ermöglicht werden kann. Bei positivem Prüfergebnis Umsetzung der Maßnahme. Beschäftigte mit erkrankten, betreuungsbedürftigen Kindern im Alter bis zu 12 Jahren, mit schwerbehinderten Kindern, mit pflegebedürftigen Familienangehörigen Die Prüfungen zu den rechtlichen Möglichkeiten und der technischen Umsetzung dauern an und werden voraussichtlich zur 2. Jahreshälfte 2012 abgeschlossen sein Maßnahme: Auswertung des Piloten; dabei werden gezielt auch die Effekte auf flexible Regelungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie evaluiert sowie Überprüfung hinsichtlich eines Transfers der Pilotergebnisse auf die gesamte Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung alle Beschäftigten Die Maßnahme entfällt (siehe Punkt 1.1.1). Stand: Maßnahme gestrichen 02

4 1.1.4 Maßnahme: Überarbeitung der Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit mit dem Ziel, individuelle Möglichkeiten und Verfahren bspw. wegen familiärer Situationen zur Befreiung von der Kernarbeitszeit entwickeln Beschäftigte gem. Familiendefinition Keine Berichterstattung im ersten Berichtsjahr Maßnahme: Überarbeitung der Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitzeit mit dem Ziel, die Flexibilität zu Dienstbeginn wie zum Dienstende hin zu erhöhen. (z.b. Erweiterung der Rahmenarbeitszeit, weitere Verringerung der Kernarbeitszeit alle Beschäftigte Maßnahme: Aktive Kommunikation der neu eingeführten wie bestehenden Maßnahmen und Regelungen zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit insbesondere hinsichtlich guter Lösungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. alle Beschäftigten Umsetzung bis: fortlaufend Es wurde im Berichtszeitraum damit begonnen, sowohl für Führungskräfte als auch für Beschäftigte geeignetes Informationsmaterial zu Teilzeit- und Beurlaubungsmöglichkeiten zu erstellen. Geplant ist auch die Informations-Bereitstellung über den geplanten neuen Intranet-Auftritt. Gleichzeitig werden alle Führungskräfte gebeten, die Informationen in alle Mitarbeiter-Vorgesetzten-/Jahresgespräche aufzunehmen. Mit Einführung des Familienpflegezeitgesetzes ist eine umfassende Information der Beschäftigten über die neuen gesetzlichen Regelungen durch Inhouse-Schulungen und über das Intranet geplant. 03

5 2. Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Die Arbeitsorganisation wird familienbewusst weiterentwickelt. Messkriterium: Ergebnis einzelner Befragungen Maßnahme: Verabschiedung einer hausinternen Regelung, dass Termine und Besprechungen grundsätzlich so zu terminieren bzw. langfristig planbar zu gestalten sind, dass sie in Zeiten gesicherter Kinderbetreuung während der Kernarbeitszeiten stattfinden und Beschäftigte in Teilzeit daran teilnehmen können. alle Beschäftigte, insbesondere in Teilzeit, Führungskräfte Maßnahme: Führungskräfte werden verpflichtet, mit ihren Teams gemeinsame Lösungen zu entwickeln und damit eine kooperative Kultur der Übernahme von Verantwortung für eigene (familiäre) Belange zu fördern. Dazu gehört auch, den Informationsfluss mit Beschäftigten in Teilzeit zu gewährleisten alle Beschäftigte, Führungskräfte Maßnahme: Etablierung dieser Grundsätze der Zusammenarbeit (insbesondere Terminierung von Sitzungen und Besprechungen) auch für die oberen Führungsebenen. Führungskräfte der ersten und zweiten Ebene 04

6 3. Handlungsfeld 3 Arbeitsort 3.1 Ziel: Institutionalisierung der Möglichkeiten der alternierenden Tele-/Heimarbeit bzw. des Arbeitens von zu Hause aus Möglichkeiten sind eingeführt Messkriterium: Maßnahme: Abschluss einer Dienstvereinbarung zur alternierenden Tele-/Heimarbeit Beschäftigte gem. Definition Dienstvereinbarung Die Dienstvereinbarung zur alternierenden Heim- und Telearbeit wurde durch eine Unterarbeitsgruppe der audit-projektgruppe erarbeitet, in der Projektgruppe und anschließend in allen Abteilungen diskutiert. Veränderungswünsche und Anregungen wurden eingearbeitet und der Entwurf der Hausleitung vorgelegt und von dieser freigegeben. Derzeit läuft das personalvertretungsrechtliche Beteiligungsverfahren mit anschließendem Abschluss der Dienstvereinbarung. Stand: Maßnahme umgesetzt Maßnahme: Arbeiten von zu Hause aus wird als neue, zusätzliche hausinterne Regelung zur alternierenden Tele-/Heimarbeit eingeführt. Dazu Rahmenbedingungen und Regelungen analog Telearbeit entwickeln und festlegen (Voraussetzungen, Absprache mit Führungskraft, Anrechung der Arbeitszeit, technischer Zugang, Datensicherheit etc.) Beschäftigte gem. hausinterner Regelung Maßnahme: Information und Kommunikation der erweiterten Möglichkeiten zur alternierenden Tele-/Heimarbeitarbeit und zur Arbeit von zu Hause aus, sowohl mit Führungskräften wie mit Beschäftigten. Beschäftigte und Führungskräfte Umsetzung bis: fortlaufend Die Beschäftigten wurden über die Führungskräfte, die Mitglieder der Projektgruppe audit und auf Personal- und Frauenversammlungen fortlaufend über den Stand der Erarbeitung der Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit informiert und in die Diskussionen einbezogen. Nach Abschluss der Dienstvereinbarung werden die Beschäftigten umfassend über das Intranet und in Info-Veranstaltungen über das neue Verfahren und die erweiterten Möglichkeiten der Heim- und Telearbeit informiert. 05

7 4. Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik 4.1 Ziel: Systematisierung und Ausbau der Informationen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie Messkriterium: Angebote sind eingeführt Maßnahme: Eine Übersicht über die Ansprechpartner/innen zu familienbezogenen Themen und Fragen einschließlich hausinterner, tariflicher und dienstrechtlicher Möglichkeiten wird im Intranet eingerichtet. alle Beschäftigten Eine Übersicht über Ansprechpartner/innen zu familienbezogenen Themen ist in Bearbeitung und soll bis September 2012 erstellt werden. Bedingt durch die Strukturveränderungen in der Organisation des Hauses mussten Zuständigkeiten entsprechend angepasst werden Maßnahme: Einrichtung eines anwenderfreundlichen Portals im hausinternen Intranet, in der alle Informationen über vorhandene Regelungen und Angebote systematisch und nutzerfreundlich nach den Themen Familie und Pflege aufbereitet sind. alle Beschäftigten Maßnahme: Die Hausleitung informiert und kommuniziert das Thema (Umsetzung des audit, Meilensteine, best practices, spezifische Themen etc.) in der Leitungskonferenz, in Führungsrunden, Gremien etc. Führungskräfte Umsetzung bis: fortlaufend Die Hausleitung hat in regelmäßigen Gesprächen mit den Beschäftigtenvertretungen und in der wöchentlichen Leitungskonferenz das Thema der Umsetzung der audit-zielvereinbarung aktiv kommuniziert und dessen besonderen Stellenwert betont. Der Staatssekretär für Bildung hat im Mai 2012 an einer Sitzung der Projektgruppe audit teilgenommen und mit den Mitgliedern das weitere Vorgehen bei der Umsetzung diskutiert. Das Thema ist auch Bestandteil der Auswertung der Gruppenberichte der Mitarbeiter/innenbefragung. 06

8 4.1.4 Maßnahme: Über das audit und die Umsetzung (besondere Themen etc.) werden die Beschäftigten informiert ( z.b. Frauen- und Personalversammlung, Gesundheitstag ). alle Beschäftigte Umsetzung bis: fortlaufend Der Intranet-Auftritt zum audit wurde überarbeitet, Informationen zu Terminen und Veranstaltungen (z.b. Netzwerktreffen der audit berufundfamilie GmbH zum Thema "Pflegesensible Personalpolitik") werden aktuell eingestellt. Sowohl auf der Personalversammlung als auch in den Info-Veranstaltungen der Frauenvertreterin werden die Beschäftigten fortlaufend über neue Entwicklungen hinsichtlich der audit-umsetzung informiert. Schwerpunkt im Berichtzeitraum waren Informationen zur Erarbeitung der Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit und zu den Ergebnissen der Mitarbeiter/innen-Befragung. 4.2 Ziel: Pflege von Angehörigen als wichtiger Teilbereich der Vereinbarkeit von Beruf und Familie verstärkt thematisieren Angebote sind eingeführt Messkriterium: Maßnahme: Innerhalb des Gesundheitstages 2012 wird eine Veranstaltung zum Komplex Pflege angeboten. alle Beschäftigte, insbesondere mit Pflegeverantwortung Der Gesundheitstag zum Thema Pflege im September 2012 befindet sich derzeit in Vorbereitung Maßnahme: Erstellung eines Handouts mit den wesentlichen internen, tariflichen und dienstrechtlichen Regelungen und Gestaltungsmöglichkeiten für Beschäftigte mit familiären Pflegeaufgaben. Führungskräfte erhalten das Handout mit der Aufgabe, es zu kommunizieren. Führungskräfte, Beschäftigte mit Pflegeverantwortung 07

9 4.3 Ziel: Präsentation als attraktiver, familienbewusster Arbeitgeber in der Außenkommunikation Messkriterium: Angebote stehen zur Verfügung Maßnahme: Anlässlich der Zertifikatserteilung betreibt die Senatsverwaltung aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. extern Interessierte Anlässlich der Zertifikatsverleihung wurden eine Pressemitteilung und die Einladung zur Veranstaltung veröffentlicht. Das Logo des audit wurde in die offiziellen Briefbögen aufgenommen. Stand: Maßnahme umgesetzt Maßnahme: In Stellenausschreibungen wird das Thema / das Logo aufgenommen. Stellenbewerber und interessierte Öffentlichkeit Der Hinweis auf die erfolgte Zertifizierung und die Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurde in alle Stellenausschreibungen der SenBildJugWiss aufgenommen. Stand: Maßnahme umgesetzt Maßnahme: Die Senatsverwaltung präsentiert sich im Internet-Auftritt mit ihren wesentlichen, Kultur prägenden Angeboten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. extern Interessierte Umsetzung bis: fortlaufend Im Internet-Auftritt der SenBildJugWiss wurde eine eigene Rubrik zum audit mit den wichtigsten Informationen zur Zielvereinbarung eingerichtet. Der Auftritt wird ständig aktualisiert. Ein Familienratgeber, der landesweit die wichtigsten Angebote und Ansprechpartner für Familien enthält, ist auch online über die Internet-Seite verfügbar. 08

10 5. Handlungsfeld 5 Führungskompetenz 5.1 Ziel: Förderung einer Kultur der Kommunikation, des Dialogs und des gegenseitigen Verständnisses Messkriterium: positive Rückmeldung von Führungskräften, Mitarbeiter/innenbefragung Maßnahme: Die Möglichkeit zu einem Führungskräfte-Feedback wird entwickelt. Dabei sind die verschiedenen Varianten zu prüfen und entsprechend der Rahmenbedingungen der Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung spezifisch zu gestalten. Die Thematik Vereinbarkeit wird über einzelne Fragestellungen in einer MAB aufgenommen und erkennbar ausgewertet. Führungskräfte aller Ebenen Das Thema der Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurde über Zusatzfragen in die Mitarbeiterbefragung 2011 aufgenommen. Die Auswertung im Gesamtbericht und den Gruppenberichten ist erfolgt. Sich daraus ergebende Schlussfolgerungen und weitere Handlungsschritte sollen in der Projektgruppe audit beraten und beschlossen werden. Die Durchführung eines Führungskräftefeedbacks ist für das kommende Jahr vorgesehen. Stand: Maßnahme umgesetzt Maßnahme: Führungskräftepflichtfortbildung in sozialer und Führungskompetenz Führungskräfte Maßnahme: Das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch wird mit der Zielsetzung weiter implementiert, es als einen Ort der vertrauensvollen Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in zu etablieren. Aufnahme von Vereinbarkeitsaspekten in das Gesprächsformat, entsprechende Überarbeitung von Checklisten, Leitfäden etc. Führungskräfte, Beschäftigte Umsetzung bis: fortlaufend Gemäß den landesweiten Leitlinien zur Personalentwicklung wird das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch durch das Jahresgespräch abgelöst. In diesem Zusammenhang ist die Erstellung eines Leitfadens für die SenBildJugWiss und eine Schulung aller Führungskräfte geplant. In den Leitfaden sollen auch Vereinbarkeitsaspekte aufgenommen werden. 09

11 6. Handlungsfeld 6 Personalentwicklung 6.1 Ziel: Etablierung eines Kontakthalte- und Einstiegsmanagements Messkriterium: Angebot ist eingeführt Maßnahme: Erarbeitung eines Gesprächsleitfadens für Führungskräfte und Beschäftigte zu den wesentlichen Themenbereichen des Ausstiegsgesprächs. Führungskraft, Beschäftigte vor längeren Auszeiten Maßnahme: Bereitstellung von Daten von Rückkehrern mit dem Ziel, dass Führungskräfte den Wiedereinstieg vorbereiten und durchführen können Führungskräfte Maßnahme: Einführung eines verbindlichen Ausstiegsgesprächs zwischen Vorgesetzter/Vorgesetztem und Mitarbeiter/in vor einer familiär bedingten Auszeit. Führungskraft, Beschäftigte vor längeren Auszeiten 10

12 6.2 Ziel: Stärkung der sozialen Kompetenz bei den Beschäftigten Messkriterium: Angebot ist vorhanden Maßnahme: Prüfauftrag: Der Bedarf und die Möglichkeit, Fortbildungsangebote zur Stärkung der sozialen Kompetenz insbesondere für Beschäftigte des mittleren Dienstes zu erweitern, ist zu prüfen ggf. zu realisieren. Beschäftigte des mittleren Dienstes Das Angebot der Verwaltungsakademie wurde hinsichtlich der genannten Fortbildungsangebote geprüft. Das im September 2012 stattfindende Praxisforum für Fortbildungsbeauftragte der VaK soll genutzt werden, um verstärkt Angebote zur Erhöhung der sozialen Kompetenz für Dienstkräfte des mittleren Dienstes anzuregen. 7. Handlungsfeld 7 Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen In diesem Handlungsfeld wurden keine Ziele und Maßnahmen vereinbart. 8. Handlungsfeld 8 Service für Familien 8.1 Ziel: Eltern in den Ferienzeiten unterstützen Messkriterium: Angebote sind eingeführt Maßnahme: Bedarfe prüfen, ob und in welchem Umfang Beschäftigte mit Kindern während der Sommerferien (Ferien) zusätzliche Ferienbetreuung benötigen, ggf. in Kooperation mit der BIM und Polizei. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern 11

13 8.1.2 Maßnahme: Einrichtung einer Plattform im hausinternen Intranet prüfen / realisieren, auf dem sich interessierte Eltern zu dem Thema austauschen, ihre Bedarfe kommunizieren, um sich auch gegenseitig vernetzen zu können. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Maßnahme: Auswertung der Resonanz und der Bedarfsermittlung; Klärung, welche Angebote wünschenswert und realisierbar sind, Kommunikation dieser Angebote. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern 8.2 neues Ziel: Eltern bei der Kinderbetreuung unterstützen Messkriterium: Angebote sind eingeführt neue Maßnahme: Möglichkeit zur Einrichtung einer Betriebskita gemeinsam mit anderen Senatsverwaltungen prüfen oder zur Nutzung von Belegplätzen in Kitas in Arbeitsplatznähe Beschäftigte mit Kindern im Vorschulalter Derzeit wird der Bedarf an Betreuungsplätzen ermittelt und mit den anderen Senatsverwaltungen und der Senatskanzlei abgestimmt. 12

14 8.2.2 neue Maßnahme: Prüfung der Möglichkeit, ein Eltern-Kind-Arbeitszimmer in der Senatsverwaltung einzurichten, um Eltern bei Bedarf bei der Kinderbetreuung zu unterstützen. Beschäftigte mit betreuungsbedürftigen Kindern keine Berichterstattung im Berichtszeitraum 13